En UNSPSC -suksesshistorie University Health Care System Augusta, Georgia, USA
"Den første dagen på jobben sa sjefen at jeg skulle konsentrere meg om koronarstenter og spinalimplantater. Jeg fant raskt ut at jeg ikke hadde noen brukbare data å handle ut fra. Jeg opererte i blinde." -- Mike Brown, innkjøpssjef, University Health Care System Ny innsikt i forbruket I likhet med de fleste store amerikanske sykehus bruker University Health Care System enorme beløp på pasientartikler, mer enn USD 45 mill. årlig. Og i likhet med de fleste sykehus økes forsyningskjedekostnadene av administrasjonsbyrden med å spore og administrere innkjøp av så mange artikler. Sykehuset har mer enn 15 000 individuelle produkter som kjøpes inn regelmessig. University Health Care er det ledende helseforetaket i en region med 22 fylker og 450 uavhengige private leger. Disse legene er vant til å få artiklene de foretrekker å bruke. Å håndtere denne motsetningen legens preferanser mot økonomiske realiteter er en viktig del av materialadministrasjonen. Universitys innkjøpssjef Mike Brown, som fikk oppgaven med å forbedre sykehusets forsyningskjedeprosesser, forklarer: "Jeg måtte få oversikt over vårt nåværende forbruk og utarbeide prognoser for fremtiden. Informasjonen i datasystemet vårt var ikke organisert eller strukturert for å gi en slik oversikt." Én av utfordringene for Brown og hans medarbeidere var at helsesesektoren ikke hadde standarder for produktbeskrivelser og - klassifiseringer. University brukte sitt eget kodifiseringssystem, men dette hadde begrenset kapasitet, siden det bare var basert på tre sifre. "For eksempel var koronarstenter slått sammen med periferstenter, urinstenter osv. Vi kunne ikke stole på tallene." Med så mange artikler i artikkelmasteren trengte sykehuset et mer omfattende og detaljert klassifiseringssystem, men de hadde ikke ressurser eller ekspertise i organisasjonen til å gjøre jobben. Brown og hans medarbeidere innledet et samarbeid med en ledende dataadministrasjonsleverandør basert på UNSPSC, et åpent, globalt produktklassifiseringssystem. "UNSPSC oppfylte alle våre behov fordi det hadde riktig detaljnivå. Det var gratis, det kunne lastes ned fra Internett, og partnerne våre kunne utføre kodingen, slik at jeg ikke trengte å rekruttere helsepersonell for å finne ut hvilken kode som skulle tilordnes hvor. Ved å sette ut arbeidet til en betrodd tredjepart kunne vi frigjøre tid til å fokusere på andre viktige saker." Brown mener også at det er viktig å velge en partner som har inngående kjennskap til bransjen, forstår sykehusets utfordringer, fremmer innføring av kritiske standarder og har levert velprøvd informasjonsteknologi og tjenester for de komplekse forholdene i forsyningskjeden i helsesektoren. Av disse grunnene valgte Brown Neoforma, Inc. som leverandør av dataadministrasjonstjenester. UNSPSC muliggjør større besparelser Ved starten av klassifiseringsprosjektet i august 2004 utarbeidet University en strategi for strukturering av sykehusets artikkelmaster ved hjelp av UNSPSC-kategoriene. I forbindelse med prosessen måtte Brown og hans medarbeidere hente ut data for de 10 000 mest brukte artiklene. Ved hjelp av ekspertisen til
2005 Neoforma, Inc. 1
2005 Neoforma, Inc. Neoformas medarbeidere og selskapets proprietære teknologi var University i stand til å oppdatere artikkelmasteren i løpet av de neste seks ukene. En stor utfordring ved et sykehus er å bygge bro over kløften mellom helsepersonell og økonomer. Siden administratorer ofte har mindre kunnskap om den kliniske bruken av et produkt, oppstår det ofte spørsmål om hvordan bestemte artikler skal kodes. "Med dette prosjektet fikk vi tilordnet varekoder slik at vi kunne se hvor pengene gikk, og da oppnådde vi snart avkastning på investeringen. Det var raskt, målrettet og effektivt." "Nå kunne vi knytte bestillingene til varekodene. Ved månedens slutt kunne jeg kjøre rapporter for å se forbruket etter vare og etter leverandør, og det var lett å regne ut markedsandelen." Medisinske fremskritt gir økte kostnader "Da medikamentavgivende stenter kom på markedet, økte kostnadene voldsomt," forteller Brown. I begynnelsen av 2004 oppnådde en ledende produsent av medisinsk utstyr et gjennombrudd i behandlingen av hjertesykdom ved å oppdatere sin serie av rene metallstenter med nye, medikamentavgivende modeller. Etterspørselen etter det nye produktet steg kraftig. (se figur 1) "Kort etter lanseringen brukte hjertekaravdelingen de nye medikamentavgivende stentene i 45 % av stentprosedyrene," sier Brown. Da nok en produsent kom med en medikamentavgivende stent, økte vi andelen av slike stenter til 90 % av alle stentprosedyrene." Med to modeller på markedet var University fast bestemt på å forhandle frem en innkjøpsavtale for å få de høye prisene under kontroll. "For å styrke vår forhandlingsposisjon måtte vi samle informasjon om nøyaktig hvor mange stenter vi brukte, og hvilke modeller," forklarer Brown. "For å gjøre det trengte vi skikkelig klassifiserte produktkoder, og det er her UNSPSC kom inn." Sterk forhandlingsposisjon Så snart klassifiseringsprosjektet var fullført, kunne Brown og hans medarbeidere få tilgang til og analysere dataene de trengte. Først måtte de gå gjennom bruksmønstrene sammen med legene og administrasjonen ved sykehuset. Med disse interessentene med på laget, og med nøyaktige forbruksdata tilgjengelig, kunne Brown forhandle frem en kontrakt med den ene av produsentene. "Vi fikk en mye sterkere forhandlingsposisjon," sier Brown. Vi henvendte oss til leverandøren og gikk gjennom programmet vårt sammen med dem. Vi hadde sporet data for et par måneder for å vise markedsandelen, og satte sammen et realistisk program som ivaretok både sykehusets og leverandørens behov. Ved å gå med på å bruke denne produsentens stenter i en viss prosentandel av prosedyrene ved sykehuset fikk vi et 14 % prisavslag. Denne avtalen gir oss en årlig besparelse på USD 600 000 (se figur 2).
42203401 Koronarstenter Vare Attributt Sum 2004 Jan 05 Feb 05 Mar 05 Apr 05 Koronarstenter Rent metall 18,0 % 10,6 % 7,5 % 7,5 % 8,2 % Medikamentavgivende 81,9 % 89,4 % 92,5 % 92,5 % 91,8 % Sum 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % Figur 1: UNSPSC gav en rask analyse av stentbruken over tid ved University Health Care System. ( 2005 University Health Care System) Figur 2: UNSPSC styrket Universitys forhandlingsposisjon og førte til en kostnadsreduksjon på USD 600 000 årlig fra én koronarstentprodusent. ( 2005 Neoforma, Inc.) Ved å se på sykehusets bruk av spinalimplantater fant man også muligheter for besparelser. Brown forteller: "Legene var ikke vant til å bli fortalt at de bare kunne kjøpe fra én leverandør, og at de andre ikke skal brukes. Legene var ikke villige til å binde seg til bare én eller to kilder. Vi tegnet et diagram for å vise legene hvor mye vi brukte og på hvilke leverandører (se figur 3). Dette diagrammet gjorde inntrykk på avdelingslederen. Da han fikk se dataene, var han villig til å samarbeide med oss om å få en mer fordelaktig kontrakt, og vi kunne sammen med leverandøren oppnå bedre kostnadskontroll." Gjennom økt synliggjøring av kostnadene ved hjelp av UNSPSC ble Brown i stand til å dokumentere en unngått kostnadsøkning på USD 75 000 per år. 2005 Neoforma, Inc. 3
Figur 3: Bruken av spinalimplantater øker for hvert år. UNSPSC gav grunnlaget for denne informasjonen, som gjorde sykehuset i stand til å forhandle frem en betydelig rabatt fra leverandøren. ( 2005 University Health Care System) To viktige fordeler ved UNSPSC er at forbruket blir mer synlig og lettere å styre, ifølge Brown. "Rapportene mine til administrasjonen inneholder nå forbruksnivåer fra måned til måned, så ledelsen er blitt mer oppmerksom på forbruksmønstre og prioriteringer." 2005 Neoforma, Inc. 4
For nærmere opplysninger Hvis du vil vite mer om denne UNSPSC-suksesshistorien, kan du kontakte Mike Brown, Universitys innkjøpssjef, mikeb@uh.org. Referanseinformasjon?1. Hva er UNSPSC? UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code ) er resultatet av sammenslåingen av United Nations Common Coding System (UNCCS) og Dun & Bradstreets Standard Product and Services Codes (SPSC). Den ble lansert som en åpen standard i februar 1999. Koden er en åpen, global standard uten lisensavgifter. Ved hjelp av UNSPSC kan organisasjoner gjennomføre en konsekvent klassifisering av produktene og tjenestene de kjøper og selger. UNSPSC er et hierarkisk sett av produktkategorier. Eksempel: Hierarki: Kategorinavn (kode) Segment: Medisinsk utstyr, tilbehør og artikler (42.00.00.00) Familie: Sårpleieprodukter (42.21.00.00) Klasse: Sårpakkeprodukter (42.21.04.00) Vare: Pakkestrimler til sårpleie (42.21.04.02) 2. Hvorfor er UNSPSC viktig? UNSPSC-initiativet er viktig for utviklingen av frie og åpne standarder som kan brukes i mange bransjer. Det utgjør et standardsett av retningslinjer og parametere som en organisasjon kan bruke til å gruppere produkter. Dette kan være nyttig for analyse, organisering og bestilling av produkter. 3. Hvem administrerer standarden? GS1 US, tidligere Uniform Code Council, Inc. (UCC ), ledere i tilrettelegging for effektiv internasjonal næringsvirksomhet, er valgt av FNs utviklingsprogram (UNDP) til å fungere som kodeadministrator for United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC). 2005 Neoforma, Inc. 5
Om Coalition for Healthcare estandards, Inc. Coalition for Healthcare estandards, Inc. (CHeS) er en gruppe av organisasjoner som arbeider for bruk av åpne datastandarder i helsesektoren. Gjennom arbeidsgrupper gir CHeS anbefalinger om fortgang i bransjeomfattende bruk av helhetlige datastandarder og oppmuntrer andre bransjerepresentanter til å delta i arbeidsgrupper for e-handelsstandarder. Se www.chestandards.org for nærmere opplysninger om Coalition for Healthcare estandards. Om GS1 US GS1 US, tidligere Uniform Code Council, Inc. (UCC ), er en ideell organisasjon som arbeider for innføring av standardbaserte, globale forsyningskjedeløsninger. GS1 US har tre heleide datterselskaper, EPCglobal US, RosettaNet og UCCnet. GS1 US administrerer United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC ) for FNs utviklingsprogram (UNDP). EPCglobal Inc er et samarbeid mellom GS1 Us og GS1 (tidligere EAN International). GS1 US-baserte løsninger, inkludert forretningsprosesser, XML-standarder, EDI-transaksjonssett og strekkodeidentifikasjonsstandardene i EAN.UCC-systemet brukes av mer enn én million medlemsselskaper over hele verden. Se www.gs1us.org for nærmere opplysninger om GS1 US. GS1 US har hovedkvarter i Lawrenceville, New Jersey, USA. 2005 Neoforma, Inc. 6
Figur 2 UNSPSC-varenavn Kode Koronarstenter 42203401 JULI AUG SEPT OKT Leverandør Antall Markedsandel Antall Markedsandel Antall Markedsandel Antall Markedsandel Leverandør 397 85 % 390 88 % 495 90 % 90 % 554 1 Leverandør 47 10 % 35 8 % 44 8 % 8 % 29 2 Leverandør 3 23 5 % 18 4 % 11 2 % 2 % 0 Innledende analyse viste at Leverandør 1 hadde en markedsandel på 85 % Kontrakt basert på 90 % markedsandel forhandlet frem Laboratorie- og legeopplæring iverksatt Månedlig besparelse på USD 50 000 Figur 3 Årlig økning i perioden jan-april USD 600 000 USD 500 000 USD 400 000 USD 300 000 USD 200 000 USD 100 000 USD 0 2003 2004 2005