Rådmannen Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Bystyresalen Møtedato: 18.09.2013 Klokkeslett: 12.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 31 eller e-post til goril.samuelsen@vadso.kommune.no Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/13 13/1403 REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET - ENDRING 7/13 13/1644 ORIENTERINGER Vadsø, 12.09.2013 Ragnhild M. Aslaksen Leder
REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET - ENDRING Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 033 &00 Arkivsaksnr.: 13/1403 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: / Formannskapet 26.09.2013 / Kommunestyret 10.10.2013 4/13 Hovedutvalget for helse, rehabilitering og omsorg 21.08.2013 / Hovedutvalget for kultur, undervisning og oppvekst 24.09.2013 / Hovedutvalget for plan, miljø og kommunaltekniske saker 19.09.2013 6/13 Administrasjonsutvalget 18.09.2013 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Vadsø kommunestyret vedtar følgende endring i reglement for formannskapet pkt.4: INNKALLING TIL MØTET Innkalling til møtet skjer i hht kommunestyrets reglement pkt.6. Dette med unntak av innkallingsfristen som er 10 dager medregnet innkallingsdagen. 2. Vadsø kommunestyre vedtar følgende tillegg i Hovedutvalgenes fellesbestemmelser pkt.5, første avsnitt: Hovedutvalgene skal ha møter når lederen finner det påkrevet eller minst 2 av medlemmene krever det. Møtene skal gjennomføres minimum 5 dager før påfølgende formannskapsmøte. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Hovedutvalget for helse, rehabilitering og omsorgs behandling den 21.08.2013 sak 4/13: Administrasjonenes forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Hovedutvalget for helse, rehabilitering og omsorgs vedtak den 21.08.2013 sak 4/13: 1. Vadsø kommunestyret vedtar følgende endring i reglement for formannskapet pkt.4: INNKALLING TIL MØTET Innkalling til møtet skjer i hht kommunestyrets reglement pkt.6. Dette med unntak av innkallingsfristen som er 10 dager medregnet innkallingsdagen. Side 2 av 9
Sak 6/13 2. Vadsø kommunestyre vedtar følgende tillegg i Hovedutvalgenes fellesbestemmelser pkt.5, første avsnitt: Hovedutvalgene skal ha møter når lederen finner det påkrevet eller minst 2 av medlemmene krever det. Møtene skal gjennomføres minimum 5 dager før påfølgende formannskapsmøte. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø formannskap drøftet i møte 09.07.13 behovet for en endring av reglement for formannskapet hva gjelder frist for innkalling til møter. Av gjeldende reglement pkt 4 fremgår at innkallingsfristen er 7 dager. Denne ønskes utvidet til 10 dager. Gjeldende reglement ble vedtatt av Vadsø bystyre 1.september 2011: REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET I VADSØ KOMMUNE 1. VALG OG SAMMENSETNING Bystyret velger selv et formannskap bestående av 7 representanter. Disse velges for 4 år av og blant medlemmene av bystyret. 2. ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE Formannskapet utfører de gjøremål lovgivningen legger til det, avgjør de saker bystyret har gitt det fullmakt til å avgjøre - etter de regler som måtte være gitt i fullmakten, utreder og gir innstilling i saker til bystyret, når lovgivningen fastsetter det eller bystyret krever det, og skaffer til veie de opplysninger og gir de uttalelser som departementet eller fylkesmannen krever av det. Formannskapet legger fram innstilling til økonomiplan for kommende fire budsjettår og innstilling til årsbudsjett etter hhv. kommunelovens 44, nr.3 og 45, nr. 2. Til grunn for formannskapets innstillinger utarbeider rådmannen nødvendige utredninger og beregninger. Formannskapet angir på hvilken måte rådmannen skal forberede beslutningsgrunnlaget og hvilket innhold det skal ha. 3. FORBEREDELSE AV SAKER FOR FORMANNSKAPET Enhver sak som sendes til formannskapet, skal legges fram for dette, dersom den ikke er feilsendt; i så fall sender ordføreren den straks til rette vedkommende. Unntatt er utredninger, presiseringer e.a. utarbeidet av kommunens administrative organer som Side 3 av 9
skulle vært inntatt i den ordinære saksbehandlingen. Rådmannen sørger for at ordføreren blir kjent med slike, og avgjør i samråd med ordføreren hvordan disse skal håndteres. Rådmannen har ansvar for at de saker som legges fram for formannskapet, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir. Ordfører setter opp saksliste for det enkelte møte. Foreligger innstilling i saker som skal behandles, sørger rådmannen for at denne mangfoldiggjøres og sendes formannskapets medlemmer, varamedlemmer og kontrollutvalgets sekretariat. 4. INNKALLING TIL MØTET Innkalling til møtet skjer i hht bystyrets reglement pkt.6. Dette med unntak av innkallingsfristen som er 7 dager medregnet innkallingsdagen. 5. DOKUMENTUTLEGGING Bestemmelsene i pkt. 7 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 6. FORFALL Bestemmelsene i pkt. 8 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 7. VARAREPRESENTANT Bestemmelsene i pkt. 9 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 8. ANDRE DELTAKERE I MØTET ENN FORMANNSKAPETS MEDLEMMER Bestemmelsene i pkt. 10 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 9. MØTELEDER Bestemmelsene i pkt. 11 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 10. ÅPNE ELLER STENGTE DØRER Bestemmelsene i pkt. 12 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 11. TAUSHETSPLIKT Bestemmelsene i pkt. 13 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 12. MØTETS ÅPNING Bestemmelsene i pkt. 14 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 13. REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING SAKER Bestemmelsene i pkt. 15 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 14. SAK SOM ER TATT OPP TIL BEHANDLING Sak 6/13 Side 4 av 9
Formannskapets vedtak fattes i møter. Formannskapet er vedtaksfør når minst halvparten, dvs. 4 av medlemmene er tilstedet under behandlingen av saken. Formannskapet har adgang til å benytte fjernmøter og skriftlig saksbehandling, etter reglene i kommuneloven 30 nr. 2. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming, eller formannskapet vedtar å utsette realitetsbehandlingen av den. 15. SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN Saker som ikke er nevnt i innkallingen, kan behandles i vedkommende møte, dersom minst 2 av formannskapet bestemmer det for hver enkelt sak. 16. INHABILITET Bestemmelsene i pkt. 18 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 17. ORDFØRERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN Bestemmelsene i pkt. 19 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 18. TALERNES REKKEFØLGE Bestemmelsene i pkt. 20 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 19. NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTET Bestemmelsene i pkt. 21 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 20. ORDFØRERENS STILLING UNDER DEBATTEN Bestemmelsene i pkt. 22 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 21. AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV DEBATTEN Bestemmelsene i pkt. 23 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 22. FORSLAG Bestemmelsene i pkt. 24 og pkt. 28 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 23. AVSTEMMING Bestemmelsene i pkt. 25-27 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 24. SENDENEMNDER (DEPUTASJONER) Bestemmelsene i pkt. 31 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. Sak 6/13 25. FØRING AV PROTOKOLL - MØTETS SLUTT Bestemmelsene i pkt. 32, avsnittene 1,2,3 og 5 i bystyrets reglement får tilsvarende anvendelse. Alle møtende medlemmer og varamedlemmer undertegner møteboka. Møteboka sendes formannskapets faste medlemmer og godkjennes i det førstkommende møte. Side 5 av 9
Sak 6/13 26. SEKRETARIATETS OPPGAVER Rådmannen eller den han/hun bemyndiger, er ansvarlig for sekretariatstjenester til formannskapet, og innstiller til vedtak i alle saker så fremt formannskapet ikke har bestemt noe annet. Sekretariatet sender utskrift av formannskapets vedtak til den aktuelle saksbehandler i kommunen. Denne sørger for at vedtak med nødvendige opplysninger sendes til rette vedkommende. Sekretariatet sender bystyret melding om formannskapsvedtak når loven påbyr det, når bystyret krever det, eller vedtaket antas å være av større interesse for bystyret. Sekretariatet har ansvaret for formannskapets sakspapirer, innkalling av medlemmer, kunngjøring av møter, protokoller og protokollutskrifter. Vurdering: Av Kommunelovens 32 pkt.2 fremgår følgende hva gjelder innkalling til møter: til 2. Lederen av folkevalgt organ setter opp saksliste for det enkelte møte. Innkalling møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. I kommentaren til 32 sies følgende om begrepet høvelig varsel : I kravet om at innkalling må være sendt med høvelig varsel, ligger at innkallingen må sendes så tidlig at man kan få et mest mulig fulltallig frammøte. Medlemmene må få vite at møte skal holdes så tidlig at de enten kan innrette seg etter dette, eller sørge for at varamedlemmer blir varslet tidsnok til å kunne møte. Varslingstidspunktet må avpasses etter organet, saksmengden mv., og det bør også gå ut så tidlig at medlemmene har en viss mulighet til å sette seg inn i sakene før møtet. Normalt bør møteinnkallingen være medlemmene i hende senest fire-fem dager i forveien. I Vadsø kommune utarbeides møteplan for møter i hovedutvalg, formannskap og kommunestyret om høsten og gjelder for samtlige møter påfølgende år. Det betyr at informasjon om formannskapets faste møter er kjent for medlemmene i inntil et år i forkant. Hensynet til høvelig varsling skulle i så måte være godt ivaretatt. Hva gjelder selve innkallingen med saksliste og saksdokumenter så opererer Vadsø kommune med frist på 10 dager for møter i kommunestyret, mens samtlige hovedutvalg, formannskap og administrasjonsutvalg har innkallingsfrist på 7 dager. Det betyr at innkalling og sakspapirer sendes ut til medlemmer/varamedlemmer senest hhv 10 og 7 dager før møtet. Dette er medregnet innkallingsdagen. Da all utsending av dokumenter skjer elektronisk overholdes kommunelovens anbefaling om innkallingen senest fire-fem dager i forveien med svært god margin. Etter rådmannens vurdering vil en utvidelse av innkallingsfristen til formannskapet selvsagt være mulig. Det vil imidlertid ha noen praktiske konsekvenser for bla saksbehandlingstid og møteplaner som politisk nivå bør være kjent med. Side 6 av 9
Sak 6/13 I hht gjeldende reglement gjennomføres formannskapsmøtene minimum 2 uker før kommunestyret, mens møtene i hovedutvalg og administrasjonsutvalg gjennomføres minimum 2 dager i forkant av formannskapsmøtene. Gitt dagens innkallingsfrister betyr dette en saksbehandlingsrekkefølge der saker til hovedutvalgene utarbeides og sendes ut først, deretter følger saker til formannskap, og til slutt saker til kommunestyret. Eks.: Møte og dato: Innkallingsfrist: Frist for saksbehandler: Ny innkallingsfrist til FSK: Ny frist for saksbehandler: PMK 21.nov. 20.nov. som i dag som i dag 28.nov. HRO 22.nov. 21.nov. som i dag som i dag 29.nov. KUO 3.des. 26.nov. 25.nov. som i dag som i dag FSK 5.des. 28.nov. 27.nov. 25.nov. 24.nov. KST 19.des. 9.des. 8.des. som i dag som i dag Dette eksemplet viser at en sak som kun skal til behandling i ett av utvalgene (hovedutvalg eller FSK) gir sekretariatet mulighet til å prioritere rekkefølgen i saksutsendelse til de ulike utvalgene. Utsendelse foregår vanligvis over flere dager da utvalgsmøtene er satt til ulike dager. Saker som skal behandles både i hovedutvalg, FSK og til sist i Kommunestyret, må være ferdig fra saksbehandler minimum 4 uker i forkant av kommunestyrets møte. Dersom innkallingsfristen til formannskapet skal utvides til 10 dager tilsier det, gitt dagens møteplan, at saker til hovedutvalg og formannskap i all hovedsak må sendes ut samtidig og gis samme saksbehandlingsfrist. Dette kan skape kapasitetsmessige utfordringer for både saksbehandler og sekretariat. I denne sammenheng vil rådmannen også peke på en annen og stadig økende utfordring knyttet til bruken av tilleggssakslister. Omfanget av disse har økt betraktelig det siste året og kommer gjerne som en konsekvens av at saksbehandlingsfrister ikke overholdes eller ikke tas hensyn til. Dette er etter rådmannens vurdering svært uheldig. I mange tilfeller er det ønskelig at saker får en raskest mulig behandling, og da blir resultatet at en velger å se bort fra at frist for saksbehandling og utsendelse er passert. En utvidelse av innkallingsfrist fra 7 til 10 dager vil helt klart kunne resultere i ytterligere økt bruk av tilleggssakslister. På bakgrunn av dette er rådmannens helt klare anbefaling til kommunestyret som følger: en utvidelse av innkallingsfristen til formannskapets møter, fra 7 til 10 dager, følges opp ved en tilpasning av Vadsø kommunes møteplan slik at antall dager mellom hovedutvalgsmøter og formannskapsmøtet blir utvidet fra minimum 2 dager til minimum Side 7 av 9
Sak 6/13 5 dager. Dette vil i tillegg til endring av pkt.4 i formannskapets reglement også medføre et tillegg til pkt.5 Møter i Hovedutvalgenes fellesbestemmelser, vedtatt av kommunestyret 26.02.12. Videre vil rådmannen skjerpe inn de administrative rutiner knyttet til frist for innkomne saker slik at bruk av tilleggssakslister kun skjer unntaksvis. Jens R. Betsi Rådmann Side 8 av 9
ORIENTERINGER Saksbehandler: Gøril Samuelsen Arkivkode: Arkivsaksnr.: 13/1644 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 7/13 Administrasjonsutvalget 18.09.2013 Forslag til vedtak/innstilling: Tas til orientering. Jens R. Betsi Rådmann Side 9 av 9