ETT-TRINNS KONKURRANSE MED FORHANDLINGER UNDER EØS-TERSKEL TOTALENTREPRISE TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER 501564 / G D V 25 - Smia: Total kvalitetsledelse Bærum kommune TKL
SIDE NR.: 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt... 3 2 Konkurransegrunnlaget m.v.... 3 3 Tilbudet... 4 4 Kvalifikasjoner... 7 5 Forhandlinger... 9 6 Tildeling av kontrakt... 9 7 Vedlegg... 10
SIDE NR.: 3 av 11 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Bærum kommune Eiendom innbyr med dette til konkurranse om kontrakt i prosjektet 501564 / G D V 25 - Smia 1.2 Om oppdragsgiver Bærum kommune Eiendom ivaretar kommunens eiendomsfunksjoner gjennom byggherrerollen og utvikling, drift og vedlikehold av eiendomsmassen. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Oppdraget gjelder ombygging og rehabilitering av Smia ved Gamle Drammensvei 25 boliger med service. Smia skal romme bodarealer for boligene. Ytterligere informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling - ett trinns. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8407:2011 med de endringer som fremgår av de generelle kontraktsbestemmelsene i vedlagt oppdragsbeskrivelse for prosjektet. 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Oppdragsbeskrivelse med vedlegg Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget gjøres vederlagsfritt tilgjengelig via Doffin. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til: OPAK AS v/ Fredrick Olshausen Pb. 128 Skøyen 0212 Oslo
SIDE NR.: 4 av 11 fredrick.olshausen@opak.no 452 36 479 Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Befaring Befaring avholdes den: Tirsdag 07.06.16 kl 10:00 Fremmøte: Gamle Drammens Vei 25, Stabekk Formålet med befaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Befaringen er lagt etter avsluttede rivearbeider slik at mest mulig er gjort kjent for totalentreprenøren. Det vil bli ført referat fra befaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal delta på befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen. 2.4 Informasjonsmøte Informasjonsmøte avholdes ikke. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudets struktur Entreprenøren skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: Tilbudsbrev Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav ihht. punkt 4 Dokumentasjon av tildelingskriteriene ihht. punkt 6 3.2 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik, eller forbehold som gjelder for tilbudet jfr. punkt 3.10.
SIDE NR.: 5 av 11 3.3 Tilbudsvedleggene 3.3.1 Dokumentasjon av kvalifikasjoner Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr. 3.5. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Slik dokumentasjon må vedlegges tilbudet for å bli tatt i betraktning i vurderingen av om kvalifikasjonskravene er innfridd. 3.3.2 Dokumentasjon av tildelingskriteriene Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D. 3.4 Offentleglova I henhold til offentleglova vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc.). 3.5 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet. Den del av tilbudet som omhandler prosess-/mengdebeskrivelsen med enhetspriser, delsummer og sluttsum skal innleveres elektronisk i G-Prog format eller NS 3459 format på CD, minnebrikke eller annen fysisk lagringsenhet. 3. En elektronisk versjon på minnepinne for offentlig innsyn hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt. 3.4 er sladdet. Dette gjelder bl.a. tilbudsbrev, tilbudsskjema, mengdebeskrivelse og evt. andre deler av tilbudet som inneholder opplysninger som helt eller delvis skal unntas offentlighet. De enkelte dokumentene scannes inn separat på minnepinnen.
SIDE NR.: 6 av 11 Originaltilbudet skal hulles og settes i ringperm/hefte. Tilbudsbrev legges som første dokument i ringpermen/heftet. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i tabellene i pkt. 4 og 5 nedenfor. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Tilbudsskjema og mengdebeskrivelsen skal ikke settes inn i ringpermen/heftet, men vedlegges separat. 3.6 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Bærum kommune Eiendom Postboks 700 1304 Sandvika Att.:Ruben Kolstad 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Bærum kommune Eiendom Kommunegården 1. etg. Veiledningstorget ved hovedinngangen Arnold Haukelands plass 10, Sandvika Åpent mandag til fredag i perioden 11. september 20. mai kl. 8.00 kl. 16.00, mens fra 21. mai til 10. september er denne åpen fra kl. 8.00 kl. 15.00 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Kl. 10.00 den 24.06.16 Tilbudet skal leveres i konvolutt eller pakke. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet). Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud prosjekt 501564 / GDV 25 - Smia 3.9 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 3.10 Forbehold og avvik I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser.
SIDE NR.: 7 av 11 3.11 Alternative tilbud Det kan ikke inngis alternative tilbud 3.12 Deltilbud Det kan ikke inngis deltilbud 3.13 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse. 4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. Foretakets navn og registeringsnr. b. Foretakets forretningsadresse c. Hvem som kan opptre på foretakets vegne/tegne foretakets firma Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp Attesten bestilles i Altinn. Vedlegg 1.2 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar
SIDE NR.: 8 av 11 med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en rating som minst tilsvarer god kredittverdighet, og forøvrig ha tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 Vedlegg 1.3 Forpliktelseserklæring stilles i form av selvskyldnererklæring eller lignende. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner i forhold til denne kontrakten Foretakets relevante leveranser de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker - foretak og referansepersoner må oppgis. Det stilles krav om gjennomførte totalentrepriser. Vedlegg 1.4 Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal. Det kreves kvalifikasjoner tilsvarende tiltaksklasse 2 for ansvarlig prosjekterende bygningsfysikk Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon som viser tilsvarende kvalifikasjoner Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal Vedlegg 1.5
SIDE NR.: 9 av 11 5 Forhandlinger Forhandlingene gjennomføres ihht FOA 11-8. De tre-fire beste tilbyderne fra første runde vil bli invitert til forhandling. Det forhandles om alle sider av tilbudene, inklusive, opsjonene. Det forventes avklaring av hvilke opsjoner som blir bestilt i forhandlingene, slik at denne summen også blir en del av kontraktssummen. 6 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet.
SIDE NR.: 10 av 11 A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris 60 % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om totalpris, timesatser, påslagsfaktorer og evt. opsjoner. Kvalitet 20 % CV for tilbudt nøkkelpersonell i organisasjonsplanen. Av CV skal det fremgå erfaring, alder, utdannelse, språkkunnskaper, relevante referanseoppdrag og hvilken rolle vedkommende har hatt i disse oppdragene. Nøkkelpersonell omfatter entreprenørs prosjektleder og anleggsleder Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.3.1 og vedlagte mal Byggetid 20 % Tilbyders fremdriftsplan, med forutsatt kontraktsoppstart 25. juli. Planen skal vise alle hovedaktiviteter og sentrale milepæler. Planen skal vise at tilbudt byggetid er gjennomtenkt og gjennomførbar, og at det tas hensyn til tid for prosjektering og sikring av byggeplass før oppstart. Det skal i fremdriftsplanen forutsettes 3 ukers behandlingsfrist for IG. Fremdriftsplanen skal vise søkt IG, byggestart, delovertakelse bodarealer med midlertidig brukstillatelse for disse arealene og endelig overtakelse. Delovertakelse for bodarealer teller likt som overtakelsen av hele bygget i evalueringen av tid. Tilbudsbrev Vedlegg 2.1 Vedlegg 2.2 Vedlegg 2.3 7 Vedlegg 1. Forpliktelseserklæring
SIDE NR.: 11 av 11 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma i prosjektet 501564 / GDV25 for Bærum kommune Eiendom. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner