Sted: Møteleder: Referent: Dato: Tilstede: Vi bryr oss salen, Flaktveithallen, Breimyra 68 a, 5134 Flaktveit Terje Valen Olgunn Lid 18.mars 2009 16 personer. 14 stemmeberettige medlemmer 2 ikke stemmeberettige medlemmer Leder i hovedstyret Terje Valen ønsket alle velkommen. Sak 1. Godkjenning av de stemmeberettigete Fullmaktskomiteen: Linda Hatland. Fullmaktkomiteen la frem liste over medlemmer med fulle rettigheter. Antall medlemmer med fulle rettigheter: 14 stk. Årsmøtet godkjente listen Sak 2. Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden. Innkallingen ble godkjent og møtet erklært for lovlig satt. Dagsorden ble fremlagt: 1. Godkjenning av de stemmeberettigete. 2. Godkjenning av innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Valg av dirigent, referent, protokollunderskrivere og tellekorps. 4. Behandling av vedtekter. 5. Behandling av lagets årsmelding med årsmeldinger fra grenene. 6. Behandling av lagets regnskap i revidert stand. 7. Behandling av lagets organisjon og plan. Side 1 av 13
8. Behandling av innkomne forslag. 9. Vedtak av budsjett. 10. Valg av hovedstyre: a) Leder (på valg for 2 år). b) Nestleder (på valg for 2 år). c) Kasserer (på valg for 1 år). d) Sekretær (ikke på valg). e) Styremedlem (ikke på valg). f) 1 varamedlem for styremedlem (på valg for 1 år). g) 1 varamedlem for kasserer (på valg for 2 år). g) Styremedlemmer etter forslag fra grenstyrene. 11. Valg til øvrige verv: a) Revisor. b) 2 medlemmer av kontrollkomiteen. c) Representanter til ting og møter i de organisasjoner laget er tilsluttet: 3 representanter til årsmøtet i Idrettsrådet i Bergen. d) Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem. Forretningsorden ble framlagt 1. Lederen åpner møtet under godkjenning av innkalling og valg av ordstyrer. 2. Ordstyrer leder resten av møtet. 3. Den som ønsker ordet rekker opp nummerskiltet sitt. 4. Den som skal ha ordet til forretningsorden, dagsorden, voteringsorden eller for å gi saksopplysninger, 5. Saksinnleder har inntil 10 minutter til disposisjon til innledning under hver sak. 6. Taletid under debatter settes til 3 minutter. 7. Det tillates ikke replikker. 8. Medlemmer av styret og saksinnleder kan få ordet utenom talerlisten for å svare på spørsmål eller for å gi saksopplysninger. Side 2 av 13
9. Ordstyrer eller årsmøtet kan fremme forslag om å begrense taletiden eller om strek for debatten skal settes. Slike forslag tas opp til votering straks. 10. Årsmøtedeltakere som ber om ordet til dagsorden, forretningsorden, voteringsorden eller for å gi saksopplysninger, får ordet straks og har maksimum 1 minutts taletid. 11. Forslag skal leveres skriftlig til ordstyrerne med nummer og navn. Det skal stå på forslaget til hvilket punkt på dagsorden det er rettet. Alle forslag til vedtak skal refereres før strek for debatten blir satt. Forslag til vedtak kan ikke fremmes eller trekkes etter at strek er satt. 12. Deltakerne på årsmøtet stemmer ved å rekke opp nummerlappen sin. 13. Reglene for avstemming i paragraf 12 i vedtektene følges. Den fremlagte forretningsorden ble enstemmig vedtatt. Årsmøtet er lovlig satt. Sak 3. Valg av dirigent, referent, protokollunderskrivere( 2) og tellekorps(2). Følgende ble valgt: Dirigent: Referent: Protokollunderskrivere: Terje Valen Olgunn Lid. Jan Erik Larsen Morten Østbye Norgård Tellekorps: Jan Erik Larsen Morten Østbye Norgård Sak 4. Sak 5. Behandling av vedtekter. Det var ikke fremmet noen saker til dette punktet. Behandling av lagets årsmelding med gruppeårsmeldinger. Leder i hovedstyret Terje Valen gjennomgikk hovedtrekk i hovedstyrets årsmelding. De forskjellige grenene leste gjennom sine gruppeårsmeldinger. Side 3 av 13
Det er lagt frem årsmeldinger fra: Aldersbestemt fotball Fotball, senior Håndballgruppen Dans Innebandy Kampsport Allidrett Basket Lagets årsmelding med gruppeårsmeldinger ble enstemmig vedtatt Sak 6 Behandling av lagets regnskap i revidert stand. Revisjonsberetning for 2007 fra revisor Roald Bakke ligger vedlagt regnskapet. Daglig leder Dag Martin Østevold la frem regnskapet for årsmøtet. Regnskapet for FIK 2008 : - 493 748,- Kontrollkomiteens beretning ble henvist til å leses i årsmeldingen. Rapporten fra kontrollkomiteen ble tatt til etterretning Regnskapet fra 2008 ble enstemmig godkjent. Sak 7. Behandling av lagets organisasjon og plan. Forslag til organisasjonsplan for FIK til årsmøte i 2009. 1) Dette vedtaket følger opp og utvikler organisasjonsplan vedtatt på årsmøte 2002 og revidert på etterfølgende årsmøter. 2) FIK er en fleridrettsklubb som organiserer 8 grener. Rangert etter størrelse ved idrettstellingen 27.2.2009 er det følgende grener: Fotball (660), Aerobic og dans (140), Allidrett (107), Kampsport (98), Håndball (97), Styrke og kondisjon (92), Basket (34), Innebandy (23). 3) FIK er organisert med hovedstyre og grenstyrer som opprettes etter bestemmelser i vedtekter og organisasjonsplan. Hovedstyret velges på årsmøtet som avholdes i mars. 4) Hver gren med styre har rett på minst en representant i FIKs hovedstyre. 5) Når antall medlemmer i en gruppe kommer over 500 ved idrettstellingen utløser det rett til en ekstra representant i hovedstyret og når det kommer over 1000 medlemmer utløser det enda en representant i hovedstyret. Side 4 av 13
6) Årsmøte i hver gren foreslår grenens kandidat til hovedstyret for FIKs valgkomité før årsmøtet i FIK. 7) Hovedstyret nedsetter grenstyrer etter forslag fra grenenes årsmøter. 8) Hovedstyret fastlegger retningslinjer for AUs arbeid. 9) Når en gren har mer enn 25 medlemmer skal det opprettes styre i grenen på minst 3 representanter der lederfunksjon, sekretærfunksjon og økonomifunksjon ivaretas. Styrer skal ellers ha en oppbygging og størrelse som sikrer god drift av grenen og representasjon fra større undergrupper. 10) Det skal være en tommelfingerregel at ca 50 medlemmer i en gren utløser en ny styreplass ved høyere antall medlemmer i grenen enn 500 bør dette tallet justeres opp for ikke å få for store styrer. 11) Grenene skal avholde årsmøter og foreslå kandidater til styrene sine. Årsmøtet i grenene er rådgivende i forhold til hovedstyret. Hovedstyret nedsetter grenstyrene på grunnlag av forslaget fra grenens årsmøte. (Jfr. vedtektene 14.) Hovedstyret behandler og gjør vedtak ut fra forslag fra årsmøtet i grenene i alle andre saker. 12) Grenene skal ha årsmøter i februar. Årsmøtet skal følge reglene for årsmøte i FIK. Protokoll fra årsmøtet skal oversendes hovedstyret og årsmøtet skal følge slik dagsorden: a. Godkjenning av de stemmeberettigete. b. Godkjenning av innkallingen, sakliste og forretningsorden. c. Valg av dirigent, referent, protokollunderskrivere (2) og tellekorps (2). d. Behandling av grenstyrets årsmelding. e. Behandling av grenens foreløpige regnskap. f. Behandling av innkomne forslag. g. Behandling av forslag til grenens budsjett. h. Behandling av forslag til organisasjon og plan. i. Valg av personer som forelås til grenstyret med vara-medlemmer. j. Valg av personer som foreslås til øvrige verv: k. Gruppens representant(er) i hovedstyret. l. Valg av valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem 13) Ved alle valg skal idrettens bestemmelser for kjønnsbalanse følges og vi skal sørge for at kvinnene er godt representert. 14) Hovedstyret og grenstyrene skal utarbeide forslag til instruks for arbeidet sitt og for oppgavefordeling mellom styremedlemmene. 15) Hovedstyret og grenstyrene skal holde regelmessige møter gjennom sin periode. Møteplan skal vedtas på første møte i det nye styret etter årsmøtet og oversendes hovedstyret ved sekretær. Til møtene skal det være skriftlig innkalling med fortløpende saksnummer til alle medlemmene av grenstyret. Det må skilles mellom ordinært grenstyremøte og arbeidsmøter. Kopi av innkalling sendes hovedstyret ved sekretær. Det skal føres protokoll fra grenstyremøtene og kopi av protokoll skal oversendes hovedstyret ved sekretær. 16) Idrettstellingen danner grunnlag for tildeling av felles midler i budsjettet til grenene. Årsmøtet vedtar tildeling. 17) Kontingentgruppen er en assisterende stabsgruppe under hovedstyret som skal sikre at alle medlemmer får betale kontingent til rett tid slik det er bestemt i vedtektene, på årsmøte og i hovedstyret. Side 5 av 13
18) Mediagruppen er en assisterende stabsgruppe under hovedstyret og skal jobbe med å bedre informasjonen innad i klubben og til klubbens omgivelser, blant annet gjennom månedlig utgivelse av medlemsbladet Flikk flak. 19) AU har ansvar for at driften av anleggene og hallen foregår på beste vis etter gjeldende lover og regler. AU innkaller til to møter i året følgende: Vaktansvarlig, Koordinator for allsidighet, 1 repr. fra de ansatte og 1 repr. fra kommunen 20) Det skal være en ungdomsrepresentant i hovedstyret i alderen 15-25 år. Denne skal representere ungdommen, også de som ikke er medlemmer, men brukere av hallen. Disse faller inn under FIKs arbeid for nærmiljøet. 21) Administrasjon og stab er underlagt hovedstyret og driver sitt daglige arbeid under ledelse av daglig leder. Enstemmig valgt. Planen er godkjent. Forslag til plan for kommende periode (2009) For å utvikle klubben best mulig ut fra sin devise: for trivsel og utvikling i nærmiljøet, er dette hovedstyrets forslag til plantiltak for kommende styreperiode: 1. Sikre klubbens økonomi ved å: o verve flere medlemmer (mål 1300) i alle grener, o fortsatt å jobbe for Bergen Fotballfestival som inntektskilde for hele klubben, o styrke alle 8 søyler i klubbens økonomi: o Kontingenter o Offentlige bidrag o Bidrag av egen sportslig aktivitet o Dugnad (først og fremst kafédugnad) o Eget provisjonssalg og annet salg (først og fremst Ullmax) o Bidrag fra nærmiljøet o Bidrag fra andre sponsorer o Inntekter av bingo og spill gjennom norsk tipping, o og ha streng økonomistyring og budsjettdisiplin. 2. Legge til rette for sportslig utvikling ved å: o utvikle differensierte og tilpassete opplegg for flere sportslige nivåer, utvikle sportsplaner, organisere trenerforum, etablere trenerkoordinatorer, o forbedre opplæringssystemet vårt slik at trenere, ledere og instruktører i alle grener får anledning til å utvikle seg og gjøre en stadig bedre jobb, o legge til rette for at alle trenere får oppdatert kompetanse/kurs som tilsvarer det nivået de fungerer på og arbeide for at gruppene selv tar mest mulig av organiseringen av dette, o fortsette arbeidet med å utvikle bredde og allsidighet, slik at spesielt de unge under 12 år, men også de andre i klubben, får prøve flere idretter og Side 6 av 13
o o aktiviteter (for eksempel idrettsskole, basistrening, grensamarbeid med allidrett), utvikle cuper, turneringer, konkurranser, fortsette arbeidet med fotballskole og utvikle liknende opplegg for andre idretter. 3. Utvikle klubbens informasjons- og kommunikasjonssystem gjennom: o reorganisering og utvikling av mediagruppen, o arbeid med å forbedre hjemmesidens innhold, o å gi ut et Flikk flak/informasjonsskriv/evt. årbok, o å gi bedre informasjon om FIKs tilbud gjennom bl.a. annonser og flygeblad. Grenstyrene må jobbe mer aktivt i forhold til dette. 4. Fortsette arbeidet med god drift av anleggene. o Fortsette arbeidet med utviding av anleggene ved å: o få gjort ferdig fase 4: kunstgressbane, aktivitetsområde for barn og unge, minigolf, trampoliner og BMX-bane, joggeløype, turvei mot Gaupås med mer, o fortsette å jobbe med fase 5: idrettsbarnehage o opprettholde gode rutiner for drift og vedlikehold. 5. Fortsette arbeidet med å forbedre kvaliteten på organisasjonsarbeidet i hele klubben ut fra klubbens organisasjonsplan. o Utvikle arbeidet i hovedstyret gjennom å legge til rette for bedre felles grep om hele klubben og videre utvikling av AU som forberedende og utførende organ for hovedstyret. o Utarbeide instruks for hovedstyrets medlemmer, o Utvikle system for kommunikasjonsveier hvor skal forskjellige typer informasjon gå og frister for tilbakemelding. o Arbeide for at alle grenstyrene følger vedtektene og organisasjonsplanen. o Arrangere planseminar med alle grenstyrene om høsten o Få laget utviklingsplaner og årshjul for hele klubben og alle grener. 6. Utvikle den sosiale siden ved klubbens arbeid ved å: o arrangere sammenkomst for styrer, trenere, ledere og ansatt en gang i året og for hovedstyret, o arrangere flere sosiale sammenkomster for ungdommene i klubben, o utarbeide et system for klubbens hederspriser, o organisere oppvisninger osv. for nærmiljøet i romjulen med kafé, o fortsette tilbudet med Åpen Hall o mobilisere flest mulig i klubben til å delta i Vi bryr oss -marsjen. 7. Jobbe videre for at flere ungdommer blir med i klubbens drift. 8. Fortsette arbeid for trekke flere foreldre med i klubbens drift. 9. Utvikle nye grupper som ikke er avhengig av hall, for eksempel tur- og mosjonsgruppe, skigruppe og sykkelgruppe. 10. Utvikle kultursiden ved vår virksomhet ved å ha arrangementer for ungdom, for voksne og ved å utvikle ungdomsgruppen. Side 7 av 13
11. Legge vekt på å aktivisere uorganisert ungdom ved å utvikle Torsdagsklubben og ved bussturer og lignende til aktiviteter. Enstemmig vedtatt. Årshjul for FIK 2009 2010 April: Mai: Juni: 17.maitog i byen. Søndag 7., vi bryr oss marsj mobilisering fra alle grener. Juli: August: Sept.: Markering av klubbens 15-årsjubileum. Grenstyrene påser at medlemsdatabasen oppdateres for lag og partier, trenere/instruktører/lagledere/styremedlemmer osv. Kontingentkrav går ut. Årets prosjekt Ullmax settes i gang igjen. Loppemarked 12.- 13. Oktober: Onsdag 7., fellesmøte med alle grenstyrene og plankonferanse for alle styrer. Grenstyrene påser at alle som deltar i klubbens aktiviteter har gyldig medlemskort/kvittering for betalt kontingent. Ubetalte kontingentkrav purres. Fylkeskonferansen for Idrett; alle styremedlemmer som har anledning deltar. November: Desember: Januar: Valgkomiteen begynner sitt arbeid for alvor. Familiearrangementer i romjulen. Onsdag 13. ekstraordinært årsmøte kontingent. Grenstyrene påser at medlemsdatabasen oppdateres. Kontingentkrav ut. Side 8 av 13
Februar: Grenstyrene påser at alle som deltar i klubbens aktiviteter har gyldig medlemskort/kvittering for betalt kontingent. Lørdag 13., FIK fest for trenere, ledere og ansatte med utdeling av FIKpriser og utdeling av priser fra grenstyrene til utøvere og andre. Ubetalt kontingent purres. Alle styremedlemmer reiser på Idrettscruiset eller tilsvarende arrangement. Mars: Onsdag 3., fellesmøte med alle grenstyrene, trenere og ledere sportslig påfyll. All annen trening osv avlyses denne dagen. Onsdag 24., årsmøte. Årshjul for 2009 enstemmig vedtatt. Sak 8: Behandling av innkomne forslag. Ingen innkomne forslag. Sak 9. Hovedstyrets forslag til budsjett for 2009 ble fremlagt. Daglig leder gikk gjennom budsjettet for 2009. Totalbudsjettet viser et resultat: 58 233,- Budsjettet for 2009 ble enstemmig vedtatt Side 9 av 13
Sak 10. Valg av hovedstyre a) Leder (på valg for 2 år): Terje Valen Terje Valen enstemmig valgt til leder (2009 2011) b) Nestleder (på valg for 1 år): Tom Skjemstad Tom Skjemstad enstemmig valgt til nestleder (2009-2010) c) Kasserer (på valg for 1 år). Anne Nybruket Anne Nybruket enstemmig valgt til kasserer (2009-2010) d) Sekretær (ikke på valg). Olgunn Lid e) Styremedlem (ikke på valg). Linda Hatland f) 1 varamedlem for styremedlem (på valg for 1 år). Øystein Erichsen Øystein Erichsen ble enstemmig valgt som varamedlem for styremedlem.(2009-2010) g) 1 varamedlem for kasserer (på valg for 2 år): Frode Mjeldstad Frode Mjeldstad enstemmig valgt som varamedlem for kasserer.(2009-2011) h) Styremedlemmer etter forslag fra grenstyrene. Fotball: Aldersbestemt: Karen Sagstad Senior og junior: Tom Dale Allidrett: Innebandy: Aerobic & Dans Tone Mittet Allcotby Ottar Haugen Ellinor Torvund Side 10 av 13
Kampsport Styrke & trim Håndball: Basket: Jan Erik Olsen Oddgeir Larsen Geir Arne Rolland Morten Østbye Norgård Sak 11. Valg til øvrige verv: a) Revisor. Roald Bakke b) 2 medlemmer av kontrollkomiteen. Atle Nepstad Evy Ommedal Vararepresentant: Kjersti Hjellvik Atle Nepstad, Evy Ommedal og Kjersti Hjellvik enstemmig valgt for 1 år, perioden 2009-2010 c) Representanter til ting og møter i de organisasjoner laget er tilsluttet: Som utsending til årsmøte i Idrettsrådet ble valgt: 1. Styremedlem 2. Nestleder 3. Sekretær d) Valgkomité leder, 2 medlemmer Morten Thom varamedlem. Gisle Berentsen Morten Thom og Gisle Berentsen ble enstemmig valgt for 2009-2010. Hovedstyret får fullmakt til å supplere valgkomiteen. Side 11 av 13
Flaktveit Idrettsklubb 23.mars 2008. Protokoll underskrivere: ----------------------- ------------------------------- Jan Erik Olsen Morten Østbye Norgård --------------------- Olgunn Lid Referent Side 12 av 13
Side 13 av 13