Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Arkivref.:2017/979 GLA002 Dato: 05.05.2017 MØTENOTAT Utvalg/Møte i: Forskningsadministrativt forum Møteleder/referent: Sølvi B. Anderssen/ Gølin I. Larsen Møtedato: 2. mai 2017 Til stede: Kari Riddervold (UB), Marita Pedersen (Helsefak), Rolf Rødven (BFE-fak), Eirik Sund (IVT-fak), Isabelle Guissard (IVT-fak), Lene Østvand (UB) sak 13-17, Randi Østhus (AFU), Olaug Husabø (AFU), Thorbjørg Hroarsdottir (AFU), Theresa Mikalsen (AFU), Svetlana P. Johansen (AFU), Sølvi B. Forfall: Anderssen (AFU), Gølin I. Larsen (AFU) Hanna Horsberg Hansen (Kunstfak), Lise Myrvang (Jurfak), Inger Kaisa Bækø (TMU) Saksliste: 12-17 Orienteringer 13-17 Forvaltning av forskningsdata v/seniorrådgiver Randi Østhus, AFU og Lene Østvand, UB 14-17 Utlysning av prosjektforslag innen de tematiske satsningsområdene i UiTs strategi v/seniorrådgiver Steinar Paulsen, AFU 15-17 UiTs fullmaktstruktur ved inngåelse av avtaler v/ Sølvi B. Anderssen 16-17 Hvordan bygge konkurransedyktige forskningsmiljøer der vi ikke har det i dag? 17-17 Eventuelt 12-17 Orienteringer UiT er arrangør av Nasjonal forskerutdanningskonferanse som på Sommarøy Arctic Hotel 7.-8. juni 2017 UiTs kvalitetssystem for utdanning er under revidering og skal behandles i universitetsstyret 11. mai (UTA ansvarlig) Alle Cristin superbrukere har fått tilsendt bakgrunnsdata i ei egen fil, med oversikt over publikasjonspoeng på individnivå ut fra den nye publiseringsindikatoren til bruk ved saksbehandling av FoU-termin ordninga. Alle nominerte til UiTs sentrale priser er offentliggjort på UiTs nettsider. Prisene utdeles på rektors sommerfest. Vri professor-ii skifter navn til næringslivsmentor. Vri-ordninga heter nå Vit, og administreres fra IVT-fakultetet i Narvik som skal koordinere for Nordland og Finnmark, som tidligere har hatt ulike ordninger. Troms fortsetter som før. Kontaktperson for ordninga er Helge Lagård. Marie Skladowska Curie-symposium denne uka. Åpent for alle onsdag 3. mai med start kl. 10 på MH-bygget. Det er 31 kandidater fordelt til 25 veiledere. Ny forskningsetikklov trådte i kraft 1. mai 2017. Vi kommer tilbake til hvordan vi håndterer dette ved UiT. Retningslinjene for håndtering av forskningsetiske spørsmål skal også revideres. Neste møte blir 9. juni klokka 9.00 i Idar Ingebrigtsen rommet, Teorifagsbygget, Hus 2. Kommende styresaker: o UiTs priser (mai 2017) Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
o Bruk av rekrutteringsstillinger, O-sak (juni 2017) o Forsknings- og utdanningsmeldinga (september 2017) o Evaluering av førstelektorprogrammet (september 2017) o Ny nøkkel for fordeling av rekrutteringsstillinger (oktober 2017) o Organisering av ph.d.-graden (oktober 2017) 13-17 Forvaltning av forskningsdata Seniorrådgiver Randi Østhus ved AFU orienterte om arbeidet med å lage infrastruktur for sikker lagring av forskningsdata fra starten i 2014 til status per mai 2017 (vedlegg 1). Førstebibliotekar Lene Østvand ved UB presenterte systemet for sikker lagring av forskningsdata, UiT Open Research Data og de kurs som UB har knyttet til dette (vedlegg 2). Prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata ble vedtatt av universitetsstyret 9. mars 2017. Det ble på møtet tatt opp hvordan man i samarbeidsprosjekter skal forholde seg til at andre institusjoner kan ha annen policy for lagring av forskningsdata enn UiT. Det må i så tilfelle avklares i prosjektbeskrivelse/ samarbeidsavtale hva som skal være gjeldende. På møtet ble det tatt opp hvorvidt UiT tilbyr lagring av forskningsdata som tjeneste til forskningsinstitusjoner vi samarbeider med. Dette legges det ikke opp til i dag. 14-17 Utlysning av prosjektforslag innen de tematiske satsningsområdene i UiTs strategi Seniorrådgiver Steinar Paulsen ved AFU orienterte om utlysning av prosjektforslag innen de tematiske satsningsområdene, se lenke: https://intranett.uit.no/intranet/vis-nyhet?p_document_id=516049 UiT fordeler årlig stipendiatstillinger og driftsmidler til tverrfakultære prosjekter innenfor de tematiske satsningsområdene. I 2017 er det satt av ni stipendiatstillinger som skal fordeles på inntil tre prosjekter. Hvert prosjekt mottar kr 200-250 000 per år i drift i perioden 2018-2020. Fristen for å sende inn skisse er 10. mai 2017, og søknadsfrist full søknad er 17. juni 2017 kl. 13. Det er oppnevnt arbeidsgrupper for hvert tematiske satsningsområde som fremmer inntil tre prosjekter hver for ekstern evaluering. Prosjektskisser og spørsmål vedr. utlysning sendes til kontaktpersoner for de ulike satsningsområdene. 15-17 UiTs fullmaktsstruktur ved inngåelse av samarbeidsavtaler Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) legger føringer for hvem som kan signere på samarbeidsavtaler for institusjonen. Likevel viser det seg at forskere og andre som ikke har den fullmakten signerer avtaler på vegne av UiT. Hvordan kan man hindre at dette skjer? BFE-fak jobber med å utvikle en forskerportal på intranett. For tiden jobber de med å utvikle sider for søknadsfasen, og etter hvert vil de jobbe med informasjon om kontraktsfasen. Forskerportalen skal kunne benyttes av alle fakultetene når den er ferdig. Det er en utfordring for fakultetene å følge opp arbeidet med kontraktsinngåelse når kontakten går direkte mellom finansiør til forsker. Informasjon til finansieringskilder om fullmaktsstrukturen ved UiT kan være en måte å få bevisstgjort hvem som skal involveres ved kontraktsinngåelse. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Ved Helsefak har de innført system for registrering av søknader om forskningsmidler, LOS (løpende oversikt over søknadsaktivitet), der det knyttes incentivmidler til å være registrert i LOS. Dette letter arbeidet med å gi god informasjon til forskere (og andre) når det skal inngå kontrakter. 16-17 Hvordan bygge konkurransedyktige forskningsmiljøer der vi ikke har det i dag? Utsatt til møte 9. juni 2017. 17-17 Eventuelt Ingen saker til eventuelt Sølvi B. Anderssen nestleder Gølin Irene Larsen rådgiver Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
Forvaltning av forskningsdata ved UiT status mai 2017 Randi Østhus, seniorrådgiver UiT Norges arktiske universitet Forskningsadministrativt forum, 02.05.2017 Foto: Stig Brøndbo, UiT
Oversikt Om UiT Forskningsdata ved UiT «step by step» Bakgrunn Trinn 1: Forprosjekt og utredning Trinn 2: UiT Open Research Data Mellomtrinn: Koordinering og forankring Trinn 3: Policy for forskningsdata Parallelle trinn Veien videre Sentrale erfaringer
Bakgrunn..henvendelse fra lærerutdanningen juni 2014 om behov for digital infrastruktur og sikker lagring av elevdata tilknyttet masteroppgaver Her må vi ta grep: Vi må skaffe oversikt over våre forskningsdata og skape mer orden Vi må tilby våre ansatte og studenter solide løsninger for sikker lagring, arkivering og tilgjengeliggjøring Vi må møte krav fra eksterne forskningsfinansiører, utgivere og samarbeidsparter
Trinn 1: Forprosjekt og utredning Arbeidsgruppe for lagring av forskningsdata ved UiT (januar 2015) Deltakere: Forskningsledere, Universitetsbiblioteket (UB), IT-avd., Forsknings- og utviklingsavd. (AFU) Mandat (kortversjon): - Kartlegge eksisterende systemer og løsninger, internasjonale og nasjonale føringer og framtidige behov. - Gi råd om hvilke systemer og løsninger og UiT bør velge i framtiden. Kartlegging våren 2015 Sluttrapport (september 2015): «.. Arbeidsgruppen anbefaler derfor at det arbeides videre med policy og retningslinjer, infrastruktur for sikker lagring, tilgjengeliggjøring og deling. Det må også utarbeides en plan for kompetanseheving, samt vurderes organisering og nødvendige støttetjenester for forskningsdata ved UiT.»
Trinn 2: UiT Open Research Data Pilotprosjekt initiert av IT-direktør og UB-direktør høsten 2015 Kartlegge og teste ut nødvendig infrastruktur for en generell tjeneste for arkivering av åpne data for UiT. Bygge på erfaringene fra TROLLing (arkiv for åpne forskningsdata, lingvistikk) Mål: Etablere arkiv for åpne forskningsdata Definere og beskrive forvaltningsmodell UiT Open Research Data gikk på lufta 22.5 og ble offisielt lansert 1.9.2016.
Mellomtrinn koordinering og forankring Forsknings- og utdanningsmelding (juni 2016) Kapittel og styringssignaler om forskningsdata Avklaring om organisering (oktober 2016) Prosjektgruppe for policy (AFU, ITA, UB og forskningsdekaner) Referansegruppe (Forskningsstrategisk utvalg) Handlingsplan for UiTs digitaliseringsstrategi (oktober 2016) Trinn videre, ressursbehov og budsjettinnspill for 2017
Trinn 3: Policy for forskningsdata Prinsipper og retningslinjer for forvaltning av forskningsdata Oppstart oktober 2016 Høring til enhetene (frist 10.02.2017) Vedtatt av Universitetsstyret 09.03.2017 Prosjektgruppe, sekretariat (AFU) Omfang: Mål og formål Definisjoner og avgrensninger Eierskap til data Ansvar (forskerens, studentens, institusjonens) Databehandlingsplaner (DMP) Tilknytning til andre strategier/retningslinjer/prosesser «As open as possible, as closed as necessary» «Åpent som standard»
forts. Trinn 3: Policy for forskningsdata Vedtak S 15-17: Lansering 1. september 2017 Handlingsplan: avklare, beskrive og organisere basistjenester og systemer, støttetjenester, kompetansebehov Nettportal for forskningsdata
Parallelle trinn Forskningsstøttetjenester v/ub (opplæring/kurs, veiledning, kvalitetssikring) Databehandlingsplaner / Data Management Plan Datalagringstjenester v/ita Videreutvikles slik at UiTs digitale forskningsdata forvaltes på en god og sikker måte Tilby en robust infrastruktur for innsamling, behandling og tilgang til forskningsdata
Veien videre Infrastruktur datalagring Bygge bevissthet, kunnskap, systemer, støttetjenester i og for hele UiT Samordning og samarbeid - internt, nasjonalt og internasjonalt Informasjon innsalg Nasjonale ambisjoner
Sentrale erfaringer Omfattende helhetlig satsning som må gjøres nå Tett og fleksibelt samarbeid mellom ulik kompetanse i organisasjonen nødvendig: Bibliotek IT-avdeling Forskningsadministrasjon + involvering og forankring i forskningsmiljø og ledelse Noen har gått foran Nyttig å høste av andres erfaring verdifullt å dele Nasjonalt og internasjonal kontakt og samarbeid
Takk for oppmerksomheta! Foto: P.V.Storeheier
UiT Open Research Data Forskningsadministrativt forum 2. mai 2017 Lene Østvand Universitetsbiblioteket
Innhold UiT Open Research Data Opplæring og støttetjenester Datahåndteringsplaner
Plattform Evaluering av tilgjengelige arkivløysinger. Krav: åpen kildekode må følge etablerte, internasjonale, åpne standarder for handtering av forskningsdata, dvs. for arkivering, versjonering, deling, sitering, metadata og høsting Utvikla ved Harvard University Oppstart i 2006 Utvikla med tanke på arkivering av forskningsdata Videreutvikling i internasjonalt felleskap Integrering med andre verktøy for forskningsdatahandtering Installasjoner på ei rekke institusjoner 23. januar 2017 UiT Open Research Data 4
Arkivet: oppbygging UiT Open Research Data = hovedarkivet TROLLing ALT... = samlinger Datasett 1 Datasett 2 Datasett... Datasett 1 Datasett 2 Datasett... Datasett = enkeltposter
Referanse opprettes i henhold til etablerte standarder med DOI
Metadataskjema fylles ut med obligatoriske og valgfrie felt, i henhold til standardiserte krav.
Mulighet for å legge på lisenser.
Versjonskontroll.
Innlogging med Feide
Velg Add Data New Dataset
Hva gjør forskerne? Legger inn metadata. Laster opp datafiler + readme-fil og evt annen dokumentasjon. Sender inn for vurdering.
Hva gjør UB? Undersøker at metadata, dokumentasjon og filformater er i henhold til standardene. Går i dialog med forskeren ved behov for endringer, for å sikre at data og dokumentasjon er bevaringsverdig. Publiserer datasettet.
Kurs: Take control of your PhD journey: Academic integrity, literature search, open access publishing, research data management, reference management. Åpne kurs: Nivå 1: Introduksjon til UiT Open Research Data. Nivå 2: Søk og siter forskningsdata Strukturer dine forskningsdata Del dine forskningsdata Lag din egen datahåndteringsplan Tilbyr kurs og seminar på bestilling. Planlegger tilbud på nett med bl.a. instruksjonsvideoer.
Datahåndteringsplan/Data management plan Horizon 2020: A DMP describes the data management life cycle for all datasets to be collected, processed or generated by a research project.
Datahåndteringsplan - hovedpunkter Informasjon om prosjekt og prosjektdeltakere. Ansvar og rettigheter. Innsamling/generering av data. Dokumentasjon og metadata. Lagring og bevaring i prosjektperioden. Arkivering og deling. Evt etikk og samtykke.
Arkivet: http://opendata.uit.no Bloggen: http://site.uit.no/opendata Kontakten: opendata@ub.uit.no