DATO: 02.11.2016 MØTEINNKALLING Til: Studentparlamentets medlemmer Møtedato: 02.11.2016 Møtested: Teorifagsbygget, auditorium 1 Tid: 17:00 SAKER TIL BEHANDLING 38-1617 Innstilling til fordeling av semesteravgiftsmidler for 2017
SAK 38/1617 Til: Studentparlamentets representanter Møtedato: 02.11.2016 Ansvarlig: Semesteravgiftskomiteen Innstilling til fordeling av semesteravgiftsmidler for 2017 Semesteravgiftskomiteen har i år bestått av Daniar Ramak (leder), Stine-Andrea Hasselberg, Håvard A. Rosenlund, Fredrik B. Gulbrandsen og Kristin F. Eriksen. Det har i år vært totalt 5.410.000 kroner til fordeling. Komiteen har hatt fire møter for å behandle søknadene og komme frem til en endelig innstilling, og komiteen står samlet bak innstillingen. Grunnlaget for komiteens behandling har vært kritieriene i 7 i studentparlamentets reglement for tildeling av støttemidler. 7. Behandling av søknader Ved behandling av søknader skal følgende kriterier vektlegges: - Budsjett - Regnskap - Økonomiske behov - Fremtidsplaner - Eventuelle bemerkninger/anmerkninger fra tidligere fordelinger - Medlemstall - Aktivitetsnivå - Foreningens formål Tilleggsopplysninger kan kreves av Semesteravgiftsfordelingskomiteen eller Studentparlamentet etter behov. Semesteravgiftsfordelingskomiteen skal i sin innstilling skriftlig og konkret begrunne hver enkelt søknad på bakgrunn av kriteriene i denne bestemmelsen og den enkelte søknads innhold. Begrunnelsene skal offentliggjøres. Også i år har det vært nødvendig for semesteravgiftskomiteen å innhente tilleggsopplysninger fra enkelte av søkerorganisasjonene da noen av søknadene i utgangspunktet har vært ufullstendige med tanke på regnskaps- og budsjettopplysninger. Komiteen mener likevel at det til slutt har foreligget et godt grunnlag for komiteen å gjøre sin innstilling på bakgrunn av.
Selv om kriteriene i reglementets 7 danner grunnlag for komiteens behandling, har komiteen likevel vært nødt til å utvise stor grad av skjønn i forbindelse med behandlingen av søknadene. Det er ikke alle kriteriene i 7 som er like relevante for å behandle søknadene fra alle foreningene, og i og med at det omsøkte beløpet er større enn beløpet som er til fordeling har komiteen også vært nødt til å prioritere mellom søknadene på en måte som ikke nødvendigvis lar seg begrunne på bakgrunn av den enkelte søknads innhold, men av fordelingen som helhet. Det har vært en rettesnor i komiteens arbeid at man har ønsket at semesteravgiftsmidlene skal komme flest mulig av studentene ved UiT, uavhengig av studentenes organisatoriske eller geografiske tilhørighet til gode. Det har også vært et ønske fra komiteen at det settes av mer midler enn tidligere til vårfordelingen av semesteravgift. To av søknadene som ble mottatt til fordelingen av semesteravgift ble sendt inn én virkedag etter fristen. Søknadene det gjelder er fra Håp i Havet og Erasmus Student Network Finnmark. Semesteravgiftskomiteen valgte å innhente en uttalelse fra kontroll- og organisasjonskomiteen (KOK) om hvorvidt semesteravgiftskomiteen hadde anledning til å behandle disse søknadene. På bakgrunn av vedlagt uttalelse fra KOK anser ikke semesteravgiftskomiteen at vi har anledning til å behandle disse søknadene, og har derfor valgt å ikke realitetsbehandle dem. Den praktiske konsekvensen av dette er at de er innstilt med kroner 0. Semesteravgiftskomiteen avgir slik innstilling til studentparlamentetet for fordeling av semesteravgiftsmidlene. Begrunnelser for den enkelte søknad følger etter innstillingen. Søker Søkt om Fikk i fjor Innstilling Campustinget i 90000 10000 90000 Finnmark Juridisk studentutvalg 60000 37000 60000 Studentutvalget BFE 176060 44500 80000 Studentutvalget 120000 49500 80000 Helsefak Studentutvalget HSL 70000 49500 70000 Studentutvalget 35000 15000 35000 kunstfak Studentutvalget NTfak 150000 37000 100000 DebutUka 250000 120000 170000 Fadder Finnmark 180000 60000 90000 Hurradio 80000 35000 20000 ISU 115000 100000 110000 ESN Finnmark 100000 30000 StudentUka 250000 140000 160000 Jusshjelpa 210000 200000 210000 Håp i Havet 110 000 60000 Studenthuset City 750000 390000 600000 Studentsamfunnet 1450000 1170000 1350000 Driv Utropia 366500 366500 200000
Tromsøstudentenes Idrettslag Avsettes til vårfordelingen 1500000 1150000 1470000 300000 515000 6062560 4364000 5410000 Campustinget Finnmark: Komiteen innstiller på det beløpet som er søkt om fra Campustinget. Vurderingen er i hovedsak foretatt etter reglement for tildeling av støttemidler 7, med de relevante momenter som fremgår av bestemmelsen. Det er tatt i betraktning at regnskapet ikke er levert fordi organisasjonen er nyoppstartet. Gitt organisasjonens økonomiske behov, ser komiteen det som hensiktsmessig å satse på Campustinget Finnmark. Dette begrunnes særlig i den oppstartsfasen som organisasjonen befinner seg i. Hva angår fremtidsplanene til Campustinget, så fremgår det av søknaden konkrete planer hvilket komiteen ser på som realistiske. Foreningens formål vurderes som godt for bevilling av semesteravgiftsmidler. Campustinget har ikke vært oppegående i etterkant av fusjonen. Det medfører at alle studentene som oppholder seg i Finnmark blir påvirket av organisasjonens virksomhet. Juridisk studentutvalg (heretter JSU): Komiteen innstiller på det beløpet som er søkt fra JSU. Komiteen ser at det foreligger en egenkapital fra sist fordeling. Denne må anses å avvike i størrelse fra de øvrige studentutvalgenes oppsparte midler. Når komiteen likevel velger å bevilge midler til JSU, så begrunnes det i søknaden til studentutvalget. Her fremgår det en begrunnelse for hvorfor JSU har oppsparte midler. Ut ifra begrunnelsen i søknaden så anser komiteen det for skjønnsomt, basert på de krav som søknaden må tilfredsstille jf. 6 i reglement for tildeling av midler. Det forventes at JSU bygger ned den oppsparte egenkapitalen, slik det er begrunnet i søknaden til/overfor komiteen. Studentutvalget BFE: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 80. 000. Dette er vesentlig mindre enn hva studentutvalget har søkt om, men ut ifra den følgende begrunnelse så anser komiteen et beløpt på kr. 176. 060 som urimelig høyt i lys av søknaden. Beløpet anses av komiteen som urealistisk for et studentutvalg. Vi anser budsjettet for å være opprundet i uforholdsmessig stor grad. De utgifter som fremgår av søknaden, samsvarer ikke med det beløp som studentutvalget søker om.
Komiteen finner grunn til å bemerke at det i fremtidige søknader er ønskelig med en mer realistisk sum, ettersom grovt opprundet budsjett kan oppfattes som useriøst. Det bemerkes videre at tildelingen i år er økt, sammenlignet med sist tildeling av semesteravgiftsmidler. Videre ønsker komiteen å synliggjøre at det er positivt med mange arrangementer som viser en bredde i prioriteten av studentvelferd ved BFE-fakultetet. Studentutvalget ved det helsevitenskapelige fakultetet (heretter SU Helsefak). Komiteen innstiller på et beløp av kr. 80. 000. i motsetning til den søkte sum på kr 120. 000. Først ønsker komiteen å bemerke at den tilsendte søknad ble ansett mangelfull. Vår mening er at den ikke tilfredsstilte kravene til søknader om driftsstøtte etter reglement for tildeling av støttemidler 6. Komiteen sendte en forespørsel til leder av studentutvalget ved helsefak for å gi utvalget en mulighet til å forbedre søknaden. I det svar som ble sendt komiteen fremgår, etter vår mening ingen realitetsendring. Vi oppfatter det som beklagelig. Hva angår budsjettet så ønsker komiteen å bemerke at det lider av store svakheter. Det er svært få detaljer angående hva SU helsefak bruker penger på. På bakgrunn av budsjett og søknad er det umulig for komiteen å danne seg et bilde av aktivitetsnivået i studentutvalget. Dette medfører at utvalget fremstår mer som en forvalter av midler, i motsetning til en velferdsorganisasjon. Vi anser dette som uheldig, særlig fordi semesteravgiftsmidlene skal gå til studentvelferd først og fremst. Komiteen ønsker å bemerke at det forventes en mer utførlig søknad ved neste periode. Det må stilles et minimumskrav om at søknaden tilfredsstiller de krav som fremgår av reglementets 6. Blant annet bør det fremgå hvilke organisasjoner som det er planlagt å tildele midler til. Til tross for det ovennevnte så er det grunn til å bemerke at fakultetet er det største ved UiT. Dermed vil en stor studentmasse rammes av bevillingen og komiteen ønsker ikke å være urimelig overfor det mangfold av studenter som tilhører fakultetet. De linjeforeningene som helsefak tildeler midler til kan ha behov for midlene og dette må ha større vekt en manglende kvalitet på søknad fra SU helsefak. Studentutvalget HSL (heretter HSL) Komiteen innstiller på det beløpet som er søkt fra HSL. VI anser det som positivt at HSL har nedbygget sin egenkapital. Det er også positivt at studentutvalget tilbyr et breddefult utvalg av arrangementer til sine studenter. Søknaden fra HSL er kort, men omfatter det som komiteen trenger av opplysninger for å begrunne tildeling av midler. Komiteen har ikke ytterligere bemerkninger for denne posten, ettersom søknaden med budsjett og regnskap anses tilstrekkelig for tildeling av midler. Studentutvalget for det kunstfaglige fakultetet (heretter kunstfak.)
Komiteen innstiller på det beløpet som er søkt fra kunstfak. Komiteen mener søknaden tilfredsstiller kravene i 6 i tildelingsreglementet. Søknaden redegjør for organisasjonens økonomiske situasjon, fremtidsplaner og økonomiske behov. Komiteen mener ikke det er relevant å vurdere medlemstall når det kommer til studentutvalget på kunstfak. DebutUka: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 170. 000, i motsetning til den søkte sum på kr 250. 000. Kort søknad, men den tilfredstiller kravene etter tildelingsreglementet 6. Det er noe egenkapital hos organisasjonen, men dette er noe som komiteen mener er hensiktsmessig i lys av den virksomhetens art. Komiteen mener DebutUka er blant de viktigste studentorganisasjonene når det kommer til å ivareta det helhetlige psykososiale miljøet for nye studenter ved UiT. Organisasjonen redegjør i sin søknad for sin økonomiske situasjon, fremtidsplaner og økonomiske behov. Basert på en totalvurdering finner komiteen likevel ikke å kunne innstille på omsøkt sum. Komiteen foreslår en økning i tildelingen på 50.000 kroner fra i fjor. Fadder Finnmark: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 90.000, i motsetning til den søkte sum på kr 180. 000. Fra søknaden til organisasjonen så legges det vekt på at transport er begrunnet som en stor utgiftspost. Sterkt fokus på hvite arrangementer hvilket komiteen anser som positivt. Med hvite arrangementer menes i denne forbindelse alkoholfrie arrangementer. Det vedkjennes en alkoholkultur blant studenter, hvilket ikke er tilpasset hele spekteret av studenter som velferdsmidlene skal gå til. På denne bakgrunn ser komiteen positivt på arrangementer uten promotert alkoholkonsum. Når det gjelder budsjettet til Fadder Finnmark, så anser komiteen det som mulig å arrangere en fadderuke med mindre økonomiske rammer enn hva søker har antydet. Dette er begrunnelsen for å bevilge en lavere sum enn det som er søkt om. Hurradio: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 20.000, i motsetning til den søkte sum på kr 80. 000. Søknadssummen er for høy i forhold til den aktivitet som synes utad, dette både i fortids-, nåtidsog fremtidsrettede perspektiv. Når komiteen mener at det ikke er samsvar med aktiviteten utad og søknadssummen så siktes det hovedsakelig til hvem organisasjonen når ut til. Isolert sett er aktivitetsnivået høyt, med sendinger hver dag. Men når dette måles opp mot antall lyttere fra studentmassen, så blir aktivitetsnivået i nedre sjikt fordi organisasjonen ikke når ut til studentene. Egenkapitalen er forholdsvis høy. Når komiteen velger å tillegge denne posten vekt i form av kutt i bevillingsmidler, så kommer det av at Hurradio ikke direkte begrunner en høy egenkapital. Det vedkjennes at en hvis egenkapital er nødvendig, særlig med hensyn til å betale løpende
lisensavgifter. Men når det ikke er begrunnet utover opplagte utgiftsposter, så finner komiteen grunn til å bevilge mindre til Hurradio, i forhold til den søkte sum. ISU: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 110.000, i motsetning til den søkte sum på kr 115.000. Søknaden synes fri for mangler, aktivitetsnivået er høyt og det er viktig for den gruppen studenter som ISU primært skal ivareta at organisasjonen fortsetter i samme grad som tidligere. Det er bevilget et mindre beløp enn hva ISU har søkt om, hvilket begrunnes i den ovenfor nevnte økonomiske bevillingssituasjon. ESN Finnmark: Komiteen har ikke realitetsbehandlet søknaden jf. uttalelse fra KOK StudentUka: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 160.000, i motsetning til den søkte sum på kr 250.000. Organisasjonen har svært høy egenkapital. Komiteen anser det dermed som mulig å drive StudentUka sin virksomhet på samme nivå, til tross for en vesentlig reduksjon av bevillingsmidler i forhold til det søkte beløp. Det foreligger heller ingen begrunnelse i organisasjonens søknad for den høye egenkapitalen. Det formål som StudentUka drives etter må anses for å ligge i kjerneområdet til studentvelferden, særlig på grunn av dens inkluderende virksomhet. Arrangementene som produseres er for alle studenter hvilket komiteen legger vekt på. Jusshjelpa: Komiteen innstiller på det beløpet som er søkt fra Jusshjelpa. Søknaden fra organisasjonen oppfattes som godt begrunnet og i samsvar med kravene etter tildelingsreglementet 6. Jusshjelpa anses for å være et viktig organ, som studenter kan henvende seg til for hjelp med ivaretakelse av egne rettigheter. Særlig legges det vekt på at organisasjonen ikke tar imot økonomiske bidrag fra studenter som ønsker hjelp. Dette samsvarer med den trange økonomiske situasjon som den gjennomsnittlige student befinner seg i. Håp i Havet: Komiteen har ikke realitetsbehandlet søknaden jf. uttalelse fra KOK. Studenthuset City: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 600.000, i motsetning til den søkte sum på kr 750.000. Søknaden fra organisasjonen oppfattes som godt begrunnet og i samsvar med kravene etter tildelingsreglementet 6. Den sum som bevilges i år er betydelig mer enn ved tidligere tildeling. Komiteen mener at Studenthuset City er et svært viktig velferdstilbud for studentene i Alta og dermed sentralt for bevilling av semesteravgiftsmidler. Studentsamfunnet Driv: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 1.350.000, i motsetning til den søkte sum på kr 1.450.000. Søknaden fra organisasjonen oppfattes som godt begrunnet og i samsvar med kravene etter tildelingsreglementet 6.
Studentsamfunnet Driv stikker seg ut ved å være en sentral og viktig aktør for studentene i Tromsø. Det er den eneste plassen som tilbyr et vidt spekter av aktiviteter, tilrettelagt for alle studenter ved Campus Tromsø. Organisasjonen faller således innenfor kjerneområdet til studentvelferden. Utropia: Komiteen innstiller på et beløp av kr. 200.000, i motsetning til den søkte sum på kr 366.500. Søknaden som er fremsatt overfor komiteen fremstår isolert sett som bra, og i samsvar med kravene etter tildelingsreglementet 6. Når det likevel ikke foreslås bevilling i henhold til søknaden så begrunnes dette med at komiteen anser den virksomhet som Utropia driver, og den studentmassen som får utbytte av virksomheten som lite reell, sett i sammenheng med søknaden. Det budsjett og de økonomiske behov som er forelagt komiteen, anses som for stor sammenlignet med den viktigheten av velferdstilbudet som kommer studentene til gode. Videre legger komiteen til grunn kostnadsbesparende tiltak, slik det fremgår av søknaden som en av grunnene til den lave bevillingssummen. Det legges også vekt på at lønnsberegninger som fremgår av budsjettet, ikke samsvarer med den kvalitet som Utropia produserer. Det foreslås dermed at organisasjonen kutter i lønnskostnader da komiteen særlig anser denne posten for dårlig forvaltning av semesteravgiftsmidler. På bakgrunn av det ovennevnte så ser ikke komiteen noen forbedring i Utropias sine produkter, da disse ikke kommer den alminnelige student til gode. Her faller ikke organisasjonen inn under kjerneområdet til hva fordeling av semesteravgiften er ment for. Tromsøstudentenes Idrettslag (heretter TSI): Komiteen innstiller på et beløp av kr. 1.470.000, i motsetning til den søkte sum på kr 1.500.000. Søknaden fra organisasjonen oppfattes som godt begrunnet og i samsvar med kravene etter tildelingsreglementet 6. Det bemerkes fra komiteen at TSI har en stor egenkapital. Når det likevel bevilges en stor sum til organisasjonen, så begrunnes det med bedriftens størrelse og målgruppe. Egenkapitalen er også godt begrunnet i søknaden. Komiteen ønsker å støtte TSI for å sikre at tilbudet vedvarer da TSI når ut til en stor andel studenter og sikrer en god studentvelferd. Avsettes til vårfordelingen: Det foreslås en avsetning på kr. 515.000 til vårfordelingen. Summen er økt noe fra tidligere semesteravgiftsfordelinger. Økningen er todelt: For det første økes summen fordi semesteravgiftsmidlene har økt i omfang og det synes dermed rimelig at vårfordelingen også øker. Den andre grunnen ligger i de to søknadene som ikke ble realitetsbehandlet. Her kom det midler til gode, som automatisk havnet i summen som skal fordeles på vårsemesteret. Forslag til vedtak: Studentparlamentet innstiller på fordeling av semesteravgiften for 2017, slik det fremgår av forslaget fra semesteravgiftskomiteen.
Fortolkning av reglement Kort om hendelsesforløp, sak og aktuelle bestemmelser. Kontroll- og Organisasjonskomiteen(heretter KOK) mottok 28.september en henvendelse fra Semesteravgiftskomiteen(heretter SM) om vi kunne ta stilling til et spørsmål fra dem. Spørsmålet var følgende: To av søknadene til semesteravgiftskomiteen har kommet inn en virkedag for sent. Hvor strengt må komiteen forholde seg til 2 i tildelingsreglementet hvor det heter at søknader mottatt etter søknadsfristen ikke skal behandles? 2 i tildelingsreglementet lyder som følgende: Studentparlamentet skal separere drift-, arrangement- og oppstartsstøtte. Studentparlamentet utøver sine fordelinger til driftstøtte ved én fordelingsrunde i høstsemesteret og én i vårsemesteret. I høstfordelingen er søknadsfristen den tredje fredag i september måned, og i vårfordelingen 1. april. Det påligger Semesteravgiftsfordelingskomiteen å informere studentorganisasjonene og andre potensielle søkere om disse søknadsfristene. Søknader som mottas senere enn søknadsfristene behandles ikke. Oppstart- og arrangementsstøtte behandles løpende. Arbeidsutvalget behandler fortløpende innkommende søknader om oppstarts- og arrangementsstøtte påbeløpende inntil 5000,- etter innstilling fra Semesteravgiftsfordelingskomiteen. KOK har forstått spørsmålet fra SM slik at det er ønskelig å få klarlagt om fristen i 2 1.punktum i tredje ledd i 2 er absolutt eller om det kan innfortolkes noen mulighet for en skjønnsmessig vurdering hvis fristen ikke holdes. Fra KOK sin side vil det derimot være lite hensiktsmessig å foreta tolkningen uten å se hele 2 i sammenheng. KOKs vurdering Ordlyden i bestemmelsen er ganske tydelig. Det stilles opp en tidsfrist for når søknaden skal være inne, og virkningene av at det ikke overholdes fremkommer tydelig. KOK tolker reglementet slik at det slik bestemmelsen er utformet ikke legges opp til at SM kan foreta noen skjønnsmessig vurdering hvis de oppsatte tidsfristene ikke overholdes. Slik KOK tolker reglementet er det dermed ikke lagt opp til noen form for skjønnsmessig vurdering hvis fristen ikke overholdes.
KOK vil og bemerke at vi er blitt gjort oppmerksom på at fjorårets semesteravgiftskomitè valgte å behandle søknader som kom inn etter at søknadsfristen var utløpt. Dette har ikke KOK lagt vekt på i vurderingen vår. Hensikten med et reglement er at det skal følges. Når reglementet i tillegg er såpass klart som i denne saken, ser vi på det som veldig uheldig at det ikke følges. Ved å fravike fristene som reglementet oppstiller er dette med å svekke viktigheten av reglementet. Dette tror vi verken SM eller Studentparlamentet ser på som ønskelig. Konklusjon KOK har konkludert med at fristene i tildelingsreglementets 2 er absolutt og at det ikke kan innfortolkes noen mulighet for en skjønnsmessig vurdering hvis tidsfristene ikke overholdes. Konklusjonen er enstemmig. Tromsø, 4. oktober 2016 Kontroll- og organisasjonskomitéen ved Studentparlamentet UiT Norges Arktiske Universitet