Programstyret for VRI Dato: Tirsdag 12.mars 2013 kl 10:00-15:00 Sted: Forskningsrådet Til stede: Medlemmer: Forfall: Seniorrådgiver Rune Jørgensen (møteleder) Hovedtillitsvalgt Roy Lund Professor Staffan Laestadius Direktør Birgit Abelsen (via video frem til 12:00) Direktør Jorunn Gislefoss Gunn Marit Helgesen Direktør Jan Olli Administrasjonen: Programkoordinator Anja Gjærum Avdelingsdirektør Elise Husum Rådgiver Idun Alhajjam Sak 9 02/13 Godkjenning av sakslisten Vedtak: Programstyret godkjenner den framlagte sakslisten for møte 2/13 den 12.mars 2013. Sak 10 02/13 Godkjenning av referat Vedtak: Programstyret godkjenner det framlagte referatet fra møte 1/13 den 10.januar 2013. Sak 11 02/13 Habilitet Etter anbefaling fra Forskningsrådets habilitetsutvalg ansees Birgit Abelsen som skjønnsmessig inhabil i sak 16 og 17. Dette fordi NORUT, som hun er leder for, er med i VRI i dag. Eventuelle endringer som gjøres i programplanen vil påvirke bevilgninger for neste periode og eventuelle endringer vil få betydning for NIFU. Vedtak: Birgit Abelsen er skjønnsmessig inhabil i sakene 16 og 17. Sak 12 02/13 Status RFF 15 % - potten Orientering ved avdelingsdirektør Elise Husum. Det kom inn om lag 500 søknader i 2012. Det vil bli orientert nærmere om søknadsmengde og fordeling av bevilgninger etc på programstyremøtet i juni. Saken om 15 % - potten var sist opp som sak 55 05/12. Det ble da orientert om den nye prosessen for behandling av 15 % - potten der styrene selv tar ansvar for 1
fordeling fondene mellom. Saken kom opp i Hovedstyrets møtet 13. desember 2012 og styret gjorde dette vedtaket: Hovedstyret anbefaler til KD at forvaltningen av 15%-potten overføres til fondene i fellesskap. Fondene tillegges da ansvaret for å rapportere til KD på bruken av midlene. KDs kvalitetskriterier skal fortsatt ligge til grunn for forvaltningen av midlene, og den nye ordningen bør evalueres mht. samhandling og kvalitet. Saken ligger nå i departementet. Delrapporten i følgeevalueringen av fondene ble lagt frem i februar 2013. I saksframlegg til Hovedstyrets møte 4.3.2013 forslås det fire utlysninger av midler fra 15 % - potten der deltakelsen fra de forskjellige fond fordeler seg som vist i tabellen nedenfor. Tema Helse og omsorg Blå-grønn bioteknologi Vann og avløp Reiseliv Deltakere Oslofjordfondet Hovedstaden Agder Nord-Norge Midt-Norge Vestlandet Innlandet Hovedstaden Oslofjordfondet Midt-Norge Innlandet Nord-Norge Agder Vestlandet Utlysningene vil bli publisert i midten av mai og fondene ønsker søknadsfrist 16. oktober. Forskningsrådet ser imidlertid på muligheten for å ha en spesiell frist i slutten av september, slik at vi kan få tid til å forberede fagvurderingene best mulig koordinert med Forskningsrådets øvrige program. Vedtaket i Hovedstyret innebærer at Programstyret for VRI ikke lenger vil ha noen rolle i samband med forvaltning av 15 % - potten, men det er selvsagt en viss usikkerhet knyttet til departementets godkjenning av dette. De regionale fondene og forvaltningen av dem vil uansett være et relevant tema for programstyret i og med det tette sambandet det er mellom VRI-arbeidet og RFF-arbeidet i regionene. Evalueringen gir gode tilbakemeldinger og konstaterer at RFF allerede utgjør et velfungerende system for fordeling av forskningsmidler. Forskningsrådet vil i 2013 prioritere å få etablert rutinene fra vår side og kunne bidra stadig bedre med strategisk rådgivning og koordinering med Forskningsrådets øvrige aktivitet. 2
Vedtak: Programstyret tar saken til orientering. Sak 13 02/13 Årsrapport VRI 2013 Orientering ved programkoordinator Anja Gjærum VRI-sekretariatet har utarbeidet årsrapport for VRI 2012. Rapporten følger Forskningsrådets mal for programrapportering og inkluderer både rapportering på indikatorer, som er felles for alle brukerstyrte programmer i Forskningsrådet, og VRI-spesifikk rapportering, som følger av departementenes tildelingsbrev og mål i programplanen for 2011-13. Rapporten er dels basert på sammenstilling av resultater fra de 15 regionale satsingene og dels vurderinger gjort fra VRI-sekretariatet i Forskningsrådet. Det vil i tillegg utarbeides programspesifikk rapportering for VRI som inngår i Forskningsrådets felles rapportering til de finansierende departement (KD, KRD, NHD og LMD). Denne rapporteringen vil bygge på den ferdige programrapporten. Rapporten har en intern del bakerst som ikke skal offentliggjøres. Delen er ment å være programstyrets refleksjoner og tilbakemeldinger til divisjonsstyret og administrasjonen. VRI-sekretariatet har utarbeidet et forslag til tekst som programstyret må vurdere. Årsrapporten er programstyrets rapportering av programmets faglige framdrift, økonomi og resultater og måloppnåelse i forhold til programplan og handlingsplan. Vedtak: Programstyret tar utkastet til orientering, og ber sekretariatet om å ferdigstille rapporten hensyntatt programstyrets kommentarer. Sak 14 02/13 Regnskap 2012 og budsjett 2013 Orientering ved programkoordinator Anja Gjærum Programstyret vedtok budsjettet for 2013 i møte 5/2012. Budsjettet blir her presentert med sentrale regnskapstall for 2012. VRI får i 2013 midler over statsbudsjettet fra fire departement: Kommunal- og regionaldepartementet (KRD), Nærings- og handelsdepartementet ( NHD), Kunnskapsdepartmentet ( KD) og Landbruks- og Matdepartementet (LMD). Samlet tildeling til VRI fra departementene i 2013 er 70,2 millioner kroner fordelt slik: KD (3 mill. kroner i generelle departementsmidler og 3 mill. kroner fra øvrige budsjettposter), NHD (19,2 mill. kroner), KRD (43 mill. kroner) og LMD (2 mill. kroner). Regnskap for 2012 På grunn av overbudsjetteringer og høy forbruksprosent, har VRI i flere år trukket med seg et underskudd. I løpet av 2012 har regnskapet imidlertid kommet i balanse. 3
Regnskapet for 2012 viser en samlet forbruksprosent på 98 %. VRIs overbudsjettering for 2012 var på 2 %. De regionale prosjektene har et samlet forbruk på 99 %. Forbruket til nasjonal koordinering og utvikling har vært på 101 %. Ubrukte midler fra 2012 har også i år blitt trukket inn til å dekke underskuddet fra forrige VRI-periode. Dette betyr at vi overfører et positivt beløp til 2013 på kr. 1 560122,-. Langtidsbudsjettet 2013-16 Det er i langtidsbudsjettet tatt utgangspunkt i en fortsatt høy forbruksprosent på 98%. Vi har fra 2013 fått kr. 4 mill. mer på statsbudsjettet fra KRD. Disse midlene vil brukes til synteseprosjekter og inntil 1 mill. kroner til forskerskolen. Da blir budsjettet for forskerskolen på kr. 4 mill. per år. I 2013 dekker disp.fondet 1 mill. kroner til forskerskolen. Synteseprosjektene foreslår vi å lyse ut sammen med midler til innovasjonsforskning i VRI 3, se sak 17 i dagens møte. Poster på administrasjonsbudsjettet ligger på et lavere nivå i 2013 enn i 2012 på grunn av reduserte kostnader til refusjoner. Administrasjonsbudsjettet er på 6 millioner kroner. Dette i tillegg til ekstramidlene fra KRD gjør at vi i neste VRI-periode kan lyse ut ca. 63mill. per år i VRI 3 (2014-2016). Det er foreslått satt av kr. 0,5 mill. per år til en sluttevaluering av VRI programmet. Vedtak: Programstyret tar saken til orientering. Sak 15 02/13 Programplan for VRI 3 Orientering ved programkoordinator Anja Gjærum Programstyret utarbeidet i 2012 et høringsutkast til revidert programplan for VRI. Dette ble sendt på høring 3.desember, med frist for høringsinnspill 15.februar 2013. Forskningsrådet har gjennomgått høringsinnspillene og utarbeidet forslag til endringer på bakgrunn av disse. Et utkast til revidert programplan skal legges fram for vedtak i divisjonsstyret for innovasjon 11.april 2013. Forskningsrådet etterspurte i høringsbrevet kommentarer til de foreslåtte endringene i den innovasjonsfaglige forskningen, til sluttmål regionalt og nasjonalt og til endrede prosedyrer for søknad og tildeling til samhandlingsprosjektene. Det ble også åpnet for andre kommentarer, både overordnede og konkrete. Det kom inn 32 høringsuttalelser, flere fra grupper av aktører i en region. Alle fylkene er representert blant respondentene. 4
Følgende hovedpunktene ble diskutert i møtet: o Hovedmål og strategier o Den innovasjonsfaglige forskningen o Forskningstema o Sluttmål regionalt og nasjonalt o Prosedyrer for søknad og tildeling til samhandlingsprosjektene Vedtak: Programstyret vedtar det utsendte utkastet til programplan med de endringer som framkom i møtet, og ber om at dette legges fram for divisjonsstyret for innovasjon i Forskningsrådet. Sekretariatet gis myndighet til å gjøre ikke-substansielle endringer i programplanen. Sak 16 02/13 Utlysning av midler til samhandling i VRI3 Orientering ved programkoordinator I 2012 ble VRI evaluert og anbefalinger fra midtveisevalueringen og erfaringer fra to tidligere runder med tildelinger har vært utgangspunkt for sekretariatets planlegging av årets søknadsprosess. Ny revidert programplan ligger til grunn for søknadsrunden og for videreføringen av de regionale VRIsatsingene fra 1. januar 2014. Tidsplan søknadsfasen april september (Innen) 20. april legges utlysningen ut på www.forskningsradet.no 22. april informasjonsmøte på Gardermoen I juni arrangeres det en møteplass for VRI-regionene. Utgangspunktet er at en dialog mellom regionene og med Forskningsrådet kan bidra til å få gode prosjekter. VRI-regionene inviteres til å dele erfaringer og gi hverandre råd som kan styrke prosjektene. Forskningsrådet vil også kunne svare på spørsmål 4. september er søknadsfristen Utlysningen Søkere må forholde seg til følgende elementer i søknadsprosessen: Programplan for VRI 2014-2017 Utlysningsteksten med krav og føringer fra programplanen Mal for prosjektbeskrivelse med krav til innhold i søknader Vurderingskriterier Beskrivelse av vurderingsprosessen 5
Følgende hovedpunkter ble diskutert i møtet: Budsjett og finansering Rammen for utlysning av VRI-samhandlingsprosjekt er ca. 48 millioner kroner årlig. Tilgjengelige midler deles mellom midler til grunnfinansiering og konkurranse. Ved at alle regioner sikres en grunnfinansiering legger vi opp til at VRI videreføres i alle regioner. Samtidig som alle skal med vil en konkurransepott være noe å strekke seg mot og gjør at de sterkeste kan styrkes. Det vil stilles krav til kvalitet for å få grunnfinansiering, men regioner som ikke oppfyller kravene i først søknadsrunde vil få tilbud om å sende forbedret søknad etter at denne tildelingsrunden er avsluttet. Prosjekter som får avslag kan sende forbedret søknad om grunnfinansiering. Alle midler til konkurranse vil fordeles etter søknadsfristen i september 2013. Vurderingsprosessen Vurderingsprosessen følger i hovedsak Forskningsrådets standard metodikk. Gjennom VRI1 og VRI2 er det utviklet maler og vurderingskriterier. Det er tatt utgangspunkt i disse når vi har utarbeidet mal for prosjektbeskrivelse og vurderingskriterier for VRI3. I evalueringen av VRI ble det anbefalt at søknadsprosessen burde endres til en mere dialogbasert prosess. Sekretariatet foreslår derfor at prosjektene inviteres til å møte ekspertpanelet. Prosessen ellers følger vanlig fremgangsmåte og vurderingsprosessen vil ha følgende stadier: o Forvurdering av søknader o Ekspertvurdering o Innstillinger til styret o Styrebehandling - Ny søknadsrunde - prosjekter som får avslag kan levere forbedret søknad. Vurderingsprosessen, kriteriene og finansieringsmodellen vil bidra til å få gode prosjekter som blir vurdert på en solid og forsvarlig måte. Vedtak: Programstyret støtter sekretariatets vurderinger og vedtar følgende: 2/3 skal fordeles likt per fylke til grunnbevilgning og 1/3 skal inngå i konkurransepotten. grensen for å få grunnbevilgning er karakteren 4 på gjennomsnitt og samlet vurdering fra ekspertene konkurransemidler tildeles til de prosjektene som får de høyeste karakterene det kan søkes om maksimalt 2,5 millioner per fylke fra konkurransepotten Styre tar ellers saken til orientering og ber administrasjonen ta styrets kommentarer med i videre arbeid med utlysningen. 6
Sak 17 02/13 Utlysning av midler til forskning i VRI3 Orientering ved programkoordinator På bakgrunn av diskusjonen i programstyret og høringsinnspillene fra regionene og andre interessenter legges det frem forslag til hvordan forskningsmidlene i VRI skal lyses ut. Forslaget bygger på omtalen av innovasjonsforskningen i den nye programplanen. Sekretariatet mener den regionale medfinansieringen er den beste måten å sikre at prosjektene får regional betydning, slik regionene er opptatt av. Vedtak: Programstyret støtter sekretariatets vurderinger og vedtar følgende: Forskningsrådet lyser ut midler til synteseprosjekter med inntil 100 % nasjonal finansiering og innovasjonsfaglige forskningsprosjekter med inntil 50 % nasjonal finansiering Ingen prosjekter finansieres uten å ha oppnådd karakteren 5 i gjennomsnitt på alle kriterier, karakter 5 på kriteriet samlet vurdering og karakteren 5 på kriteriene formidling og vitenskapelig kvalitet. Styret tar ellers saken til orientering og ber administrasjonen ta styrets kommentarer med i videre arbeid med utlysningen. Sak 18 02/13 Oppdatert handlingsplan VRI og årshjul for programstyret 2013 Orientering ved programkoordinator Endringer i handlingsplanen Sekretariatet foreslo i sak 52/12 at det skulle gjennomføres tre utlysninger i 2013. Dette var utlysning av ekstra midler fra KRD til synteseprosjekter, utlysning av midler til samhandlingsprosjekter og utlysning av midler til forskningsprosjekter. Vi ser nå at det vil være mer hensiktsmessig å lyse ut midler til synteseprosjekter sammen med midlene til forskningsprosjekter og har foreslått dette i programplanen og utlysningen. Vi ser behov for å utarbeide en helhetlig plan for læringsarenaene i VRI 3. Vi vil starte arbeidet med en slik plan så snart utlysningen er ute i april og tar sikte på å legge fram utkast til plan for programstyret i møte 5/2013. I utkastet til handlingsplan la vi opp til å ha frist for søknader på samhandlingsprosjekter 4.september og for innovasjonsforskning 16.oktober. Det kan være Regionale forskningsfond skal ha en frist ca.25.september og denne vil passe bedre også for VRI. Vi ønsker i så tilfelle å ha samme frist for både samhandling og forskning. Endringer i årshjulet for programstyret Behandlingen av samhandlingssøknadene vil utfra det forslaget som er lagt fram i sak 16 ta noe lenger tid enn vi først hadde tatt høyde for. Det er derfor behov for å flytte programstyrets møte 4/2013. Ny dato er 25.november 2013. Vedtak: Programstyret vedtar de foreslåtte endringene i handlingsplanen og årshjulet. 7
Sak 19 02/13 Orienteringssaker På møtet ble det muntlig orientert om følgende saker ved avdelingsdirektør: 19.1 Næringsrelevant kompetansebygging KRD har bevilget 20MNOK i 2013 til næringsrettet kompetanse. Bedriftene skal stå i fokus og målgruppen er miljøer med kompetanseutfordringer. Pengestrømmen skal gå via Innovasjon Norge, og NFR og SIVA skal også være koblet på arbeidet. Det er krav om forankring i regionale utviklingsplaner og det stilles krav til god samhandling/kontakt gjennom VRI. Det er et ønske om midlene resulterer i noe strategisk og varig og ikke bare blir «kursing» - fra fagskole- til universitetsnivå. Et forslag til anvendelsen skal ut på høring i fylkene. Vedtak: Programstyret tar sakene til orientering Sak 20 02/13 Eventuelt Avdelingsdirektør informerte om Forskningsrådets arbeid med å lage en regional policy, og denne sees i tett sammenheng med sluttmålene i VRI. I Forskingsmeldingen, som kom 8.mars, var det regionale nivået sterkt vektlagt. Mye tyder på at Forskningsrådets rolle som regional aktør styrkes... Gunn Marit Helgesen Leder av programstyret Anja Gjærum Programkoordinator 8