SAMORDNINGS- OG BEREDSKAPSSTABEN Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap Søndre Land kommune Besøksadresse: Statens hus, Storgata 170, 2615 Lillehammer Postadresse: Postboks 987, 2626 Lillehammer Telefon: 61 26 60 00 Telefaks: 61 26 61 67 E-post: postmottak@fmop.no Org.nr: 970 350 934 www.fylkesmannen.no/oppland
Dato for tilsyn: 22. mars 2013 Tilsynsgruppe: rådgiver Gro Taraldsen, tilsynsleder rådgiver Tord E. Smestad stabssjef Asbjørn Lund Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet er å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Formålet med regelverket er å sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å reduserer risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver ovenfor andre aktører. Regelverk Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10, jf. Kommunelovens 10A. Konklusjon Det er ikke funnet avvik ved tilsynet. Avvik er forhold som er i strid med gjeldende regelverk. Den gjeldende kommuneplanens arealdel er fra 2008. Den bygger derfor ikke på en helhetlig risikoog sårbarhetsanalyse som inneholder klimatilpasninger og kritisk infrastruktur. Fylkesmannen har valgt å ikke skrive avvik på dette ettersom kravene i forskriften ble gjeldende fra 2011. I vurderingen ligger det også at kommunen har en konkret framdriftsplan for å ferdigstille arealdelen. Fylkesmannen har 7 merknader til tilsynet. Merknader er forhold som ikke er i strid med gjeldende regelverk, men som tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke som forbedringer. Hovedinntrykk Siden fylkesmannen sitt siste tilsyn den 29.mars i 2011 har kommunen utarbeidet en ny helhetlig ROS. Rekkefølge av kommunens planarbeid er god. Først er det utarbeidet helhetlig ROS, så planstrategi, samfunnsdel og så gjenstår arealdel. Kommunen har en ambisiøs fremdriftsplan for å ferdigstille kommuneplanens arealdel, planen er at denne skal vedtas i kommunestyret i juni 2014. Kommunens beredskapsplan er revidert sist i 2012. Det er ikke skrevet evalueringsrapport etter siste øvelse i juni 2012. Evaluering av øvelser er ett av de viktigste verktøyene kommunen har til å forbedre planverket. Fylkesmannen anbefaler også at det lages en kompetanseplan for de ansatte. Dette for å sikre at flere personer har nødvendig kompetanse på dataloggingssystem ved en krise og at beredskapsplanen er godt kjent av de som skal bruke den. 2
Tilsynet Temaene for tilsynet var: 1. Kommunenes overordnete risiko- og sårbarhetsanalyse(helhetlig ROS) 2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner) 3. Kommunens krisehåndteringsevne. Deltakere fra kommunen Varaordfører Rune Selj Rådmann Nils Hesthagen Kommunelege Jens Mørch Informasjonssjef Kjeld Dag Svensen Arealforvaltning Lars Harald Weydahl Teknisk sjef/beredskapsansvarlig Bjørn-Runar Eriksen Ordfører Terje Odden deltok kun under sluttmøtet Dokumentgrunnlag Risiko- og sårbarhetsanalyse for Søndre Land kommune, vedtatt i kommunestyret i 2012 Beredskapsplan for Søndre Land kommune fra 15.august 2012. Utfylt statusskjema fra Fylkesmannen om samfunnssikkerhet og beredskap. Mail fra beredskapsansvarlig i kommunen om øvelse i juni 2012, mottatt 12.03.2013. Gjennomføring Tilsynet startet med åpningsmøte der tilsynsplan, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Selve tilsynet ble gjennomført ved at kommunen hadde fått i oppdrag å presentere alle sine planer som berører samfunnssikkerhet og beredskap. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål og oppklaringer. Det ble foretatt tre verifikasjonsintervju med varaordfører, rådmann og beredskapsansvarlig. Ordføreren stilte kun under sluttmøtet på grunn av en annen avtale. Fylkesmannen varslet tilsynet i god tid og ba spesifikt om at minimum rådmann og ordfører og beredskapsansvarlig skulle møte. Vi vil understreke at Fylkesmannen kan kreve at folkevalgte og ansatte møter under tilsynet med hjemmel i kommuneloven 60 c, første ledd. Søndre Land kommune har ny beredskapsleder, Bjørn- Runar Eriksen, siden siste tilsyn. Politirådet har møter 3-4 ganger i året. Her tas det opp særlig forebyggende arbeid med ungdom. Beredskapsrådet møtes ett par ganger i året. Tilsynet fra Fylkesmannen vil være et tema på neste møte i beredskapsrådet. Vi anbefaler at kommunen inviterer frivillige organisasjoner til disse møtene. Fylkesmannen ba under tilsynet om at kommunen sender dere kopi av referat etter møte i beredskapsrådet til fylkesmannen. 1. Kommunenes overordnete risiko- og sårbarhetsanalyse (helhetlig ROS) Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 ingen funnet Merknader: 1. Temaene kritisk infrastruktur og klimatilpasninger bør spisses mer i helhetlig ROS. 3
2. Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse omfatter ikke befolkningsvarsling og evakuering. Det må tas hensyn til dette ved neste rullering av ROS analysen. 3. Handlingsplanen under flere hendelser er ufullstendig. Her mangler det enkelte steder hvem som er ansvarlig og kostnader. Det er ikke beskrevet for hvor lang periode denne er gjeldende, når den skal revideres og følges opp. Handlingsplanen bør være et eget dokument som gir en samlet prioritering av arbeidet innen samfunnssikkerhet og beredskap. Denne bør også fremmes for politisk behandling sammen med kommuneplanen, slik at den blir et mer forpliktende arbeidsdokument for kommunen. 2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner). Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 Ingen funnet Merknad: 1. Beredskapsmessige hensyn ivaretas ikke i gjeldende kommuneplans arealdel fra 2008. Den bygger på den gamle helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse som ikke inneholder klimatilpasninger og kritisk infrastruktur. Fylkesmannen forventer at med utgangspunkt i ny ROS at beredskapsmessige hensyn blir ivaretatt i ny arealdel. Som utgangspunkt må kommunen bruke ROS hvor det er avdekket forhold som kan ha betydning for arealbruken som for eksempel flom relatert til sidevassdrag og skred. 3. Kommunens krisehåndteringsevne Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 Ingen funnet Merknad: 1. Politiet bør være representert i kommunens kriseledelse. 2. Fylkesmannen mener at det er nødvendig at det utarbeides en kompetanseplan i kommunen på området samfunnssikkerhet og beredskap. Dette gjelder blant annet opplæring i ny beredskapsplan og i CIM. Det er få personer i kommunen som kan bruke CIM. Kommunen har ikke gjennomført intern CIM opplæring. Ny beredskapsplan inneholder rutiner, roller og ansvar som pr. i dag ikke er godt nok innarbeidet. Beredskapsplanen bør struktureres bedre slik at den er enklere å bruke i en reel situasjon og å revidere. Dette gjelder blant annet oversikt over ressurser som bør ligge i et vedlegg. Fylkesmannen viser til DSBs veileder til forskrift om beredskapsplikt. 3. Det er viktig at alle øvelser evalueres og at det skrives en rapport i etterkant. Dersom det gjøres endringer i rutiner og beredskapsplaner som følge av denne evalueringen, er det viktig at alle ansatte gjøres kjent med disse endringene. Det er ikke skrevet evalueringsrapport etter siste øvelse i juni 2012 slik den nye beredskapsplanen beskriver at det skal gjøres. Beredskapsansvarlig var ikke kjent med om det var etablert tiltakskort for ulike hendelser. Her må det gjøres et arbeid for å være godt nok forberedt til en virkelig hendelse. Samarbeid mellom kommunene Det ble under tilsynet framhevet av kommunelegen, Jens Mørch, under tilsynet at det bør settes mere fokus på samarbeid mellom kommunene. Dette er et bra og viktig innspill. 5 i forskrift om kommunal beredskapsplikt viser spesifikt til dette. Dette med sikte på best mulig utnyttelse av de 4
samlede ressursene, både forebyggende og beredskapsmessige oppgaver. Samvirkeprinsippet mangler i beredskapsplanen og bør skrives inn, se stortingsmelding 29. Personellsikkerhet, klarering: Pr. dags dato er det ingen som er klarert i Søndre Land kommune. Rådmannen klarering ble imidlertid innsendt til klareringsinstans i slutten av 2012. Denne er enda ikke behandlet. Vi minnet kommunen om at ordfører Terje Odden sin klarering er sendt tilbake til kommunen av klareringsmyndighet, fylkesmannen i Oslo og Akershus, på grunn av manglende opplysninger. Klareringssøknader som har eldre underskriftsdato enn 9 måneder ikke blir behandlet. Gro Taraldsen rådgiver tilsynsleder Tord Smestad rådgiver 5