Årsmøte 2017 KONGSVINGER & OMEGN RIDEKLUBB Årsberetning 2016 Årsberetningen skal gi et bilde av aktiviteten i klubben. Styrets arbeid og eventuelle undergruppers aktivitet. Sammen med regnskapet skal årsberetningen gi et godt bilde på aktivitet og økonomisk status i klubben.
KONGSVINGER & OMEGN RIDEKLUBBS ÅRSMØTE Hov, Kongsvinger søndag 30. april 2017 kl 16:00 SAKSLISTE: 1. Åpning v/leder 2. Valg av møteleder 3. Registrering av stemmeberettigede 4. Godkjenning av innkalling og saksliste 5. Valg av referent og to for undertegning av protokoll 6. Årsberetning 2016 7. Regnskap 2016 8. Kontingent for 2017 9. Organisasjonsoversikt 10. Budsjett 2017 11. Saker fra årsmøte 2016 11.1. Miljøregler og retningslinjer 11.2. Driftsform 11.3. Forslag til ny vedtektsendring vedrørende tidsintervall for styrets medlemmer 11.4. Forslag til endring av tidsintervall for leder og nestleder fra årsmøte 2016 12. Innkomne saker 12.1. Kassakreditt 12.2. Statutter i fbm. Klubbmesterskap 12.3. Forslag til ny vedtektsendring vedrørende styrets sammensetning 12.4. Mistillitsforslag til styret 12.5. Mistillitsforslag til styret 13. Valg 14. Bestemannsprisen for ponni og hest 2016 15. Protokoll
6 ÅRSBERETNING 2016 Styrets sammensetning Leder: Nestleder: Magnus Anderssen Mia Hansen Styremedlem(mer) og varamedlemmer: 1 Kai-Ronny Løvtjernet Tom Flåseth Anne Vegum Valgkomité: Siv Bekkemoen (leder) Anne Kari Radford Lene Berg Torill Tørmoen (vara) Revisorer: Steve Skaraberget & Anja Kvernmo Styrets arbeid Styremøter Det har siden årsmøtet 30.03.2016 vært gjennomført 10 ordinære styremøter. I tillegg har styret holdt ett oppstallørmøte og ett medlemsmøte, i hhv mai og desember. Det har i tillegg blitt gjennomført flere møter med ansatte og møter med Hedmark Idrettskrets, Glåmdal HMS- Tjeneste og arbeidstilsynet. Spesielle oppgaver # Styret har i perioden vært orientert om og involvert i flere saker hvor miljøet i stallen og i klubben har vært tema for diskusjon. Samarbeidet fungerer ikke tilfredsstillende og det utvises for liten vilje til å bidra med enkle oppgaver blant enkelte ansatte for å avlaste og i felleskap skape suksess. 1 Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes i idrettslagets lover. Det er ikke noe i veien for at styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver, således at man isteden for å velge tre styremedlemmer kan velge for eksempel kasserer, sekretær og materiellforvalter.
Styret har involvert Norges idrettsforbund og Rytterkretsen med mål om å løse sakene. Det markeres et sterkt behov for klare retningslinjer og tydelighet fra våre ansatte og funksjonærer også i tiden fremover. Vi har i 2016 også blitt revidert av arbeidstilsynet i forbindelse med deres kampanje med fokus på virksomheter i vår sjanger. Dette har medført betydelig arbeid for styret, da det legges stor vekt på gode systemer innen HMS og de ansattes rettigheter. # Klubben hadde flere av det som betraktes som normale avvik. Styret har i denne sammenheng valgt å inngå en avtale med Glåmdal HMS-Tjeneste som har bistått oss godt i denne prosessen. Som noen av de viktigste avvikene kan nevens: Organisasjon (daglig leder) HMS system Ansettelses kontrakter Innen årsmøte forventes disse sakene avklart og lukket. Deltagelse på andre organisasjoners møter: Arrangørkonferansen 2017 # Medlemmer Det er i dag totalt 265 enkeltmedlemmer hvorav 48 er menn og 190 er kvinner. Klubbens æresmedlemmer er: Scarlett Rømcke Moe Terje Moe Haavard Hernesmoen Karin og Knut Sivertsen Hans M. Moss Anlegg og stall Klubben har områdets beste fasiliteter med en moderne stall og to ridehus. Fra mai til juli ble stallen driftet av styret. Vi vil takke Beate Gamre for alt det ekstra arbeidet hun la ned våren 2016, i tillegg til våre flinke, unge, ansatte som jobbet på stallen sommeren 2016.
I juli 2016 ble det ansatt stallmester, basert på antallet hester i stallen har dette vært et klokt valg. Det har den siste tiden vært en positiv utvikling og økning i antall utleide bokser på anlegget, mange nye og «nye gamle» er kommet inn på stallen det siste året. Tilbakemeldingene fra de betalende oppstallørene på stallen er gjennomgående positive. Styret, i samarbeid med stallmester og rideskoleansvarlig, i tillegg til representanter fra oppstallørene, har håndtert flere saker det siste året. Blant annet har stallen gått fra torv til flis, og det arbeides for tiden med å finne gode høyleverandører. Med en økning i antall hester i stallen, har styret sett at arbeidsmengden til stallansvarliges stillingsstørrelse ikke samsvarer i forhold til tid tilgjengelig. Vedlikehold av baner og ridehus har derfor blitt gjort på dugnad blant våre medlemmer og ansvaret for dette er flyttet over fra stalldrift til å være et klubborganisert ansvar. Dette har fungert ok, men vi ser at det trengs en plan for hvordan dette skal gjøres videre. Per i dag er det ansatt seks jenter på stallen, i tillegg til stallmester Julie Magnusson. Ingen store endringer er planlagt for driften av stall. Rideskolen Rideskolen har i dag en leder, i tillegg til en ansatt ridelærer og innleide instruktører tilknyttet rideskole og klubb, herunder Dagny Tidemandsen og Veronica Granerud. Skolen har ønske om å bytte/anskaffe nye hester, men med sviktende kundegrunnlag er dette en utfordrende investering for rideskolen. Rideskolen har i stor grad konsentrert seg om de yngste sitt tilbud og noe svak innsats for de satsende rytterne. Tilbakemelding fra kunder i KORK sine egne timer er gjennomgående god, likeledes på Dankka og Veronica sine timer. Status og fremtid Det ble i 2015 fulgt opp strategi fremlagt i årsberetningen 2014. Styret i KORK valgte bevisst å satse på utvikling av rideskolen, et av valgene i denne prosessen var å opprette en stiling som leder av rideskolen. Rideskolen har i prinsipp vært drevet mye i samme form som i tidligere år, men nå med avsatte resurser for bevisst rekrutering og kompetanse planlegging for våre medlemmer og andre kunder. Dersom vi skal måle utviklingen i rideskolen på tre viktige parametere vil dette være: Elevantall Omsetning Kompetanseplaner
Elevantall: dette parameterer har liten eller ingen endering siden 2015, men det registreres reduksjon mot 2015 nivå, basert på dagens tall. Det skal tillegges at rideskolens leder har bidratt på andre områder i virksomheten i perioden. Omsetning: omsetningen er nært knyttet til antall elever i ride-undervisningen og selv med at det er foretatt pris justeringer i perioden er inntektene fallende. Rideskolen blir gitt de beste forutsetninger for rasjonell drift mhp. at det ikke belastes for anvendelse av fasiliteter, samt at rideskolen kun belastes faktiske kostnader for stalltjenester. Kompetanseplaner: styret mener de frembrakte planene ikke gir god nok oversikt over mål, plan og gjennomføring for å kunne forvente noen endring. Styrets anbefaling og plan for rideskolen med hensyn på videre vei er basert på KORK sin totale økonomiske situasjon, samt de utsiktene vi kan lese med dagens fokus fra de involverte i skolen. Det har gjennom året blitt oppmuntret til innspill for grep som kan gi økning i inntekter, likeledes for kostnadsbesparelser. Så langt har ikke dette gitt resultater som endrer situasjonen. Styrets plan for å sikre klubben vil derfor være å endre driften av dette virksomhetsområdet ved å nedlegge rideskolen i dagens form. Videre vil det anbefales at ride undervisningens organisering blir underlagt et utvalg fra klubbens medlemmer, dette som dugnads arbeid. Det videreføres samme vilkår for oppstalling av hester, samt anvendelse av nødvendige fasiliteter og tjenester fra vår adm. funksjon i klubben. For instruksjon benyttes kun innleide instruktører med avtaler som gir stor fleksibilitet avhengig av kundegrunnlag og kompetansebehov. Dette gir KORK mye bedre kontroll på at kostnader og inntekter forbundet med denne delen av virksomheten er ivaretatt. Aktiviteter Vi har arrangert 14 distrikts og landsstevner på Hov i 2016 med følgende fordeling: 9 D-stevne sprang 2 L-stevne (inkludert Norgesserien) 3 D-stevne dressur I tillegg til dette er det i regi av rideskolen vært flere stevner, show og rideleir. Gjennomføring av slike arrangement er en stor oppgave for klubben, medlemmene og de ansatte. Det utøves god dugnadsinnsats fra flere medlemmer, men uten enkeltes enestående innsats ville slike tilstelninger vært vanskelige å gjennomføre. I februar 2017 besluttet styret, i samråd med stevnegruppen i KORK og i dialog med Hedmark Rytterkrets å avlyse alle D-stevner i regi av Kongsvinger & Omegn Rideklubb til og med august.
Dessverre har vi sett en nedgang i dugnadshjelp det siste året, og det har vært svært vanskelig å få hjelp til stevnene. Dette har ført til at de samme personene hjelper til lange dager, og mange helger, og dette er dessverre ikke noe som går i lengden. KORK ønsker å arrangere gode stevner, og for å få til det kreves det utallige dugnadstimer og innsats fra våre medlemmer. Det er heller ikke til å legge skjul på at flere av våre konkurranseryttere har valgt å gå over til andre klubber i distriktet, og av den grunn er det færre til å hjelpe til å arrangere stevnene på Hov. Vårt håp er at rekruttering til sporten, gjennom blant annet rideskolen, vil bidra til å skape et godt stevnemiljø på Hov igjen senere! Styret ønsker å takke alle som har bidratt til det flotte tilbudet klubben kan gi innenfor idrettsgrenen vi tilhører. Klubbens ryttere 2016 Mange har deltatt både lokalt og ute. Klubbens heste- og ponniryttere har fått mange gode plasseringer både på lands- og distriktsnivå. Vi sakser noen resultater med vinnerekvipasjene; Klubbmester Dressur: LC ponni: Sandra Sorkmoen Liebermann - Belmondo LC hest: Katrine Henriksen Ba LB hest: Lisa Bekkemoen For Your Pleasure Klubbmester Sprang: Ponni: Anett Grinder Perfect Forest Hest 100cm: Silje Digerud Quality Hest 120cm: Dorthe Jørgensen - Fam Hallmesterskap sprang: Hest Junior/young rider: Jessica Nygård Calgary J Men Norgesserien mars: 3. plass i 2. divisjon Kretsmesterskap sprang: Ponni sølv: Iselin Berg Johansen Woodstocks Lucky Lad Junior/YR sølv: Tine Berg - Tequila 7 REGNSKAP 2016 Kork legger ved årsslutt frem et samlet negativt resultat for året. I stor grad er resultatet knyttet opp mot lavere inntekter enn budsjettert i flere av postene i regnskapet, men med sterkt fokus på kostnadskontroll har resultatet begrenset seg til et lavt underskudd.
For 2016 Negativt årsresultat pålydende kr 52 674,- Budsjettert 2016 negativt kr 18 500,- Samlede inntekter kr 2,26 mill mot budsjettert kr 2,46 mil Bokført totalkapital ved årsslutt kr 6,19 mill Egenkapital kr 3,15 mill eller 50,9% Likviditeten er noe redusert og det derfor redusert på avdragsinnbetalinger for å ivareta likviditeten i klubben. Låneavdrag i perioden ca kr 122 500,- Omløpsmidler utgjør pr 31.12.15 ca kr 395 100,- hvorav ca kr 357 500,- er bank innskudd. Kortsiktig gjeld pr 31.12.16 ca kr 248 300,- Det ble i august 2016 i samråd med begge ansatte oppført noen mål for de enkelte avdelinger. Måltall for Stall 31.08.16 31.12.17 31.03.17 Mål ved utgangen av året 18 private oppstallører 14 22 25 Skolens hester kommer i tillegg Rideskole Mål Egne timer KORK 80 elever. 61 54 52 Danka timer (mål ikke oppført) 23 17 Revisors beretning 2 Eget vedlegg 8 KONTINGENT 2016 Det foreslås endring som følger: Familiemedlemskap: Kr. 800,- (750,-) Juniormedlemskap: Kr. 600,- (500,-) Seniormedlemskap: Kr. 550,- (550,-) Endringer er knyttet til klubbens økonomi. 9 ORGANISASJONSOVERSIKT 2016 2 Klubben må ha revisor uansett, men klubber med en omsetning på over kr 5 000 000,- må ha en profesjonell registrert/statsautorisert revisor.
Se vedlegg 10 BUDSJETT 2017 I budsjettet for 2017 er de ansvarlige for stall og rideskole blitt oppfordret til komme med sine innspill og estimater for deres virksomhetsområder. For stall er det oppgitt at vi kan beregne et belegg på 22 23 private oppstallører, samt rideskolens hester som ikke er inntektsbringende. Det er i dag 29 hester på stallen totalt. For stallen er anslagene oppfylt og for første kvartal er resultatet ca. 10-15% over anslaget. Budsjett er derfor lagt litt over Stallmesters anslag. For rideskolen er tallet oppgitt til 80 elever pr. uke med betalende elever, dvs. en forventet økning på 40-50%. For rideskolen er det ingen markant endring på elevantallet. Her har derfor styret valgt å budsjettere lavere en hva anslaget fra Rideskoleansvarlig har oppgitt. Styret har for neste periode laget alternative budsjetter. C kolonne viser videreføring av dagens drift. B kolonne viser resultater basert på opprettholdelse av budsjett forslag fra stall og positiv endring av elev masse i rideskolen ca 10 %, men endring av driftsform i rideskolen. A viser resultater basert på de faktiske tallene i stalldrift, en positiv endring i elevmassen ca 25 % i rideundervisningen, endret driftsform i rideskole, endring i fbm. grovforreduksjon i stallavtaler samt en felles innsats fra klubbens medlemmer for aktiviteter i klubbsammenheng som skaper inntekter til felleskapet. Det er for å bygge likviditet anbefalt å ha god dialog med banken vedr. avdragsfrihet for noen av våre lån. Det anbefales at styret bør innvilges myndighet til å inngå avtale om kassakreditt, dersom dette skulle være nødvendig gjennom året. Om det viser seg behovet for å omdisponere midler for nødvendige investeringer i form av vedlikehold, tjenesteytelser på anlegget og for ride undervisning bør stor innvilges stor frihet for dette. Styret fremlegger budsjett forslag A som sitt formelle budsjett for årsmøte. Se vedlegg
11 SAKER FRA ÅRSMØTE 2016 1. Miljøregler og retningslinjer 2. Driftsform 3. Ny lovnorm vedtatt på forrige årsmøte, tilgjengelig på KORK sin hjemmeside. 4. Forslag til endring av tidsintervall for leder og nestleder fra årsmøte 2016 12. INNKOMNE SAKER 1. Innvilge myndighet for styret - kassakreditt 2. Endring i KORK sine statutter i fbm. Klubbstevner 3. Forslag til vedtektsendring vedr styrets sammensetning Mona Enger 4. Mistillitsforslag Beate Gamre 5. Mistillitsforslag Lise Myhre 13 VALG Basert på valget etter forrige ekstraordinære årsmøte er alle styrets representanter på valg, samt revisorer. Komitéen består av: Valgkomité: Siv Bekkemoen (leder) Anne Kari Radford Lene Berg Torill Tørmoen (vara) Styre: Leder 1 stk Nestleder 1 stk Styremedlemmer 3 stk Varamedlem 1 stk Revisorer: 2 stk Se vedlegg fra valgkomitéen 13 BESTEMANNSPRISEN FOR 2016 Beste ponniekvipasje Beste hesteekvipasje Offentliggjøres under årsmøtet
14 PROTOKOLL Magnus Anderssen Mia Hansen Kai Ronny Løvtjernet Anne Vegum Tom Flåseth Vedlegg: Regnskap 2016 Budsjettforslag 2017 Valgkomitéens innstilling 2017 Innkommende saker Revisors beretning