Kravspesifikasjon for ny publiseringsløsning for

Kravspesifikasjon for ny publiseringsløsning for www.distriktssenteret.no Anskaffelse etter Forskriftens del I Tilbudsfrist: 19. oktober kl. 12.00

1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Distriktssenteret, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse for å inngå avtale om kjøp av nettsider. 1.1 Kort om Distriktssenteret Distriktssenteret er et kompetansesenter som skal støtte kommuner, regioner og andre som setter i verk tiltak for å skape lokal samfunnsutvikling og bolyst. Vi skal blant annet gjøre det lettere for kommuner å dele erfaringer og lære av hverandre. Distriktssenteret arbeider hovedsaklig med å hente inn, systematisere og formidle kunnskap og erfaringer om lokale utviklingstiltak. Vi støtter og veileder politikere og ansatte i kommunene. Samtidig er vi også med på å styrke og bygge opp under kompetansen til fylkeskommunene og andre aktørar som også er støttespillere for kommunene. Senteret har også en rolle som kompetanseorgan, rådgiver og bidragsyter overfor nasjonale, regionale og lokale myndigheter. Dette gjør vi ved å formidle kunnskap basert våre egne kartlegginger av praktisk arbeid i kommunene samt forskning fra kunnskapsmiljø. Vi forsker ikke selv, men samarbeider med forskningsmiljø i hele landet for å dokumentere effekten av distriktspolitiske tiltak eller skape grunnlag for å forme framtidens distriktspolitikk. Rådgiverne våre holder til på avdelinger i Steinkjer, Sogndal og Alstahaug. Vi har nær kontakt med hele landet, blant annet ved at vi har fylkeskontakter med fokus på det som skjer i hvert enkelt fylke. I tillegg har vi rådgivere som fordyper seg i og kan gi veiledning innenfor spesielle fagområder. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post: Distriktssenteret v/håvard Ese Eliassen (nettredaktør) Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer post@kdu.no Telefon: +47 901 32 006 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post: havard.eliassen@kdu.no med kopi til post@kdu.no 1.2 Anskaffelsens formål Distriktssenteret ønsker et totaltilbud på leveranse av nye nettsider til virksomheten. Vi ønsker en informasjonsportal som er brukervennlig for våre målgrupper. Distriktssentereret har utformet et forprosjekt som gir målsetting og strategi for nettstedet, brukerbehov, informasjonsarkitektur og wireframes. Denne anskaffelsen innebærer derfor design, utvikling og implementering av det nye nettstedet basert på forprosjektet, samt en publiseringsløsning (CMS) og opplæring i systemet. Nærmere beskrivelse av oppdragstakere i vedlegg 1 Kravspesifikasjonen. Side 2 av 10

1.3 Kontraktens omfang Denne avtalen inngås i hht. lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og gjeldende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen ligger under nasjonal terskelverid (kr 500.000 eks mva) og blir gjennomført i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser del I og de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Innholdsarkitektur Vedlegg 3: Wireframes Vedlegg 4: Brukerscenarier 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. Se www.doffin.no 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Anbudskonkurranse, ref 2012/15, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post: havard.eliassen@kdu.no med kopi til post@kdu.no Fristen for å fremsette spørsmål er 9 dager før tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver vil umiddelbart og samtidig sende alle øvrige leverandører (som har mottatt konkurransegrunnlaget) den tilleggsinformasjon som har kommet fram etter kunngjøring. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. Side 3 av 10

1.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i Doffin 20. september 2012 Frist for å stille spørsmål til konkurransen 10. oktober 2012 Frist for mottak av tilbud 19.oktober 2012 kl. 12.00 Evaluering av mottatte tilbud Uke 43 og 44 Valg av leverandør og varsling til øvrige tilbydere Uke 44 Klagefrist Uke 45 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. Side 4 av 10

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne avtalen inngås i hht. lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og gjeldende Forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsesprosedyren tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud. Prosedyren gjennomføres i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser del I, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse, enten direkte eller per post. Tilbudet merkes 2012/15 og sendes/leveres til: Distriktssenteret, Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Kopi av tilbudet sendes per e-post med tittel tilbud 2012/15 til: post@kdu.no, med kopi til havard.eliassen@kdu.no. Det er tilstrekkelig at tilbudet er mottatt elektronisk innen fristen. Tilbudet skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punktet. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering framgå. 2. Prosjektbeskrivelse som angitt i kravspesifikasjonen. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet Side 5 av 10

1. Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt og arbeidsgiveravgift fra kemner/kommunekasserer (ikke eldre enn 6 mnd) 2. HMS-egenerklæring 3. Dokumentasjon på leverandørens juridiske stilling (firmaattest) 4. Faglige kvalifikasjoner Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. 2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.7 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er bare adgang til å gi tilbud på hele oppdraget, men det er mulig å knytte seg til underleverandører som kan ta deler av oppdraget. Det knytter seg samme krav til dokumentasjon for evt underleverandører som til tilbyder. 2.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 30 dager etter tilbudsfristens utløp. 2.10 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Side 6 av 10

3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (Se bilag 2 til konkurransegrunnlaget). Krav 3.1. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest Krav 3.2. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 2 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Oversikt over CV er med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for hver person som skal bemannes for oppdraget. Vi ønsker at alle som skal delta i prosjektet fra leverandørens (og evt underleverandør) side må kunne vise til to referanser (navn, telefon og e-post). Vi ønsker også å vite den interne organiseringen i prosjektgruppen, da særlig hvem som skal være prosjektleder, jf tildelingskriterie 3. Side 7 av 10

4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4.3 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 20-12 første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 20-12 andre ledd bokstav a-d foreligger. 4.4 5.4. Avvisning pga forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 20-13 første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 20-13 andre ledd bokstav a-d foreligger. Side 8 av 10

5 TILDELINGSKRITERIER OG AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 5.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 7 dager. Når klagefristen er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. 5.3 Kriterier for valg av tilbud Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting 1. Brukervennlighet 40 2. Pris 30 3. Gjennomføringsevne, ressursinnsats og kapasitet 30 Sum 100 Nærmere om tildelingskriteriene: Tildelingskriterium 1. Brukervennlighet Nettløsningen har både interne og eksterne brukere. Distriktssenteret legger stor vekt på at nettstedet skal være intuitivt og lett å finne fram i for eksterne brukere, og gi disse en god brukeropplevelse. For de interne brukerne (ansatte) vil dette være et arbeidsverktøy som brukes daglig. Den tekniske kompetansen er variert og løsningen skal ha et godt, intuitivt og brukervennlig grensesnitt med lav brukerteskel. Funksjonalitet i systemet skal være lett å finne, lett å forstå, lett å bruke og lett å lære. Vi legger vekt på at løsningen er universelt utformet og lett tilgjengelig for brukere med spesielle behov. Tildelingskriterium 2 Pris Pris vil bli vurdert ut fra total ramme for opplegget sammenholdt med hva som iht. prosjektbeskrivelsen vil bli levert innenfor rammen. Pris skal oppgis som totalpris for hele oppdraget, inkludert merverdiavgift, og pristilbud på ev tilleggstimer. Der det er mulig ønsker vi at tilbyder oppgir en totalsum for hvert hovedpunkt i kravspesifikasjonen (vedlegg 1). Punkter som er beskrevet som tilvalg, skal prises separat, og ikke inngå i totalprisen. Vi legger inn opsjon på kjøp av tilvalgene. Endelig valg av løsning vil være avhengig av en kost/nytte-vurdering av kravene i vedlegg 1. Tilbyder bes beskrive løsning av enkeltpunktene i kravspesifikajonen. Vi ønsker i tillegg at tilbyder spesifiserer de kravene som er spesielt kostnadsdrivende, slik at vi får et fullgodt beslutningsgrunnlag Side 9 av 10

Tildelingskriterium 3 Gjennomføringsevne, ressursinnsats og kapasitet Det kreves god gjennomføringsevne. Framdriftsplan for implementering må være utarbeidet. Leveringsdyktigheten vil bli vurdert ut fra organiseringen av prosjektet med vurdering av kompetansen til de som deltar og de som kan delta i tilfelle frafall. Referansers inntrykk av leveringsdyktighet og gjennomføringsevne vil være en del av vurderingen. Leverandør må beskrive hvordan han vil sikre tilstrekkelige ressurser tilgjengelig for arbeidet, slik at anskaffelsen kan leveres innen fastsatt oppdragstid. Beskrivelsen må være så tydelig at oppdragsgiver med sikkerhet kan legge den til grunn ved valg av leverandør. Tilbudet skal oppgi en oversikt over hvor mange arbeidstimer som er lagt inn i tilbudet, samt et anslag på hvordan dette fordeler seg mellom nøkkelpersoner, og eventuelt andre bidragsytere. Tilbudet skal vedlegges CV for å belyse kompetansen til hver av nøkkelpersonene i prosjektet. Oppdragsgiver vil vektlegge at arbeidet skal ledes og utføres av personer med høy relevant kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag. 5.4 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 7 dager. Når klagefristen er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. 5.5 Kontrakt Det vil bli utarbeidet en kontrakt for arbeidet i henhold til statens standardavtaler. Side 10 av 10