Representantskapets medlemmer og varamedlemmer (kopi til ledere for interkommunale selskap) Innkalling til Representantskapsmøte for interkommunale ordninger Tidspunkt: Onsdag 0.5.05 kl. 0900 300 Lunsj kl. 030 Sted: Kommunestyresalen, Nord-Fron kommune Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Forfall meldes til den enkeltes kommunes sekretariat, som innkaller vara (kopi til Torild S. Weikle). Av hensyn til matbestilling ber vi om at representanter fra de ulike interkommunale selskapene gir tilbakemelding om deltakelse på møtet til tsw@nord-fron.kommune.no
Sakliste: Nr Sak Sak Side Vedlegg 00 Godkjenning av protokoll fra møte 5.0.4. 0 0 0/05 0/05 Fron Badeland - Årsmelding for 04 - Regnskap for 04 03 04 0/05 0/05 Fron kulturskole - Årsmelding for 04 - Regnskap for 04 05 06 0/05 0/05 Midt-Gudbrandsdal Barnevernskontor (MGBV) - Årsberetning 04 - Rekneskap 04 07 08 09 0/05 0/05 03/05 Midt-Gudbrandsdal Regnskaps- og skatteoppkreverkontor (MGRS) - Årsberetning 04 - Regnskap for 04 - Budsjett 06: Vederlag fra interkommunale m.fl. 0 0 0/05 0/05 Midt-Gudbrandsdal landbrukskontor (MGL) - Årsmelding 04 - Regnskap 04 0/05 Generelle saker - Prinsipper for fastsettelse av vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale selskapene til vertskommunen. 3 0/05 Regionrådet for Midt-Gudbrandsdal (RMG) - Orientering om regnskap 04 4 5 0/05 0/05 Ung i Midtdalen (UIM) - Årsrapport 04 - Regnskap 04 6 7 0/05 0/05 Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdalen - Årsmelding 04 - Regnskap 04 8 9 0/05 0/05 Midt-Gudbrandsdal Pedagogisk-Psykologisk Rådgjevingsteneste (MGPP) - Årsmelding 04 - Rekneskap 04 0 Side
0 0/05 0/05 03/05 Frya RA - Årsmelding 04 - Regnskap 04 - Gjennomføring 3. byggetrinn 3 3 4 5 0/05 0/05 03/05 Midt-Gudbrandsdal Brannvesen (MGB) - Regnskap 04 og disponering av mindreforbruk - Årsberetning 04 - Orienteringer 3 0 6 7 8 9 30 3 3 0/05 0/05 03/05 04/05 05/05 06/05 07/05 Midt-Gudbrandsdal Renovasjonsselskap (MGR) - Regnskap 04 - Årsmelding 04 - Mjøsanlegget AS. Aksjonæravtale, vedtekter, repr.til styret. - Orienteringssak: Renovasjonsordning for campingvogner og utleiehytter - Bygging av nytt administrasjonsbygg. Finansiering. - Avfallssamarbeid i Gudbrandsdalen - Etablering av AS for næringsvirksomhet (-)?? Vinstra.5.5 Administrasjonssjef Side 3
Representantskapssak /5 Generelle saker sak 0/05: Prinsipper for fastsettelse av vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale selskapene til vertskommunen. Vedlegg:. Eksempel på utregning av samlet vederlag til vertskommune fra de interkommunale selskapene. Bakgrunn: De interkommunale selskapene betaler vederlag til vertskommunen for husleie og administrative kostnader. Det har vært noe ulike praksis kommunene i mellom for beregning av disse kostnadene. Økonomiavdelingene i kommunene (Jan Magne Langseth, Erik Bakken, Torild S. Weikle) har derfor i fellesskap utarbeidet et forslag som kan gi grunnlag for lik praksis framover. Rådmannens vurdering: I gjennomgangen har det vært tatt utgangspunkt i dagens praksis og kostnader, og endringene som blir foreslått innebærer ikke vesentlige økninger/reduksjoner i kostnader i forhold til dagens ordning. Forslaget bygger på prinsipper i utredning foretatt i 005 (Arne Strand-utredningen), med noen forenklinger og tilpasninger. Det blir med bakgrunn i gjennomgangen foreslått følgende satser og fordelingsnøkler: Område Fordelingsnøkkel Sats for budsjett 06 Regnskap/innfordring* Antall bilag Kr. 00 pr. bilag Lønn/personalarbeid Antall fast ansatte med stilling større Kr. 5.000 pr. ansatt enn 0% Antall lønnsoppgaver Kr. 356 pr. oppgave IKT Antall årsverk Kr..000 pr.årsverk Fakturering/ Antall fakturaer Kr. 8,90 pr. faktura søknadsbehandling** Husleie Antall kvm.kontor Kr. 859 pr.kvm. Antall kvm.tekn.rom/lager Kr. 594 pr.kvm. FDV kontor Kr. 58 pr.kvm. FDV tekn.rom/lager Kr. 404 pr.kvm. * Midt-Gudbrandsdal regnskapskontor beregner årlig sats for de interkommunale ordningene Sør-Fron og Ringebu er vertskommune for, slik at satsen her gjelder kun for ordninger der Nord-Fron er vertskommune. ** Midt-Gudbrandsdal brannvesen har egne satser. Leie for garasje til Midt-Gudbrandsdal brannvesen er regulert i egen avtale. Det blir foreslått at satsene blir justert årlig i forbindelse med fastsettelse av budsjettet for det enkelte selskap, og at satsene blir regulert i forhold til konsumprisindeks pr. mai (for budsjett 06 vil det innebære regulering av satsene med KPI pr. mai 05). Videre blir det foreslått at regnskap føres i tråd med budsjett når det gjelder disse kostnadene/vederlagene. Side 8
Fordelingsnøkler og satser bør innarbeides i avtalene for det enkelte selskap slik at avtalene revideres pr...06. Administrasjonssjefen legger saka fram for representantskapet med slik INNSTILLING:. Representantskapet vedtar følgende satser og fordelingsnøkler for beregning av husleie og administrative kostnader til vertskommunen fra det enkelte interkommunale selskap: Område Fordelingsnøkkel Sats Regnskap/ Antall bilag Kr.00 pr. bilag innfordring Lønn/ Antall fast ansatte med stilling større Kr. 5.000 pr. ansatt personalarbeid enn 0% Antall lønnsoppgaver Kr. 356 pr. oppgave IKT Antall årsverk Kr..000 pr.årsverk Fakturering/ Antall fakturaer Kr. 8,90 pr. faktura søknadsbehandling Husleie Antall kvm.kontor Kr.859 pr.kvm. Antall kvm.tekn.rom/lager Kr.594 pr.kvm. FDV kontor Kr.58 pr.kvm. FDV tekn.rom/lager Kr.404 pr.kvm.. Vedtatte satser justeres for budsjett 06 med konsumprisindeks (KPI) pr. mai 05. Satsene justeres videre årlig med konsumprisindeks pr. mai slik at nye satser legges til grunn ved utarbeidelse av selskapenes budsjett (dvs. at for budsjett 07 justeres satser med KPI pr. mai 06). Regnskap føres i tråd med budsjett. 3. Fordelingsnøkler og satser innarbeides i avtalene for det enkelte selskap slik at avtalene revideres pr...06. Vinstra 8.5.04 Administrasjonssjef Side 9
Representantskapssak 3/5 Sak 0/5: Orientering: Regnskap 04 for Regionrådet i Midt-Gudbrandsdal Vedlegg:. Behandling av regnskap 04 for sekretariatet, sak 4/5 i Regionrådet for Midt- Gudbrandsdal.. Behandling av regnskap 04 for partnerskapsmidler, sak 4/5 i Regionrådet for Midt- Gudbrandsdal. Orientering: Regionrådet for Midt-Gudbrandsdal behandlet regnskapet for sekretariatet og for partnerskapsmidler i 04 på møte 6..05. Sakene blir lagt fram for representantskapet til orientering. INNSTILLING:. Representantskapet tar Regionrådets behandling av regnskap for sekretariatet og partnerskapsmidler for 04 til orientering. Vinstra 8.5.04 Administrasjonssjef Side 0
Representantskapssak 4/5 Sak /5. Årsrapport for Ung i Midtdalen (UiM) 04 Vedlegg:. Årsrapport for Nord-Fron kommune, virksomhetsområde Kultur, regionalt ungdomsarbeid. Grunnlag for årsmelding årsrapport UiM Bakgrunn for saken: Ung i Midtdalen (UiM) er et interkommunalt selskap som kommunene Nord-Fron-, Sør-Fronog Ringebu kommune står bak. Selskapet ble etablert den 0.0.0. Før dette var UiM et prosjekt i regi av Regionrådet for Midt-Gudbrandsdalen(RMG). Nord-Fron kommune er vertskommune og administrasjonssjefen er administrativ leder for UiM. UiM er fullt ut underlagt vertskommunen og de reglene som gjelder i denne. Vertskommunen har arbeidsgiveransvar. Eierkommunene er ansvarlige for økonomiske tilskudd til UiM sammen med Oppland Fylkeskommune(OFK). Faglig forum for UiM er orientert om årsmelding 04 i møte den 4. mars 05. Rådmannsledelsen sin vurdering: UiM sin årsmelding er integrert i Nord-Fron kommune sin årsrapport. Kommunestyret i Nord- Fron vedtok «Årsrapport og årsberetning for 04 for Nord-Fron kommune» i møte den 7. april 05 sak 45/5. Administrasjonssjefen legg saka fram for representantskapet med slik: INNSTILLING:. Representantskapet tek årsmelding til orientering. Vinstra, 4. mai 05 administrasjonssjef Side
Representantskapssak 5/5 Sak /5. Regnskap for Ung i Midtdalen (UiM) 05. Vedlegg:. Regnskap for Ung i Midtdalen for 04.. Revisjonsberetning for 04. Bakgrunn for saka: Ung i Midtdalen (UiM) er et interkommunalt selskap som kommunene Nord-Fron-, Sør-Fronog Ringebu kommune står bak. Selskapet ble etablert den 0.0.0. Før dette var UiM et prosjekt i regi av Regionrådet for Midt-Gudbrandsdalen(RMG). Nord-Fron kommune er vertskommune og administrasjonssjefen er administrativ leder for UiM. UiM er fullt ut underlagt vertskommunen og de reglene som gjelder i denne. Vertskommunen har arbeidsgiveransvar. Eierkommunene er ansvarlige for økonomiske tilskudd til drift av UiM sammen med Oppland Fylkeskommune (OFK). Kommentarer til regnskapet for 04: I budsjett for 04 var det fra Sør-Fron kommune satt av kr 0 583 til UiM. Regnskapet for 04 viser et forbruk for Sør-Fron kommune på kr 97 059. Dette gir et mindreforbruk på kr 4.54. Dette beløpet er tilbakeført til Sør-Fron kommune i 05. I budsjett for 04 var det fra Ringebu kommune satt av kr 43 036 til UiM. Regnskapet for 04 viser et forbruk for Ringebu kommune på kr 33 456. Dette gir et mindreforbruk på kr 9 580. Dette beløpet er tilbakeført til Ringebu kommune i 05. I budsjett for 04 var det fra Nord-Fron kommune satt av kr 85 38 til UiM. Regnskapet for 04 viser et forbruk for Nord-Fron kommune på kr 73 897. Dette gir et mindreforbruk på kr 484. Oppland fylkeskommune har for 04 satt av kr 350 000 til UiM, og RMG kr 335 000. Midlene fra RMG var øremerkede til aktiviteter, ikke drift. Faglig forum for UiM er orientert om regnskapet for 04 på møte den 4. mars 05. Rådmannsleiinga si vurdering: UiM sitt regnskap er fullt integrert i Nord-Fron kommunes regnskap. Nord-Fron kommune sitt regnskap ble godkjent av kommunestyret i Nord-Fron i møte den 7. april 05, sak 44/5. Administrasjonssjefen legger saken fram for representantskapet med slik: Side
INNSTILLING: ) Regnskapet for UiM hadde slik fordeling av kostnadene mellom eierkommunene i 04: a) Sør-Fron kommune kr 97 059. Dette er et mindreforbruk på kr 4.54. Beløpet er tilbakeført til Sør-Fron kommune i 05. b) Ringebu kommune kr 33 456. Dette er et mindreforbruk på kr 9 580. Beløpet er tilbakeført til Ringebu kommune i 05. c) Nord-Fron kommune kr 73 897. Dette gir et mindreforbruk på kr 484. ) Representantskapet godkjenner UiM sitt regnskap for 04. Vinstra, 5. mai 05 Administrasjonssjef Side 3
Representantskapssak 6/5 Sak 0/5. Årsmelding for Geodatasamarbeidet 04 Vedlegg:. Årsmelding for Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal 04 Bakgrunn for saka: Geodata-samarbeidet for Midt-Gudbrandsdal er et samarbeid mellom kommunene Ringebu, Sør-Fron og Nord-Fron. Samarbeidet er administrert av Nord-Fron kommune. Ordningen omfatter alt av kartarbeid. Rådmannsledelsens vurdering: Administrasjonen av samarbeidet er lagt inn under virksomhetsområdet Areal og næring i Nord-Fron. I henhold til vedtak om budsjett 04 ble Svein Jetlund ansatt i 00 % stilling fra august 04. Stillingen er kun belastet med 60% i 04 da Jetlund er innvilget 0% omsorgspermisjon og utleid til Ringebu kommune i 0% stilling. Arbeidet i 04 har bestått mye av opprydding og oppdatering i serverparken foruten bistand til de tre kommunene. Se mer beskrivelse i vedlagte årsmelding. Administrasjonssjefen legg saka fram for representantskapet med slik INNSTILLING:. Representantskapet tar årsmelding for Geodatasamarbeidet i 04 til orientering. Vinstra, 06.05.5 administrasjonssjef Side 4
Representantskapssak 7/5 SAK 0/5 Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal 04 Rekneskap Vedlegg:. Revisjonsberetning for Nord-Fron kommune Bakgrunn for saka: Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal er ei interkommunal ordning som har eksistert sidan 005. Nord-Fron er vertskommune og administrasjonssjefen er administrativ leiar for ordninga. Samarbeidskommunane er ansvarlege for økonomisk tilskot til ordninga. Kostnadsfordelinga som har vore brukt sidan starten på samarbeidet i 005 baserer seg på at halvparten blir fordelt likt, medan andre halvparten blir fordelt etter folketal (justert pr. 0.0.009). Ein har da ei slik fordeling av kostnadane: Nord-Fron 38.% Ringebu 33.5% Sør-Fron 8.4% Geodatasamarbeidet 04 nettokostnader pr kommune: SUM Ringebu Sør-Fron Nord-Fron Lønnskostnader 6 097 87 80 74 436 99 859 Vedlikehald GISLINE 60 09 07 730 76 06 36 54 Vedlikehald KOMTEK 89 640 63 59 53 858 7 53 Kjøp av programvare 6 63 0 490 7 370 3 303 UMS-varsling Ringebu 3 540 3 540 Øvrige IKT-kostnader 34 464 9 79 3 038 Kursutgifter 673 895 759 08 Mat/servering 73 9 78 04 Velferdstiltak 8 000 680 7 3 048 Sum 0 698 47 3 334 597 448 878 Tilsvarande kostnader 03 308 9 464 400 356 479 488 033 Tilsvarande kostnader 0 37 889 386 998 34 583 46 307 Side 5
Kommentarar til utgifter for 04: Utgiftene er samla sett noko lågare enn i 03. Dette skuldast i hovudsak utgifter til konsulenttenester og kjøp av programvare. Vedlikehaldskostnadene har auka. Dette skuldast både auka kostnad pr lisens og fleire lisensar pga innkjøp av nye modular i 03. Utgiftsnivået er samla sett lågare enn budsjettert for 04. Dette skuldast mindre lønnskostnader da koordinatorstillinga stod ledig delar av året. Rådmannsleiinga si vurdering: Geodatasamarbeidet sin rekneskap integrert i Nord-Fron kommune sin rekneskap. Nord- Fron kommune sin rekneskap vart godkjent av kommunestyret i Nord-Fron kommune i møte 7.04.05. Administrasjonssjefen legg saka fram for representantskapet for Geodatasamarbeidet i Midt- Gudbrandsdal med slik innstilling: INNSTILLING:. Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal hadde slik fordeling av kostnadar i 04: Ringebu kommune kr. 47.3, Sør-Fron kommune kr. 334.597 og Nord-Fron kommune 448.878.. Representantskapet godkjenner rekneskapet for 04 for Geodatasamarbeidet i Midt- Gudbrandsdal. Vinstra, 06.05.5 administrasjonssjef Side 6