Møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg Dato: 25.04.2016 kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, møterom v/personalkantinen Arkivsak: 15/10174 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/10174-15 Godkjenning av møteinnkalling 25.04.16 3 Møteprotokoll 2/16 15/10174-16 Godkjenning av protokoll fra møte 29.02.16 4 Saker til behandling 10/16 16/05438-2 Forvaltningsrevisjon: Teknisk sektor - Byggesak 5 11/16 16/05428-1 Orientering - Felles statlig tilsynskalender for 2016 8 12/16 16/05417-1 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 9 13/16 16/05425-1 Orientering fra revisjonen i møte 25.04.16 12 14/16 16/05426-1 Eventuelt i møte 25.04.16 13 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 18.04.2016 For Leder Bjørn Melbye Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling 25.04.16 Arkivsak-dok. 15/10174-15 Arkivkode. 033 Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 25.04.2016 2/16 Møteinnkalling 25.04.16 godkjennes. Vedlegg: - Møteinnkalling 25.04.16 3
Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll fra møte 29.02.16 Arkivsak-dok. 15/10174-16 Arkivkode. 033 Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 25.04.2016 2/16 Protokoll fra møte 29.02.16 godkjennes. Vedlegg 1: - Protokoll 29.02.16 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 10/16 Forvaltningsrevisjon: Teknisk sektor - Byggesak Arkivsak-dok. 16/05438-2 Arkivkode. 217 Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 25.04.2016 10/16 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Teknisk sektor - Byggesak» til etterretning. Kontrollutvalget innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Teknisk sektor - Byggesak» til etterretning. Bystyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger: - Revisjonen anbefaler at det gjennomføres en kartlegging for å avklare årsakene til den store andelen vedtak i klagesaker som blir omgjort av henholdsvis planutvalget og fylkesmannen. Det anbefales å vurdere om det er behov for å iverksette tiltak som i større grad kan tydeliggjøre rammene og forventingene til saksbehandlingen. - Revisjonen anbefaler at det iverksettes tiltak for å utarbeide et helhetlig internkontrollsystem for saksbehandlingen i byggesaksavdelingen. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen utgangen av oktober 2016 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Bakgrunn for saken: Prosjektet har bakgrunn i overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, der revisjonen foreslo ut i fra en risiko- og vesentlighetsvurdering å rette søkelys mot teknisk sektor - byggesak. I kontrollutvalgets møte i 27.04.15 kom medlemmene med føringer for hvilke problemstillinger det var ønskelig at revisjonen skulle fokusere på. I sak 13/15 ble følgende vedtak fattet: Forventninger/ plikter til kommunens saksbehandling og publikum i forbindelse med saksbehandling innenfor teknisk sektor (veileder). Tydeliggjøre grensene mellom politiskog administrativ saksbehandling (rolleavklaring). Innspillene ble oversendt til revisjonen i form av melding om vedtak. Siden ble de innarbeidet i forslag til prosjektplan som ble lagt frem for kontrollutvalget i møte 1. juni 2015. Kontrollutvalget i Lillesand vedtok i dette møtet en prosjektplan som legger rammene for forvaltningsrevisjonen. 5
Saksopplysninger: I prosjektplanen heter det at formålet med prosjektet er: «Kontrollutvalget ønsker å bidra til en forsvarlig forvaltning innen teknisk sektor. Prosjektet vil være en overordnet gjennomgang av saksbehandlingen i teknisk sektor i Lillesand kommune for å bedømme kvaliteten, i tillegg til å avdekke eventuelle svakheter og forbedringsområder slik at virksomhetene kan ta hensyn til dette i sitt videre arbeid med vedlikehold og etablering av gode rutiner». Ut fra formålsbeskrivelsen og signaler fra kontrollutvalget, ble det i prosjektplanen utledet 3 hovedproblemstillinger. Her blir det presisert at prosjektet i hovedsak skal begrenses til byggesaksområdet. 1. Er byggesaksbehandlingen i Lillesand kommune av god kvalitet i henhold til formelle krav og forventninger? 2. Har Lillesand kommune organisert saksbehandlingen på byggesaksområdet på en måte som sikrer kompetanse, kvalitetssikring, likebehandling og uavhengighet? 3. Har Lillesand kommune tilstrekkelig rutiner og praksis på byggesaksområdet når det gjelder evaluering av og oppfølgingen av politiske og administrative vedtak? Hovedfunnene og konklusjonen i rapporten peker på følgende: Problemstilling 1: Ut fra gjennomgangen av 20 saker og vedtak fra 2014, konkluderer revisjonen med at byggesaksbehandlingen i disse sakene i all hovedsak er i henhold til formelle krav og forventninger. Oversikten over klagebehandling i 2014 viser at fylkesmannen omgjorde 28,5 % av vedtakene som ble oversendt dit, og planutvalget omgjorde 53,8 % av vedtakene fra administrasjonen. Disse tallene viser, etter revisjonens vurdering, både at det foreligger vesentlige avstander mellom lokalpolitiske prioriteringer og administrasjonens praksis når det gjelder saksbehandling av klager knytte til dispensasjonssaker. I tillegg oppfatter revisjonen at det tilsynelatende eksisterer relativt betydelige forskjeller mellom fylkesmannens og administrasjonens tolkning i andre klagesaker. Revisjonen stiller derfor spørsmål ved årsaken til de, etter revisjonens oppfatning, vesentlige avvikene mellom administrasjonens vedtak og fylkesmannens praksis i klagesaker og de tilsynelatende store avvikene mellom administrasjonen og politikernes vurderinger i klagesaker når det gjelder dispensasjonssaker. Problemstilling 2: Revisjonen vurderer at byggesaksavdelingen har god kompetanse. Avdelingen kan vise til enkelte rutiner, som for eksempel sidemannskontroll og leders godkjenning av vedtak, som kan være med på å sikre en tilfredsstillende saksbehandling. Revisjonen vurderer på bakgrunn av dette at byggesaksavdelingen har elementer av internkontroll. Dersom man legger COSOmodellen til grunn for å betegne hva som er et godt internkontrollsystem, vurderer revisjonen i midlertidig at dette ikke er organisert eller formalisert på en slik måte at det kan betegnes som et skriftlig og helhetlig system for internkontroll. Problemstilling 3: Revisjonen konkluderer med at kommunen gjennomførte sin lovpålagte tilsynsmyndighet på en tilfredsstillende måte i 2014, ettersom det forelå en strategi for gjennomføring av tilsyn i 2014, og at det foreligger tilsynsrapporter fra gjennomførte tilsyn. Vi anser kravet til tilsyn som 6
ivaretatt, selv om avdelingen ikke fikk gjennomført den mengden tilsyn som var planlagt i strategien. Aust-Agder revisjon IKS vil legge frem rapporten for kontrollutvalget i møte og svare på eventuelle spørsmål. Vurdering fra sekretariatet: Aust-Agder revisjon IKS har levert en grundig rapport, som peker på konkrete punkter til forbedring. Sekretariatet er slutter seg til revisjonens kommentar knyttet til rådmannens tilbakemelding, om at det gir et viktig bidrag til å nyansere bildet omkring revisjonens vurdering om at det foreligger vesentlige avvik mellom administrasjonen og fylkesmannens praksis i klagesaker. Sekretariatet har spilt inn en del spørsmål til rapporten som vil bli besvart av revisjonen i møte. Vedlegg 2: - Forvaltningsrevisjonsrapport: Teknisk sektor - Byggesak Vedlegg til sak 7
11/16 Orientering - Felles statlig tilsynskalender for 2016 Arkivsak-dok. 16/05428-1 Arkivkode. 210 Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 25.04.2016 11/16 Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2016 til orientering. Bakgrunn for saken: Det går frem av Kommuneloven 10 A at Fylkesmannen skal forsøke å samordne statlige tilsyn med kommunene. Denne saken er ett ledd i arbeidet med å sikre en bedre samordning av tilsynsvirksomheten rettet mot kommunen, og på denne måten gjøres de planlagte tilsynene for 2016 gjort kjent for kontrollutvalget. Saksopplysninger: Fylkesmannen har sammen med Arbeidstilsynet, Kartverket, Skatt Sør, Statsarkivet i Kristiansand og kommunerevisjonen utarbeidet en felles tilsynskalender for planlagte statlige tilsyn med kommunesektoren for 2016 jf. kapittel 10 A i Kommuneloven. Tilsynskalenderen for 2016 er lagt ut på fylkesmannens hjemmeside. Kalenderen er detaljert i størst mulig grad når det gjelder tidspunkt for tilsynet. Utsnitt fra statlig tilsynskalender for 2016 viser aktuelle prosjekter for Lillesand kommune: Tilsynsobjekt Tilsynsteam Fagområde Tilsynsetat Tidsrom Merknader Lillesand kommune Landsomfattende tilsyn av kommunen som forvalter av miljølovgivningen Miljø og klima FMAV Miljø avd. April Ingen. NAV Lillesand Lillesand ungdomsskole Sosiale tjenester til ungdom (17-23) Helse og omsorg FMVA Sosial- og helse avd. Skole Oppl. Utdanning FMVA Utdanning- og barneverns avd. Lillesand vannverk Drikkevann Landbruk og mat April April - juni Ingen. Stedlig tilsyn. Mattilsynet April Nasjonalt tilsynsprosjekt. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 8
12/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Arkivsak-dok. 16/05417-1 Arkivkode. 217 Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 25.04.2016 12/16 Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til bystyret: Overordnet analyse av Lillesand kommune tas til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 godkjennes slik den foreligger med følgende prosjekter med aktuelle tema for forvaltningsrevisjon: 1. Pleie og omsorg Tema: Gjennomgang av vedtak, rutiner og internkontroll i omsorgstjenesten. 2. Sosialtjenesten Tema: Saksbehandlingsrutiner og internkontroll ved tildeling av økonomisk sosialhjelp. 3. Skole Psykososialt miljø Tema: Interne rutiner og oppfølging av mobbesaker. Bystyret delegerer myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer og omprioriteringer i planen, samt til å kunne definere og avgrense konkrete prosjekter innenfor de utvalgte områdene i planen. Bakgrunn for saken: I følge kommuneloven 77 skal kontrollutvalget se til at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning ut fra bystyret sine vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Hvilket forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønsker å gjennomføre skal framkomme i en plan for forvaltningsrevisjon. Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyder slik: «Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» 9
Dette betyr at kontrollutvalget innen utgangen av 2016 må sørge for: å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden 2016 2019 å gjennomføre en overordnet analyse av risiko- og vesentlighetsvurderinger i kommunen som planen skal baserast på at planen blir vedtatt av bystyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Analysen og forslag til plan er utarbeidet av Aust-Agder revisjon IKS i samsvar med gjeldende avtale om revisjonstjenester. Saksopplysninger: Aust-Agder Revisjon IKS har utarbeidet en overordnet analyse av Lillesand kommunes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Revisjonen har innhentet sitt bakgrunnsmateriale fra kommunale styringsdokumenter, offentlige rapporteringskilder, informasjon fra nåværende og forrige periodes kontrollutvalg, informasjon fra ansatte og politikere i kommunen og fra regnskapsrevisor for kommunen. Analysen følger vedlagt. Denne skal så danne bakteppet for valget av de viktigste sakene kontrollutvalget mener de bør konsentrere sin kontrollvirksomhet rundt i inneværende bystyreperiode. Forvaltningsrevisjoner er ett av de viktigste verktøyene kontrollutvalget har for å utøve sitt kontrollansvar. Dette er omfattende undersøkelser innen konkrete fag- og tjenesteområder i kommunen. Forvaltningsrevisjonene skal skje i tråd med en plan for forvaltningsrevisjon, og denne skal utarbeides på bakgrunn av den overordnede analysen. Aust-Agder Revisjon IKS har utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, som også ligger ved saken. Kontrollutvalget skal altså gjøre sine prioriteringer ut fra den overordnede analysen og revisors forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon blir så oversendt bystyret for vedtak i saken. Det er bystyret selv som vedtar hvilke områder kontrollutvalget skal konsentrere sitt arbeid rundt. Kontrollutvalget arbeider dermed på direkte oppdrag fra bystyret. Dette er en av de viktigste sakene i kontrollutvalget, der utvalget kan uttrykke overfor bystyret hva de mener kontrollutvalget bør prioritere å jobbe med gjennom hele bystyreperioden. I prioriteringsarbeidet må både kontrollutvalget og bystyret huske at formålet med kontroll- og tilsynsvirksomheten er å sikre at alle innbyggerne får de tjenester de har krav på, at tjenestene har god kvalitet, og at ressursene utnyttes effektivt og i tråd med bystyrets vedtak. Kontroll og tilsyn skal også bidra til læring og forbedring. Det forrige kontrollutvalget hadde anledning til å gi innspill til plan for forvaltningsrevisjon i møte 01.06.15 sak 23/15. Det forrige kontrollutvalget hadde følgende innspill da saken ble behandlet: Gjennomgang av kommunens næringseiendommer (Sørlandsparken Øst) Kommunens eierrolle Disse innspillene fra forrige kontrollutvalg er ikke hensyntatt i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. 10
Utfordringsbildet kan endre seg over tid, og det er viktig at kontrollutvalget underveis vurderer om det fortsatt er de vedtatte områdene for forvaltningsrevisjon som er mest presserende. Dersom det dukker opp nye behov for undersøkelser av et visst format i perioden, må kontrollutvalget ha mulighet til å omprioritere ressursene til å utføre forvaltningsrevisjoner innen andre områder. Det blir derfor lagt inn i forslag til vedtak at kontrollutvalget ønsker å få delegert oppgaven med å revidere planen ved behov. Revisjonen vil legge frem sin overordnede analyse av Lillesand kommune i møtet. Ut fra analysen legger de også frem sitt forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019, slik den ligger vedlagt er egnet for at kontrollutvalget nå kan inviteres til å foreta en endelig prioritering av prosjekter i planen. Kontrollutvalget står fritt til å gjøre endringer innenfor forslag til plan, kontrollutvalget kan velge å endre på rekkefølge når det gjelder prioriteringer, trekke fra eller legge til prosjekter i planen. Etter at kontrollutvalget har gjort sine prioriteringer skal planen fremmes for bystyret. Vedlegg 3: - Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Lillesand kommune - Overordnet analyse av Lillesand kommune Vedlegg til sak 11
13/16 Orientering fra revisjonen i møte 25.04.16 Arkivsak-dok. 16/05425-1 Arkivkode. 210 Saksgang Møtedato Saksnr 1 Lillesand kontrollutvalg 25.04.2016 13/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 12
14/16 Eventuelt i møte 25.04.16 Arkivsak-dok. 16/05426-1 Arkivkode. 033 Saksgang Møtedato Saknr 1 Lillesand kontrollutvalg 25.04.2016 14/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post a. Henvendelse fra Sigbjørn Jakobsen datert 08.03.16 2. Neste møte 30.05.16 kl. 13:00 3. Eventuelt a. Invitasjon til FKTs fagkonferanse 7.-8. juni 2016 Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 13