PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR 5/2012 Tidspunkt: 30. november 2012, kl 10.00 Sted: NIR, Vågeveien 7, Kristiansund Protokoll sendes: Faste medlemmer i styret Representantskapets leder Ordførere/rådmenn i NIR-kommunene Varamedlemmer til styret Tekniske sjefer eller tilsvarende i NIR-kommunene Kontrollutvalgene for de respektive kommunene Øvrige tilstedeværende Saker til behandling: 17/12 Referatsaker 18/12 Møteplan for 2013 19/12 Driftsregnskap pr. 31.10.12 20/12 Mulig fusjon med RIR 21/12 Kommunikasjons- og informasjonsarbeidet i NIR i 2013 Til stede: Aure/Smøla: Anna Lovisa Melland Averøy: Ann Helen Løvold Halsa/Tingvoll: Stig Fjeldset Kristiansund: Kirsten Skaret Oppdal: Arnt Nerhoel Rauma: Arne Hop Sunndal: Eilif Lervik Forfall: - I tillegg møtte: Ola Rognskog, leder i representantskapet. Øivind Johansen, Else Mari Strand, Torbjørn Aae og Hilde Ødegaard Harstad fra administrasjonen. Det var ingen kommentarer til innkalling, dagsorden eller referat fra forrige møte. Det ble diskutert om vedlegg skal sendes ut i papirformat. Dette vil bli gjort når vedleggene har direkte betydning for styresakene. Administrasjonen forlot møtet under orienteringen om årets lønnsoppgjør. 1
ORIENTERINGSSAKER: Kurs og konferanser Daglig leder orienterte om kurs og konferanser siden siste møte. Nasjonal avfallsplan Daglig leder orienterte om at den varslede stortingsmeldingen om avfall er erstattet med en nasjonal avfallsplan. NEKS Daglig leder orienterte om at det fortsatt ikke er avklart om det blir videre drift på NEKS. Styret ønsker at det gjennomføres et møte med bostyrer/banken for å få nærmere informasjon om status og framdriftsplan. Pensjon Daglig leder orienterte om framdriften i prosjektet. Styret ønsker at det gjennomføres et møte med Dnb og Kristiansund kommune for å få avklart saken. Logistikk i NIR-RIR-området Daglig leder orienterte om framdriften i prosjektet. Anbud på innsamling av husholdningsavfall i Oppdal Torbjørn Aae orienterte om at vi fortsatt ikke har hørt noe fra KOFA. Det er 1,5 år siden saken ble innklaget. Anbud på drift av miljøstasjonene i Averøy og Rauma Torbjørn Aae orienterte om at konkurransen i Averøy er avgjort og kontrakt er undertegnet. Arbeidet med anbudet på drift av miljøstasjonen i Rauma er i sluttfasen og vil bli utlyst i neste uke. Frist for å levere inn anbud vil bli 22. januar og oppstart er planlagt til 1. september. Anbud på håndtering av matavfall i Oppdal Hilde Ødegaard Harstad orienterte om anbudet som ble utlyst den 22. november. Frist for å levere inn anbud er satt til 17. januar og kontrakt er ventet undertegnet 1. mars. Strategi 2013 Styreleder orienterte om saken. Det ble diskutert hvor bredt man skal satse og hvor mye den nasjonale avfallsplanen vil få å si for en slik plan. Styret ønsker en sak på framdrift og metode til neste møte. 2
17/12 REFERATSAKER I 90/12 Rekom AS Møte hos Norske Skog Skogn I 96/12 Rekom AS Protokoll fra generalforsamling I 115/12 Rekom AS Innkalling til ekstraordinær generalforsamling I 116/12 Grønt Punkt Norge Ny kommuneavtale for plastemballasje 2012-14 Det ble diskutert om referatsakene skal være en del av sakslista. Dette vil bli vurdert til neste møte. Styret fattet følgende enstemmige Referatsakene tas til orientering. v e d t a k : 18/12 MØTEPLAN FOR 2013 Forslag til møteplan for 2013: 15.02.13 Styremøte 1 (og representantskapsmøte 1) 26.04.13 Styremøte 2 14.06.13 Styremøte 3 (og representantskapsmøte 2) 27.09.13 Styremøte 4 29.11.13 Styremøte 5 Møteplanen vil også bli lagt ut på www.nir.mr.no under om NIR. Styret fattet følgende enstemmige Forslaget til møteplan for 2013 godkjennes. v e d t a k : 3
19/12 DRIFTSREGNSKAP PR. 31.10.12 Regnskap Regnskap Regnskap Rev. Budsjett Budsjett 2011 31.10.11 31.10.12 2012 2012 Driftsinntekter Noter Sekretariat Avfallsforum M&R 181 394 181 394 185 738 185 000 185 000 Årsavgift NIR-kommunene 4 171 098 4 171 098 4 898 938 4 898 938 4 898 938 Kildesortert papir 2 454 943 1 986 474 1 764 010 2 200 000 2 200 000 Omlasting til Averøy inntekt 1 809 129 1 507 209 1 017 698 1 1 700 000 1 700 000 Omlasting til Averøy utgift -1 759 128-1 474 430-583 906 1-1 700 000-1 700 000 Restavfall til forbrenning 11 204 639 9 467 495 9 634 610 10 758 300 9 991 763 EE-avfall/ småapparater 168 012 139 825 86 127 150 000 60 000 Husholdningsplast 432 616 87 911 407 286 2 650 000 650 000 Annen inntekt/metall 27 600 0 0 25 000 25 000 Diverse salg 138 126 77 670 211 203 250 000 250 000 Fretex 8 307 8 307 0 0 0 Sum driftsinntekter 18 836 736 16 152 953 17 621 703 19 117 238 18 260 701 Driftskostnader Lønn 2 054 519 1 603 540 1 968 964 2 406 000 2 758 500 Styre og rep.skapshonorar 225 321 164 614 214 905 270 000 270 000 Pensjonsutgifter 445 850 474 544 1 129 901 3 965 000 415 000 Arbeidsgiveravgift 386 300 249 670 309 640 4 513 381 419 100 Div. kontorkostnader 274 187 222 998 254 525 260 000 260 000 Revisor 0 23 000 22 000 25 000 25 000 Kontorleie og strøm 194 937 154 463 149 380 200 000 210 000 Kurs, møter og konferanse utg. 73 671 60 007 174 780 220 000 220 000 Reiser, diett utg. Etc. 62 475 41 962 82 315 100 000 100 000 Kildesortert papir 2 454 798 1 986 475 1 710 585 2 200 000 2 200 000 Restavfall til forbrenning 10 583 859 8 868 257 9 071 063 10 194 300 9 649 101 Husholdningsplast 414 382 62 435 357 161 2 650 000 650 000 Fretex 8 307 8 307 0 0 0 Omlasting Hagelin - transport 0 0 433 792 1 0 0 Informasjon 640 452 490 620 439 357 650 000 650 000 Div. innkjøp for videresalg. 124 474 78 206 193 319 250 000 250 000 Årsavgifter diverse medlemskap 168 079 168 079 153 160 192 000 184 000 Juridisk bistand/konsulenttjenester 45 150 41 400 49 913 50 000 10 000 Inventar/ PC utstyr 0 0 33 196 80 515 50 000 Prosjekter/aktiviteter 74 424 74 424 0 0 0 Avskrivning datautstyr 48 154 0 0 64 205 64 205 Nedskr. Finansielle anleggsm./tap 98 862 0 0 0 0 Sum driftskostnader 18 378 201 14 773 001 16 747 955 19 290 401 18 384 906 Brutto driftsresultat 458 535 1 379 952 873 748-173 163-124 205 Rente- og utbytte (inntekter) 109 668 92 851 178 365 5 155 000 110 000 Motpost avskrivninger 48 154 0 0 64 205 64 205 Resultat 616 357 1 472 803 1 052 113 46 042 50 000 4
Kommentarer: 1) Transportkostnadene kommer inn som en faktura og havner dermed på kostnadssiden av regnskapet. Kristiansund får kreditert sine kostnader til omlasting og drift/kapital på fakturaen som vi sender dem for deres andel av de totale kostnader ved omlastestasjonen. Dette ender derfor som redusert inntekt. 2) Inntekt fra salg av plastemballasje, kostnader til pressing og transport. Innkjøp av knytesekk for plastemballasje (kostnad) som er viderefakturert kommunene (inntekt). 3) Dnb Liv er i forkant med faktureringen av neste års pensjonskostnader (oppbygging fond). 4) Arbeidsgiveravgift på pensjonskostnadene blir beregnet ved årsrapportering og vil utgjøre ca. 160.000 kr. 5) Renteinntekter: 91.107,40. Overskudd Gjensidige: 2.648,-. Utbytte Rekom: 84.609,36. Styret fattet følgende enstemmige v e d t a k : Driftsregnskapet pr. 31.10.12 tas til orientering. 20/12 MULIG FUSJON MED RIR Bakgrunn: I brev av 24. februar 2010 ble Nordmøre interkommunale renovasjonsselskap (NIR) og Romsdalshalvøya interkommunale renovasjonsselskap (RIR) anmodet om å foreta en konsekvensutredning rundt fordeler og utfordringer ved fusjon mellom de to selskapene. Ordførerne i de to kommunene Fræna og Averøy ba om en slik utrening ut fra en antakelse av at en fusjon mellom de to selskapene både vil være kostnadseffektivt og miljømessig best for deltakerkommunene. På bakgrunn av dette det ble oppnevnt en arbeidsgruppe både i NIR og RIR. Valgte medlemmer i arbeidsgruppene har bestått av personer fra administrasjonen, styre og representantskapet fra de 2 organisasjonene. I styremøte i NIR den 11.6.2010 ble følgende valgt inn i arbeidsgruppen: Representantskapsleder, styreleder, styrets nestleder, daglig leder og nestleder. Det ble i samme styremøte foreslått å bevilge kr 100.000,- til prosjektet. Følgende møter har vært gjennomført: 27. april 2010. Arbeidsgruppen i NIR vedtok å gjennomføre en SWOT-analyse. 16. september 2010. Innledende møte mellom styringsgruppene i NIR og RIR. 2. februar 2011. Engasjering av konsulent? Avventer styrebehandlinger i selskapene. 5. mai 2011. Diskusjon om mandat til konsulent. Konsulent engasjeres. 5
22. juni 2011. Felles arbeidsgruppemøte om prosessen i NIR RIR 25. november 2011. Møte i styringsgruppen i NIR. Gjennomgang av rapport fra advokat Vibeke Resch-Knutdsen 9. januar 2012. Kontrakt underskrevet med konsulent (BDO) for utarbeidelse av forslag til bytteforholdet mellom NIR og RIR. 16. mars 2012. Arbeidsgruppemøte NIR RIR. Gjennomgang av rapportene. Veien videre Som nevnt ovenfor, ble selskapene i 2011 enige om å gjennomføre utredninger som skulle være et grunnlag for videre å vurdere mulighetene for en fremtidig fusjon. «Utredning av mulige samarbeidsløsninger for NIR IKS og RIR IKS» av adv. Vibeke Resch-Knudsen (tidligere KS Bedrift). Dette var en juridisk gjennomgang av alternative organisasjonsløsninger, med en anbefaling om å kjøre en bred prosess med eierkommunene for å få en god forankring. «Bytteforhold RIR/NIR» av BDO AS, Oslo ved Helge Rydning. Rapporten viser verdiene i de to selskapene og en mulig løsning for fusjon. To alternativ er listet opp. 1. Sammenslåing RIR/NIR as is. Skyte inn egenkapitalinnskudd for å kompensere for tidligere investeringer i RIR 2. Sammenslåing av et rendyrket RIR innsamlingsselskap med NIR (dette vil kreve en oppdeling av virksomheten i RIR) Disse utredningene tar for seg de juridiske og de økonomiske mulighetene og begrensningene ved samarbeid mellom NIR IKS og RIR IKS. Noe er likt og noe er ulikt. Det er viktig å være oppmerksom på at ulike former for samarbeid også utløser konsekvenser av økonomisk art. Det kan være stordriftsfordeler som påvirker renovasjonsgebyret, investeringsbehov for å komme på samme servicenivå i alle kommunene osv. Kommunene i NIR: I løpet av 2012 har administrasjonen i NIR vært rundt til alle medlemskommunene. Der har både det politiske, administrative nivået i kommunene deltatt. I tillegg deltok også private entreprenører i de kommunene der de er involvert i renovasjonsoppgavene. Utgangspunktet har vært gjensidig å informere om NIR sine aktiviteter og erfaringsutveksling om renovasjonsordningene ute i kommunene. I den forbindelse ble gitt informasjon rundt arbeidet med fusjon/samarbeidsløsninger i mellom NIR og RIR. Fusjonsspørsmålet engasjerte kommunene og diskusjonene var konstruktive. Vi ba om tilbakemelding fra kommunene på hvordan de så på en fusjon mellom NIR og RIR. Tilbakemeldingene kan oppsummeres på følgende måte: Kommunene mente at samarbeidet med NIR fungerer meget godt. Kommunene følte at de hadde en nærhet som gav muligheter til å påvirke prosessene i NIR. Valgfriheten og selvråderetten som hver kommune hadde i forhold til NIR ble poengtert som meget viktig Oversiktlig administrasjon. Stabil arbeidsstyrke 6
God økonomi. Grunnlag for stabile renovasjonsavgifter i kommunene God service Videreutvikle samarbeidet med RIR på prosjekter som kommer begge organisasjonene til gode I kommunemøtene ble det også informert om vedtatt felles forprosjekt om logistikk mellom NIR, RIR og Møreforskning ved Høyskolen i Molde. I første omgang dreier dette seg om et forprosjekt som vil være avsluttet i løpet av april 2013. Forprosjektet skal først og fremst for å se på om innsamlingen av avfallet kan effektiviseres med en bedre logistikk mellom selskapene. Hvorvidt dette vil medføre et videre samarbeid med RIR mot et hovedprosjekt (masteroppgave), vil bli avgjort etter at forprosjektet er avsluttet. Uansett hvordan samarbeide mellom NIR og RIR blir håndtert i fremtiden, er håndtering av husholdningsavfall en kommunal oppgave. Selskapene vil måtte ha et godt forhold til kommunene som eier og forurensningsmyndighet, og en god dialog mellom selskapene og administrasjonen i eierkommunene er meget viktig. Dette gjelder spesielt på to kommunale nivåer; rådmann/økonomisjef og fagetat innen renovasjon. Tilbakemeldingene fra kommunene var entydig på viktigheten av å videreutvikle dette samarbeidet. Et klart flertall fra politisk og administrativt hold i kommunene ga uttrykk for at NIR skulle bestå organisatorisk som i dag. Det ble presisert at det var viktig å videreutvikle samarbeidet med RIR på områder som var til felles nytte for selskapene og kommunene. Samarbeid der det er lønnsomt og fornuftig, uavhengig av en evt. fusjon. Administrasjonens forslag er: På bakgrunn av de utredninger som er gjort samt tilbakemeldingene gitt i møter med våre eierkommuner i 2012, vil administrasjonen forslå og videreutvikle samarbeidet med RIR på områder som er til felles nytte for selskapene og kommunene. Vi er godt i gang med logistikkprosjektet og vi vil jobbe videre igjennom å utvikle nye felles prosjekter til nytte for våre eiere. Vi mener at fusjon mellom NIR og RIR i nær fremtid ikke er aktuelt på bakgrunn av tilbakemeldingen gitt fra eierkommunene i 2012. Saken var lagt fram med følgende forslag til vedtak: NIR vil i denne omgang avslutte arbeidet med fusjonsspørsmålet mellom NIR og RIR. NIR ønsker i tiden fremover å forsterke og videreutvikle samarbeidet med RIR. Styreleder fremmet forslag om å utsette saken til neste møte. Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. 7
21/12 KOMMUNIKASJONS- OG INFORMASJONSARBEIDET I NIR I 2013 Godt informasjonsarbeid avhenger av gjennomtenkte planer og løsninger. En informasjonsstrategi er en analyse av virksomheten og dens omgivelser, og en strukturert plan med tiltak for å bedre omdømmet og oppnå økt kunnskap om viktigheten av kildesorteringen i husholdningene. NIR har i første halvår 2013 3,5 stilling av totalt 4 stillingshjemler. Dette medfører at aktiviteten i NIR er noe redusert. Dette vil påvirke informasjonsarbeidet fram mot sommeren. Fra høsten 2013 vil vi igjen ha 4 fulle stillingshjemler i NIR. Dette gjør at vi internt må fordele oppgavene våre slik at basisoppgavene i NIR blir ivaretatt på en god måte. Informasjonsarbeidet gjennomføres ved at daglig leder tar hovedansvaret for dette fagområdet. Dette arbeidet vil selvfølgelig være avhengig av at alle ved kontoret deltar med sin kompetanse i 2013 og framover. Vi vil foreslå at vi bruker firmaet Vest Vind noe mer inn mot vårt informasjonsarbeide. Vi trenger denne informasjonskunnskapen for å kunne fremstå så informasjonsmessig profesjonelt som mulig. Dette vil måtte foregå innen de økonomiske rammene som foreligger. Informasjonsarbeidet i NIR er et meget viktig fagområde som må få en bred plass i strategidiskusjonen som kommer i løpet av 2013. Vi må ta inn over oss at dette krever en spisskompetanse som er meget viktig i forhold til nå våre kunder og samarbeidspartnere med viktig miljøinformasjon på mange informasjonskanaler. Skal vi nå våre mål, er dette et av kriteriene for å lykkes. Men vi i NIR satser friskt som alltid ut i fra de ressursene vi har. Plan informasjonsarbeidet i NIR 2013 Ren Info: Kommer ut 3 ganger pr. år. 1 nummer på våren, og 2 nummer på høsten. NIR vil bruke Vestvind Media noe mer enn tidligere. Sparte lønnsmidler vil finansiere dette. Ansvar: Øivind Johansen. Gjennomføring alle ansatte. Gulldunken samt kartonglotteriet: er viktige for informasjon om plast- og kartonginnsamlingen ut til abonnentene, samt synliggjøring av NIR. Det blir 3 nye trekninger av gulldunken i 2013. Det blir for hver gang trukket ut 9. trøstepremier. Det foretas 4 trekninger i kartonglotteriet i 2013. Ansvar: Øivind Johansen. Gjennomføring alle ansatte 8
Nasjonale informasjonskampanjer: (Avfall Norge, Grønt Punkt, strandrydde dagen mv) Vi videresender informasjonen ut til kommunene (nyhetsbrev). Tar relevant informasjon opp på fagmøtene. Ansvar: Øivind Johansen. Planlegging/gjennomføring alle ansatte Farlig avfall kampanjer: Gjennomføres 2 ganger i året i regi av NIR. Ansvar: Torbjørn Aae. Skoleinfo: Ta kontakt med kommuner i NIR området i løpet av januar 2013 hvor vi ønsker å orientere lærerne om miljøarbeidet som gjøres innen avfallshandteringen i kommunen. Målet er å få temaet inn i skoleplanen så tidlig som mulig og helst i forbindelse med planleggingen av skoleåret 2013/2014. Hensikten er å få prøvd ut denne form for informasjon/kunnskap ut til elevene i grunnskolen i en kommune. NIR levere ut materiell som skolen vil kunne bruke i undervisningen i skoleåret 2013/2014. Ansvar: Øivind Johansen. Planlegging alle ansatte NIR sine hjemmesider: Ny utgave under utarbeidelse. Stadig nye oppdateringer i forhold til ny informasjon ute i kommunene. Ansvar: Hilde Ø. Harstad Skilting, merking av miljøstasjoner samt informasjon på andre språk: Under utarbeidelse etter innspill fra kommunene. Ansvar: Hilde Ø. Harstad Nyhetsbrev til saksbehandlere og politikere i medlemskommunene: Sendes ut etter behov. Forslagsvis 4 ganger pr. år. Ansvar: Øivind Johansen. Planlegging/gjennomføring alle ansatte Fagmøtene: Ta opp viktige temaer som angår kommunene. Fagpersonene trekkes inn i strategiarbeidet. Diskuteres på fagmøtene Ansvar: Øivind Johansen. Planlegging/gjennomføring alle ansatte En egenprodusert avfallsak ut i mediene (avisene, TV) i løpet av 2013 i regi av NIR. Dette vil være uavhengig av Ren Info mv. Ansvar: Øivind Johansen. 9
Oppgaver som vil bli vurdert ut i fra kapasiteten i administrasjonen i NIR i 2013: Kinoreklame? Festivaler informasjon? Materiell, Roll-up Informasjon ved asylmottak i vår region. Komposteringskurs/informasjon Vil ta i bruk informasjon på sosiale medier Utarbeidelse av kildesorteringshåndbok Felles reklame på medlemmenes renovasjonsbiler. NIR bør være en del av det? Styreleder fremmet forslag om å flytte punktet om sosiale medier opp til saker som skal utføres i 2013. Dette ble enstemmig vedtatt. Styret fattet følgende enstemmige v e d t a k: Styret tar informasjonsplanen med endringer til etterretting. SAKER UTENFOR DAGSORDEN: Lønnsforhandlinger Leder av forhandlingsutvalget orienterte om resultatet av årets forhandlinger. Kristiansund 30. november 2012 Kirsten Skaret leder Stig Fjeldset Arne Hop Eilif Lervik Ann Helen Løvold Anna Lovisa Melland Arnt Nerhoel 10