ScanSoft, Inc. 9 Centennial Drive Peabody, Massachusetts 01960

Transkript

1

2 C O P Y R I G H T Copyright ScanSoft, Inc. Med enerett. Ingen del av denne publikasjonen må overføres, skrives av, reproduseres, lagres i et gjenvinningssystem eller oversettes til andre språk eller dataspråk i noen som helst form eller med noen som helst midler, verken mekanisk, elektronisk, magnetisk, optisk, kjemisk, manuelt eller på annen måte, uten å innhente skriftlig tillatelse på forhånd fra ScanSoft, Inc., 9 Centennial Drive, Peabody, Massachusetts Trykt i USA og Nederland. Programvaren som er beskrevet i denne håndboken, leveres på lisens og kan bare brukes eller kopieres i henhold til betingelsene i en slik lisens. VIKTIG MERKNAD ScanSoft, Inc. leverer denne publikasjonen "som den er", uten noen form for garanti, verken uttrykt eller underforstått, inkludert, men ikke begrenset til, de underforståtte garantiene for salgbarhet eller egnethet for et bestemt formål. Noen stater eller jurisdiksjoner tillater ikke ansvarsfraskrivelse av indirekte eller underforståtte garantier i visse transaksjoner, og det er derfor mulig at denne erklæringen ikke gjelder for deg. ScanSoft forbeholder seg retten til å revidere denne publikasjonen og foreta endringer av innholdet fra tid til annen uten at ScanSoft er forpliktet til å melde fra til noen om slike revisjoner eller endringer. VAREMERKER ScanSoft, PaperPort, PaperPort Deluxe, ScanDirect, FormTyper, OmniPage, OmniForm og SimpleSearch er registrerte varemerker eller varemerker for ScanSoft, Inc. i USA og/eller i andre land. Alle andre navn og varemerker i denne dokumentasjonen er varemerker for ScanSoft eller deres respektive eiere. Tredjeparts produsenter og forhandlere kan fremsette krav om at betegnelser som skiller ut deres produkter, skal oppfattes som varemerker. ScanSoft, Inc. 9 Centennial Drive Peabody, Massachusetts Oppstartsveiledning for PaperPort SE Mars 2003

3 I N N H O L D Velkommen til PaperPort 7 Installere PaperPort 7 Registrering 7 Innføring i PaperPort 8 Bruke elektronisk hjelp 8 Bruke produktmerknader 8 Teknisk støtte 8 Bli kjent med PaperPort 9 PaperPort-skrivebordet 9 PaperPort-elementer 10 Mapperuten 10 PaperPort-miniatyrbilder 11 Sidevisningsvinduet 13 Hente elementer 14 Skanne til PaperPort-skrivebordet 14 Skrive ut til PaperPort 15 Oppstartsveiledning for PaperPort iii

4 Legge til PaperPort-mappe 16 Importere filer 16 Laste ned bilder fra et kamera 16 Retusjere bilder 17 Bilderedigeringsverktøy 17 Legge til merknader på sider 19 Merknadsverktøy 19 Lagre elementer 20 Arbeide med PaperPort-mapper 21 Fargekode mapper 21 Arbeide med elementer 21 Legge til søkekriterier i elementer 22 Søke etter elementer 23 Søke etter elementer basert på egenskaper 23 Bruke Søk-ruten 23 Dele filer 24 Sende elementer til andre programmer 25 Justere Send til-alternativer 26 Tilpasse Send til-linjen 27 iv Innhold

5 Sende elementer som e-postvedlegg 27 Konvertere elementer 28 Konvertere elementer til bildeformater 28 Konvertere bilder til tekst 28 Oppstartsveiledning for PaperPort v

6

7 Velkommen til PaperPort Velkommen til Oppstartsveiledning for PaperPort. PaperPort tilbyr den enkleste måten for forvandling av papirer til organiserte digitale dokumenter som alle på kontoret raskt kan finne og bruke. PaperPort kan brukes med skannere, flerfunksjonsskrivere og digitale nettverkskopimaskiner for å forvandle papirdokumenter til digitale dokumenter. Disse kan deretter ordnes sammen med andre elektroniske dokumenter i et hensiktsmessig og brukervennlig arkiveringssystem. PaperPorts store og tydelige miniatyrbilder gjør det mulig å organisere, hente og bruke skannede dokumenter. PaperPorts redigeringsverktøy sørger for at skannede dokumenter ser flotte ut, mens merknadsverktøyene gjør det mulig å legge til merkelapper og uthevinger i skannede bilder. Installere PaperPort Du kan installere PaperPort fra CD eller Internett. Installasjonsprogrammet for PaperPort gir enkle, trinnvise anvisninger. Følg anvisningene på hvert skjermbilde for å installere programvaren. Registrering Ved å registrere programmet får du tilgang til alle fordelene ved ScanSofts produktstøtte og vil få tilsendt meldinger om produktoppdateringer. Når du har installert PaperPort, blir du bedt om å registrere deg elektronisk. Hvis du vil oppdatere registreringsopplysningene, kan du når som helst gå til ScanSofts web-område på Oppstartsveiledning for PaperPort 7

8 Innføring i PaperPort Denne veiledningen gir en innføring i PaperPort og viser hvordan du kan bruke PaperPort som et hjelpmiddel for informasjonsbehandling. Andre informasjonskilder du kan bruke for å lære deg PaperPort-programmet, omfatter elektronisk hjelp, produktmerknader og ScanSofts web-område. Bruke elektronisk hjelp Den elektroniske hjelpefunksjonen i PaperPort inneholder omfattende informasjon om funksjoner, innstillinger og prosedyrer. Hjelpefunksjonen er tilgjengelig fra Hjelp-menyen i PaperPort. Ytterligere teknisk støtte, blant annet tekniske merknader, vanlige spørsmål og programoppdateringer, er tilgjengelig på Hjelp-menyen i PaperPort. Bruke produktmerknader Produktmerknadene for PaperPort inneholder viktig informasjon om denne versjonen av PaperPort. Dette dokumentet finnes på installasjons-cden, på Hjelp-menyen i PaperPort og som et eksempeldokument på PaperPortskrivebordet. Teknisk støtte Du finner mer informasjon om retningslinjer for kundestøtte, lokale støttekontakter og produktoppdateringer på Husk å lese brukerdokumentasjonen og produktmerknadene før du kontakter ScanSoft. 8 Velkommen til PaperPort

9 Bli kjent med PaperPort I dette avsnittet får du kjennskap til de forskjellige delene av PaperPort. Se Hjelp for PaperPort hvis du vil ha mer informasjon om disse emnene. PaperPort-skrivebordet Mapperuten er det første som vises på PaperPort-skrivebordet når du starter programmet. Denne ruten viser dokumentene dine og verktøyene du kan bruke for å administrere dem. PaperPort har alle verktøyene du trenger for å organisere, søke etter og bruke dokumenter og bilder. Hovedverktøylinje Miniatyrbilder av dokumenter Mapper Skrivebord Send til-linje Oppstartsveiledning for PaperPort 9

10 PaperPort-elementer Dokumentene og fotografiene du henter inn i PaperPort, kalles elementer. Det er to typer elementer: bildeelementer og tekstelementer. Bildeelementer er skannede dokumenter, fotografier og andre digitale elementer i et bildeformat, for eksempel PDF, JPEG, TIFF eller PaperPort-bilde (max-filer). Du kan opprette bildeelementer fra dokumenter, fotografier, strektegninger eller andre elementer du skanner, kopierer eller henter inn på PaperPort-skrivebordet. Tekstelementer er dokumenter som inneholder redigerbar tekst, for eksempel Word- (doc-filer), HTML- og Excel-filer, og som opprettes med tekstbehandlingsprogrammer eller annen tekstbasert programvare. Du kan raskt sende et element til et annet program uten å gå ut av PaperPortprogrammet. PaperPort støtter en rekke programmer, inkludert tekstbehandlingsprogrammer, regnearkprogrammer, telefaksprogrammer, e-postprogrammer, grafikkprogrammer, programmer for optisk tegngjenkjenning (OCR) og programmer for elektroniske tjenester. PaperPort inneholder en mappe kalt Prøver som inneholder eksempler på noen av de elementtypene du kan oppbevare på PaperPort-skrivebordet. Mapperuten Mappe -ruten inneholder en hierarkisk visning av PaperPort-mappene, lignende den som vises i Windows Utforsker. PaperPort installerer en PaperPort-mappe kalt Mine PaperPort-dokumenter i mappen Mine dokumenter. Hvis du bruker et flerbrukersystem, har hver bruker sin egen mappe for Mine PaperPort-dokumenter. 10 Bli kjent med PaperPort

11 Mappen Mine PaperPort-dokumenter inneholder flere undermapper med beskrivende navn som Artikler, Visittkort, Fotografier og Kvitteringer som illustrerer forskjellige måter å organisere PaperPort-elementer på. Mappen Prøver inneholder eksempeldokumenter og -bilder som forklarer hvordan du kommer i gang med PaperPort. Selv om du ikke kan fjerne Mine PaperPort-dokumenter fra mapperuten, kan du når som helst slette alle undermapper. Når du har samlet sammen dine egne PaperPort-elementer, trenger du ikke å lagre dem i mappen Mine PaperPortdokumenter. Du kan legge til andre lokale mapper og nettverksmapper i mappevisningen i PaperPort. Klikk på Mapper-knappen på kommandolinjen for å vise eller skjule mapperuten. PaperPort-miniatyrbilder En rask måte å finne PaperPort-elementer på, er å bla gjennom miniatyrbildene på PaperPort-skrivebordet. Et miniatyrbilde er en liten, grafisk representasjon av et dokument eller fotografi. Miniatyrbilder viser hva dokumentene inneholder uten å måtte åpne dem. Miniatyrbilder gjør det dessuten mulig å bla gjennom sidene i et dokument uten å åpne det. PaperPort viser store, tydelige miniatyrbilder av alle dokumenter og fotografier, inkludert følgende: Skannede sider og fotografier Fotografer fra et digitalt kamera Bildefiler i mange formater, for eksempel BMP, TIFF, JPEG og MAX PDF-bildeelementer Tekstelementer har generelt miniatyrbilder - viser bare dokumenttyp og elementnavn. Oppstartsveiledning for PaperPort 11

12 Hvert miniatyrbilde vises med et ikon som angir programmet det ble opprettet i eller er tilknyttet. Dermed er det lett å se og søke etter de ulike elementtypene på datamaskinen på en rask og praktisk måte. Klikk på et miniatyrbilde for å se bildeattributter. Et lite -ikon angir at attributtet for skrivebeskyttelse er innstilt for det aktuelle elementet. Et lite -ikon angir at det er knyttet merknader til bildet. Flersidige bildeelementer viser, slik at du kan bla gjennom sidene. Før du kan arbeide med et element, må du merke miniatyrbildet for elementet på PaperPort-skrivebordet. En rød strek rundt et element betyr at det er merket. Mens du arbeider med miniatyrbilder, kan du gjøre følgende: Dra et miniatyrbilde til et annet sted på PaperPort-skrivebordet Dra et miniatyrbilde til en mappe for å flytte elementet til denne mappen Dobbeltklikke på et miniatyrbilde for å vise elementet Trykke på Ctrl-tasten og dobbeltklikke på et miniatyrbilde for å åpne elementet i kildeprogrammet Høyreklikke på et miniatyrbilde for å vise elementets hurtigmeny Dra et miniatyrbilde til Send til-linjen for å sende en kopi av elementet til et annet program På samme måte som du organiserer og ordner dokumentene på det fysiske skrivebordet, kan du raskt omorganisere elementene på PaperPort-skrivebordet. Etter at et miniatyrbilde er valgt, kan du for eksempel flytte eller rotere det. Individuelle PaperPort- eller PDF-bildeelementer kan dessuten slås sammen til flersidige elementer på en enkel måte ved hjelp av miniatyrbilder på PaperPortskrivebordet. Denne funksjonen er nyttig som et organiseringsverktøy hvis du bruker en skanner som bare kan skanne en side som et separat element. 12 Bli kjent med PaperPort

13 Sidevisningsvinduet Sidevisningsvinduet gir mulighet til å se nærmere på elementene, rette på dem og legge til merknader. Du kan også forstørre eller forminske visningen for å gjøre det lettere å lese den. Hvis du vil vise et element i sidevisningsvinduet, dobbeltklikker du på et miniatyrbilde eller velger elementet og klikker på Side-knappen på kommandolinjen. Merknadsverktøy Bilderedigeringsverktøy Klikk på knappen for PaperPort-skrivebordet for å gå tilbake til skrivebordet når som helst. Oppstartsveiledning for PaperPort 13

14 Hente elementer Det er mange måter å hente bilder og dokumenter til PaperPort på, slik at du kan bruke PaperPorts verktøy for visning, redigering, merknader, OCR og filbehandling. Du kan for eksempel gjøre følgende: Skanne fotografier, sider og andre bilder på en skanningsenhet Legge til mapper som allerede inneholder bilder og dokumenter, i PaperPort Importere filer fra andre programmer på datamaskinen Skrive ut dokumenter fra andre programmer til PaperPort-skrivebordet Dra eller klippe ut og lime inn bilder og dokumenter fra Windows Utforsker eller andre programmer til PaperPort-skrivebordet Laste ned fotografer fra et digitalt kamera Skanne til PaperPort-skrivebordet PaperPort er utformet for å fungere med TWAIN- og WIA-kompatible skannere. Bruk Skann-ruten til å åpne skanneprogrammet for å hente bilder og dokumenter til PaperPort slik at du kan bruke PaperPort-funksjoner. Når skanningen er ferdig, ser du elementet på PaperPort-skrivebordet. Hvis din skanner ikke bruker en TWAIN- eller WIA-enhetsdriver, må du bruke det programmet som fulgte med skanneren, til å skanne elementer. Kopier eller flytt deretter de skannede elementene til PaperPort. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer om skanning. Med PaperPort er det lett å skanne sider som separate elementer eller som et flersidig element. 14 Hente elementer

15 Når du skal skanne og sortere dobbeltsidige sider på ADF-skanneren, snur du sidene når du blir bedt om det og klikker på Skann andre side. Sidene blir da automatisk skannet og sortert i riktig rekkefølge i PaperPort. Du kan også bruke en nettverksskanner med høy hastighet til å skanne elementer til en mappe i nettverket og deretter legge til mappen i PaperPort. Skrive ut til PaperPort Du kan hente inn elementer fra andre programmer ved å skrive dem ut til PaperPort-skrivebordet som PaperPort-bildeelementer (max-filer). Med denne funksjonen kan du raskt importere regneark, bilder, databasefiler, tekstbehandlingsfiler og andre filer til PaperPort som elementer på PaperPortskrivebordet. Du kan bruke funksjonen Skriv til PaperPort til å opprette utskriftsformaterte visninger av web-sider. Innfange web-sider Du kan bruke funksjonen Innfanging av web-side til å fange inn web-sider som PaperPort- eller PDF-bildeelementer på PaperPort-skrivebordet. Disse elementene fungerer som hensiktsmessige pekere til dine favorittområder på Internett. Etter at du har innfanget en web-side, kan du utføre en rekke handlinger. Du kan for eksempel vise siden lagre siden for arkiveringsformål gå til den faktiske web-siden på Internett (bare PaperPort-element) indeksere innholdet av innfangede web-sider Bruk funksjonen Skriv til PaperPort til å opprette utskriftsformaterte visninger av web-sider, som også kan legges til i SimpleSearch-indeksen for å basere søket på tekstinnhold. Oppstartsveiledning for PaperPort 15

16 Legge til PaperPort-mapper PaperPort har et brukervennlig arkiveringssystem for å organisere elementer og dele dem med andre. I mapperuten kan du gjøre følgende: Legge til eksisterende mapper på datamaskinen i mapperuten Opprette nye mapper, tilordnede nettverksstasjoner og mapper på eksterne enheter som er koblet til datamaskinen Som standard viser mapperuten et sett med mapper som hjelper deg med å komme i gang med PaperPort. Disse mappene kan du flytte eller slette hvis du vil. Du kan legge til mapper på datamaskinen i mapperuten, inkludert nettverksmapper og mapper på eksterne enheter som er koblet til datamaskinen. Dokumenter i disse mappene blir da tilgjengelige for bruk i PaperPort. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer om hvordan du legger til og bruker PaperPort-mapper. Importere filer Du kan bruke filimportfunksjonen til å hente en bildefil, for eksempel i PDF-, BMP-, JPEG- eller TIFF format, som er opprettet i et annet program, til PaperPort-skrivebordet. Den importerte bildefilen blir til et PaperPortbildeelement på PaperPort-skrivebordet. I tillegg til å bruke Importer-kommandoen, kan du også kopiere og lime inn eller dra og slippe dokumenter og bilder direkte på PaperPort-skrivebordet. Når du er ferdig, er det enkelt å konvertere filene til et annet format hvis du vil. Laste ned bilder fra et kamera Hvis du vil hente digitale fotografer til PaperPort-skrivebordet, kan du laste dem ned fra et TWAIN- eller WIA-kompatibelt kamera. Hvis ditt kamera ikke bruker en TWAIN- eller WIA-enhetsdriver, må du bruke kameraets fotonedlastingsprogram til å hente fotografier til datamaskinen og dra og slippe dem på PaperPort-skrivebordet. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer. 16 Hente elementer

17 Retusjere bilder Når du viser et bildeelement i sidevisningsvinduet, er det flere PaperPort-verktøy du kan bruke til å justere eller forbedre bildet. Du kan for eksempel rette opp en skannet side, gjøre et undereksponert fotografi som er for mørkt, lysere, justere fargene i et fargebilde, fjerne "støvflekker" fra en dokumentside eller gjøre uklare bilder skarpere. Du kan også rotere et element, fjerne spredte punkter, forbedre linjer, fjerne røde øyne og beskjære deler av et bilde. Bilderedigeringsverktøy Merk bilde Bruk merkeverktøyet til å merke den delen av et bilde du vil klippe ut, kopiere eller slette med kommandoer på Redigermenyen. Bruk det også til å merke en del av et bilde før du beskjærer det eller bruker verktøyet for å fjerne røde øyne. Roter et bilde Klikk på roteringsverktøyet for å rotere det merkede elementet 90 grader mot høyre. Rett opp et bilde Forbedre et bilde Gjør et bilde skarpere Noen ganger blir et dokument skjevt når det skannes. Du kan i så fall justere dette med verktøyene for å rette opp og rette opp automatisk. Med funksjonen Forbedre automatisk kan du justere lysstyrken, kontrasten, fargen eller sjatteringen i et bilde. PaperPort analyserer bildet og prøver å rette opp feil i det. Du kan justere bildet manuelt med forbedringsverktøyet. Velg Gjør skarpere-verktøyet for å justere skarpheten i et uskarpt bilde eller gjøre et skarpt bilde sløret for å oppnå en spesiell effekt. Oppstartsveiledning for PaperPort 17

18 Fjern røde øyne Fjern en del av et bilde Fjern spredte punkter Verktøyet for å fjerne røde øyne er nyttig når du vil fjerne røde øyne i bilder. Røde øyne oppstår når personer eller dyr blir fotografert under dårlige lysforhold eller ved bruk av blits. Når du vil lagre eller arbeide bare med en del av en side eller et bilde, kan du beskjære bildet eller viske ut den delen du ikke vil ha. Bruk merkeverktøyet til å angi den delen du vil beholde, og bruk deretter beskjæringsverktøyet til å fjerne resten. Velg viskelærverktøyet for å fjerne det området av bildet du drar pekeren over. Skannede bilder får noen ganger spredte punkter eller "flekker". Verktøyet for å fjerne spredte punkter finner og fjerner automatisk slike "urenheter" fra siden. Forbedre linjer Verktøyet for å forbedre linjer gjør linjene mørkere og kobler sammen brutte linjer i en tabell eller et skjema slik at de virker mørkere og rettere. Redigere flere bilder Muligheten til å behandle elementer som en gruppe, kalles ofte satsbehandling. PaperPort inneholder satsbehandlingsfunksjoner, slik at du raskt kan forbedre, endre eller rotere flere bildeelementer i én enkelt operasjon. Velg ett eller flere bildeelementer på skrivebordet. Pek deretter på Rediger sider på Element-menyen, og velg aktuell kommando. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer. 18 Retusjere bilder

19 Legge til merknader på sider PaperPort inneholder en gruppe med merknadsverktøy som du kan bruke til å sette inn merknader i skannede dokumenter, med informasjon du vil oppbevare sammen med det aktuelle dokumentet. I PDF- og PaperPort-bildefiler (max-filer) er det mulig å redigere merknader, hvilket innebærer at du kan flytte, endre eller fjerne dem, eller til og med redigere teksten i dem, når du vil. Når det gjelder andre typer bildeelementer, for eksempel JPEG-filer og Windows-punktgrafikkfiler, blir en merknad en permanent del av bildet når du lagrer elementet. PaperPort deaktiverer automatisk merknadsverktøyene for elementtyper som ikke håndterer merknader. Med PaperPorts merknadsverktøy kan du legge til merkelapper og tekst, utheve tekst, tegne streker og piler eller stemple et bilde på et bildeelement. Det er lett å sende et dokument med merknader til noen som ikke har PaperPort, ved å bruke PDF-bildeformatet. Mottakeren behøver bare å dobbeltklikke på e- postvedlegget de mottar fra deg. De vil da se dokumentet i Adobe Acrobat med merknadene intakt. Merknadsverktøy Du kan velge et merknadsverktøy på merknadsverktøylinjen når du viser et bildeelement i sidevisningsvinduet. Merk merknad Merkelapp Bruk dette verktøyet til å merke en merknad slik at du kan flytte den, klippe den ut, kopiere den eller endre størrelse på den på siden. Vil du lage en huskelapp til deg selv? Velg merkelappverktøyet og legg til en skalerbar merkelapp, som kan sammenlignes med en gul lapp du skriver på og fester på papirdokumenter. Tekst Det er enkelt å legge til en bildetekst med tekstverktøyet. Velg dette verktøyet hvis du vil legge til en tekstlinje med gjennomsiktig bakgrunn. Oppstartsveiledning for PaperPort 19

20 Utheving Skrible Bruk uthevingsverktøyet til å utheve et område i bildet, på samme måte som du ville bruke en merkepenn på papir. Skribleverktøyet brukes til å tegne streker eller merker på frihånd på siden. Pil eller strek Velg pil- eller strekverktøyet til å tegne rette streker, med eller uten pilhoder, på en side. Stempel Bruk stempelverktøyet til å lime inn et punktgrafikkbilde på siden, omtrent som når du bruker et gummistempel. Lagre elementer Når du har hentet PaperPort-mapper og elementene i dem, kan du gjøre følgende: Kopiere, flytte, omorganisere og gi nytt navn til mapper for å gruppere og organisere elementer på en bedre måte Fargekode mappene for å klassifisere dem eller gjøre det lettere å identifisere dem Dra og slippe elementer fra PaperPort-skrivebordet på en hvilken som helst mappe, og dra og slippe mapper på andre mapper Angi søkekriterier som gjør det enklere å søke etter elementene senere 20 Lagre elementer

21 Arbeide med PaperPort-mapper I dialogboksen PaperPort-mapper kan du legge til, fjerne, flytte eller endre navn på PaperPort-mapper. I mapperuten kan du dra og slippe, kopiere eller flytte undermapper med innhold til andre undermapper eller PaperPort-mapper, opprette og slette undermapper. Fargekode mapper Du kan endre fargen på et mappeikon til en farge som gjør det enklere å organisere elementene. Fargekoding er nyttig når du vil finne elementer raskt etter viktighet, basert på ditt eget fargevalg. Arbeide med elementer Nøkkelen til å organisere elementer i PaperPort er å lagre dem i riktige mapper. Du kan dra og slippe elementer fra én mappe til en annen, eller fra PaperPortskrivebordet og inn i ønsket mappe. Når du kopierer et element til et nytt sted, forblir originalelementet på det opprinnelige stedet. Navnet på hvert element vises under miniatyrbildet i miniatyrbildevisningen. I et flersidig element vises navnet under hvert enkelt sidenavn. Beskrivende navn gjør det lettere å finne et element. Oppstartsveiledning for PaperPort 21

22 Legge til søkekriterier i elementer Du kan tilordne elementegenskaper til PaperPort- og PDF-bildeelementer og deretter bruke egenskapene som søkekriterier for å søke etter elementer i PaperPort. 22 Lagre elementer

23 Søke etter elementer PaperPort inneholder funksjoner som hjelper deg med å søke etter PaperPortelementer. Du kan raskt finne et element ved å bla gjennom miniatyrbildene på PaperPort-skrivebordet. Hvis du har mange mapper og elementer, kan du bruke SimpleSearch, som er en kraftigere funksjon. SimpleSearch inneholder mange alternativer for å angi hvor det skal søkes og hva det skal søkes etter. Informasjonen du vil søke etter, kalles søkekriterier. Du kan søke etter elementer basert på elementegenskaper. Søke etter elementer basert på egenskaper Du kan søke etter alle typer elementer basert på elementnavn. Du kan søke etter PDF- og PaperPort-bildeelementer (max-filer) basert på elementegenskaper, for eksempel nøkkelord eller emne. Når du baserer søket på elementegenskaper, kan du angi kriterier som elementnavn, forfatter, merknader eller nøkkelord som er lagt til, tekst i merknader. Bruke Søk-ruten Bruk Søk-ruten til å angi søkekriterier og velge alternativer for å finne PaperPortelementer. Et filsøk er bare basert på elementegenskaper. Du skriver inn elementegenskapene i boksen Navn, forfatter, nøkkelord. Du skriver inn elementegenskapene i boksen Navn, forfatter, nøkkelord og tekstinnholdet i boksen inneholder teksten. SimpleSearch returnerer en liste over alle elementene som oppfyller de angitte søkekriteriene. Oppstartsveiledning for PaperPort 23

24 Dele filer PaperPort inneholder flere verktøy for å gjøre det lettere å dele filer, bilder og dokumenter med venner, kolleger og forretningsforbindelser. Disse verktøyene er bygd inn i programmet og er klare til bruk på verktøylinjer, menyer og kommandolinjer for rask tilgang når du trenger dem. PaperPort gjør det lett å dele elementer med andre. Du kan sende elementer som e-post ved å dra og slippe dem på e-postprogrammet ditt på Send til-linjen i PaperPort skanne eller konvertere elementer til PDF-format, det stadig populære fildelingsformatet som mange betrakter som bransjestandard for dokumentdistribusjon få LAN- eller WAN-tilgang til delte mapper ved å legge til mappene i PaperPort-mapperuten Oppsetting av en delt mappe på en server eller PC, som kan fungere som et sentralt oppbevaringssted for alle viktige forretningsdokumenter, er en enkel sak i PaperPort. Alle PaperPort-klienter kan kobles til denne mappen og bruke dokumentbehandlingsfunksjonene og papirhåndteringsverktøyet i PaperPort til å søke etter og bruke dokumenter øyeblikkelig. Videre kan du konvertere elementer til vanlige utdataformater for felles bruk i en rekke andre programmer, for eksempel Microsoft Word, Adobe Acrobat, Claris HomePage og Adobe Photoshop. På ScanSofts web-område finner du en fullstendig liste over alle programkoblinger som støttes. 24 Dele filer

25 Sende elementer til andre programmer Dra og slipp-funksjonen gjør åpning av filer i favorittprogrammene dine lekende lett. Det er bare å velge filen du vil ha, og dra og slippe den på programikonet på Send til-linjen nederst på PaperPort-skrivebordet. Vanlige kontoroppgaver, som å sende e-post og telefaks, er nå raskere enn noensinne. Send til-linjen gjør det enklere å bruke skannede dokumenter i andre programmer, ved å oversette dokumentet automatisk til en form som mottakerprogrammet kan forstå. Du kan for eksempel slippe et skannet bilde av et brev på Microsoft Wordkoblingen på Send til-linjen i PaperPort. PaperPort vil da registrere at programmet du prøver å åpne, trenger en tekstfil fremfor en bildefil. PaperPort kjører OCR-programmet automatisk og sender redigerbar tekst i stedet for en statisk bildefil til Word. E-postkobling MS Word-kobling PaperPort støtter en rekke programmer, inkludert tekstbehandlingsprogrammer, regnearkprogrammer, telefaksprogrammer, e-postprogrammer, grafikkprogrammer, programmer for optisk tegngjenkjenning (OCR) og programmer for elektroniske tjenester. Ikoner på Send til-linjen angir hvilke programmer du kan sende PaperPortelementer til. Disse programmene kalles ofte koblede programmer. Programkoblingene på Send til-linjen foretar eventuelt nødvendige konverteringer og inneholder alternativer for å sende elementer. Oppstartsveiledning for PaperPort 25

26 Justere Send til-alternativer Du kan justere Send til-alternativene for å angi hvordan du vil bruke et bestemt program på Send til-linjen. Du kan for eksempel angi hvilket filformat PaperPort skal lagre et element i. 26 Sende elementer til andre programmer

27 Tilpasse Send til-linjen Du kan endre visningen av programikonene på Send til-linjen på flere forskjellige måter. Du kan gjøre følgende: Legge til et program. Hvis et program på datamaskinen ikke vises på Send til-linjen, kan du legge det til på linjen ved hjelp av veiviseren for ny programkobling. Fjerne et programikon. Du kan også fjerne programikoner du sjelden bruker, fra Send til-linjen. Hvis du senere får bruk for dem, kan du legge dem til igjen. I tillegg kan du slette programikoner du har lagt til på Send til-linjen. Omorganisere programikoner. Hvis du ikke liker oppstillingen av programikonene på Send til-linjen, kan du flytte dem. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer. Sende elementer som e-postvedlegg PaperPort fungerer sammen med mange vanlige e-postprogrammer. Du sender et element som e-post ved å dra og slippe elementet på e- postprogrammet på Send til-linjen. E-postprogrammet starter, og PaperPort legger ved elementet i den nye e-postmeldingen. Bruk alternativene for e-postkobling til å angi filformat for vedlegg og andre alternativer. Det er en god regel å bruke et bransjestandardisert eller vanlig brukt filformat, for eksempel JPEG eller PDF, for e-postvedlegg. Oppstartsveiledning for PaperPort 27

28 JPEG er et vanlig brukt format for fotografier og enkeltsidige elementer. Dokumenter og flersidige elementer kan sendes som PDF- eller TIFF-filer. Mottakeren mottar meldingen og kan åpne vedlegget for å vise elementet. Se hjelpefunksjonen for PaperPort hvis du vil vite mer om hvordan du sender elementer som e-postvedlegg. Konvertere elementer I PaperPort kan du konvertere skannede dokumenter og tekstelementer til bildeformater og konvertere bilder tilbake til tekst. Konvertere elementer til bildeformater Du kan konvertere skannede dokumenter til bildeformater. Lagre som-kommandoen gjør det mulig å lagre bildeelementer i en rekke standard bildeformater, inkludert PDF, JPEG og TIFF, i tillegg til det opprinnelige PaperPort-bildeformatet (max-fil). Konvertere bilder til tekst Du kan konvertere et skannet dokument til tekst ved å dra miniatyrbildet til tekstbehandlingsprogrammet. PaperPort behandler automatisk det skannede dokumentet ved hjelp av det innebygde OCR-programmet, starter tekstbehandlingsprogrammet og laster inn den skannede teksten i et dokument, klart for redigering. I sidevisningsvinduet i PaperPort kan du også kopiere tekst fra en del av et bildeelement for bruk i et tekstredigerings-, tekstbehandlings- eller regnearkprogram. OCR-programmet behandler teksten og kopierer den til utklippstavlen i Windows. Åpne programmet der du vil sette inn teksten, og bruk Lim inn til å lime inn teksten i en fil. 28 Konvertere elementer