WISEflow brukerveiledning for administratorer

WISEflow brukerveiledning for administratorer Version 2.10.0 1

Innholdsfortegnelse Flowoversikten... 3 Opprettelse av flow... 5 Flowtyper...5 Flow-oppsett... 6 1. Grunnleggende...6 2. Til utdeling... 10 3. Omslag... 11 4. Relasjoner... 13 5. Sammenflett... 14 6. Kombinér... 14 7. Avansert... 15 Deltakere og sensorer... 17 Hvordan legger jeg til deltakere på en flow?... 17 Hvordan tildeler jeg sensor(er) til deltakere?... 18 Poengbasert vurdering... 20 a. Poengmatrise... 20 b. Fordelingsnøkkel... 22 Administrer grupper... 23 Andre funksjoner... 24 Beskjeder... 25 Opprett en flow med data fra FS... 26 Eksporter karakterer til FS... 27 2

Administrator: hvordan oppretter og administrerer jeg flower? Flowoversikten Administratorrollen brukes til å opprette og administrere flower. Som administrator kan du bl.a. velge når deltaker- og sensureringsperioden starter og slutter, hvilken type flow som skal brukes og hvilke brukergrupper som skal tilføyes til flowen, som deltakere, sensorer, reviewere, eksamensvakter etc. Når du åpner administrator-fanen vil du se Flowoversikten, som viser en liste over alle de flower som du er administrator for. Dette gjelder både flower som du selv har opprettet og de som du har blitt lagt til som medadministrator. I flowoversikten kan du se detaljene for hver flow, som flowtittel, deltakerperiode, flowstatus, antall deltakere og hvor mange deltakere som har innlevert besvarelse. Når man klikker på en flow i listen åpnes den aktuelle flowens flowforside, hvor du administrere flowen. Trykk på for mer informasjon om flow. Knappen Administratorarkiv på høyre side inneholder tidligere flower som ikke lenger er aktive. Arkiverte flower blir lagret i administratorarkivet, slik at administrator kan hente frem disse ved behov. 3

1. Bytt mellom ordinære flower og FLOWseries (hvis tilgjengelig på lisensen) 2. Knappen "administratorarkiv " gir tilgang til flower som ikke lenger er aktive, men som fortsatt vil være tilgjengelige for administrator. 4

Opprettelse av flow 1. Trykk på Opprett øverste i høyre hjørne for å opprette en flow. 2. Velg flowtype. Flowtyper FLOWassign: Administratoren laster opp eksamensoppgaven til deltakerne. Deltakerne besvarer oppgaven og laster opp besvarelsen som PDF innenfor innleveringsfristen. Denne flowtypen er velegnet til eksamener hvor deltakerne enten avleverer hjemmefra eller sitter i et eksamenslokale. Hjelpemidler er tillatt i denne flowtypen. De fleste eksempler I denne brukeveiledningen viser til denne flowtypen. FLOWhandin: Denne flowtypen er designet for eksamener hvor deltakerne skal kunne laste opp andre filtyper enn PDF som en del av besvarelsen. Med denne flowtypen har deltakerne mulighet til å laste opp mange forskjellige filformater, som bl.a. video- og lydfiler. WISEflow Annotate-modulen (sensureringsverktøyet) kan kun anvendes i meget begrenset omfang med denne flowtypen. 5

FLOWlock: flowtype som brukes til eksamen under tilsyn i eksamenslokaler. Ved denne flowtypen anvendes en sikker nettleser som forhindrer deltakerne i å bruke andre hjelpemidler som internett, filer og mapper på egen maskin under eksamen. FLOWoral: flowtype som brukes til muntlig eksaminasjon på nett, hvor deltakere og sensorer møtes ansikt til ansikt. Ved denne flowtypen administrerer administratoren deltakerperioder og fordeler studenter på de aktuelle periodene. I denne flowtypen vil sensorer kunne skrive notater, gi tilbakemelding og vurdere deltakerne direkte i verktøyet. FLOWmulti: flowtype som brukes til multiple choice-/flervalgseksamen. Administrator laster opp en aktivitet som består av forskjellige interaktive spørsmål som deltakerne skal svare på. Denne flowtype anvendes ofte med FLOWlock-nettleser, slik at deltakerne ikke har tilgang til hjelpemidler. FLOWattend: En enkel flow som kan brukes for oppmøteregistrering o.l. Flow-oppsett Når du har opprettet en flow, vil det være synlig i din flowoversikt. Flowen er ennå ikke aktivert, den er derfor ennå ikke synlig for deltakere eller sensorer. Før du aktiverer flowen, må flowen først settes opp. Du navigerer rundt i flowens forskjellige innstillinger ved hjelp av de grønne fanene under flowens tittel, som starter med fanen Grunnleggende. 1. Grunnleggende Det er under fanen Grunnleggende administrator legger inn flowens grunnleggende innstillinger. 6

1: I ruten Basisinformasjon kan du se flowens flowtype, sette inn en undertittel og en SIS-kode (SISkode og termin legges inn automatisk når informasjon hentes direkte fra FS). 2: Under Tidsfrister bestemmes deltaker- og vurderingsperioden. Deltakerperioden er den periode som deltakerne har til å se og innlevere sin besvarelse. Vurderingsperioden er den periode som sensorene har til å sensurere besvarelsene. Når vurderingsperioden er over, vil karakterene automatisk bli eksportert til FS, dersom denne innstillingen er valgt under fanen Avansert. Hvis administrator har satt innstillingene til å vise karakterene til deltagerne på flowen, vil karakterene bli synlig for deltakerne så snart vurderingsperioden er over. 3: Detaljer inneholder ulike felt avhengig av den flowtypen du har valgt. Nedenfor er et eksempel på innstillingene i FLOWassign: Anonymiserte deltakere: Her kan administrator velge om deltakerne på flowen skal være anonyme eller ikke, og eventuelt på hvilken måte de skal anonymiseres (kandidatnummer, studentnummer eller flow-løpenummer). Anonymiserte interne sensorer: Bestem om navnet på interne sensorer skal være synlig for deltakerne. Ekstramateriale tillatt: Hvis dette feltet hukes av, har deltagerne på flowen mulighet til å laste opp ekstramateriale. Ekstramateriale kan lastes opp i hvilket som helst format. Individuelle oppgaver: Ved å huke av dette feltet kan administrator dele ut individuelle oppgaver til hver enkelt deltaker. Lastes det opp en generell oppgave, vil denne stadig være synlig for alle deltakerne. Inntasting av endelig vurdering: dette feltet må hukes av dersom sensorer skal kunne registrere resultater etter sensurering. Dersom dette valget ikke velges, vil sensorer kun ha mulighet til å registrere en personlig vurdering, som ikke vil kunne sendes til eksamenskontoret/fs. Studiepoeng: antall studiepoeng eksamen/emnet gir. Vurderingsform: velg hvilken karakterskala som gjelder på den aktuelle vurderingen. Gruppeform: dette feltet kan anvendes dersom vurderingen er en gruppeinnlevering. Gruppeinnlevering kan settes opp enten som en felles besvarelse, hvor gruppen leverer én besvarelse, eller som individuelle besvarelser, hvor alle i gruppen leverer en individuell besvarelse. 4: Under emnebeskrivelse, kan du tilføye filer og lenker som deltakerne får tilgang til så fort flowen blir aktivert. 7

5: Detaljoppsetning (FLOWlock og FLOWmulti) Flower som tillater bruk av FLOWlock-nettleser har ekstra innstillinger for tilpasning av FLOWlocknettleseren til den enkelte gjennomføringen, både på deltakernivå og generelt for hele flowen. Bildet over viser tre basisinnstillinger som gjelder for FLOWlock-nettleseren på den aktuelle flowen. Man kan endre på innstillingene ved å trykke på blyanten til høyre. 1. Bruk FLOWlock-nettleser: valg for om man skal bruke FLOWlock-nettleser. 2. Deltakerpassord: passordet som deltakere må skrive inn for å få adgang til eksamen (gjelder både eksamen med og uten FLOWlock-nettleser). 3. Passord for eksamensvakt: password eksamensvakter bruker for å få tilgang til administrative verktøy i FLOWLock-nettleseren og for å gi deltakere mulighet til å levere sin besvarelse. The password invigilators use to access restricted functions in the browser and to allow the participant to hand in. Få tilgang til flere avanserte innstillinger ved å trykke på administrer alle innstillinger. Nedenfor følger et eksempel fra FLOWlock. Inntillinger på FLOWnivå: Disse innstillingene vil gjelde for alle deltakere på flowen, så lenge det ikke er lagt inn individuelle innstillinger på deltakere. Innstillingene kan endres enkeltvis ved å trykke på blyantene til høyre, eller man kan endre alle samtidig ved å trykke på rediger alle. 8

1. Rediger alle innstillinger på en gang. 2. Beskrivelse av de ulike innstillingene. 3. Viser status for hver innstilling. 4. Rediger hver enkelt innstilling. Innstillinger per deltaker: enkelte innstillinger kan settes individuelt pr deltaker for eksempel deaktivere FLOWlock-nettleser for en deltaker eller legge til stavekontroll for en deltaker. 9

2. Til utdeling Under denne fanen kan man endre innstillinger som gjelder utdeling og distribusjon av oppgavetekst og eventuelle andre materialer til deltakere og/eller sensorer når flowet aktiveres, eller når deltakerperioden starter. 1. Oppgaver Her laster man opp oppgaven(e) som skal deles ut til deltakerne når deltakerperioden starter. I tillegg kan man laste opp eventuelle vedlegg til oppgaven som egne filer under ekstramateriale til oppgaveformuleringen. 2. Ytterligere materiale I tillegg til oppgaven som deles ut når deltakerperioden starter, kan man laste opp ytterligere materiale, som f. eks. filer og lenker. Disse ressursene vil bli tilgjengelig når flowen aktiveres. Du kan bestemme om opplastet materiale skal være tilgengelig for deltakerne, sensorene eller begge brukergruppene ved å markere dette. 10

3. Omslag Omslaget, ofte kalt forsiden, vil ligge som første side på en deltakers besvarelse. Som standard vil forsiden ha informasjon om den gitte deltaker og flowen. Dersom administrator/sensor ønsker mer informasjon på forsiden, kan administrator legge inn forhåndsdefinerte felt på forsiden, som deltakerne må fylle ut før innlevering. 1. Som administrator kan du sette inn forhåndsdefinerte felt på forsiden. Disse feltene finner du i rullegardinen (1). Disse feltene skal fylles ut av deltaker før innlevering. 2. Omslaget/forsiden kan sees ved å klikke Se omslaget. Nedenfor følger et eksempel på et omslag: 11

Du kan enkelt se informasjonen som hver deltaker har lagt inn på sin forside ved velge Verktøy og deretter informasjon fra omslag. 12

4. Relasjoner Her kan du legge til de personer som skal ha ulike roller ved gjennomføringen av den aktuelle flowen. Interne sensorer: her registreres interne sensorer på den aktuelle flowen. Eksterne sensorer : her registrere eksterne sensorer på den aktuelle flowen. Reviewers : personer som skal ha tilgang til å lese innleverte besvarelser på flowen, men som ikke skal registrere vurderinger. Forfattere: forfattere oppretter multiple choice-spørsmål/flervalgsprøver i WISEflow. Ved å tilføye en forfatter til flowen, får de mulighet til å laste opp multiple choice-spørsmål til flowen, som deltakerne skal besvare. Administrator kan med dette være ansvarlig for å administrere eksamen og dens formaliteter, mens forfatter (ofte faglærer) er ansvarlig for å lage og laste opp eksamensoppgaven. Eksamensvakter har mulighet til å monitorere deltakerne under en eksamen. En eksamensvakt kan defineres som vanlig eksamensvakt eller som hovedeksamensvakt. I tillegg til å ha tilgang til informasjon om flowen og monitoren under eksamen, som alle eksamensvakter har, vil 13

hovedeksamensvakten ha mulighet til å registrere fremmøte, skrive bemerkninger på deltakerne og endre deltakernes innleveringsfrist. Administratorer kan legges til en flow slik at flere har tilgang til å administrere flowen. De administratorer som blir lagt til vil ha samme rettigheter som deg, bortsett fra at de ikke kan fjerne deg som administrator. 5. Sammenflett Her kan man sammenflette flere eksamenskoder sammen med den eksisterende flowen. Dersom man har flere emnekoder i FS som skal ha samme eksamen, kan man sammenflette emnkodene i samme flow, slik at man kun trenger å administrerer én flow for begge emnekodene. 6. Kombinér Under denne fane er det mulig å kombinere to eller flere flower i en sekvens. Det kan settes inn et minstekrav som deltakerne må oppfylle for å kunne gå videre til neste flow. Når det er satt et minstekrav for overføring til neste flow, kan deltagerne kun se første flow i sekvensen. Deltagerne vil automatisk bli flyttet til neste flow når vurderingesperioden for den første flowen er ferdig, dersom deltakerne oppfyller minstekravet. Sensorer må manuelt flyttes til neste flow. Sensorene kan se alle flowene de har blitt tildelt. Alle flowtyper kan kombineres uansett om de har forskjellige karakterskalaer. For å legge til en ny flow i serien må du trykke Legg til flow og fylle ut Tilføy flow til serie. 14

Eksemplet nedenfor viser en kombinert flowserie som består av tre flower, hvor deltakerne må ha karakteren E for å gå videre fra første til andre flow. For å gå videre fra andre til tredje flow, må deltakerne få bestått: 7. Avansert Fanen Avansert inneholder ulike innstillinger, avhengig av den valgte flowtype. 1. Tillat opplasting fra interne sensorer: dette gjør det mulig for flowens interne sensor(er) å laste opp eksamensoppgaver og ekstramateriale før deltakerperioden starter. 2. Løpende karaktereksportering: dette valget gjør at vurderinger automatisk blir sendt til studieadministrativt systet så snart sensorene har registrert deres endelige vurderinger av deltakerne. Denne muligheten er ikke tilgjengelig på alle lisenser. 15

3. Begrunnelsesstøtte: gir deltakerne mulighet til å be om begrunnelse for vurdering etter at vurderingsperioden er over. 4. Tildel automatisk begrunnelsesanmodninger til sensor: dette gjør at en begrunnelse fra deltaker ikke må godkjennes av administrator først, men begrunnelsen blir sendt direkte til sensor. 5. Tillatelse til forsinket innlevering (minutter): gir deltakerne tillatelse til å innlevere deres besvarelse et visst antall minutter etter at deltakerperioden er slutt. 6. Besvarelsen kan ikke trekkes tilbake: huk av dette feltet dersom deltakerne ikke skal ha mulighet til å trekke tilbake sin besvarelse etter innlevering. 7. Individuell vurderingsfrist ved innlevering: med dette valget vil individuelle vurderingsperioder starte så snart deltakerne har innlevert deres besvarelse. Det betyr at sensorer ikke behøver å vente til deltakerperioden avsluttes, før de kan begynne å vurdere besvarelsene. Denne muligheten er ikke tilgjengelig på alle lisenser. Nedenfor forklares det hvordan individuell vurderingsfrist konfigureres: 1. Lengden på bufferperioden: hvis det er behov for en perioden hvor tidlige innleveringer ikke skal igangsette en individuell vurderingsperiode, kan det defineres her. 2. Lengden på individuell vurderingsperiode: Dette definerer lengden (antall dager) på hvor lang den individuelle vurderingsperioden er. 16

Deltakere og sensorer Hvordan legger jeg til deltakere på en flow? Når du har opprettet en flow, kan du legge til deltakere. Deltakere er studenter som skal besvarelse flowens oppgave. Når du trykker Legg til deltakere, får du frem et vindu som gir deg to muligheter: 1. Legg til en deltaker av gangen ved å søke etter navn, e-post eller studentnummer. 2. Legg til flere deltakere samtidig ved å søke etter e-post, fødselsnummer eller studentnummer. I eksemplet nedenfor har deltakerne blitt lagt til en av gangen ved å søke etter navn (demo) og deretter klikke på det grønne pluss ikonet til høyre for deltakeren. 1 Deltakerne er nå synlige i deltakerlisten i bunden av skjermen. Her kan du se ulik informasjon om deltagerne og redigere deres individuelle deltagerperioder. 2 17

Hvordan tildeler jeg sensor(er) til deltakere? Når du har registrert sensorer på flowen under fanen relasjoner, skal du tildele dem til deltakerne på flowen. Dette kan du gjøre fra to steder: fra deltakerlisten eller fra fanen relasjoner. 18

Ved å trykke på tildel sensor, vil du se følgende skjermbilde: 1. interne sensorer. 2. eksterne sensorer. 3. ved å trykke på den grønne snakkeboblen ved siden av en sensor, vil alle synlige deltakere bli tildelt denne sensoren, selv de deltakere som allerede har blitt tildelt en annen sensor. Trykk på det røde X-ikonet for å fjerne alle denne sensorens deltakere. 4. øye-ikonet viser eller fjerner den valgte sensors kolonne med deltakere i deltakeroversikten. 5. du kan skjule deltakere som ikke har innlevert en besvarelse, eller som er deaktiverte. 6. deltakeroversikten. Alle kolonner kan sorteres ved å trykke på overskriften til hver kolonne. 7. klikk på en deltaker i kolonnen til høyre for å tildele ønsket sensor til den aktuelle deltakeren. 8. menyen gir deg mulighet til å filtrere deltakere og eventuelt eksportere listen som CSV. 19

Poengbasert vurdering (nytt fra versjon 2.10.0) Poengbasert vurdering gir mulighet for automatisk retting i FLOWmulti. Endelig vurdering/karakter blir satt på bakgrunn av poeng oppnådd i det gitte oppgavesettet. Hvis noen sider/spørsmål i oppgavesettet ikke støtter automatisk validering, vil administrator kunne fordele disse elementene til sensorer for manuell poenggivning. Totalpoengsum vil bli konvertert til endelig vurdering/karakter. For å aktivere poengbasert vurdering i FLOWmulti; velg tildel til sider under relasjoner --> tildel sensorer. Siden for poengbasert vurdering består av to deler: poengmatrise og fordelingsnøkkel. a. Poengmatrise Poengmatrisen gir et overblikk over oppgavesettet som har blitt lagt til flowen. Det viktigste i denne oversikten er forskjellen mellom en side som har automatisk validering o gen side som må sensureres manuelt. Administrator kan fordele sider til sensorer, enten individuelt eller ved å fordele sidene mellom flere sensorer (se eksempel under). 20

Sensorer kan også samarbeide om samme sider ved å opprette dem grupper. De får da samme sider, i motsetning til eksemplet i bildet over hvor de får en del av bunken hver. Ved bruk av sensorgrupper må sensorene i gruppen bli enige om poeng for de aktuelle sidene. For å sette opp sensorgrupper, trykk på og opprett sensorgruppen(e). Man kan endre antall poeng som sensorer kan tildele på sider hvor det skal rettes manuelt. 21

b. Fordelingsnøkkel Fordelingsnøkkelen vil definer hvilken karakter en gitt poengsum vil gi. Fordelingsnøkkelen endres ved enten å dra linjene til ønsket nivå...eller manuelt ved å skrive inn poenggrensene. 22

Administrer grupper 1. Hvis en flow skal gjennomføres som en gruppeinnlevering, må du definere dette i flowen. 2. Deretter klikker du på administrer grupper for å sette opp grupper med deltakere. Merk at deltakerne selv kan danne grupper, eller du kan gjøre dette for dem. Du kan under alle omstendigheter flytte rundt på deltakerne fra denne menyen. 23

På venstre side har du deltakerlisten med alle deltakerne på flowen. På høyre side har du listen med alle gruppene. 1. Trekk og slipp deltakere fra listen og over i en gruppe ved å trykke på det grå håndtaket ved hver deltager. 2. Trykk fordel likt for å fordele deltakerne automatisk på alle gruppene 3. Trykk nullstill for å trekke alle deltakerne tilbake til deltakerlisten og starte på nytt. 4. Trykk tilføy gruppe for å åpne dialogboksen for å opprette en ny, tom gruppe. 5. Du kan også redigere en allerede opprettet gruppe. Andre funksjoner Når du administrerer en flow, har du en meny øverste i høyre hjørne som inneholder 4 knapper. 1 2 3 4 1. Aktiver flow: Flowen er på nåværende tidspunkt opprettet, men ikke aktivert. Dette betyr at ingen kan se flowen. Når du har aktivert flowen blir det synlig for alle deltakere, sensorer og andre personer som er lagt til flowen. Merk at personer som er lagt til under fanen relasjoner kan se flowen, men ikke nødvendigvis ha adgang til alle funksjonene før deres periode starter. 2. Oppsummer flow: gir deg et hurtig overblikk over flowen: denne oppsummeringen kan brukes hvis du vil sikre deg at alle detaljene er på plass. 3. Beskjeder: åpner beskjedsenteret (se neste avsnitt). 4. Menyknapp som inneholder en slettefunksjon. 24

Beskjeder Beskjedsenteret gir deg en oversikt over alle beskjeder som blir sendt for en flow. Alle som er tilknyttet en flow vil motta beskjeder basert på hvilken brukergruppe de tilhører, med mindre de har valgt bort automatiske beskjeder i sin brukerprofil. Beskjeder blir sendt til en brukers oppgitte e-postadresse. Standardbeskjeder kan ikke redigeres eller fjernes, men du kan lage og sende ut nye beskjeder ved å trykke på Skriv beskjed. Når du skriver en beskjed må du først skrive selve beskjeden midten på skjermen. Deretter skal du velge målgruppe(r). Dette er alt som er nødvendig å gjøre for å sende en enkel beskjed. Det er i tillegg mulig å sette inn dynamiske felter. Et dynamisk felt er et felt som blir automatisk utfylt med data fra systemet. Feltet Flow tittel vil automatisk skrive tittelen på den aktuelle flowen, og feltene fornavn og etternavn vil automatisk skrive inn navnet på mottakeren av beskjeden. Dette prinsippet gjelder alle dynamiske felt. Når du er ferdig med å skrive din beskjed, kan du trykke på send beskjed. 25

Opprett en flow med data fra FS Som administrator kan du opprette en flow ved å hente data fra FS. Flower som blir opprettet med en gyldig eksamenskode fra FS kan synkroniseres med systemet ved å klikke på synkroniser med SIS når blir gjort endringer i FS. 26

Eksporter karakterer til FS Når en flow er opprettet med en eksamenskode fra FS, kan du eksportere alle registrerte vurderinger til dette system. Først må du klikke på knappen eksporter vurderinger. Dette åpner en meny hvor du har mulighet til å eksportere alle vurderingene til FS. 27