J U R I D I S K E M E R K N A D E R Copyright 2006 Nuance Communications, Inc. Med enerett. Ingen del av denne publikasjonen skal overføres, skrives av, gjengis, lagres i et arkivsystem eller oversettes til andre språk eller dataspråk i noen form eller med noen midler, verken mekanisk, elektronisk, magnetisk, optisk, kjemisk, manuelt eller på annen måte, uten å innhente skriftlig tillatelse på forhånd fra Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA. Trykt i USA og Irland. Programvaren som er beskrevet i denne håndboken leveres på lisens og kan bare brukes eller kopieres i henhold til betingelsene i en slik lisens. V IKTIG MERKNAD Nuance Communications, Inc. leverer denne publikasjonen "som den er", uten noen form for garanti, verken uttrykt eller underforstått, inkludert, men ikke begrenset til, de underforståtte garantiene for salgbarhet eller egnethet til et bestemt formål. Noen stater eller jurisdiksjoner tillater ikke ansvarsfraskrivelse av indirekte eller underforståtte garantier i visse transaksjoner, og det er derfor mulig at denne erklæringen ikke gjelder for deg. Nuance forbeholder seg retten til å revidere denne publikasjonen og foreta endringer av innholdet fra tid til annen uten at Nuance er forpliktet til å melde fra til noen om slike revisjoner eller endringer. VAREMERKER OG KILDEANGIVELSER Nuance, Nuance-logoen, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort, Productivity Without Boundaries, ScanDirect, ScanSoft og SET er varemerker eller registrerte varemerker som tilhører Nuance Communications, Inc. eller dets affilierte selskaper i USA og/eller andre land. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint og Windows er registrerte varemerker eller varemerker som tilhører Microsoft Corporation i USA og/eller andre land.intel og Pentium er varemerker eller registrerte varemerker som tilhører Intel Corporation eller dets datterselskaper i USA og andre land. Adobe, Acrobat og Photoshop er registrerte varemerker eller varemerker som tilhører Adobe Systems Incorporated i USA og/eller andre land. ISIS er et registrert varemerke som tilhører Captiva Software Corporation i USA.Google er et varemerke som tilhører Google, Inc. WordPerfect er et varemerke eller registrert varemerke som tilhører Corel Corporation og/eller dets datterselskaper i Canada, USA og/eller andre land. Verity-logoen er et varemerke eller registrert varemerke som tilhører Verity, Inc. i USA og/eller andre land.alle andre varemerker det er henvist til i dette dokumentet, tilhører sine respektive eiere. Outside In Viewer Technology 1992-1999, Word for Word copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Med enerett. Dette produktet er utviklet ved hjelp av Kakadu-programvare. Denne programvaren er delvis basert på arbeid fra Independent JPEG Group. Denne programvaren er delvis basert på arbeid fra Colosseum Builders, Inc. Zlib copyright 1995-1998 Jean-loup Gailly og Mark Adler. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Building D, BE-9820 Merelbeke, Belgia Oppstartsveiledning for PaperPort 11 Delenummer 50-F31A-10060 Mars 2006
I N N H O L D Velkommen til PaperPort 5 Installere og aktivere PaperPort 5 Registrering 6 Innføring i PaperPort 6 Teknisk støtte 7 Hva er nytt i PaperPort 11? 8 Bli kjent med PaperPort 11 PaperPort-skrivebordet 11 PaperPort-elementer 12 Mapperuten 12 Miniatyrbilder i PaperPort 13 Miniatyrsider i PaperPort 15 Todelt skrivebord 15 Sidevisningsvinduet 16 Verktøylinjer som kan tilpasses 17 Hente elementer 17 Skanne til PaperPort-skrivebordet 18 Konfigurere skanneren med PaperPort 19 Bruke skanneprofiler 19 Skrive til PaperPort 20 Innfange web-sider 20 Legge til PaperPort-mapper 20 Bruke DesktopDelivery 21 Importere bilder fra et kamera 22 Retusjere bilder 22 SET-verktøy (Scanner Enhancement Technology) 23 Redigere flere bilder 25 Legge tilmerknader på sider 26 Merknadsverktøy 26 Oppstartsveiledning for PaperPort iii
Beskytte elementer 27 Lagre elementer 28 Legge til søkekriterier i elementer 29 Søke etter elementer 30 Søke etter elementer basert på egenskaper 30 Søke etter ord i et element 31 Legge til elementer i All-in-One Search-indeksen 31 Bruke All-in-One Search-ruten 32 Bruke søkbart PDF-bilde 32 Konfigurere indekseringsoppgaver 33 Dele filer 33 Sende elementer til andre programmer 34 Bruke OmniPage med PaperPort 35 Tilpasse Send til-linjen 35 Justere Send til-alternativer 36 Konvertere elementer 37 Konvertere elementer til bildeformater 37 Samle dokumenter 37 Konvertere bilder til tekst 38 Fylle ut skannede skjemaer 38 Opprette PDF-dokumenter 39 Bruke ScanDirect 40 Avinstallere PaperPort 40 iv Innhold
Velkommen til PaperPort Velkommen til ScanSoft Oppstartsveiledning for PaperPort. PaperPort tilbyr den enkleste måten for å forvandle papirer til organiserte digitale dokumenter som alle på kontoret raskt kan finne og bruke. PaperPort kan brukes med skannere, flerfunksjonsskrivere og digitale nettverkskopimaskiner for å forvandle papirdokumenter til digitale dokumenter. Disse kan derettes ordnes sammen med andre elektroniske dokumenter i et hensiktsmessig og brukervennlig arkiveringssystem. PaperPorts store og tydelige miniatyrbilder gjør det mulig å organisere, hente og bruke skannede dokumenter, inkludert Word-filer, regneark, PDF-filer og til og med digitale fotografier, på en oversiktlig måte. PaperPorts SET-verktøy sørger for at skannede dokumenter ser flotte ut, mens merknadsverktøyene gjør det mulig å legge til merkelapper og uthevinger i skannede bilder. Installere og aktivere PaperPort Du kan installere PaperPort fra CD eller Internett. Installasjonsprogrammet for PaperPort gir enkle, trinnvise anvisninger. Følg anvisningene på hvert skjermbilde for å installere programvaren. Du må ha administratorrettigheter for å kunne installere og avinstallere, og du må ha tilgang til Internett for å kunne aktivere og deaktivere. I slutten av installeringsprosessen blir du bedt om å aktivere produktet. Brukeren behøver ikke å gjøre noe og ingen personopplysninger overføres, forutsatt at serienummeret finnes der det skal og er riktig angitt. Hvis du ikke aktiverer produktet under installeringen, blir du bedt om å gjøre dette hver gang du åpner programmet. PaperPort 11.0 kan bare åpnes fem ganger uten å være aktivert. Oppstartsveiledning for PaperPort 5
Registrering Ved å registrere programmet får du tilgang til alle fordelene ved Nuance produktstøtte og vil få tilsendt meldinger om produktoppdateringer. Når du har installert PaperPort, blir du bedt om å registrere deg elektronisk. Hvis du vil oppdatere registreringsopplysningene, kan du når som helst gå til Nuances web-område på http://www.nuance.com. Innføring i PaperPort Denne veiledningen gir en innføring i PaperPort og viser hvordan du kan bruke PaperPort som et hjelpemiddel for informasjonsbehandling. Andre informasjonskilder du kan bruke for å lære deg PaperPort-programmet omfatter elektronisk hjelp, produktmerknader og Nuances web-område. Bruke denne veiledningen Denne veiledningen er skrevet med utgangspunkt i at brukeren kan jobbe i Microsoft Windows -miljøet. Slå opp i dokumentasjonen for Windows hvis du lurer på hvordan du skal bruke dialogbokser, menykommandoer, rullefelt, dra-og-slipp-funksjonen, hurtigmenyer osv. Bruke elektronisk hjelp Den elektroniske hjelpefunksjonen i PaperPort inneholder omfattende informasjon om funksjoner, innstillinger og prosedyrer. Hjelpefunksjonen er tilgjengelig fra Hjelp-menyen i PaperPort. Ytterligere teknisk støtte, blant annet tekniske merknader, vanlige spørsmål og programoppdateringer, er tilgjengelig fra Hjelp-menyen i PaperPort. Bruke produktmerknader Produktmerknadene for PaperPort inneholder viktig informasjon om denne versjonen av programmet. Dette dokumentet finnes på installasjons-cd-en, på Hjelp-menyen i PaperPort og som et eksempeldokument på PaperPortskrivebordet. Velkommen til PaperPort 6
Teknisk støtte Nuance tilbyr alternativer både for gratis og gebyrbasert teknisk støtte som er utarbeidet for å oppfylle individuelle behov. Våre tjenester omfatter direkte telefonstøtte og teknisk støtte per e-post. Vi tilbyr dessuten en døgnåpen selvbetjeningsordning som gir tilgang til vår kunnskapsbase. Du finner mer informasjon om retningslinjer for kundestøtte, lokale støttekontakter og produktoppdateringer på http://www.nuance.com. Husk å lese brukerdokumentasjonen og produktmerknadene før du kontakter Nuance. Minstekrav til systemet Datamaskin med Intel Pentium eller høyere prosessor Microsoft Windows 2000 SP4 eller høyere, Windows XP SP2 eller høyere Microsoft Internet Explorer 5.5 eller høyere 128 MB minne (RAM), 256 MB anbefales 200 MB ledig plass på harddisken til programfiler, pluss 5 MB ledig plass til installeringen SVGA-skjerm med 256 farger, men helst 16-biters farge (kalles High Color i Windows 2000 og Medium Color i XP) og en oppløsning på 800 x 600 piksler Windows-kompatibel pekeenhet CD-ROM-stasjon for installering Internettforbindelse (med IE 5.5 eller høyere) for aktivering og web-oppdatering Ytelse og hastighet er enda bedre hvis prosessoren, minnet og den ledige diskplassen i datamaskinen overstiger minstekravene. Dette gjelder særlig ved håndtering av svært store fargebilder og PDF-filer. Oppstartsveiledning for PaperPort 7
Hva er nytt i PaperPort 11? PaperPort 11 inneholder en rekke nye og nyttige funksjoner for dokumentbehandling. Suveren ytelse Raskere start, kjapp mappenavigasjon, større mappekapasitet og raskere elementvisning både på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer. Forbedret OCR-nøyaktighet PaperPort 11 gir mer nøyaktig tekstkonvertering fra skannede dokumenter og PDF-dokumenter med lavere oppløsning. Brukerveiledninger Første gang programmet startes får du tilbud om å se en serie illustrerte miniveiledninger som viser vanlige oppgaver og prosesser og gir rask tilgang til programområder og relevante deler i hjelpefunksjonen. Deaktiverte brukerveiledninger kan aktiveres igjen på Hjelp-menyen. Forbedret skannervalg Det er enkelt å velge skanneren du vil bruke i Skann-ruten uten å måtte gå veien om installeringsveiviseren for skanneren. Skanne direkte fra skannerknappene Bruk knappene på skanneren til å skanne rett til PaperPort. Tilordne PaperPorthendelser til skannerknappene for å kunne bruke denne funksjonaliteten. Du finner mer informasjon under Skann dokumenter i brukerveiledningene. Skanne profiler Med skanneprofilene i PaperPort kan du skanne ulike typer dokumenter og bilder på en enklere måte. Profilene er optimalisert for de vanligste oppgavene: skanning i svart-hvitt, gråtoner og farger eller skanning av fargefotografier. Velkommen til PaperPort 8
Innfangingsassistent Med den integrerte funksjonen Innfangingsassistent får du mer presis styring med flersidig skanning. PaperPort Professional 11 inneholder det bredeste utvalget av alternativer. Merkelapper for mapper Bruk merkelapper for mapper hvis du vil legge til samme emne, forfatter eller nøkkelord automatisk for alle PDF- og MAX-elementer som kommer inn i en bestemt mappe gjennom skanning eller DesktopDelivery TM. Legger du inn nøkkelord og emner, er det enklere å finne igjen elementer senere. Verktøylinjer som kan tilpasses Nå kan du gjøre arbeidsområdet i PaperPort mer praktisk ved å flytte eller forankre verktøylinjer og tilpasse hvilke ikoner du vil vise. Nye SET-verktøy Med de nye SET TM -verktøyene har du bedre styring med bildekvaliteten: Du kan angi svarte og hvite punkter for automatisk forbedring, og viske ut uønskede håndskrevne merkelapper eller skygger fra kantene på skannede sider. PaperPort Watson Et nytt, intelligent søkeprogram som bruker det beste i PaperPort All-in-One Search TM sammen med andre populære søkemotorer, blant annet Google og MSN. Bedre integrering med andre produkter fra Nuance Hvis du har ScanSoft OmniPage i systemet, samarbeider PaperPort bedre med dette programmet enn før. Nå kan du dra nytte av førsteklasses OCR-behandling og avansert oppretting av PDFdokumenter, for eksempel søkbare PDF-filer. PaperPort Professional 11 leveres med integrert PDF Create!, som kan brukes til å opprette mindre, tekstbaserte PDF-filer fra programmer samt samle PDF-filer raskt og enkelt fra flere forskjellige kildedokumenter. Oppstartsveiledning for PaperPort 9
Følgende avanserte funksjoner er bare tilgjengelige i PaperPort Professional 11: Ubegrensede skanneprofiler Du kan fritt opprette og konfigurere nye skanneprofiler eller fjerne dem du ikke vil ha. Profesjonell Innfangingsassistent Profesjonell Innfangingsassistent Funksjonen Innfangingsassistent viser miniatyrbilder av sidene etter hvert som de skannes. Etter skanningen kan du bytte om rekkefølgen på sidene, rotere dem eller legge til tomme skillesider. Når du er ferdig, kan du angi emne, forfatter og nøkkelord for elementene. PDF med MRC høy komprimering Nå kan du opprette skannede PDF-filer i farger eller gråtoner som er inntil åtte ganger mindre enn vanlige skannede dokumenter. Søkbare PDF-filer Hvis du har både OmniPage og PaperPort Professional i systemet, kan du opprette søkbare PDF-bildefiler også. Du kan indeksere, søke og trekke ut tekst fra slike PDF-filer. Spesialversjoner av PaperPort leveres også til enkelte skannerprodusenter og andre forhandlere. Funksjonene i disse versjonene kan variere på grunnlag av den enkelte forhandlers krav. Velkommen til PaperPort 10
Bli kjent med PaperPort I dette avsnittet får du kjennskap til de forskjellige delene av PaperPort. Se Hjelp for PaperPort hvis du vil ha mer informasjon om disse emnene. Brukerveiledninger for PaperPort Brukerveiledningene vises første gang programmet startes. Dette er en serie miniveiledninger som hjelper deg med å komme i gang på en enkel måte. Her finner du presise oversikter over programområder, som skanning, søk, dokumentsamling m.m. PaperPort-skrivebordet Mapperuten er det første som vises på PaperPort-skrivebordet når du starter programmet. Denne ruten viser dokumentene dine og verktøyene du kan bruke for å administrere dem. PaperPort har alle verktøyene du trenger for å organisere, søke etter og bruke dokumenter og bilder. Kommandolinje med verktøylinjer som kan tilpasses Skrivebord Tilgang til andre sider Mapper Miniatyrbilde av Funksjonsruten kan inneholde: bildeelement Mapper (Vis-menyen) Miniatyrbilder av sider (Vis-menyen) Elementegenskaper (Vis-menyen) Skann eller hent fotografi (Fil-menyen) All-in-One Search (Verktøy-menyen) Miniatyrbilde av tekstelement Send til-linje Oppstartsveiledning for PaperPort 11
PaperPort-elementer Dokumentene og fotografiene du henter inn i PaperPort, kalles elementer. Det er to typer elementer: bildeelementer og tekstelementer. Bildeelementer er skannede dokumenter, fotografier og andre digitale elementer i et bildeformat, for eksempel PDF, JPEG, TIFF eller PaperPort-bilde (max-filer). Du kan opprette bildeelementer fra dokumenter, fotografier, strektegninger eller andre elementer du skanner, kopierer eller henter inn på PaperPort-skrivebordet. Tekstelementer er dokumenter som inneholder redigerbar tekst, for eksempel Word- (doc-filer), HTML- og Excel-filer, og som opprettes med tekstbehandlingsprogrammer eller annen tekstbasert programvare. Du kan bruke alle varianter av PDF-filer (PDF-bilde, søkbart PDF-bilde og PDFformatert tekst og grafikk [normal PDF]) med PaperPort. PaperPort skiller mellom PDF-elementer med bare bilde og PDF-elementer som ikke er bilde. Du kan bruke SET-verktøy til å forbedre kvaliteten på elementer som bare inneholder PDF-bilder. Du kan raskt sende et element til et annet program uten å gå ut av PaperPortprogrammet. Dra bare et element til koblingsikonet på Send til-linjen nederst på skrivebordet. PaperPort støtter en rekke programmer, inkludert tekstbehandlingsprogrammer, regnearkprogrammer, telefaksprogrammer, e- postprogrammer, grafikkprogrammer, programmer for optisk tegngjenkjenning (OCR) og programmer for elektroniske tjenester. PaperPort inneholder en mappe kalt Mine PaperPort-dokumenter som inneholder eksempler på noen av de elementtypene du kan oppbevare på PaperPort-skrivebordet. Du kan også bruke PaperPort til å vise ikke-paperport-elementer du har på datamaskinen. Det er bare å kopiere eller flytte dokumentfilen eller fotografiet inn i en PaperPort-mappe. Mapperuten Mapperuten inneholder en hierarkisk visning av PaperPortmappene, lignende den som vises i Windows Utforsker. Bruk Mappeverktøy for rask tilgang til kommandoene. PaperPort installerer en PaperPort-mappe kalt Mine PaperPort-dokumenter i mappen Mine dokumenter. Hvis du bruker et flerbrukersystem, har hver bruker sin egen mappe for Mine PaperPort-dokumenter. Bli kjent med PaperPort 12
Mappen Mine PaperPort-dokumenter inneholder flere undermapper med beskrivende navn som Artikler, Visittkort, Fotografier og Kvitteringer som illustrerer forskjellige måter å organisere PaperPort-elementer på. Mappen Prøver inneholder eksempeldokumenter og -bilder for å hjelpe deg med å komme i gang med PaperPort. Når du har samlet sammen dine egne PaperPort-elementer, trenger du ikke å lagre dem i mappen Mine PaperPort-dokumenter. Du kan legge til andre lokale mapper og nettverksmapper i mappevisningen i PaperPort. Du kan også slette mappen Mine PaperPort-dokumenter, men PaperPort-strukturen må inneholde minst én mappe. Klikk på Mapper-knappen på kommandolinjen for å vise eller skjule mapperuten. Når skrivebordet er delt, kan du vise en mapperute for hvert arbeidsområde. Miniatyrbilder i PaperPort Det finnes to typer miniatyrbilder i PaperPort: av elementer og av sider. Et miniatyrbilde er en liten, grafisk representasjon av et dokument eller fotografi. Miniatyrbilder av sider viser sider med bildeelementer og PDF-filer i ruten Miniatyrsider både på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer. En rask måte å finne PaperPort-elementer på, er å bla gjennom miniatyrbildene på PaperPort-skrivebordet. Miniatyrbilder viser hva dokumentene inneholder uten å måtte åpne dem. Miniatyrbilder gjør det dessuten mulig å bla gjennom sidene i et dokument uten å åpne det. PaperPort viser store, tydelige miniatyrbilder av alle dokumenter og fotografier, inkludert følgende: Skannede sider og fotografier Fotografier fra et digitalt kamera Bildefiler i formater som BMP, TIFF, JPEG, GIF og MAX Dokumenter av typen Microsoft Word, PowerPoint, Excel og Word Perfect TM og andre dokumenter som er opprettet i vanlige programmer. PDF-dokumenter PDF-bildeelementer HTML-dokumenter Oppstartsveiledning for PaperPort 13
Hvert miniatyrbilde vises med et ikon som angir programmet det ble opprettet i eller er tilknyttet. Dermed er det lett å se og søke etter de ulike elementtypene på datamaskinen. Klikk på et miniatyrbilde for å se bildeattributter. Et lite -ikon angir at attributtet for skrivebeskyttelse er innstilt for det aktuelle elementet. Et lite angir at det er knyttet merknader til bildet. Flersidige bildeelementer viser at du kan bla gjennom sidene selv om ruten Miniatyrsider er lukket. -ikon slik Før du kan arbeide med et element, må du merke miniatyrbildet for elementet på PaperPort-skrivebordet. En rød strek rundt et element betyr at det er merket. Mens du arbeider med miniatyrbilder, kan du gjøre følgende: Dra et miniatyrbilde til et annet sted på PaperPort-skrivebordet. Dra et miniatyrbilde til en mappe for å flytte elementet til denne mappen. Dra et miniatyrbilde til et annet åpent arbeidsområde for å flytte elementet til den åpne mappen. Dobbeltklikke på et miniatyrbilde for å vise elementet. Trykke på Ctrl-tasten og dobbeltklikke på et miniatyrbilde for å åpne elementet i kildeprogrammet. Høyreklikke på et miniatyrbilde for å vise elementets hurtigmeny. Dra et miniatyrbilde til Send til-linjen for å sende en kopi av elementet til et annet program. Individuelle PaperPort- eller PDF-bildeelementer kan dessuten slås sammen til flersidige elementer på en enkel måte ved hjelp av miniatyrbilder på PaperPortskrivebordet. Denne funksjonen er nyttig som et organiseringsverktøy hvis du bruker en skanner som bare kan skanne en side som et separat element. Bli kjent med PaperPort 14
Miniatyrsider i PaperPort Ruten Miniatyrsider på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer viser miniatyrbilder av flersidige bildeelementer. Velg et flersidig element og klikk Miniatyrsider eller bruk Vis-menyen. Det er enkelt å utføre operasjoner på sidene uten å måtte åpne filene. De tre første elementene nedenfor er tilgjengelige for alle bildefiler. Resten er bare tilgjengelige for PDF-filer (både på PaperPort-skrivebordet og i PageViewer) og MAX-filer (bare skrivebordet). Du kan gjøre følgende: Forstørre eller redusere størrelsen på miniatyrbildene. Kopiere og flytte merkede sider til et arbeidsområde som separate PDF-filer. Kopiere og flytte sider mellom dokumenter som er åpne i ulike ruter. Kopiere, lime inn, klippe ut, slette og endre rekkefølgen på sider. Sette inn nye sider på et bestemt sted i dokumentet. Føye til nye sider til slutt. Miniatyrsiden for en sikker PDF-fil er bare tilgjengelig hvis du oppgir passordet. Todelt skrivebord Når du starter PaperPort Professional 11 for første gang, ser det ut som om skrivebordet er delt inn i to arbeidsområder øverst og nederst. Et slikt oppsett gir bedre oversikt, slik at det er enklere å organisere og slå sammen dokumenter på en effektiv måte, selv over flere mapper. Høyreklikk det aktive arbeidsområdet, eller bruk knappen Visninger for å endre visningsmåte. Hvis du jobber med flersidige dokumenter, kan du bruke den aktuelle funksjonsruten til å vise miniatyrsider uten å måtte åpne selve dokumentet. Du kan også bruke disse skrivebordsområdene til å vise mapper eller egenskapene for det valgte elementet. Fjern oppdelingen av skrivebordet ved å åpne skrivebordsmenyen og fjerne merket ved Del skrivebordet eller klikke ikonet Del skrivebordet. Du kan også lage bokmerker for arbeidsområder ved å bruke kommandoen Lag bokmerke for arbeidsområde på skrivebordsmenyen. Organiser bokmerkene ved hjelp av kommandoen Organiser bokmerker. Du kan gå til et ofte brukt arbeidsområde med kun ett museklikk, siden alle arbeidsområder vises på samme meny. Oppstartsveiledning for PaperPort 15
Funksjonsruten viser miniatyrsider Delt skrivebord Funksjonsruten viser mapper Inaktivt arbeidsområde Send tillinje Sidevisningsvinduet Du kan vise et element i sidevisningsvinduet ved å dobbeltklikke et miniatyrbilde i skrivebordsvisning, velge Vis på hurtigmenyen eller merke elementet, og klikke Side-knappen på kommandolinjen. Sidevisningsvinduet gir mulighet til å se nærmere på elementene, rette på dem og legge til merknader. Du kan også forstørre eller forminske visningen for å gjøre det lettere å lese den. Bruk SET-verktøyene til å forbedre det gjeldende sidebildet. Bruk ruten Miniatyrsider til å redigere dokumentet på sidenivå. SETverktøy Skrivebordknapp: klikk for å gå tilbake til PaperPortskrivebordet Aktivt arbeidsområde Merknadsverktøy Ruten Miniatyrsider Bli kjent med PaperPort 16
Verktøylinjer som kan tilpasses PaperPort-knappene er inndelt i fem grupper etter funksjonalitet. Du kan også flytte og forankre verktøylinjer og angi hvilke knapper som skal vises på PaperPort-skrivebordet og i sidevisning. Tilpass en verktøylinje i PaperPort ved å høyreklikke den og velge Tilpass.... Angi rekkefølgen av knappene på verktøylinjen Flere tilgjengelige knapper Knapper som er synlige for øyeblikket Hente elementer Det er mange måter å hente bilder og dokumenter til PaperPort på, slik at du kan bruke PaperPorts verktøy for visning, redigering, merknader, indeksering, OCR og filbehandling. Du kan for eksempel gjøre følgende: Skanne fotografier, sider og andre bilder på en skanningsenhet Legge til mapper som allerede inneholder bilder og dokumenter, i PaperPort Ta øyeblikksbilder av web-sider Importere filer fra andre programmer på datamaskinen Skrive ut dokumenter fra andre programmer til PaperPort-skrivebordet Dra eller klippe ut og lime inn bilder og dokumenter fra Windows Utforsker eller andre programmer til PaperPort-skrivebordet Hente fotografer fra et digitalt kamera Hente filer til PaperPort Professional 11 ved hjelp av DesktopDelivery. Oppstartsveiledning for PaperPort 17
Skanne til PaperPort-skrivebordet PaperPort skal fungere med TWAIN- og WIA-kompatible skannere. (Støtte for ISIS skannerdriver fås på forespørsel, bare til PaperPort Professional 11.) Klikk Skann eller hent fotografi for å åpne Skann-ruten. Velg en skanneprofil. Profilene er optimaliserte for vanlige skanneoppgaver. Velg deretter å bruke skannerens opprinnelige grensesnitt eller den nye ruten Skannerinnstillinger i PaperPort for å oppnå best mulig resultat. Hvis du vil bruke skannerdriverens grensesnitt, merker du av for Vis dialogboks for skanner. Hvis du lar denne boksen være umerket, blir det skannede elementet plassert i det aktive arbeidsområdet. Slå på Innfangingsassistent for å legge til emne, forfatter og nøkkelord for elementene og (i PaperPort Professional) for å vise og styre skanneprosessen. Når skanningen er ferdig, ser du elementet på PaperPort-skrivebordet. Hvis din skanner ikke bruker en TWAIN- WIA-, eller ISIS-enhetsdriver, må du skanne elementer med programmet som fulgte med skanneren. Kopier eller flytt deretter de skannede elementene til PaperPort. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer om skanning. Med PaperPort er det lett å skanne sider som separate elementer eller som et flersidig element. Når du skal skanne og sortere dobbeltsidige sider på ADFskanneren, snur du sidene når du blir bedt om det og klikker på Skann andre side. Sidene blir da automatisk skannet og sortert i riktig rekkefølge i PaperPort. Du kan også bruke knappene på skanneren og skanne direkte til PaperPort. Åpne kontrollpanelet i Windows, velg Skannere og kameraer, velg en hendelse i kategorien Hendelser og tilordne PaperPort til denne. Du kan også bruke en nettverksskanner med høy hastighet til å skanne elementer til en mappe i nettverket og deretter legge til mappen i PaperPort. Bruk DesktopDelivery (tilgjengelig i PaperPort Professional 11) til å overvåke mapper med henblikk på innkommende skannede bilder. Hente elementer 18
Bruke skanneprofiler Konfigurere skanneren med PaperPort Før du skanner med PaperPort må skanneren være installert med egen skannerdriver og testet for å være sikker på at den fungerer som den skal. Det følger ikke skannerdriver med PaperPort. Skannere som er riktig installert og fungerer er tilgjengelige i PaperPort hvis du klikker Velg og velger en skanner i dialogboksen Tilgjengelige skannere. Hvis du ikke er fornøyd med skanneresultatet, kan du kjøre installeringsveiviseren for PaperPort-skanneren under programgruppen PaperPort 11 på Start-menyen. PaperPort leveres med skanneprofiler som er optimalisert for vanlige skanneoppgaver. Velg Svart-hvitt, Gråtoner, Farger eller Fargefotografi for å oppnå best mulig resultat. Panelene for skanneprofilene inneholder følgende kategorier: Profil: viser hvilken skanneprofil som er i bruk. SET: definerer hvilke forbedringsfunksjoner som skal kjøres automatisk. Utdata: angir filformat og filnavn med automatiske suffiks. Skann: justerer skanneinnstillinger: modus, oppløsning, størrelse, papirretning, filterfarge, lysstyrke og kontrast. I PaperPort Professional 11 kan du dessuten legge til nye eller fjerne eksisterende profiler. Denne versjonen av programmet inneholder en ekstra skanneprofil: Farge-PDF med MRC høy komprimering. MRC er en teknologi som kan brukes til å lage mye mindre PDF-filer. Søkbart PDF-bildeformat er bare tilgjengelig i PaperPort Professional 11, når du i tillegg har OmniPage installert i systemet. Oppstartsveiledning for PaperPort 19
Skrive til PaperPort Du kan hente inn elementer fra andre programmer ved å skrive dem ut til PaperPort-skrivebordet som PDF-bilder eller PaperPort-bildeelementer (max-filer). Med denne funksjonen kan du raskt importere regneark, bilder, databasefiler, tekstbehandlingsfiler og andre filer til PaperPort som elementer på PaperPortskrivebordet. I PaperPort Professional kan du bruke funksjonen Skriv til PDF for å skrive ut dokumentet i formatet PDF-formatert tekst og grafikk (normal PDF). Du kan bruke funksjonen Skriv til PaperPort til å opprette utskriftsformaterte visninger av web-sider. Innfange web-sider Du kan bruke funksjonen Innfanging av web-side til å fange inn websider som PaperPort- eller PDF-bildeelementer på PaperPort-skrivebordet. Disse elementene fungerer som nyttige pekere til dine favorittområder på Internett. Når du har innfanget en web-side, kan du vise den, arkivere den, gå til den tilsvarende web-siden på Internett (bare MAX-elementer) eller indeksere innholdet i innfangede web-sider. Bruk funksjonen Skriv til PaperPort til å opprette utskriftsformaterte visninger av web-sider, som også kan legges til All-in-One Search-indeksen for å basere søket på tekstinnhold. Legge til PaperPort-mapper PaperPort har et brukervennlig arkiveringssystem for å organisere elementer og dele dem med andre. I mapperuten kan du gjøre følgende: Legge til eksisterende mapper på datamaskinen i mapperuten. Opprette nye mapper, tilordnede nettverksstasjoner og mapper på eksterne tilkoblede enheter. Hente elementer 20
Som standard viser mapperuten et sett med mapper som hjelper deg med å komme i gang med PaperPort. Disse mappene kan du flytte eller slette hvis du vil. Du kan legge til mapper på datamaskinen i mapperuten, inkludert nettverksmapper og mapper på eksterne enheter som er koblet til datamaskinen. Dokumenter i disse mappene blir da tilgjengelige for bruk i PaperPort. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer om hvordan du legger til og bruker PaperPort-mapper. Bruk Merkelapper for mapper til å tilordne samme filinformasjon til alle PDF- eller MAX-filer som kommer inn i en valgt mappe ved skanning eller DesktopDelivery. Bruke DesktopDelivery DesktopDelivery (bare i PaperPort Professional 11) overvåker nettverksmapper eller lokale mapper med henblikk på innkommende filer av angitte typer (PDF, TIFF, JPEG og MAX). Programmet kan også overvåke e-postmapper og se etter vedlegg. Disse filene blir importert til angitte PaperPort DesktopDelivery-mapper (dvs. PaperPort-mapper som er konfigurert for å motta filer fra en overvåket mappe utenfor PaperPort). Høyreklikk en PaperPort-mappe og velg DesktopDelivery på hurtigmenyen. Overvåket innboksmappe for e-post Overvåket mappe Oppstartsveiledning for PaperPort 21
Du kan legge til elementegenskaper automatisk for PDF- og MAX-filer som kommer inn i den valgte DesktopDelivery-mappen. Du finner nærmere informasjon i brukerveiledningene for PaperPort eller i Hjelp. Importere bilder fra et kamera Hvis du vil hente digitale bilder til PaperPort-skrivebordet, må du første koble til kameraet. Hvis enheten vises som en stasjon, kan du begynne å hente filer. Hvis kameraet ikke støtter denne typen operasjon og driveren er installert på rett måte, åpnes TWAIN- eller WIA-grensesnittet slik at du kan importere bilder herfra. Ikke rediger bildene direkte i kameraet redigering er ikke alltid vellykket første gang. Hent i stedet filene til PaperPort og forbedre dem med SET-verktøyene. Retusjere bilder Når du viser et bildeelement i sidevisningsvinduet, er det flere PaperPort-verktøy du kan bruke til å justere eller forbedre bildet. Du kan for eksempel rette opp en skannet side, gjøre et undereksponert fotografi som er for mørkt, lysere, justere fargene i et fargebilde, fjerne "støvflekker" fra en dokumentside, fjerne skygger og flekker på sidekanter eller gjøre uklare bilder skarpere. Du kan også rotere et element, fjerne spredte punkter, forbedre linjer, fjerne røde øyne og beskjære deler av et bilde. Enkelte SET-verktøy er hovedsakelig beregnet på forbedring av fotografier eller bilder, mens andre (skraverte) hjelper deg med å klargjøre tekstelementer for OCR-behandling. Høyreklikk verktøylinjen Bilderedigering for å velge hvilke ikoner som skal vises. Retusjere bilder 22
SET-verktøy (Scanner Enhancement Technology) Velg område Bruk verktøyet Velg område til å merke den delen av et bilde du vil klippe ut, kopiere eller slette med kommandoer på Rediger- eller hurtigmenyen. Bruk det også til å merke en del av et bilde før du beskjærer det eller bruker verktøyet for å Fjerne røde øyne. Roter et bilde Klikk verktøyet Roter mot høyre for å rotere det merkede elementet 90 grader mot høyre. Rett opp et bilde Forbedre et bilde Gjør et bilde skarpere Fjern røde øyne Noen ganger blir et dokument skjevt når det skannes. Du kan i så fall justere dette med verktøyene Rett opp og Rett opp automatisk. OCR-resultatene blir mye bedre hvis du på forhånd har rettet opp tekstlinjene i en bildefil. Med funksjonen Forbedre automatisk kan du justere lysstyrken, kontrasten, fargen eller sjatteringen i et bilde. PaperPort analyserer bildet og prøver å rette opp feil i det. Du kan justere bildet manuelt med verktøyet Forbedre. Her kan du endre verdiene for lysstyrke, kontrast, farge og sjattering og velge det beste resultatet blant ni kandidater. Velg verktøyet Gjør skarpere for å justere skarpheten i et uskarpt bilde eller gjøre et skarpt bilde sløret for å oppnå en spesiell effekt. Verktøyet Fjern røde øyne hjelper deg med å fjerne effekten av røde øyne på en valgt del av et bilde. Røde øyne kan oppstå når du fotograferer personer eller dyr i dårlig lys eller med blits. Oppstartsveiledning for PaperPort 23
Fjern en del av et bilde Når du vil lagre eller arbeide bare med en del av en side eller et bilde, kan du beskjære bildet eller viske ut den delen du ikke vil ha. Bruk merkeverktøyet til å angi den delen du vil beholde, og bruk deretter beskjæringsverktøyet til å fjerne resten. Velg viskelærverktøyet for å fjerne det området av bildet du drar pekeren over. Fjern spredte punkter Av og til blir det liggende spredte punkter eller prikker på skannede bilder. Verktøyet Fjern spredte punkter finner og fjerner automatisk slike forstyrrelser på en side. Bruk dette verktøyet for å oppnå bedre resultater med OCR-behandling. Fungerer på svart-hvitt-bilder. Forbedre linjer Verktøyet Forbedre linjer (for svart-hvitt-bilder) gjør linjene mørkere og kobler sammen brutte linjer i en tabell eller et skjema slik at de virker mørkere og rettere. Bruk av dette verktøyet gir bedre OCRresultater. Visk ut kanter Bruk dette verktøyet til å fjerne skygger og flekker fra sidekantene for bedre OCR-resultater. Angi hvitt punkt Angi svart punkt Klikk dette verktøyet og klikk en lys farge i bildet som skal være det hvite punktet. Se nedenfor. Klikk dette verktøyet og klikk en mørk farge i bildet som skal være det svarte punktet. Fargene som er valgt som nye hvite og svarte punkter, vises på statuslinjen. Bruk gjeldende svarte og hvite punkter Klikk dette verktøyet for å bruke de nye svarte og hvite punktene på gjeldende bilde. Hvis du ikke er fornøyd med resultatet, kan du angre endringene og velge nye verdier. Retusjere bilder 24
Endre de svarte og hvite punktene Dette foregår ved å fjerne svært mørke og overeksponerte områder for å forbedre bildekvaliteten. Alle farger som er lysere enn det nye hvite punktet du har valgt, blir hvite. Alle farger som er mørkere enn det nye svarte punktet du har valgt, blir svarte. Det kan være greit å bruke dette verktøyet til å fjerne skyggelagt grå bakgrunn i et dokument du vil OCR-behandle. Velg en av de mørkere grå pikslene i bakgrunnen, og bruk denne som det hvite punktet. Bakgrunnen blir nå hvit. Hvis du endrer de svarte og hvite punktene for et fargefoto, vil kontrasten som regel øke, men i tillegg kan fargeverdiene endres. Før: Standardinnstilling Standardinnstilling Nytt hvitt punkt Nytt svart punkt Etter: Du kan bruke nye svarte og hvite punkter på individuelle bilder, som beskrevet. Du kan også bruke dem til automatisk forbedring av alle nye sider som skannes med en bestemt skanneprofil. Redigere flere bilder Muligheten til å behandle elementer som en gruppe kalles ofte satsbehandling. PaperPort inneholder satsbehandlingsfunksjoner, slik at du raskt kan forbedre, endre eller rotere flere bildeelementer i én enkelt operasjon. Velg ett eller flere bildeelementer på skrivebordet. Pek deretter på SET-verktøy på Element-menyen, og velg aktuell kommando. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer. Oppstartsveiledning for PaperPort 25
Legge tilmerknader på sider PaperPort inneholder en gruppe med merknadsverktøy som du kan bruke til å sette inn merknader i skannede dokumenter, med informasjon du vil oppbevare sammen med det aktuelle dokumentet. I PDF- og PaperPort-bildefiler (.max) kan du redigere merknader, noe som betyr at du når som helst kan flytte, endre eller fjerne dem, eller redigere teksten i dem. Når det gjelder andre bildetyper, for eksempel JPEG- og Windows-punkgrafikkfiler, blir merknader en permanent del av bildet når du lagrer elementet. PaperPort deaktiverer automatisk merknadsverktøyene for elementtyper som ikke håndterer merknader. Med PaperPorts merknadsverktøy kan du legge til merkelapper og tekst, utheve tekst, tegne streker og piler eller stemple et bilde på et bildeelement. Med PDF-bildeformatet er det lett å sende et dokument med merknader til noen som ikke har PaperPort. Mottakeren behøver bare å dobbeltklikke e-postvedlegget de mottar fra deg. De vil da se dokumentet i systemets standardinnstilte PDFvisningsprogram med merknadene intakt. Merknadsverktøy Du kan velge et merknadsverktøy på merknadsverktøylinjen når du viser et bildeelement i sidevisningsvinduet. Høyreklikk et verktøy for å endre egenskapene for fremtidige merknader som opprettes med dette verktøyet. Dette får ingen innvirkning på eksisterende merknader. Slå av et merknadsverktøy ved å klikke et annet verktøyet Merk merknad egner seg som regel best. Høyreklikk merknadsverktøylinjen for å velge hvilke ikoner som skal vises. Merk merknad Velg dette verktøyet og klikk i en merknad for å flytte, klippe ut, kopiere eller endre størrelsen på merknaden på siden. Dobbeltklikk en merkelapp eller tekstetikett for å redigere teksten. Høyreklikk en valgt merknad for å endre egenskapene for den. Legge tilmerknader på sider 26
Merk Tekst Utheving Blyant Pil eller strek Stempel Vil du lage en huskelapp til deg selv? Velg verktøyet Merkelapp og legg til en skalerbar merkelapp, som kan sammenlignes med en gul lapp du skriver på og fester på papirdokumenter. Det er enkelt å legge til en bildetekst med tekstverktøyet. Velg dette verktøyet hvis du vil legge til en tekstlinje med gjennomsiktig bakgrunn. Bruk uthevingsverktøyet til å utheve et område i bildet, på samme måte som du ville bruke en merkepenn på papir. Bruk blyantverktøyet til å tegne streker eller merker med frihånd på siden. Velg pil- eller strekverktøyet for å tegne rette streker, med eller uten pilhoder, på en side. Bruk stempelverktøyet til å lime inn et punktgrafikkbilde på siden, omtrent som når du bruker et gummistempel. Beskytte elementer I PaperPort Professional 11 kan du justere sikkerhetsnivået for PDF-filer (støttes opp til format 1.5). Når du oppretter en ny PDF-fil fra eksisterende PDF-filer (for eksempel ved å kopiere en miniatyrside til et arbeidsområde), blir sikkerhetsinnstillingene for den nye filen de samme som for den opprinnelige. Nyopprettede PDF-filer genereres i samsvar med standardinnstillingene for PDFfilsikkerhet i PaperPort, som angitt i Verktøy-menyen. Det finnes to passordtyper i programmet. Åpne-passordet begrenser tilgangen til dokumentet: Det kan bare åpnes hvis du oppgir passord på forespørsel. Tillatelsespassordet gir brukeren en mulighet til å definere hvordan dokumentet kan brukes. Hvis det er ikke er konfigurert et tillatelsespassord, kan filen brukes uten restriksjoner. Oppstartsveiledning for PaperPort 27
Lagre elementer Nøkkelen til å organisere elementer i PaperPort er å lagre dem i riktige mapper. Du kan dra og slippe elementer fra én mappe til en annen, eller fra PaperPortskrivebordet og inn i ønsket mappe. Du kan angi søkekriterier som gjør det enklere å søke etter elementene senere. Hvis du har delt opp arbeidsområdene, kan du også flytte og kopiere elementer mellom mapper. Navnet på hvert element vises under miniatyrbildet i miniatyrbildevisningen. I et flersidig element vises navnet under hvert enkelt sidenavn. I dialogboksen Mappebehandling kan du legge til, fjerne, flytte eller endre navn på PaperPort-mapper. Du kan endre fargen på et mappeikon til en farge som gjør det enklere å organisere elementene. Du kan også legge til, fjerne, flytte og gi nytt navn til mapper i Windows Explorer som vises med PaperPort-mappestrukturen. Disse endringene vises i PaperPort automatisk. I mapperuten kan du dra og slippe, kopiere eller flytte undermapper med innhold til andre undermapper eller PaperPort-mapper, opprette eller slette undermapper og legge til merkelapper for mapper. Justeringer i Deling og sikkerhet og DesktopDelivery kan også gjøres direkte for hver hurtigmeny for mappene. Med Tilbake-knappen er det enkelt å gå gjennom mappene du nettopp har vært i én etter én på lignende måte som i Internet Explorer slik at du raskt kan navigere bakover i begge arbeidsområdene uavhengig av hverandre. Du kan legge til merkelapper for mapper som er relevante for innholdet, for eksempel kundenavn, telefonnummer, fødselsdato, prosjekt-id og e-postadresse. Når du skanner eller bruker DesktopDelivery, kan denne informasjonen legges til automatisk i alle PDF- eller MAX-filer som kommer inn i mappen. Dermed blir det enklere å søke etter dem med PaperPort All-in-One Search eller andre søkeverktøy. Merkelapper for mapper legges bare til automatisk hvis du merker av for Legg til nøkkelord fra merkelapper for mapper automatisk i Utdata-panelet i dialogboksen Skanneinnstillinger eller (i PaperPort Professional for DesktopDelivery) i dialogboksen Mappeegenskaper. Lagre elementer 28
Legge til søkekriterier i elementer Du kan tilordne elementegenskaper til PaperPort-bildeelementer og PDF-filer og deretter bruke egenskapene som søkekriterier for å søke etter elementer i PaperPort. I PaperPort er det også mulig å tilordne de samme nøkkelordene til flere elementer samtidig, noe som gir et kraftig verktøy for å organisere og søke etter lignende dokumenter og bilder. Velg flere elementer på PaperPort-skrivebordet, og velg deretter Egenskaper på hurtigmenyen. Ord som angis under Emne, Forfatter og Nøkkelord brukes på alle valgte elementer. En annen måte å tilordne samme elementegenskaper til alle PDF- eller MAX-filer som kommer inn i en valgt mappe ved skanning eller DesktopDelivery, er å bruke Merkelapper for mapper. Angi ord under Emne, Forfatter og Nøkkelord. Disse ordene brukes bare hvis du merker av for Legg til nøkkelord fra merkelapper for mapper automatisk i Utdata-panelet i dialogboksen Skanneinnstillinger eller (i PaperPort Professional) i dialogboksen Mappeegenskaper for DesktopDelivery. Oppstartsveiledning for PaperPort 29
Søke etter elementer PaperPort inneholder funksjoner som hjelper deg med å søke etter PaperPortelementer. Du kan raskt finne et element ved å bla gjennom miniatyrbildene på PaperPort-skrivebordet. Hvis du har mange mapper og elementer, kan du bruke All-in-One Search, som er en kraftigere funksjon. All-in-One Search inneholder mange alternativer for å angi hvor det skal søkes og hva det skal søkes etter, inkludert indeksert tekstinnhold. Informasjonen du vil søke etter, kalles søkekriterier. Du kan søke etter elementer basert på: elementegenskaper tekstinnhold Søke etter elementer basert på egenskaper Du kan søke etter alle typer elementer basert på elementnavn. Du kan søke etter PDF- og PaperPort-bildeelementer (max-filer) basert på elementegenskaper, for eksempel nøkkelord eller emne. Hvis du vil søke etter elementegenskaper, fjerner du merket ved Bruk All-in-One Search-indeks og angir kriteriene på følgende måte: Navn navnet på elementet (ikke nødvendigvis navnet på filen). Forfatter som definert under Elementegenskaper. Nøkkelord som definert under Elementegenskaper. Kommentarer som definert under Emne i Elementegenskaper. Merknader merkelapper eller tekstetiketter som er lagt til i PDF- eller MAX-filer. URL koblingsteksten for innfangede web-sider. Forfatter, Nøkkelord, Kommentarer og URL er bare tilgjengelige for PDF- og MAX-filer. Søke etter elementer 30
Søke etter ord i et element Hvis du vil søke etter ord i et element, må du legge til elementet i All-in-One Search-indeksen og merke av for Bruk All-in-One-indeks. Når du søker ved hjelp av indeksen, kan du finne elementer som er indeksert etter egenskaper, tekstinnhold eller begge deler. Angi søkegrenser: alle filer i gjeldende mappe, men ikke i undermapper gjeldende mappe pluss undermapper alle PaperPort-mapper og undermapper Definer søkepresisjon: Eksakt samsvar finner ord og vanlige endelser: Et søk på se finner ser, sett osv. Omtrentlig finner det som er nevnt ovenfor pluss: Et søk på se finner kanskje sel. Når søket er fullført, vises resultatene hvert treff som én rad i en tabell. Velg et treff og klikk Vis tekst for å se søkeordforekomstene i kontekst. Klikk Kopier tekst for å trekke ut tekst fra filen og legge den på utklippstavlen. Høyreklikk en resultatfil og velg Åpne for å åpne dokumentet i det tilknyttede programmet. Hvis du velger Åpne beholdermappe, åpnes mappen der den valgte filen ligger. Du kan filtrere søkeresultatene i henhold til filinformasjon ved å merke av for de relevante boksene under Navn, forfatter, nøkkelord og angi søketekst her også. Legge til elementer i All-in-One Search-indeksen All-in-One Search-indeksen bruker PaperPorts OCR-programvare til å trekke ut og kopiere tekstinnhold fra elementene, og oppretter på grunnlag av dette en database med ord og fraser i elementene, omtrent på samme måte som stikkordregisteret i en bok. Elementegenskaper, som navn og forfatter, blir også lagt til i indeksen. Selv om det er tidkrevende å opprette en indeks, er det langt raskere å søke etter elementer i indeksen enn å søke gjennom filene. Oppstartsveiledning for PaperPort 31
Du kan angi om du vil at All-in-One Search skal kjøres automatisk hver gang du legger til et nytt element eller endrer et eksisterende element, ved hjelp av PaperPort-alternativer på Verktøy-menyen. Du kan også angi hvor lenge PaperPort skal vente før oppdateringsprosessen starter. Du kan eventuelt oppdatere All-in-One Search-indeksen manuelt for alle elementer, et enkeltelement eller alle elementer i én eller flere mapper. Det er en god regel å oppdatere All-in-One Search-indeksen regelmessig for å redusere tiden det tar å fullføre prosessen. Bruk Indeksbehandling i PaperPort Professional 11 til å opprette og konfigurere indekseringsoppgaver med jevne mellomrom. Åpne Indeksbehandling rett fra All-in-One Search-ruten for å få rask tilgang til de regelmessige indekseringsprosessene. Bruke All-in-One Search-ruten Bruk All-in-One Search-ruten til å angi søkekriterier og velge alternativer for å finne PaperPort-elementer. Et filsøk er bare basert på elementegenskaper. Du angir elementegenskapene i boksen Navn, forfatter, nøkkelord. Et indekssøk refererer til PaperPorts All-in-One Search-indeks for å finne elementegenskaper eller tekst i et element. Du skriver inn elementegenskapene i boksen Navn, forfatter, nøkkelord og tekstinnholdet i boksen Inneholder teksten. Søket gir en resultatliste over alle elementer som samsvarer med dine kriterier. Forfatter, Nøkkelord, Kommentarer og URL er bare tilgjengelige for PDF- og MAX-filer. Bruke søkbart PDF-bilde I tillegg til å bruke PaperPorts egne søke- og indekseringsmuligheter, kan du også opprette søkbare PDF-bildefiler som kan indekseres og søkes i utenfor PaperPort. Søkbart PDF-bilde er en variasjon av PDF. En søkbar PDF-bildefil inneholder et punktgrafikkbilde av et dokument eller et grafikkbilde med tekst som er lagret som skjult tekst. Dette formatet beholder et identisk utseende med originaldokumentet, slik at andre programmer, for eksempel Adobe Acrobat kan søke i filinnholdet. Søke etter elementer 32
Du kan opprette filer i formatet Søkbart PDF-bilde hvis du har ScanSoft OmniPage (den profesjonelle versjonen av OmniPage 11 eller høyere) installert sammen med PaperPort Professional 11. Konfigurere indekseringsoppgaver Indeksbehandling er et program i PaperPort Professional 11 som kan brukes til å opprette, endre og konfigurere indekseringsoppgaver for en bestemt lokal mappe eller nettverksmappe. Indekserte filer kan senere gjennomsøkes med All-in- One Search. For nye oppgaver kan du angi hvilken mappe som skal gjennomgås (lokal mappe eller nettverksmappe) med eller uten undermapper, angi klokkeslett og gjentakelser (varighet, mønster og rekkevidde), aktivere og deaktivere en oppgave, stanse en oppgave eller hoppe over en oppgave én gang. I dialogboksen med programinnstillinger kan du angi hvordan og når Indeksbehandling skal stanse. Dele filer PaperPort inneholder flere verktøy for å gjøre det lettere å dele filer, bilder og dokumenter med venner, kolleger og forretningsforbindelser. Disse verktøyene er bygd inn i programmet og er klare til bruk på verktøylinjer, menyer og kommandolinjer for rask tilgang når du trenger dem. PaperPort gjør det lett å dele elementer med andre. Du kan gjøre følgende: sende elementer som e-post ved å dra og slippe dem på e-postprogrammet ditt på Send til-linjen i PaperPort skanne eller konvertere elementer til PDF-format, det stadig populære fildelingsformatet som mange betrakter som bransjestandard for dokumentdistribusjon Oppstartsveiledning for PaperPort 33
få LAN- eller WAN-tilgang til delte mapper ved å legge til mappene i PaperPort-mapperuten Gå rett til innstillingene Deling og Sikkerhet fra hurtigmenyen for mappen. Oppsetting av en delt mappe på en server eller PC, som kan fungere som et sentralt oppbevaringssted for alle viktige forretningsdokumenter, er en enkel sak i PaperPort. Alle PaperPort-klienter kan kobles til denne mappen og bruke dokumentbehandlingsfunksjonene og papirhåndteringsverktøyet i PaperPort til å søke etter og bruke dokumenter øyeblikkelig. Du kan dessuten konvertere elementer til populære utdataformater for delt bruk i mange andre programmer. På Nuances web-område www.nuance.com finner du en fullstendig liste over alle programkoblinger som støttes. Sende elementer til andre programmer Dra og slipp-funksjonen gjør åpning av filer i favorittprogrammene dine lekende lett. Det er bare å velge filen du vil ha og dra og slippe den på programikonet på Send til-linjen nederst på PaperPort-skrivebordet. Vanlige kontoroppgaver, som å sende e-post og telefaks, er nå raskere enn noensinne. Send til-linjen gjør det enklere å bruke skannede dokumenter i andre programmer, ved å oversette dokumentet automatisk til en form som mottakerprogrammet kan forstå. Du kan for eksempel slippe et skannet bilde av et brev på Microsoft Wordkoblingen på Send til-linjen i PaperPort. PaperPort vil da registrere at programmet du prøver å åpne trenger en tekstfil fremfor en bildefil. PaperPort kjører OCR-programmet automatisk og sender redigerbar tekst i stedet for en statisk bildefil til Word. OmniPage OP arbeidsflyt Microsoft Outlook PDF Converter Sende elementer til andre programmer 34