1 av 6 Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk Møtereferat Til: Prodekanus, professor Bjarne E. Helvik, førsteamanuensis Marius Irgens (for professor Yurii Lyubarskii), professor Helge Langseth, professor Per Gunnar Kjeldsberg, professor Jan Tommy Gravdahl (vara for professor Anton Shiriaev), professor Leif-Arne Rønningen, professor Olav Bjarte Fosso (vara for professor Gerard Doorman, dr.gr.kandidat Kjell Olav Ellefsen, IDI (vara for dr.gr.kandidat Gro Alice Hamre, IDI), dr.gr.kandidat Nathalie Holstmark, Elkraft Kopi til: Instituttene ved IME Om: Møte i Utvalg for forskning og forskerutdanning Møtetid: Torsdag Kl 13.15 15.10 Møtested: Rom 313, Gamle Fysikk Signatur: Innkalling og saksliste ble godkjent. Et innspill til eventuelt var på forhånd meldt inn fra IET og var en forespørsel til instituttene om behovet for kursing i teknisk skriving og språkvask av artikler og avhandlinger. Møtereferat fra møte 12.05.2011 ble godkjent. Prodekanus tilføyde at SFF-prosessen var fullført og at IME sendte inn 5 søknader, i tillegg til at de var med på en søknad fra NT og en søknad fra IVT. Totalt antall søknader fra NTNU ble 23. Totalt har forskningsrådet mottatt 139 søknader. Fakultetsadministrasjonen vil informere omkring mottak av internasjonale forskere / stipendiater og boligsituasjonen i Trondheim, behandlet under Eventuelt B. Møtedatoer for høstsemesteret avtales tidlig i august, fakultetsadministrasjonen vil sende ut en Doodle forespørsel. FU-SAK 27/2011 (forts.): FORSKERTERMIN 2012/13 Fakultetsadministrasjonen sendte ut fullstendige søknader i forkant av møtet per epost den 14. juni. Prodekanus foretok en gjennomgang av søknadene og forela merknadene for instituttene spesielt med hensyn til å ivareta veiledning av stipendiater. Instituttene ba om at det blir foretatt en endring i søknadsskjema for forskertermin slik at de krav som settes til søknad framkommer i denne. E.g. navngitt setteveileder, cf. FU-SAK 42/2010. Utvalget for forskning og forskerutdanning har vurdert og drøftet innstillingene fra instituttene og lagt vekt på å følge opp fjorårets presiseringer ift. innstillinger fra instituttene: navngitt setteveileder ; tilhørighet til faggruppe; at søknader begrunnes og rangeres iht. forskningsinnhold, tunge administrative verv, ansvarsforhold til fagmiljøet og instituttet. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Sem Sælandsvei 5 + 47 73 59 42 02 Harald Lenschow 7491 Trondheim postmottak@ime.ntnu.no 7034 Trondheim Telefaks http://www.ime.ntnu.no + 47 73 59 36 28 Tlf: + 47 73 59 34 49 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 6 FU rangerte Sverre O. Smalø sin søknad til rang nummer 4 av IMFs kandidater. Utvalg for forskning og forskerutdanning gir i hovedsak sin tilslutning til innstillingene fra instituttene, men har knyttet enkelte betingelser som skal ivaretas: - IMF ettersender en oversikt over setteveiledere for ph.d. kandidater, hvor hovedveileder og kandidat ikke vil være samlokalisert i permisjonstiden. - FU innvilget ikke søknaden for Trond Digernes. FU ber om at IMF begrunner sin innstilling om at søknaden innvilges. Digernes har ikke permisjonsberettiget med utgangspunkt i de retningslinjer som IME-styret har gitt ift. vilkår for forskertermin i Styresak 045/2000 og 33/2004 (vedlagt), samt i forhold til fjorårets behandling i FU hvor det ble presisert at forskertermin ikke kan opparbeides over tid. - IDI ettersender en oversikt over setteveiledere for ph.d. kandidater, hvor hovedveileder og kandidat ikke vil være samlokalisert i permisjonstiden. - IET avklarer ivaretagelse av ev. ph.d. kandidater Peter Svensson måtte ha. - FU tok den muntlige oppklaringen av veiledningen av ph.d kandidater med hovedveiledere fra ITEM, som søkte forskningspermisjon, til underretning. ITEM avklarer ivaretagelse av ev. ph.d. kandidater Stig Frode Mjølsnes måtte ha. FU-SAK 29/2011 (forts.): DRØFTING VEDRØRENDE KVALITETSSIKRING AV EKSTERNE PROSJEKTSØKNADER Prodekanus ga uttrykk for at det er varierende kvalitet vedrørende eksterne prosjektsøknader, og er av den oppfatning at dette kan forbedre. Det er ønskelig med en pragmatisk tilnærming, hvor det framlegges framdriftsplaner som muliggjør en tidsplan for reel tid for gjennomsyn og kommentering som styrker kvaliteten i våre søknader. Interne reviews ble foreslått som en løsning som ble positivt tatt i mot i vårens søknadsrunde. FU var positive til at det ble satt fokus på bedre kvalitet i søknadsprosesser, og instituttene trakk fram følgende momenter: - Fornuftig med framdriftsplan, bedre arbeidsprosesser/synliggjøring. - Gjennomgang av evalueringskriterier. - Flere personer involvert i søknadsprosessen. - Gode idéer og tid gir gode gjennomarbeidede søknader. - Positiv til reviews internt, i tillegg bidrar dette til at flere professorer kan stille seg bak en søknad (mht. kritisk masse ). - Peker på elementer ifm. arbeidsgruppe på styrking av BOA ved IME-fakultetet : lesing av hverandres rapporter (review), kursing i søknadsskriving (e.g. EU/NFR), bør ha deltatt i review prosesser - fakultet bør oppmuntre forskere til deltagelse, e.g insentivmidler slik at flest mulig blir kjent med reviewprosessen. - Sintef søknader er bedre strukturert også i forhold til samarbeid som gir dem større gjennomslag. - Tidligere forsøk med frivillig koordinering fungerte dårlig ifm. VERDIKT. Tidsfrister er avgjørende, men det eksisterer en generell skepsis til byråkratiske tidsfrister. FU drøftet kun kort hvordan dette kan operasjonaliseres med utgangspunkt i modus operandi, og ønsker å drøfte dette videre i møtet i september. Rapporten fra utvalget styrking av BOA ved IME-fakultetet vil om kort tid være tilgjengelig for utvalgets medlemmer og også være et underlag for disse drøftingene.
3 av 6 Innen dokumentfristen til FUs møte i september skal FUs medlemmer ha utarbeidet en skisse til: fremdriftsplan med faser og tentative tider for utarbeiding av eksterne prosjektsøknader, basert på (beste) nåværende praksis og en god innpasning i instituttets arbeidsrutiner. et opplegg for interne review av prosjektsøknader, med samme grunnlag som over. Disse skal dannet et underlag for FUs drøftinger og en utveksling av beste praksis, som et ledd i en prosess frem mot prosedyrer for kvalitetssikring av eksterne søknader. FU-SAK 33/2011: PHILOSOPHIAE DOCTOR (PH.D.)-STUDIET SØKNAD OM OPPTAK PARSA RAHMANPOUR, INSTITUTT FOR TEKNISK KYBERNETIKK Vedtak: Prodekanus gis fullmakt til å fullføre opptaket når det foreligger et innvilget forskerstipend. Ved godkjenning kan kandidaten tas opp til ph.d. studiet i samsvar med vedtakets punkt 1, 2 og 3. 1. Parsa Rahmanpour tas opp til philosophiae doctor (ph.d.)-programmet teknisk kybernetikk. Som hovedveileder oppnevnes professor Morten Hovd og som biveileder oppnevnes professor II Steinar Sælid og seniorforsker Eivind Øvrelid. 2. Det foreslåtte studieopplegget godkjennes. 3. Parsa Rahmanpour pålegges å utarbeide en detaljert prosjektbeskrivelse på 5-10 sider innen 6 måneder etter opptak, jfr. Forskrift for graden philosophiae doctor (PhD) av 22.05.03, 5.2. med endringer av 07.12.05. FU-SAK 34/2011: PHILOSOPHIAE DOCTOR (PH.D.)-STUDIET SØKNAD OM OPPTAK STEPAN PCHELKIN, INSTITUTT FOR TEKNISK KYBERNETIKK Administrasjonen informerte FU om at instituttet i forkant av møtet hadde meldt fra om rettelser og presiseringer vedrørende søknaden. Vedtak: 1. Stepan Pchelkin tas opp til philosophiae doctor (ph.d.)-programmet teknisk kybernetikk. Som hovedveileder oppnevnes professor Anton Shiriaev og som biveileder oppnevnes ph.d. Ingrid Schjølberg. 2. Det foreslåtte studieopplegget godkjennes. 3. Stepan Pchelkin pålegges å utarbeide en detaljert prosjektbeskrivelse på 5-10 sider innen 6 måneder etter opptak, jfr. Forskrift for graden philosophiae doctor (PhD) av 22.05.03, 5.2. med endringer av 07.12.05.
4 av 6 FU-SAK 35/2011: REFERAT OG ORIENTERINGSSAKER: a) Dekanus har oppnevnt følgende bedømmelseskomiteer: Dragana Laketic, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap. Hovedveiledere har vært professor Pauline Haddow fra opptak og frem til 20.04.2010 og førsteamanuensis Gunnar Tufte fra 20.04.2010 til disputas. 1. opponent: Associate Professor Tom Lenaerts, Université Libre de Bruxelles, Belgium 2. opponent: Professor Susan Stepney, University of York, United Kingdom Medlem av komiteen og administrator: Professor Kjell Bratbergsengen, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap, NTNU Medlemmet fra institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap varslet om at kandidaten hadde byttet hovedveileder underveis i studiet. Fakultetsadministrasjonen og instituttet vil påse at de retningslinjer som ble avtalt ved skifte av hovedveileder blir fulgt. b) Planlagte disputaser ved IME-fakultetet i juni 2011: Christian Holden, Institutt for teknisk kybernetikk, planlagt disputas 20.06.11 Nadezjda Sokolova, Institutt for elektronikk og telekommunikasjon, planlagt disputas 23.06.11 Jorun Irene Marvik, Institutt for elkraftteknikk, planlagt disputas 23.06.11. c) Dekanus har på fullmakt tildelt følgende doktorgrader: Stein Løkke Tomassen, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap, tildelt graden ph.d. 26.05.11. Kirsti Elisabeth Berntsen, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap, tildelt graden ph.d. 26.05.11. Magdalini Lada, Institutt for matematiske fag, tildelt graden ph.d. 26.0511. Jon Espen Ingvaldsen, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap, tildelt graden ph.d. 30.05.11. Jens Lohne Eftang, Institutt for matematiske fag, tildelt graden ph.d. 01.06.11. Nils Grimsmo, Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap, tildelt graden ph.d. 07.06.11. Vesna Gardasevic, Institutt for elektronikk og telekommunikasjon, tildelt graden ph.d. 26.05.11. Øyvind Nistad Stamnes, Institutt for teknisk kybernetikk, tildelt graden ph.d. 26.05.11. Andreas Kimsås, Institutt for telematikk, tildelt graden ph.d. 26.05.11. Maté Csorba, Institutt for telematikk, tildelt graden ph.d. 26.05.11. d) Pål Liljebäck, institutt for teknisk kybernetikk, er tildelt ExxonMobils forskerpris for 2011. e) Prodekanus refererer fra møte i Sentralt Forskningsutvalg den 09.06.11. Prodekanus informerte om at forskningsrådet ikke har avsatt midler til infrastruktur for IME, og forsåvidt heller ikke for NTNU.
5 av 6 Ny utlysning om interne midler til utstyr vil fra i år være for en 2-årsperiode. Utlysning er forventet å komme rett over sommeren, og kriteriene skal ikke være vesentlig forskjellig fra tidligere år. Prodekanus informerte om at nasjonale retningslinjer for ph.d. utdanningen var vedtatt, og at retningslinjer for ph.d. utdanningen ved NTNU fullføres. FU-SAK 36/2011: KVALIFIKASJONSRAMMEVERKET Utsatt til etter sommeren. Prodekanus informerte om at et par institutter, fakultetsadministrasjonen og doktorgradskandidatene hadde gitt tilbakemelding vedrørende implementeringen og oppfølging av kvalifikasjonsrammeverket. Prodekanus ber om at alle instiutter følger opp statusrapporteringen av kvalifikasjonsrammeverket til neste møte, cf. FU-SAK 31/2011 e). EVENTUELT A. Behov for kursing i "teknisk skriving" og "språkvask av artikler og avhandlinger". Utvalget for forskning og forskerutdanning drøftet behovet for kursing i teknisk skriving og språkvask, og hvordan dette kunne organiseres på fakultets- eller instituttnivå. Utvalget var stemt for at tekniske skrivekurs skulle gjennomføres på fakultetsnivå, slik at de kunne gjennomføres regelmessig og hyppigere enn om de skulle arrangeres av det enkelte institutt. Prodekanus forespurte Olav Bjarte Fosso om dette kunne utvikles og sees i sammenheng med en dag 2 av ph.d. introduksjonsseminaret, og fikk positiv tilbakemelding for dette. Et kurs, eller del av seminar, burde ha en relativ kort tidsramme, og kunne bygge på de erfaringer som en har fra tilsvarende skrivekurs for masterstudenter, IDIs IT-emner, og den kompetanse og erfaring Stuart Clark har, http://www.ntnu.edu/english-matters. Med hensyn til språkvask ble det påpekt at det er et behov som den enkelte, eventuelt instituttene, må finansiere selv. Det ble ansett som mest formålstjenelig at artikler ble språkvasket da disse har betydelig større nedslagsfelt enn avhandlingen. Behovet for språkvask kan både være rent språklig, men også ha elementer av fagrelatert redigering. Det er viktig at dette avklares når en ber om en språkvask da den siste er mer tidkrevende enn en ren språkvask. Det bør også konkretiseres og settes krav til i hvilken tilstand artikkelen som skal sendes inn er i. Fakultetsadministrasjonen har gode erfaringer med og anbefalte å benytte seg av: - Ingrid Greenhow, http://www.linkedin.com/pub/ingrid-greenhow/a/a36/24b eller - Nancy Bazilchuk <nancy.bazilchuk@gmail.com>. B. Mottak av internasjonale forskere Fakultetsadministrasjonen har tatt en rundspørring til instituttene, og denne bekrefter den store frustrasjonen det er ved å ta imot utenlandske forskere og forskerstipendiater for kortere (og lengre) opphold spesielt med hensyn til å skaffe bolig. Mediaoppslag i den senere tid belyser situasjonen ytterligere, men denne situasjonen er ikke av ny dato, problemer med å skaffe utenlandske forskere bopæl for kortere perioder ved NTNU har gått igjen år etter år. Fakultetet har per i dag 5 leiligheter og 4 hybler som benyttes til denne gruppen, men er fullbooket. I tillegg har fakultetet fullmakt for å kunne inngå nye leieavtaler av leiligheter når disse blir tilgjengelig.
6 av 6 Dagens situasjon vil kunne skade NTNUs renommé. Fakultetsadministrasjonen mener det kan være klokt å legges trykk på NTNU sentralt for å bedre situasjonen både fra personalgruppen og fra ledergruppen.