SAMORDNINGS- OG BEREDSKAPSSTABEN Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap Ringebu kommune www.fylkesmannen.no/oppland
2
Dato for tilsyn: 20. februar 2012 Tilsynsgruppe: rådgiver Berit Myhren Kristiansen, tilsynsleder rådgiver Tord E. Smestad Generelt Kommunene har et ansvar for å ivareta samfunnssikkerhet og beredskap. Ansvaret omfatter blant annet planlegging for å forebygge og begrense skader ved uønskede hendelser som kan inntreffe lokalt i fredstid, samt å håndtere kriser som har inntruffet. I en krisesituasjon har kommunen ansvar for å videreføre oppgaver og funksjoner den til daglig har ansvar for. Fylkesmannen har i henhold til kgl.res. av 18.april 2008, Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen, ansvar for å samordne og føre tilsyn med alt beredskapsarbeid i fylket. St.meld. nr. 17 (2001-2002) Samfunnssikkerhet, samt Justisdepartementets oppdragsbrev for 2011, legge vekt på at Fylkesmannen har en viktig rolle som veileder og pådriver med spesielt vekt på kommunene. Formål: Nasjonale retningslinjer pålegger kommunene et ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap. Fylkesmannens formål med tilsynet er å vurdere om kommunens rutiner på dette området er tilfredsstillende ivaretatt. Konklusjon: Ved tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Ringebu kommune fant Fylkesmannen ingen avvik i henhold til Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) 01.01.2011, men har merknader til de ulike tema. Hovedinntrykk: Ringebu kommune presenterte sitt planverk på en ryddig og grei måte. En del planer samt statusskjema vedrørende beredskapsoppgaver og rutiner var oversendt Fylkesmannen rett før tilsynet. Forrige tilsyn i Ringebu kommune skriver seg tilbake til 2007. Det er kommet nytt lovverk på flere områder etter denne dato, som tilsier at kommunen må revidere de fleste av sine planer på samfunnssikkerhet og beredskapsområdet. Kommunen er kommet godt i gang med denne prosessen og flere reviderte planer var oppdatert rett før tilsynet i 2012. Kommunen er bevisst sitt ansvar når det gjelder kompetanse for medarbeidere og skal delta på kurs i kriseledelse og krisearbeid ved Sivilforsvarets beredskaps- og kompetansesenter, Starum, til høsten. Ringebu kommune har opplevd krisesituasjoner i likhet med andre kommuner i Gudbrandsdalen blant annet i forbindelse med «pinseflommen» i 2011. Kommunen mener kriser blir håndtert på en god måte av kriseledelsen. Lensmannen kan vanskelig delta i kriseledelsen når flere kommuner er involvert samtidig. Det er kun én lensmann i Midt Gudbrandsdal. Tema: 1. Kommunens overordnete risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) 2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplanen, reguleringsplaner)(bis) 3. Kommunens krisehåndteringsevne beredskapsplan 3
Program 0900-0915 Felles åpningsmøte 0915-1415 Gjennomføring av tilsynet inklusive presentasjon av kommunens planverk samt lunsj 1415-1500 Felles sluttmøte Gjennomføringen En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i, eller i medhold av, lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i, eller i medhold av, lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. Formøte Det er ikke gjennomført formøte. Grunnlag for kommunens forberedelser ble gjort kjent gjennom tilsynsplan i brev datert 5. januar og 23. januar 2012. samt e-poster og telefonsamtaler. Fylkesmannen sendte ut spørreskjema til kommunen om samfunnssikkerhet og beredskap, som måtte fylles ut, og tilbakesendes før tilsynet. Videre måtte kommunen også innsende alle sine planer vedrørende samfunnssikkerhet og beredskap elektronisk til Fylkesmannen. Tilsynet Tilsynet startet med åpningsmøte der tilsynsplan, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Selve tilsynet ble gjennomført ved at kommunen hadde fått i oppdrag å presentere alle sine planer som berører samfunnssikkerhet og beredskap. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål, oppklaringer samt råd og veiledning. Rådmann Per Lervåg og ordfører Erik Odlo samt varaordfører Brede Vestby ble intervjuet spesielt. Temaer her var interkommunalt samarbeid, rådmannsutvalget, militære skjønnsnemnder, sikkerhetsklarering i hht til Sikkerhetsloven samt politisk engasjement rundt samfunnssikkerhet og beredskap (krisesituasjoner). Kommunens kraftsituasjon ble også tatt opp. Kommunen hadde hatt en gjennomgang med Gudbrandsdal Energi i år 2000. Det viste seg vanskelig å prioritere en eventuell strømrasjonering sonevis i kommunen, da alle kommunens viktige prioriteringer ligger på en og samme sløyfe. Imidlertid er kommunen godt utbygget med nødstrømsaggregat. Sikkerhetsklarering og autorisasjon i henhold til Sikkerhetsloven, som var et tema under tilsynet i 2007, ble gjennomgått. Fylkesmannen orienterte kommunen om status, og kommunen hadde allerede satt i gang denne prosessen. Kommunen står over for store utfordringer i forbindelse med utbygging av E 6, særlig i forhold til flom. Sluttmøtet ble gjennomført samme dag med en oppsummering. Oppsummeringen ble drøftet for å skape enighet om hvilke konklusjoner og eventuelle avvik samt merknader som ville bli behandlet i tilsynsrapporten fra Fylkesmannen. Deltakere fra kommunen: Navn Erik Odlo Brede Vestby Per Lervåg Jan Magne Langseth Stilling Ordfører Varaordfører Rådmann Beredskapskoordinator 4
Wenche Hagestuen Dale Britt Åse Høyesveen Gro Li Sletvold Jostein Gårderløkken Per Martin Dokumentunderlag Kommuneplanlegger Kommunalsjef Kommunalsjef Tj.leder Plan og teknisk Brannsjef Kommunens dokumentasjon Ny ROS-analyse for Ringebu kommune vedtatt 25.10.2011 (revisjon) Risiko- og sårbarheitsanalyse for Ringebu kommune, vedtatt av kommunestyret 1998 samt felles ROS-analyse for Midt-Gudbrandsdal 1998 Beredskapsplan (plan for kommunal kriseledelse), vedt. av komm.st. 2008, oppdat. adm. 15.02.2012 Vedlegg til beredskapsplan, Evakueringsplan, adm.utarb. 17.02.2012(utlevert under tilsynet) Katastrofeplan for helse og sosial, oppdat.adm. 01.02.2012 Beredskapsplan for helse og sosial, oppdat. adm. 01.02.2012 Tiltaksplan for Kriseteam Psykososiale støttetjenester, vedt.av komm.st.2000, oppdat.2012 Kommuneplan for Ringebu kommune, Samfunnsdel, vedt. av komm.st.18.12.2008 Arealdel fra 1993 med nye kommunedelplaner: Kommunedelplan for Fåvang østfjell, publisert 14.05.2009,vedt. av komm.st. 2004 Kvitfjell,publisert 15.09.2009, Vedt.av komm.st. 24. juni 2001 Kommunedelplan for Venabygdsfjellet, publisert 12.06.2009 vedt. av komm.st.25.10.2007 Fylkesmannens dokumentasjon (aktuelle lover, forskrifter, veiledere, brev m.m.) Det vises til dokumentasjon som i stor grad er tatt i bruk etter 2006. Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) iverksatt 01.01.2010 revidert 01.01.2011. Plan- og bygningsloven (plandelen) ny 2008, iverksatt 1. juli 2009 Retningslinjer for Fylkesmannens bruk av innsigelser etter PBL (DSB) Regionplan for samfunnssikkerhet og beredskap 2010-2013 Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard - iverksatt 18.04.2008 Stortingsmelding nr. 22 (2007-2008) Samfunnssikkerhet, samvirke og samordning Veileder i effektiv planbehandling i Oppland. Operativ webside fra 20.06.07- www.planoppland.no St.melding nr. 34 (2006-2007) Norsk klimapolitikk Temaveiledning: Utbygging i fareområder (2008) Tema 1 Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Status ROS-analysen for Ringebu kommune er revidert og vedtatt i kommunestyret 25.10.2011. Den nye analysen bygger på ROS-analysen fra 1997/1998, og utarbeidet av en gruppe i administrasjonen. Analysen ble behandlet i beredskapsrådet før vedtak i kommunen. Interkommunal ROS-analyse fra 2007 felles for Ringebu, Sør-Fron og Nord-Fron kommuner, planlegges revidert i fellesskap i 2012. Avvik Ingen avvik. Merknad Fylkesmannen ber kommunen ved neste revisjon utarbeide en overordnet ROS-analyse som et helhetlig dokument. Nåværende ROS-analyse henviser til flere forskjellige analyser, som felles interkommunal ROS-analyse og beredskapsplan vannforsyning (K-sak 113/02). 5
Kommunens ROS-analyse danner naturlige planforutsetninger for kommunens ordinære planleggingsaktivitet. Eksempler på slik planleggingsaktivitet er: Budsjettarbeid, den generelle kommuneplanleggingen, arealplanlegging, og fagplaner som helse og sosialplan og tekniske planer. Hensikten med ROS-analysen bør beskrives bedre samt konkretisere målsettingen. Eksempler her kan være: Beskrivelse av tilstander, trusler og konsekvenser i kommunen med tilhørende forslag til forebyggende og avhjelpende tiltak. Kommunens akseptkriterier når det gjelder uforutsette hendelser bør vurderes og beskrives. Det er i den nye, reviderte analysen ikke vurdert alle forhold knyttet til klimaendringer. Det nevnes spesielt kartlegging av sidevassdrag og overvannshåndtering. Geografiske informasjonssystemer (GIS) og temakart er en viktig del av et ROS-prosjekt. Informasjon må gjøres tilgjengelig ved kobling til kart på internett hvor det henvises til lenker for eksempel skrednett.no, flomsonekart på nve.no. Tidsfrist Revidert ROS-analyse må ferdigstilles innen 1. juli 2013. Tema 2 Beredskapsmessige hensyn i samfunnsplanleggingen (BIS) Det gis ikke avvik på tema som hjemles i plan- og bygningsloven. Status Samfunnsdel og Arealdel Ringebu kommune har oppdatert kommuneplanens samfunnsdel i 2007/2008 og tatt inn tema om samfunnssikkerhet og beredskap hvor mål og strategi er beskrevet. Kommunens arealdel er fra 1993, og beredskapsmessige hensyn i samfunnsplanleggingen (BIS) er i liten grad ivaretatt. Derimot har kommunen flere kommunedelplaner, spesielt Kvitfjell vest hvor BIS er beskrevet. Denne planen er et godt grunnlagsdokument for videre arealplanlegging i kommunen, og for kommuneplanens arealdel som skal revideres. Universell utforming ble nevnt, og det gjenstår noe når det gjelder overganger kant/gatelegeme i landsbyen. Det må her nevnes at Ringebu kommune ble tildelt Statens Bymiljøpris 2011. Landsbyen Ringebu fikk prisen for sitt arbeid med uterom og møteplasser i sentrum Merknad Samfunnssikkerhet og beredskap, som et tema, anbefales tatt inn i planstrategien. Denne skal utarbeides innen 2012, og bør ses i sammenheng med overordnet ROS-analyse. Se veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt utgitt av DSB og som er tilgjengelig på dsb.no. Fylkesmannen gjør oppmerksom på sammenhengen mellom ROS-analyse og kriterier for innsigelse i plansaker, ref. DSBs Retningslinjer for fylkesmannens bruk av innsigelse. Tema 3 Krisehåndtering Status Plan for kommunal kriseledelse er vedtatt i kommunestyret 2008 og oppdatert administrativt 15.02.2012. Evakueringsplan mangler, men ble utlevert under tilsynet. Funksjoner og oppgavefordeling kap. 4.2 er klart beskrevet, men kommunen peker på at det er sårbarhet i kommunen når det gjelder antall personer å spille på. 6
Lensmannen deltar ikke i kriseledelsen. Det forklares med at det er felles lensmann for Midt- Gudbrandsdal. Er det kriser i flere kommuner samtidig, kan en ikke basere seg på at lensmannen skal delta i kriseledelsen i de ulike kommuner. Ringebu kommune har eget tema om «Beredskap» på sin hjemmeside. Beredskapsrådet har ett møte i året. Politiråd er etablert og i aktivitet med 2 møter i året. Ringebu kommune ble øvet av Nord-Fron og Sør-Fron kommuner i september 2008. Kommunen har i samarbeid med Nord-Fron kommune, vært planleggingskommune for Sør-Fron kommune i 2011. Nord-Fron kommune skal øves i 2012, og Ringebu er her planleggingskommune med Sør-Fron. Avvik Ingen avvik. Merknad Plan for kommunal kriseledelse oppfylte ikke minimumskravene i hht Sikkerhetslovens 15 ved start av tilsynet. Evakueringsplanen ble imidlertid utdelt under tilsynet. Tilsynsteamet fra Fylkesmannen hadde ikke mulighet til å gjennomgå planen under tilsynet, men har vurdert denne i etterkant før rapportskriving. Fullstendig beredskapsplan, etter at ny lov trådte i kraft, er ikke behandlet i kommunestyret. Fylkesmannen anbefaler en revisjon av Beredskapsplanen med en ny struktur. Planen omdøpes til Beredskapsplan for Ringebu kommune hvor plan for kommunal kriseledelse, evakueringsplan, informasjonsplan samt vakt og ressurslister blir egne vedlegg til planen. Når det gjelder Evakueringsplanen bør kapasiteten ved de ulike evakueringsstedene beskrives. Kommunen bør inngå skriftlige avtaler med innkvarteringssteder kommunen ikke selv disponerer. Fylkesmannen anbefaler de ovennevnte merknader innarbeidet i en ny revisjon av Ringebu kommunes Beredskapsplan før det fattes vedtak i kommunestyret. Sluttkommentarer Fylkesmannen minnet kommunen om temaet personellsikkerhet i henhold til Sikkerhetslovens bestemmelser når det gjelder krav til sikkerhetsklarering og autorisasjon. Kommunen har ny politisk ledelse samt flere nye personer i sin organisasjon. Ny Personopplysningsblankett samt veiledning for utfylling ligger på Nasjonal sikkerhetsmyndighets nettside under linken www.nsm.stat.no Sikkerhetsklareringer Personopplysningsblankett. Husk: sikkerhetsklarering gis for 5 år. Re-klarering skal skje seks måneder før klarering utgår. Kommunen uttrykte bekymring for fylkesvegnettet, spesielt baksideveien Ringebu Tretten fylkesvei 319. En omkjøringsvei i elendig forfatning, og er altfor smal. Tilkjøring med bru fra E 6 har også en meget vanskelig atkomst i forbindelse med svingradius for både brannbiler og busser. Berit Myhren Kristiansen rådgiver Tord E. Smestad rådgiver 7