Rammeavtale for kjøp av renholdstjenester Viva IKS Vedlegg 1 - Leveransen INNHOLDSFORETEGNELSE 1 Bygninger og rombeskrivelser... 2 1.1 Kvalitetssystem NS-INSTA 800:2010... 2 1.2 Kontroll av rengjøringskvalitet... 2 1.3 Visuelle kontroller... 2 1.4 Instrumentelle målinger... 3 2 Tjenester og produkter inkludert i regelmessig renhold... 3 2.1 Produkter... 3 2.2 Tjenester... 3 3 Fast periodisk renhold inkludert i regelmessig renhold... 5 4 Tjenester som ikke skal utføres av leverandøren... 6 5 Arbeidsbeskrivelse hovedrengjøring... 7 6 Arbeidsbeskrivelse vinduspuss... 7 7 Arbeidsbeskrivelse tilleggsarbeider... 7 8 Rom, utstyr og maskiner... 8 9 Kvalitetssikring... 8 10 Nullstilling av lokalene ved oppstart av avtale... 9 11 Sluttkontroll ved avslutning av avtale... 9 12 Renholdstider og redusert drift...10 12.1 Renholdstider...10 12.2 Redusert drift...10 13 Personale...10 13.1 Arbeidsledelse...10 13.2 Renholdspersonalet...11 14 HMS...11 14.1 Generelt...11 14.2 Sikkerhet...11 14.3 Nøkler og adgangskort...11 1
Vedlegg 1 Leveransen Leveransen omfatter punktene nedenunder. Leverandøren skal minst møte de krav som er angitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg. 1. Bygninger og rombeskrivelser Renhold omfatter rengjøring av alle objektgrupper som inventar, vegger, gulv, himling (opp til 4 meter over gulv) og vedlikehold av gulv og tilleggstjenester. Se følgende vedlegg: Vedlegg 1.1 tegninger Vedlegg 1.2 renholdsrapporter Vedlegg 1.3 vindusrapporter Vedlegg 1.4 kvalitetsprofiler og kvalitetsnivåer 1.1 Kvalitetssystem NS-INSTA 800:2010 Punktet omhandler kontroll av rengjøringskvalitet, visuelle kontroller og instrumentelle målinger. 1.2 Kontroll av rengjøringskvalitet avslutning av avtalen, kvalitetsprofiler og kvalitetsnivåer, avvik og tilleggskrav. Nullstilling av lokalene ved oppstart av avtalen, sluttkontroll av lokalene ved NS-INSTA 800:2010 er lagt til grunn for å bestemme og kontrollere rengjøringskvalitet i avtalen. Det skal utføres visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans. Leverandøren har ansvar for planlegging, gjennomføring og rapportering av resultatene. Leverandøren er forpliktet til å levere avtalt rengjøringskvalitet iht. kvalitetsfrekvens, vedlegg 1.2, renholdsrapporter. 1.3 Visuelle kontroller Leverandøren skal sørge for at leveransen tilfredsstiller oppdragsgivers krav til rengjøringskvalitet, kvalitetsprofiler og kvalitetsnivåer, jfr. vedlegg 1.4, kvalitetsprofiler og kvalitetsnivåer. Kvalitetskontroller skal foretas minst 4 ganger pr. år, som beskrevet i Norsk Standard NS- INSTA 800:2010. Alle inspeksjonsenheter i hvert bygg utgjør således et parti (pkt. 3.9 i NS- INSTA). Kvalitetskontroller skal utføres som stikkprøveinspeksjoner som beskrevet i NS-INSTA 800:2010. For å sikre en ensartet kvalitet over tid skal det gjennomføres minst en kontroll pr. kvartal av rom innenfor hver kvalitetsprofil. Ved gjentatte avvik på kvalitet vil oppdragsgiver kunne kreve flere kvalitetskontroller enn det som er oppgitt i NS-INSTA 800:2010, uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Det skal benyttes doble stikkprøveplaner i kontrollene. Ved ønske om endringer av stikkprøveplaner, må dette tas opp med oppdragsgiver og godkjennes før endringene eventuelt kan gjennomføres. Leverandørens representant skal avtale kontrolltidspunktet med oppdragivers kontaktperson 14 dager før planlagt kontroll skal gjennomføres. Oppdragsgivers kontaktperson skal velge 2
kontrollsteder. Dersom ikke annet avtales, skal kontroll gjennomføres i henhold til NS-INSTA 800:2010. Krav til rapportering etter kontroll: Rapporter fra kvalitetskontroller skal framlegges for oppdragiver senest 7 dager etter at kvalitetskontroll er foretatt. 1.4 Instrumentelle målinger Det skal måles støv og glans iht. NS-INSTA 800:2010 og avtalte kvalitetsprofiler og nivåer. Støv og glans skal måles 2 gang pr. år. Tidspunkt for gjennomføring av målinger avtales i samarbeid med oppdragsgiver. Hvis ikke annet avtales skal hvert tjenestested oppfattes som en kontroll / ett parti. Prosedyre for måling av støv på overflater og tilhørende kvalitetsnivåer er beskrevet i STØVNIVÅ 4, tabell D.1, NS-INSTA 800. Prosedyre for måling av glans på overflater og tilhørende kvalitetsnivåer er beskrevet i GLANSNIVÅ 3, tabell D.8, NS-INSTA 800. Ved gjentatte avvik på kvalitet vil oppdragsgiver kunne kreve flere kvalitetskontroller enn det som er oppgitt i NS-INSTA 800, uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Leverandørens representant skal avtale kontrolltidspunktet med oppdragivers kontaktperson for avtalen 14 dager før planlagt kontroll skal gjennomføres. Oppdragsgivers kontaktperson skal velge kontrollsteder. Dersom ikke annet avtales, skal kontroll gjennomføres i henhold til NS-INSTA 800:2010. Krav til rapportering etter kontroll: Rapporter fra kvalitetskontroller skal framlegges for oppdragiver senest 7 dager etter at kvalitetskontroll er foretatt. 2. Tjenester og produkter inkludert i regelmessig renhold Oppdragsgiver forutsetter at tilbudet inkluderer følgende tjenester og produkter utover det som er beskrevet i NS-INSTA 800:2010. 2.1 Produkter Alle nødvendige renholdsmaskiner, utstyr og renholdskjemi. Plastposer i avfallsbeholdere, poser til sanitetsbind og sekker for innsamling av avfall. 2.2 Tjenester Håndsåpe, toalettpapir, håndklepapir etterfylles og poser til sanitetsbind byttes av leverandøren. Alle kostnader ifm. vask av microfiber mopper, kluter, inventarmopp mm. Etterfylling av forbruksartikler skal inngå i det regelmessige renholdet i henhold til kvalitetsfrekvens som er oppgitt for det aktuelle rom. Leverandøren besørger selv innkjøp av håndsåpe, toalettpapir og håndklepapir. Kvaliteten på papir og såpe skal være tilsvarende som i dag eller bedre. Tjeneste: Etterfylling av håndsåpedispensere m.m. Dispensere fylles opp ved restverdi på 5 % eller mindre. 3
Tjeneste: Etterfylling av toalettpapir og håndklepapir m.m. Tørkepapirbeholdere skal fylles opp, evt. byttes ut ved restverdi på 5 % eller mindre. Restverdi på toalettpapirrull skal henges på restrullplassen på dispenseren. Dispenserne skal virke. Defekte dispensere skiftes av oppdragsgiver. Melding om defekte dispensere skal gis til stedlig kontaktperson samme dag. Tjeneste: Tømming av avfallsbeholdere: Leverandøren skal tømme avfall på de rom hvor det utføres regelmessig renhold iht. kvalitetsfrekvens for lokalet. Hver renholdsdag skal leverandøren transportere avfall til avfallscontainer som er tilgjengelig for hver bygning. Leverandøren må selv registrere plassering av disse ifm. anbudsbefaringen. Avfallsbeholdere skal være rene, uten flekker og søl, innvendig og utvendig. Avfallsbeholdere skal være tomme og stå på plass med innstikkpose som knytes fast rundt avfallsbeholderen. Tjeneste: Orden etter utførelse av renhold. Løst inventar skal være satt på plass og gardiner skal henge pent på rett plass. Tjeneste: Tekstilmatter. Leverandøren er ansvarlig for innkjøp og leie av fastliggende og løse tekstilmatter. Leverandøren er ansvarlig for regelmessig renhold og vedlikehold av tekstilmatter. Leverandøren er ansvarlig for å ha tilgjengelig alle nødvendige maskiner for daglig og periodisk vedlikehold av matter, herunder tepperensemaskin, vannsuger, støvsuger, etc. Leverandøren må selv registrere plassering av disse ifm. anbudsbefaringen. Tekstilmatter skal ha samme kvalitet som kvalitetsmål for gulv. Tjeneste: Utsmykninger. Det skal fjernes støv på billedrammer og utsmykninger,der det finnes, 4 ganger pr. år. Dette utføres i samarbeid med byggets / enhetens kontaktperson til stede. Det skal benyttes wittre møbelbørste. Kunstverk i glass og ramme rengjøres i henhold til rengjøringsfrekvens for inventar. Uaktsomhet kan medføre erstatningskrav, jfr. NS 8431 punkt 20, ansvar for skade. Utsmykninger skal ha samme kvalitetsmål som inventar. Tjeneste: Innvendige vinduer og persienner, minst 2 ganger pr. år. Rengjøring av innvendig del av utvendige vinduer, innvendige persienner og øvrige installasjoner skal utføres opptil 4,0 meter over gulv, iht. kvalitetsfrekvens. Pusseglass i inngangspartier skal utføres iht. kvalitetsfrekvens. Innvendig del av utvendige vinduer, persienner, øvrige installasjoner og pusseglass i inngangspartier skal ha samme kvalitetsmål som for vegger. 4
3. Fast periodisk renhold inkludert i regelmessig renhold Arbeidet som er beskrevet nedenfor skal inngå i tilbud på regelmessig renhold, og skal inkludere alt behov for personell, utstyr, maskiner og andre nødvendige hjelpemidler for å utføre og kontrollere arbeidet. På polishbelagte gulv er det satt krav til glansnivå 3. Denne kvaliteten skal holdes som et minimum gjennom hele avtaleperioden, og det er leverandørens ansvar å påse at dette skjer. Dersom det oppstår tvil om glansnivå kan oppdragsgiver kreve objektiv måling ut over de frekvenser som er avtalt i NS-INSTA 800:2010. Tjeneste: High-speed polering og overflatebehandling av gulv. Gulvene skal vedlikeholdes med high-speed maskiner og overflatebehandling inkludert skure/polishbehandling. Det er lagt vinyl-pur i de fleste bygninger. En del av vinyl-pur er polish behandlet og en del er ikke polish behandlet. Vinyl-pur som ikke er polish behandlet skal fortsatt vedlikeholdes med egnede vedlikeholdsmidler i stedet for polish behandling. I avtaleperioden skal leverandøren sørge for at gulv blir polish behandlet, dersom det oppstår behov for dette. Leverandøren må selv registrere overflatebehandling ifm. anbudsbefaringen. Gulvene skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. I tillegg kommer prosedyre for måling av glans på overflater og tilhørende kvalitetsnivåer som er beskrevet i GLANSNIVÅ 3, tabell D.8, NS-INSTA 800. Tjeneste: Vedlikehold av tregulv. Tregulv skal vedlikeholdes på samme måte som øvrige gulv. Gulvene skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. I tillegg kommer prosedyre for måling av glans på overflater og tilhørende kvalitetsnivåer som er beskrevet i GLANSNIVÅ 3, tabell D.8, NS-INSTA 800. Tjeneste: Støvsuging av tekstile gulvbelegg. Tekstile gulvbelegg støvsuges. Flekker og trafikkstier fjernes iht. kvalitetsfrekvens. Gulvene skal ha jevn og vedlikeholdt overflate uten synlig smuss, flekker og søl. Tjeneste: Rens av tekstile gulvbelegg. Rens av tekstile gulvbelegg, etter normal trafikkbelastning skal utføres minst 2 gang pr. år (juli/desember mnd.). Gulvene skal være rene og støvfrie uten synlig smuss, synlige gangstier eller flekker og søl. Tjeneste: Støvsuging av tekstile flater på inventar. Tekstile flater på inventar skal støvsuges minst 4 ganger pr. år (mars/juni/september/desember mnd.). Til støvsuging skal det brukes støvsuger med HEPAfilter som er godkjent for offentlige miljøer. Tekstile flater på inventar skal være rene og støvfrie uten synlig smuss, synlige gangstier eller flekker og søl. 5
Tjeneste: Rens av tekstile flater på inventar. Tekstile flater på inventar skal renses minst 2 ganger pr. år (juli/desember mnd.) Tekstile flater på inventar skal være rene og støvfrie uten synlig smuss eller flekker og søl. Tjeneste: Behandling av skinnflater på inventar. Behandling av skinnflater på inventar inkl. støvsuging under puter utføres minst 2 ganger pr. år (juli/desember mnd.). Skinnflater på inventar skal være rene og ha jevnt vedlikeholdt overflate uten synlig smuss eller flekker og søl. Tjeneste: Rengjøre telefoner, fjernsynsapparater og lignende. Fjerne flekker/rengjøre telefoner, telefonbokser, fjernsynsapparat og lignende. Telefoner, fjernsynsapparat og lignende skal være rene uten synlig smuss eller flekker og søl. Tjeneste: Fjerne tomflasker, flygeblader, avfall og lignende fra toaletter, spiserom og fellesarealer. Skal være ryddig uten flygeblader, avfall og lignende. Tjeneste: Innendørs gummimatter og brønner. Der hvor oppdragsgiver disponerer lokaler i forbindelse med inngangspartier skal innendørs gummimatter tas opp og brønner tømmes / støvsuges slik at de til en hver tid har kapasitet til å ta i mot smuss, sand og grus. Leverandøren må selv registrere gummimatter og brønner ifm. anbudsbefaringen. Innendørs gummimatter skal være rene og brønner skal være fri for smuss, sand og grus. Tjeneste: Utendørs skraperister og brønner. Der hvor oppdragsgiver disponerer lokaler i forbindelse med inngangspartier skal skraperister tas opp og brønner tømmes slik at de til en hver tid har kapasitet til å ta i mot smuss, sand og grus. Leverandøren må selv registrere skraperister og brønner ifm. anbudsbefaringen. Utendørs skraperister skal være rene og brønner skal til enhver tid ha plass til smuss, sand og grus. 4. Tjenester som ikke skal utføres av leverandøren Leverandøren skal ikke ha ansvar for følgende tjenester: Slipping og lakkering av tregulv, parkett og laminat-gulv. Dataskjermer og tastatur skal ikke rengjøres eller flyttes. Transport av returpapir og esker/kartonger. Rengjøring inne i lukkede skap og utstyr som er lagret i skap. 6
Rengjøring av pyntegjenstander og andre personlige eiendeler som tilhører brukeren av lokalet. 5. Arbeidsbeskrivelse hovedrengjøring Jfr. vedlegg 2, prisskjema del 1. Kategori B. Hovedrengjøring har til formål å bringe bygget opp på en optimal renholdstandard, både estetisk og hygienisk. Alle flater skal rengjøres fullstendig, med mindre annet er uttrykkelig bestemt. Arbeidet skal omfatte vask av alle overflater og objektgrupper i rommet. Brukerne skal være behjelpelig med rydding, men leverandøren er ansvarlig for å flytte inventar og sette dette på plass igjen etter utført arbeid, uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Det er ingen begrensning på høyde under himling for hovedrengjøring. Etter utført arbeid skal renholdskvaliteten oppfylle kvalitetsprofiler og kvalitetsnivåer i henhold til denne avtalen. Oppdragsgiver kan kreve visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans ved usikkerhet om renholdskvaliteten. Visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans skal være uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. 6. Arbeidsbeskrivelse vinduspuss Jfr. vedlegg 2, prisskjema del 1. Kategori C. Arbeidet omfatter innvendig, utvendig og tosidig vinduspuss samt rengjøring av utvendige persienner og avtørking av tilhørende vinduslister og vindusrammer/vinduskarmer, både innvendig og utvendig. Vannsøl etter vinduspuss skal tørkes opp umiddelbart slik at dette ikke påfører skader på materialer. Alt arbeid skal utføres i henhold til sikkerhetsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Arbeidet skal utføres etter behov som skal bestilles av oppdragsgiver hver gang. Leverandøren skal, umiddelbart etter bestilling, levere fremdriftsplan for bestilt oppdrag som skal godkjennes av oppdragsgivers representant før arbeidet starter. Etter utført arbeid skal renholdskvaliteten oppfylle kvalitetsprofiler og kvalitetsnivåer i henhold til denne avtalen. Oppdragsgiver kan kreve visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans ved usikkerhet om renholdskvaliteten. Visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans skal være uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. 7. Arbeidsbeskrivelse tilleggsarbeider Jfr. vedlegg 2, prisskjema del 2. Kategori D. Tilleggsarbeider til det faste renholdet skal avtales skriftlig mellom partene før det utføres. Uten skriftlig bestilling godtas ikke faktura. Leverandøren må kunne påta seg mindre tilleggsarbeider innenfor en bestillingsfrist på 48 timer. Leverandøren har ingen eksklusiv rett til å levere tilleggsarbeider. 7
For rengjøring i lokaler som ikke inngår i renholdsplan beregnes pris pr. m 2 gulv pr. gang, fuktrengjøring og våtrengjøring av gulv, rense/polering av gulv, oppskuring av gulv, overflatebehandling av gulv pr. strøk og oppsetting av nytt gulvbelegg, jfr. vedlegg 2, prisskjema- del 2. Omfang tilleggsarbeid: Arbeidsomfang A: Støvtørke: vegger, dører, lister, karmer og fjerne flekker. Rengjøre: sanitærutstyr og gulv. Arbeidsomfang B: Våtrengjøre: vegger (innvendige vinduer går som vegg i dette konkurransegrunnlaget), dører, lister, karmer og fjerne flekker. Rengjøre: lysarmatur, tak/vegg, sanitærutstyr og gulv. Arbeidsomfang B1: Våtrengjøre: tak/vegg, lysarmatur. Arbeidsomfang B2: Støvtørke/støvsuge: tak som ikke kan våtrengjøres. Rengjøre: lysarmatur. Etter utført arbeid skal renholdskvaliteten oppfylle kvalitetsprofiler og kvalitetsnivåer i henhold til den avtalen. Oppdragsgiver kan kreve visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans ved usikkerhet om renholdskvaliteten. Visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans skal være uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. 8. Rom, utstyr og maskiner Oppdragsgiver stiller følgende til disposisjon uten ekstra kostnad for leverandøren: Bøttekott/rom til oppbevaring av materiell og utstyr. Oversikt over bøttekottene finnes i vedlegg 1.1 tegninger og vedlegg 1.2 renholdsrapporter. Strøm og vann 9. Kvalitetssikring Leverandøren skal ha et dokumentert og implementert system for å sikre kvaliteten i leveransen som tilbys. Oppdragsgiver skal kunne verifisere hos leverandøren at så er tilfelle. For å sikre et tilfredsstillende renhold skal følgende oppfølgingsprosedyrer benyttes i tillegg til NS-INSTA 800:2010: o Leverandøren skal kontrollere arbeidet regelmessig og fylle ut egne kvalitetskontrollskjema en gang pr måned. Skjemaene skal sendes oppdragsgivers kontaktperson senest en uke før driftsmøtene. o Leverandøren skal foreta regelmessige stikkprøvekontroller. o Leverandøren skal gå generelle runder for å etablere et overordnet inntrykk av renholdsstandarden. 8
o o Leverandøren og oppdragsgivers kontaktperson skal utføre visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans for å sikre at renholdet er i samsvar med avtalens kvalitetsmål. Visuelle kontroller og instrumentelle målinger på støv og glans skal være uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Avvik: o o o Hvis oppdragsgivers kontaktperson ved stikkprøvekontroller eller på generelle runder finner avvik skal ansvarlig renholdsleder tilkalles og avvik noteres i loggbok. Oppretting av avvik skal normalt skje innen første renholdsdag. Hvis kvalitetsdokumentasjonen viser avvik, skal leverandøren utarbeide en skriftlig plan for oppretting med en rimelig tidsfrist (normalt 1-3 dager). Etter tidsfristens utløp skal det gjennomføres ny befaring. Se også konkurransegrunnlaget punkt 3.5, mangelfull leveranse og punkt 3.10, heving av kontrakt. I tillegg vil oppdragsgiver belaste leverandøren med alle påførte kostander ifm. bruk av egen tid og eventuelt 3. parts tid. 10. Nullstilling av lokalene ved oppstart av avtale Ved innføring av kvalitetskrav iht. NS-INSTA 800:2010 må leverandøren vurdere behovet for nullstilling. Nullstilling vil si at avtalt rengjøringskvalitet og vedlikehold av gulv skal være oppnådd senest 4 uker etter avtalesignering. Behovet for nullstilling må vurderes ved anbudsbefaringen, og eventuelle kostnader i forbindelse med nullstilling skal være inkludert i tilbudet. Etter en eventuell nullstilling gjennomføres en NS-INSTA 800:2010 kontroll for å sikre avtalte kvalitetsnivåer. 11. Sluttkontroll ved avslutning av avtale Tidligst 4 uker og senest 2 uke før oppdragets avslutning skal det gjennomføres visuelle kontroller og instrumentelle målinger for støv og glans iht. NS- INSTA 800:2010 og tilleggskrav i denne avtalen. Glanskravet på polishbehandlede gulv økes her med ett nivå, dvs. til nivå 4. Det er avtroppende leverandør som har ansvar for kontrollen, men oppdragsgiver og eventuell ny påtroppende leverandør skal orienteres om gjennomføringstidspunkt og inviteres til å delta på befaring etter utført arbeid. Alle kvalitetskrav skal innfris og dokumenteres gjennom skriftlige rapporter for hhv. visuell kontroll, støv- og glansmålinger og tilleggskrav. Ved mangler skal dette rettes opp umiddelbart av avtroppende leverandør. Ved usikkerhet om resultatene kan oppdragsgiver kreve utvidede kontroller, og eventuelt tilleggskontroll av 3. part. Manglende sluttkontroll innen 1 uke før avtalens slutt, regnes som brudd på avtalen. Ved manglende oppfølging forbeholder oppdragsgiver seg retten til å få dette arbeidet utført for leverandørens regning. I tillegg vil oppdragsgiver belaste leverandøren alle påførte kostander ifm. bruk av egen tid og eventuell 3. parts tid. 9
12. Renholdstider og redusert drift Punktet omhandler renholdstider og redusert drift. 12.1 Renholdstider Vivas HK /Vebjørns vei 2 Mandag - fredag kl.08.00 16.00 Bilbo/Vestsideveien 20 Mandag - Fredag kl.08.00 14.00 Linnes renseanlegg/røykenveien 8 Mandag - fredag kl.08.00 14.00 Alle bygninger / enheter holder stengt følgende helligdager/ fridager: o 1. mai, 1. og 2. pinsedag, 17. mai o 24., 25., 26. og 31. desember o 1. januar o Fra og med skjærtorsdag til og med 2. påskedag 12.2 Redusert drift I perioder av året er det redusert drift av bygningen eller deler av denne. Det regelmessige renholdet blir da redusert tilsvarende behovet. I prisskjema (vedlegg 2) er det oppgitt forventet bruk av bygningene gjennom året, og pris skal inngis i forhold til dette. 13. Personale Punktet omhandler arbeidsledelse, renholdspersonalet og møter og informasjon. 13.1 Arbeidsledelse For renholdsleder skal CV vedlegges tilbudet. Krav til kompetanse: Renholdsleder skal minimum ha fagbrev som renholdsoperatør og minimum 2 års erfaring fra tilsvarende arbeid. Renholdsleder må kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig. Renholdsleders ansvar: o Regelmessig inspeksjon av renholdet. o Sørge for at renholderne til enhver tid er oppdatert på renholdsplanen og kvalitetsmålene. o Oppbevare og ha tilgjengelig rundskriv, instrukser og arbeidsbeskrivelser av nødvendig interesse for renholderne. o Gjennomgå kontrakten med renholdspersonalet. o Foreta opplæring/trening av renholderne i avtaleperioden, tilpasset bygningenes egenart. o Ved oppstart av avtalen og ved eventuelle endringer skal renholdsleder henge opp oppdragsgivers etasjetegninger med frekvenser på steder anvist av oppdragsgiver. o Varsle oppdragsgivers kontaktperson dersom det oppdages noe som er ødelagt eller ikke fungerer i bygningen. 10
13.2 Renholdspersonalet Renholdspersonalet må kunne kommunisere på norsk skriftlig og muntlig. Renholdspersonalet skal ha dokumentert opplæring i renhold generelt og spesielt hygienerenhold før oppstart av avtale. Gjennomgå kontrakten med renholdsleder. 14. HMS Punktet omhandler generell sikkerhet, nøkler og adgangskort. 14.1 Generelt Leverandøren skal etterfølge alle lover, forskrifter og pålegg fra myndigheter samt sikkerhets-bestemmelser for det enkelte arbeidssted. Leverandøren skal ha en kontinuerlig gjennomgang av brannvern rutiner som gjelder for den enkelte bygning / enhet. 14.2 Sikkerhet Renholderne skal under arbeidet være iført tydelig merket arbeidstøy. Leverandøren skal utstyre sine medarbeidere med leverandørens ID-kort som bæres lett synlig under arbeidet. Oppdragsgiver kan kreve at det til enhver tid foreligger ajourført liste, godkjent av oppdragsgiver, over renholderne og ledere, som kan arbeide i oppdragsgivers lokaler (faste og vikarer) Når renholdsarbeidet pågår, skal det alltid være en renholdsleder tilgjengelig for oppdragsgiver. Denne skal være definert i kontrakten. Leverandøren slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring i henhold til oppdragsgivers sikkerhetsbestemmelser. Leverandøren skal følge oppdragsgivers sikkerhetsbestemmelser for det enkelte arbeidssted. Leverandøren plikter, ved skilt eller på annen måte, å informere om renholdsarbeider som kan medføre skader på person eller gjenstand. 14.3 Nøkler og adgangskort Regler og rutiner for nøkkeloppbevaring og utlevering av adgangskort vurderes løpende, og kan bli endret i avtaleperioden. Oppdragsgiver vil utlevere det nødvendige antall nøkler og adgangskort mot kvittering. Ved tap av nøkler vil leverandør bli belastet for kostnadene for skifte av sylinder og lås. Renholdsleders ansvar: Utleverte nøkler og adgangskort til renholderne, utstyre dem med key-bak. Utpeke en nøkkelansvarlig som skal ha oversikt over mottatte nøkler og adgangskort. Oppdatere oppdragsgiver om hvem som til enhver tid er nøkkelansvarlig i de ulike bygninger. Sørge for at nøklene oppbevares på avtalt plass ved arbeidstidens slutt. Ved opphør av arbeidsforholdet uoppfordret levere tilbake nøkler og adgangskort. Ved tap (på avveie) av nøkler/kort melde dette omgående til byggets / enhetens og avtalens kontaktperson. 11
Utstyre hvert nøkkelknippe med dusørskilt. Oppbevare nøkler utilgjengelig for uvedkommende. Følge eventuelle spesielle rutiner for det enkelte bygg. Renholders ansvar: Renholderne kan kun ta nøkkelkort/nøkkel til inngangsdør ut av bygningen. 12