Skånland kommune MØTEPROTOKOLL Fellesnemnda Møtested: Kommunehuset på, møterom 101 Møtedato: 09.08.2017 Tid: 09:00-14:00 Til stede på møtet Medlemmer: Skånland: Helene Berg Nilsen Odd Are Hansen Stein Roar Nilsen Einar Aune Christine Killie Tjeldsund: Liv Kristin Johnsen Gunnhill Andreassen Eivind Kristoffersen Lill Grete Bakkland Ove Berg Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre): Rådmann Torbjørn Simonsen, Skånland Stedfortredende rådmann Rigmor Wangen, Tjeldsund Innkalling: Godkjent Merknader: Helene Berg Nilsen ledet møtet under sak 1, Liv Kristin Johnsen overtok som møteleder fom sak 2. Behandlede saker: 1/17 7/17 Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. 09.08.2017 Liv Kristin Johnsen Ove Berg Einar Aune Postadresse: Besøksadresse: Pb 240 Telefon: 77089513 9439 EVENSKJER EVENSKJER Telefaks: 77089501
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 17/870 KONSTITUERING AV FELLESNEMNDA SKÅNLAND OG TJELDSUND KOMMUNER 2/17 17/881 OPPRETTELSE AV PARTSSAMMENSATT UTVALG NYE TJELDSUND 3/17 17/870 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN 4/17 17/870 PROSJEKTDELTAKELSE «FORNYELSE OG UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET» 5/17 17/889 ANSETTELSESPROSESS SAMT MANDAT FOR PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I NYE TJELDSUND 6/17 17/877 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA 09.08.2017 7/17 17/870 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN Side 2 av 8
1/17 KONSTITUERING AV FELLESNEMNDA SKÅNLAND OG TJELDSUND KOMMUNER 1. Som leder av Fellesnemnda velges. 2. Som nestleder av Fellesnemnda velges.. Repr. Gunnhill Andreassen foreslo: Liv Kristin Johnsen velges som leder av fellesnemnda og Helene Berg Nilsen som nestleder Repr. Odd Are Hansen foreslo: Helene Berg Nilsen velges som leder av fellesnemnda og Liv Kristin Johnsen som nestleder Repr Christine Killie foreslo: Einar Aune velges som leder Avstemming: Representanten Killies forslag tatt opp til diskusjon først. Organet vedtok som prinsipiell avklaring at en av ordførerne skal være leder av Fellesnemnda. Killies forslag falt. 7 stemmer avgitt for repr Andreassens forslag 3 stemmer avgitt for repr. Hansens forslag Repr. Andreassens forslag vedtatt Liv Kristin Johnsen velges som leder av fellesnemnda og Helene Berg Nilsen som nestleder 2/17 OPPRETTELSE AV PARTSSAMMENSATT UTVALG NYE TJELDSUND 1. I forbindelse med sammenslåingen av Skånland og Tjeldsund kommuner etableres et Felles Partssammensatt Utvalg ( PSU) 2. Arbeidsgiversiden i PSU består av 4 medlemmer fra Fellesnemnda, deriblant leder og nestleder. Medlem: Varamedlem Leder Nestleder Side 3 av 8
Fra Skånland Fra Tjeldsund Som leder i PSU oppnevnes. Som nestleder i PSU oppnevnes 3. Arbeidstakersiden består av 2 representanter, en fra hver kommune, med personlige varamedlemmer. 4. Med bakgrunn i fellesnemndas mandat punkt 3 utarbeider PSU forslag til mandat for utvalget. Mandatet inneholder også hvordan øvrige tillitsvalgte skal involveres gjennom observatørstatus i utvalget, samt hvordan møte- og talerett i Fellesnemnda skal ivaretas. Forslaget til mandat legges fram til godkjenning i fellesnemnda. 5. Rådmennene innkaller til felles drøftingsmøte med organisasjonene for uttalelse før første møte i PSU. Forslag: Punkt 1, 3, 4 og 5 som innstillinga. Punkt 2. Arbeidsgiversiden i PSU består av 4 medlemmer fra Fellesnemnda, deriblant leder og nestleder. Medlem: Varamedlem Fra Tjeldsund Liv Kristin Johnsen Gunhill Andreassen Ove Berg Lill Grete Bakkland Fra Skånland Helene Berg Nilsen Odd Are Hansen Einar Aune Christine Killie Som leder i PSU oppnevnes Liv Kristin Johnsen Som nestleder i PSU oppnevnes Helene Berg Nilsen Forslaget enstemmig vedtatt. 1. I forbindelse med sammenslåingen av Skånland og Tjeldsund kommuner etableres et Felles Partssammensatt Utvalg ( PSU) 2. Arbeidsgiversiden i PSU består av 4 medlemmer fra Fellesnemnda, deriblant leder og nestleder. Medlem: Varamedlem Fra Tjeldsund Liv Kristin Johnsen Gunhill Andreassen Ove Berg Lill Grete Bakkland Fra Skånland Helene Berg Nilsen Odd Are Hansen Einar Aune Christine Killie Som leder i PSU oppnevnes Liv Kristin Johnsen Som nestleder i PSU oppnevnes Helene Berg Nilsen 3. Arbeidstakersiden består av 2 representanter, en fra hver kommune, med personlige varamedlemmer. 4. Med bakgrunn i fellesnemndas mandat punkt 3 utarbeider PSU forslag til mandat for utvalget. Mandatet inneholder også hvordan øvrige tillitsvalgte skal involveres Side 4 av 8
gjennom observatørstatus i utvalget, samt hvordan møte- og talerett i Fellesnemnda skal ivaretas. Forslaget til mandat legges fram til godkjenning i Fellesnemnda. 5. Rådmennene innkaller til felles drøftingsmøte med organisasjonene for uttalelse før første møte i PSU. 3/17 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN Fellesnemnda vedtar følgende møtekalender for høsten 2017: Aug Sep Okt Nov Des Fellesnemnda PSU Møtestart klokka 09.00 9 6 13 11 18 8 29 6 Forslag: Møtet 06.09.2017 flyttes til 07.09.2017. De øvrige møtedatoer som innstillinga. Det settes i tillegg et møte i PSU 07.09.2017. Forslag enstemmig vedtatt Fellesnemnda vedtar følgende møtekalender for høsten 2017: Aug Sep Okt Nov Des Fellesnemnda PSU Møtestart klokka 09.00 9 7 7 13 11 18 8 29 6 4/17 PROSJEKTDELTAKELSE «FORNYELSE OG UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET» Side 5 av 8
Saken ble drøftet. Omforent forslag til vedtak: Saken settes på kartet når kriterier foreligger fra KMD. Omforent forslaget enstemmig vedtatt Saken settes på kartet når kriterier foreligger fra KMD. 5/17 ANSETTELSESPROSESS SAMT MANDAT FOR PROSJEKTLEDER / RÅDMANN I NYE TJELDSUND Omforent forslag til vedtak: 1. Fellesnemnda er omforent om at prosjektleder og skal være rådmann i nye Tjeldsund. 2. PSU får i oppdrag å gi uttalelse til Fellesnemnda til hvordan ansettelsesprosessen skal tas videre, jf Fellesnemndas mandat punkt 3, samt gi uttalelse til mandat til prosjektleder/rådmann. 3. PSU gir uttalelse til Fellesnemnda om stillingen skal utlyses internt eller eksternt Omforent forslag til vedtak enstemmig vedtatt 1. Fellesnemnda er omforent om at prosjektleder og skal være rådmann i nye Tjeldsund. 2. PSU får i oppdrag å gi uttalelse til Fellesnemnda til hvordan ansettelsesprosessen skal tas videre, jf Fellesnemndas mandat punkt 3, samt gi uttalelse til mandat til prosjektleder/rådmann. 3. PSU gir uttalelse til Fellesnemnda om stillingen skal utlyses internt eller eksternt Side 6 av 8
6/17 ORIENTERINGER / DRØFTINGER FELLESNEMNDA 09.08.2017 Leder av fellesnemnda orienterte om: Sekretariat for fellesnemnda inntil prosjektleder er på plass ønskes drøftet. Det er omforent at Skånland ivaretar dette inntil videre. Hovedprosjektgrupper og behovet for prosjektmedarbeidere mm. Temaet ble drøftet. Saken tas opp senere i høst. Rådmann i Skånland orienterte om: Skånland Vekst og samarbeidsløsning som Tjeldsund har med Lødingen Arbeidssamvirke. Det er ønske om at repr fra Fellesnemnda og rådmennene kan møte Skånland Vekst og Lødingen Arbeidssamvirke. Rådmannen i Skånland følger dette opp. Tilskudd til digitalisering. Saken tas opp i neste møte. Spørsmål fra Ove Berg: Tok opp behovet for felles arkivering/dokumentasjon og felles samtale/informasjonsområder måtte komme raskt på plass. Dette ses opp mot tilskudd til digitaliseringsprosjekt. Spørsmål fra Christine Killie: Behov for felles samling kompetansedeling og sosialt i Fellesnemnda. Gjennomføres når prosjektleder/rådmann er avklart. Spørsmål fra Gunnhill Andreassen: Ønsker oversikt over hvordan organisasjonene Tjeldsund og Skånland er bygget opp. Dette søkes lagt frem i neste møte. Spørsmål Helene Berg Nilsen: Representanter til Fellesnemnd Kirkelig Fellesråd. Saken tas opp neste møte. Forslag til vedtak: 1. Skånland ivaretar sekretariatsfunksjonen for fellesnemnda inntil prosjektleder er på plass. 2. Saker til neste møte: Fellesnemndas budsjett for 2017/18 Kommunikasjonsplan for kommunesammenslåingen Overordnet politisk organisering Prosjekt for digitalisering i nye Tjeldsund Representanter til Fellesnemnd for Kirkelig fellesråd 3. Orienteringssaker neste møte: Organisasjonskart for Tjeldsund og Skånland. Rådmennene informerer. Forslaget enstemmig vedtatt. Side 7 av 8
1. Skånland ivaretar sekretariatsfunksjonen for fellesnemnda inntil prosjektleder er på plass. 2. Saker til neste møte: Fellesnemndas budsjett for 2017/18 Kommunikasjonsplan for kommunesammenslåingen Overordnet politisk organisering Prosjekt for digitalisering i nye Tjeldsund Representanter til Fellesnemnd for Kirkelig fellesråd 3. Orienteringssaker neste møte: Organisasjonskart for Tjeldsund og Skånland. Rådmennene informerer. 7/17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN Saka ble reist i møtet. Forslag til vedtak: 1. Under åpning av møter i fellesnemnda velges to til å gjennomgå møteprotokollen og underskrive den på organets vegne i tillegg til leder av fellesnemnda 2. Ove Berg og Einar Aune ble valgt til å underskrive protokollen fra møtet 09.08.2017 Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Under åpning av møter i fellesnemnda velges to til å gjennomgå møteprotokollen og underskrive den på organets vegne i tillegg til leder av fellesnemnda 2. Ove Berg og Einar Aune ble valgt til å underskrive protokollen fra møtet 09.08.2017 Side 8 av 8