TYSNES KOMMUNE RETNINGSLINER FOR INTERN VARSLING AV KRITIKKVERDIGE TILHØVE Vedteke i Tysnes kommunestyre 12. desember 2007 Revidert i Tysnes kommunestyre 16. desember 2010
UGGDAL, 03.01.2011 Saksnr. Dok.nr Arkivkode Avd/Sek/Saksh Dykkar ref. 10/984 18/11 031 FSK/PER/STDA 1: Føremål Føremålet med desse retningslinene er å leggja til rette for at folkevalde og tilsette i Tysnes kommune varslar om kritikkverdige tilhøve i verksemda. Tysnes kommune er avhengig av tillit frå innbyggjarar og andre for å kunna utføra sine oppgåver på ein best mogleg måte. Melding om kritikkverdige tilhøve er ønskjeleg for at kommunen skal nå sine overordna mål. 2: Omfang Retningslinene gjeld tilsette og folkevalde i Tysnes kommune. 3: Definisjonar a) Varsling: Melding om kritikkverdige tilhøve i verksemda. b) Kritikkverdige tilhøve: Tilhøve som inneber brot på lov, interne reglar/retningsliner eller ålmenne etiske normer. Til dømes korrupsjon, mobbing/trakassering, brot på teieplikt, forhold som kan føra til fare for liv og helse, brot på vedtekne etiske retningsliner med vidare. c) Forsvarleg varsling: Varsling av tilhøve der det ligg føre grunnlag for kritikk, og der den som varslar har teke omsyn til Tysnes kommune si saklege interesse i måten det vert varsla på, jf aml. 2-4. 4: Informasjon Rådmannen skal leggja til rette for at nye tilsette og folkevalde i Tysnes kommune får informasjon om retningslinene for intern varsling av kritikkverdige tilhøve ved tilsetjing/tiltreding. 5: Prinsipp for ordning med varsling i Tysnes kommune Følgjande prinsipp skal leggjast til grunn for Tysnes kommune si ordning med varsling: a) Det skal vera lett å varsla. b) Det skal vera trygt for den tilsette å varsla. c) Dersom varsel gjeld ein annan tilsett skal vedkomande ivaretakast gjennom god handsaming av saka. Side: 2
d) Varsel skal registrerast og handsamast på ein forsvarleg måte. e) Uønska tilhøve skal ryddast opp i. f) Så framt det er mogleg skal den som varslar få tilbakemelding om handsaming, og oppfølging av varselet. g) Hovudregelen er at varsling skal gå tenesteveg. h) Sakshandsaming skal skje i tråd med gjeldande lov og regelverk og vera i tråd med god forvaltningspraksis. 6: Kanalar for intern varsling 6.1: Intern varsling gjennom ordinære kanaler - Varsel i tenestelina Hovudregelen er at kritikkverdige tilhøve skal takast opp med næraste leiar. Verneombodet på arbeidsplassen kan varslast der det vert vurdert som føremålstenleg. Dersom problemet ligg hjå næraste leiar, eller næraste leiar ikkje følgjer opp saka, bør overordna leiar varslast. 6.3: Intern varsling gjennom ordinære kanaler - Varsel til andre Dersom varsling i tenestelina ikkje er mogleg, eller at den som varslar ikkje ønskjer å ta opp tilhøva på eigen arbeidsplass, kan vedkomande ta kontakt med andre einingar slik som: Hovudverneombod Tillitsvalde Bedriftshelsetenesta Kontrollutvalet 6.4: Intern varsling gjennom særskilde kanaler varsel til varslingssekreteriat Det er ein føresetnad at den som varslar har vurdert varsling etter 6.2 og 6.3 før det vert varsla etter 6.4. Varslingsmottak er ei særskild gruppe som har ansvar for å følgja opp varsel som ikkje vert varsla på annan måte. Varslingssekreteriatet har slik samansetning: Ordførar, rådmann og hovudverneombod. Varsel kan leggjast fram for varslingssekreteriatet gjennom straumpost til varsling@tysnes.kommune.no eller ved å ta kontakt direkte med eit av sekreteriatet sine medlemer. 6.5: Ekstern varsling Side: 3
I Tysnes kommune er det tilrettelagt for intern varsling, dette er likevel ikkje til hinder for at kritikkverdige tilhøve kan varslast til lovfesta offentlege tilsyn. 7: Vern for varslar og den det vert varsla om 7.1: Vern for den som varslar Det skal ikkje gjevast negativ reaksjon/gjengjelding mot arbeidstakar som har gjeve forsvarleg varsel om kritikkverdige tilhøve i samsvar med aml. 2-4, jf. 2-5. Dersom varslinga klart ikkje har sakleg grunnlag er den ikkje forsvarleg. Dersom varslinga vert utført på ein måte som unødig skadar arbeidsmiljø, einskilde personar, tenestebrukarar eller anna i verksemda, vert ikkje varslinga rekna som forsvarleg. Dersom den tilsette har handla i god tru i høve til at varslinga var forsvarleg, har den som varslar krav på vern. 7.2; Vern for den det vert varsla om Tysnes kommune må handsama innkomne varsel på ein slik måte at det ivaretek arbeidsmiljøet, og den det eventuelt vert varsla om. Ein kan aldri utelukka at ordningar med varsling vert misbrukt til å sverte andre tilsette. Før varselet er gjennomgått må det difor handsamast med stor varsemd. Den det vert varsla om, vil, så lenge det ikkje ligg føre særskilde tilhøve, ha partsinnsyn i alle opplysningar i varselet, inkludert kven som har fremja varselet. 8: Handsaming av varsel Normale sakshandsamingsreglar gjeld og ved handsaming av varsel. Det inneber at forvaltningslova, offentlegheitslova, personopplysningslova, arkivlova, samt forskrifter til desse og kommunen sine eigne retningsliner og instruksar gjeld. 8.1: Mottak av varsel Hovudregelen er at forvaltninga sine dokument er offentlege, det er likevel unntak for dette som vil kunna vera relevant ved mottak av varsel: Offl. 5 a: Opplysningar underlagt lovfesta teieplikt, jf fvl 13. Offl. 6 nr 2 a: Dokument kan unnatakast der det er turvande ut frå forsvarleg gjennomføring av kommunen si personalforvaltning. Offl. 6, nr. 5: Dokument som handlar om lovbrot kan verta unnateke innsyn. Side: 4
All anonym varsling er unnateke offentligheit og underlagt teieplikt. 8.2: Oppfølging av varsel Alle varsel skal vurderast. Leiinga av verksemda skal vedta korleis varselet skal følgjast opp, vedtaket skal kunne dokumenterast i ettertid. Forvaltningslova sine vedtekter vert nytta. Arbeidsmiljøutvalet skal informerast om alle mottekne varsel som har relevans i høve til helse, miljø og tryggleik. Andre organ vert kopla inn der det er turvande. 8.3: Informasjon og innsyn for den som varslet omhandlar Tilsette som det vert varsla om kan ha rett til å uttala seg i saka, og har rett til partsinnsyn etter forvaltningslova 16 19 og rett til innsyn etter personopplysningslova 18. Dersom saka vert følgt opp vidare skal den det vert varsla om, så tidleg som mogleg få skriftleg informasjon om at det er motteke varsel. 8.4: Tilbakemelding til varslar Dersom varselet er gjeve ope skal den som gjev varsel få tilbakemelding om oppfølging av saka. Det skal gjevast tilbakemelding til den som har gjeve varsel seinast ei veke etter at varsel er motteke. Det skal gjevast tilbakemelding om utfallet av saka seinast ei veke etter at handsaming av saka er avslutta. 8.5: Rapportering Side: 5
Varsel om tilhøve som har relevans for HMT arbeidet i kommunen skal rapporterast til AMU. Slike varsel skal og rapporterast i årsrapporten for vernearbeidet i kommunen. Side: 6