Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/486 IBA004 Dato: 17.03.2014 Sak M 8/14 SAK M 8/14 Til: Museumsstyret Møtedato: 1. april 2014 Referatsaker 1. Referat fra møte i museumsstyret avholdt 11. februar 2014 (arkivref.: 2014/486-4) Godkjent av museumsstyrets medlemmer på sirkulasjon 21. februar 2014. 2. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 13. februar 2014 3. Referat fra møte i Ottar avholdt 18. februar 2014 Elisabet Aase e.f. konstituert kontorsjef Inger Kaisa Bækø førstekonsulent Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Referatsak 1 Arkivref.: 2014/486-4 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2014/486 IBA004 Dato: 14.02.2014 MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Møteleder/referent: Museumsstyret Morten Ruud/Inger Kaisa Bækø Møtedato: 11. februar 2014 Til stede: Forfall: Morten Ruud, Bjørn Eirik Olsen, Eiliv Lund, Karin Andreassen, Monica Kristin Hansen, Roger Jørgensen, Svein Håkon Hansen og Mathias Olsen. Fra administrasjonen møtte museumsdirektør Marit Anne Hauan og førstekonsulent Inger Kaisa Bækø. Aili Keskitalo Det var ingen merknader til innkallingen. Saksnr. M 1/14 Orienteringssaker (arkivref.:2014/486) 1. Orientering om konseptvalgsutredningen fra Kunnskapsdepartementet ved Karl Georg Ørn og Trond Risa (KD). 2. Gjesteutstillinger 2014 ved Tromsø Museum Universitetsmuseet Bruk av utstillingslokalene. Merknad fra Karin Andreassen: Hun har ikke mulighet til å delta på neste styremøte 1. april 2014. Saksnr. M 2/14 Referatsaker (arkivref.: 2014/486) 1. Referat fra møte i museumsstyret avholdt 10. desember 2013 Museumsstyret godkjenner referat fra møte i museumsstyret avholdt 10. desember 2013. Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: Museumsstyret godkjenner referat fra møte i museumsstyret avholdt 10. desember 2013. 2. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 28. november 2013 3. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 16. januar 2014 4. Referat fra møte i Ottar avholdt 13. november 2013 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Saksnr. M 3/14 Handlingsplan for reduksjon av midlertidig tilsatte ved Tromsø Museum Universitetsmuseet (arkivref.: 2014/470) Museumsstyret godkjenner forslag til handlingsplan for reduksjon av midlertidig tilsatte ved Tromsø Museum Universitetsmuseet. Forslag fra Morten Ruud om to tilleggspunkt: Museumsstyret ber administrasjonen fjerne ordlyden Stillingene deles i to kategorier fra punkt to i handlingsplanen. Museumsstyret ber administrasjonen legge til punkt om å vurdere og utrede forslag særlig i forhold til o om sommerarbeidere i Botanisk Hage kan fastansettes med brøker o om man i forvaltningsarkeologien kan fastansette et begrenset antall feltledere med etterarbeid. Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: 1. Museumsstyret godkjenner forslag til handlingsplan for reduksjon av midlertidig tilsatte ved Tromsø Museum Universitetsmuseet. 2. Museumsstyret ber administrasjonen fjerne ordlyden Stillingene deles i to kategorier fra punkt to i handlingsplanen. 3. Museumsstyret ber administrasjonen legge til punkt om å vurdere og utrede forslag særlig i forhold til om o sommerarbeidere i Botanisk Hage kan fastansettes med brøker o om man i forvaltningsarkeologien kan fastansette et begrenset antall feltledere med etterarbeid Saksnr. M 4/14 Forslag til revidert budsjettfordeling 2014 for Tromsø Museum Universitetsmuseet (TMU) (arkivref.: 2013/5597) 1. Museumsstyret slutter seg til forslaget om fordeling av bevilgningen for 2014 2. Museumsstyret slutter seg til forslaget om disponering av avsetninger til fremtidige lønnsutgifter på 2,022 mill. kr. Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: 1. Museumsstyret slutter seg til forslaget om fordeling av bevilgningen for 2014 2. Museumsstyret slutter seg til forslaget om disponering av avsetninger til fremtidige lønnsutgifter på 2,022 mill. kr. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Saksnr. M 5/14 Oppnevning av bedømmelseskomite for stipendiatstilling i paleontologi ved Tromsø Museum Universitetsmuseet, Seksjon for naturvitenskap (arkivref.: 2013/5093) Museumsstyret gir museumsdirektøren fullmakt til å oppnevne medlemmer til sakkyndig komite for bedømming av stipendiatstillingen i paleontologi ved Seksjon for naturvitenskap, Tromsø Museum Universitetsmuseet. Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: Museumsstyret gir museumsdirektøren fullmakt til å oppnevne medlemmer til sakkyndig komite for bedømming av stipendiatstillingen i paleontologi ved Seksjon for naturvitenskap, Tromsø Museum Universitetsmuseet. Saksnr. M 6/14 Årsplan for 2014 for Tromsø Museum Universitetsmuseet Museumsstyret godkjenner Årsplan for 2014 for Tromsø Museum Universitetsmuseet. Forslag fra Morten Ruud om ett tilleggspunkt: o Når UiT Norges arktiske universitets overordnede strategiplan er vedtatt, vil museumsstyret vurdere årsplan på nytt. Avstemming: Enstemmig vedtatt Endelig vedtak: 1. Museumsstyret godkjenner Årsplan for 2014 for Tromsø Museum Universitetsmuseet. 2. Når UiT Norges arktiske universitets overordnede strategiplan er vedtatt, vil museumsstyret vurdere årsplan på nytt. Saksnr. M 7/14 Besøksstatistikk for Tromsø Museum Universitetsmuseet 2013 (arkivref.: 2014/666) Museumsstyret tar oversikten over besøkstallene for Tromsø Museum Universitetsmuseet til orientering. Avstemming: Enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Museumsstyret tar oversikten over besøkstallene for Tromsø Museum Universitetsmuseet til orientering. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
Inger Kaisa Bækø førstekonsulent UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
Referatsak 2 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Møterom SIRMA, campus Hammerfest Møtedato: 13.02.2014 Tidspunkt: 09:30 16.00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Husebekk Leder Rektor Herbjørg Valvåg Medlem Ekstern representant Arvid Jensen Medlem Ekstern representant Jan-Frode Janson Medlem Ekstern representant Anita Andersen Stenhaug Medlem Ekstern representant Curt Rice Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Tove Størdal Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Bjørn Hersoug Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Rannveig Grøm Sæle Medlem Midlertidig vitenskapelig ansattrepresentant Kjersti Dahle Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Daniel Sørdahl Medlem Studentrepresentant Christoffer Sommerstad Medlem Studentrepresentant Isabell Pettersen Vikan Medlem Studentrepresentant Fra rektoratet møtte: Wenche Jakobsen Kenneth Ruud Sveinung Eikeland Prorektor Prorektor Viserektor Fra administrasjonen møtte: Lasse Lønnum Britt Elin Steinveg Asbjørn Ivar Bartnes Odd Arne Paulsen Universitetsdirektør Ass. universitetsdirektør Kommunikasjonsdirektør Personal- og org.direktør sakene 3 og 4-14 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 2/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 13. februar 2014 2014/142 S 3/14 S 4/14 S 5/14 S 6/14 OS 1/14 OS 2/14 OS 3/14 Handlingsplan for miljøledelse ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiT Norges arktiske universitet Statsbudsjettt 2014 - tildelingsbrev og sammensetning av delegasjon til etatsstyringsmøtet Videreføring av studentprest 2 ved UiT - Norges arktiske universitetet Orienteringssaker Orienteringssak om strategiprosessen til Universitetsstyremøtet 13. februar 2014 Orientering om innføring av digitale kommunikasjonsog samhandlingsverktøy ved UiT einfrastruktur og lokal satsning på grønn IT i samarbeid med Helse Nord IKT 2009/3879 2013/5340 2013/1777 2013/1484 2013/4815 2013/89 *) 2013/2414 OS 4/14 Oversikt over UiTs sponsor- og samarbeidsavtaler X 2014/778 OS 4/14: UTSATT til 13.3.2014 Muntlige orienteringssaker Status NORUT Status personalsaker X *) Vedlegg 2 er unntatt offentlighet S 2/14 Referatsaker til universitetsstyrets møte 13. februar 2014 2014/142 Saksprotokoll i Universitetsstyret - 13.02.2014 Referat fra IDF-møte 13.2.2014 ble delt ut på møtet Vedtak Referatsakene tas til etterretning. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 2
S 3/14 Handlingsplan for miljøledelse ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet 2009/3879 Universitetsstyret vedtar Handlingsplan for miljøledelse 2014-2015. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 13.02.2014 Innstillingen ble endret i møtet: Universitetsstyret vedtar Handlingsplan for miljøledelse 2014-2017, med de endringer som framkom i møtet. Vedtak Den endrede innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 4/14 Årsrapport 2013 om helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiT Norges arktiske universitet 2013/5340 1. Universitetsstyret tar Årsrapport 2013 om HMS ved UiT Norges arktiske universitet til etterretning. 2. Universitetsstyret ber Universitetsdirektøren om å følge opp identifiserte utviklingsområder og iverksette nødvendige tiltak slik at universitetets mål for helse, miljø, sikkerhet og beredskap kan nås. 3. Alle enheter bes om å behandle årsrapporten som egen sak i sine beslutningsorganer. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 13.02.2014 Vedtak Innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 5/14 Statsbudsjett 2014 - tildelingsbrev og sammensetning av delegasjon til etatsstyringsmøtet 2013/1777 1. Styret tar tildelingsbrevet for 2014 for Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet til orientering. 2. Styret ser det som viktig at alle grupperingene i UiTs styre er representert ved etatsstyringsmøte 5. mai 2014 og oppnevner følgende delegasjon til møte med Kunnskapsdepartementet: Anne Husebekk, Herbjørg Valvåg, Anita Stenvold, Curt Rice, Rannveig Grøm Sæle, Kjersti Dahle samt én representant for studentene. Universitetsdirektøren deltar i egenskap av styrets sekretær. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 3
3. Styret gir rektor og universitetsdirektøren fullmakt til å ta ut påtalebegjæring i samsvar med pkt. 1.3.5. i vedlegg 1 til Tildelingsbrevet for 2014. Universitetsdirektøren gis også fullmakt til å forvalte de øvrige administrative fullmaktene i vedlegget i samsvar med gjeldende retningslinjer og regelverk. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 13.02.2014 Vedtak Innstillingen ble vedtatt med et par tilføyelser: 1. Styret tar tildelingsbrevet for 2014 for Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet til orientering. 2. Styret ser det som viktig at alle grupperingene i UiTs styre er representert ved etatsstyringsmøte 5. juni 2014 og oppnevner følgende delegasjon til møte med Kunnskapsdepartementet: Anne Husebekk, Herbjørg Valvåg, ytterligere en representant fra de eksterne, Curt Rice, Rannveig Grøm Sæle, Kjersti Dahle samt én representant for studentene. Universitetsdirektøren deltar i egenskap av styrets sekretær. 3. Styret gir rektor og universitetsdirektøren fullmakt til å ta ut påtalebegjæring i samsvar med pkt. 1.3.5. i vedlegg 1 til Tildelingsbrevet for 2014. Universitetsdirektøren gis også fullmakt til å forvalte de øvrige administrative fullmaktene i vedlegget i samsvar med gjeldende retningslinjer og regelverk. S 6/14 Videreføring av studentprest 2 ved UiT - Norges arktiske universitetet 2013/1484 1. Universitetsledelsen bes sammen med Nord-Hålogaland bispedømme arbeide for finansiering av en ny hel stilling som studentprest 2 ved UiT Norges arktiske universitet. 2. Universitetsstyret viderefører delfinansieringen (25%) av studentprest 2 ved UiT i påvente av statlig finansiering av en ny prestestilling i Tromsø. Saksprotokoll i Universitetsstyret - 13.2.2014 Styremedlem Herbjørg Valvåg fremmet endringsforslag til punkt 1: Universitetsstyret mener på prinsipielt grunnlag at UiT bør være livssynsnøytral. Rektor Anne Husebekk fremmet endringsforslag til punkt 2: Universitetsstyret viderefører delfinansieringen av studentprest 2 ved UiT ut prosjektperioden (2014). Styremedlem Herbjørg Valvåg fremmet forslag til nytt punkt 3: I tråd med punkt 1 bes universitetsledelsen få på plass en ordning for håndtering og oppfølging av kriser. Avstemming: Punkt 1: Direktørens forslag falt med 9 mot 4 stemmer. Punkt 2: Direktørens forslag falt med 10 mot 3 stemmer. Punkt 3: Vedtatt med 9 stemmer. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 4
Vedtak 1. Universitetsstyret mener på prinsipielt grunnlag at UiT bør være livssynsnøytral. 2. Universitetsstyret viderefører delfinansieringen av studentprest 2 ved UiT ut prosjektperioden (2014). 3. I tråd med punkt 1 bes universitetsledelsen om å utvikle en ordning for håndtering og oppfølging av krisesituasjoner. Orienteringssaker OS 1/14 Orienteringssak om strategiprosessen til Universitetsstyremøtet 13. februar 2014 2013/4815 OS 2/14 Orientering om innføring av digitale kommunikasjons- og samhandlingsverktøy ved UiT 2013/89 OS 3/14 einfrastruktur og lokal satsning på grønn IT i samarbeid med Helse Nord IKT 2013/2414 Eventuelt Bjørn Hersoug meldte følgende saker under eventuelt: 1. UiT og eldrebølgen (en anmodning om å få presentert situasjonen på de ulike fakulteter og institutter mhp alderssammensetning og avgang) 2. UiT og publiseringspolitikken på UiT s hjemmesider Rektor Anne Husebekk meldte en sak: 1. Studentboliger NESTE MØTE I UNIVERSITETSSTYRET HOLDES 13. MARS 2014 KL 09.00 PÅ CAMPUS TROMSØ Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side 5
Referatsak 3 Referat fra redaksjonsmøte i OTTAR 18.02.2014 Til stede: Karen Marie Christensen, Rob Barrett, Rossella Ragazzi og Elisabeth J. Nilsen. SAKER Orienteringssaker: - Ottar 1/2014: 1814-2014: Grunnlova 200 år er under produksjon. - Det kommer annonse i Nordlysr om tilbud til avisa Nordlys sine abonnenter om å abonnere på Ottar. Sak 1/2013: Trykkeplan 2014-2015 Ottar 2/2014: Jus (Øyvind Ravna/Rossella Ragazzi) Ottar 3/2014: Blandingsnummer (foreløpige artikler) Wim Vader: Fugl Arne Nilssen/Robert Bergersen: Steinsprett Elsebeth Thomsen: Fossil Ivar Bjørklund: Sjøsamisk Karl Frafjord: Evolusjon i dag Ottar 4/2014: Varangerhalvøya (Ingrid Jensvoll/Rob Barrett) Ottar 5/2014: Språknummer (Aud-Kirsti Pedersen/Rossella Ragazzi) Foreløpige hefter 2015: - Isbjørn (Norsk Polarinstitutt/Rob Barrett) - Vikinger (Marit Hauan/Rossella Ragazzi) - Tellus - Forskjellige Dyr (NINA v/hanssen/rob Barett) - Fra havet (Havforskningsinstituttet/Rob Barett) - Gruvedrift (Rossella Ragazzi) - Blandingsnummer (Rossella Ragazzi/Rob Barrett) Sak 2/2014 Opplasting av Ottar til Christin/Munin Vedtak: Seks måneder etter utgivelse kan ansatte ved UiT Norges arktiske universitet laste opp sin egen artikkel (PDF-format) på Christin, slik at artikkelen blir søkbar i Munin. Forfatteren må selv sørge for at de har godkjennelse fra fotografer/illustratører at illustrasjonene blir lagt ut. Sak 3/2014: Elektronisk abonnement på Ottar Elisabeth J. Nilsen undersøker nærmere pris. Elisabeth J. Nilsen (ref).