Det er viktig at denne prosessen forankres internt og at vi gjennom denne sikrer at bruken av det som vedtas blir konsistent.

KSA/SMK Dato: 11.05.2017 MØTEREFERAT Møte i: Redaksjonsrådsmøte Møteleder/referent: Hanne Karde Møtedato: 11.05.2017 1. Revidering og forenkling av visuell profil Innspill fra Bjørn Hatteng om at de grafiske ressursene ved UiT må inviteres inn i dette arbeidet. Det bør også vurderes om vår logo kan endres slik at denne inneholder vårt riktige navn, og ikke bare Universitetet i Tromsø som i dag. Det er viktig at denne prosessen forankres internt og at vi gjennom denne sikrer at bruken av det som vedtas blir konsistent. KSA vil følge opp arbeidet med revidering av dagens visuelle profil med UiTs grafiske ressurser. og Hanne Karde 2. Felles redaksjonsplan for UiT Det er behov for å koordinere vår produksjon av nyhets- og forskningsaker, herunder også Longreads. KSA har i denne forbindelse opprettet et fellesområde på udoc/redaksjonsplan felles hvor alle bes legge inn saker under produksjon/planlagte saker. I tillegg bør arrangement og møter som skal omtales også legges inn. I tillegg vil KSA invitere alle som jobber med nyhets- og forskningskommunikasjon til et ukentlig møte per Skype (30 min.) Det kom også et ønske om å etablere en fellesadresse som kan benyttes for nyhets- og forskningssaker. Kontaktperson/ansvarlig: Karine Nigar Aarskog 3. Siteimprove, status og utvikling Siteimprove er et verktøy som skal benyttes til å kvalitetssikre innhold på våre nettsider. Noen av enhetene har tatt systemet i bruk, men andre i mindre grad har benyttet systemet for å øke kvaliteten på sine sider. Det oppfordres til at alle enheter setter av tid til å kvalitetssikre innhold på sine nettsider. Dersom det er noen fakultet som trenger mer opplæring kan de kontakte KSA. Registrering av brukere som trenger tilgang til Siteimprove gjøres via denne lenken. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

Kontaktperson/ansvarlig: Bjørn-Håkon Solberg 4. Nye studiestedsider Nye studiestedsider utarbeides og vil bli implementert fortløpende. Alle våre 10 studiesteder vil bli presentert på samme måte. Her er adressen til studiestedsiden til Narvik som er en av pilotsidene det jobbes med å få inn relevant innhold på. Når sidene er klare vil de bli koblet til menypunkter og relevante portaler/nettsider. Kontaktperson/ansvarlig: Espen Dahlmo 5. Redesign forms v/lars Lars informerte om implementering av nye forms som skal benyttes ved publisering av innhold på uit.no og intranett. Målsettingen er at dette skal bidra til å forenkle, effektivisere og kvalitetsforbedre publisering på nett. KSA tar kontakt med enheter når det blir aktuelt å teste nye forms på et utvalg brukere slik at vi kan kvalitetssikre brukervennlighet. 6. Endringer i bildearkiv etter oppgradering av iknowbase v/lars Lars informerte om mulighet for «drag and drop» fra eget område til bildearkivet. Det er i tillegg implementert en ny funksjon som gjør det mulig å beskjære bilder. Det et noen bilder som ligger i bildearkivet hvor vi har begrenset rettighet til bruk av bildet. Det er viktig å merke disse bildene spesielt. 7. Publisering av nyhetssaker på andre enheters sider v/bjørn-håkon Vi har hatt et par saker hvor enheter krysspubliserer nyhetssaker, arrangement og kunngjøringer slik at denne kommer både på egen enhetsside, på andres sider og på nyhetsbrev. For andre kan dette være både irrelevant og forstyrrende. KSA vil lage en «pop up» som gjør alle oppmerksom på at den som publiserer må innhente tillatelse fra den enheten hvor krysspublisering skal gjennomføres. 8. Status evaluering av dagens publiseringsløsning v/bjørn-håkon og Hanne Det er gjennomført et dybdeintervju med 7 personer og det er sendt en digital spørreundersøkelse til alle med publiseringsrettigheter. 211 personer har besvart denne undersøkelsen. Svarene er nå til bearbeiding hos Bouvet og når rapporten kommer vil denne bli behandlet av styringsgruppen i prosjektet. Ny oppdatering kommer på neste redaksjonsrådsmøte. Kontaktperson/ansvarlig: Bjørn-Håkon Solberg og Hanne Karde UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

9. Rapport om målbruk i offentlig tjeneste 2016 v/asbjørn Språkrådet har ansvar for å føre tilsyn med korleis statsorgan vekslar mellom bokmål og nynorsk i publikumsretta informasjon, jf. lov om målbruk i offentleg teneste (mållova) av 11. april 1980. UiT Norges arktiske universitet skal en gang i året rapportere om den prosentvise fordelinga av nynorsk og bokmål i informasjonstilfang på nett og papir til Språkrådet. Hovudregelen som alle statsorgana skal etterleve, er at ingen av målformene skal vere representerte med mindre enn 25 % i til dømes informasjonstilfang på nett og papir som går ut til publikum, og som statsorganet sjølv lagar i offentleg forvaltningssamanheng. Skjema skal finnast på begge målformer. Resultatet frå rapportering om målbruken i 2016 viser at UiT har enda dårligere målveksling enn ved rapportering i 2015: I brevet fra Språkrådet fremkommer følgende: Tallene som Universitetet i Tromsø rapporterer om denne gangen, viser enda dårligere målveksling enn sist. Vi sendte dere et oppfølgingsbrev etter fjorårets rapport, datert 12. desember 2016, hvor vi informerte dere om at dere lå dårlig an, og at vi ikke kan se at dere følger opp målbruksarbeidet ved universitetet. Vi minner dere om det spesielle ansvaret som påligger en utdanningsinstitusjon: Man bør kunne vente at et universitet går foran som et godt eksempel og faktisk følger loven. Det kan vi ikke se at dere gjør. Det er minimalt med nynorsk i tilfanget deres. For sosiale medier har dere ikke sendt oss oppdaterte tall. Som nevnt i tidligere brev handler målveksling mer om brukernes rettigheter enn om deres plikter. Å gjøre begge målformer synlige er å møte brukerne deres med respekt. Godt målbruksarbeid er et lederansvar. Den nye og fusjonerte organisasjonen deres har nå vært på plass i over et år, og vi forventer at et så stort organ inkluderer det språklige aspektet i de overordnede arbeidsplanene. Vi ber universitetet følger dette bedre opp i 2017, gjerne med månedlige møter og en forutsigbar språkplan som de ansatte kan mestre å følge. Vi mottok ingen tilbakemelding fra dere etter vår forrige tilbakemelding, men det håper vi vi gjør denne gangen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3

Tiltak Det etableres en arbeidsgruppe som gis i oppgave å utarbeide tiltak som skal bidra til at UiT øker bruk av begge målformene i vår kommunikasjon til publikum på nett og papir. Deltakere: Mathilde, Torgunn og Tonje (om det er andre som ønsker å delta er det bare å ta kontakt) Kontaktperson/ansvarlig: Mathilde Torsøe og Hanne Karde 10. Internkommunikasjon UiT har behov for dedikerte ressurser som kan støtte ledere, prosesseiere og medarbeidere i arbeidet med internkommunikasjon og endrings- og lederstøtte. Dette innebærer å definere et nytt administrativt tjenesteområde i Administrasjonen, og i første omgang gjennomføres dette i tilknytning til de pågående strategiske endringsprosessene. Universitetsdirektøren har besluttet at behovet for bistand dekkes gjennom at KSA dedikerer 1,5 stilling i perioden fra april desember til internkommunikasjon og endrings- og lederstøtte, med følgende ansvarsområde: Internkommunikasjon o Kommunikasjonsbistand til strategiske endringsprosjekt o Redaktør Intranett. Utnytte intranettet som hovedkanal for intern kommunikasjon blant ansatte hvor det legges til rette for dialog og erfaringsdeling på tvers i organisasjonen, uavhengig av enhet, nivå og fysisk plassering. Endrings- og lederstøtte o Kommunikasjonsbistand til UiTs ledelse og ledere o Kommunikasjonsbistand til UiTs ledelse og ledere knyttet til strategiske endringsprosesser o Kommunikasjon knyttet til UiTs styremøter 11. Forskernes rolle i krevende tider En forsker på jur-fak har deltatt aktivt i en debatt knyttet til urfolks rettigheter. Dette har avstedkommet en rekke henvendelser og kommentarer i sosiale media. Hvordan kan vi løfte frem modige forskere? Et seminar om modige forskere planlegges den 14. juni (i forkant av Rektors sommerfest) Kontaktperson/ansvarlig: Asbjørn Bartnes og Trude Haugseth Moe 12. Adm2020 og innstilling fra arbeidsgruppe Kommunikasjon og formidling Asbjørn presenterte rapporten fra arbeidsgruppe Kommunikasjon og formidling. 13. Eventuelt o Betalingsløsning Det etterlyses betalingsløsning for blant annet mindre arrangementer. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4

KSA har forespurt Avdeling for økonomi om det i deres prosjekter knyttet til e- handel blir tatt høyde for denne type problemstilling. På grunn av fravær av nøkkelpersoner er ikke status og evt. fremdrift knyttet til dette tilgjengelig på nåværende tidspunkt. KSA følger opp til senere redaksjonsrådsmøter. Kontaktperson og ansvarlig: Bjørn-Håkon Solberg o Utlisting til forskergrupper fra Cristin Det etterspørres automatisk utlisting av publikasjoner fra Cristin til forskningsgruppene, på samme måte som utlisting til personkortene fra Cristin. Det er mulig å opprette forskningsgrupper i Cristin, men altså ikke mulig å liste gruppens publikasjoner på hjemmesidene til forskningsgruppene. KSA vil se på Cristin data til forskningsgrupper og andre aktuelle områder (enhetsvise oversikter) Kontaktperson og ansvarlig: Tommy Hansen o Utlisting av samiskrelaterte emner og program Det er forsøkt å få listet ut emner og program med samisk relevans på nettsidene til f.eks. Senter for samiske studier. Det har vist seg vanskelig, siden url-ene til emnene skifter fra år til år. Er det mulig å få til dette på noen måte? KSA ser på dette og gjør avklaringer mot UTA om hvilke muligheter som finnes i FS når det gjelder å «tagge» emner og program som har samisk relevans. Eventuelle tekniske løsninger må vurderes mot manuelle operasjoner knyttet til kost-nytte av jobben som må gjøres. Kontaktperson og ansvarlig: Bjørn-Håkon Solberg Hanne Karde Kommunikasjonssjef hanne.karde@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5