KTRU /16 Kontrollutvalget Selskapskontroll i BIR GYSP EKTRU-1267-201212900-77 Hva saken gjelder: Kontrollutvalget behandlet saken Oppfølging av plan for selskapskontroll 2012-2016 i møtet 28.01.14. Saken innbefattet et forslag om at BIR AS, ut fra vesentlighets- og risikobetraktninger, kunne være neste objekt for selskapskontroll. Bergen kommunes leverandør av selskapskontrolltjenester Deloitte AS, opplyste at de hadde gjennomført konsulentoppdrag for BIR AS som medførte at de ikke tilfredsstilte kvalifikasjonskravet om uavhengighet for oppdraget. Kontrollutvalget vedtok da: «Saken utsettes og utredes på nytt etter en klargjøring av leverandør for gjennomføring av en eventuell selskapskontroll av BIR AS.» Sak med henblikk på konkurranseeksponering av oppdraget ble fremlagt for kontrollutvalget i møtet 11.03.14 (sak 15-14). I denne ble det vist til opplysninger i BIRs årsrapport for 2012 om at Ernst & Young var selskapets valgte uavhengige regskapsrevisor, og at BIR fra 2013 hadde inngått avtale med KPMG om kjøp av forvaltningsrevisjonstjenester etter en revisjonsplan for perioden 2013 2016 (se planen i vedlegg). I planen var prioriteringen av revisjonsområdene basert på en risikovurdering av den lovpålagte renovasjonsvirksomheten i BIR. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» KPMGs forvaltningsrevisjon skal utføres av den lovpålagte virksomheten i BIR AS og i datterselskapene BIR Privat AS, BIR Avfallsenergi AS, BIR Transport AS og Bossnett AS. Selskapets forvaltningsrevisor 1 skal planlegge, gjennomføre, rapportere og følge opp forvaltningsrevisjonene i samsvar med krav og føringer fra BIR, og basert på anbefalinger i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets innhenting av forvaltningsrevisjonsrapporter fra styret i BIR AS er et ledd i en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskapet (jf. i den forbindelse International revisjonsstandard (ISA) 610 Bruk av intern revisors arbeid.). Kontrollutvalget har tidligere fått fremlagt forvaltningsrevisjonsrapporter fra fem av syv prioriterte revisjonsområder i forvaltningsrevisjonsplanen. Dette gjelder følgende områder: 1 Intern bestilt av Styret i BIR 1
1 og 2 - Forvaltningsrevisjon av investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser mm I møtet 13.05.14, sak 31-14, fikk kontrollutvalget fremlagt følgende dokumenter knyttet til forvaltningsrevisjoner i BIR AS: 1. Styresak 2. Anbudsdokumenter 3. Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2016 4. Revisjonsrapport; Fellestjenester og kompetansestyring 5. Revisjonsrapporter; Styring av store investeringsprosjekt 1. Del A Tre gjenvinningsstasjoner 2. Del B BossNett AS Utvalget fattet følgende vedtak i saken: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene Fellestjenester og kompetansestyring og Styring av store investeringsprosjekt, Del A Tre gjenvinningsstasjoner samt Del B BossNett AS, til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget vil følge opp rapporteringer fra BIR AS vedrørende KPMGs forvaltningsrevisjoner i selskapet både når det gjelder nye rapporter og rapporteringer i kommende årsmeldinger. 3. Kontrollutvalget rapporterer til Bystyret om selskapskontrollen når styret i BIR AS sin plan for forvaltningsrevisjon er gjennomført. 3 - Forvaltningsrevisjon av investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser Kontrollutvalget fikk i møtet 09.09.14 sak 63-14 fremlagt prosjektplan og rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet «Investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser» fra område nr. 3 i BIRs forvaltningsrevisjonsplan. Utvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene «Investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser» til foreløpig orientering.» 4 - IKT Kontrollutvalget fikk i møtet 26.05.15 sak 36-15 fremlagt: Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «IKT i verdikjeden effektivitet og informasjonssikkerhet» Forvaltningsrevisjonsrapport «IKT i verdikjeden 2 effektivitet og informasjonssikkerhet» (med styresak 17/2015) Forvaltningsrevisjonsrapport «IKT i verdikjeden 3 - anskaffelse, vedlikehold og utfasing av IKT-utstyr» (med styresak 34/2015) Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene «IKT i verdikjeden effektivitet og informasjonssikkerhet» og «IKT i verdikjeden - anskaffelse, vedlikehold og utfasing av IKT» til foreløpig orientering.» 5 - Kryss-subsidiering og internprising Rapport fra dette området legges frem i denne saken. Se under 2 Del I 3 Del II 2
6 - Underleverandører og 3dje parts avfallhåndtering Kontrollutvalget fikk i møtet 20.09.16, sak 82-16, fremlagt rapporten «Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene «Styring og kontroll med kontrakter og prosesser for avhending og behandling av avfall» til foreløpig orientering. 7 Lov om offentlighet Rapport fra dette området er ikke lagt frem enda. Revisjonsrapporter fra område 5 i forvaltningsrevisjonsplanen I denne saken legges rapporter/dokumenter etter forvaltningsrevisjon på område nr. 5 i BIRs forvaltningsrevisjonsplan frem for Kontrollutvalget. I forbindelse med oppstart av dette prosjektet i januar 2016 ble prosjektets del som omhandler selvkost og internprising utvidet til å omfatte beregning av priser for renovasjonsgebyrer og vurderinger av hvordan krav til selvkost ivaretas (styret i BIR sak 16/2015): Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Selvkost, internprising og kryssubsidiering» Forvaltningsrevisjonsrapport «Selvkost, internprising og kryssubsidiering» Styresak i BIR 27.10.16; Forvaltningsrevisjon, «Selvkost, internprising og kryssubsidiering» Evalueringsrapport «Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune» Styresak i BIR 27.10.16; Forvaltningsrevisjon, Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune - etterretning Forvaltningsrevisjonsrapporten; Selvkost, internprising og kryssubsidiering Forvaltningsrevisjonen «Selvkost, internprising og kryssubsidiering» er gjennomført i perioden februar juni 2016. Formålet med forvaltningsrevisjonen har vært å undersøke om prisene for de interne transaksjonene etterlever kravene so gjelder for prising og at det ikke skjer ulovlig kryssubsidiering mellom den lovpålagte og konkurranseutsatte virksomheten i konsernet. Følgende problemstillinger er undersøkt: 1. Hvilke vare- og tjenestestrømmer finnes: 1.2. I den lovpålagte delen av konsernet? 1.3. Mellom den lovpålagte og konkurranseutsatte delen av konsernet? 1.4. Basert på stikkprøver; er det samsvar mellom avtaler og vare- og tjenestestrømmer? 2. Er internprising dekkende for vare- og tjenestestrømmer? 2.2. For hvilke vare- og tjenestestrømmer foreligger det intern priser / kalkyler? 2.3. Er det vare- og tjenestestrømmer som det ikke er fastsatt interne priser for? 2.3.1. I den lovpålagte delen av konsernet? 2.3.2. Mellom den lovpålagte og konkurranseutsatte delen av konsernet? 3. Dersom det er vare- og tjenestestrømmer mellom lovpålagt og konkurranseutsatt del av konsernet 3.2. Hva var eventuelt omfanget av dette? 3.3. I hvilken grad ble det likevel foretatt betaling for tjenestene/varene? 3.4. Hvordan ble betalingen for tjenestene/varene beregnet i ettertid? 3.5. I hvilken grad er dette etterprøvbart? 4. Dersom det er vare- og tjenestestrømmer mellom lovpålagt og konkurranseutsatt del av konsernet 4.2. Hvordan er de interne prisene/kalkylene beregnet? 4.3. Er beregningene etterprøvbare og dokumenterbare? 3
4.4. I hvilken grad etterleves modellene for internprising? 5. I hvilken grad har BIR effektive kontroller for å sikre etterlevelse av internprisingsmodellene for vareog tjenestestrømmer i den lovpålagte delen av konsernet og mellom den lovpålagte og konkurranseutsatte delen av konsernet? Revisjonens samlede vurdering pr. undersøkte område oppsummeres som enten: Tilfredsstillende Bør forbedres Ikke tilfredsstillende Vi viser til rapportens kapittel Sammendrag. Her går det frem at revisors samlede vurderinger på problemstillingene 1, 2 og 5 er: Bør forbedres, mens problemstillingene 3 og 4 vurderes som ikke tilfredsstillende. Revisors anbefalinger til BIR knyttet til de ulike problemstillingene er: Problemstilling 1 Det bør etableres skriftlige avtaler for alle transaksjonene som er regelessige, selv om verdien er lav, for å sikre notoritet og transparens om transaksjonen. Problemstilling 2 BIR må sikre a priser for transaksjoner mellom selskaper so driver lovpålagt håndtering av husholdningsavfall og konkuranseutsatt virksomhet er basert på markedspris, i tråd ed bestemmelsene i aksjeloven 3 9, og at prisen og grunnlaget for prisen er dokumentert. Dokumentasjonen skal gjøre det mulig å etterprøve at kravene til markedspris er fulgt. BIR bør utarbeide internprisingsdokumentasjon i samsvar med kravet i ligningsloven 4 12, jfr. forskrift om internprisingsdokumentasjon. Problemstilling 3 Kjøp/salg mellom BIR Transport og BIR Bedrift må enten opphøre, eller bringes inn i formelt riktige former ved en ny anbudskonkurranse. BIR bør sørge for at innkjøp av avfallstjenester for egenprodusert næringsavfall gjøres på formelt riktig måte iht regelverket for offentlige anskaffelser. Følgende bør vurderes for hvert selskap 1) i hvilken grad regelverket for offentlige anskaffelser kommer til anvendelse, og 2) avtalens verdi og 3) hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. Dersom BIR Privat og BIR Nett får hentet sitt egenproduserte næringsavfall fra BIR Bedrift, så gjelder anbefalingene også for disse. BIR må vurdere om det kan tilbys andre tekniske avfallsløsninger for Røde kors sykehjem, som ikke innebærer at husholdningsavfallet ikke blandes med næringsavfaller. I så tilfelle kan BIR Privat besørge henting av husholdningsavfallet. Dersom dette ikke er mulig, bør ikke BIR Privat tildele oppdraget med å hente husholdningsavfallet til BIR Privat. BIR privat bør i stedet vurdere 1) i hvilken grad regelverket for offentlige anskaffelser kommer til anvendelse, og 2) avtalens verdi og 3) hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. Problemstilling 4 Det vises til anbefalingene i sammendraget i rapporten «Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune» av 24.6.2016. (Se nedenunder.) 4
Problemstilling 5 For å kunne kontrollere at faktura er rett i alle tilfeller må selskapene sikre skriftlighet og notoritet rundt avtaleforholdet og prisene. Detter er nødvendig for å kunne utføre fakturakontroll. Der er dermed et forbedringspotensial mht. å sikre at tilstrekkelig dokumentert grunnlag for kontrollen som gjøres med faktura er riktig iht. avtale. Selskapene må sikre at priser er dokumentert, enten gjennom skriftlige avtaler eller gjennom ordre/bestillinger slik at det er mulig å foreta kontroll av fakturering. Evalueringsrapporten; Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune Denne undersøkelsen fremkommer ikke i opprinnelig plan. Den er kommet til som en utvidelse i ettertid. Formålet med evalueringen «Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune» har vært å kartlegge og vurdere hvordan priser fastsettes, herunder undersøke: Om gebyrvedtaket omfatter varene i vareregisteret, herunder om krav til sporbarhet mellom vareregisteret og gebyrvedtaket ivaretas Hvordan priser for varer fastsettes og justeres Om krav til selvkost ivaretas ved beregning av prisene for lovpålagte avfallstjenester i Bergen kommune Problemstillinger som er undersøkt: 1. Beskrivelse av gebyrmodellen; omfang, struktur, oppbygging, administrering, bruk av IKT verktøy mv. 2. I hvilken grad presenterer prisene i ny fleksibel gebyrmodell for Bergen kommune selvkost a. Hvordan er prisene beregnet? b. Er beregningene etterprøvbare og dokumenterbare? c. I hvilken grad etterleves fastsatte metoder for beregning av prisene? d. I hvilken grad har BIR effektive kontroller for å sikre at prisene er basert på selvkost? Vi viser til rapportens Sammendrag. Her fremgår det at revisors samlede vurderinger på begge problemstillingen er: Ikke tilfredsstillende. Revisor anbefalinger til BIR er: Det bør gjøres endringer i beregningen av selvkost for BIR Privat og BIR Transport, slik at inntekter og kostnader i disse selskapene som gjelder annen aktivitet enn håndtering av husholdningsavfall: Det bør lages et beslutningsgrunnlag som viser hvilke formelle endringer som må gjøres, herunder regnskapsmessig organisering av BIR Privat og BIR Transport, og eventuelle behov for selskapsrettslige tilpasninger. Også eventuelle skatterettslige virkninger av endringene bør klargjøres. I utarbeidelse av beslutningsgrunnlaget bør det ses hen til hvordan tilsvarende problemstillinger er løst for andre kommunalt eide renovasjonsselskaper som har inntekt fra annen næringsvirksomhet enn lovpålagt håndtering av husholdningsavfall. I tillegg må det gjøres et arbeid med å tilordne kostnader til næringsaktiviteten, dvs. den aktiviteten som ikke dreier seg om lovpålagt håndtering av husholdningsavfall i BIR Privat og BIR Transport. Dette krever at BIR tar stilling til 1) Hvilke kostnader som skal tas med og 2) hvordan kostnader skal beregnes. I sakene til møtet i styret i morselskapet i BIR den 27.10.16 redegjør administrasjonen for den videre oppfølgingen av rapportene: 1. Et eget prosjekt som dekker kapittel 3 i forvaltningsrevisjonsrapporten Selvkost, internprising og kryssubsidiering 5
2. Et eget prosjekt som dekker kapittel 2 i evalueringsrapporten Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune Forvaltningsrevisor i BIR utfører en planmessig revisjon basert på en vedtatt intern revisjonsplan. Denne er knyttet opp til en risikovurdering som framkom etter en samhandling mellom den valgte revisor (E&Y) og selskapet, i forkant av anbudsprosessen for kjøp av forvaltningsrevisjonstjenester. Rapportering av effekter av forvaltningsrevisjoner skal inkluderes i de årlige rapporteringene fra Styret i BIR AS. Sekretariatet mener at kontrollutvalget kan bygge på forvaltningsrevisjonsrapportene i en selskapskontroll (eierskapskontroll) i BIR AS. Selskapskontrollen vil være avgrenset til å se på hvordan styret har løst sine oppgaver knyttet til aksjelovens 6-12, Forvaltning av selskapet, og 6-13, Styrets tilsynsansvar. På slik bakgrunn vil problemstillingen som besvares gjennom kontrollen være: Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapportene «Selvkost, internprising og kryssubsidiering» og «Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune» til foreløpig orientering. Dato: 08. november 2016 Gudny Spjeld - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Prosjektplan Selvkost, internprising og kryssubsidiering Forvaltningsrevisjonsrapport - Selvkost, internprising og kryssubsidiering Evalueringsrapport Ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune Sak i BIRs morstyre; Forvaltningsrevisjon, selvkost, internprising og kryssubsidiering etterretning Sak i BIRs morstyre; Forvaltningsrevisjon, ny fleksibel gebyrmodell i Bergen kommune - etterretning BIR; Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2016 6