Kommunal- og moderniseringsdepartementet Til tilbydere 04.09.2015 Grafisk formgivning og tekstarbeid til magasin Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og II) Sak 15/3861
ENDRINGSLOGG Versjon 2.0 8.september 2015 Følgende endringer er gjort i konkurransegrunnlaget: Punkt 4.3 i dette dokumentet er endret: Gammel tekst: Kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha utført minst tre relevante oppdrag siste tre år. Med relevante oppdrag menes oppdrag med overføringsverdi til å gjennomføre studie på stordata med fokus på offentlig sektor, med kortfattet begrunnelse av relevans. Ny tekst: Kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha utført minst tre relevante oppdrag siste tre år. Med relevante oppdrag menes oppdrag med overføringsverdi til å utføre grafisk formgivning og tekstarbeid til magasin, med kortfattet begrunnelse av relevans. Versjon 3.0 25.september 2015 Følgende endringer er gjort i konkurransegrunnlaget: Punkt 5 i dette dokumentet er endret: Gammel tekst: TK 1 - Kompetanse hos tilbudt personell (40 %) På dette punkt vil tilbudene bli sammenlignet basert på følgende elementer: - I hvilken grad tilbudte konsulenter har erfaring med grafisk formgivning og fotografisk arbeid knyttet til magasinproduksjoner o.l. og som er relatert til tjenesteproduksjon) i staten. - I hvilken grad tilbudte konsulenter har nødvendig faglig bakgrunn og erfaring med utforming av tilsvarende publikasjoner/tjenester med lesevennlig kvalitet for eldre brukere. - I hvilken grad tilbudte konsulenter har kjennskap til relevant regelverk som statlige budsjett- og regnskapsprinsipper. Ny tekst: TK 1 - Kompetanse hos tilbudt personell (40 %) På dette punkt vil tilbudene bli sammenlignet basert på følgende elementer: 2 av 11
- I hvilken grad tilbudte konsulenter har erfaring med grafisk formgivning og fotografisk arbeid knyttet til magasinproduksjoner o.l. og som er relatert til tjenesteproduksjon) i staten. - I hvilken grad tilbudte konsulenter har nødvendig faglig bakgrunn og erfaring med utforming av tilsvarende publikasjoner/tjenester med lesevennlig kvalitet for eldre brukere. 3 av 11
Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag... 5 1 Innledning... 5 1.1 Om oppdragsgiver... 5 1.2 Generelt om avtalen... 5 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 5 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 6 2.1 Om leveransen... 6 2.2 Omfang... 6 2.3 Bruk av underleverandører... 6 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 6 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 6 3.2 Språk... 7 3.3 Tidsfrister... 7 3.4 Fremdriftsplan... 7 3.5 Kostnader... 7 3.6 Retur av tilbud... 7 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 7 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 8 3.9 Aksept av vilkår... 8 3.10 Vedståelsesfrist... 8 3.11 Tilbudets utforming... 8 3.12 Innlevering av tilbud... 8 4 Kvalifikasjonskrav... 9 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 9 4.2 Juridisk stilling... 9 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 5 Tildelingskriterier...10 6 Vedleggsoversikt...11 4 av 11
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ved Avdeling for IKT og fornying har ansvaret for koordinering av regjeringens fornyingsarbeid i offentlig sektor og det overordnende ansvaret for samordning av regjeringens IKT-politikk. 1.2 Generelt om avtalen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlag i denne saken er statens standardavtale for konsulentoppdrag (SSA-O) med følgende bilag: Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen 5 av 11
Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 2, 3, 4 og 5. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ønsker tilbud på grafisk formgivning, utarbeidelse og bearbeidelse av tekst til et papirmagasin rettet mot ikke-digitale seniorer (over 65 år) i Norge. Formålet med magasinet skal være å inspirere og motivere målgruppen til å bli brukere av digitale verktøy og internett. Magasinet skal distribueres til de kommunale bibliotekene og evt. andre arenaer der denne målgruppen kan nås f.eks. eldresentre mv. Leveransen inkluderer både redaksjonelt arbeid med utforming av tekster og intervjuer og grafisk arbeid inkludert fotoarbeid (bildetaking) og etterarbeid. Kostnader knyttet til trykking faller utenfor denne leveransen, Kostnader i forbindelse med distribusjon av magasinet til landets biblioteker faller også utenfor denne leveransen. Utformingen av magasinet må ta hensyn til designmaler for Digidel-programmet som finnes tilgjengelige hos DSS. For nærmere beskrivelse av krav til leveransen, se bilag 1 til kontrakt (Kundens beskrivelse av oppdraget). 2.2 Omfang Oppdraget har en antatt øvre økonomisk ramme på kr 900 000 kroner eks. mva. Kontraktens anslåtte verdi er ikke bindende for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver ønsker opsjon på tilleggskjøp utover angitt beløp og tidsramme og det skal oppgis timepris på dette. Leveransen skal foreligge innen 20.12.2015. 2.3 Bruk av underleverandører Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for eventuelle underleverandører. Hvilken rolle en eventuell underleverandør skal ha i leveransene, må oppgis. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Avdeling for IKT og fornying Postboks 8112 Dep. 0032 Oslo 6 av 11
Kontaktperson: Navn: Stian Lindbøl E-postadresse: stian.lindbol@kmd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 26.09.2015, kl. 12.00. Tilbudsfrist er 1.10.2015 klokken 14:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse 04.09.2015 Frist til å stille spørsmål 26.09.2015, kl. 12.00 Tilbudsfrist 1.10.2015, kl. 14.00 Evaluering Uke 41 Innstilling Uke 41 Karensperiode Fremkommer i meddelelsesbrev Kontraktssignering Etter karensperiode Tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin og automatisk sendt til de som har 7 av 11
registrert seg på Doffin. KMD oppfordrer derfor leverandører til å følge med på hva som blir publisert her. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 15.11.2015 klokken 12:00. 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag 2,3,4 og 5. 3. Skatteattest for skatt og mva. 4. Firmaattest 5. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget. 6. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Varemottak Akersgata 59, innkjøring fra Munchs gate 0180 Oslo Åpningstid 08.00-15.30 Tilbudet kan sendes til: Kommunal- og moderniseringsdepartementet Avdeling for IKT og fornying Postboks 8112 Dep. 0032 Oslo 8 av 11
Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på egnet lagringsmedium. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og merkes med: "Tilbud, saksnr. 15/3861 v/ Stian Lindbøl Grafisk og redaksjonelt arbeid knyttet til magasin for seniorer om digital kompetanse. Åpnes kun av adressat Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Dokumentasjonskrav: Fra og med 14.10.2014 er det en felles skatteattest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke egen lenke på skatteetaten.no. Hvis dette ikke er mulig så kan den bestilles hos skatteoppkrever eller skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. For ytterligere opplysninger, se skatteetaten.no. Attesten vedlegges tilbudet iht disposisjonen i konkurransegrunnlaget. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må ha utført minst tre relevante oppdrag siste tre år. Med relevante oppdrag menes oppdrag med overføringsverdi til å utføre grafisk formgivning og tekstarbeid til magasin, med kortfattet begrunnelse av relevans. Dokumentasjonskrav: 9 av 11
Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Kompetanse hos tilbudt 40 % (score 0-10) personell TK2 Oppdragsforståelse 40 % (score 0-10) TK3 Pris 20 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 - Kompetanse hos tilbudt personell (40 %) På dette punkt vil tilbudene bli sammenlignet basert på følgende elementer: - I hvilken grad tilbudte konsulenter har erfaring med grafisk formgivning og fotografisk arbeid knyttet til magasinproduksjoner o.l. og som er relatert til tjenesteproduksjon) i staten. - I hvilken grad tilbudte konsulenter har nødvendig faglig bakgrunn og erfaring med utforming av tilsvarende publikasjoner/tjenester med lesevennlig kvalitet for eldre brukere. Dokumentasjonskrav: Dokumentasjon av bemanning for oppdraget med navn, utdannelse, erfaring (tid og sted) og CV for konsulenten(e) som skal utføre oppdraget, samt relevant referanseliste med kort begrunnelse. 10 av 11
Det skal i tillegg oppgis en ressurs som kan settes inn i tilfelle sykdom eller annet fravær hos tilbudt(e) ressurs(er). TK 2 - Oppdragsforståelse (40 %) Her vil tilbudene bli sammenlignet basert på følgende: - I hvilken grad tilbyder viser en god forståelse for de problemstillinger som ønskes belyst. - I hvilken grad tilbudets forslag til utforming og begrunnelsen for valg av denne er hensiktsmessig mht. å løse det angitte formål. - Evt. forslag til andre relevante, tilstøtende problemstillinger som bør belyses og begrunnelsen for dette. - I hvilken grad fremdriftsplanen og skisse til opplegg synes egnet med tanke på å levere innen fristen. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av oppdragsforståelsen, oppdragsgjennomføringen og valg av metode, samt beskrivelse av fremdriftsplanen. Dette fylles inn i bilag 2 og bilag 3 til kontrakt. TK 3 - Pris (20%) Her vil totalprisen angitt i bilag 5 til kontrakt bli sammenlignet. Det skal også oppgis timepris for opsjon, se bilag 5 til kontrakt, men slik timepris vil ikke være gjenstand for tildeling. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 11 av 11