SAMHANDLING MED INDUSTRIEN GIR RESULTATER

SAMHANDLING MED INDUSTRIEN GIR RESULTATER - Innovativ samhandling mellom kommune og industri skaper gode resultater for både kommunal tjenesteyting og omstilling og vekst i næringslivet Lederkonferansen NKF 22.09.15 Rådmann Bjørn Fauchald Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune, 2015

Agenda «En lynreise gjennom to vellykkede samhandlings- og innovasjonsprosjekter» Presentasjon Innføring av Lean som virksomhets- strategi i Vestre Toten kommune Omstilling i næringslivet Vestre Toten kommune

Vestre Toten kommune 13.200 innbyggere 770 årsverk / 1100 ansatte og vel en milliard kroner i årlig omsetning i kommuneorganisasjonen Høyeste industrisysselsetting i innlands-norge Sterkt fokus og satsing på innovasjon og samfunnsutvikling Stor og økende grad av samhandling mellom konkurranseutsatt industrimiljø og kommunen etter finanskrisen i 2009. Vestre Toten kommune

Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune ble i 2014 tildelt prisen «Årets Innovasjonsmiljø» sammen med SINTEF/NCE- Raufoss

NCE Raufoss Lette Materialer og Automatisert Produksjon Kunnskapsbasert industriklynge med felles FoU-selskap

Den innovative organisation (Kurt Klaudi Klausen, 5. juni 2015) Formår til stadighed at forny sig Har en ledelse og kultur, som tilskynder til at tænke og handle nyt og anderledes Præges av at I kender hinanden og dem I skal arbejde sammen med om at tænke nyt (samarbejde på tværs) Tillid og åbenhed er en forudsætning - se forskellighed som en ressource Sætte spørgsmålstegn, tænke ud af boxen, udfordre vanetænkning og plejer, evne at skifte perspektiv Det skal prioriteres som en ledelsesmæssig, strategisk satsning ---- Vi kjenner oss igjen... 7

Innføring av Lean som virksomhetsstrategi i Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune

Hvorfor innføring av Lean som virksomhetsstrategi sett fra et rådmannsperspektiv? Lave inntekter og høy etterspørsel etter tjenester skaper utfordringer. Må levere mer for mindre.. For å møte framtidas krav og utfordringer i offentlig sektor, må fokus rettes mot: å bedre produktiviteten i tjenesteproduksjonen forbedringsarbeid for å avdempe «trykket» og redusere presset i tjenestene og på de ansette opprettholde og styrke kvaliteten på tjenesteproduksjonen og ikke minst sørge for en bedre arbeidshverdag med større innflytelse for alle medarbeidere: medarbeiderskap endring i lederroller Vestre Toten kommune

Samhandling med kompetansemiljøet i industriparken i oppstartsfasen Oppstart av Lean-arbeidet i 2011 som prosjekt og med stor grad av støtte fra Sintef Raufoss Manufacturing Fra prosjekt til virksomhetsstrategi i 2012 Fortsatt gode resultater, ressurser er avsatt og det er sterk motivasjon i organisasjonen Kunnskap, erfaringer og metodikk fra konkurranseutsatt industri kan (og bør) overføres og anvendes i kommunal sektor! Vestre Toten kommune

Vestre Toten kommune Litt historikk, hvordan vi gjør det i Vestre Toten og resultatene vi oppnår

Forberedelser våren 2011: Forankring politisk og administrativt Rekruttering av Lean-ressurser fra egen organisasjon Grunnopplæring for rådmanns ledergruppe, tillitsvalgte, prosjektleder, Lean-veiledere og lokale prosjektledere i piloter. (3 hele dager) Valg av piloter (Ikke tilfeldig valgt) Planlegging av innføringsmodell og innhold i kursdager sammen med Sintef Vestre Toten kommune

Oppstart som prosjekt og med noen piloter: 3 piloter - Gimle sykehjem avd. 1 (Omsorg) - Fysio-ergoterapitjenesten (Helse) - Gimle sykehjem avd. 5 (Omsorg) Erfaringer: - Lavthengende frukter raske effekter - Gode historier flere enheter ønsker å starte - Medarbeiderengasjement tillitsvalgte støtter prosessene - Ikke nok erfaringer til anbefaling for vegen videre - Ikke nok kompetanse til å overta forbedringsarbeidet i egen regi Vestre Toten kommune

Utvidet prosjektperiode: 4 nye piloter - Hjemmesykepleien Raufoss - Politisk saksbehandling - Barnevern - Teknisk drift, veg/park og renovasjon Erfaringer: - Like gode effekter potensialet i organisasjonen er stort - Flere gode historier mange enheter på venteliste - Medarbeiderengasjement tillitsvalgte støtter prosessene ansatte ønsker å bli Leanveiledere - Lederrolla blir krevende etablerer Lean lederforum - SRM jobber for å gjøre oss selvstendige Vestre Toten kommune

Sluttrapport => Politisk vedtak og vegen inn i 2013 Erfaringer fra 7 piloter ble grunnlag for sluttrapport Kommunestyrevedtak 14.06.2012: Implementering av Lean i hele organisasjonen Ressurser: 100 % Leanansvarlig 12 Lean veiledere i 25% frikjøp (Eller færre veiledere i større frikjøp) Utrulling av Lean i 4 enheter samtidig Ca. 16 enheter pr. år (avhengig av tilgjengelige ressurser) Ca. 4 5 års innføringsløp for hele organisasjonen Fra og med 2013-budsjettet er det avsatt 2,5 3,0 mill kroner årlig til forbedringsarbeid Vestre Toten kommune

Utviklingsenheten (LEAN-ressurser) Leder for utviklingsenheten (Leanansvarlig): Kari Bjørnerud Børthus Leanveiledere: Greta Synnøve Moldestad, tidligere rektor Randi Skare, tidligere omsorgssjef Norunn O. Hanssen, rektor på frikjøpsordning 9 Lean-ressurser rekruttert i prosjektperioden. Ressursmodellen endret sommeren 2014. Vestre Toten kommune

Tjenesteområder Antall enheter Omsorg 16 Helse 3 Teknisk drift 3 NAV 2 Skole 1 Barnehage 1 Sentraladministrasjon 2 Kultur 2 Rådmannens ledergruppe Voksenopplæring/NAV-Fokusavdelingen (Flyktningetjenesten)

Lean innføringsmodell En innovasjon Fase 1: Forberedelser - Informasjonsmøte(forutsigbarhet) - Intervjuer(avklare case- lavthengende frukter/enkle og raske forbedringer ) Fase 2: Involvering - Velge ansatte for deltagelse på kurs/opplæring - Invitere tillitsvalgte og verneombud - Etablere forbedringsteam Fase 3: Kurs/opplæring - 4 kursdager Tema: 5S (grunnleggende metode i 5 trinn), VSA-nå, VSA- ideell (verdistrømanalyse), kontinuerlig forbedring - Teori, praksis, og historier fra egen organisasjon(erfaringer fra Lean-enheter) - Prosjektplan: aktivitetsplan og analyse av kritiske suksessfaktorer Vestre Toten kommune

Lean innføringsmodell: Fase 4: Lederstøtte/-utvikling - Ledersamling midt i kursrekka - Lean-lederforum 8-10 ganger pr.år - Veiledning før eller etter tavlemøter - Opplæring ved lederskifte Fase 5: Veiledning i enheten - Aktivitetsplan - Ukentlige tavlemøter - Metoder og verktøy - Dokumentasjon Fase 6: Evaluering og sikring - Råd for vegen videre 12 mnd.plan - Månedlig(intern) og halvårlige(ekstern)revisjoner - Gevinstrealisering - Veiledning kan etterspørres -Tematimer for ledere og andre ansatte Vestre Toten kommune

Prinsipper og verktøykasse - 4 hele kursdager Prinsippene vektlegges på alle kursdager: - Verdiskapning for tjenestemottaker - Identifisering av verdistrømmer - Skape flyt i alle prosesser - Riktig tjenester til rett tid - Kontinuerlig forbedring Vestre Toten kommune 1. 5S 2. Interessentanalyse Verdistrømsanalyse nåsituasjon 3. Verdistrømsanalyse ideell situasjon 4. Kontinuerlig forbedring Forbedringstavle Fiskebeinsanalyse 5 x hvorfor

Vestre Toten kommune

27

Vestre Toten kommune VSA Ledernes arbeidshverdag

Lean enhet: Nåsituasjon: Ideell prosess /ettermåling: Forbedring/ Reell gevinst: Arbeidsprosess: Gevinstrealisering Gimle sykehjem avd. 1 Frokost måltidet Mål: Mer tid til pasienten 13,9 timer ressurser pr.måltid Gr 1: 2 timer Gr. 2: 4 timer Gr.3: 4,5 timer Ettermåling:7, 3 timer 10,4 timer gevinst 6,6 timer reell gevinst Ja, rapportert gevinstrealisering 07.06.2013 TILTAK: 5S kjøleskap/kjøkken Opplæring og EPL oppvaskmaskin Ny fordeling oppgaver (nattevakt involveres) Bestillingsrutiner dagligvarer og spesialkoster.

Lean enhet: Nåsituasjon: Ideell prosess /ettermåling: Forbedring/ Reell gevinst: Gimle sykehjem avd. 1 TILTAK: Arbeidsprosess: Gevinstrealisering Vaktromsaktiviteter Mål: Mer tid til pasienten 5S vaktrommet 25,8 timer ressurser pr.døgn 5S mappestruktur 16,8 timer Ettermåling: 15,5 timer 9 timer gevinst 10,3 timer reell gevinst Ja, rapportert gevinstrealisering 28.06.2013 Flytte «forstyrrelser» ut fra vaktrommet Stille rapport (økt kvalitet dokumentasjon)

Lean enhet: Nåsituasjon: Ideell prosess /ettermåling: Forbedring/ Reell gevinst: Arbeidsprosess: Gevinstrealisering Hjemmesykepleien Raufoss TILTAK: Morgenrapport 07.00 08.15 Mål: Alle pasienter skal få morgenstell og medisiner innen kl. 11.00 22 timer ressurser 6,1 timer ressurser Ettermåling 4,75 timer 5S biler (mer utstyr i biler) 15,9 timer gevinst 17,25 timer reell gevinst Ja, rapportert gevinstrealisering 27.05.2013 Ny fordeling av oppgaver (Den som ringer etter vikarer leder ikke rapporten) 1 ny pc for å unngå kø inn i fagsystemet

Revisjon på alle områder i Lean-arbeidet: ( Mnd./halvårlig og årlig) - 5S: standard(gjennomført, under arbeid og planlagt) - VSA: kontinuitet i arbeidet med tiltak for å nå de ideelle prosessene(gjennomført, under arbeid og planlagt) - Bruk av verktøykasse - Bruk av Lean måltavle: Relevente målepunkter? Effektive tavlemøter? Deltagelse - Har avdelingen lykkes med å innarbeide tankesettet kontinuerlig forbedring? - Viser revisjonen en positiv utvikling?

Identifiserte effekter gevinster som må sikres og rotfestes i organisasjonen 30 driftsenheter har startet Gevinster tilsvarende 33 årsverk er identifisert Av disse er 22 årsverk realisert Vestre Toten kommune

Strategiske perspektiver Lean som virksomhetsstrategi Endringsprosessen Endringsledernes roller og utfordringer Vestre Toten kommune

Organisasjonskultur Lærende organisasjon UTVIKLINGSHUSET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Kvalitet God oppvekst Gode levevilkår Innovativ kommune Sikker og robust infrastruktur Kompetente og fornøyde medarbeidere IA fokus Helsefremmende arbeidsplasser Verdistyrt ledelse Optimal ressursstyring og flyt Innovasjon Samhandling Utviklingsorientert organisasjon Lean Kultur for kontinuerlig forbedring Ledelse Arbeidsmiljø Arbeidsmåte Kompetansebygging Organisasjonskultur Lærende organisasjon Trygghet Trivsel Utvikling

Innføring av Lean som virksomhetsstrategi er en omfattende og gjennomgripende endringsprosess Vestre Toten kommune

De strategiene vi valgte..: Starte med prosjekt videreføre som virksomhetsstrategi Søke råd og bistand fra de som har den beste kompetansen Plassere ansvar hos strategisk ledelse sammen med de tillitsvalgte. Forankre i kommunestyret Avsette mye tid og ressurser i forankringsfasen Bygge intern kompetanse Skape gode historier og «small wins» Tørre å starte opp i de bemanningstunge tjenesteområdene Utvikle egen kvalitetssikret innføringsmodell Fokusere på implementering og sikring Kontinuerlig forbedre vårt arbeid Vestre Toten kommune

Manøvrering i endringsrommet: Ledelse Nåsituasjon Framtidig ønsket situasjon Endringsrom Tid Medarbeiderskap Støtte og kompetanse Vestre Toten kommune

Hva skal til for å lykkes med Lean kontinuerlig forbedring? Noen råd.. Ledelsen må ville, gå foran og holde ut Forankringsarbeidet er avgjørende Small wins skaper momentum Medarbeiderskapet må «dyrkes» og foredles Nok ressurser må avsettes. Kompetanse må anskaffes og bygges. Det må investeres mye og med langsiktig fokus Krever ledelsens oppfølging og bevissthet om roller og rammer på alle nivåer Liten vits i å gjøre dette som «spredte forsøk» - må rotfestes som en virksomhetsstrategi og det tar tid og krever utholdenhet i endringsarbeidet.. Vestre Toten kommune

Ledelsen utfordres A guiding coalition with good managers but poor leaders will not succeed. (Kotter, 2012) Toppledelsen: Skifte ramme til å framstå som endringsledere Dyktiggjøre, motivere og støtte mellomlederne Mellomlederne: Endret lederrolle Mange forbedringstiltak avdekkes Utfordres av kraften i medarbeiderskapet Ikke alle har kompetanse og erfaring til å håndtere slike situasjoner ----- Vi tar dette på alvor og retter sterkt fokus på ledelsesutfordringene! Vestre Toten kommune

Innovativt omstillingsarbeid sammen med industri- og kompetansemiljøet på Raufoss Vestre Toten kommune

Hvor kommer innovasjoner fra?

Kontinuerlig forbedring Sprangforbedring Innovasjon Lean Medarbeiderskap Ledelse Effektive arbeidsprosesser Kunnskap Konkurransekraft Kunde- verdier Teknologi Fleksibilitet Robust Automatisering HMS Kvalitet Leveringspresisjon Livsløpskostnader Produktivitet

Eksempel Drivere Dubbelt så mycket på halva tiden

Bremserørskoblinger i plast

Bakgrunn for omstillingsarbeidet Vestre Toten kommune søkte i 2009 Oppland Fylkeskommune om omstillingsstatus på bakgrunn av: Bortfall av ca 550 arbeidsplasser i Raufoss Industripark, dvs omlag 17 % nedgang i perioden september 2008 til juli 2009 I tillegg kommer bortfall av arbeidsplasser utenfor industriparken som en ringvirkning ------- Ramme på 3,0 millioner kroner årlig inkludert kommunal egenandel på 20 % Omstillingsstatus ut 2015

ORGANISERING

Tilnærming til programarbeidet Etablerte kontakt med kompetansemiljøet i Raufoss Industripark (Sintef/NCE) Vektla direkte arbeid mot bedrifter og nettverk Hentet inn programleder Verktøy for prosjektvurdering og porteføljestyring Samarbeid om prosjektetablering (god kjennskap til utviklingsideer i bedriftene) Definerte synergier og grenseflater mot andre aktører

Omstillingsprogram

HOVEDMÅL OG INNSATSOMRÅDER HOVEDMÅLET for omstillingsprogrammet er å styrke og utvikle arbeidsplasser i Vestre Toten og å skape en varig plattform for å styrke og utvikle næringslivet i kommunen og regionen INNSATSOMRÅDER: ----- 1. Nyskaping i næringslivet» (inkludert velferdsinnovasjon) 2. «Attraktivitet for næringslivet»

NYSKAPING I NÆRINGSLIVET HOVEDAKTIVITET: Gi finansiell støtte til utviklingsprosjekter i i næringslivet RESULTATMÅL 2013-2015: Nye og sikrede arbeidsplasser: 50 årlig Antall nye bedrifter i perioden: 6 EFFEKTMÅL 2020: Vestre Toten skal ha en mer allsidig næringsstruktur.

ATTRAKTIVITET FOR NÆRINGSLIVET RESULTATMÅL 2013 2015 Bygge et langsiktig og bærekraftig fundament for næringsutvikling i kommunen og regionen. Etablere et sterkt regionalt samarbeid om næringsutvikling med utgangspunkt i Næringsrådet. Mobilisere regionens utviklingsressurser i et kraftfullt samarbeid om nyskaping og vekst EFFEKTMÅL 2020 Vestre Toten skal være en næringsvennlig kommune som driver aktiv tilrettelegging for næringslivet i samspill med offentlige og private aktører i regionen og på fylkesplan

Arbeidsform Dialog med bedriftene - ikke søknadskasse Kartlegging av ideer og mulige prosjekter: - Tidlig fase (forstudier og forprosjekter) - Nyskapende for bedriften (spin-off fra eksisterende virksomhet - Finansiell støtte til gjennomføring Ubyråkratisk, men samtidig god kvalitetssikring. og hele vegen nær dialog og tett samspill med kompetansemiljøet i industriparken!

OPPSUMMERING AV KONKRETE RESULTATER Januar 2011 september 2015 Iverksatt 49 prosjekter, 38 er avsluttet. Samlet prosjektstøtte vel 13 mill kr Ca. 120 nye og sikrede arbeidsplasser (indirekte effekter ikke medregnet 3 nye bedrifter To nye nettverk Etablert prosjekter som har fått medfinansiering fra bedrifter og andre på ca. 50 mill kr. Ytterligere ca. 60 mill kr i finansiering fra andre kilder etter at prosjektene er etablert/videreført. Nærmere 50 bedrifter har enten enkeltvis eller i nettverk vært involvert i prosjekter gjennom programmet

SUKSESSFAKTORER I OMSTILLINGSARBEIDET I V. TOTEN Programmet fanger opp et behov som ikke dekkes av det øvrige virkemiddelapparatet (breddeprogram, tidlig fase, spin-off fra eksisterende virksomhet) Samspill og dialog med andre sentrale utviklingsaktører i regionen (Synergier og grensegang) Arbeidsformen; bedriftsvennlig og ubyråkratisk saksbehandling Kompetent prosjektledelse!!

Hva skaper et maksimalt trykk på næringsutvikling? God samhandlingsstruktur mellom aktørene, offentlige og private Aksept for at omstillingsvirkemidlene fyller et reelt behov (idèutvikling, knoppskyting, risiko, resultater) Tilstrekkelige finansielle bidrag

Videreføring Arbeidet videreføres på regionalt nivå som regionens operative næringsutviklingsarbeid Gjøvik har adoptert vår modell og er i gang Fra 2016 legger vi opp til sammenslåing og inviterer inn de øvrige kommunene i regionen

Noen eksempler 8 av nærmere 50 prosjekter

Hydro Aluminium Profiler HAP fikk første kvartal 2011 tildelt 450.000 i støtte til kompetansehevende tiltak i forbindelse med overflytting av produksjonskapasitet fra Karmøy til Raufoss. 28 nye ansatte på Raufoss hovedsakelig ufaglært ungdom (18-19 år) fra Gjøvik- og Totenområdet, der 23 stk har fått spesialopplæring. 10.000 tonn ekstruderingsvolum overført til Raufoss. 3.400 verktøy er overført hvorav 600 kjøpt nye fra verktøyprodusenter på Raufoss. Utviklet kompetanse ift nye standarder og kundekrav spesielt mot offshore og maritim sektor Omstilling gjennomført på halvannet år. Prosjektet er gjennomført i henhold til plan og eier er fornøyd. HAP ser likevel at man må agere stadig raskere i en bransje med overkapasitet og et usikkert marked. Forprosjekt 450'

Raufoss Ammunisjonsfabrikker Målsettingen er å utnytte teknologi- og industrikompetansen i Raufossmiljøet til å bli en ledende internasjonal aktør innen avanserte våpensikringssystemer. Produktene i Safehouse serien kjennetegnes av innovative funksjonsløsninger, kompakthet, nyskapende design, lav vekt, plasseringsvennlighet, lettbetjent og høy kvalitet. Dårlig likviditet våren 2012, midt i en viktig utviklingsfase mot sentral kunde, førte til søknad til Omstillingsprogrammet med potensial om: Stor leveransekontrakt innen sommeren 2012. Leverandøravtale er inngått med Felleskjøpet Agri og vil øke årlig salg fra kr 1,5 mill til ca kr 7-8 mill fra sommeren 2012, men krever arbeidskapital for produksjonsoppstart. En rettet emisjon planlegges innen sommeren 2012 og vil legge grunnlaget for en betydelig forretningsvekst. Mål om 20-25 ansatte innen 2015 Hovedprosjekt 690' Safehous OFU-prosjekt 400'

Alumast (TotAl-Gruppen) TotAl-gruppen ønsker å igangsette en forstudie for å kartlegge mulighetene for å igangsette utvikling og produksjon av kraftmaster i aluminiumprofiler. Statnett ønsker tilgang til nye mastetyper til erstatning for tradisjonelle stålmaster i fagverkskonstruksjon. Dette er begrunnet ut fra følgende: Vekt Utseende Miljø Vedlikehold og kilekostnad Aktiviteter: Erfaringer Markedskartlegging Aktører / produsenter Søknader Forstudie 280'

Dolphi Tech Utvikler håndholdt ultralydkamera for materialundersøkelser i fly, biler etc. Bidra til kompetanseheving og organisasjonsutvikling for produksjon og markedsføring Prosjektet kan på sikt gi 30-40 kompetansearbeidsplasser lokalt. Forprosjekt kr. 400

Steffensrud Rehabiliteringssenter Etablering av nevroklinikk Intensivbehandling av slagpasienter. Nytt behandlingstilbud i Norge Styrker virksomhetens konkurranseevne Kan gi 10-15 nye arbeidsplasser Forprosjekt 440

Raufoss Offshore Kompetanseprogram for å sikre kvalitet, leveringsdyktighet og gjennomføringsevne opp mot krevende kunder Raufoss Offshore har blitt kvalifisert til leveranser for subsea-markedet worldwide. Har utvidet med ny avdeling og planlegger ekspansjon som vil doble antall ansatte på få år. Forutsetningen er kompetanse i alle ledd. (Ledelse, fagpersoner, lærlinger, materialteknologi, marked etc.) Samkjøring av de to enhetene Forprosjekt kr. 700 (tidligere forstudie kr. 200 )

Tokvam AS Utvikling av snøplogproduksjon Vil gjøre Tokvam til totalleverandør til nordisk snøryddingsmarked Stort vekstpotensial Utvikling inkl. patentsøknad, prototyper og testing, kompetanseheving og prosessutvikling, lansering Forprosjekt kr. 500

Gjenkjøp forsvarskontrakter Forstudie i Omstillingsprogrammets egen regi. Gjennomføres av Ko-Aks i samarbeid med flere bedrifter i Raufoss Industripark Prosjektmål: kartlegge muligheter for kontrakter med leverandører av forsvarsmateriell til Norge. Disse har forpliktelser om gjenkjøp av varer og forskningsoppdrag hos norske bedrifter. Stort potensiale for aktivitet og verdiskaping hos flere bedrifter i Raufoss Industripark Forstudie kr. 350

Vestre Toten kommune Takk for meg!