Vortex og redigering av semestersider for kurs 1. Generelt om oppbygningen av systemet Som i andre datasystemer finnes informasjonen i Vortex i et system av mapper. Systemet kan beskrives hierarkisk eller lineært. Her er en hierarkisk oppbygd oversikt: UiO Emner HF IMV MUSxxxx V07 Figuren er noe forenklet, forsåvidt som det i noen av mappene kan ligge flere undermapper. All informasjon og dokumenter som redigeres av lærere/vitenskapelig ansatte ligger i mappen for det aktuelle semesteret. Her er den samme strukturen framstilt lineært (dette blir ofte kalt en "sti"): Du er her: www.uio.no > studier > emner > hf > imv > MUS1105 > v07 Noen kaller også dette for brødsmulenavigasjon. Uansett framstillingsform tenker man altså (hvis vi eksempelvis orienterer oss ut fra mappen "IMV"): Mappen "IMV" ligger i mappen "HF" som ligger i mappen "Emner" som ligger i mappen "UiO", og i mappen "IMV" ligger mappen for emnet "MUSxxxx" hvori vi finner mappen "V07". Dette er en av mange mulige illustrasjoner på at, som andre datasystemer, fungerer også Vortex lineært. Det vil si at det som regel bare skjer én ting av gangen. I mange tilfeller må man først ha en operasjon for å velge et element man vil gjøre noe med, en ny operasjon for hvor man vil plassere det (som kan bestå av en operasjon for å velge plassering og en til for å faktisk sette elementet der), og så videre. 1
La oss så se på innholdet i den siste mappen, nemlig mappen for semesteret. Der ligger (bl.a.) følgende mapper og filer: beskjeder.xml (fil): Her skrives beskjedene inn. pensumliste.xml (fil): Her skrives pensumlista inn. undervisningsplan.xml (fil): Her skrives undervisningsplanen inn. undervisningmateriale (mappe) Mappen ligger der som en service for at man skal kunne bruke den til å legge ulikt materiale til bruk i undervisningen. Man må ikke bruke den. index.xml (fil): Filen som har dette navnet i denne mappen lager utseendet på emnets semesterside. Stort sett trenger man bare å forholde seg til mappen for det aktuelle semesteret. Den eneste grunnen til å befinne seg i mappen for emnet er for å finne mappen for et bestemt semester, mens mappen for instituttet brukes for å finne mappen for en annen emnekode. I mappen for hvert enkelt semester ligger altså de dokumentene som skal/kan redigeres, og det er også her man legger nye dokumenter som man har bruk for å formidle til studentene via nettsidene. Av disse dokumentene er index.xml den overordnede. Ingen informasjon kan legges inn på denne siden, bare overskrifter og lenker til annen informasjon (derav navnet "index"). All informasjon som skal gjøres tilgjengelig må derfor finnes i andre dokumenter, f.eks. de tre andre i listen ovenfor, mens man på index-siden bare legger lenker og overskrifter som viser til disse dokumentene. Det som kan virke litt forvirrende, er at beskjedfeltet på index-siden faktisk inneholder informasjon, men det er bare fordi man har valgt å vise det som ligger i dokumentet beskjeder.xml på denne måten. Selve informasjonen må altså likevel legges i dokumentet beskjeder.xml og ikke direkte på siden index.xml. I dette tilfellet blir informasjonen så automatisk hentet fra beskjeder.xml til index.xml uten at man trenger å gjøre noe spesielt for at dette skal skje (utover å legge inn beskjeden i beskjeder.xml-filen, naturligvis). 2. Innlogging Det er greiest å logge seg inn i systemet ved å gå til den nettsiden som skal redigeres, altså semestersiden for emnet, og klikke på "Administrer dette dokumentet" nederst til høyre på siden. Da kommer man til en innloggingsside der man skriver inn vanlig brukernavn og passord. Da blir man igjen ført videre til en side som likner ganske mye på den opprinnelige nettsiden, men som nå er redigerbar. 3. Navigasjon Den siden man nå er kommet til, er altså index.xml. Det framgår overskriften index.xml og av "stien" over denne overskriften: 2
Du er her: www.uio.no > studier > emner > hf > imv > MUS1105 > v07 > index.xml index.xml Stien kan leses slik (den leses altså fra høyre mot venstre): Du er nå på dokumentet index.xml, som ligger i mappen v07 som ligger i mappen MUS1105 som ligger i mappen imv osv. Som nevnt kan ikke ny informasjon legges direkte på index.xml. Informasjonen som skal presenteres må legges i et dokument i mappen v07. For å komme dit, klikker vi i stien der det står v07. Å gå opp ett nivå Når vi navigerer opp ett nivå (eller flere), skal ikke knappen/pilen "back" i selve nettleseren benyttes (med noen helt spesifikke unntak). Det kan være vanskelig å bryte vanen med å bruke denne funksjonen, men bruk altså stien isteden og klikk på den mappen du skal til! Å gå ned ett nivå Det siste leddet i stien viser til enhver tid hvor i hierarkiet vi befinner oss. Men dermed er det heller ikke mulig å bruke stien for å gå nedover i hierarkiet. Da må vi isteden klikke på riktig dokument eller mappe i den mappen vi befinner oss i. Befinner vi oss i mappen v07 og vil inn på dokumentet beskjeder.xml, for eksempel for å redigere det, må vi klikke på dokumentnavnet i listen over dokumenter som ligger i mappen. ALLE INSTRUKSJONER NEDENFOR FORUTSETTER AT MAN FØRST HAR NAVIGERT SEG TIL MAPPEN FOR DET SEMESTERET KURSET SKAL GÅ. 1. UNDERVISNINGSPLAN a. Klikk på lenken undervisningplan.xml i listen over filer i mappen v07. Dette tar deg til en undervisningsplan som kan redigeres. b. For å få redigert undervisningsplanen, klikk på fliken rediger. Nå kan man enten redigere eksisterende tabellrader eller legge til nye tabellrader. c. I. For å legge til en ny tabellrad, klikker man på knappen Ny undervisning i midten nederst i bildet. Gå så fram som under punkt d nedenfor. II. For å redigere en eksisterende tabellrad, klikk på lenken som heter rediger til høyre for vedkommende tabellrad. Gå så fram som under punkt e nedenfor. d. Du får nå mulighet til å velge hvor den nye raden skal inn. Klikk i den tomme sirkelen midt i bildet det står en mellom hver rad samt en aller øverst og en aller nederst. Klikk deretter på knappen Sett inn nederst i bildet. Nå kommer redigerbare felter fram. Gå videre som i punkt e. e. Skriv inn riktig informasjon i feltene som kommer opp, og klikk på knappen lagre under kommentar-feltet. Legg også merke til lenken Hvordan formatere tekst (avsnitt, lister, lenker, utheve ord o.l)? til høyre for kommentarfeltet, der man kan få nyttige tips om formatering. 3
f. Når alle nødvendige rader er lagt inn og redigert riktig, må vi sørge for at undervisningsplanen blir vist på semestersiden (index.xml). Dette gjøres på følgende måte: Over tabellen står overskriften Pensum/læringskrav ( - vår 2007) (rediger) Det som mangler her, er emnekoden, som skal være det første som står i parentesen. Klikk på lenken rediger til høyre for denne overskriften. Da får man opp en del redigerbare felter. Skriv inn emnekoden husk på at det ikke skal være mellomrom mellom MUS og talldelen av koden og klikk på Lagre -knappen under feltet for årstallet. Nå blir det automatisk laget en lenke som heter Undervisningsplan på semestersiden under overskriften Undervisning. g. Klikk på knappen Avslutt helt nederst til høyre i bildet. h. Hvis du nå ikke skal redigere andre Vortex-dokumenter, kan du klikke på lenken logg ut øverst til høyre i bildet. 2. PENSUMLISTER a. Klikk på lenken pensumliste.xml i listen over filer i mappen v07. Dette tar deg til en pensumliste som kan redigeres. b. For å få redigert pensumlisten, klikk på fliken rediger. For å legge inn nye punkter på pensumlisten har man to muligheter. Rett under overskriften har man tre lenker som setter inn informasjon nederst i dokumentet. For vanlige bibliografiske referanser til bøker og artikler, bruk Nytt pensumpunkt, ikke Ny fritekst. De samme tre alternativene finnes som knapper nederst i bildet. Bruker man disse, får man anledning til å sette inn nye punkter over, under eller mellom eksisterende punkter. c. Bruker du knappene nederst, får du nå mulighet til å velge hvor det nye punktet skal inn. Klikk i den tomme sirkelen midt i bildet det står en mellom hver rad samt en aller øverst og en aller nederst. Klikk deretter på knappen Sett inn nederst i bildet. Nå kommer redigerbare felter fram. Gå videre som i punkt d. d. Har du klikket på Nytt pensumpunkt, får du nå opp en rekke redigerbare felter, der du kan skrive inn informasjonen om pensumbøkene. Disse feltene lager selv riktig kursiv osv., så dette trenger du ikke å tenke på. e. Hvis du skal legge inn en referanse til en artikkel eller et bestemt kapittel i en bok, ikke bruk metoden som er beskrevet under lenken i samling og i bok? ved siden av feltet Forfatter(e). Det resulterer i en helt krøkkete type referanse. Bruk i steden knappen Ny artikkel i firkanten over feltet Forfatter(e). Dette blir en grei referanse. f. Alternativet Ny fritekst kan brukes for å legge inn annen informasjon enn bibliografiske referanser, og Ny overskrift brukes naturligvis til å organisere pensumlisten. g. Når alle nødvendige rader er lagt inn og redigert riktig, må vi sørge for at undervisningsplanen blir vist på semestersiden (index.xml). Dette gjøres på følgende måte: Over tabellen står overskriften Pensum/læringskrav ( - vår 2007) (rediger) Det som mangler her, er emnekoden, som skal være det første som står i parentesen. Klikk på lenken rediger til høyre for denne overskriften. Da får man opp en del redigerbare felter. Skriv inn emnekoden husk på at det ikke skal være mellomrom mellom MUS og talldelen av koden og klikk på Lagre -knappen under feltet for årstallet. Nå blir det automatisk laget en lenke som heter Pensum/læringskrav på semestersiden under overskriften Undervisning. 4
h. Klikk på knappen Avslutt helt nederst til høyre i bildet. i. Hvis du nå ikke skal redigere andre Vortex-dokumenter, kan du klikke på lenken logg ut øverst til høyre i bildet. 3. BESKJEDER a. Klikk på lenken beskjeder.xml i listen over filer i mappen v07. Dette tar deg til beskjedsiden. b. Klikk på fliken "rediger". Du får nå opp et bilde der du kan legge inn og redigere beskjeder. c. I. For å legge til en ny beskjed, klikker man på knappen Ny beskjed i midten nederst i bildet. Gå så fram som under punkt d nedenfor. II. For å redigere en eksisterende beskjed, klikk på lenken som heter rediger til høyre for vedkommende beskjed. Gå så fram som under punkt e nedenfor. d. Skriv beskjeden i det åpne feltet og klikk på knappen "Lagre" under dette feltet. Du kommer nå tilbake til forrige bilde. Hvis du ikke vil lagre, trykk på knappen "Avbryt". e. Man redigerer nå i den samme typen bilde som man bruker for å legge inn ny beskjed. Både når man legger inn ny beskjed og når man redigerer en gammel, er det greit å være oppmerksom på tipsene som står til høyre for redigerings-/innskrivingsfeltet under lenken Hvordan formatere tekst (avsnitt, lister, lenker, utheve ord o.l)? f. Når alle beskjeder er lagret slik som man vil ha dem, klikker man på knappen "Avslutt" nederst til høyre i bildet. Hvis man nå ikke skal redigere videre i andre dokumenter, klikker man "Logg ut" øverst til høyre i bildet. 4. Å LEGGE INN NYE DOKUMENTER a) Standarddokumenter (maler) 1. Nye, tomme dokumenter. Av ulike grunner kan det hende at dokumentet/malen vi trenger ikke ligger i mappen for det aktuelle semesteret. Da kan man legge det inn selv. I mappen for semesteret, f.eks. v07, står følgende lenker ovenfor oversikten over dokmentene i mappen: Flytt Kopier Last opp fil Nytt dokument Ny mappe Hvis man klikker på "Nytt dokument", får man opp en liste med ulike dokumenter som kan legges inn. Marker det dokumentet du vil ha (f.eks. pensumliste.xml) ved å klikke i sirkelen til venstre for dokumentnavnet, og klikk deretter på knappen merket "Opprett" under listen. Du kommer da tilbake til mappen du var i, og det nye dokumentet står i listen over innholdet i mappen. Du kan da klikke på dokumentnavnet og begynne å redigere. 2. Kopiering av dokumenter fra tidligere semester Normalt blir dokumentene "pensumliste.xml" og "undervisningsplan.xml" kopiert fra mappen fra sist emnet ble gitt. Skulle det likevel ikke skje, kan man selv gå til mappen for det tidligere semesteret og kopiere det aktuelle dokumentet. Det gjøres slik: I. For å gå til mappen for det tidligere semesteret, gå først til mappen for emnet ved å bruke stien oppe til venstre, klikk så på mappen for det tidligere semesteret. 5
II. Til høyre for hvert dokumentnavn (omtrent midt i bildet) er det en avkrysningsboks. Klikk i avkrysningsboksen for det dokumentet du vil kopiere. III. Jeg viser igjen til følgende lenker ovenfor oversikten over dokmentene i mappen: Flytt Kopier Last opp fil Nytt dokument Ny mappe Klikk på lenken "Kopier". IV. For å gå til mappen for det semesteret dokumentet skal kopieres til, gå først til mappen for emnet, klikk deretter på mappen for det aktuelle semesteret. V. I mappen for det aktuelle semesteret, under stien, står følgende lenker: ( endre navn ) ( slett mappen ) ( kopier hit ) ( vis i filutforsker ) Lenken "kopier hit" er ny og kom til da du kopierte dokumentet fra det tidligere semesteret. Klikk nå på denne lenken, og navnet på det gamle dokumentet kommer opp i dokumentlisten i det aktuelle semesteret. Det kan nå klikkes på og redigeres som andre dokumenter i mappen. (Lenken "vis i filutforsker" kommer ikke fram på Mac, men er bare et kopieringsalternativ for pc-brukere.) b) Egne dokumenter Det hender at det er gunstig å legge ut informasjon som ikke passer inn i standardskjemaene. Typiske eksempler kan være ekstramateriale til undervisningen, deltakerlister til grupper o.l. Når det gjelder undervisningsplaner og pensumlister, anbefales det generelt å bruke standardskjemaene for å legge ut disse. Da får disse en felles form, og ikke minst viktig: De blir alltid liggende på samme sted på websidene, fra det ene emnet til det andre. Med så mange websider som finnes på UiO, er det gunstig å ikke lage ustandard løsninger med mindre det er helt nødvendig. Hvis man ønsker å legge inn informasjon i egne dokumenter, gjøres det slik: 1. Skriv det aktuelle dokumentet. Lagre det helst som.pdf-format. På Macintosh-maskiner konverterer man andre filtyper til.pdf-filer ved å velge "Skriv ut" (ikke "Lagre som") mens man har det opprinnelige dokumentet åpent, og klikk på knappen som heter "pdf" nederst til venstre i den dialogruten som kommer opp. Så lagrer man som vanlig, på et sted der det er lett å finne igjen. Det lønner seg å lage en egen mappe for disse dokumentene, gjerne også en mappe pr. kurs dersom man underviser på flere, og det lønner seg å legge det opprinnelige word-dokumentet (som det gjerne er) og pdf-versjonen i samme mappe. 2. Gå til mappen for det aktuelle semesteret for det kurset det gjelder. Igjen bruker man en av lenkene ovenfor oversikten over dokmentene i mappen: Flytt Kopier Last opp fil Nytt dokument Ny mappe Klikk på "Last opp fil". Da får du opp et felt med tre knapper: "Browse", "Last opp" og "Avbryt". Klikk på "Browse"-knappen og klikk deg så fram til der du lagret filen med informasjonen du vil legge ut, og dobbeltklikk på filen. Du kommer nå tilbake til mappen, og stien som viser hvilket dokument du har valgt, vises i feltet ved siden av "Browse"- knappen. 6
3. Klikk så på "Last opp"-knappen. Dokumentet legger seg nå i listen over dokumenter i mappen. 4. Fordi dette ikke er et standardskjema, blir det ikke hentet til et bestemt sted på semestersiden. Du må selv velge hvor det skal stå, hvilken overskrift det skal ha, hva lenken skal hete, osv. Dette er den eneste redigeringen som kan foretas i dokumentet index.xml. Slik går du fram: I. Klikk på lenken "index.xml" i dokumentlisten i mappen for det aktuelle semesteret. I bildet som nå kommer opp, klikker du på fliken "rediger". II. Du må nå klikke enten på knappen "Ny overskrift" eller "Ny weblenke" nederst i bildet. Ny overskrift: Har du ikke tidligere lagt inn overskrifter selv her, får du nå kun ett valg for hvor du kan plassere overskriften, nemlig nedenfor overskriften "Eksamen". Har du tidligere lagt inn overskrifter, kan du på samme måten plassere en ny overskrift over, under eller mellom disse. i. Klikk i den tomme sirkelen her for å markere posisjonen for den nye overskriften, og klikk så på knappen "Sett inn" nederst i bildet. ii. Nå får du opp et bilde der du kan skrive inn den nye overskriften. Skriv den inn og trykk på knappen "Lagre" nedenfor feltet. Ny weblenke: Har du ikke tidligere lagt inn overskrifter eller lenker selv her, har du kun ett valg for hvor du kan plassere lenken, nemlig under overskriften "Eksamen". Passer ikke det du skal legge ut under denne overskriften, må du først lage en ny overskrift, som beskrevet i avsnittet over. Har du tidligere lagt inn ny(e) overskrift(er) selv, kan den nye weblenken plasseres under denne/en av disse. i. For å plassere lenken, klikk i den tomme sirkelen der lenken skal inn, og klikk så på knappen "Sett inn" nederst i bildet. Nå får du opp et bilde med to felt. ii. Skriv inn lenketeksten i feltet "Lenketekst". Dette er det som blir synlig som lenke (klikkbar tekst) på semestersiden. iii. Ikke skriv noe i feltet "Webadresse". Klikk i steden på knappen "Se dokumenter" til høyre for feltet. iv. Nå kommer det opp et eget vindu som inneholder dokumentlisten fra mappen for det aktuelle semesteret. Her ligger også en lenke med dokumentnavn for hvert av de dokumentene du har lastet opp selv. Klikk på dokumentnavnet du vil lenke til. v. Nå forandrer det nye vinduet seg slik at det bare inneholder dokumentnavnet du nettopp klikket på, og til høyre for det, lenken "lag lenke". Klikk på denne lenken. vi. Du kommer nå tilbake til vinduet med de to feltene "Lenketekst" og "Webadresse". Nettadressen til det dokumentet du skal lenke til, har nå lagt seg i feltet "Webadresse". Klikk på knappen "Lagre". Hvis du nå ikke skal legge ut flere overskrifter eller lenker, kan du klikke på "Avslutt" nederst til høyre, og så "logg ut" øverst til høyre. 7
Oppskriften ovenfor kan også brukes for å legge ut lenker til andre nettsider. Istedenfor pkt. iii-vi ovenfor kopierer du nettadressen til den siden du vil lenke til, og limer den inn i feltet "Webadresse" og klikker "Lagre".. MER INFORMASJON: Det finnes mye informasjon på UiOs nett om redigering i Vortex, tildels rikt illustrert, som det heter. Alle anbefales å lese disse. Hovedsiden har følgende adresse: http://www.usit.uio.no/it/vortex/hjelp/ Den mest aktuelle undersiden er kanskje: http://www.usit.uio.no/it/vortex/hjelp/admin/ Om opplasting av dokumenter spesielt: http://www.admin.uio.no/studinfo/veiledninger/undervisningsmateriale/index.html - og det samme, men mer detaljert (laget for Juridisk fakultet): http://www.jus.uio.no/studier/studinfo/veiledninger/undervisningsmateriale.html 8