IKT Fjellregionen IKS RÅDHUSET 2500 TYNSET Styret i FARTT Tynset 02.06.2017 Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 16/2684-10 18188/17 056 Sverre Jenssen 90775415 (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) REFERAT STYREMØTE IKT FJELLREGIONEN IKS 31. MAI 2017 Tidspunkt: kl. 09:00 13:00 Sted: Tynset kommune Deltakere: Halgrim Breie, Kjetil Brodal, Sverre Jenssen, Åse Nøkleby Brendryen, Ingrid Storrøsæter, Mariann Hagen 32/2017 Orienteringssak, referat styremøte 28. april 2017 Referat styremøte 28. april 2017 tas til orientering. Referat styremøte 28. april 2017 tas til orientering. 33/2017 Orienteringssak, regnskap 2017 rapport 1. tertial Styret tar regnskap 2017 rapport 1.- tertial til orientering. Daglig leder orienterte. Det er ingen vesentlige avvik i regnskap så langt. Styret tar regnskap 2017 rapport 1.- tertial til orientering. 34/2017 Status prosjekt nytt økonomisystem Saken legges frem uten innstilling. Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: Tynset kommune Rådhuset 62485000 62485041 988 448 680 Rådhuset E-post: postmottak@fartt.no 2500 Tynset
Styret gjennomgikk de viktigste momentene fra statusrapporten, deriblant forslaget til budsjettendring. Ut fra tallmaterialet og prognose foreslår styret å øke investeringsbeløpet i 2017 med kr 350 000,-. Styret foreslår at inndekking skjer gjennom budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Styret tar statusrapport nytt økonomisystem til etterretning. Styret vedtar å øke budsjett for nytt økonomisystem med kr 350 000,- i 2017. Dette innarbeides i budsjettjustering 1 i 2017 Investering. 35/2017 Web publiseringsløsning, valg av leverandør Styret vedtar valg av leverandør web publiseringsløsning. Prosjektleder Øyvind Streitlien orienterte. I anbudskonkurransen var det totalt 9 tilbydere, 8 av disse ble godkjent mens en ble avvist. 2 tilbydere ble valgt ut til videre presentasjon og det er innhentet reviderte tilbud fra disse. Ut fra en samlet vurdering har Abakus AS utarbeidet innstilling til valg av leverandør. Øyvind redegjorde for dette. Styret slutter seg til innstilling fra Abakus AS til valg av leverandør Web publiseringsløsning. 36/2017 Saker til representantskapet FARTT 23. juni Styret foreslår følgende saker til representantskapet FARTT 23. juni: - Årsregnskap og revisjonsberetningen 2016 - Årsberetningen 2016 - Orienteringssak, Investeringsplan 2018-2021 - Orienteringssak, budsjett 2018 - Strategiplan FARTT - Valg av styremedlemmer Daglig leder gjorde oppmerksom på at vedrørende årsregnskapet for 2016 så har revisor påpekt følgende: Budsjettregulering. Det er lagt inn budsjettregulering vedr. dekning av merforbruk i 2015. Jeg har ikke funnet noe vedtak på dette. Representantskapets vedtak om årsregnskapet var mangelfullt da det ikke sa noe om dekning av merforbruk. Representantskapet må fatte vedtak om dette i møte 23. juni. Vår ref. : 16/2684-10 2
Styret foreslår følgende saker til representantskapet FARTT 23. juni: - Årsregnskap og revisjonsberetningen 2016 - Årsberetningen 2016 - Orienteringssak, Investeringsplan 2018-2021 - Orienteringssak, budsjett 2018 - Strategiplan FARTT - Valg av styremedlemmer 37/2017 Investeringsplan 2018-2021 Saken legges frem uten innstilling. Daglig leder orienterte. Det har vært en noe krevende prosess å få samlet innspill og avklaringer med hensyn til prioriteringer fra utviklingsgruppene. Styret og administrasjon må sammen se på og fastsette tydeligere rammer for oppdraget til utviklingsgruppene og samtidig jobbe videre med å utvikle ennå bedre løsninger med maler og oppsett for både innspill og oversikter. Styrets kommentarer til innspill til planen så langt: IKT investeringer for videre drift FARTT: Uforandret. Sak- og arkivsystem: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2017. Styret foreslår å prioritere dette i 2017 og at dette innarbeides i Budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Dette for å få ferdigstilt «møte/utvalg» både i forhold til «Eksporter til politiker», og digital produksjon av møteinnkallinger med sakspapirer, påfølgende protokoll og tilgjengeliggjøring på portal. Styret setter i tillegg av midler årlig i perioden videre, dette for å ivareta behov for mer utvikling, integrasjoner og samhandling med andre systemer. I tillegg settes det av et større beløp i slutten av perioden for å synliggjøre behov for større investering. Visma Enterprise Økonomisystem: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Økonomisystem med tilleggsmoduler Ehandel og anleggsmodul (avskrivinger, sjølkost ol) prioriteres. Jamfør prosjektet for nytt økonomisystem så vil tidligere avsatt midler for uttak opsjoner i 2018, kr 500', bli redusert til kr 150'. Resterende beløp kommer da i tillegg til foreslått beløp fra utviklingsgruppa, totalt foreslås det å sette av kr 850 000,- til økonomisystem i 2018. Web publiseringsløsning/portalløsning: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018 og utover. Styret foreslår å sette av årlig midler med kr 100 i perioden for å ivareta behov for mer utvikling, integrasjoner og samhandling med andre systemer. Vår ref. : 16/2684-10 3
Verktøy for analyse, budsjettering, økonomiplanlegging og virksomhetsstyring: Fra Utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Compilo Internkontroll: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018-2019. Styret mener at dette bør inn i FARTT på sikt, men foreslår at dette skyves til 2019. Visma Rekruttering/personal: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2019. Styret foreslår dette i 2019. Komtek div moduler: Styret støtter tiltak i 2018 men foreslår at tiltak tas ut av hovedoversikt Investeringsplan og legges inn i «arbeidsliste» til FARTT. DGW-viewer: Qgis: Adobe Pro: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2020. Styret foreslår dette i 2019. Direkte remittering Velferd og Familia. Fra utviklingsgruppe Helse- og omsorg. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Cosdoc +: Fra utviklingsgruppe Helse- og omsorg. Dette er ikke avklart ennå. Faggruppa Cosdoc vil komme med mer informasjon etter møte 13. juni. Læringsplattform Skole: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2017. Styret støtter forslag om å gjennomføre dette i 2017 og at investeringer dekkes av FEIDE Fond gjennom budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Administrasjonssystem Kulturskole: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2017. Styret støtter forslag om å gjennomføre dette i 2017 og at investeringer dekkes av FEIDE Fond gjennom budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Visma Voksenopplæring: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Vår ref. : 16/2684-10 4
Administrasjonssystem barnehage: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018 (forprosjekt) og 2019 (hovedprosjekt). Styret foreslår at dette gjennomføres i 2019. Dette er et helt nyutviklet system og det er hensiktsmessig å avvente til systemet er helt ferdig utviklet. Tallgrunnlag for kjøp må kvalitetssikres. Type anskaffelse er ikke endelig avklart. Styret forutsetter at resterende Fondsmidler FEIDE Fond kan disponeres til andre formål når finansiering av Læringsplattform Skole og Administrasjonssystem Kulturskole er gjennomført i 2017. Videre fremdrift Daglig leder oppdaterer planen jamfør gjennomgang i styremøte. Planen vil bli sendt ut til utviklingsgruppene for en siste kvalitetssikring og utsjekk av innholdet. Det ble ikke fattet vedtak i saken. Oppdatert plan pr 2.6.2017 følger vedlagt. 38/2017 Eventuelt Innkjøpssamarbeidet kommuner, FARTT og Abakus Daglig leder orienterte om møte og dialog med Abakus. Nye personvernregler Daglig leder orienterte. både kommunene og FARTT vil måtte ta stilling til nytt regelverk som trer i kraft fra mai 2018, deriblant behov for personvernombud. Mobildekning i regionen Daglig leder orienterte. Telenor ønsker samarbeide med kommuner i forhold til bedre mobildekning. Skolesamarbeid Daglig leder orienterte. Tynset kommune har dialog med Os kommune vedr skolesamarbeid og ev behov for tilgang til FARTT sine systemer/tjenester. Brukerundersøkelse Daglig leder orienterte. Brukerundersøkelsen er avsluttet. Total svarprosent er 33 %. FARTT vil jobbe videre bearbeiding av resultater og vil orientere nærmere om dette i styremøte i juni. Vår ref. : 16/2684-10 5