Handlingsplan for IME-fakultetet, 2014 Handlingsplanen bygger på og er forankret i Strategi for Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk 2011 2020 (vedtatt i Fakultetsstyret 17/6-11) og NTNUs strategidokument Kunnskap for en bedre verden NTNU internasjonalt fremragende, samt oppdatert risikoanalyse for IME av november 2012. Den er strukturert iht. fakultetets vedtatte strategiske fokusområder for perioden 2014 2017 (LG sak 102/13). Dekanus har overordnet ansvar for gjennomføring av handlingsplanen. Det operative ansvar for den enkelte handling er delegert ned til Implementeringsansvarlig i tabellene under. Alle implementeringsansvarlige rapporterer til dekanus vedr. fremdriften på de enkelte handlinger. Fakultetsstyret orienteres om fremdriften i alle sine møter. Ledergruppen orienteres om fremdriften minst to ganger pr. semester.
Fokusområde 1: Innovasjon og kvalitet i utdanningen (IKU) Handlingsnummer IKU1 IKU2 IKU3 Videreføring og implementering av FRIKT Etablere et utvalg som skal fungere som et idéverksted for innovative undervisnings- og vurderingsformer ved fakultetet og være en pådriver og støtte for igangsetting av aktuelle tiltak i emner som gis ved IMEs institutter Forbedre rutinene i kvalitetssikringsprosessen på emne- og programnivå iht. NTNUs kvalitetssikringssystem Implementere en portefølje av studietilbud på masternivå som bidrar til å dekke samfunnets behov for IKT-kompetanse på en god og fremtidsrettet måte. Prosjektet adresserer utover dette alle våre utfordringer, muligheter og trusler på studieområdet. Sikre at fakultetets studietilbud er blant de fremste ved NTNU når det gjelder å ta i bruk fremtidsrettet metodikk for undervisnings- og vurderingsmetoder. Kvalitetssikringsrutiner som er satt i system og er ensartet for hele fakultetets utdanningsvirksomhet, og som inkluderer lukking av sløyfer og forenklet utveksling av dokumentasjon. Systemet tilrettelegges for kontinuerlig utvikling av utdanningskvalitet i emner og studieprogram. Løpende Prodekanus for utdanning Videreføres April Prodekanus for utdanning Løpende Prodekanus for utdanning Videreføres 2
Handlingsnummer IKU4 IKU5 IKU6 IKU7 IKU8 Oppfølging og videreføring av pilotprosjekt for fornying av undervisnings- og evalueringsformer Internasjonaliseringsstrategi a) Utveksling, inn- og utreisende studenter b) Internasjonale masterprogram hvilken strategi skal vi ha for disse? c) Allianseprogram Implementering av nasjonalt regelverk for karaktersetting av masteroppgaver Avklare IMEs videre prosess når det gjelder utsatte aktiviteter i FRIKT Avklare IMEs rolle i masterprogrammet i medisinsk teknologi Opparbeide erfaring og kunnskaper om nye undervisnings- og vurderingsformer og videreformidle resultater til bruk i framtidig undervisning ved fakultetet. Innretting av praksis for utveksling, internasjonale studieprogrammer og allianseprogrammer mot NTNU sin internasjonaliseringsstrategi. En ensartet praktisering av karaktersetting for masteroppgaver som er i tråd med ny nasjonal standard gjeldende fra 1. mars, 2014. En ferdigstillelse av samtlige av de definerte målpunkter og delaktiviteter i prosjektet FRIKT. Legge ned eller videreføre internasjonalt studieprogram i medisinsk teknologi i IMEs regi. Løpende Prodekanus for utdanning Videreføres Prodekanus for utdanning Mars Prodekanus for utdanning Videreføres Prodekanus for utdanning April Prodekanus for utdanning Videreføres 3
Fokusområde 2: Konsentrasjon og kvalitet i forskning (KKF) KKF2 KKF3 KKF4 (understøtter BOA 1, 5 og 11) Følge opp fakultetets fyrtårnsatsninger (ressurser, organisering, markedsføring, rapportering, evaluering m.m.) i henhold til planer lagt H2013 Vurdere mandatet for IMEs Forskningsutvalg med tanke på å sikre riktig fokus og arbeidsfordeling. a) Tilpasse mandat til dagens praksis. b) Avstemme evt. ny oppgavefordeling mellom FU-LG og evt. andre. Sikre best mulig kvalitet og innretning på SFI-søknader etter NFRs tilbakemeldinger på innleverte skisser. Gjennomføre review av søknader i forkant av søknadsfrist medio februar Utarbeide en plan for utnyttelse av ulike finansieringskilder som sikrer god operasjonalisering av faglige og strategiske mål Realisering av ambisjoner og mål for fyrtårnsatsingene, i henhold til opprinnelig invitasjonsbrev til fagmiljøene Avklare hvorvidt FU skal videreutvikles fra dagens operative fokus til også å håndtere "større", mer strategiske oppgaver. Bidra til å avlaste LG. Optimal forberedelse til utvikling av gode og strategisk godt forankrede søknader og konsortier i SFI-søknadsprosessen i 2014 Realisering av institutters, faggruppers og fyrtårns forskningsplaner Løpende aktivitet; rapportering fra fyrtårnene 1 gang per semester Mars Medio februar April Prodekanus for forskning Prodekanus for forskning i samarbeid med FUs sekretariatsansvarlig og ledergruppen Prodekanus for forskning i samarbeid med søknadskoordinatorene Institutt-, gruppe- og fyrtårnledere Handlingsnummer KKF1 Videreføres Videreføres 4
Handlingsnummer KKF5 KKF6 KKF7 KKF8 Etablere krav til spesifisering av planlagte forsknings-oppgaver for alle (BOA 1 -så vel som internfinansierte) ph.d. kandidater (oppgavebeskrivelse, ansvar, forventninger, tid osv.). Disse skal foreligge og vurderes ved tilsetting. Gjennomføre styrt avslutning eller overgang til ny struktur for aktiviteter relatert til SIG-ene Bidra til utarbeidelse og implementering av NTNUs nye satsinger på muliggjørende teknologier innen IKT, bioteknologi og nanoteknologi Bidra til oppstart av NTNUs tematiske satsinger innen: - Helse, velferd, teknologi - Marin og maritim - Energi - Bærekraft Økt kvalitet i forskerutdanningen. Forbedret prosess ifm. rekruttering, inntak og etablering av planer Håndtere evt. videreføring av aktiviteter fra SIGstrukturen iht. gjeldende strategi ved IME (ref. ny struktur for fyrtårnsatsn.) Sikre at NTNUs nye satsinger på IKT, bioteknologi og nanoteknologi blir hensiktsmessige i henhold til fagområdenes behov og NTNUs og IMEs strategier NTNUs strategi 2011-2020 a) Drøftet i FU og LG ila. juni b) Prosedyrer på plass og forankret i ansettelsesutvalget ila. året Prodekanus for forskning i samarbeid med forskningsseksjonen Prodekanus for forskning Prodekanus for forskning Dekan i samarbeid med ledergruppe 1 For BOA finasierte kandidater vil som regel planene som foreligger i forbindelse med finasieringen være tilstrekkelig. 5
Fokusområde 3: Økt handlingsrom - styrking av eksternfinansiert virksomhet (BOA) Handlingsnummer BOA1 BOA2 BOA3 Utarbeide strategi-/policydokument for EU-aktivitet ved IME, spesielt innrettet inn mot IMEs prioriteringer i Horizon2020 Identifisere evt. ERC-kandidater ved IME, og støtte disse frem mot fullstendig søknad. Sikre at potensielle kandidater bevisstgjøres mtp. å bygge sin CV/merittliste. Ta en diskusjon om organiseringen av håndteringen av BOA-aktiviteten ved IME: - prosjektkoordinatorer/fo rskere som egen stilling? - dedikert oppgave til noen i vitenskapelig stab - samarbeid med Sintef hvor det er relevant å styrke dette Bevisstgjøre organisasjonen på strategiske mål med EUaktivitet, og på hvilke konsekvenser dette bør få for hva IME søker på, og hvordan vi gjør det Søke å oppnå strategisk viktig excellence-stempel for våre beste forskere Mer profesjonelle akkvisisjons- og gjennomføringsprosesser I tråd med offentliggjøring av virkemidler, tema og instrumenter for Horizon2020 Løpende aktivitet Instituttleder, fyrtårnleder for respektive områder, dekanus Prodekanus for forskning Dekanus 6
Handlingsnummer BOA4 BOA5 BOA6 BOA7 Gå i dialog med SINTEF om å utarbeide overordnet samarbeidsmodell og føringer for samarbeid IME-SINTEF i EUprosjekter, inkludert samarbeid om internreview av planlagte søknader Gjennomgang av prosjektgjennomføring og -infrastruktur v/ime. Foreslå forbedringstiltak Aktivt arbeide for flere samarbeidsavtaler med strategisk interessante eksterne partnere (identifisere kjernebedrifter/-partnere og prioritere disse spesielt), og for en hensiktsmessig og effektiv administrativ oppfølging av slike avtaler ved IME Implementere nye nasjonale modeller for totalkostnader og leiesteder ved IME Øke IMEs EU-finansiering, og sikre at den EU-aktivitet vi er involvert i er synlig og institusjonelt og strategisk forankret Øke sannsynligheten for vellykket gjennomføring av større prosjekter (prosjektoperativt, komplementært mål ift. BOA6) Styrkede relasjoner og tettere/mer forpliktende samarbeid med de mest sentrale eksterne partnere nasjonalt og internasjonalt Synliggjøre reelle kostnader, inkl. arealkostnader, med det mål å styrke den gjennomsnittlige finansieringsgraden i BOAprosjekter Juni Løpende I tråd med prosesser og frister ved NTNU sentralt, og i Forskningsrådet Prodekanus for forskning Prodekanus for forskning i samarbeid med forskningsseksjonen Dekanus i samarbeid med seksjonsleder forskning, instituttledere og koordinatorer for IMEs næringslivsnettverk Dekanus i samarbeid med fakultetsdirektør, fakultetets prosjektøkonom og controllere 7
Handlingsnummer BOA8 BOA9 BOA10 Innskjerpe og tydeliggjøre fakultetets rutiner og anbefalinger ifm. søknadsprosesser til NFR, EU og andre internasjonale organ med evaluering (inkludert rutiner for evaluering av søknadsløp som ikke lyktes), samt revidere incentivordningene for NFR- og EU-prosjekter og knytte disse eksplisitt opp mot etterfølgelse av ovennevnte rutiner. Aktivt informere fagmiljøene om alle relevante nye utlysninger i Norges Forskningsråd og EU, og følge opp med hensiktsmessig administrativ støtte til søkermiljøene. Det skal legges spesiell vekt på å identifisere nye finansieringsmuligheter i tematiske programmer også utenfor IKT-området. Vurdere en incentivordning for å få flere IME-ansatte til å melde seg som evaluatorer for EU Bedring av søknadskvalitet/tilslagsprosent Mars Seksjonsleder forskning i samarbeid med prodekanus for forskning Økt BOA. Løpende Seksjonsleder forskning Økning av prosjektportefølje mot EU. Bedring av søknadskvalitet/tilslagsprosent. September Dekanus i samarbeid med controllere 8
Handlingsnummer BOA11 BOA12 Vurdere en sentral fakultetspott for støtte til deltakelse i relevante fora for å kunne påvirke EUs forskningsprogram innenfor IMEs fagområder Utrede hvordan IME kan utnytte ordningen med nærings-ph.d. og den kommende ordningen ph.d. i offentlig sektor bedre og mer aktivt Økning av prosjektportefølje mot EU. Bedring av søknadskvalitet /tilslagsprosent Økning av ph.d.-udanningen. Økt BOA aktivitet. September Juni Dekanus i samarbeid med prodekanus for forskning og controllere Instituttledere setter ned et arbeidsutvalg 9
Fokusområde 4: Forbedret kommunikasjon/formidling/»branding» (KOM) Handlingsnummer KOM1 KOM2 KOM3 KOM4 Skape blest om FRIKTkampanjen og synliggjøre de nye studieprogrammene Innføre Innsida som primærkanal for informasjon til grupper av ansatte ved IME. I dette ligger å tilby kurs for alle ansatte ved fakultetet, samt å aktivt ta i bruk Innsida som viktigste kommunikasjonskanal fra ledelsens og administrasjonens side. Fornye hovednettsider for organisasjonen: fakultets- og instituttsider, samt sentrale oversiktssider for forskning og undervisning Flytte informasjon fra www.ntnu.no til Innsida Å rekruttere flere studenter til våre studier, å bedre vårt omdømme, samt å synliggjøre FRIKT-arbeidet internt på NTNU Å innføre felles kommunikasjonskanal for alle ansatte, bedre informasjonsflyten, samt gjøre ansatte fortrolig med Innsida som kommunikasjons- og informasjonskanal. Bedret omdømme, økt rekruttering, økning i antall samarbeidspartnere og bedret «selvfølelse» i organisasjonen Gjøre de eksterne nettsidene bedre tilpasset og mer tilgjengelig for eksterne målgrupper. Samle all intern informasjon på Innsida. 15. april Kommunikasjonsrådgiver og styrings- og arbeidsgruppe. Dessuten IMEs nettredaksjon. Juni Juni Juni Kommunikasjonsrådgiver og ledelsen ved IME Kommunikasjonsrådgiver og nettredaksjonen IME Kommunikasjonsrådgiver, administrasjonen ved fakultetet og relevante teknisk-administrativt ansatte ved instituttene 10
Handlingsnummer KOM5 KOM6 KOM7 KOM8 Avholde formidlingskurs for alle ph.d.-kandidater Utvikle og avholde medie- og kommunikasjonskurs for ledere ved IME Jobbe for/innføre fyldige ansattprofiler på www.ntnu.no. Øke bevisstheten og kunnskapen om formidling hos våre ph.d.-kandidater, samt synliggjøre vår forskning. Bygge opp våre ledere til talspersoner i media, gjøre ledelsen bedre rustet til å håndtere mediehenvendelser, samt synliggjøre muligheter og anvendelser av kommunikasjon Bidra til bedret omdømme for våre ansatte og for NTNU ved å ta i bruk og fylle profilsidene som ligger under NTNUs domene Oktober Lage gode nettsider for sentrale Bedret omdømme, bedret Løpende, men Kommunikasjonsrådgiv forskningsprosjekt og rekruttering, økt finansiering mest sentrale er og forskningsseksjon forskningsgrupper ved IME med og bedre synlighet for våre prosjekt ferdige IME særlig prioritet for fyrtårn, SFI, fremste prosjekt innen juni SFU og lignende profilerte prosjekt. Kommunikasjonsrådgiver Kommunikasjonsrådgiver Kommunikasjonsrådgiver 11
Fokusområde 5: Forbedrede rekrutteringsprosesser (REK) Handlingsnummer REK1 REK2 REK3 Markedsføre FRIKTprogrammene 15. april Prodekanus for utdanning/ Kommunikasjonsrådgiver Ferdigstille forbedrede maler for utlysninger i alle relevante stillingskategorier, gjøre dem tilgjengelig for instituttene Styrke kvinnerekruttering i vitenskapelige stillinger Synliggjøre forventninger og krav til alle nyansatte på en god måte allerede ved utlysning, og profilere IME som et attraktivt arbeidssted for høyt kvalifiserte og godt personlig egnede medarbeidere Få en bedre kjønnsbalanse blant vitenskapelige ansatte ved IME-fakultetet Februar Løpende Seksjonsleder HR Videreføres Dekanus/fakultetsdirektør/seksjonsleder HR REK4 Vurdere utarbeidelse av instruks til sakkyndige Klare retningslinjer for prosess Juni Dekanus/fakultetsdirektør/seksjonsleder HR 12
Andre viktige handlinger (huskeliste for ledelsen ved planlegging av årshjul) (H) Handlingsnummer H1 H2 H3 H4 H5 Implementere evt. spesielt Forbedre kvalitet og øke viktige/kritiske identifiserte effektivitet i forbedringsmuligheter i administrasjonens arbeid og fakultetsadministrasjonens samspill med instituttene arbeidsflyt Utarbeide nødvendige tiltak for å følge opp resultatene fra nasjonal arbeidsmiljøundersøkelse Utvikle mer systematisk selvangivelse på HMS (jf. best practice ved IVT) Utrede videre behovet for styrking av ressurser til HMSformål, og organisering av HMSarbeidet, internt ved IME Utarbeide forbedrede rutiner for invitasjon til, gjennomføring av og dokumentasjon av medarbeidersamtaler for alle kategorier ansatte ved IME Målrettet forbedring av arbeidsmiljøet Jf. mål om arbeidsmiljø i IMEs strategiplan Jf. mål om arbeidsmiljø i IMEs strategiplan Bedret arbeidsmiljø og oppfølging av ansatte iht. NTNUs regelverk Løpende April April Januar Seksjonssjef HR i samspill med fakultetsdirektør, dekanus og instituttene Dekanus, fakultetsdirektør, seksjonssjef HR og instituttledere Fakultetsdirektør Dekanus Dekanus i samråd med ledergruppen og HRseksjonen i fak.adm. 13
Handlingsnummer H6 Overgang til elektronisk Juni Seksjonsleder HR saksbehandling. Elektroniske personalmapper, signatur, saksgang i ephorte. H7 Følge opp forberedelsene til implementering av NTNUs nye tematiske satsinger f.o.m. jan. 2014 IME en synlig og kraftfull strategisk partner i NTNUs tematiske satsinger overalt hvor det er av strategisk interesse Dekanus H8 Videre revisjon av IMEs interne innteksfordelingsmodell, for å kunne understøtte IMEs strategier best mulig Sørge for at intensjonene i budsjettfordelingen ved NTNU er oppfylt, og at evt. endringer gjennomført i NTNUs sentrale modell er tatt hensyn til, og at modellen er i tråd med og understøtter vedtatt strategi. Løpende Dekanus i samarbeid med ledergruppe og controllere 14