Digitale innbyggertjenester spesialisthelsetjenesten DIS 2017 tiltak: 20040 Tiltak: NIKT Tiltak 2003: DIS-2016 Prosjekteier: Nasjonal IKT HF Godkjent dato: Utarbeidet av: NIKT Tiltak 2003: DIS-2016
Side 2 av 22 Versjon: 1.0 Versjonshistorikk Versjon Dato Revidert av Beskrivelse 0.1 15.12.2016 utkast for gjennomgang med produktansvarlig helsenorge og prosjekteier 0.9 21.03.2017 versjon klar til gjennomgang med prosjektstyre DIS 2017 1.0 07.04.2017 oppdatert etter behandling i prosjektstyremøte 20.03.17 Vedlegg Vedlegg Dato Dokument Beskrivelse 1 21.03.2017 Leveranseoversikt DIS 2017.ppt Oversikt over foreslått leveranser for DIS 2017, leses i tilknytning til prosjektdirektivet
Side 3 av 22 Versjon: 1.0 INNHOLD 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet 5 1.1 Nåsituasjon 5 1.2 Fremtidig situasjon 5 1.3 Prosjektets formål 6 1.4 Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres 6 2. Mål 6 2.1 Overordnede mål 6 2.2 Effektmål 7 2.3 Resultatmål 7 3. Rammebetingelser 8 4. Prosjektets leveranser 8 5. Prosjektets avhengigheter og avgrensninger 11 5.1 Avhengigheter 11 5.2 Avgrensninger 12 5.2.1 Endringer i veikart 12 5.2.2 Regionale arbeidsprosess og organisasjonsendringer 12 5.2.3 Implementasjon av tjenester i regionene 13 5.2.4 Gevinstkart 13 6. Interessenter 13 7. Organisering, roller og ansvar 15 7.1 Prosjektorganisering 15 7.2 Rollebeskrivelse 16 7.3 Status- og avviksrapportering fra prosjektet 19 7.4 Kommunikasjon i prosjektet 19 8. Vurdering av prosjektets usikkerheter 19 8.1 Prosjektets milepæler og beslutningspunkt 20 8.2 Forutsetninger for leveranseplan Regionale leveranser 20 8.3 Forankrings- og beslutningsprosess for konsepter 21 9. Budsjett og finansiering 22
Side 4 av 22 Versjon: 1.0 9.1 Finansiering 22 9.2 Estimerte prosjektkostnader 22 9.3 Levetidskostnader (TCO) interregionale innbyggertjenester 22
Side 5 av 22 Versjon: 1.0 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Nasjonal IKT (NIKT) har over flere år hatt en felles satsing på digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten (DIS). I 2014 utformet NIKT Tiltak 2001: «Forprosjekt DIS» - et felles nasjonalt målbilde og veikart for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. I 2015 og 2016 videreutviklet man målbildet og utformet nye tjenester. NIKT Tiltak 20040: «Prosjekt DIS-2017» skal videreføre arbeidet med nasjonale digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten. Målsetningen for DIS-2017 prosjektet er å bidra til realiseringen av vedtatt målbilde for nasjonale digitale innbyggertjenester. Tjenester via helsenorge.no understøtter mål beskrevet i stortingsmeldingen «Én innbygger én journal», og i Nasjonal handlingsplan for e-helse (2014-2016) som forventes videreført i Nasjonal e-helse strategi og handlingsplan (2017-2020). 1.1 Nåsituasjon Gjennom nettportalen helsenorge.no får innbyggerne tilgang til strukturert informasjon om egen helse og kunnskapsbasert helsestoff. I portalen har innbyggere også tilgang til personaliserte digitale helsetjenester. En felles nasjonal kanal krever en kritisk masse med tjenester tilgjengelige i regionene for å understøtte målbilde. Situasjonen pr 2017 er at det er ulik tilgang til tjenester avhengig av hvor innbygger geografisk bor. Det er ikke vedtatte konkrete tidsplaner for når landets innbyggere kan forvente likeverdige løsninger uavhengig av bosted. 1.2 Fremtidig situasjon Vedtatt målbilde innebærer at innbyggerne skal ha én inngang til helsetjenestene i digitale kanaler som dekker primær- og spesialisthelsetjenesten. Helsenorge.no er vedtatt som nasjonal helseportal (se Figur 1Figur 1Figur 1). Gjennom denne nasjonale portalen tilgjengeligjøres relevante innbyggertjenester. Tjenestene har som mål å forenkle og effektivisere egen helsehverdag og gi grunnlag for bedre mestring og deltagelse i behandling og forebygging.
Side 6 av 22 Versjon: 1.0 Figur 1. Overordnet målsetning er at pasienter skal ha en felles nasjonal inngangsport til digital samhandling med spesialisthelsetjenesten. Illustrasjonen viser strukturering av innholdet på helsenorge. 1.3 Prosjektets formål Formålet med DIS-2017-prosjektet er å etablere prioriterte innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. Prosjektet skal utvikle nasjonal fellesfunksjonalitet på helsenorge.no for prioritert regional utbredding og sikre effektiv realisering av målbilde gjennom samarbeid og koordinering. 1.4 Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Dersom prosjektet ikke gjennomføres vil det resultere i redusert implementeringstakt av vedtatt målbilde og veikart for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten. 2. MÅL 2.1 Overordnede mål DIS 2017 skal bidra til at innbyggerne opplever én samlet, enkel og sikker digital helsetjeneste gjennom å realisere målbilde for nasjonale digitale innbyggertjenester på nett i perioden 2016-2020. Innbyggerne får tilgang til egne helse-opplysninger og gjør de i stand til å utføre flere funksjoner på egne vegne, bedre mestre egen helsesituasjon og bidra til en mer aktiv pasient- og pårørenderolle. Innbygger får også tilgang til tilpasset informasjon om helse og helse- og omsorgstjenesten. Kvaliteten på helsetjenestene skal bli bedre og arbeidsprosessene mer effektive slik at mer tid kan brukes til direkte pasientkontakt og behandling.
Side 7 av 22 Versjon: 1.0 Digitale tjenester skal gjøre kontakten med helse- og omsorgs-tjenesten enklere, og bidra til at innbyggerne opplever tjenesten som tilgjengelig og helhetlig. Prosjektet skal bidra til koordinert realisering av målbilde for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten i perioden 2017-2020 Prosjektet understøtter overordnet nasjonal e-helsestrategi Planlagte leveranser i 2017 understøtter realisering av det nasjonale målbildet for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten, som beskrevet av https://nasjonalikt.no/prosjekter/avsluttede-prosjekter. 2.2 Effektmål Det er så langt ikke utarbeidet detaljerte gevinstkart for regional implementering av nasjonale felleskomponenter. Prosjektet vil utarbeide overordnet gevinstkart for det enkelte delprosjekt. Når regional utbredding skjer, vurderer den enkelte region å etablere regionalt gevinstkart. Nye tjenester på helsenorge.no skal gi følgende gevinster: Gi bedre muligheter for enkel og effektiv dialog og samhandling mellom helsetjenestene og innbyggere Gi brukere økt mestring av egen helsehverdag gjøre det enklere for behandlere å gi relevant opplæring og informasjon Gi bedre behandlingskvalitet Gi tids- og kostnadsmessige gevinster for personell og helseforetak. Tabell 1. Overordnede effektmål For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten? Helsetjenestene og innbyggere (effektiv dialog, økt kvalitet, innbyggertilfredshet, mestring, tidsbruk på administrative oppgaver) Innbyggere og behandlere Helseforetak, personell, innbyggere Helseforetak (eksemplifisert ved redusert tidsbruk, redusere antall ikke møtt) Forutsetninger for at gevinsten skal kunne realiseres Godt samarbeid om behov og løsninger i utvidet nettverk. Gode behovsanalyser, analyser/læring fra eksisterende tjenester, funksjonelle beskrivelser og brukertesting i utforming av tjenestene. 2.3 Resultatmål Når prosjektet er ferdig skal det ha: Ferdigstilt og forankret avtalte konseptleveranser påbegynt i DIS-2016 Gjort analyser og laget løsningsbeskrivelser for prioriterte tjenester som kan implementeres i tidsperioden 2017-2020 Levert ny funksjonalitet i tjenester på helsenorge.no, som gir bedre muligheter for digital samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og innbyggerne Bidratt til samarbeid og koordinering mellom regionene for effektiv realisering av nye digitale tjenester
Side 8 av 22 Versjon: 1.0 3. RAMMEBETINGELSER Prosjektet skal forholde seg til rammebetingelser som beskrevet i NIKT Tiltak 2001: Forprosjekt DIS. Dette inkluderer rammebetingelser og prinsipper for digitale innbyggertjenester, arkitektur, interaksjonsmodell og brukskvalitet. Prosjektet forholder seg til den til en hver tid vedtatte styringsmodell for IKT i sektoren. 4. PROSJEKTETS LEVERANSER Prosjekt DIS-2016 identifiserte flere fokusområder for videreutvikling av fellesfunksjonalitet i digitale innbyggertjenester. Prosjektets leveranser er også basert på føring om at påbegynte aktiviteter i 2016 ønskes ferdigstilt. Finansieringsbehovet for identifiserte oppgaver overstiger tildelte midler for 2017 og planlagte leveranser er tilpasset tildelt ramme. Fokusområdene har vært presentert for hovedinteressenter og prosjektet har fått innspill på prioriteringer i følgende fora : Foreslåtte fokusområder presentert for prosjektstyremøte DIS-2016 pr 10.10.2016. Foreslåtte fokusområder presentert for NIKT Klinisk IKT i møte 13.10.2016. Innspill til prioriteringer av fokusområdene fra referansegruppen DIS-2016 i referansegruppemøte 11.11.2016 Presentasjon av prioriteringer fra referansegruppen og prebehandling av disse i prosjektstyremøte DIS-2016 28.11.2016. Følgende hovedområder for leveranser er foreslått: 1. Digitale skjema 2. Direktevarsling og videreformidling 3. Behandlingsrettet dialog 4. Samhandling og m-helse Se i vedlegg 1 "Leveranseoversikt DIS 2017.ppt" for detaljering av forslag til aktiviteter innen hovedområdene.
Side 9 av 22 Versjon: 1.0 Figur 2 Tjenesteområder og deltjenester inkl. funksjonalitet samlet i én helsetjeneste på nett for innbyggerne (helsenorge), som underbygger det samlede målbildet for digitale innbyggertjenester, som beskrevet i NIKT Tiltak 2001 Forprosjekt DIS Forslag til aktiviteter og prioritering av disse er målsatt hensyntatt En overordnet total prosjektramme på 20 MNOK Balansert ressursuttak av klinisk kompetanse o Tentativ prosjektplan hensyntar behovet for å balansere uttak av timeverk mot klinisk personale og faktisk uttak er søkt minimert. Leveransekraft utvikling Direktorat for e-helse Leveransemetodikk o Alle leveranser leveres basert på agil prosjekttilnærming. Kostnadsestimater pr aktivitet er å betrakte som overordnede ramme og faktisk aktivitet i delprosjekt vil bestemme faktiske kostnader. Aktivitetsfokus vil påvirkes av fastsatt vekting mellom tid, kost og kvalitet. Basert på innspill til prioritering fra hovedinteressenter og behandling i prosjektstyret for DIS-2016, er leveranser som beskrevet i Tabell 2Tabell 2tabell 2 anbefalt for realisering i DIS-2017. De 4 hovedområdene er delt i 4 delprosjekter.
Side 10 av 22 Versjon: 1.0 Leveranser Tabell 2. Prosjektets leveranser Beskrivelse Digitale skjema 1. Utvikling og produksjonssetting av basisfunksjonalitet for distribusjon, mellomlagring og innsending av digitale skjema (målbildedel 1) inklusive funksjonelle/tekniske forbedringer etter gjennomført pilot (Hemit/Kvalitetsregistre - PROM). Sluttprodukt vil være ferdigstilt felleskomponent for potensiell gjenbruk i regional implementering av løsning for digitale skjema. 2. Spesifisering, utvikling og testing av skjemakatalog (målbildedel 2). Sluttprodukt vil være gjennomført av en POC (proof of concept) av felleskomponent for regional/interregional skjemakatalog. Følgende aktiviteter i prosjekt forutsetter minimum en samarbeidende region for å pilotere aktuelle verdikjede: Produksjonssetting av pilot for skjemakatalog, skjemautvikler og skjemautfyller for spørreskjema (FHIR). Evaluering av pilotløsning og videreutvikling mot nasjonal løsning for skjemakatalog, skjemautvikler og skjemautfyller Direktevarsling og videreformidling 1. Spesifisering, utvikling og produksjonssetting av tjeneste for direktevarsling og videreformidling av enkle brev til innbygger. Aktuelle kanaler er SMS/epost for varsel og Helsenorge, digital postkasse eller utskrift for videreformidling. Dette vil gi RHF ene mulighet for å integrere seg mot én enkelt tjeneste hvor de kan sende ut all info til innbygger. Innbygger vil motta informasjonen på den kanalen hun/han foretrekker. Det er ønskelig med et RHF/HF (foreløpig ikke identifisert) som bidrar til verifisering av tjenesten frem til produksjonssetting i september. 2. Utarbeide felles retningslinjer/anbefalinger for bruk av tjenesten, slik at informasjonssikkerheten ivaretas og innbygger opplever en enhetlig kommunikasjon fra helsetjenesten. Behandlingsrettet dialog 1. Ferdigstille konseptleveransen fra DIS 2016 for dialog med behandler: asynkron meldingsbasert dialog mellom to parter. Det leveres et prosjektforslag som danner grunnlag for beslutning oppstart av prosjekt for utvikling og tilgjengeliggjøring av administrativ og behandlingsrettet dialog mellom innbygger og aktører i spesialist-helsetjenesten. Nedenstående aktivitet, pkt.2, krever beslutning på om planleggingsfase for delprosjektet startes eller ikke, samt en avklaring om samarbeidende region for pilotering av: 2. Spesifisering, utvikling og produksjonssetting av kanal for sikker dialog med behandler og behandlingssted. 3. Ferdigstilling av konseptretning for symptomavklaring og personlig kunnskapsoversikt og forankre retning for hvordan digitale ressurser kan tilgjengeliggjøres og formidles til behandler og innbygger.
Side 11 av 22 Versjon: 1.0 Leveranser Beskrivelse Samhandling og m-helse 1. Utforme konseptprototyp og prosjektforslag for pilotering av samhandlingsarena. Konkretisering av behov og løsning for felles behandlingsplan, gruppedialog, dokumentdeling, deltakeradministrasjon og roller. 5. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG AVGRENSNINGER 5.1 Avhengigheter Målbildet for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten dekker et stort antall tjenester og behov. Realiseringen av målbildet vil skje gjennom en rekke aktiviteter og prosjekter, både pågående og planlagte, og både i regi av Helsedirektoratet og de regionale helseforetakene. Løsningene skal bygge videre på det som er gjort andre steder, og løsninger skal utvikles bare én gang. Løsningene skal likevel utvikles slik at realisering av det nasjonale DIS-målbildet sikres. Tabell 3. Avhengigheter Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ systemeier Alle møter Program som i samarbeid med e-helse Helse Vest utvikler tjenester for pasienter i Helse Vest gjennom delprosjekter. Digitale pasienttjenester i Helse Nord Velferdsteknologi programmet M-helse (Be Healthy Be Mobile) Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten Fase 2 Prosjekt som i samarbeid med e-helse utvikler tjenester for å gi innbygger i Helse Nord tilgang til digitale pasienttjenester. Velferdsteknologiprogrammet arbeider med en referansearkitektur for velferdsteknologi og m-helse, og ulike utprøvingsaktiviteter i kommunene. Prosjekt innenfor WHO/ITU-initiativet Be Healthy Be Mobile. Dette prosjektet har til hensikt å utarbeide en nasjonal m-helsestrategi. Planen er også å understøtte realisering av et eller flere m-helsetiltak på nasjonalt nivå. Prosjektet har etablert felles løsning, design, struktur, innholdsstrategi og redaksjonsmodell for spesialisthelsetjenestens egne nettsider på helsenorge-plattformen. Prosjektet gjør i 2017 videreutvikling av prioriert funksjonalitet i løsningen. Helse Nord Helsedirektoratet Helsedirektoratet De regionale helseforetakene Håndtering av avhengighet i regi av DIS-2017 Samarbeid for å sikre at utviklingen av funksjonalitet bidrar til realisering av det nasjonale DIS-målbildet. Samarbeid for å sikre at utviklingen av funksjonalitet bidrar til realisering av det nasjonale DIS-målbildet. Det må sikres at valgt referansearkitektur er kompatibel med de løsninger som er valgt for arkitektur i DIS-målbildet og vice versa. Prosjektet vil være styrende for å avgjøre hvordan og av hvilke aktører de relaterte behovene i DIS-målbildet vil bli løst. Det er sannsynligat private aktører vil kunne være med og løse disse behovene. Flere behov i DIS-målbildet vil kunne løses gjennom den informasjonen som er tilgjengelig på spesialisthelsetjenestens nettsider utenfor innlogget område, og integrasjonen av denne informasjonen må koordineres.
Side 12 av 22 Versjon: 1.0 Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ systemeier Mine Prosjektetet har etablert tjenetser for Pasientreiser pasientreiser reiserefusjon via helsenorge. Det vil ANS være noe videreutvikling av funksjonalitet i 2017. Digital dialog fastlege Program Felles Infrastruktur (FIA) Videreføringen av En innbygger en journal Helseplattformen Digitale innbyggertjenester i Helse Sør-Øst Prosjektet etablerer digitale tjenester for innbyggers kontakt med fastlegen. Tjenetsene er timebestilling, e- konsultasjoner, administrativ kontakt, reseptfornying. I 2017 videreføres arbeid med innføring av tjenetsene for fastlegene. Programmet skal vurdere, utrede og iverksette tiltak på kort og mellomlang sikt som bedrer samhandlingen i sektoren. Utredningen har analysert alternativer og anbefalt en utviklingsretning for nasjonale løsninger i helsesektoren. Programmet skal etablere nye journalsystemer i Helse Midt. Prosjektet skal ta i bruk innbyggertjenester på helsenorge i Helse Sør-Øst. Helsedirektoratet inngår i satsingen: EPJ-løftet Direktoratet for e-helse Direktoratet for e-helse Helse Midt Helse Sør-Øst Håndtering av avhengighet i regi av DIS-2017 Løsningen må hensyntaes i videreutvikling av tjenester som inngår i DIS målbilde.. Det må sikres at innbyggeren opplever tjenestene på helsenorge.no som sømløse og sammenhengende, uavhengige om kommunikasjonen er mot primær- eller spesialisthelsetjenesten. Sikre at målbildet for digitale innbyggertjenester er samordnet med tiltaksplan for FIA. Sikre at prosjektets aktiviteter er i tråd med overordnet strategi Avstemme programmets krav mot aktiviteter i DIS prosjektet. Avstemme prosjektets aktiviteter mot aktiviteter i DIS prosjektet 5.2 Avgrensninger 5.2.1 Endringer i veikart Veikartet for Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten skal være dynamisk. Rammebetingelser kan endres fortløpende, man får bedre kunnskap om hva som kreves for å realisere ulike tjenester, og økt modenhet via analysearbeidet vil påvirke endelige prosjektanbefalinger. Prosjektet vil sammen med prosjektstyret fortløpende gi innspill til endringer i veikartet når man får ny kunnskap. Veikartet forvaltes av nyoppnevnt møteplass Produktstyret Helsenorge.no. 5.2.2 Regionale arbeidsprosess og organisasjonsendringer Prosjektet vil i liten grad beskrive endringer i arbeidsprosesser og organisasjon i helseforetakene som er nødvendig for å understøtte de nye digitale innbyggertjenestene. Dette er aktiviteter som må ivaretas av det enkelte regionale helseforetak i forbindelse med implementering og innføring av tjenestene.
Side 13 av 22 Versjon: 1.0 5.2.3 Implementasjon av tjenester i regionene Prosjektet tar ansvar for å etablere tekniske nasjonale felleskomponenter. Regionale tilpasninger for å nyttiggjøre seg av disse gjøres for selvkost. Dette betyr at regionene må planlegge et implementeringsløp i samarbeid med Direktoratet for e-helse for å ta i bruk tjenestene. Implementeringsløpet avtales enten som en del av prosjektperioden eller i etterkant. Kostnader relatert til regional tilpasning og innføring dekkes av regionale budsjetter 5.2.4 Gevinstkart Prosjektet planlegger ikke å utarbeide gevinstkart for implementering av nasjonale felleskomponenter. Når felleskomponentene planlegges taes i bruk regionalt, vurderer den enkelte region selv etablering av regionalt gevinstkart. 6. INTERESSENTER Identifiserte interessenter for prosjektet er vist i Tabell 4. Prosjektet vil gjennomgå og oppdatere interessentanalysen løpende. Prosjektets kommunikasjonsstrategi definerer forankringsmetode og grad av forankring mot den enkelte interessent. Valg av deltakere i prosjektets referansegruppe gjøres også med det formål å inkludere prosjektets viktigste interessenter, for å støtte en god samhandling med disse, se kapittel 7. Tabell 4. Interessenter Type Interessent Beskrivelse Bruker Bruker Bruker Innbyggere, pasienter, pårørende eller foresatte Ansatte i spesialisthelsetjenesten Ansatte i øvrige deler av helsesektoren Brukere av helsetjenesten og helsenorge.no. Ansatte i spesialisthelsetjenesten Ansatte i andre deler av helsevesenet som interagerer med innbygger og/eller spesialisthelsetjenesten, for eksempel fastlegene. Bruker Næring Aktører i næringslivet som ønsker å bygge sine tjenester på helsenorge-plattformen. Eier/styringsorgan Nasjonal IKT HF Prosjektets eier på vegne av styret i Nasjonal IKT HF. Direktorat Helsedirektoratet Helsedirektoratet skal styrke hele befolkningens helse gjennom helhetlig og målrettet arbeid på tvers av tjenester, sektorer og forvaltningsnivå. Direktoratet skal gjøre dette med utgangspunkt i rollen som fagorgan, regelverksforvalter og iverksetter på helsepolitiske områder. Direktorat e-helse Direktoratet for e-helse Sykehusledelse ADer, fagdirektører, økonomidirektører, klinikkledere, ITledelse, arkitekturutvalg, HR-ledelse, Personer som har beslutningsansvar i sin organisasjon, og som vil være med å forme og stille krav til tjenester på helsenorgeplattformen.
Side 14 av 22 Versjon: 1.0 Type Interessent Beskrivelse fagforeninger Prosjekter Prosjekter Prosjekter i helsesektoren (se kapittel 5.15.15.1 om avhengigheter) Helsenorge Prosjektlederfora Relaterte prosjekter i helsesektoren som ønsker å benytte tjenestene som utvikles i helsenorge.no-portalen, eller som bidrar til å realisere DIS-målbildet. Koordineringsfora for prosjektledere på tvers av aktører i sektoren som har felles tjenester under utvikling på helsenorge.no. Formatert: Skrift: (Standard) Calibri,Times New Roman Formatert: Skrift: (Standard) Calibri,Times New Roman Dialogpartner Norsk Helsenett SF Ansvarlig for drift og utvikling av IKT-infrastruktur i helse- og omsorgssektoren. Dialogpartner Dialogpartner Styringsorgan Styringsorgan Helse- og omsorgsdepartementet NIKT FA (Nasjonale IKT Fagforum for arkitektur) NUFA (Nasjonalt utvalg for arkitektur) NUIT (Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren) Klinisk IKT (Rådgivende forum i Nasjonal IKT for strategisk retning i kliniske IKT-systemer) Produktstyre i helsenorge (Styringsforum for nasjonale løsninger) - Spesialisthelsetjenestens fora for arkitektursamordning. Rådgiver vedrørende prioritering og koordinering av nasjonale IKT-tiltak og valg av samhandlingsarkitektur i helse- og omsorgssektoren. Sikrer koordinering og prioritering av nasjonale IT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. Sikre faglig forankring av konsepter og løsningsvalg i spesialisthelsetjenesten. Samordne nasjonale initiativ for å siker helhetlig utvikling og forvaltning av helsenorge.no.
Side 15 av 22 Versjon: 1.0 7. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 7.1 Prosjektorganisering Prosjekteier for DIS-2017 er Nasjonal IKT HF. Prosjektorganiseringen for DIS 2017 er vist i Figur 3Figur 3Figur 3. Prosjektet forholder seg til den til en hver tid vedtatte styringsmodell for IKT i sektoren. Figur 3. Prosjektorganisering for DIS-2017 Prosjektet organiseres som delprosjekter innen de 4 hovedområdene prosjektet planlegger å levere på i 2017. I tillegg er det definert et kjerneteam bestående av sentrale ressurser i Direktoratet for e- helse og de regionale koordinatorene fra hver region som jobber inn i de 4 delprosjektene.
Side 16 av 22 Versjon: 1.0 7.2 Rollebeskrivelse Prosjektstyre Styret i Nasjonal IKT HF oppnevner prosjektstyre for DIS 2017. I 2017 er representasjonen samordnet med produktstyret helsenorge.no Rollebeskrivelse Godkjenne prosjektets direktiv og omfang Arbeidsmetodikk Planlagte prosjektstyremøter Godkjenne leveranseplan og oppstart av større del-leveranser Godkjenne prosjektets resultater ved her milepæl, og ta de nødvendige beslutninger i prosjektet Saksbehandling via e-post ved behov Eskalering til NIKT styre ved behov Tabell 5. Deltagere i prosjektstyret for DIS-2017 Navn Thomas Bagley (Leder prosjektstyre) Bjørn Nilsen Bodil Rabben Nina Ulstein Finn Olav Mjærum Gisle Fauskanger Siri Berg Eli Stokke Rondeel Funksjon i egen organisasjon Direktør teknologi og ehelse (CIO), Helse Sør-Øst RHF IT-sjef, Helse Nord RHF Divisjonsdirektør utvikling, Direktoratet for e-helse Produktansvarlig Helsenorge.no Spesialrådgiver/ Programleder Alle møter Administrerende direktør, Nasjonal IKT Assisterende direktør i Hemit Prosjektleder Regional klinisk løsning, Helse Sør-Øst Prosjektansvarlig NIKT Styret i NIKT oppnevner prosjektansvarlig for DIS 2017. Rollebeskrivelse Sikre at prosjektet planlegges i henhold til metodikk Utføre overordnet interessentanalyse Sørge for at prosjektleder utpekes Bistå og følge opp prosjektet, kommunisere med ledelsen og organisasjonen for å sikre forankring, og sørge for at endringer i organisasjonen / rammebetingelser som påvirker prosjektet tas hensyn til Arbeidsmetodikk Jobber tett med prosjektleder DIS Deltar på arbeidsmøter etter behov Statusmøte med prosjektleder DIS og regionale koordinatorer Deltar på prosjektstyremøter Medlem referansegruppe Prosjektansvarlig for DIS 2017 er NIKT v/øyvind Nottveit
Side 17 av 22 Versjon: 1.0 Regionale koordinatorer Regionale IKT ansvarlige oppnevner regionale koordinatorer. Rollebeskrivelse Utforming og forankring av prosjektets arbeid og endelige leveranser i egen region til gitte tidsfrister Nødvendige avklaringer i egen region Bidra faglig Identifisere og sikre tilgang til faglige ressurser i egne region som kan bidra i prosjektets områdeleveranser på forespørsel Arbeidsmetodikk 1 times statusmøte hver 14. dag (status, konkrete temaer ønsket diskutert, utfordringer, evt.) Arbeidsmøter i DIS etter behov Inviteres til referansegruppemøter Sikre at regionens interesser blir ivaretatt og at nødvendige og korrekte ressurser for å sikre en god gjennomføring, både på innhold og tid, blir allokert fra regionen Arbeide tett med Direktoratet for e-helse gjennom hele prosjektperioden og være det operative bindeleddet og hovedkontakten mellom prosjektet og regionen Delta på statusmøter og arbeidsmøter i DIS Regional koordinator skal arbeide tett med Direktoratet for e-helse gjennom hele prosjektperioden og være det operative bindeleddet og hovedkontakten mellom prosjektet og regionen. Regional koordinator skal sikre at regionens interesser blir ivaretatt og at nødvendige og korrekte ressurser for å sikre en god gjennomføring, både på innhold og tid, blir allokert fra regionen. Forventet belastning for de regionale koordinatorene i prosjektet vil være 30-40%. Tabell 6. Deltagere som regional koordinator for DIS-2017 Navn Tove Normann Randi Sønderland Marte Rime Bø Håkon Bull-Njaa Funksjon i egen organisasjon Helse Nord - Sjefsrådgiver/prosjektleder / UNN Helse Midt Norge - Arkitekt Virksomhetsutvikling Helse Sør Øst - Spesialrådgiver digitale pasienttjenester Helse Vest Virksomhetsarkitekt / Helse Vest IKT
Side 18 av 22 Versjon: 1.0 Referansegruppe Referansegruppen oppnevnes av prosjektstyret basert på forslag fra prosjektansvarlig. Sammensetning av referansegruppen besluttes av prosjektstyret for DIS-2017. Rollebeskrivelse Gi råd og støtte til prosjektet Bidra til forankring og nødvendige avklaringer i egen organisasjon Arbeidsmetodikk Det planlegges 3-4 møter i referansegruppen i 2017- tentativt april, august, oktober og desember Referansegruppen for DIS 2017 vil være viktig i utforming og forankring av prosjektets arbeid og endelige leveranser. Det er ønskelig at referansegruppen består av representanter fra hvert RHF, brukere og klinikere og andre sentrale interessenter for prosjektet. Av hensyn til kontinuitet anbefales det å videreføre referansegruppen fra DIS-2016 (Tabell 7), så langt det er mulig. Prosjektstyre kan gjøre endringer i foreslått referansegruppe.tabell 7), så langt det er mulig. Prosjektstyre kan gjøre endringer i foreslått referansegruppe. Tabell 7. Foreslåtte referansegruppen: Navn Funksjon i egen organisasjon Virksomhet Bjørn Nilsen IT-sjef Helse Nord RHF Haldis Johanne Økland Lier Fagdirektør Helse Fonna HF Helse Vest RHF Finn Olav Mjærum Spesialrådgiver/ Programleder Alle møter Helse Vest RHF Per Olav Skjesol Prosjektleder Helse Midt RHF Nis Johannsen Avdeling teknologi og e-helse Helse Sør-Øst RHF Vibeke Irene Herikstad Spesialrådgiver digitale pasienttjenester Helse Sør-Øst RHF Linn Bæra Nasjonalt oppnevnt brukerrepresentant - Leder regionalt brukerutvalg Helse Vest Nasjonal representant fra brukerutvalgene Prosjektgruppe delprosjektteam Alle delprosjektene i DIS 2017 vil ha en prosjektgruppe med deltagere fra Direktoratet for ehelse, Nasjonal IKT og fra RHFene. Delprosjektene vil trekke veksel på relevante fagmiljøer i direktoratet og RHFene. Hvert delprosjekt vil trekke inn flere ressurser i arbeidet med bla. konsept- og spesifisering, utvikling og produksjonssetting. Belastning fagmiljø søkes minimert og faktisk uttak avtales spesifikt via regional koordinator.
Side 19 av 22 Versjon: 1.0 7.3 Status- og avviksrapportering fra prosjektet Prosjektet rapporterer til prosjektansvarlig Nasjonal IKT via utnevnt prosjektstyre. 7.4 Kommunikasjon i prosjektet Prosjektet planlegger statusmøter hver 14. dag med regionale koordinatorer som omhandler statusgjennomgang, konkrete temaer ønsket diskutert, utfordringer og eventuelt. Prosjektet planlegger å avholde 4 referansegruppemøter der deltakere i referansegruppen og regionale koordinatorer er invitert. Prosjektet oppretter et felles prosjektrom der relevant informasjon og leveranser fra prosjektet vil ligge tilgjengelig for prosjektdeltakere. Prosjektleder DIS og delprosjektledere deltar etter behov på prosjektlederfora som er et koordineringsfora for prosjektledere på tvers av aktører i sektoren som har felles tjenester under utvikling på helsenorge.no. 8. VURDERING AV PROSJEKTETS USIKKERHETER Prosjektet skal gjennomføre en løpende vurdering av trusler og muligheter samt tiltak for minimering av risiko og for å sikre realisering av muligheter. Tabell 8 representerer et overordnet risikobilde, det vil bli etablert risikomatriser tilknyttet det enkelte delprosjekt. Tabell 8. Overordnet risikobilde
Side 20 av 22 Versjon: 1.0 8.1 Prosjektets milepæler og beslutningspunkt Prosjektet har utarbeidet en overordnet fremdriftsplan, se nedenfor. Planen vedtas av prosjektstyret. Prosjektets delprosjekt har utarbeidet detaljerte fremdriftsplaner. 8.2 Forutsetninger for leveranseplan Regionale leveranser For å sikre optimal framdrift er prosjektet avhengig av forankrede fagvurderinger og fortløpende faglige avklaringer. Dette setter krav både til Direktoratet for e-helse som leverandør og premissgiver, og til regionene som skal bidra med regional og interregional faglig samordning. Prosjektet søker å ivareta tett dialog med prosjektets interessenter slik at vesentlig endringshåndtering av prosjektets prosjektplan unngås. Tabell 9. Overordnet milepælsplan og beslutningspunkter for planlagte leveranser Delprosjekt Aktivitet Dato Ferdigstille løsning for distribusjon, mellomlagring og Mai release helsenorge.no Digitale skjema innsending av skjema, inkl. forbedringer etter pilot 22.05 (Hemit/PROM) Digitale skjema Direktevarsling og videreformidling Direktevarsling og videreformidling Behandlingsrettet dialog Behandlingsrettet dialog Samhandling Gjennomføre Proof of concept (PoC) uten integrasjon med HF Realisere direktevarsling og videresending av enkle brev til digital postkasse/utskriftstjeneste Utarbeide felles retningslinjer og evt. innføringsplan for varsling og videresending Ferdigstille leveranse fra 2016 - Konseptretninger for Digital dialog Ferdigstille konsept for enkel dialog med behandler - Beslutningspunkt B2 Ferdigstille leveranse fra 2016 og utdype konseptretning for samhandlingsarena 29.09 Sept. release helsenorge.no 25.09 08.09 10.02 19.05 28.04 For å kunne levere komplette verdikjeder for utvalgt funksjonalitet i delprosjektene, er delprosjektene avhengig av at en eller flere regioner deltar som samarbeidspartner slik at pilotering kan gjennomføres.
Side 21 av 22 Versjon: 1.0 De regionale koordinatorene er kritiske for prosjektet idet disse bidrar med å håndtere spesifikke oppgaver og involvering i delprosjektene. Delprosjektene har spesifisert konkrete oppgaver og involvering som kreves for å understøtte den grove fremdriftsplanen for prosjektet, se vedlegg 1 "Leveranseoversikt DIS 2017.ppt" for spesifisering av de konkrete oppgavene. De regionale koordinatorene forventes å avsette tid for prosjektarbeid som forespurt. Regional koordinator må kunne etterspørre og allokere ressurser i egen region etter behov. Aktuell fagkompetanse fra helseregionene vil kunne være innen områdene samhandling, juridisk, helsefag, medisinfag, innovasjon, arbeidsprosesser, IKT (virksomhetsarkitektur, EPJ-konsulenter, ITkonsulenter). Regionalt initierte innbyggerprosjekt som har avhengigheter mot DIS-2017 må identifiseres. Regionene initierer selv avklaringer knyttet til dette. 8.3 Forankrings- og beslutningsprosess for konsepter Konseptbeskrivelser er grunnlaget for påfølgende prosjektfaser som planlegging og gjennomføring og danner grunnlag for detaljplanlegging. Prosjektstyret behandler og beslutter innstilte veivalg knyttet til konsepter Eskalering av tematikk gjøres via NIKT styre Innstilling oppsummere forankringsprosess fra aktuelle interessenter Regionale prosjektkoordinatorer identifiserer og tilrettelegger høringsprosess og oppsummerer tilbakemelding fra fagmiljøer i egen region Figur 4. Illustrasjon av forankringsprosess for konsepter i DIS 2017
Side 22 av 22 Versjon: 1.0 9. BUDSJETT OG FINANSIERING 9.1 Finansiering Foreslått aktivitetsnivå i DIS-2017 er avstemt mot budsjettramme avsatt i budsjetteringsprosessen. total kostnadsramme for prosjekt DIS-2017 er NOK 20 millioner. Investeringsrammen belastes mot NIKT masterplan. 9.2 Estimerte prosjektkostnader Estimerte prosjektkostnader for hvert delprosjekt er vist i tabellen under. Aktivitet Mkr Delprosjekt «Digitale skjema» 6,2 Delprosjekt «Direktevarsling og videreformidling» 5,3 Delprosjekt «Behandlingsrettet dialog» 5,3 Delprosjekt «Samhandling og m-helse»prosjektledelse 0,9 Adm. og ledelse, møteutgifter, mm. 2.3 Totalt DIS- 2016 20,0 9.3 Levetidskostnader (TCO) interregionale innbyggertjenester Prosjektet tilstreber å identifisere og synliggjøre forventede levetidskostnader (TCO) som en del av beslutningsgrunnlag. Pr februar 2017 forefinnes det ikke besluttet beregningsmetodikk for interregionale løsninger. Noen kostnads-elementer vil være spesifikke for region og må identifiseres i denne. Beregning av netto levetidskostnad (TVO) er tett knyttet til nyttevurderinger i den region hvor løsningen tas i bruk og vil måtte beregnes internt i den enkelte region.