Referat ansattemøter Tilrettelagte tjenester

Referat ansattemøter Tilrettelagte tjenester 21.3.2017 Konstituert kommunalsjef Ragnhild Bakken og tjenesteområdeleder Mariann Sortland ønsket velkommen. Ragnhild presenterte utfordringsbildet: Økonomien til Lillehammer kommune er anstrengt og kravene til å holde budsjett er strenge. Vår økonomi henger sammen med både nasjonale og internasjonale forhold, og vi må i framtida regne med å få mindre penger i overføringer fra staten. Samtidig ser vi at demografien endrer seg; vi blir færre yrkesaktive, samtidig som vi får flere brukere. Mange av de nye brukerne har ulike og sammensatte behov, og vi er nødt til å utvikle oss og tilbudet vi gir i takt med etterspørselen. Vi skal gjøre endringer som skaper varige effekter og må jobbe langsiktig med omstillingsprosessene våre. Vi skal rigge oss for framtida. Kommunalsjefen poengterte at vi fortsatt skal gi gode tjenester, men det må skje innenfor de økonomiske rammene vi har. Og vi har noen økonomiske utfordringer for 2017 når det gjelder å holde budsjett. Her må vi finne tiltak for å få ned utgiftene. Om prosessen så langt: Gjennom budsjettarbeidet høsten 2016 har avdelingslederne jobbet sammen med TO-leder for å se på mulige tiltak. Involvering av ansatte har foregått via personalmøter på hvert enkelt sted. I tillegg har det vært en gjennomgang av tjenesteområdet Tilrettelagte tjenester utført av KS-Konsulent og det har vært gjort/pågår fortsatt en intern kartlegging. Spørsmålet man har søkt å finne svar på gjennom hele prosessen så langt er: Bruker vi ressursene våre optimalt? Det er lagt opp en foreløpig framdriftsplan. Dersom man skal få en effekt av tiltak i form av nye turnuser krever dette at bemanningsplaner er ferdig innen utgangen av april, nye turnuser godkjennes i juni og iverksettes 4. september. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud har meldt sin bekymring i forhold til det tempoet som det er lagt opp til når det gjelder prosessen. Innspillet tas med i det videre arbeidet. Personalprosessen: Hva skjer med de ansatte i en omstillingsprosess? Det er grunn til å tro at det vil bli endringer i arbeidssituasjon eller arbeidssted for noen ansatte i TO Tilrettelagte tjenester. HR-sjef Sidsel Brath orienterte om hvordan slike prosesser vanligvis foregår. Det har vært gjennomført store omstillingsprosesser i Lillehammer kommune før, senest i Helse og omsorg i fjor, og man kom da i mål uten oppsigelser. Vi har en arbeidsmiljølov som sier noe om hvordan ansatte skal bli håndtert i en omstillingsprosess. Arbeidsgiver samarbeider tett med de hovedtillitsvalgte i slike omstillingsprosesser. De som blir berørt, vil bli innkalt til en samtale. Denne samtalen vil mest sannsynlig foregå sammen med

nærmeste leder og en HR-representant. Her er det også mulig å ta med seg en tillitsvalgt eller en annen som man har tillit til og ønsker å ha med. Hensikten med en slik samtale er å kartlegge den ansattes kompetanse og interesser. Lillehammer kommune har retningslinjer i personalhåndboka som følges ved evt. overtallighet. Ved overtallighet vil arbeidsgiver først prøve å finne annet passende arbeid innenfor tjenesteområdet. Finner man ikke nytt arbeid der, vil man se på hele organisasjonen Lillehammer kommune. Dette vil i så fall skje i dialog med den ansatte og med hovedtillitsvalgte. Det finnes et eget omplasseringsutvalg i Lillehammer kommune som består av to hovedtillitsvalgte og to arbeidsgiverrepresentanter. Disse møtes én gang i uka og hit meldes alle ledige stillinger i organisasjonen. Generelle kommentarer, spørsmål og svar: (spørsmål/kommentarer står i strekpunkt, svarene i kursiv) - Det var mye snakk om riktig bruk av ressurser her. Jeg vil påpeke at trivsel på den enkelte arbeidsplass også er veldig viktig. Det er viktig å ivareta den. - Turnus må på plass før sommeren sier dere. Når får vi beskjed om hvor vi skal jobbe? Vi ønsker å vite det før sommeren, og det går fort! Dette går fort, det er riktig. Bemanningsplaner skal i følge nåværende framdriftsplan være ferdig innen utgangen av april, det betyr at da skal du få vite noe om din arbeidsplass/din arbeidssituasjon. For i mai skal vi ifølge denne framdriftsplanen begynne å jobbe med turnus. Vi har allerede fått innspill, blant annet fra hovedtillitsvalgte, om at dette går veldig fort. Vi tar med oss de innspillene videre. - Når skal kartleggingen av brukerbehov være ferdig? Vi setter i gang så snart som mulig, men ikke alle brukere skal kartlegges. - Er det lov å budsjettere med overtid? Vi kan ikke unngå overtid. Budsjettene er jo basert på forrige år, og det har vært overtid da. Så hvordan skal vi klare å ikke bruke noe på overtid i år? Det vi ser, er at noen områder over tid og over flere år, bruker mye på overtid og det er poenget med at vi ønsker å gå inn og se på dette. Noen ganger må man bruke overtid, da er man allerede i minus. Det betyr at vi også må ha tiltak som gir innsparing. Det er lov å sette av en post til overtid. Men det er ikke lov å planlegge med overtid. - Ser dere på hva andre kommuner har gjort, hva de gjør bedre? KS-K har nettopp gjennomført en kartlegging der vi sammenligner oss med andre kommuner, men den sammenligningen gjelder bare de med diagnosen psykisk utviklingshemming. Derfor har vi i tillegg satt i gang en egen kartlegging. Denne gjøres med interne ressurser, og her ser vi på hvordan vi har organisert oss og hvordan ressursene/personellet blir brukt.

- Hva blir grunnlaget for å legge en bemanningsplan i april? Vi må vel vente på ROS-analysene blant annet? ROS-analyser blir viktige på de områdene der man mener man kan gjøre nedtak. Da må vi se på hva slags risiko og hvilke konsekvenser dette vil gi og så blir det viktig å sette inn tiltak for å motvirke dette. - FO: Vi kan ikke se hvordan arbeidsgruppene skal kunne ha klart forslag til tiltak som vi kan drøfte på så kort tid, og det er denne problemstillingen vi også har tatt opp i dag. Vi undrer oss hvordan vi skal kunne ha noe å drøfte 31. mars. - Jeg sitter med et inntrykk av at dere egentlig har kommet litt lenger enn dere gir inntrykk av, at dere holder tilbake informasjon. Vi har ikke kommet lenger i prosessen. Men at vi har tenkt noen tanker; Ja, det har vi både i fht. hva vi kan se på og hva vi vil se på. Men det er viktig at arbeidsgruppene får jobbe med den videre prosessen. Og det kan hende vi må justere framdriftsplanen og at vi utsetter drøftingsmøtet med de hovedtillitsvalgte 31. mars. Basert på de innspillene vi har fått her i dag må vi sette oss ned og legge en plan for videre framdrift. - Skal denne prosessen kunne sørge for innsparing av alle de 7 mill, eller er det bare en del av dette? Målet har hele veien vært å holde budsjettet. Nå iverksetter vi tiltak så raskt vi kan, og så får vi se hvor langt vi kommer med det. Men bestillingen til alle ansvar er å holde budsjett. Vi har hele veien sagt at vi ikke skal ha noen «stunts», men klare å skape varige effekter. Nå setter vi i gang med noen tiltak. - Hva med sikkerheten for beboerne: Det er mye som kan skje. Ja, og derfor er det viktig at vi gjennomfører ROS-analyser, slik at vi kan sette inn tiltak der vi ser det blir nødvendig. - Hvis dere gjennomfører dette nå og ser det sparer penger, vil det bli mindre fokus på penger framover da? Kinkig spørsmål. Hvis dere husker begynnelsen av presentasjonen: Utfordringene med færre yrkesaktive, flere brukere og vekst i nye brukergrupper. Håpet er jo at vi får lagt et langvarig, strategisk løp en langsiktig plan, slik at vi klarer å møte utfordringene vi står overfor uten å måtte gjøre denne øvelsen hvert år. - Når dere nå skal kutte så mange stillinger; har dere kartlagt behovet for arbeidskraft ellers i kommunen? Foreløpig vet vi ikke om det blir overtallighet, vi har såpass mange vakante stillinger at det kan hende det løser seg med det. Så vi har ikke meldt inn til omplasseringsutvalget ennå. Da vi jobbet med Hjemmetjenesten og helsehuset i fjor visste vi heller ikke helt omfanget, men det vi sa var at når det lyses ut stillinger ulike steder i organisasjonen, samtidig som det pågår en omstillingsprosess/nedbemanning i ett tjenesteområde i kommunen, så kan det hende man må trekke den utlysningen hvis dersom det dukker opp en overtallig som kan ha krav på stillingen.

- Jeg sitter med puls og hjertebank, tenker at dette skal gå så fort. Vi begynner å bli kjempeslitne. Jobber hver tredje helg, men det går nesten ikke en helg uten at vi blir oppringt med spørsmål om vi kan jobbe. Håper det går, men er veldig skeptisk. Foreløpig er det denne framtidsplanen som gjelder, men vi tar med alle innspill og kommentarer. - Er det snakk om at de som jobber på dag skal inngå i kveldsarbeid? Det er noe av det som vil bli sett på, og er noe av det som ligger i punkt 5: styrke helheten, øke samarbeidet og bedre utnyttelse av kompetanse. Vi skal se på alt som har med dagtilbud og dagaktiviteter å gjøre. - Vi gir noen tjenester som ikke er lovpålagt, Lillehammer kommune har lagt seg litt over på enkelte områder f. eks når det gjelder fritidsaktiviteter. Er det snakk om at det vil bli nedskjæringer på sånne ting? Godt spørsmål, og viktig spørsmål. Fokuset nå har vært at det ikke skal være direkte kutt i tilbudet til den enkelte bruker. Men kanskje vi må se på hvert enkelt ansvar, og hvordan de organiserer dagen sin uten at det blir tjenestekutt av den grunn. - Hvem er det som kommer til å bestemme hvor jeg skal jobbe? Det blir avgjort gjennom den prosessen som settes i gang hvis det blir overtallighet. De aller fleste har i sitt ansettelsesbrev formuleringen «for tiden ansatt på» I det ligger at arbeidsgiver kan flytte arbeidstaker. Men uansett skal dette skje gjennom dialog. - Hva slags kriterier ligger til grunn ved overtallighet? Vi skal drøfte med de hovedtillitsvalgte. De vanligste er kompetanse og ansiennitet. Det er ikke alltid vi blir enige om hva som skal komme først eller vektes mest. Vi skal også se på utvelgelseskrets. Vi har ikke drøftet med hovedtillitsvalgte ennå, og årsaken til det er at vi først må se hvilket omfang det vil bli snakk om. Det er enklere å finne løsning for èn enn f. eks slik som i fjor i helse og omsorg - da det var snakk om 60 70 ansatte. FO: Det er viktig å holde fokuset på det arbeidet som skal skje i forkant av kriterier og overtallighet. Først må man se på hvilke oppgaver som skal utføres og så settes bemanningsplanene opp i forhold til det deretter ser man på evt. overtallighet. - Det er viktig at vi som jobber i tjenestene tar ansvaret med å komme med innspill og bidra til å finne gode løsninger, slik at vi gjør det vi kan for å kunne gi best mulig tjenester til brukerne. Vi må tørre å si ifra og gi beskjed til lederne våre om det som bekymrer oss, hva som kan være lurt, tenke litt nytt og være med å tenke hvordan vi kan finne løsninger. - Viktig at vi får informasjon fortløpende! - Innspill: Se på de teamene som følger brukerne på dagtid, der ligger det mye potensiale. Bemanning på dagtid er noe av det vi skal se på. I det ligger at vi skal se på Sysselsetting og de teamene du nevner. Det er mange ting som ligger på dagtid, og vi skal se på alle.

- Jeg håper ikke det blir slik at de ansatte blir borte sykemeldte eller slutter som følge av omstillingen. - Det er mange hjemmeboende som vi må ta vare på. Det er tenkt nye bofellesskap, er de tatt med i denne prosessen? Det ligger en sak til politisk behandling nå, som handler om bygging av flere boliger til funksjonshemmede. Men nybygg vil uansett ikke være ferdig før i 2018. - Fagteam: kan du gi et eksempel på hvem som kan være med der? Her er det snakk om omdisponering av personell. Det må jo være noen med kompetanse på å kartlegge og revurdere vedtak. Men mer kan jeg ikke si om det nå, fordi dette skal arbeidsgruppa få se på og jobbe videre med. - Er jo redd for kvaliteten når det nå skal gå så fort. Viktig at du sier det. Det kan hende vi ikke skal starte opp med alle sju prosessene med en gang, det kan være at vi må bruke mer tid på noen av disse arbeidsprosessene, nettopp for å sikre kvaliteten underveis. - Viktig å lære fra tidligere omorganiseringer. Ikke alt som fungerer bra etter omstillingen i Hjemmetjenesten. - Det er viktig å beholde det som faktisk fungerer det, ikke bare forandre på alt som er. Helt enig! En av de tingene vi har fokus på når vi skal gå inn i denne prosessen, er at vi skal ivareta den kompetansen som dere sitter på. Det er dere som sørger for gode tjenester hver eneste dag. Samtidig har vi en utfordring når det gjelder økonomi. Så vi vil kanskje bli utfordret på å gjøre ting på en annen måte. Også skal vi lære av hverandre, videreføre «best praksis». Omstilling trenger ikke å bety at en tjeneste blir ødelagt! - Hvem skal sitte i arbeidsgruppene? Plasstillitsvalgt, verneombud og leder for tjenesten. Arbeidsgruppene skal ledes av Ressursgruppa. Innspill kan gis til plasstillitsvalgt, verneombud eller avdelingsleder. Mariann avsluttet med å si at vi nå går inn i en fase der de ansatte må leve med usikkerhet i en periode. Slik er det i en prosess, fordi svarene på det alle lurer på hvem blir berørt, hvilke endringer vil komme de finnes ikke ennå. Den videre prosessen vil føre fram til disse avklaringene. Hun lovte jevnlig informasjon per e-post og ba ellers alle om å følge oppfordringen som ble gitt av en av de ansatte tidligere: kom med innspill. Bruk plasstillitsvalgte, verneombud og avdelingslederne. Ellers vil involvering bli ivaretatt på systemnivå gjennom hovedtillitsvalgte og i de ulike arbeidsgruppene. Referenter: Karianne Sviggum og Jorun Duenger