SJUKEHUSAPOTEKA VEST HF Protokoll frå styremøte i Sjukehusapoteka Vest HF Tid: 28.04.2011 Møtestad: Sjukehusapoteka Vest HF, Møllendalsbakken 9, Bergen Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Ragnhild Osmundsen Leiar Per Atle Kjøllesdal (deltok frå sak 23/11) Nils Arne Holvik Aslaug Hellesøy Odd Søreide Nina Carstens Bente Mari Rolfsnes Marianne Saugestad Forfall frå styret Lisbet Karin Nærø Deltakarar frå administrasjonen: Jannicke Daae Tønjum, administrerande direktør Linda Francis, seniorrådgivar, referent Nina Carstens, Marianne Saugestad, Bente Mari Rolfsnes og Linda Francis gikk ut under behandling av sak 28/11.
Saksliste 18/11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte 28.04.2011 19/11 A Godkjenning av protokoll frå styremøte 24.02.2011 20/11 O Administrerande direktør si orientering 21/11 A Rapportering frå verksemda 22/11 A Risikoanalyse 1. tertial 23/11 O Styringsdokument 2011 Sjukehusapoteka Vest HF 24/11 A LAR Førespurnad om leveranse og utlevering frå Helse Vest RHF 25/11 O Presentasjon av LOP-4 26/11 O/A Eventuelt Lukka del Sak 27/11 O 80/20-regelen Rapport 1. kvartal u. off. jf. Offentleglova 23 Sak 28/11 A Forhandlingsmandat til lønsforhandlingane 2011, u. off. jf. Offentleglova 23 18/11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte 28.03.2011 Det ble bedt om at bare reelle styresaker sendes samla og store vedlegg leggast for seg. Styrets eigen evaluering blei etterspurt. Det var elles ikkje merknadar til innkalling og dagsorden. Styret godkjenner dagsorden. 19/11 A Godkjenning av protokoll frå styremøte 24.02.2011. Ingen merknader til protokoll frå styremøte 24.02.2011. Styret godkjenner protokoll av 24. februar 2011. 20/11 O Administrerande direktør si orientering Styret tok saka til orientering. 1. Styremøte i mai blir halde ved lag Styremøte 26. mai i Bergen vil bli gjennomført som tidligare planlagt. 2
2. Endringar i fagavdelinga og rekrutteringsprosessar Administrerande direktør orienterte kort om: status for pågåande rekruttering av for apotekar ved sjukehusapoteket i Bergen planlagt utlysing av fagdirektør stilling IKT-sjef har sagt opp sin stilling Forskingsleiar har 1 års permisjon frå Sjukehusapoteka Vest 3. Ombygging Sjukehusapoteket i Stavanger Forsinkingar i ombygging ved Sjukehusapoteket i Stavanger får både praktiske og økonomiske konsekvensar. Styresak leggast fram i mai. 4. Fagsamling om pasientsikkerheit 7. 9. april i Berlin Nyttig og interessant konferanse som till neste år vil arrangert i regi av sjukehusapoteka. 5. Steril/ikkje steril produksjon (avdeling 145) arbeid etter avslutta NPP-prosjekt SAV vil sette i gang prosjekt for å foreta ein heilskapleg vurdering. Dette er ein svært komplisert sak som krev ein grundig utredning før saka blir lagt fram for styret i haust. 6. Statens legemiddelverk notat til Helse- og omsorgsdepartementet om krav til fullsortement Det blei gitt ein kort orientering omkring status. Saka vil bli lagt fram for styret ved eventuell høring. 7. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Ingen saker meldt. 8. Oversikt over tilsyns, kontroll- og klagesaker I perioden har det vært ett formelt tilsyn i SAV foretatt av Arbeidstilsynet v/sjukehusapoteket i Haugesund - tema sykefravær og HMS. Arbeidstilsynet fant ikke grunnlag for å varsle pålegg. Styret ga ros til Sjukehusapoteket i Haugesund for at det ikkje var merknader etter tilsyn frå Arbeidstilsynet. Rapporten viser et positivt og godt arbeidsmiljø. Tilsynet er rapportert på ny mal for rapportering frå Helse Vest. 9. Oversikt over aktuelle høyringar Helse 2020 Startegi for helseregionen, vil bli lagt fram som sak på neste styremøte. Styret var godt fornøgd med at innspel frå Sjukehusapoteka Vest var ivaretatt både i innhald og fokusområdar i høyringsdokumentet. Helse 2020 vil gi et godt fundament for vidare satsing i Sjukehusapoteka vest. Det var elles ingen merknadar til framlagt oversikt over høyringar. 10. Styresakar til oppfølging Ombyggingsprosjekt i Haugesund blei etterlyst som oppfølgingssak. Saka vil bli tatt opp i styremøte 23. juni. Oversikta vil bli oppdatert til neste styremøte. Styret tek saka til orientering med dei merknadar som framkom i møtet. 21/11 A Rapportering frå verksemda Styret meinte rapporten er for omfattande og ber om at den forenklast. Detaljnivået bør ikkje være slik at ein mister strategisk overblikk. Administrerande direktør lager eit nytt forslag til verksemdsrapport til neste styremøte. Del 1: Status avvik Helse Miljø og Tryggleik (HMT) og sjukefråvær Per 01.03.2011 er det registrert 4 HMT avvik i føretaket. Sjukehusapoteka Vest hadde eit sjukefråvær på 7,26 % i februar 2011. I februar 2010 var 7,07 %. Sidan desember 2010 har fråvere gått ned 2,7 % 3
og det synes med det som sjukefråværet er på veg ned, sjølv om 2 månadar er for kort til å sjå ein endelig trend. Helse Vest og Sjukehusapoteka Vest HF har mål om totalt sjukefråvær på 5,5 %. (mål for legemeldt sjukefråvær er 4,5 %). Frå 2011 rapporterer Sjukehusapoteka Vest på ny definisjon sjukefråvær, jf. krav frå eigar. Del 2: Økonomirapport pr. februar 2011 Ordinært driftsresultat for februar månad er 1,6 mill. Dette er nesten 1,5 mill. over budsjett. Det samla varesalet er 2,5 mill. betre enn budsjett, kor forretningsområde sjukehusekspedisjonen står for 2,3 mill. av betringa, mens forretningsområde publikumsutsal står for 0,2 mill. Grunna oppretting av feil i varekost i Bergen frå januar, er varekostnadene i denne perioden lågare enn budsjett. Personalkostnadene er omtrent på budsjett. Andre driftskostnader er 0,2 mill. høgre enn budsjett og dette skuldast husleige i Bergen som er underbudsjettert, og vedlikehald som er kome til utgift denne perioden, mens budsjettet er fordelt likt over alle månadene i året. Renteinntektene ligg godt over budsjett. Dette grunna investeringar som fyrst vil trekkje på likviditeten seinare på året. Styret tek orienteringa i Del 1 til etterretning og ber administrasjonen fortsette å følgje opp sjukefråvær og HMT avvik. Styret tek økonomirapport i Del 2 per februar 2011 til etterretning. 22/11 A Risikoanalyse 1. tertial I tråd med retningslinjene for risikostyring i Helse Vest har Sjukehusapoteka Vest HF utarbeidd felles overordna styringsmål som skal følgjast særskild opp gjennom året. For 1. tertial har Sjukehusapoteka Vest HF gjort ei grundig risikovurdering. Sjukehusapoteka Vest ser tydelige risikoområdar både innan det å sikra trygge og nære tenester, og innan det å vere ein framtidsretta kompetanseorganisasjon, samstundes som Sjukehusapoteka Vest har klart definert tiltak for å redusere dei identifiserte risikoområda. Tiltaka samsvarer godt med fokus og prioritering i Sjukehusapoteka Vest si Strategiplan 2011 2015. Styret meinte det var eit godt arbeid som var utført og ei fin framstilling av saka. Styret forventar at det blir laga et konkret handlingsplan/framdrifts plan for oppfølging av risikoområda. Styret tek framlagte risikoanalyse for 1. tertial til etterretning. Saka oversendast Helse Vest RHF innan fristen. 23/11 A Styringsdokument 2011 Sjukehusapoteka Vest HF Styret konstaterte at styringsdokumentet er like omfattande på enkelte områder som for dei andre helseføretaka. Det er gitt mange krav innan HR og økonomi og SAV har allereie satt i gang fleire prosesser som vil gjøre det mulig å møte krava i styringsdokumentet, men det er eit spørsmål om prioritering. Helse Vest utarbeider mal for rapportering av styringsdokumentet. Saken behandlast i Sjukehusapoteka Vest si leiargruppe 10. mai. 4
Styret tek saka til foreløpig etterretning og ber administrasjonen innarbeide innspel som framkom i møtet i vidare arbeid med saka. 24/11 A LAR Førespurnad om leveranse og utlevering frå Helse Vest RHF Helse Vest RHF ser på distribusjonen som ein viktig utfordring for Sjukehusapoteka Vest, samtidig som ein nemner eit framtidig mogeleg behov for eit desentralisert distribusjonssystem som fylgje av samhandlingsreforma. Sjukehusapoteka Vest HF stiller seg positiv til forespørselen. Saken er utreda i SAV med innspel frå alle apotek og behandling i AVL. Sjukehusapoteket i Bergen allereie er i gang med å gjere klar for LAR-distribusjon i Bergen og omegn på direkte oppdrag frå Helse Bergen. Erfaringar frå dette er tatt med i utredninga. Styret samtykker i utkast til svarbrev til Helse Vest RHF, og ber administrasjonen sende svaret innan fristen. 25/11 A Presentasjon av LOP-4 Prosjektleiar Geir Granerud ga ein grundig gjennomgang av status for prosjektet. Styret var godt fornøgd med arbeidet så langt men påpeika at pasientsikkerheit må stå i fokus og prosjektet ikkje dreiar for mykje mot IKT. Presentasjonen vil bli sendt ut saman med referatet. Styret tok saka til førebels orientering. 26/11 O Eventuelt Ingen saker meldt under eventuelt. 27/11 O 80/20-regelen u. off. jr. Offentleglova Administrerande direktør ga ein oppsummering av 1. tertial rapporteringa. Styret tek saka til orientering. 28/11 A Forhandlingsmandat til lønsforhandlingane 2011 u. off. jf. Offentleglova 23 5
Administrerande direktør får i fullmakt å gjennomføre årets lønnsoppgjør i tråd med forhandlingsfullmakta som blir etablert innanfor Spekter Helse. Ved behov gir styret fullmakt til styrets leier å vidareutvikle forhandlingsfullmakta i samarbeid med administrerande direktør. Forhandlingane i 2011 er eit mellomoppgjer, dvs. at man forhandlar om lønnsreguleringar, ikkje revisjon av overeinskomstane. Følgjande skriv og meldingar var lagt på bordet i møtet: Sak 28/11 Forhandlingsmandat til lønsforhandlingane 2011 6
Referent Linda Francis 28.04.2011 Ragnhild Osmundsen Styreleiar Jan-Petter Stoutland Nestleiar Nils Arne Holvik Lisbet K. Nærø (sett) Per Atle Kjøllesdal Odd Søreide Aslaug Hellesøy Nina Carstens Marianne Saugestad Bente Mari Rolfsnes 7