Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF

Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF Sted: Radisson Blu Airport Hotel Gardemoen Møterom 4 Møtetidspunkt: Torsdag 12. mars 2015 kl. 08:00-14:00 Styremedlemmer: Fra administrasjonen: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Bjørn Remen, kst adm.direktør Berit Valstad-Aalmo, sekretær Styremøtet er åpent for publikum og presse SAKSLISTE: Med forbehold om endringer i rekkefølgen på agendaen. Saksnr Beslutning/ Orientering Sak SB 13/15 B Godkjenning av innkalling til møtet 05.03.2015 og 1 signering av protokoll fra styremøtet 22.01.2015 SB 14/15 O Protokoll foretaksmøtet 23.02.2015 og 8 oppdragsdokument 2015 SB 15/15 O Status etablering av Sykehusbygg HF Muntlig SB 16/15 O Status virksomhetsoverdragelser 21 SB 17/15 B Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering 32 SB 18/15 B Forsikringer, garantier og ansvar 59 SB 19/15 B Oppdragsavtaler i prosjekt Vedlegg 1: u.off 23 Møtet lukkes etter Helseforetaks-loven 26a punkt 2 SB 20/15 B Revidert budsjett 2015 78 SB 21/15 B Finansieringsplan 2015 (inkl. driftskapital 2. kvartal) 83 SB 22/15 B Evaluering KS-ordningene for utviklingsplan og konseptfase 90 SB 23/15 Eventuelt Side 65 Trondheim 5. mars 2015 Steinar Frydenlund, styreleder Arkiv.: 010.16 Saksnr.: 15/00019 Side 1 av 1

Side 2 av 126 Org.nr.814630722 Foreløpig protokoll styremøte Sykehusbygg HF Sted: Helsebygg Midt-Norges lokaler i Trondheim Møtetidspunkt: 22. januar kl. 11:30-17:00 Saksnr.: SB 01/15 SB 12/15 Arkivsaksnr.: 15/00003 Møtende styremedlemmer: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Forfall: Fra administrasjonen: Bjørn Remen, prosjektleder Berit Valstad-Aalmo, sekretær Merknader: Sakspapirer ble sendt per epost 15.01.2015 Offentlige sakspapirer ble publisert på Sykehusbyggs nettside 19.01.2015. www.sjukehusbygg.no Ingen dokumenter ble omdelt i møtet. Sak SB 01/2015 Godkjenning av møteinnkalling datert 15.01.2015 og protokoll fra styremøtet 09.12.2014 VEDTAK: Innkalling og protokoll fra 09.12.2014 ble godkjent. SB-SAK 02/2015 Bakgrunn for valg av IT-leverandør VEDTAK: Styret for Sykehusbygg HF tar saken til orientering.

Side 3 av 126 Org.nr.814630722 SB-SAK 03/2015 IKT-plan fase 2 (Oppfølging av sak 10/2014) U.off. 23 Behandlet i lukket møte i hht Helseforetaksloven 26a punkt 5 VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF godkjenner anbefalingene for IKT-plan fase 2 som beskrevet saksframstillingen. Styret legger til grunn at avrop blir gjort i henhold til inngåtte rammeavtaler. SB-SAK 04/2015 Status etablering av Sykehusbygg HF VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. SB-SAK 05/2015 Oppsummering etter foretaksmøtet 07.01.2015 VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. SB-SAK 06/2015 Oppgaver og organisering i Sykehusbygg HF 2015 VEDTAK: 1. Sykehusbygg HF organiseres slik som angitt i saksframlegg. 2. Styret legger til grunn at administrasjonen sammen med kunden prioriterer aktiviteter innenfor virksomhetsområdene som er angitt i saken. Herunder evt. nye aktiviteter som vil framkomme i Oppdragsdokumentet for Sykehusbygg HF i Foretaksmøte 23.02.2015. Nye aktiviteter utover dette, må avklares gjennom drøfting i Kundeforum før beslutning i styret. 3. De aktuelle prosjektfinansierte oppgaver framlegges for styret etter at en dialog og avklaring med de ulike RHF/HF er gjennomført. Dvs ift. forståelsen av Statsrådens Foretaksprotokoll fra 07.01.2015. 4. Styret ber administrasjonen komme tilbake med en sak høsten 2015 om Sykehusbygg HF sin deltakelse i forskning og utvikling.

Side 4 av 126 Org.nr.814630722 SB-SAK 07/2015 Rekrutteringsplan (oppfølging av SB-sak 15/2014) VEDTAK: 1. Styret gir administrerende direktør (konst.) fullmakt til å ansette personell innenfor gjeldende budsjett for 2015. 2. Lederstillinger kunngjøres eksternt. Administrasjonen kan be om bistand fra RHFene i tilsettingsprosessen. Innstillingen legges fram for styret. SB-SAK 08/2015 Virksomhetsoverdragelser (oppfølging av SB-sak 14/2014) U.off 25 Behandlet i lukket møte i hht Helseforetaksloven 26a, punkt 2 VEDTAK: 1. Styret for Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til at det blir gjennomført virksomhetsoverdragelser mellom Helse Midt-Norge og Sykehusbygg og mellom Helse Sør-Øst og Sykehusbygg innen 1. april 2015. 2. Styret gir styrets leder fullmakt til å fullføre forhandlingene med Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF og hensynta merknader gitt i møtet. Blant annet avklaring om at prosjektporteføljen til Helse Midt-Norge følger med som oppdrag. Videre forutsettes detaljering av virksomheten som overføres. Foreliggende forslag til avtale skal kvalitetssikres av juridisk kompetanse. 3. Styret gir sin tilslutning til virksomhetsoverdragelse fra Helse Sør-Øst av oppgaver og personell (4 fast ansatte) innenfor kulturminnevern, BIM, kvalitetssystemer og avhending av eiendommer. Administrasjonen bes om å vurdere forhold rundt engasjementstillinger skissert i brev fra Helse Sør-Øst. Virksomhetsoverdragelse av prosjektpersonell fra Østfold-sykehuset avklares på et senere tidspunkt. SB-SAK 09/2015 Lønnspolitikk i Sykehusbygg HF VEDTAK: Styret for Sykehusbygg HF ber om at det utarbeides et styringsdokument for lønns- og personalpolitikken og en personalhåndbok for Sykehusbygg HF. Personalhåndboken forutsettes forelagt styret for godkjenning. Styret gir styreleder fullmakt til å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for stillinger som adm. direktør Sykehusbygg HF og for prosjektdirektør for Tønsbergprosjektet, samt øvrige 5 mellomledere som er skissert i egen sak om rekruttering.

Side 5 av 126 Org.nr.814630722 Styret gir fungerende adm. direktør fullmakt til å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for øvrige stillinger som lyses ut, og innenfor de lønnsnivå som er skissert i styremøte 22.01.2015. Lønns- og arbeidsvilkår forutsettes å være konkurransedyktige, uten å være lønnsledende. Lønnsfastsettelse for alle stillinger i Sykehusbygg HF skal være innenfor gjeldende reglement for helseforetakene. SB-SAK 10/2015 Leie av lokaler regionkontor Sør-øst (utsatt SB-sak 16/2014) VEDTAK: Styret i Sykehusbygg HF ber administrasjonen forespørre om det er mulig å få til et samarbeid med Helse Sør-Øst om leie av lokalene benevnt som alternativ 3 i saksdokumentene. Styret begrunner vedtaket med omfang for pågående og planlagte prosjekter i Helse Sør-Øst, samt nærheten til Helse Sør-Øst RHF. SB-SAK 11/2015 Mandat bestillerforum/kundeforum VEDTAK: Styret for Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til det mandat som er foreslått for kundeforum med de kommentarer som fremkom i møtet. Mandatet legges fram for de 4 regionale foretakene for godkjenning. Ordningen og mandatet evalueres i 2016. SB-SAK 12/2015 Eventuelt VEDTAK: 1. Styreseminar onsdag 11. mars 2015 kl. 17:30-20:00 (Gardemoen) 2. Styremøtet 12.02.2015 utgår. Neste styremøte er 12.03.2015 kl. 08:00-14:00 (Gardemoen). 3. Inforeiser til RHF/HF i februar

Side 6 av 126 Org.nr.814630722 Protokollsignatur: Styremøte Sykehusbygg HF, Trondheim 22.01.2015 Steinar Frydenlund styreleder Jan Eirik Thoresen Hilde Rolandsen Ivar Eriksen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen

Side 7 av 126 SB-SAK 14/2015 Protokoll foretaksmøtet 23.02.2015 OPPSUMMERING Mandag 23. februar 2015 ble det avholdt foretaksmøte i Sykehusbygg HF. Styreleder og konst. adm.dir var til stede under møtet sammen med representanter fra de 4 regionale helseforetakene. Protokoll fra møtet og oppdragsdokument for 2015 følger vedlagt. Innholdet i oppdragsdokumentet omtales i styresak 17/2015. FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Protokoll fra foretaksmøtet 23.02.2015 2. Oppdragsdokument 2015

Side 8 av 126

Side 9 av 126

Side 10 av 126 OPPDRAGSDOKUMENT 2015 TIL SYKEHUSBYGG HF Foretaksmøte 23. februar 2015

Side 11 av 126 INNHOLD 1. INNLEDNING... 3 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP... 3 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2015... 4 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2015... 10 5. FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR 2015... 10 6. RAPPORTERING TIL EIERNE... 11

Side 12 av 126 1. INNLEDNING Sykehusbygg HF skal være en internleverandør for de regionale helseforetakene og landets helseforetak, og skal legge til rette for og bidra til standardisering, erfaringsoverføring, god ressursutnyttelse og ressurstilgang innen prosjektering og bygging av sykehus, og sørge for at erfaring fra forvaltning og drift av sykehuseiendom tas hensyn til i nye prosjekter og kommer foretakenes eiendomsforvaltning til nytte. Byggeoppdrag eller bidrag til byggeoppdrag skal bare kunne leveres til de 4 RHFene og deres underliggende HF samt parter som inngår i et sameie med disse. Sykehusbygg HF er organisert som en del av spesialisthelsetjenesten, og de overordnede politiske mål for helsetjenesten skal gjelde for virksomheten. Sykehusbygg HF skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. Det avholdes ordinært to foretaksmøter årlig i Sykehusbygg HF. Eiernes oppdragsdokument behandles i foretaksmøte i februar. Foretakets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i foretaksmøte innen utgangen av juni. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Sykehusbygg HF for 2015 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Sykehusbygg HF. Det forutsettes at Sykehusbygg HF setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2015 og i foretaksmøte 7. januar 2015 og innretter seg etter disse så langt mulig. Helseforetaket skal ha en desentralisert organisasjonsmodell med hovedkontor i Trondheim. Grunnlaget for helseforetakets virksomhet er konkretisert i helseforetakets stiftelsesdokumenter, herunder vedtekter og foretaksavtale. I henhold til vedtektene skal Sykehusbygg HF bidra til fremtidsrettet utvikling av sykehusbyggingen i Norge gjennom læring, innovasjon, erfarings- og kompetanseoverføring, og skal være en ressursleverandør for sykehuseiere og sektoren forøvrig. Sykehusbygg HF skal utføre tjenester knyttet til utvikling, planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter, og tjenester innen eiendomsområdet som det er gevinster ved å utføre felles for sektoren, herunder;

Side 13 av 126 utvikling og forvaltning av kunnskap, metoder og verktøy for bygg- og eiendomsrelatert sykehusplanlegging, samt gi tilgang på personell med spisskompetanse vedrørende alle faser i livsløpet til en sykehuseiendom, prosjektledelse og rådgivning til byggeprosjekter prosjekt og prosessledelse vedrørende tidligfaseplanlegging øvrige tjenester som naturlig hører inn under Sykehusbygg HFs formål Sykehusbygg HF skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre bærekraftig utvikling og godt omdømme. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2015 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene som ikke omfattes av tjenesteavtaler inngått mellom Sykehusbygg HF og de regionale helseforetakene eller et regionalt helseforetak eller helseforetak eid av dette. a) Internkontroll og risikostryring Styret for Sykehusbygg HFs ansvar og oppgaver er forankret i Helseforetaksloven kapittel 7. Styret har det overordnede ansvar for helseforetakets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølging av helseforetakets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av vedtektene, foretaksavtalen, helseforetaksloven og annen lovgivning Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensninger som følger av helseforetaksloven 37, 3. ledd. Styret skal sikre at Sykehusbygg HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i

Side 14 av 126 helseforetakene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Sykehusbygg HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Sykehusbygg HF følger opp denne veilederen. b) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av helseforetakets interne styrings- og kontrollsystemer. Sykehusbygg HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) Overordnede krav til utviklingen av Sykehusbygg HF Det vises til protokoll fra felles foretaksmøte i de regionale helseforetakene 7. januar 2015. De regionale helseforetakene vil følge opp de oppdrag som er gitt og ber Sykehusbygg HF legge følgende til grunn for sin virksomhet: De regionale helseforetakene trapper opp virksomheten i Sykehusbygg HF. Sykehusbygg HF skal benyttes i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Sykehusbygg HF skal sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk av planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter. Sykehusbygg HF skal ivareta nasjonal database for sykehusarealer og utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i løpet 2015 1 https://www.regjeringen.no/contentassets/26d303c0383c4c038d8c6d2873872dbb/styreveileder2014.pdf

Side 15 av 126 Sykehusbygg HF skal videreutvikle og vedlikeholde metodikk for framskrivninger, veiledere og evaluering av sykehusprosjekter og etablere nødvendig verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. Sykehusbygg HF skal gjennomføre tilpasninger av landingsplasser ved sykehus til nye redningshelikoptre. Justis- og beredskapsdepartementet vil sende et eget brev om oppdraget. De regionale helseforetakene skal evaluere ordningen med ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter slik den har virket i prøveperioden. Resultater av evalueringen skal legges fram for departementet. Eventuelle endringer i ordningen må innarbeides i Veileder for tidligfaseplanlegging for sykehusbygging. Sykehusbygg HF skal ivareta dette på vegne av de regionale helseforetakene. Det ble innført en fireårig prøveordning med ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter fra 2013. Ordningen gjøres permanent. De regionale helseforetakene skal inngå nye avtaler med eksterne kvalitetssikringsleverandører. Sykehusbygg HF skal ivareta dette på vegne av de regionale helseforetakene. d) Overføring av Kompetansenettverkets oppgaver Helsedirektoratet har i 2014 sluttført sitt arbeid med tilknytning til Kompetansenettverket for sykehusplanlegging. Videre forvaltning og eierskap av byggveiledere, planleggingsverktøy og nettsteder overføres til Sykehusbygg HF. Det vises til Helsedirektoratets brev datert 30.12.2014 som beskriver omfang og detaljer knyttet til overføringen. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF ivaretar de oppgaver som er beskrevet. e) Reduksjon av tidstyver Det vises til regjeringens arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Sykehusbygg HF bør løpende vurdere forenklinger av egne rutiner. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. f) Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Sykehusbygg HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 (2013 2014) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Sykehusbygg HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. g) Tiltak for produktivitetsvekst Regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter årlig gjennomfører tiltak for å øke produktiviteten. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF følger opp dette innenfor gitte budsjettrammer. For å gi incentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer er det innført en avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform der de regionale helseforetakene stilles overfor et effektiviseringskrav på 0,5 pst. av virksomhetenes driftsutgifter. De regionale helseforetakene vil i 2015 vurdere hvordan dette skal gjøre gjeldende for de felleseide selskapene.

Side 16 av 126 h) Innføring av nøytral merverdiavgift Det innføres nøytral merverdiavgift for ordinære statlige forvaltningsorganer fra 3. januar 2015. De felleseide selskapene omfattes ikke nå, men det vil bli sendt på høring et forslag med sikte på innføring fra 3. januar 2016. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. i) Miljø- og klimaarbeid Det vises til rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport 2011 2014. De regionale helseforetakene skal videreføre arbeidet i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Sykehusbygg HF skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. De regionale helseforetakene skal arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling. Sykehusbygg HF skal ved behov kunne gi bidrag til dette arbeidet. j) Bierverv og avtaler med private Sykehusbygg HF skal ha retningslinjer og systemer for rapportering og kontroll av ansattes bierverv. Det forutsettes at eventuelle brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler m.v., blir fulgt opp av Sykehusbygg HF som arbeidsgiver. k) Oppfølging av arbeidsmiljøloven Sykehusbygg HF skal etablere gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. Sykehusbygg HF skal samarbeide med de regionale helseforetakene om dette. l) Mangfold og likestilling I Meld. St. 13 (2010-2011) Aktivt eierskap - norsk statlig eierskap i en global økonomi omtales mangfold og likestilling som en del av samfunnsansvaret. Sykehusbygg HF skal være kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. m) Samordning på tvers av regionene Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. De regionale helseforetakene skal gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring, herunder sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt. Sykehusbygg HF skal bidra i dette arbeidet etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene.

Side 17 av 126 n) Beredskap og sikkerhet Sykehusbygg HF er omfattet av Lov om helsemessig og sosial beredskap. Sykehusbygg HF skal ha oppdaterte beredskapsplaner som omfatter systemer for å forebygge, oppdage og varsle hendelser, og systemer for effektiv, koordinert ressursdisponering ved kriser. Planene og systemene skal være koordinert mellom berørte parter og skal øves regelmessig. o) Innføring av felles krisestøttesystem De regionale helseforetakene og helseforetakene har etablert elektronisk krisestøttesystem. Dette som en del av et samordnet avtaleopplegg for de fire regionale helseforetakene i regi av Helsedirektoratet og anbefalt av Helse- og omsorgsdepartementet. Systemet er et verktøy for håndtering av ledelsesinformasjon og benyttes primært til varsling, loggføring og rapportering av beredskapshendelser. Det bes om at Sykehusbygg HF anskaffer krisestøttesystemet og slutter seg til de regionale helseforetakenes samordning på dette området. p) Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. q) Kvalitet i anskaffelsesprosessene Sykehusbygg HFs anskaffelser er omfattende og har stor samfunnsbetydning. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF har god internkontroll og etterlever regelverket for offentlige anskaffelser og tiltak for å styrke kompetansen på området. Tilsvarende gjelder for krav knyttet til miljø- og samfunnsansvar og krav om oppfølging av ILO-konvensjon nr. 94 for å sikre like arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Det går fram av lov om offentlig anskaffelser, at leverandører skal pålegges å sikre lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF kontinuerlig lærer av erfaringer ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester, for å hindre uheldige konsekvenser ved fremtidige anskaffelser. Det legges til grunn at Sykehusbygg HF - Følger opp anbefalingene fra de regionale helseforetakenes fellesprosjekt knyttet til miljø og samfunnsansvar, delprosjekt innkjøp. - Ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester sikrer en tilfredsstillende geografisk tilgjengelighet til tjenester for befolkningen. - Gjennomfører eksterne evalueringer av sine anskaffelser av helsetjenester. Evalueringer må omfatte hele anskaffelsesprosessen. Evalueringer skal bl.a. omfatte konsekvenser for pasienttilbudet mht. kontinuitet, geografisk tilgjengelighet, bredde og mangfold, og evne til fornyelse og utvikling. I tillegg bør evalueringer se på anskaffelsen fra et

Side 18 av 126 leverandørperspektiv mht. forutsigbarhet, ryddighet og profesjonalitet, samt anskaffelsenes konsekvenser for fremtidig konkurransesituasjon. - Ved konkurranseutsetting av ikke-medisinske funksjoner sikre at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes. r) Miljø- og klimatiltak Det vises til arbeidet med det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i helseforetakene og til sluttrapport om miljø og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten. Det vises videre til krav om oppfølging av nasjonal klimapolitikk og at sektoren gjennom energiøkonomisering og klimavennlig oppvarming må bidra til å realisere de nasjonale klimaforpliktelsene. - Sykehusbygg HF bes om å etablere miljøledelse og miljøstyringssystem med påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO 14001-standarden. Dette arbeidet skal ta sikte på å innføre slike systemer innen utgangen av 2016. - Sykehusbygg HF bes om å følge opp og iverksette de øvrige målene med anbefalte tiltak som er omhandlet i sluttrapporten på områdene innkjøp, bygg/eiendom og transport. s) Digital kommunikasjon Sykehusbygg HF skal bidra til samordning av nettinformasjon på samme plattform som www.helsenorge.no. t) Økonomisk langtidsplan Sykehusbygg HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal, som en del av årlig melding for 2015, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden 2016-2019 som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. u) Utarbeidelse av foreløpig regnskap Sykehusbygg HF skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar 2016. Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak 2 så langt det passer. v) Finansieringsmodell De fire regionale helseforetakene utreder finansieringsmodellen for selskapet og vil komme nærmere tilbake til dette i løpet av 1. halvår 2015. 2 http://www.helse-sorost.no/omoss_/avdelinger_/konserndirektor_/sider/regnskapshandbok.aspx

Side 19 av 126 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2015 Aktivitetskrav for 2015 er fastsatt i helseforetakets budsjett og i tjenesteavtaler mellom Sykehusbygg HF og de regionale helseforetakene og underliggende helseforetak. 5. FINANSIERING EIERNES BEVILGNING FOR 2015 Sykehusbygg HFs virksomhet vil omfatte to hovedkategorier av oppgaver; fellesoppgaver og prosjektoppgaver. Fellesoppgaver er oppgaver som det nye helseforetaket løpende skal ivareta for de fire helseregionene, mens prosjektoppgaver leveres etter bestilling fra ett eller flere RHF/HF. Fellesoppgavene vil bestå av faglige fellesoppgaver og administrative fellesoppgaver. Helseforetaket vil ha løpende driftskostnader basert på oppgavene det skal ivareta. De mest vesentlige kostnadene vil være lønn m.v. til helseforetakets ansatte samt kostnader forbundet med innleie av ressurser. I 2015 forutsettes det at fellesoppgavene rammefinansieres. Kontraktsfestede prosjektoppdrag finansieres av helseforetakene særskilt. Sykehusbygg HF er i en etableringsfase og det vil medgå ressurser til etableringen av helseforetaket. I 2015 avsettes til dekning av: Etableringskostnader: 6,4 mill. Drift område fellesoppgaver og administrasjon: 32,6 mill. kr Kostnader for fellesoppgaver og administrasjon dekkes etter gjeldende retningslinjer i felleseide selskaper. Sykehusbygg HF sine tjenester er ikke omfattet av unntak i merverdiavgiftsloven 3-2 første ledd bokstav a, og omsetningen er følgelig merverdiavgiftsplikt ved fakturering av kunder. Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere rammetilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) forelegges foretaksmøtet på forhånd. Det vises for øvrig AD-møtesak 003-2015 Sykehusbygg HF - forslag til prosjektfinansiering og fordeling av kostnader mellom RHF-ene, oppfølging av AD-møtesak 097-2014. Det fremgår at et revidert budsjettforslag vil bli forelagt styret i Sykehusbygg HF i februar/mars 2015. Her vil det bli tatt høyde for de føringer som er beskrevet i protokoll fra foretaksmøte i de regionale helseforetakene 07. januar 2015. ADmøtet trakk følgende konklusjon: 1. AD-møtet godkjenner foreløpig budsjett for Sykehusbygg HF for 2015. 2. AD-møtet ber om å få seg forelagt revidert budsjettforslag etter at det er behandlet av styret i Sykehusbygg HF.

Side 20 av 126 3. AD-møtet slutter seg til prinsippene for kostnadsfordeling mellom RHF-ene, slik det framgår i saken. Styret i Sykehusbygg HF får fullmakt til å gå gjennom de fire virksomhetsområdene i HF-et for å avklare hva som ligger i punkt 1 til 4 i saksfremlegget og fordelingen mellom RHF-ene. Dersom det er dissens i saken, legges dette frem for AD-møtet. 4. Med bakgrunn i protokoll fra foretaksmøte av 07JAN2015 ber AD-møtet om at RHF-ene avtaler møte med Sykehusbygg HF for en presentasjon av HF-et og gjennomgang av alle byggeprosjekter over 500 mill kroner m. m. I disse møtene skal det avklares hvordan Sykehusbygg HF og RHF-ene gjensidig kan bidra med kompetanse og læringsoverføring fra avsluttede/påbegynte byggeprosjekter. 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Sykehusbygg HF skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2015 i årlig melding innen 1. februar 2016. Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametere skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent.

Side 21 av 126 SB-SAK 16/2015 Status virksomhetsoverdragelser Oppfølging sak 08/2015 OPPSUMMERING Virksomhetsoverdragelse av Helsebygg Midt-Norge vil bli effektuert fra 01.04.2015. Det gjenstår noen forberedelser før oppgaver og ressurser overføres fra Helse Sør- Øst RHF. FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Avtale om overføring av virksomhet fra Helse Midt-Norge RHF til Sykehusbygg HF 2. Informasjonsbrev til ansatte i om virksomhetsoverdragelse og overføring av ansettelsesforhold 3. Liste over berørte ansatte

Side 22 av 126 BAKGRUNN: Sykehusbygg HF gjorde følgende vedtak i sak 08/2015: 1. Styret for Sykehusbygg HF gir sin tilslutning til at det blir gjennomført virksomhetsoverdragelser mellom Helse Midt-Norge og Sykehusbygg og mellom Helse Sør-Øst og Sykehusbygg innen 1. april 2015. 2. Styret gir styrets leder fullmakt til å fullføre forhandlingene med Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF og hensynta merknader gitt i møtet. Blant annet avklaring om at prosjektporteføljen til Helse Midt- Norge følger med som oppdrag. Videre forutsettes detaljering av virksomheten som overføres. Foreliggende forslag til avtale skal kvalitetssikres av juridisk kompetanse. 3. Styret gir sin tilslutning til virksomhetsoverdragelse fra Helse Sør-Øst av oppgaver og personell (4 fast ansatte) innenfor kulturminnevern, BIM, kvalitetssystemer og avhending av eiendommer. Administrasjonen bes om å vurdere forhold rundt engasjementstillinger skissert i brev fra Helse Sør- Øst. Virksomhetsoverdragelse av prosjektpersonell fra Østfold-sykehuset avklares på et senere tidspunkt. Helse Midt-Norge RHF Avtale om overføring av avdeling Helsebygg Midt-Norge fra Helse Midt-Norge RHF til Sykehusbygg HF er utarbeidet, men ikke signert per 05.03.2015. Arbeidsmiljølovens bestemmelser i kapittel 16 om arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse er lagt til grunn i drøftinger med tillitsvalgte og ansatte har mottatt informasjonsbrev om hva overdragelsen innebærer. Svarfrist for å reservere seg fra overdragelsen er 20.03.2015. Det er ukjent per dags dato hvor mange dette vil gjelde. Omfanget er 17 faste ansatte og 4 midlertidige ansatte. Se vedlegg 3. Sykehusbygg HF må, som ny arbeidsgiver, innen 3 uker etter overdragelsen ta stilling til om Sykehusbygg HF fortsatt skal være bundet av de særavtalene Helsebygg Midt- Norge er bundet av. Jf. Arbeidsmiljøloven 16-2, avsnitt (2). I drøftinger med tillitsvalgte og i informasjonsbrev til ansatte fra Helse Midt-Norge RHF, er det enighet om at gjeldende særavtaler og overenskomster blir videreført inntil Sykehusbygg HF har inngått egne overenskomster. Administrasjonen anbefaler at dette prinsippet følges etter overdragelsen og inntil overenskomst er etablert for alle ansatte i Sykehusbygg HF.

Side 23 av 126 For nytilsatte i Sykehusbygg HF følges retningslinjene fra Hovedtariffavtalen i Staten. Vi foreslår at dette gjelder fram til at Sykehusbygg har etablert egne retningslinjer vedr. dette. Avtale om overføring av virksomhet, liste med berørt personell og informasjonsbrev til ansatte vedlagt. Helse Sør-Øst RHF Det pågår forberedende arbeid for overdragelse av oppgaver og stillinger fra Helse Sør-Øst RHF. Intern HR er koblet inn i saken og det er foretatt samtaler med de involverte. Det vil bli etablert egne kontorlokaler i Oslo for denne gruppen. Det er ikke inngått avtale om overføring av virksomhet fra Helse Sør-Øst RHF til Sykehusbygg HF per dags dato. Virksomhetsoverdragelsen vil ikke være effektuert per 01.04.2015 jf. første del av vedtaket i sak 08/2015. Forsinkelsen anses ikke som kritisk da oppgavene ivaretas fortløpende. Egnede kontorlokaler er under oppføring i Oslo og skal utstyres med nødvendig teknisk infrastruktur i løpet av våren. Sykehusbygg ønsker å inkludere ansatte i faglige personalsamlinger fremover, uavhengig av dato for endelig overføring. Det settes som mål at virksomhetsoverdragelsen er gjennomført før sommeren.

Side 24 av 126 AVTALE OM OVERFØRING AV VIRKSOMHET fra Helse Midt-Norge RHF org.nr 983 658 776 til Sykehusbygg HF Org.nr. 814 630 722 Styret for Helse Midt-Norge RHF har i sak 84/13 og 15/15 besluttet at virksomheten i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge, skal skilles ut og overføres til nytt foretak, Sykehusbygg HF. Styret i Sykehusbygg HF har i sak 08/2015 gitt sin tilslutning til dette forutsatt avklaringer om blant annet at prosjektporteføljen følger med. Overføringen av avdeling Helsebygg Midt-Norge til Sykehusbygg HF vil skje i henhold til denne avtale. 1. På bakgrunn av vedtak i sak 15/2015 i styret for Helse Midt-Norge RHF og sak 08/2015 i styret for Sykehusbygg HF inngår Helse Midt-Norge RHF (overdragende virksomhet) og Sykehusbygg HF (overtakende virksomhet) denne avtale om overføring av virksomhet til Sykehusbygg HF, samt å nærmere regulere prosessen frem mot slik overføring. 2. Det er forutsatt at Sykehusbygg HF skal få overført virksomheten Helsebygg Midt-Norge pr 01.04.2015. 3. Sammenslåingen gjennomføres ved at kontrakter, avtaler, rettigheter, herunder offentlige tillatelser og forpliktelser knyttet til utbyggingen av St. Olavs Hospital forblir i Helse Midt-Norge. Øvrige avtaler knyttet til administrasjon og drift av Helsebygg.Midt-Norge overføres Sykehusbygg HF i tråd med helseforetaksloven 50 om omdanning. Alle eiendeler overføres Sykehusbygg HF med unntak av kontorlokaler som godskrives St. Olav-prosjektet i tråd med utbyggingsavtalen. 4. Balanse per 01.04.2015, herunder beskrivelse av hver enkelt konto i balansen, foreligger som grunnlag for overføringen av virksomhet. Balanseposter knyttet til ferdigstillelse av St.Olav-prosjektet holdes utenfor, jf første avsnitt punkt 3. 5. Virksomhetene overføres med regnskapsmessig kontinuitet, jf. helseforetaksloven 50.

Side 25 av 126 Foretakene er i henhold til helseforetaksloven 43 regnskapspliktig etter regnskapsloven slik at den overtatte virksomheten med tilhørende eiendeler, rettigheter og forpliktelser må regnskapsføres i det overtakende foretaket etter reglene i regnskapsloven. Sammenslåingen gjennomføres med regnskapsmessig virkning per 01.04 2015. 6. Sammenslåingen innebærer en virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljølovens forstand for de ansatte ved Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt- Norge. Det innebærer at reglene om de ansattes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse, jf. arbeidsmiljøloven kap. 16 får anvendelse. Eksisterende rettigheter og forpliktelser for de ansatte i det overdragende foretaket skal videreføres i det overtakende foretak. Sammenslåingen i seg selv er ikke oppsigelsesgrunn for de ansatte. Daglig leder ved foretakene gjennomfører prosessen i henhold til arbeidsmiljøloven 16 snarest mulig. De ansatte ved Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge, vil bli overført til Sykehusbygg HF med pensjonsordningene de har i det overdragende foretaket. Pensjonsforpliktelser for tidligere ansatte som sluttet før 31.03.2015 forblir i Helse Midt-Norge RHF. Sykehusbygg HF blir i utgangspunktet bundet av de overenskomstene som Helsebygg Midt-Norge er bundet av, men kan reservere seg mot denne bindingen. De overførte har likevel rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkår som følger av overenskomsten som tidligere arbeidsgiver var bundet av. 7. Sammenslåingen innebærer at det overdragende foretaks forpliktelser knyttet til avdeling Helsebygg Midt-Norge overføres til Sykehusbygg HF med befriende virkning for det overdragende foretaket, jf. helseforetaksloven 50 annet og femte ledd, med unntak av pensjonsforpliktelser for tidligere ansatte og forhold nevnt i punkt 3. De involverte helseforetakene skal samarbeide om å orientere sentrale avtalemotparter og forretningsforbindelser om sammenslåingen og eventuelt skifte av avtalemotpart. Vedlegg: 1. Regnskap og balanse per 31.03.15 2. Oversikt over prosjekter som Helsebygg Midt-Norge utfører for Helse Midt- Norge RHF og som skal overdras til Sykehusbygg HF

Side 26 av 126 Sted / dato Helse Midt-Norge RHF Sted / dato Sykehusbygg HF Med forbehold om at dette er endelig versjon. Avtalen er ikke signert og styreleder i Sykehusbygg HF hadde ikke per 04.03.2015 hatt møte med Helse Midt-Norge RHF om innholdet i avtalen.

Side 27 av 126 Til ansatte i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge Informasjon om virksomhetsoverdragelse og overføring av ansettelsesforhold Bakgrunn Styret for Helse Midt-Norge RHF har i sak 84/13 og 15/15 besluttet at virksomheten i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge, skal skilles ut og overføres til nytt foretak, Sykehusbygg HF. Tidspunkt for virksomhetsoverdragelse Ditt ansettelsesforhold blir overført fra Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt- Norge til Sykehusbygg HF med virkning fra 01.04.2015. Alle ansatte, dvs. faste og midlertidige ansatte/timebetalte som på overføringstidspunktet er i arbeid, har permisjon, er sykemeldte eller er i oppsigelsestid, vil opprettholde sine lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende arbeidsavtale på overføringstidspunktet. Rettigheter og plikter Arbeidsmiljølovens bestemmelser i kapittel 16 om arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse legges til grunn. 16-2. Lønns- og arbeidsvilkår (1) Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver. Krav etter første punktum kan fortsatt gjøres gjeldende overfor den tidligere arbeidsgiver. (2) Ny arbeidsgiver blir bundet av tariffavtale som tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder ikke hvis ny arbeidsgiver senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet skriftlig erklærer overfor fagforeningen at ny arbeidsgiver ikke ønsker å bli bundet. De overførte arbeidstakerne har likevel rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkår som følger av tariffavtale som den tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder inntil denne tariffavtalen utløper eller til det inngås ny tariffavtale som er bindende for den nye arbeidsgiver og de overførte arbeidstakere. (3) Arbeidstakernes rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv tjenestepensjon, overføres til ny arbeidsgiver etter reglene i første og andre ledd. ( ) Gjeldende særavtaler og overenskomster blir videreført for alle ansatte som overføres til Sykehusbygg HF inntil Sykehusbygg HF har inngått egne overenskomster. Pensjon er ivaretatt gjennom videreføring av pensjonsordninger i KLP. Ved overføring beholder de ansatte opparbeidet tjenesteansiennitet. Lønn blir utbetalt fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge til og med 31.03.2015. Refusjon av reiser og mertid/overtid påløpt første kvartal blir utbetalt fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge i april 2015. Sykehusbygg HF tar over ansvaret for utbetaling av fastlønn, timelønn, og variable tillegg som påløper for utbetaling fra og med 01.04.2015. Sykehusbygg HF vil overta ansvaret for utbetaling av opparbeidede feriepenger for 2015 på vanlig måte.

Side 28 av 126 Reservasjons- og fortrinnsrett 16-3. Reservasjonsrett mv. (1) Arbeidstaker kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. (2) Arbeidstaker som motsetter seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver, må skriftlig underrette tidligere arbeidsgiver om dette innen den frist denne har fastsatt. Fristen kan ikke være kortere enn 14 dager etter at informasjon etter 16-6 er gitt. (3) Arbeidstaker som har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder de siste to år før overdragelsestidspunktet, og som gjør gjeldende reservasjonsrett etter denne paragraf, har fortrinnsrett til ny ansettelse hos tidligere arbeidsgiver i ett år fra overdragelsestidspunktet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstaker ikke er kvalifisert for. Fortrinnsretten faller bort dersom arbeidstaker ikke har akseptert et tilbud om ansettelse i en passende stilling senest 14 dager etter at tilbudet ble mottatt. Fortrinnsrett etter 10-2 fjerde ledd, 14-2 og 14-3 går foran fortrinnsrett etter paragrafen her. Du kan reservere deg mot virksomhetsoverdragelsen, jf. Arbeidsmiljølovens 16-3. Dersom du benytter deg av reservasjonsretten, vil det medføre at ditt ansettelsesforhold ved Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge opphører etter 3 måneders oppsigelsestid fra overføringstidspunktet 01.04.2015. Du fraskriver deg da retten til ansettelse ved Sykehusbygg HF. Vedlagt følger et eget skjema med utfyllende informasjon om reservasjonsretten og konsekvensene av denne. Svarslipp skal kun benyttes dersom du ønsker å reservere deg. Skjemaet må være levert til direktør Bjørn Remen innen fredag 20. mars 2015. 16-4. Vern mot oppsigelse (1) Overdragelse av virksomhet til annen arbeidsgiver er ikke i seg selv grunn for oppsigelse eller avskjed fra tidligere eller ny arbeidsgiver. (2) Dersom arbeidsavtale eller arbeidsforhold opphører fordi skifte av arbeidsgiver medfører vesentlige endringer i arbeidsvilkårene til skade for arbeidstaker, anses opphøret som en følge av arbeidsgivers forhold. (3) Ved tvister etter denne paragraf gjelder bestemmelsene i 15-11 og 15-12 tilsvarende, med unntak av 15-12 første ledd siste punktum. Bestemmelsene i kapittel 17 gjelder tilsvarende så langt de passer. 16-5.Informasjon og drøfting med tillitsvalgte (1) Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte. Tillitsvalgte har vært løpende informert og involvert i prosessen med virksomhetsoverdragelsen. Praktiske forhold før overdragelsen Regnskapet for Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge skal avstemmes per 31.03.2015. Personalutgifter påløpt i 2015 før overdragelsen skal belastes Helse Midt- Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge. Dette får noen praktiske konsekvenser for innlevering av bilag før 01.04.2015.

Side 29 av 126 Mertid/minustid Dersom du ved overdragelsen har mertid/minustid, skal dette nullstilles fra 01.04.2015. Mertid skal enten avvikles i form av avspasering eller utbetales etter gjeldende retningslinjer. Dette betyr at inntil 45 timer enten avspaseres time for time, eller utbetales time for time. Mertid over 45 timer får følgende regnestykke: Antall timer fratrukket 14 timer (55 x 1/4 (dvs 3 mndr)) utbetales med 40% overtidstillegg fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge i april. Minustid trekkes i lønn/faktureres. Opptjent, ikke avviklet ferie fra 2013 (overførte feriedager fra 2014 til 2015) Dersom det ikke er mulig å ta ut overførte feriedager innen utgangen av mars, vil feriedagene komme til utbetaling fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge i april 2015 (dette gjelder 9 personer som har søkt om overføring av ferie fra 2014 til 2015). Ordinær opptjent ferie i 2014 som du skal benytte i år, overføres med alle rettigheter til Sykehusbygg HF. Ferielønn utbetales som vanlig i juni. Refusjonskrav og andre utgifter påløpt før 01.04.2015 Alle utestående utlegg med reiser og lignende utført de første 3 månedene i 2015 skal være innrapportert innen torsdag 26.03.2015 og utbetales fra Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge på siste mulige lønnskjøring som er 12.04.2015. Evt. spørsmål angående virksomhetsoverdragelsen kan rettes til direktør Bjørn Remen eller Trond Håvard Eidet i Helse Midt-Norge RHF. Takk for fantastisk innsats i Helsebygg Midt-Norge! Med vennlig hilsen Daniel Haga Adm.dir. Helse Midt-Norge RHF Vedlegg: Skjema for utøvelse av reservasjonsrett

Side 30 av 126 SKJEMA FOR UTØVELSE AV RESERVASJONSRETT Ansatte ved Helsebygg Midt-Norge har etter Lov om Arbeidsmiljø, 16-3 rett til å reservere seg mot at ansettelsesforholdet blir overført til Sykehusbygg HF ved virksomhetsoverdragelsen. Retten til å reservere seg må utøves overfor nåværende arbeidsgiver. Dette skjemaet må sendes til direktør Bjørn Remen innen 20.03.2015. Følgene av å benytte reservasjonsretten er at ansettelsesforholdet og lønn ved Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge opphører etter 3 måneders oppsigelsestid med virkning fra 01.04.2015. Siden Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge opphører som arbeidsgiver fra 01.04.2015, vil ingen ansatte som utøver retten til reservasjon kunne gjøre gjeldende fortrinnsrett til ny ansettelse ved Sykehusbygg HF. Jeg bekrefter med dette å ha mottatt informasjonsbrev om virksomhetsoverdragelsen og informasjon om retter og plikter ved overføring av mitt ansettelsesforhold i Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt-Norge til Sykehusbygg HF. I samsvar med AML 16-3, vil jeg med dette meddele at jeg reserverer meg mot overføring av ansettelsesforholdet mitt til Sykehusbygg HF. Jeg er klar over at dette samtidig vil medføre at ansettelsesforhold og lønn ved Helse Midt-Norge, avdeling Helsebygg Midt- Norge opphører med virkning fra 01.07.2015, etter 3 måneders oppsigelse. Denne svarslippen skal kun benyttes dersom du ønsker å reservere deg. SVARFRIST: 20.03.2015 (Bruk blokkbokstaver unntatt ved signatur) Navn: Adresse: Postnummer og sted: Telefon: E-post: Sted og dato: Signatur:

Side 31 av 126 Berørte ansatte i Helsebygg Midt-Norge som overføres til Sykehusbygg HF (med forbehold om at reservasjonsretten ikke benyttes) 17 personer med fast ansettelse i Helse Midt-Norge RHF, avdeling Helsebygg Midt-Norge 2 personer med kontrakter i fbm drift av midlertidige kontorlokaler 2 personer med kontrakter i fbm ferdigstillelse av Universitetssykehuset St. Olavs hospital Etternavn Fornavn Stillingstittel Kommentar Abrahamsen Lars Utbyggingssjef/ prosjektleder Aslaksen Ragnhild Sjefsarkitekt Permisjon til 01.06.2015 Auset Bente Prosjektkoordinator Bakken Bjørn Prosjektleder Egseth Jan Petter Prosjektleder Feragen Kjell IT-konsulent Gran Grete Prosjektsekretær/ konsulent Haugen Liv Medisinsk sjef/ sykehusplanlegger Ingdal Pål Sykehusplanlegger Laugen Bjørn Prosjektleder Lyngsmo Kjell Olav Utstyrssjef Moen Gudmund Spesialrådgiver/ prosjektleder Pedersen Jan-Hermann Prosjektleder Remen Bjørn Direktør Slåtsve Lillian Spesialrådgiver/kontraktansvarlig Valstad-Aalmo Berit Elisabeth Administrasjonssjef Wiggen Svein Inge Utbyggingssjef/ prosjektleder ANDRE: Yseteng Eli Kantine- og renholdsmedarbeider Trolig kun frem til nye lokaler Ulvang Hans Margido Driftsleder (timebetalt) Frem til nye lokaler Melbø Olaf Leder prosjektstyret byggefase 2 St.Olav Kun styrehonorar Myrstad Ingun Kunstkonsulent (timebetalt) Innleid 1930-bygget

Side 32 av 126 SB-SAK 17/2015 Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering OPPSUMMERING Med bakgrunn i Oppdragsdokumentet 2015 for Sykehusbygg HF (se sak 14/2015), er det gitt klare føringer for bruk av Sykehusbygg HF i alle nasjonale sykehusprosjekter. Administrasjonen vil med bakgrunn i disse føringene, anbefale at Sykehusbygg får en bestilling fra RHF/HF-ene på alle prosjekt som p.t. er eller skal i gang med idefasen eller konseptfasen. I alle andre prosjekt skal også Sykehusbygg HF benyttes, og det foreslås her at dette skjer gjennom enkeltoppdrag/delavtaler slik som skissert i saksframlegget. Rekruttering av personell må skje ut fra de forventninger som ligger i Oppdragsdokumentet. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret tar den framlagte orientering om organisering av fellesoppgavene til orientering. Styret ber administrasjonen ta initiativ mot eiendomsdirektørene i RHF-ene, om de ønsker å delta med personell i noen av de angitte prosjektgrupper som vedrører fellesoppgaver. 2. Styret gir sin tilslutning til de forslag om involvering av Sykehusbygg i de ulike sykehusprosjekt slik det er angitt i saksframlegget. Styret ber om at saken framlegges for AD-møtet, med formål om å avklare disse forholdene innen de enkelte RHF/HF. Deretter legges det til grunn at bestillinger av Sykehusbygg sine tjenester fra RHF/HF-ene foreligger så snart som mulig, og slik at Sykehusbygg kan gjennomføre en nødvendig rekruttering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Oversikt over prosjekter, basert på en oversikt fra HOD pr. des. 2014 2. Notat om fellesoppgaver per 05.03.2015 3. Presentasjon knyttet til forståelsen av Foretaksprotokoll/Oppdragsdokument 4. Saksframlegg sak 06/2015