VEDLEGG C ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Side: 1 av 6
INNHOLD: 1 Bestilling, fakturering... 3 2 Elektronisk faktura (efaktura)... 4 3 Kvalitetssikring... 4 4 Møter... 4 5 Kontraktsoppfølging... 5 6 Partenes representanter... 5 Side: 2 av 6
1 Bestilling, fakturering Bestillingsrutiner Avrop/bestilling på rammeavtalen vil bli foretatt av (PERSONER ETTER NÆRMERE AVTALE). Det kan ikke foretas avrop/bestillinger som gir dårligere betingelser enn de som følger av denne rammeavtale, med mindre dette er avtalt med Oppdragsgivers kontraktansvarlig. Avrop/bestillinger utenom drift og vedlikeholdsoppgaver skal omgående bekreftes skriftlig av Leverandør. Bekreftelsen skal inneholde spesifikasjon av: Enhet/navn på bestiller, bestillingsnummer, type tjeneste, omfang pris og andre betingelser, så som leveringsfrist. Bestillinger kan fortas i form av e-post eller elektroniske innkjøpssystemer. Fakturering Leverandør dokumenterer utført arbeid. Timepriser og materiellkostnader, benyttes normalt for avregning av oppdrag. Dokumentasjon fremlegges for Oppdragsgivers representant for godkjenning. Attestert dokumentasjon (feilmeldingsskjema, rapporteringsliste veilys og fakturagrunnlag fra materialleverandør iht. Vedlegg B - Vederlag, kap. 1.3) vedlegges faktura som faktureringsgrunnlag. Arbeidene faktureres etterskuddsvis en gang i måneden. På fakturaens førsteside skal følgende informasjon fremkomme: Fakturadato, fakturanummer, ordrenummer, beløp i NOK, hvilken periode fakturaen gjelder, beløp i perioden og akkumulert for kontraktsperioden, tidsangivelse for det enkelte arbeid, spesifikasjon av gjenbrukt materiell, grunnlag for beregning av miljøavgift og merverdiavgift. På fakturaer som inneholder endringsarbeider skal i tillegg endringsnummer angis. Faktura for arbeider i Skedsmo kommune sendes: Skedsmo kommune Fakturamottak Postboks 414 2001 Lillestrøm Bestillernr. 6211007 Faktura for arbeider i Lørenskog kommune sendes: Lørenskog kommune Postboks 304 1471 Lørenskog Att: Kommunalteknikk Faktura til begge kommuner skal merkes: «Utendørs belysningsanlegg» og aktuell periode/anlegg. Betalingsfristen er 30 dager etter mottatt faktura hos Oppdragsgiver, dersom ikke annet er avtalt. Side: 3 av 6
Fakturaer som ikke er i overenstemmelse med reglene angitt ovenfor, eller mangler vedlegg etc., har Oppdragsgiver rett til å returnere eller unnlate å realitetsbehandle fakturaen. Ved betaling etter forfall, påløper renter i samsvar med Lov om renter for forsinket betaling av 17. desember 1976 nr. 100. 2 Elektronisk faktura (efaktura) Leverandøren skal levere elektronisk faktura til Oppdragsgiver på Elektronisk HandelsFormat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje via såkalte aksesspunkt gjennom det offentlige PEPPOL-nettverket. Leverandøren må selv bære de eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. Kommunen gjør oppmerksom på at det finnes nettbaserte fakturasystemet hvor elektroniske fakturaer kan sendes med stykkpris som et alternativ til egen oppkobling mot PEPPOL-nettverket. Leverandører må tilrettelegge for levering e-faktura senest ved kontraktsoppstart. Elektronisk bestillingsform Leverandøren skal etablere og vedlikeholde en elektronisk katalog (eventuelt punch-out) i e- handelssystemet når oppdragsgiver krever dette. Leverandøren skal gjøre katalogen tilgjengelig for avrop via e-handelsplattformen (IBX-Capgemini). Leverandøren plikter også å motta avrop som elektroniske fritekstordre via e-handelsplattformen. Partene bærer selv sine kostnader ved bruk av e-handelsplattformens tjenester. Kostnadene ved bruk av e-handelsplattformen er relativ lave. Nærmere informasjon om løsningen og kostandene finnes her: http://anskaffelser.no/e-handel/ehandelsplattform. 3 Kvalitetssikring Leverandøren skal fremlegge en kvalitetsplan for Oppdragsgiver, for godkjennelse før arbeidet påbegynnes. Senere revisjoner skal godkjennes tilsvarende. Kvalitetsplanen skal bl.a. omfatte: Organisasjonsplan. Kontrollplan som fastlegger de kontrolltiltak som vil være nødvendige for å dokumentere at arbeidene er utført i henhold til kontrakt. System for registrering av kontrollresultatene. Plan for registrering, rapportering og behandling av avvik. Skjema / format for FDV dokumentasjon. Leverandøren skal følge avtalte rutiner for kvalitetssikring av arbeidene. 4 Møter Leverandør organiserer og deltar i driftsmøter hver annen måned med Oppdragsgiver (felles for Lørenskog kommune og Skedsmo kommune) for gjennomgang av fremdrift, eventuelle avvik og aksjoner i Arbeidet. Følgende faste saksliste vil normalt bli brukt: 1. Referat fra forrige møte 2. Oppfølging tidligere saker Side: 4 av 6
3. Nye saker 4. Eventuelt Andre punkter vil bli satt inn ved behov. Leverandøren forbeholder seg retten til å endre denne sakslisten ved behov. Møteleder fra Leverandøren er ansvarlig for at det skrives møtereferat. Møtereferatene skal være kortfattet, og angi hvem som er ansvarlig for aksjoner og tidsfrister for disse. Referat skal presenteres snarest og senest 5 virkedager etter møtet. Leverandøren skal delta i andre møter/befaringer som har med Arbeidet å gjøre, uten at dette betinger ekstra godtgjøring. 5 Kontraktsoppfølging Oppdragsgiver har rett til å kontrollere at oppdraget utføres som avtalt i kontraktsperioden. Dette vil skje i form av løpende kontroll og stikkprøvekontroll. Dersom Arbeidet eller ordrer ikke utføres som avtalt, skal Leverandøren gis en skriftlig tilbakemelding om å rette opp manglende utførte oppdrag innen en 14 dagers frist. Leverandør skal gi en skriftlig forklaring innen 14 dager på eventuelle avvik hvor krav til funksjon ikke er oppfylt. 6 Partenes representanter Oppdragsgivers representant i Skedsmo kommune er: Arve Utsigt Tlf dir: 66 93 84 20 Mobil: 477 18 693 Tlf. sentralbord: 66 93 80 00 E-mail: arve.utsigt@skedsmo.kommune.no Oppdragsgivers stedfortreder i Skedsmo kommune er: Roger Solli Tlf dir: 66 93 84 18 Mobil: 414 79 026 Tlf. sentralbord: 66 93 80 00 E-mail: rogers@skedsmo.kommune.no Leverandørens representant i Skedsmo kommune er: Tlf dir: Mobil: Tlf. sentralbord: Telefax: E mail: Side: 5 av 6
Leverandørens stedfortreder i Skedsmo kommune er: Tlf dir: Mobil: Tlf. sentralbord: Telefax: E-mail: Endringer av representanter, stedfortredere med mer meldes partene skriftlig. Oppdragsgivers representant i Lørenskog kommune er: Per Arne Olausen Tlf dir: 67 93 42 02 Mobil: 468 46 868 Tlf. sentralbord: 67 92 95 00 E-mail: pol@lorenskog.kommune.no Leverandørens representant i Lørenskog kommune er: Tlf dir: Mobil: Tlf. sentralbord: E mail: Leverandørens stedfortreder i Lørenskog kommune er: Tlf dir: Mobil: Tlf. sentralbord: E-mail: Endringer av representanter, stedfortredere med mer meldes partene skriftlig. Side: 6 av 6