Hyllestad kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Hyllestad kontrollutval Møtested: Formannskapssalen Dato: 30.05.2017 Tid: Kl. 12:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Rådmannen i sak 19 21 Revisor i sak 19-21 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: 975 81 418) Sakliste Sak nr. Sakstittel 17/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 18/17 Skriv og meldingar 19/17 Fleirbrukshall - uttale 20/17 Tinging av forvaltningsrevisjon 2017 21/17 Prosjektrekneskap Tilbygg Barnehage 22/17 Oppfølgingsliste 3-2017 23/17 Eventuelt Med helsing Svein Arild Dale Leiar
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 17/17 Hyllestad kontrollutval 30.05.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 18/17 Hyllestad kontrollutval 30.05.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 19/17 Hyllestad kontrollutval 30.05.2017 Arkiv FE - 610 Sakshandsamar Arnar Helgheim Fleirbrukshall - uttale Vedlegg i saka: 03.05.2017 Oppfølging Kontrollutval 10.05.2017 SV: Oppfølging Kontrollutval 26.04.2017 Til uttale seinast 19.5.17: Fleirbrukshall Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet tek informasjonen i saka til vitande. Informasjonen vert teken med i sak om val av forvaltningsrevisjonar. Saksutgreiing: Saka er ei oppfølging av sak 12/17 den 25.4.17, der kontrollutvalet gjorde følgjande vedtak: Informasjonen vert teken til orientering med fyljande merknadar: 1. Kontrollutvalet har førespurt administrasjonen om å få seg førelagt avtaledokument med Sæle AS. Dette er ikkje motteke, kun tilbodsdokument. 2. Kommunestyrevedtak som kontrollutvalet har fått seg førelagt som føresetnad for anbodsutlysing viser til ei råme på 52 mill. for prosjektet inkl. symjehall. Anbodsdokumenta viser ei råme på 52 mill, med symjehall som opsjon. Framlegget vert sendt til rådmannen for uttale. Kontrollutvalsmøte den 13. juni vert flytta til 30. mai for ny handsaming av saka. Sekretariatet har sendt vedtaket til rådmannen som har kome med følgjande uttale:
Etter telefonsamtale med rådmannen den 10.5., fekk vi eit tillegg med presiseringar til punkt 1:
Sekretariatet rår til at kontrollutvalet følgjer opp informasjonen ved å velje ein forvaltningsrevisjon om prosjektstyring og innkjøp. Dette vil etter vår meining gi kontrollutvalet eit godt dokumentert grunnlag for tilrådingar til kommunestyret. Eit revisjonsprosjekt retta mot prosjektstyring og innkjøp samsvarar også godt med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vi syner til eiga sak om val av forvaltningsrevisjon i dette møtet.
Fra: Bente Nesse Sendt: 2. mai 2017 10:41 Til: Arnar Helgheim Emne: Oppfølging Kontrollutval Hei Syner til møtebok frå Kontrollutvalsmøte den 25.april. 1. Kontrollutvalet har førespurt administrasjonen om å få seg førelagt avtaledokument med Sæle AS. Dette er ikkje motteke, kun tilbodsdokument. 2. Kommunestyrevedtak som kontrollutvalet har fått seg førelagt som føresetnad for anbodsutlysing viser til ei råme på 52 mill. for prosjektet inkl. symjehall. Anbodsdokumenta viser ei råme på 52 mill, med symjehall som opsjon Pkt 1. Vi meiner forskrift om Offentlige anskaffelser (FOA) er fulgt. Dette var ein konkurranse utan kunngjeringsplikt. (og uner terskelverdi som då var kr 500 000) Kommunen gjekk ut og inviterte 3 leverandørar om å gje pris. Dette er for å skape konkurranse soleis er intensjonen i lova fulgt. Basert på innkomne tilbod vart det gjort tildeling til Sæle AS. og Dette er fortrulege dokument. Det er også sjekka med innkjøpsavdelinga i slikt innkjøp skal gjerast.. Flora kommune som stadfestar vår oppfatning av korleis eit Pkt 2. Sjå pkt 2 i vedtak frå k-styre den 21.januar 2016. Der står: kommunestyre legg til grunn ein kostnad kr 52 mill som inneber at ein kjem attende til spørsmålet om bygging av symjehall. Dette må tolkast som at ramme for prosjektet vert 52 mill og ein skal komme attende til om ein skal bygge symjehall. KOMM-16/003 Vedtak: 1. Kommunestyret går vidare med utbyggingsprosjekt knytt til skulen med fyljande innhald: a. Idretten sine behov - idrettshall,bogeskyting,biljard,styrke/spinning. b. Skulen sine behov - kommunestyret ber oppvekstsektoren om å presisere sine behov for grupperom,kontorarbeidsplassar og spesialrom. Dette må vuderast opp mot fallande elevtal framover. Kommunestyret godkjenner dette rombehovet. 2. Kommunestyret legg til grun ein kostnad kr 52 mill som inneber at ein kjem attende til spørsmålet om bygging av symjehall. 3. Kommunestyret ber prosjektgruppa vudere ein ordiner anbodsprosess i staden for "leverandørutviklingsprosjekt" 4. Kommunestyret ber rådmannen legge fram ei vudering av kapital og driftskostnader med tanke på tilpassing til økonomiplan og budsjett før endeleg vedtak på prosjektet. 5. Kommunestyret ber rådmannen ta kontakt med lag og organisasjonar med sikte på å få på plass mest mogeleg bindande avtalar med tanke på deltaking i drifta.
Med helsing Bente Nesse Rådmann Hyllestad kommune Mob.nr: 90064592, direkte kontor 57789503 E-post: bente.nesse@hyllestad.kommune.no <mailto:bente.nesse@hyllestad.kommune.no> www.hyllestad.kommune.no <http://www.hyllestad.kommune.no>
Fra: Bente Nesse Sendt: 10. mai 2017 11:29 Til: Arnar Helgheim Emne: SV: Oppfølging Kontrollutval Hei igjen. Syner til telefonsamtale og sender ny forklaring på pkt 1 dersom det i e-post av 2.mai kan mistolkast. Kjøp av prosjektleiarassistanse til plan- og utviklingssjefen ifm. anbudsskonkurransen var eit kjøp som låg godt under terskelverdien for kunngjering i Doffin. For å sikre tilstrekkeleg konkurranse, slik LOA/FOA legg opp til, vart 3-4 firma som erfaringsmessig tilbyr slike tenester invitert til å kome med sine tilbod basert på eit konkurransegrunnlag vi hadde utarbeidt. Sæle As hadde det beste tilbodet og fekk tildeling. Som kontrakt inngår følgjande skriftlege dokument. 1. Vårt konkurransegrunnlag. 2. Tilbod frå Sæle As (basert på konkurransegrunnlaget). 3. Vår tildeling og melding om aksept. Ytterligare dokument, td. eit sjølvstendig avtaledokument med dei 3 andre dokumenta som underbilag, er ikkje turvande eller vanleg i slike konkurransar. Med helsing Bente Nesse Rådmann Hyllestad kommune Mob.nr: 90064592, direkte kontor 57789503 E-post: bente.nesse@hyllestad.kommune.no <mailto:bente.nesse@hyllestad.kommune.no> www.hyllestad.kommune.no <http://www.hyllestad.kommune.no>
Fra: Arnar Helgheim Sendt: 26. april 2017 09:15 Til: 'Bente Nesse' Emne: Til uttale seinast 19.5.17: Fleirbrukshall Hei Eg viser til sak 12/17 i kontrollutvalet sitt møte i 25. april. Kontrollutvalet gjorde følgjande vedtak: Informasjonen vert teken til orientering med fyljande merknadar: 1. Kontrollutvalet har førespurt administrasjonen om å få seg førelagt avtaledokument med Sæle AS. Dette er ikkje motteke, kun tilbodsdokument. 2. Kommunestyrevedtak som kontrollutvalet har fått seg førelagt som føresetnad for anbodsutlysing viser til ei råme på 52 mill. for prosjektet inkl. symjehall. Anbodsdokumenta viser ei råme på 52 mill, med symjehall som opsjon. Framlegget vert sendt til rådmannen for uttale. Kontrollutvalsmøte den 13. juni vert flytta til 30. mai for ny handsaming av saka. For å rekke utsending til møte den 30. mai, treng eg uttale hit seinast 19.5.17. Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar SEKOM-sekretariat Sekretariat for kontrollutvala i 15 kommunar: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen Gulen, Hyllestad, Hornindal, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Mobil: +47 975 81 418 Tlf arbeid: 57 61 27 84 ah@sekom.no <mailto:ah@sekom.no> Hafstadvegen 42 6800 Førde
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 20/17 Hyllestad kontrollutval 30.05.2017 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Arnar Helgheim Tinging av forvaltningsrevisjon 2017 Vedlegg i saka: 06.12.2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - vedteken av kommunestyret 30.6.16 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om «Investeringsprosjekt med fokus på innkjøp» hjå KRYSS Revisjon. Hovudproblemstilling: Gjennomfører kommunen investeringsprosjekt på ein tilfredstillande måte? Underproblemstillingar: Har kommunen styringsdokument for prosjektgjennomføring? Vert desse følgde? Vert anbodsprosessar gjennomført i samsvar med lov, regelverk og politiske vedtak? Har kommunen styringsdokument for undervegsrapportering til politisk nivå? Vert desse følgde? Har kommunen styringsdokument for avslutting av prosjekt? Vert desse følgde? Frist for prosjektplan: 23.8.17. Frist for rapport: 1.4.18. Saksutgreiing: Prioritering i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll:
Sekretariatet viser også til sak om eventuell uttale om fleirbrukshall. Vi meiner det er ei god løysing om kontrollutvalet vel ein revisjon med element frå prosjekta «Innkjøpsområdet» og «Prosjektstyring i byggeprosjekt». På denne måten, følgjer utvalet opp spørsmål og usikkerheit om arbeidet med eit konkret prosjekt med ein gjennomgang på breiare grunnlag. Utvalet får i så fall eit godt dokumentert grunnlag for tilrådingar til kommunestyret. Kontrollutvalet har heimel frå kommunestyret til å gjere slike tilpassingar. Klipp frå planen med mogelege problemstillingar: Framlegg frå sekretariatet til forvaltningsrevisjonsprosjekt med hovudproblemstilling og underproblemstillingar: Investeringsprosjekt med fokus på innkjøp Hovudproblemstilling: Gjennomfører kommunen investeringsprosjekt på ein tilfredstillande måte? Underproblemstillingar: Har kommunen styringsdokument for prosjektgjennomføring? Vert desse følgde? Vert anbodsprosessar gjennomført i samsvar med lov, regelverk og politiske vedtak? Har kommunen styringsdokument for undervegsrapportering til politisk nivå? Vert desse følgde? Har kommunen styringsdokument for avslutting av prosjekt? Vert desse følgde?
Hyllestad kommune Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedteke i kommunestyresak 64/16 den 30.6.16
Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda. Utvalet sine oppgåver kan forenkla delast i tre område: Rekneskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kommunelova 76 slår fast at kommunestyret har det øvste tilsynet med den kommunale forvaltninga. I 77 får kontrollutvalet ansvaret for det løpande tilsynet på kommunestyret sine vegner. Utvalet rapporterer direkte til kommunestyret. SEKOM-sekretariat er eit interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27 og er sekretariat for kontrollutvala i 15 kommunar. Sakliste, møtebok og anna aktuell informasjon er tilgjengeleg på sekretariatet sine nettsider: www.sekom.no. Møta i kontrollutvalet er opne etter same reglar som andre folkevalde organ. Obligatoriske planar Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, skal utvalet utarbeide planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planane vert vedtekne av kommunestyret, og skal vise dei prosjekta som utvalet planegg å gjennomføre i 4- årsperioden. Dette dokumentet er ein felles plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Siktemålet er å legge gode føringar for kontrollutvalet sitt arbeid i inneverande valperiode. Utdrag frå forskrifta med krav til planar: 10.Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.. 13.Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for 2
gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon I kommunelova 77, er forvaltningsrevisjon definert som:..systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv, har 7 meir om innhaldet i forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Selskapskontroll Kommunelova 77, nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kommunelova 80, 1. ledd: I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, har meir omtale av selskapskontroll: 3
Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontroll kan delast i 3 delar: Selskapskontroll (Kommunelova 77 nr 5) Prosjektområde Eigarskapskontroll Kontroll med forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser. Forvaltningsrevisjon Systematiske vurderingar ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar (sjå«kva er forvaltningsrevisjon?»). Undersøkingar Kommunelova 80 gir heimel for at kontrollutvalet og revisor kan gjere undersøkingar. Obligatorisk Valfri Valfri Det er ikkje avgrensingar verken organisatorisk eller elles på kva område i den kommunale drifta som kontrollutvalet kan føre tilsyn med. I arbeidet med prioritering av prosjekt, har sekretariatet utgreia kort om dei områda som kontrollutvalet sjølve valde ut ved handsaming av overordna analyse (sjå saksutgreiinga). Endeleg formulering vert gjort i eiga sak ved formelt val og tinging av prosjektet. Målsetjinga er gjennomsnittleg eitt revisjonsprosjekt frå denne planen pr år. Med andre ord 4 prosjekt i valperioden. I tillegg til dei prosjekta som vert gjennomført som formell forvaltningsrevisjon etter gjeldande standard, kan kontrollutvalet gjennomføre tilsyn med forvaltninga på fleire andre måtar. Dette kan til dømes vere orienteringar frå rådmannen / andre tilsette, synfaringar, faktaundersøking ved revisjonen, avgrensa revisjonsrapportar med meir. Vanleg saksgang er at kontrollutvalet vel prosjekt og tingar hjå revisor i same sak. Utgangspunktet er at dette kjem på same møte som førre rapport vert handsama. I dette møtet er forvaltningsrevisor også til stades og ein kan ha direkte dialog. Revisor sin prosjektplan handsamast i neste møte. 4
Meir om mogelege prosjekt A. Eigarskapskontroll, selskapsformer Aktuelle problemstillingar: Kva selskapsformer er kommunen involvert som eigar i? Har kommunen strategi og mål med eigarskap i dei ulike selskapa? Vurderer kommunen kva som er hensiktsmessig selskapsform? Har kommunen rutinar for informasjonsutveksling med dei som representerer kommunen i generalforsamlingar og tilsvarande? Vert rutinane følgde opp? Er kommunen ein aktiv eigar - frammøte, deltaking? B. Innkjøpsområdet Aktuelle problemstillingar: Har kommunen rutinar som sikrar rett innkjøpsprosess frå planlegging til gjennomføring? Vert rutinane følgde? Følgjer kommunen dei innkjøpsavtalene ein har inngått? Har kommunen system som sikrar at ein får levert etter bestilling ved kjøp av tenester. Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Offentlege anskaffelsar Innkjøp av varer og tenester Nytt system for innkjøp med meir sentral styring (økonomisystem) C. Kommunale bustader vedlikehald / betaling Aktuelle problemstillingar: Korleis er ansvar og oppåver ved oppfølging av kommunale bygg og eigedomar organisert? Har kommunen system for registrering og oppfølging av utbetringspunkt på bygg og eigedomar? Vert dette følgt opp? D. Tenestetilbodet Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at innbyggarane får dei tenester dei har krav på? (Ved evt bestilling: Avgrense område) Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lov- og regelverk? Vert rutinane følgde? Nyttar kommunen seg av indikatorar, brukarundersøkingar eller andre metodar for å få informasjon frå dei som mottek tenester? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: 5
Får folk det dei har krav på? Tenester til dei som ikkje kan ta vare på rettane sine E. Sakshandsaming etter plan og bygningslova Aktuelle problemstillingar: Har kommunen system og rutinar til å gjennomføre planlegging i tråd med lov- og regelverk? Har kommunen rutinar for å kontrollere at tiltak vert gjennomført i samsvar med løyve? Vert rutinane følgde opp? Korleis sikrar kommunen samsvar mellom ulike planar? (Samfunnsdel, arealdel, økonomiplan, sektorplanar mm) Sjå også rapport om sakshandsaming, vedtak og svargjeving i tekniske tenester. Rapport frå KRYSS Revisjon den 3.8.15, handsama av kommunestyret i sak 62/15 den 30.10.15. Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Korleis blir vedtak gjort? Etterleving av arealplanar F. Asylsøkarar og flyktningar, helse og omsorg Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at flyktningar / asylsøkjarar får dei tenestene dei har krav på? Har kommunen kapasitet til å følgje opp flyktningar / asylsøkjarar? Dekkjer statstilskotet kommunen sine kostnadar? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Nok kapasitet med god nok kvalitet? Dekkjer statstilskotet kostnadane? G. Psykososialt miljø i skule / barnehage Aktuelle problemstillingar: Har kommunen rutinar for oppfølging i saker om psykososialt miljø? Etterlever kommunen lover og reglar for sakshandsaming, innhald i vedtak og svarfristar? Har kommunen fokus på eit godt psykososialt miljø for elevane og er det etablert gode verktøy for å oppnå dette? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Vedtak om tiltak, klagehandsaming H. Oppfølging av politiske vedtak 6
Aktuelle problemstillingar: Har kommunen system for oppfølging av politiske vedtak? Vert desse følgde? Har kommunen system for rapportering av status på oppfølging av vedtak til vedtaksorganet? I. Prosjektstyring i byggeprosjekt Aktuelle problemstillingar: Har kommunen regelverk og rutinar for planlegging, gjennomføring og avslutting av byggeprosjekt? Vert desse følgde? Har kommunen rutinar for tilbakemelding til politisk nivå i løpet av byggeprosessen? Prioriterte prosjekt Følgjande prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert prioriterte i perioden 2016-2019: 1 Eigarskapskontroll, selskapsformer (A) 2 Innkjøpsområdet (B) 3 Tenestetilbodet psykisk helsevern og rusomsorg (D) 4 Psykososialt miljø i skule / barnehage (G) 5 Prosjektstyring i byggeprosjekt (I) 6 Asylsøkarar og flyktningar, helse og omsorg (F) Endringar gjennom valperioden Gjennom kontrollutvalet sitt løpande arbeid, kan det komme fram tilhøve som gjer at prioriteringa bør endrast, eller det bør gjennomførast prosjekt som ikkje er nemnde. Det kan også komme fram saker eller opplysningar t.d. gjennom media som utvalet finn det naturleg å undersøkje nærare. Kontrollutvalet får difor fullmakt til å gjere endringar eller tillegg i prioriteringa gjennom valperioden. Kontrollutvalet rapporterer til kommunestyret både om einskilde prosjekt og samla gjennom årsmelding. Verknadstid Planen gjeld frå vedtaksdato til ny plan vert vedteken. Vedlegg til planen Følgjande vert lagt til som vedlegg ved vidare handsaming av planen: Kontrollutvalet si handsaming med saksutgreiing frå sekretariatet Overordna analyse frå revisor 7
8
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 21/17 Hyllestad kontrollutval 30.05.2017 Arkiv FE - 210 Sakshandsamar Arnar Helgheim Prosjektrekneskap Tilbygg Barnehage Vedlegg i saka: 11.05.2017 Hyllestad kontrollutval - prosjektrekneskap Tilbygg Barnehage Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet meiner at rekneskapen for prosjekt 1972 Tilbygg Hyllestad barnehage kan godkjennast slik han ligg føre. Saksutgreiing: Vi viser til den vedlagde oversendinga frå KRYSS Revisjon som inneheld: Revisjonsuttale datert 11.5.17 Prosjektrekneskap datert 6.3.17 Sluttrapport datert 9.3.17 Revisor sin konklusjon, jf side 2 i revisjonsuttalen:
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 22/17 Hyllestad kontrollutval 30.05.2017 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste 3-2017 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Sak Dato Status Plan for 26.8.2015 9.6.16, KU-sak 25/16, vedteke tilråding til kommunestyret. forvaltningsrevisjon og 13.6.16: Sendt til kommunestyret for handsaming. selskapskontroll 30.6.16: Kontrollutvalet si tilråding vart vedteken med 11 røyster (mot 5 som røysta for at pri 1 og 2 byter plass). Vedteken prioritering: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Eigarskapskontroll, selskapsformer (A) 2. Innkjøpsområdet (B) 3. Tenestetilbodet psykisk helsevern og rusomsorg (D) 4. Psykososialt miljø i skule/barnehage (G) 5. Prosjektstyring i byggeprosjekt (I) 6. Asylsøkjarar og flyktningar, helse og omsorg (F) 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Saker og oppgåver for kontrollutvalet Forvaltningsrevisjon: Eigarskapskontroll, selskapsformer 26.2.16 / 26.4.16 KU-sak 18/16 den 26.4.16: Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan 20.9.16 KU-sak 33/16, vedtak: Kontrollutvalet tingar revisjonsrapport om Eigarskapskontroll, selskapsformer hjå KRYSS Revisjon. Hovudproblemstilling: Er kommunen ein aktiv eigar med strategi og mål for eigarskapen i
dei ulike selskapa? Underproblemstillingar: Kva selskapsformer er kommunen involvert som eigar i? Vurderer kommunen kva som er hensiktsmessig selskapsform? Har kommunen rutinar for informasjonsutveksling med dei som representerer kommunen i generalforsamlingar og tilsvarande? Vert rutinane følgde opp? Er kommunen ein aktiv eigar frammøte, deltaking? Prosjektplan vert handsama i neste møte. 21.9.16: Sendt til KRYSS Revisjon for oppfølging. 21.11.16, vedtak i KU-sak 40/16: Prosjektplanen vert godkjent slik den ligg føre. Frist for levering av rapport er 1.6.2017. KU-sak 13/17 den 25.4.17, vedtak: Revisjonsrapport om «Eigarskapskontroll, selskapsformer» vert teken til orientering. Innhaldet i rapporten vert teke med i det framtidige arbeidet med evaluering og utvikling av kommunen si eigarrolle. 26.4.17: Sendt til kommunestyret for handsaming. 12.5.17: Kommunestyret vedtok kontrollutvalet si tilråding. Møteplan 2017 21.11.16 KU-sak 41/16, Møteplan 2017: Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 7. februar 25. april 13. Juni 30. Mai (jf sak 12/17) 5. september 5. desember Møtestart kl 12.00. Kontrollutvalsdagen 15.6.17 Årsmelding 2016 kontrollutvalet Anbodsutlysing fleirbrukshall 7.2.17 Frå KU-sak 02/17, Skriv og meldingar: Informasjon frå sekretariatet om felles samling for kontrollutvala i fylket den 15. juni. KU-sak 08/17, skriv og meldingar den 25.4.17: Kontrollutvalsdagen 15.6.17 på Skei: SEKOM melder på Gunn T Albertsen. Svein Arild Dale og Jørgen Solvang undersøker om dei har høve og melder seg eventuelt på sjølve. 7.2.17 KU-sak 04/17, Vedtak: Framlegget til årsmelding 2016 for Hyllestad kontrollutval vert vedteke. 8.2.17: Sendt til kommunestyret for handsaming 26.4.17: Kommunestyret handsama årsmeldinga under referatsaker. (For seinare vert den sett som eiga sak i kommunestyret) 7.2.17 Frå KU-sak 06/17, Eventuelt: Anbodsutlysing for fleirbrukshall: Ønskje om informasjon til neste møte: Relevante føresetnadar frå kommunestyret Utlysingsdokument i Doffinbasen Avtale mellom kommunen og innleigd konsulent (Svein Arild Dale informerte om at han i ein tidleg fase var med i prosjektgruppa som leiar i idrettslaget). 8.2.17: Spørsmål sendt til rådmannen.
Rekneskap 2016 Hyllestad kommune Prosjektrekneskap 1800 Stadutvikling Sørbøvåg Prosjekt 1921 Høgdebasseng Ytre Bøe KU-sak 12/17 den 25.4.17, vedtak: Informasjonen vert teken til orientering med fyljande merknadar: 1. Kontrollutvalet har førespurt administrasjonen om å få seg førelagt avtaledokument med Sæle AS. Dette er ikkje motteke, kun tilbodsdokument. 2. Kommunestyrevedtak som kontrollutvalet har fått seg førelagt som føresetnad for anbodsutlysing viser til ei råme på 52 mill. for prosjektet inkl. symjehall. Anbodsdokumenta viser ei råme på 52 mill, med symjehall som opsjon. Framlegget vert sendt til rådmannen for uttale. Kontrollutvalsmøte den 13. juni vert flytta til 30. mai for ny handsaming av saka. 26.4.17: Sendt til rådmannen for uttale. 25.4.17 KU-sak 09/17, vedtak: Kontrollutvalet sin uttale til rekneskapen 2016 for Hyllestad kommune vert vedteken. 26.4.17: Sendt til kommunestyret for handsaming. 25.4.17 KU-sak 10/17, vedtak: Kontrollutvalet meiner at rekneskapen for prosjekt 1800 Stadutvikling Sørbøvåg kan godkjennast slik han ligg føre. 26.4.17: Sendt til kommunestyret for handsaming. 12.5.17: Vedteke av kommunestyret. 25.4.17 KU-sak 11/17, vedtak: Kontrollutvalet meiner at rekneskapen for prosjekt 1921 Høgdebasseng Ytre Bøe kan godkjennast slik han ligg føre. 26.4.17: Sendt til kommuenstyret for handsaming. 12.5.17: Vedteke av kommunestyret.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 23/17 Hyllestad kontrollutval 30.05.2017 Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt