Møteinnkalling Utvalg: Styret i Innherred Renovasjon konsern Møtested: Ørin Dato: 23.03.2017 Tid: 09:00 13:00 Forfall meldes til berit.johansen@ir.nt.no som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksnr Innhold PS 1/17 Referatsaker PS 2/17 Godkjenning av protokoll PS 3/17 Orientering regnskap pr. 31.12.16 PS 4/17 Styrets arbeid - evaluering 2016 Referatsaker
PS 1/17 Referatsaker PS 2/17 Godkjenning av protokoll
Orientering regnskap pr. 31.12.16 Saksbehandler: E-post: Tlf.: Stig Arild Myhre sam@ir.nt.no Arkivref: - /9.2 Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Styret i Innherred Renovasjon konsern 23.03.2017 3/17 Forslag til vedtak: Styret tar foreløpig regnskap pr 31.12.16 til orientering. Vedlegg: 1 Foreløpig regnskap pr. 31.12.16 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Foreløpige kommentarer til regnskap 2016: Det som er skrevet med rødt mangler tilstrekkelig opplysninger til for å kunne gi rette beløp. Det vil si at skatteregnskap er ikke ferdig. KOMMENTARER TIL REGNSKAP 2016 INNHERRED RENOVASJON IKS Årets regnskap viser et ordinært resultat før skatt på 9 194 700,- (2015: 7 444 672,-), noe som er vel 8 millioner bedre enn budsjettert resultat. Inkludert i dette resultat er det bokført en regnskapsteknisk «kostnad» på 1 220 177,- for aktuarberegnet pensjon. Beløpet utgjør endringen i beregnet netto balanseført pensjonsforpliktelse fra 2015 til 2016. Forklaringen til dette ligger blant annet i endringene på diskonteringsrente og forventet avkastning. I det ordinære resultatet ligger det et samlet overskudd på selvkostregnskapet på 5 138 412,-. Dette består av et overskudd på 4 939 670,- for husholdningsrenovasjon og 198 742,- for hytterenovasjon. Disse beløp skal tilbakeføres abonnentene og føres derfor mot akkumulerte selvkostfond. Tidligere ble det ført fond for hver enkelt kommune, men regnskapsmessig er disse, i kjølvannet av lik pris og lik tjeneste, slått sammen. Vi har et akkumulert fond for husholdningsrenovasjon som er bokført med 3 713 048,- og
tilsvarende for hytterenovasjon (som er nytt fra 2016) 198 742,-. For Tydal Kommune, som IR har driftsansvar for, føres et eget regnskap med separat selvkostfond. Årets positive resultat etter skatt på.. føres mot et akkumulert underskudd fra 2015 slik at bokført fond pr. 31.12.2016 er på Dette underskuddet må kreves inn særskilt av abonnentene i Tydal. Beregnede renteinntekter på 190 458,- vedrørende investeringsfond, etterdriftsfond og andre fonds overføres respektive fonds. I tillegg er det slik at slambehandling, som også er et eget selvkostområde, må behandles på tilsvarende måte som selvkostfondene i kommunene. Overskudd på slam ble i 2016 på 898 813,- avsettes til slamfond som dermed totalt er på 3 919 369,-. Behandlingsavdelingen (3109) på Mule/Skjørdalen er skilt ut med eget regnskap da en god del av denne aktiviteten er knyttet til behandling av næringsavfall. Slik behandling er skattepliktig og skal derfor regnskapsmessig behandles særskilt. Overskuddet etter skatt i denne avdelingen ble i 2016 på. (3 137 266) og er en del av årsoppgjørsdisposisjonene. Kommunalt næringsavfall (3170) er også et område som er skattepliktig. Resultat etter skatt ble i 2016 på.(97 936). Denne tjenesten betraktes som et eget selvkostområde og overskudd etter skatt avsettes til eget selvkostfond. Selskapets driftsresultat (før finansposter) er på + 10 631 902,- (8 888 382,-). Sammenlignet med budsjettert driftsresultat er dette 7,8 millioner bedre. Årsaken til dette er en inntektsøkning på 5,7 millioner (eks overføringsinntektene) samt en kostnadsreduksjon på totalt 2,1 millioner. Nærmere forklaring til resultatet blir dels gitt under de enkelte kostnadssteder samt at vi i det påfølgende gir noen generelle kommentarer. Samlede netto gebyrinntekter utgjør 114,1 millioner mot 106,3 millioner i 2015. Fra og med 2016 er gebyret i Tydal også inkludert med 2,6 millionerer. Av totale inntekter på 168,6 millioner (165,6 millioner) utgjør gebyrinntektene 68 % (65 %). Her er overføringsinntektene holdt utenfor da dette er inntekter som har tilsvarende overføringskostnader og dermed ikke påvirker resultatet. Gebyrinntektene er kun 272 000 under budsjett og skyldes at hytterenovasjon ikke ble iverksatt som forventet. Sammenlignet med 2015 har inntektene økt med 3 millioner. Inntektsnedgangen på levering til deponi og salg fraksjoner på totalt 3,5 millioner er de største bidragsyterne til at total økning er mindre enn økningen for gebyrinntektene. Mindre mengder avfall inn til vårt deponi, men også til behandlingsavdeling generelt er har ført til nedgangen i inntekt i forhold til forrige år. Prisene på fraksjonene har vært noe over nivået i 2015 Inntektene fra salget i våre bruktbutikker var på samme nivå som i 2015 det vil si 2,7 millioner. Imidlertid er det 275 000,- over budsjett. Samlet nedgang i varekostnadene er på 2,4 millioner til tross for en ekstra nedbetaling av selvkostfond i Ecopro på 4,1 millioner. Betydelig lavere pris enn forutsatt i budsjett gir denne innsparingen. Behandlingskostnadene er også i 2016 på vel 40 millioner (35 millioner) inkludert nevnte ekstra nedbetaling til Ecopro. Budsjettmessig er det nesten 3 millioner under budsjett: Prisen på behandling av spesialavfall (blant annet impregnert tremateriale) er fortsatt høy og vi har dermed fått et overforbruk på 1,1 million,-. Med en aktuarberegnet pensjonskostnad på 1,2 millioner ble det et overforbruk på lønns og personalkostnadene 885.000,-. Fast lønn er 600.000,- under budsjett da antall stillinger i året er lavere (-2) enn det som det ble budsjettert med. I tillegg har vi hatt betydelig større kostnader ved bruk av overtid og ekstrahjelp. En god del av forbruket av ekstrahjelp skyldes sykefravær og er dermed kompensert ved refusjon av sykepenger på 1,2 millioner mer enn budsjett. Totalt utgjør bruken av overtid og ekstrahjelp et budsjettavvik på 1,7 millioner pluss sosiale kostnader. Sammenlignet med 2015 har de
faste lønnskostnadene økt med 1,7 millioner og kan tilskrives en økning i løpet av året med totalt 5 ansatte. Betalt pensjon er i 2016 bokført 250 000,- lavere enn det vi budsjetterte med og skyldes tilbakeføring av premie fra 2015 hvor KLP hadde et positivt resultat. I tillegg er som nevnt aktuarberegnet pensjon kostnadsført totalt med 1,2 millioner. Hovedposten annen driftskostnad er faktisk litt under kostnadene i 2015, men som budsjett i 2016. Det er dog enkeltposter som har et avvik som er verdt å kommentere. Leid transport renovasjon som fra 01.10. 2016 fikk ny leverandør har gitt en innsparing på vel 900 000,-. Drivstoffkostnadene har også vært under budsjett med 400 000,-.Transport av fraksjoner fra gjenbrukstorg ble 300 000,-lavere enn forventet på budsjett-tidspunktet. På den annen side har vi overskridelser av budsjett leie vikarer (+ 300 000,-) og tilsvarende på IT-kostnadene. Driftskostnader på maskiner og biler (verksted, deler, dekk etc.) har hatt et overforbruk på 460 000,-. Øvrige poster har mindre avvik. Finanspostene gir i 2016 en netto finanskostnad på 1,4 millioner som er 244 000,- bedre enn budsjett og kommer både av høyere finansinntekter og lavere finanskostnad. Den vesentligste delen av økningen i finansinntektene er avkastning på alternative plasseringer som vi av erfaring har sett varierer en del fra år til år, og derfor forsiktig budsjettert. Avkastningen har vært 4,63 % for ene halvparten av plasseringene, mens den resterende del har gitt en avkastning på 1,8 %. Gjennomsnittlig 3 mnd Nibor-rente var på 1,13 % i 2016. Det ble budsjettert med en gjennomsnittlig rentefot på 1,96 %, mens gjennomsnittlig rente ved utgangen av 2016 er på 1,92%. Flytende rente på lån i KLP Kommunekreditt er på 1,85 %, mens lån i Kommunalbanken ble rentebelastet med 1,8 %. Ved årsskifte har vi fast rente på 49 % av våre lån og rentefoten på disse lån varierer mellom 1,75 % og 3,1 %. Investeringer for 2016 på 27,1 millioner er bortimot 22,6 millioner lavere enn grunnlaget for renteberegninga. Låneopptaket i 2016 ble gjort i desember og også det gir lavere faktisk rentekostnad enn budsjettert. Avskrivninger og kalkulatorisk rente er bokført med 460 000,- lavere kostnad enn hva vårt budsjett la opp til. Reduserte investeringer sammen med rentereduksjon fører til en samlet reduksjon i kalkylekostnadene på 1 223 000,-. Faktisk kalkulert rente (5-årig Swaprente + 0,5%) ble 0,21 % lavere enn budsjettert og gir dermed en redusert kalkulert renteinntekt på 763 000,-. I tillegg til de generelle kommentarene er det nødvendig med følgende tilleggskommentarer for noen av kostnadsstedene/avdelingene:
Styrets arbeid - evaluering 2016 Saksbehandler: E-post: Tlf.: Geir Tore Leira geir.tore.leira@ir.nt.no Arkivref: - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Styret i Innherred Renovasjon konsern 23.03.2017 4/17 Forslag til vedtak: Vedlegg: 1 Retningslinjer for styrets arbeid Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Evaluering av styrets arbeid i 2016. Resultat legges fram i møte.
Vedtatt 17. september 07 Sak 24/07 RETNINGSLINJER FOR STYRETS ARBEID I INNHERRED RENOVASJON IKS IR 1. INNLEDNING Dette dokument er utarbeidet for å sikre at involverte skal være samstemt med hensyn til styrets ansvar og rolle og styrearbeidets betydning, form, innhold og gjennomføring. 2. STYRETS OPPGAVER Ifølge IKS-loven er styret ansvarlig for selskapets forvaltning og skal sørge for en forsvarlig organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal: I nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter og kan også fastsette retningslinjer for virksomheten. Avgjøre alle saker som etter selskapets forhold er av usedvanlig art eller viktighet og som ikke etter selskapsavtaler skal avgjøres av representantskapet. Holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Være direkte overordnet daglig leder, som har den daglige ledelse og som skal følge de retningslinjer og pålegg styret gir. Styret og daglig leder må ha innflytelse på de fleste vesentlige beslutninger som angår selskapets fremtidige utvikling. I prinsippet kan styret delegere myndighet, men det fritar ikke for ansvar. Styret skal støtte den daglige ledelse. I hovedpunkter og stikkordsform skisseres følgende oppgaver for styret: 2.1 Generelle oppgaver 1. Styret skal sammen med ledelsen sørge for å fatte selskapets forretningsidé, bifalle dens prinsipper og gjøre disse kjent. 2. Sørge for at selskapet blir ledet på en måte som gir tilstrekkelig overskudd til å trygge selskapets utvikling.
2.2 Planlegging 1. Sørge for at det blir utarbeidet en langsiktig målsetting for selskapet. 2. Sørge for at det blir utarbeidet strategiske planer, hvordan de langsiktige mål kan nås. 3. Sørge for at det utarbeides tilhørende handlingsplaner og resultatbudsjetter. 2.3 Kontroll 1. Utføre kontrolloppgaver iflg lovverket. 2. Påse at de retningslinjer som er trukket opp, blir fulgt. 3. Kontrollere store, risikofylte engasjementer. 4. Kontrollere at resultatbudsjetter og hovedplaner fører bedriften i retning av de langsiktige mål som er satt opp. 5. Kontrollere markedstilpasning og firmaprofil. 2.4 Andre utførende oppgaver 1. Ansette/si opp/avskjedige daglig leder av virksomheten. Vedta instruks for daglig leder. 2. Organisere egen virksomhet, legge opp møteplaner, utarbeide dagsordener og be om nødvendige underlag, slik at saker kan behandles forsvarlig. 3. Overvåke og følge med i alle forhold utenfor bedriften som vil påvirke dennes muligheter for å drive sin virksomhet. 4. Vurdere bedriftens resultater, fastsette firmaets regnskap og foreslå for representantskapet disponering av resultat. 3. ÅRSPLAN FOR STYREARBEIDET Det skal settes opp halvårsplaner for styrearbeidet. Planene for året skal inneholde: Minimum fem styremøter Minimum to møter i representantskapet Øvrige styremøter holdes etter behov. Følgende saker skal behandles årlig fordelt på styremøter i årsplanen: Årlig revidert strategiplan. Budsjett for drift, investeringer og likviditet Internkontrollrapport Kvalitetssikringssystem Årsregnskap Kvartalsregnskaper Gjennomgang av viktigere avtaler og kontrakter Forberedelse til representantskapsmøter
Revisjonsgjennomgang 4. STYREMØTENES ORGANISERING 4.1 Styremøtenes dato skal være fastsatt i halvårsplan for styremøter kommende periode. 4.2 Selskapets daglig leder har ansvaret for forberedelse av alle saker til møtet. Saksdokumenter skal som hovedregel vedlegges innkallingen. Det skal skilles mellom orienterings- og vedtakssaker. Vedtakssaker skal vanligvis inneholde forslag til vedtak. 4.3 Sakene skal være nummerert med saksnr og år. 4.4 Styrets medlemmer skal ha agenda og, så langt det er mulig, saksdokumenter i hende senest fem dager før styremøtet. Sakene kan sendes ut som elektronisk post 4.5 Styremøtene skal fortrinnsvis holdes i selskapets lokaler. 4.6 Daglig leder skal delta på alle styremøter med unntak av saker som gjelder styrets vurdering av ham/henne samt evt diskusjon om betingelser. Deltakere fra selskapets ledergruppe kan innkalles etter behov. Dersom en annen enn daglig leder skal utarbeide referatet, bør vedkommende fortrinnsvis tilhøre selskapets ledergruppe. 4.7 Styrets leder leder møtet, og i hans fravær nestleder. 4.8 Styremøtet skal ha et formelt preg, men formalisme må ikke hindre effektivitet. 4.9 Styrets leder skal påse at styremøtene blir avviklet effektivt. Revisor, daglig leder eller en denne gir slikt oppdrag kan om nødvendig innlede til behandling. Styrets leder skal lede diskusjonen, sørge for at alles syn kommer frem, at det blir fattet klare vedtak, og at disse blir korrekt protokollert. 5. DAGSORDEN FOR STYREMØTER 5.1 Styremøtene skal inneholde følgende faste punkter Referat fra siste møte og godkjennelse av dette. Regnskapsrapportering. Daglig leders driftsorientering, herunder om sykefravær. 5.2 Referat 5.2.1 Protokollen skal føres i hht hver enkelt sak (se 4.3). 5.2.2 Daglig leder eller den styret utpeker skal være styrets sekretær og skal føre protokollen.
5.2.3 Daglig leder oversender utkast til protokoll til styrets leder pr telefaks/mail innen fem dager etter avholdt styremøte. Korrigert protokoll sendes deretter til samtlige styremedlemmer. Dersom det ikke oppnås enighet, skal uenighet protokolleres. 5.2.4 Hvert styremøte skal starte med godkjenning av protokoll fra foregående møte. Alle styremedlemmer undertegner protokollen. De av styrets medlemmer som har vært fraværende, undertegner med "sett". 5.2.5 Referatene fra møtene skal etter undertegning limes inn i egen paginert protokoll. 5.2.6 Saksdokumenter og styreprotokoller skal oppbevares i eget arkiv. 5.3 Regnskapsrapportering 5.3.1 Regnskapet skal brukes til styring og kontroll av virksomheten. 5.3.2 Det skal utarbeides en enkel, men tilstrekkelig rapporteringsform slik at eventuelle beslutninger om korreksjonstiltak kan fattes i tide som en konsekvens av konstaterte avvik samt en analyse av disse. 6. INFORMASJON Taushetsplikt gjelder når allment skjønn, fornuft eller spesifikke styrevedtak tilsier det. Informasjonsoppgaven overfor personer utenfor styret tilligger daglig leder så sant ikke annet vedtak er fattet. Det skal ikke informeres utad om diskusjonssaker, saksbehandling eller meningsytringer som kommer frem i styret, bortsett fra ved eventuelle protokollerte dissenser, der slik informasjon måtte finnes nødvendig. Spesielt ivaretas taushetsplikt vedrørende selskapets strategiske planer og forhold til andre selskaper. Videre ivaretas taushetsplikt i personalsaker. 7. GODKJENNELSE Denne instruks ble behandlet og godkjent av styret i møte 17.09.07 sak 24/07.
Orienteringssaker 23.02.17 Saksbehandler: E-post: Tlf.: Geir Tore Leira geir.tore.leira@ir.nt.no Arkivref: - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Styret i Innherred Renovasjon konsern 23.03.2017 1/17 Vedlegg: Se vedlegg i epost Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Mengder 2016 Drift SESAM Rapport fra Hjellnes Prosjekt Mule verksted/vaskehall Prosjekt Gjenvinningsstasjon Inderøy Organisasjonsutvikling