SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ørjan Røed Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 17/3504 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget 07.09.2017 ORGANISATORISKE JUSTERINGER I RÅDMANNENS STAB Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner forslag til organisatoriske justeringer i rådmannens stab.
SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn Administrasjonsutvalget vedtok i møte 28.01.2016, sak 16/279, «Ny organisering av sentraladministrasjonen». Staben ble organisert på følgende måte: 1 Økonomiavdeling med fire underavdelinger. 2 Personal- og organisasjon med seks underavdelinger. 3 IKT-avdeling med to underavdelinger. 4 Plan og strategi. Ny avdeling med fokus på helhet og lengre prosesser. Organisering av stab og økonomiavdelingen vises grafisk fremstilt nedenfor. I saksutredningen stod også: «Rådmannen antar at det, i en verden med stadig hurtigere endringer, også fremover kan bli behov for justeringer i måten en må løse oppgaver på. Ny organisering fra februar 2016 vil nok ikke bli siste gang en har behov for endringer. Det grepet som nå tas gir uansett muligheter for bedre og mer effektiv ressursutnyttelse.»
I møte den 05.04.2017, sak 17/1291, «Ny organisering politisk sekretariat» vedtok Administrasjonsutvalget: «Politisk sekretariat blir organisatorisk underlagt stabssjef.» Staben har nå vært i drift i halvannet år, og rådmannen ser behov for noen justeringer. Avdeling for Plan & strategi Ved organisering av stab i februar 2016 var den største endringen opprettelse av «Plan og strategi». Begrunnelsen var at rådmannen ønsket å sette av dedikerte ressurser til å fokusere mer på det langsiktig og strategiske arbeidet. I hverdagen blir en ofte tatt av den daglige drift, og nettopp det å opprette en egen avdeling innen stab som har de lange linjer som utgangspunkt er ment å motvirke fragmentering og kortsiktige løsninger. Erfaringene etter halvannet år er gode, men det er enda behov for ytterligere spissing av det langsiktige arbeidet. Historisk, og satt på spissen, kan en si at kommunens ulike planer har levd sine liv langt på veg uavhengig av hverandre. Forståelsen av planarbeid, og behovet for sammenhenger og prioriteringer, ses nå bedre enn før. Mange planer har en kostnadsside, og disse kostnadene skal materialiseres i budsjett og økonomiplaner. I tillegg opereres det også med en tiårig investeringsplan, som gjør sammenhenger enda viktigere. Rådmannen ønsker derfor at «Plan og strategi-avdelingen» også tar opp i seg budsjettarbeidet. Dette vil få den praktiske konsekvensen at budsjett- og økonomiplanoppgavene flyttes fra økonomiavdelingen til plan- og strategiavdelingen, og personellmessig betyr det at to årsverk overføres I dag er SLT-koordinator/folkehelsekoordinator og frivillighetskoordinator plassert i avdeling for «Plan og strategi». Rådmannen ønsker at disse områdene legges direkte under stabssjef. Helse- og omsorgsetaten I forbindelse med arbeidet med å få en bedre oversikt over, og kontroll med, økonomien i helseog omsorgsetaten vedtok kommunestyret i sitt budsjettvedtak for 2016 å opprette en stilling som skulle ha fokus på dette. Organisatorisk ble stillingen plassert i budsjett- og finansavdelingen. Stillingen flyttes nå til helse- og omsorgsetaten. Kommuneadvokatkontoret Ved kommuneadvokatens kontor er det ansatt tre advokater. De har arbeidsoppgaver knyttet til saker som kommer opp for rettsapparatet, herunder fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker. I tillegg bistår de kommunens organer og etater med juridiske råd og veiledning innenfor et vidt spekter. Arbeidsmengden ved kommuneadvokatkontoret er tidvis større enn det de kan klare å ta unna. En vesentlig faktor er at kontoret er underlagt mange frister, hvorav noen kan medføre tapt sak for kommunen dersom de ikke overholdes. Særlig gjelder dette akuttsaker innenfor barnevernet. I akuttsaker etter barnevernloven knytter det seg også svært korte frister til gjennomføring av forhandlingsmøter. Fra og med 2015 avholdes alle møtene i Stavanger, noe som gjør dette ekstra ressurskrevende. Det er dermed et prekært behov å få ekstra ressurser til kontoret, noe som kan være med og ta unna noe av det arbeidet en ikke trenger å være advokat for å gjøre. I anledning saker for
rettsapparatet er det mye arbeid av praktisk karakter. Noe er rent merkantilt, som å lage i stand begjæringer, eller det kan være å lage faktisk utdrag til retten og partene. Ut fra den enkeltes kvalifikasjoner er det også en rekke andre arbeidsoppgaver kontoret trenger hjelp til. Rådmannen flytter dermed en 50 % stilling fra budsjett- og finansavdelingen til kommuneadvokatkontoret. Arkiv Arkivet i Karmøy kommune er organisatorisk plassert under IT-avdelingen. Stadig mer av arkivarbeidet digitaliseres, så organiseringen er fornuftig. Samtidig er det et stadig større behov for dokumentasjon. Etter hvert som en stor del av arbeidsoppgavene digitaliseres, flyttes arbeidsoppgaver over på arkivfunksjonen. Kommunen har som et av sine mål å øke graden av digitalisering. Som en konsekvens av dette ønsker rådmannen å styrke arkivet med et halvt årsverk. Dette overføres fra budsjett- og finansavdelingen. Budsjett- og finansavdelingen Økonomiavdelingen i Karmøy kommune er organisert i fire underavdelinger, der den ene er budsjett- og finansavdelingen; jfr. grafisk framstilling tidligere i saken. Budsjett- og finansavdelingen har som sin hovedoppgave å arbeide med budsjett og økonomiplan. Dette er planer som henger tett sammen med kommunens øvrige planer og planarbeid forøvrig, og det er et ønske om å få forbedret denne helhetstenkningen. Budsjett- og finansavdelingen består av fire årsverk, og disse fire årsverkene er nå foreslått overført til andre oppgaver/avdelinger. De fleste av arbeidsoppgavene følger med ved overflytting, mens noe må løses av økonomiavdelingen. Næringssjefen Oppgavene til næringssjefen er ofte rettet mot aktører utenfor kommunen, henger gjerne sammen med problemstillinger andre kommuner jobber med og er gjerne knyttet til både private og kommunalt eide selskaper. Rådmannen finner det, med utgangspunkt i stillingens innhold, mest naturlig at stillingen plasseres direkte under rådmannen. Rådmannens vurdering Prosessen bak, og med de organisatoriske grep som er beskrevet ovenfor, har tatt tid. Det angår ikke mange personer, men konsekvensene av de ulike grep har vært vurdert og drøftet flere ganger. Rådmannen har i løpet av prosessen hatt flere møter med hovedtillitsvalgte, både informasjonsmøter og drøftingsmøter. Å flytte på stillinger er en sak. Å flytte personer som skal fylle stillingene er noe annet. Det vil derfor ta noe tid før alle brikkene er på plass, men målet er at omstillingen skal være fullført i løpet av høsten. Rådmannen er bevisst på at slike endringer kan medføre uro, og at dette må tas på alvor. Det har vært satt av, og skal settes av, tilstrekkelig tid til nødvendige samtaler og drøftinger; både med de hovedtillitsvalgte og de berørte ansatte. Det vil alltid være en viss grad av risiko tilknyttet endringer, og rådmannen er klar over at det kan være både heldige og mindre heldige sider også denne gangen. Fordelene antas, samlet sett, å være større enn ulempene. Noen av avdelingene som sliter med ressurser i dag får tilført mer, og helhetstenkningen blir styrket. Økonomiavdelingen og Plan & strategi-avdelingen vil oppleve størst endring, og det vil være behov for å se på eventuell intern omfordeling av ressurser. Ingen vil miste jobben. En god prosess blir viktig for at de ansatte både skal føle seg sett, ivaretatt og at de får arbeidsoppgaver som er interessante. Det vil eventuelt være unntaket dersom noen må
jobbe med andre ting enn i dag, og i tilfelle vil det berøre mindre deler av stillinger. All endring medfører en viss grad av ubehag, men med den hurtige utviklingen innen flere fagområder kommer en heller ikke utenom. Rådmannen ønsker å være tett på i den videre prosess. Rådmannen ber om at han får myndighet til å foreta de eventuelle organisatoriske endringer som måtte bli aktuelle grunnet omstillingen, og at det rapporteres tilbake til administrasjonsutvalget når prosessen er fullført. Rådmannen i Karmøy, 29.08.2017 Sigurd Eikje sign.
SAKSPROTOKOLL - ORGANISATORISKE JUSTERINGER I RÅDMANNENS STAB Administrasjonsutvalget behandlet saken den 06.09.2017, saksnr. 22/17 Behandling: Behandlet som siste sak i møtet. Leder opplyste om mottatt skriv fra advokat og foreslo å lukke møtet ved gjennomgangen av skrivet. Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, jf. kommunelovens 31.4. Møtet ble åpnet før saken ble endelig behandlet. Innstillingen vedtatt med 11 stemmer mot 1 (H). Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner forslag til organisatoriske justeringer i rådmannens stab.