Protokoll Styremøte nr. 3/2015-2016 31. august 2015 Sted: Hvam VGS. Tilstede: Forfall: Hernes, Svein Erik Johansen, Pedersen, Geir Skjolden, Marthe Garsjø, Arild Tyrihjell og Elisabeth Udnes Weng Ingen Saksliste: Orienteringssaker: Sak 1 Økonomi. Konto og regnskap pr. dd. NC jr, mva, etc neste styremøte. Inntekter dorull + annet. Antall doruller pr. løper 1x2 pakker for rekrutt og 2x2 pakker for jr. se beslutningssak 17. Samme plan som sist, fra Neskollen og ila. oktober-november. Avklarer om plass hos mix Neskollen og om tilbudet er det samme som 2014. Sponsor (Sponsorsjef). Ullstrøm Fepo AS forlenger ikke samarbeidsavtalen. Planlang møte med Nekas. ScanVacc forlenger samarbeidsavtalen. Planlegger sponsorkveld, gammel og nye, i skianlegget, leder, sponsorsjef og sportslig leder involveres. + omvisning i skianlegget. Det serveres grillmat. og bistår sponsorsjef i aktuelle spørsmål Sparebank 1 avtalen sluttføres av Svein Erik Geir 1
Sak 2 Sak 3 Sak 4 Status Rekrutt Gruppa Plan for sesong 2015-2016. Trenere: se sak 9 Sportsplan legges til grunn for trenere, planlegger møte med foreldre om sportsplan og treninger. Planlegger trenermøte. Husk punkt om snøproduksjon og romjulsrenn med forventet deltagelse. Status Jr Gruppa Elisabeth har ansvar for jr løpere fra 17 år +++ har ansvar for UHR og HL løpere. Mange fører treningsdagbok, viktig verktøy for samarbeidet mellom trener og utøvers utvikling. Noen kan bruke dette mer. Sesongstart stater gradvis opp, flere løpere kommer tilbake fra alternativ idrett. Jr Aktiviteter: Rulleskicup er avviklet iht. plan, ett renn gjenstår. Ledes og planlegges av Ola Jonny G. Jr 17 år +++ har samling Sjusjøen 7 til 9 september 2015. Torsbysamling planlegges nå (siste helg i høstferien). Marthe Elisabeth Drøftingssaker : Sak 5 Nes Ski 25 år 2015 aktiviteter etc. Styrets medlemmer skal foreslå minst en aktivitet hver vdr. 25 år jubileum i neste møte. Aktiviteter med sposnor, renn, media, barnas skidag 2
Sak 6 Sak 7 Sak 8 Nes skianlegg Rulleskirenn et tettere samarbeid må tilstrebes mellom Nes skianlegg og Nes Ski. Elisabeth UW oppnevnt som hovedkontakt for alle aktiviteter (dugnader, renn etc) mellom Nes Ski og Nes Skianlegg NC jr pott 20% til Nes Ski aksepteres. Svar til Nes Skianelgg Årskalender Styre og oppgavefordeling i Styre. Se vedlagt xls fil. Følges opp utenfor møte. Materialsituasjon: Smørevognplass, møte med Nes skianlegg onsdag 5. september. Forsøk å unngå plassen foran klubbrakke. Undersøk med tekno maskin om hvordan tørke og oppbevare smørevogn. Fortsett søk etter plass. Elisabeth. Arild Sak 9 Trener 2015-2016 Hovedtrener jr: Ole Jonny Gigernes. Hjelpetrenere uavklart, flere navn og aktuelle personer. Jobber videre med kandidater. Flere foreldre fortsetter å bidra. Rekrutt gruppetrenere og hjelpetrenere: Gr 1 Hovedtrener: Hans Kristian Byring Hjelpetrener Henning Kårstad + fler plukkes ut første trening bør plukke noen fra den yngste års klassen for å sikre rekruttering Marthe/ Gr2 Hovedtrener: Roar Gulbransen/Rune Stenbro. Hjelpetrenere: Linda Spigseth mangler avklaring vdr Thomas Næss. Gr 3 Hovedtrener: Pål Berg Knudsen Hjelpetrenere: Torvald Otterdal og Dag Thorvik. Politiattest, rutine og skriv lages. 3
Sak 10 Rekrutt treningsarena oktober desember. Planlegger treningsarenaer for rekrutt, et sted eller flere steder i Nes, hva med Nes skianlegg etc. hold alle gruppene samlet da flere har barn i flere grupper. Sak 11 Sluttføre og avtale jr kontrakt. Avtaler Jr hovedtrener til signering. Sak 12 Salgsaktivitet 2015-2016 Opprettholder dorullsalg, ingen nye. Se sak 1 og 17. Sak 13 Sparebankpott 60 KNOK kan fritt benyttes av Nes Ski, pr. dd er dette bonus og stipend. Skal kravene her endres? Reservere et beløp til Nes Ski dress etc? mm?? Styrets medlemmer foreslår alternativ bruksområder til neste møte, viktig å ikke glemme bakgrunnen for disse midlene. Utestående 2014-2015 Se sak 18 Marthe Sak 14 Landslagsløper vs klubb (samlinger/treninger/sponsor/klubbdress etc). Leder er informert av NSF landslaget, følgende gjelder: Signert landlagskontrakt fremvises/sendes til sportslig leder i klubb. Klubbsamlinger kryssjekkes opp mot landslagets samlingsplan. Landslagsdrakt benyttes alltid på FIS renn, der hvor NSF representerer, NC jr, jr NM og jr VM (unntatt stafett, men med statoilreklame). andre renn benyttes klubbdrakt. Følgende punkter under avklaring: Avtalens punkt D «Individuell markedsavtale» (100cm2). Klubbsponsor 50cm2 i ikke konkurrerende område. Sak 15 Smører sesong 2015-2016 Fortsetter avklaring med aktuelle kandidater. Sak 16 Romjulsrenn rennleder etc. Styrets medlemmer planlegger rennet med aktuelle oppgaver. Leder er rennleder. 4
Beslutningssaker: Sak 17 Bekrefte sak 15 fra styremøte nr 2. Vedtak protokoll nr 2 2015-2016 endres til følgende Inntektsaktiviteter (dorullsalg): Dorullsalg: Jr gruppe (hjemmeboende og borteboende) selger dorullpakker tidlig høst og tidlig vår (2x2 pakker). Rekrutt gruppe en gang på høst (1x2 pakker). Tidligere vedtak: Sak 15 Inntektsaktiviteter (dorullsalg): Dorullsalg: Jr gruppe (hjemmeboende og borteboende) selger dorullpakker tidlig høst og tidlig vår (2x3 pakker). Rekrutt gruppe en gang på høst (1x3 pakker). Enstemmig ja Sak 18 Utestående 2014-2015 Løpere som ikke avhenter utestående beløp ila. september vil miste sin rett på utbetaling sesongen 2014-2015. Leder informerer de dette gjelder. Krav for utbetaling er avtale møte med sponsor Sparebank 1 og invitere presse i god tid 7 dager varsel. 5