ForBedring kartlegging av sikkerhetskultur i spesialisthelsetjenesten Forslag til samordning av medarbeiderundersøkelsen, HMSgrovkartlegging og pasientsikkerhetskulturundersøkelsen I trygge hender Kontakt kampanjesekretariatet: Nasjonal pasientsikkerhetskampanje post@pasientsikkerhetskampanjen.no www.pasientsikkerhetskampanjen.no postboks 7004 St Olavs plass, 0130 Oslo www.npsk.no (+47) 46 41 95 75
Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG... 3 1. INNLEDNING... 4 2. FORMÅL... 5 SYSTEMATISK, LOKALT FORBEDRINGSARBEID... 5 STRATEGISK BETYDNING AV EN NASJONAL UNDERSØKELSE... 5 3. EIERSKAP OG FORVALTNING... 6 EIERSKAP TIL UNDERSØKELSEN... 6 INTERREGIONALT FORVALTNINGS- OG UTVIKLINGSFORUM... 6 EIERSKAP OG OFFENTLIGGJØRING AV DATA... 7 4. BESKRIVELSE AV DEN NYE SPØRREUNDERSØKELSEN... 8 EN SAMORDNET OG FORENKLET KARTLEGGING... 8 TEMAER I DET NYE SPØRRESKJEMAET... 8 TEMAER SOM HAR BLITT FORESLÅTT OG VURDERT... 10 REDEGJØRELSE FOR SPRÅK OG BEGREPER I SPØRRESKJEMAET... 11 VALIDERING AV DEN NYE UNDERSØKELSEN... 11 5. KARTLEGGING AV ENHETER...12 FORMELLE OG FUNKSJONELLE ENHETER... 12 KARTLEGGING AV LEDERE OG LEDERTEAM... 13 KONKLUSJON... 13 6. PRAKTISK GJENNOMFØRING...14 PLANLEGGING OG FORBEREDELSER... 14 GJENNOMFØRING AV UNDERSØKELSEN... 15 7. RAPPORTERING AV RESULTATER...16 OMFANG... 16 PERSONVERN... 16 RAPPORTER PÅ ULIKE NIVÅER... 16 RESSURSBRUK... 18 8. OPPFØLGING OG FORBEDRING...19 MODELL FOR OPPFØLGING... 19 LOKAL OPPFØLGING AV UNDERSØKELSEN... 20 9. PILOTERING AV UNDERSØKELSEN HØSTEN 2016...22 ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV PILOTUNDERSØKELSEN... 22 ERFARINGER FRA PILOTUNDERSØKELSEN... 23 VEDLEGG...26 VEDLEGG 1: GRUPPER SOM STÅR BAK UNDERSØKELSEN... 26 VEDLEGG 2: ANBEFALT SPØRRESKJEMA (JUSTERT MARS 2017)... 27 VEDLEGG 3: PILOTERT SPØRRESKJEMA (DATERT JUNI 2016)... 29 VEDLEGG 4: MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN... 32 VEDLEGG 5: PASIENTSIKKERHETSKULTURUNDERSØKELSEN (SAQ-N)... 34 VEDLEGG 6: GROVKARTLEGGING AV HMS I HELSE VEST RHF... 36 2
Sammendrag Pasienter og medarbeidere skal være trygge og sikre i helsetjenesten. Formålet med den nye undersøkelsen er forbedring av arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Undersøkelsen har derfor fått navnet ForBedring. Den nye undersøkelsen bygger på tre tidligere undersøkelser: den nasjonale pasientsikkerhetskulturundersøkelsen, medarbeiderundersøkelsen fra Helse-Nord, Helse Midt Norge og Helse Sør-Øst og grovkartlegging av HMS fra Helse Vest. Det nye spørreskjemaet ivaretar de mest sentrale delene av disse undersøkelsene, og er redusert fra 119 til 38 vurderingspunkter. For å sikre en varig struktur for en felles nasjonal kartleggings- og utviklingsmetodikk, må det være et tydelig ledelsesansvar for gjennomføring og oppfølging. Det foreslås at undersøkelsen eies i fellesskap av de regionale helseforetakene. Det foreslås også å etablere et interregionalt forvaltnings- og utviklingsforum for gjennomføring, forvaltning og videreutvikling av undersøkelsen. Hvert helseforetak eier sine data og rapporter fra ForBedring, og er ansvarlig for å følge opp resultatene med konkret forbedringsarbeid. Rapportering av resultater skal gjennomføres slik at konfidensialiteten til den enkelte medarbeider er ivaretatt i henhold til personopplysningsloven. For å sikre overordnet informasjon til strategisk styring stilles samlerapporter på foretaksnivå til disposisjon for nasjonale helsemyndigheter. Pasienter og medarbeidere forholder seg til både formelle og uformelle strukturer i dagens sykehusorganisasjoner. Den nye undersøkelsen kartlegger pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø i den formelle organisasjonen. I tillegg foreslås det å kartlegge kultur og miljø i et begrenset utvalg uformelle strukturer, kalt funksjonelle enheter. Undersøkelsen ForBedring er en av flere informasjonskilder som gir indikasjon på arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Det er en kartlegging som må følges opp med dialog og konkrete tiltak. Alle medarbeidere skal få kjennskap til resultatene og involveres i utvikling og gjennomføring av forbedringstiltak. 3
1. Innledning «Det er viktig at vi ikke glemmer at de ansatte er helsetjenestens viktigste ressurs» - Helse- og omsorgsminister Bent Høie Norsk helsetjeneste skal være pasientens helsetjeneste. Helsesektoren er en virksomhet med høy risiko, og det hender at pasienter og brukere blir unødig skadet i møte med helsetjenesten. For at pasientene skal motta en trygg og sikker behandling, må også helsepersonell ha det trygt og sikkert på arbeidsplassen. Helsepersonells helse, miljø og sikkerhet (HMS) og pasientenes sikkerhet er gjensidig avhengig av hverandre, og bør sees i en sammenheng ved kartlegging og forbedring. En helhetlig kartlegging av pasientsikkerhetskultur og HMS kan være et konkret bidrag for å bedre sikkerhet i helsetjenesten både for pasienter og medarbeidere. Helse- og omsorgsdepartmentet har i oppdragsdokumenter til helseforetakene bedt om at kvalitetsforbedring, pasientsikkerhet og arbeidsmiljø/hms blir sett i sammenheng. Dette har vært en viktig føring for utviklingen av den nye undersøkelsen. I 2015 ba de administrerende direktørene i de regionale helseforetakene styringsgruppen i pasientsikkerhetsprogrammet I trygge hender 24-7 om å starte et utrednings- og utviklingsarbeid som sikrer en samordning av den nasjonale pasientsikkerhetskulturundersøkelsen med regionenes kartlegginger av HMS og arbeidsmiljø. Styringsgruppen nedsatte en arbeidsgruppe og referansegruppe som fikk i oppdrag å utforme et forslag til ny samordnet undersøkelse. Formålet var å utarbeide én undersøkelse som ivaretar måling av arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Den skulle også smelte sammen fokus på pasienter og medarbeidere, samt redusere ressursbruk ved å gjennomføre én i stedet for to undersøkelser i spesialisthelsetjenesten. I juni 2016 ble forslaget til ny undersøkelse vedtatt av styringsgruppen, og undersøkelsen ble pilotert høsten 2016. Samtidig ble rapporten sendt ut til alle helseforetak, og det har kommet skriftlige innspill fra 15 helseforetak. Erfaringer fra piloten og innspill fra helseforetakene er behandlet og brukt til å justere og ferdigstille det endelige forslaget til ny undersøkelse. Undersøkelsen har fått navnet ForBedring etter inspirasjon fra ForBedring Tromsø, et prosjekt under Norsk Medisinstudentforening. 4
2. Formål Både pasienter og medarbeidere skal være trygge og sikre i helsetjenesten. Formålet med den nye undersøkelsen er forbedring av arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Systematisk, lokalt forbedringsarbeid Pasientsikkerhet har vesentlig betydning for medarbeideres opplevelse av arbeidsmiljøet. Pasientsikkerhetskultur defineres som hvordan ledelse og ansatte samarbeider for å redusere risiko for uønskede hendelser i helsetjenesten, og gjenspeiler de delene av organisasjonskulturen som har betydning for risiko i pasientbehandling. Det er holdepunkter for at forekomsten av uønskede hendelser påvirkes av både arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. 12 Det kan derfor antas at risiko for uønskede hendelser kan reduseres ved å forbedre arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur, samt at god pasientsikkerhet bidrar til godt arbeidsmiljø. For å arbeide systematisk med forbedring er det viktig at medarbeidere og ledere har en felles forståelse for hvordan risiko varierer og kan begrenses. ForBedring skal kartlegge forhold ved pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø som kan ha sammenheng med risiko for uønskede hendelser, og som kan virke negativt på tjenestens kvalitet og medarbeideres helse og engasjement. Resultatene skal brukes til å utvikle og gjennomføre forbedringstiltak der det er behov. Undersøkelsen vil gi ledere og medarbeidere informasjon til å kunne arbeide systematisk med å redusere risiko for uønsket hendelser, blant annet ved å forbedre lokalt arbeidsmiljø og sikkerhetskultur. Strategisk betydning av en nasjonal undersøkelse En felles kartlegging i alle norske sykehus gir et bredt datagrunnlag og informasjon om organisasjonene som bidrar til overordnet styringsinformasjon. Undersøkelsen skal følges over tid. Dette gir et unikt datagrunnlaget som kan anvendes til forskning, medarbeider- og lederutvikling. ForBedring skal være lik for alle helseforetak, og det er en ambisjon at den etterhvert kan gjennomføres på felles IKT-plattform. En felles undersøkelse på felles plattform åpner for å betrakte problemstillingene rundt dokumentasjon av pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø på samme måte for hele landet. 1 Waterson P. Patient safety culture. Surrey: Ashgate, 2014. 2 Bredesen IM, Bjøro K, Gunningberg L, et al. Patient and organisational variables associated with pressure ulcer prevalence in hospital settings: a multilevel analysis. BMJ open 2015;5. doi:10.1136/bmjopen-2015-007584 5
3. Eierskap og forvaltning For å sikre en robust, nasjonal gjennomføring av undersøkelsen og varig struktur for forbedringsarbeidet, er det nødvendig med et tydelig eierskap, organisering og forvaltning. Eierskap til undersøkelsen Det foreslås at undersøkelsen eies i fellesskap av de regionale helseforetakene for å sikre en nasjonal undersøkelse med et tydelig ledelsesansvar for gjennomføring og oppfølging. Et interregionalt eierskap skal sikre følgende: At undersøkelsen gjennomføres samtidig og likt nasjonalt At det utvikles like rapporter lokalt, regionalt og nasjonalt At gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen tilføres tilstrekkelig med ressurser og nødvendig kompetanse At velegnet elektronisk systemløsning tas i bruk til datainnsamling, rapportering og oppfølging At avtaler med eventuelle eksterne samarbeidspartner og leverandører inngås og følges opp Interregionalt forvaltnings- og utviklingsforum For å sørge for gjennomføring, forvaltning og utvikling av den nye undersøkelsen, foreslås det å etablere et interregionalt forvaltnings- og utviklingsforum. Dette vil sikre et felles fokus og godt utgangspunkt for standardisering og faglig kvalitet i arbeidet. Forumet får sitt mandat fra og rapporterer til AD-møtet, og skal årlig møte nasjonale myndigheter for dialog om resultater og oppfølging av undersøkelsen. Interregionalt forvaltnings- og utviklingsforum skal sørge for: God faglig standard og utvikling av spørreskjema Utvikling av felles metodikk for gjennomføring og oppfølging Videreutvikling av undersøkelsen ved en kontinuerlig forbedringsprosess At undersøkelsen gjennomføres etter gjeldende lover, regler og vedtatte prinsipper Forumet anbefales sammensatt med representanter for vernetjeneste og tillitsvalgte, samt kompetanse på følgende områder: Kvalitets-/pasientsikkerhetsarbeid HMS/HR Psykometri og utvikling av spørreskjema IKT Kommunikasjon Forslag til førende prinsipper for forumets arbeid: ForBedring skal være et kunnskapsbasert verktøy for forbedring av arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Det skal gjennomføres en årlig kartlegging som knyttes til det kontinuerlige forbedringsarbeidet i helseforetakene. Spørreskjemaet skal valideres ved endringer. Forumet skal behandle alle ønsker om endringer i spørreskjema og tidspunkt for gjennomføring av undersøkelsen. 6
Helseforetakene kan i samråd med eget RHF legge til et begrenset antall spørsmål begrunnet i lokale behov dersom disse ikke strider med det grunnleggende formålet til ForBedring. Lokale tillegg skal behandles i henhold til arbeidsmiljøloven, og ønske om endring varsles i god tid til eier av ForBedring, representert ved forvaltnings- og utviklingsforum. Hvert helseforetak er ansvarlig for gjennomføring og koordinering av undersøkelsen, og skal utpeke en lokal gjennomføringsansvarlig og etablere en gjennomføringsgruppe med representanter fra HR/HMS, kvalitet/pasientsikkerhet, vernetjenesten, tillitsvalgte og teknisk kompetanse. Eierskap og offentliggjøring av data Hvert helseforetak eier sine data og rapporter fra undersøkelsen, og er ansvarlig for å følge opp resultatene. Rapportering av resultater skal gjennomføres slik at konfidensialiteten til den enkelte medarbeider er ivaretatt i henhold til personopplysningsloven. Nedre grense for å produsere rapport til en enhet er at minst fem respondenter har besvart undersøkelsen. Ved færre enn fem svar, vil svarene inngå i rapport til enheten på nivået over, og denne legges til grunn i forbedringsarbeidet. For å sikre overordnet strategisk styring og utvikling av felles kvalitetsindikatorer, stilles samlerapporter på foretaksnivå til disposisjon til nasjonale helsemyndigheter og regionale helseforetak. Rapportdata bør benyttes til analyser og forskning. For å tilrettelegge for analyser og forskning, benyttes bakgrunnsvariabler i undersøkelsen. Det er krav om minst 30 respondenter i den gitte kombinasjon av bakgrunnsvariabler for å generere rapport basert på bakgrunnsvariabler. Offentliggjøring av resultater Helseforetakene forvalter store ressurser og det vil være i offentlighetens interesse å få innsyn i hvordan disse disponeres og hvordan de ansatte opplever pasientsikkerhetskulturen og arbeidsmiljøet i virksomheten. Det må påregnes at offentligheten ønsker innsyn i rapporter etter undersøkelsen, og anmodning om innsyn må vurderes for hvert enkelt tilfelle. Rapporter med resultater er å anse som saksdokument jf. offentlighetsloven 3 og således åpne for innsyn. Rapporter som sendes til styrene, eier og nasjonale myndigheter er offentlige. Dersom det er behov for å unnta rapporter fra innsyn, kreves hjemmel i lov. I henhold til offentlighetslovens 14 kan det gjøres unntak for organinterne dokumenter. Rapporter på avdelings- og enhetsnivå som kun behandles internt, kan vurderes etter denne bestemmelsen. Selv om det er hjemmel for å unnta dokumenter fra offentlighet, skal alltid hensynet til meroffentlighet vurderes jf. 11. Det innebærer en forholdsmessighetsvurdering av om hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for å begrense innsyn. Et moment i vurderingen er at formålet om forbedring forutsetter stor oppslutning om undersøkelsen og mulighet for å jobbe med interne prosesser for oppfølging og forbedring. Rapportene er kun en del av det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Det er også en risiko for identifisering siden noen enheter er små. 7
4. Beskrivelse av den nye spørreundersøkelsen Den nye spørreundersøkelsen ForBedring kartlegger arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Resultatene må følges opp med dialog og videre utforsking der det er behov. En samordnet og forenklet kartlegging Det nye kartleggingsskjemaet har tatt utgangspunkt i følgende undersøkelser: Medarbeiderundersøkelsen (QPSNordic) 3 som har vært brukt i Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF med 66 vurderingspunkter (vedlegg 4) Den nasjonale pasientsikkerhetskulturundersøkelsen (Safety Attitudes Questionaire norsk versjon) 4 med 41 vurderingspunkter (vedlegg 5) Verktøyet for grovkartlegging av HMS fra Helse Vest RHF med 12 vurderingspunkter (vedlegg 6) Premisser i utviklingen av den nye undersøkelsen er at den skal ta kortere tid å besvare, at innsamlet informasjon skal kunne brukes til forbedringsarbeid, samt at rapportene skal inneholde tilstrekkelig og nødvendig informasjon. I tillegg er det ønskelig å videreføre sentrale parametere 5 fra pasientsikkerhetskulturundersøkelsen. Det har vært et mål å redusere antall vurderingspunkter og samtidig bevare den faglige kvaliteten i den nye undersøkelsen. Hva kartlegges i den nye undersøkelsen? Undersøkelsen fokuserer på faktorer i arbeidsmiljøet som kan antas å virke negativt på tjenestens kvalitet, medarbeideres arbeidshelse og engasjement, og som kan antas å påvirke og blir påvirket av risiko for uønskede hendelser. Det nye spørreskjemaet ivaretar de mest sentrale delene av de tidligere undersøkelsene, og er redusert fra 119 til 38 vurderingspunkter. Temaer i det nye spørreskjemaet Det nye spørreskjemaet inneholder følgende tema, nærmere beskrevet i vedlegg 3: Tema Engasjement Teamarbeidsklima Arbeidsforhold Sikkerhetsklima Konflikter Opplevd lederatferd Fysisk miljø Oppfølging Antall spørsmål 6 spørsmål 5 spørsmål 3 spørsmål 6 spørsmål 4 spørsmål 4 spørsmål 8 spørsmål 2 spørsmål 3 Lindström, K., Dallner, M., Elo, A-L., Gamberale, F., Knardahl, S., Skogstad, A., og Ørhede, E. (1997). Review of Psychological and Social Factors at Work and Suggestions for the General Nordic Questionnaire (QPS Nordic). Nordic Council of Ministers 1997:15 4 Deilkås E, Hofoss D. Psychometric properties of the Norwegian version of the Safety Attitudes Questionnaire (SAQ), Generic version (Short Form 2006). BMC Health Serv Res 2008:191. 5 Andel enheter med modent teamarbeidsklima og Andel enheter med modent sikkerhetsklima. 8
Temaer fra pasientsikkerhetskulturundersøkelsen Fra spørreskjemaet Safety Attitudes Questionaire (SAQ-N) er temaene teamarbeidsklima og sikkerhetsklima videreført i så stor grad som mulig. Teamarbeidsklima henter inn elementer fra temaene teamarbeidsklima, sosialt samspill og konflikter fra de tidligere undersøkelsene. Temaet er viktig siden kollegastøtte og fravær av konflikter bidrar til å gi høyere jobbengasjement. Sikkerhetsklima kartlegger fokus på forbedring og forhold som virker inn på kvaliteten og pasientsikkerheten. En lav skår på sikkerhetsklima vil indikere manglende utviklingsfokus og lav psykologisk trygghet. Hovedbegrunnelsen for videreføring av disse temaene er at de bygger på vitenskapelig validerte faktorer som måler sentrale temaer innenfor pasientsikkerhetskultur. Norsk og internasjonal forskning tilsier at enheter som skårer lavt på faktorene sikkerhetsklima og teamarbeidsklima har en høyere risiko for uønskede hendelser. 6 Temaene jobbtilfredshet, anerkjennelse av stress, og arbeidsforhold tas ut ettersom de delvis dekkes gjennom de videreførte temaene fra medarbeiderundersøkelsen. Temaer fra medarbeiderundersøkelsen Temaene motivasjon, arbeidsglede og tilhørighet er redusert og slått sammen til et nytt samlende tema: engasjement. Temaet er tatt med siden høyt engasjement i arbeidet har vist seg å virke inn på en rekke ulike prestasjoner. Høyt jobbengasjement virker positivt inn på motivasjon og jobbutførelse, det fremmer kundeservice og kundelojalitet, gir bedre økonomisk resultat og reduserer turnover, ulykker, svinn og kvalitetsfeil. Arbeidsforhold består av ulike belastninger som kan virke negativt inn på motivasjon og helse. Dette er risikoforhold som en virksomhet bør ha under oppsikt og jobbe med å forbedre der mulig. Oppfølging av undersøkelsen er med for å kartlegge i hvilken grad metoden brukes til forbedringsarbeid, og er sentral for å kartlegge om motivasjonen til å jobbe etter denne metoden øker eller synker over tid. Temaområdene mål, verdier, rolleklarhet, rollekonflikt og egenkontroll er ikke videreført. Mål og verdier har vist seg å ha en sammenheng med arbeidsglede, men er vurdert som mindre sentrale temaer enn engasjement. Hovedbegrunnelsen for å utelate disse er å redusere antall tema og spørsmål i den nye undersøkelsen. Temaet ledelse var ikke inkludert i det piloterte spørreskjemaet. Ledelse har stor betydning for arbeidsmiljø og pasientsikkerhet, og erfaringene fra piloten og entydige innspill fra foretakene, en samlet vernetjeneste, tillitsvalgte og referansegruppen, gjør at spørsmål om opplevd lederatferd tas med i ForBedring. Medvirkning er ivaretatt i den nye undersøkelsen koplet til temaet opplevd lederatferd, og vil delvis også dekkes med spørsmål under teamarbeidsklima og sikkerhetskultur. Temaene forbedringer og sosialt samspill i medarbeiderundersøkelsen overlapper med temaene teamarbeidsklima og sikkerhetsklima fra pasientsikkerhetskulturundersøkelsen, og inngår derfor i den nye undersøkelsen under sistnevnte betegnelser. 6 Ministerråd N. Nordisk kvalitetsmåling i sundhedsvæsenet. København, Denmark: 2010 9/2010. Report No. 9
Temaer fra grovkartlegging av HMS Grovkartleggingen av HMS kartlegger forhold som gir forhøyet risiko for uhelse, og ivaretar krav satt i arbeidsmiljøloven og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Temaene psykososialt arbeidsmiljø og balanse mellom oppgaver og ressurser tas ut ettersom de ivaretas under andre kategorier i det nye spørreskjemaet. Bakgrunnsvariabler Undersøkelsen bør inkludere bakgrunnsvariabler som gjør det mulig å ta ut spesialrapporter, gjennomføre strategiske analyser og legge til rette for forskning. Det anbefales å benytte følgende bakgrunnsvariabler: Kjønn Alderskohorter Yrkeskategori (Interregional HR-indikatorkatalog) Utdanningsnivå (Interregional HR-indikatorkatalog) Leder med personalansvar Temaer som har blitt foreslått og vurdert Tema Samarbeid mellom enheter / Samhandling eksternt Kommunikasjon av mål og strategier Vurdering WHO har identifisert manglende koordinering og samhandling mellom enheter i sykehus som det viktigste risikoområdet innen pasientsikkerhet som man trenger mer kunnskap om. Temaet var ikke med i den piloterte undersøkelsen, men etter innspill fra fokusgruppene i piloten og innspill fra helseforetakene er det tatt inn et spørsmål under temaet teamarbeidsklima. Det anbefales at det interregionale utviklings- og forvaltningsforum etterhvert vurderer om spørsmål om eksternt samarbeid bør inkluderes i undersøkelsen. Det er fremmet forslag om spørsmål som omhandler hvordan ledere forankrer og følger opp overordnede mål lokalt i sin enhet. Rusproblematikk Et begrenset antall spørsmål om ledelse er tatt med, og relasjonen mellom leder og medarbeidere er vurdert som viktigst å adressere. Det er foreslått å inkludere spørsmål om rusproblematikk, ettersom rus blant medarbeidere kan utgjøre en sikkerhetsrisiko og være et arbeidsmiljøproblem. Åpent svarfelt Spørreskjemaet skal kartlegge på gruppenivå og ikke individuelle forhold, derfor trekkes ikke dette spesialtemaet inn i den nye undersøkelsen. Det er foreslått å inkludere åpent svarfelt hvor medarbeidere kan skrive inn sine forbedringsforslag. Dette har vært brukt i enkelte foretak og har vist seg å være krevende både juridisk og etisk. Det er ikke anbefalt å bruke åpne tekstfelter i den nye undersøkelsen, ettersom det anses som unødig arbeidskrevende og ikke gir full sikkerhet for ivaretakelse av personvern. Respondentene vil få anledning til å utdype sine meninger i oppfølgingen av kartleggingen. 10
Mulighet for å legge til lokale spørsmål Flere har foreslått å gjøre det mulig å legge til lokale spørsmål til slutt i spørreskjemaet, ut fra lokale behov. Enkelte foretak har hatt en slik mulighet tidligere. Det er anbefalt at foretakene også fremover får mulighet til å legge til enkelte spørsmål ut fra lokale behov. Det bør imidlertid etableres klare retningslinjer for hvordan dette gjennomføres. Beslutning om tilleggsspørsmål tas av eierne av undersøkelsen, ved det interregionale utviklings- og forvaltningsforumet. Redegjørelse for språk og begreper i spørreskjemaet Mange medarbeidere i helseforetak har ikke direkte kontakt med pasienter eller deltar ikke i den direkte pasientbehandlingen. For å sikre at spørreundersøkelsen oppleves relevant for alle som skal delta, er spørsmålene omgjort slik at begrepene pasient og pasientbehandling kun brukes der det er behov for det. Det samme gjelder profesjonsmarkører som for eksempel lege og sykepleier. Profesjonsmarkører finnes derfor kun i bakgrunnsvariablene. Den nye spørreundersøkelsen vil være utformet på målformene nynorsk og bokmål. Validering av den nye undersøkelsen Ved konstruksjon av nytt spørreskjema vil en ikke være garantert å få med seg de samme målingsegenskapene som er dokumentert i de opprinnelige undersøkelsene. Det er gjennomført en enkel begrepsvalidering med data fra piloten, som i stor grad bekrefter de antatte strukturene i spørreskjemaet. Valideringen må gjennomføres på nytt etter første nasjonale gjennomføring av undersøkelsen. Det bør også gjøres en ekstern validering for å kartlegge undersøkelsens prediktive validitet. 11
5. Kartlegging av enheter Dagens sykehusorganisasjoner er komplekse, og pasienter og medarbeidere forholder seg til både formelle og uformelle strukturer. Den formelle organisasjonen har ansvar for virksomheten, og ForBedring vil hovedsakelig kartlegge pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø i den formelle organisasjonen. I tillegg foreslås det å kartlegge kultur og miljø i uformelle strukturer, kalt funksjonelle enheter. Formelle og funksjonelle enheter Det formelle organisasjons- og ledelseskartet ligger til grunn for gjennomføring av den nye undersøkelsen og rapportering av resultater. Mange medarbeidere bruker imidlertid store deler av arbeidshverdagen i funksjonelle enheter, kjennetegnet ved at personalet ikke er underlagt en felles leder, eksempelvis akuttmottak, lederteam og operasjonsstuer. I forskningssammenheng blir disse omtalt som «naturlige sosiale enheter» 7. Denne virksomheten er sentral for institusjonenes oppgaver, og dokumentasjon av arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur i disse enhetene er et viktig grunnlag for lokalt forbedringsarbeid. Det er derfor innarbeidet en mulighet for å undersøke funksjonelle enheter i ForBedring. Erfaringer fra pilotundersøkelsen og innspill fra helseforetakene tilsier at med dagens erfaring og verktøy, bør kun et begrenset antall funksjonelle enheter kartlegges samtidig. Begrunnelsen er først og fremst utfordringer knyttet til ledelsesmessig oppfølging av undersøkelser, ettersom administrerende direktør som oftest vil være nærmeste felles leder i den funksjonelle enheten. Det anbefales derfor å begrense antall funksjonelle enheter som undersøkes nasjonalt til for eksempel én per år. På sikt kan det vurderes å kartlegge flere funksjonelle enheter slik at flest mulig medarbeidere får anledning til å svare på spørsmål om arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Undersøkelse av pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø i den formelle organisasjons- og lederstruktur Organisasjonsoppsettet tar i praksis utgangspunkt i lønns -og personalsystemet, men skal ha mulighet til å rette opp i feil eller tilpasses der organisasjonsoppsettet ikke stemmer overens med et hensiktsmessig oppsett for organisasjon og ledelse. I dette oppsettet mottar alle medarbeidere i 1 prosent stilling eller mer ett spørreskjema per ansettelsessted. En medarbeider kan derfor potensielt motta flere spørreskjema. Ettersom mange medarbeidere har sitt daglige virke i enheter de ikke er formelt ansatt i, er det stilt spørsmål om arbeidsmiljøloven er tilstrekkelig oppfylt ved dagens praksis med undersøkelser av arbeidsmiljø i den formelle organisasjonsstrukturen. Denne problemstillingen er ikke utredet i arbeidet med ForBedring. Undersøkelse av pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø i funksjonelle enheter Undersøkelsen åpner for å identifisere funksjonelle enheter med virksomhet på tvers av organisatoriske grenser og på tvers av det formelle organisasjonskartet. De som arbeider i en funksjonell enhet forholder seg til forskjellige ledere, ofte organisert i flere ledelseslinjer i organisasjonen. Ved kartlegging av funksjonelle enheter vil medarbeidere inviteres til å svare på hele eller deler av undersøkelsen for den funksjonelle enheten i tillegg til den enheten de organisatorisk hører til. 7 Zohar D. Safety Climate: Conceptual and Measurement Issues. In: James Campbell Quick, Lois Tetrick, editors. Handbook of Occupational Health Psychology. Second ed. Washington,D.C.: American Psychological Association; 2014. s. 141-64. 12
For å identifisere hvem som skal svare på undersøkelsen i en funksjonell enhet bør lederne i de formelle enhetene lage lister over alle medarbeidere som arbeider i den aktuelle funksjonelle enheten. Som nevnt ovenfor vil ansvar for oppfølging og delaktighet i oppfølgingsarbeidet kunne bli krevende. Ledere for medarbeidere som skal delta i undersøkelse av funksjonelle enheter må legge til rette for at disse får anledning til og faktisk deltar i lokalt forbedringsarbeid også utenfor deres egen ledelseslinje. Kartlegging av ledere og lederteam På samme måte som i organisasjonsstrukturen settes det opp en lederstruktur der den vertikale og horisontale relasjonen tydeliggjøres. Leder svarer ut fra egen arbeidssituasjon som leder og som eventuell del av et lederkollegium/-team. På samme måte som det lages en rapport for en enhet til en definert leder, lages det rapport for en lederenhet til en definert overordnet leder. Konklusjon Den nye undersøkelsen skal i utgangspunktet gjennomføres i den formelle organisasjons- og lederstrukturen. I tillegg åpnes det for å undersøke pasientsikkerhetskultur og arbeidsmiljø i utvalgte funksjonelle enheter, som for eksempel akuttmottak, sengeposter, lederteam og operasjonsstuer. Når den nye undersøkelsen er ferdig utviklet og tilstrekkelig nasjonalt utprøvd, kan en videre ambisjon være å utvide kartleggingen av flere funksjonelle enheter, slik at flest mulig medarbeidere får anledning til å svare på spørsmål om arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur der vedkommende arbeider mest. 13
6. Praktisk gjennomføring Grunnlaget for god oppslutning og deltakelse i undersøkelsen ligger i forberedelsene. Planen for gjennomføring bygger på at undersøkelsens formål er å forbedre arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Planlegging og forberedelser Lederes ansvar Ledere på alle nivåer har ansvar for gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen. Dette er avgjørende for at medarbeiderne skal melde fra til sin leder om pasientenes og medarbeidernes sikkerhet og trivsel. Gjennomføringen av ForBedring bør behandles i alle ledermøter i forkant av kartleggingen. Framdriftsplan for gjennomføring og oppfølging bør presenteres og behandles på alle enheter i foretaket. Administrerende direktør er ansvarlig for at tillitsvalgte og verneombud på alle nivå involveres i god tid på forhånd om plan for gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen samt bidrar under gjennomføringen av kartleggingen for å få god deltakelse. Ved undersøkelse i funksjonelle enheter vil i noen tilfeller administrerende direktør være nærmeste felles leder for alle berørte ansatte. Samordnet undersøkelse krever samarbeid på tvers av stabsenheter Planlegging, gjennomføring og oppfølging av den nye undersøkelsen må støttes av stabsfunksjoner. ForBedring samordner undersøkelser som tidligere har vært støttet av ulike stabsavdelinger i foretakene. Det må etableres et formelt og forpliktende samarbeid mellom de relevante fagmiljøene innen HR/HMS og kvalitet og pasientsikkerhet. På HF-nivå må det være en lokal gjennomføringsansvarlig med en egen arbeidsgruppe. Vernetjeneste og tillitsvalgte må bidra i arbeidet. Arbeidsmiljøutvalget involveres i dette arbeidet. Arbeidsgruppen sørger for opplæring av lokale prosessveiledere som kan støtte ledere i oppfølgingsarbeidet. Det er naturlig at lokale gjennomføringsansvarlige inngår i et regionalt forvaltningsforum, som har faglig og teknisk kompetanse knyttet til gjennomføring av undersøkelsen i regionen. Hvem skal delta i den nye undersøkelsen ForBedring? 1. Alle helseforetak med underliggende enheter 2. Institusjoner som driftes eller har avtale med RHF/HF bør delta Uttrekk fra lønns- og personalsystemet danner utgangspunkt for kartleggingen. Formelle ledere og etablerte lederstruktur identifiseres. Alle medarbeidere i mer enn 1 prosent stilling inviteres til å delta. I den piloterte undersøkelsen ble kun medarbeidere ansatt i 30 prosent stilling eller mer, invitert til å delta. På bakgrunn av innspill er dette endret til 1 prosent. I praksis betyr dette at alle medarbeidere inviteres til å delta. Det må settes opp respondentlister over enheter og medarbeidere som skal besvare undersøkelsen, og disse må kvalitetssikres i lederlinjen. Dette er svært viktig for kvaliteten på gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen. Det må settes av tilstrekkelig tid til kvalitetssikring av uttrekk, organisasjonsoppsett og respondentlister. Det vil være behov for vesentlig merarbeid ved undersøkelse i funksjonelle enheter da disse ikke eksisterer i den formelle strukturen og må settes opp manuelt. 14
Gjennomføring av undersøkelsen Årlig undersøkelse Undersøkelsen gjennomføres årlig for å understreke at forbedring av arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur er et kontinuerlig arbeid på lik linje med andre ledelsesprosesser. En årlig undersøkelse må bli en integrert del av virksomhetsstyringen. Den skal bidra til kontinuerlig evaluering av hvorvidt iverksatte forbedringstiltak har ønsket effekt. Gjennomføringsperiode Det foreslås at undersøkelsen gjennomføres over en periode på seks uker fra 1. februar. Den bør være åpen for besvarelse i inntil fire uker ved hvert HF. En uke etter lukking av undersøkelsen bør resultatene kunne presenteres for enhetsledere på alle nivå. I løpet av seks uker skal resultater diskuteres lokalt og behov for tiltak avgjøres. Etter to måneder skal resultater og plan for oppfølging presenteres og diskuteres for og med medarbeiderne i enhetene. Nasjonale resultater skal være tilgjengelig for offentliggjøring innen fire måneder. Målsetting: Deltakelse på minst 70 prosent For at resultatene skal representere enheten på en meningsfylt måte, er det nødvendig med høy deltakelse. Målsettingen bør dermed være en svarandel på 70 prosent eller høyere. Praktiske tiltak for å tilrettelegge for best mulig oppslutning kan være å premiere enheter med høyest deltakelse, øremerking av en eller flere dager til gjennomføring, stille PC til disposisjon, samt utpeke støttepersonell som kan bistå ved gjennomføring. Utsendelse Undersøkelsen sendes ut fra administrerende direktør i det enkelte HF sammen med en tekst som vektlegger betydningen av deltakelse og beskriver hvordan ledelsen vil følge opp resultatene. Det bør sendes ut en påminnelse under gjennomføringen. Hvert HF bør opprette en adresse hvor medarbeidere kan henvende seg for spørsmål knyttet til gjennomføring av undersøkelsen. Kommunikasjon Det bør utarbeides kommunikasjonsplaner på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå. Disse må ta utgangspunkt i undersøkelsens definerte formål, samt inneholde beskrivelse av hvordan resultatene fra undersøkelsen skal behandles, analyseres og legges frem. Det bør lages en plan over rekkefølgen av kommunikasjon av resultatene internt og en mal for fremlegging av disse i enhetene. Rapportene må være lette å hente ut for ledere, fremstillingen må være lettfattelige, ha gode grafer og fullstendig ledetekst. Det bør også utarbeides felles nasjonalt/regionalt kommunikasjonsmateriell som kan tilpasses lokale forhold. 15
7. Rapportering av resultater Alle medarbeidere som deltar i undersøkelsen skal få kjennskap til resultatene og bidra til å utvikle og gjennomføre forbedringstiltak. I tillegg skal resultatene brukes til strategisk og overordnet styring. Dette fordrer en avgrensing av hva som skal rapporteres på de ulike nivåene. Omfang Rapportering fra en kartlegging i spesialisthelsetjenesten til den enkelte leder er en omfattende og krevende oppgave. Dette tilsier et behov for klare parametere og en automatisert rapporteringsprosess. For å sikre standardisert rapportering på tvers av regioner og foretak bør det være et felles rapporteringsverktøy. Personvern Det er en forutsetning at kartleggingen gjennomføres slik at det ikke skal være mulig å identifisere den enkeltes besvarelse eller hvem som har besvart. Rapportene skal inneholde resultater på identifisert enhetsnivå. Innad i hvert HF skal ledere på alle nivå ha tilgang til rapporter for underliggende enhet. I henhold til lov om personopplysninger og krav fra Datatilsynet kan det ikke lages rapporter for enheter med færre enn fem svar dersom en benytter gjennomsnitt eller median. For bruk av andre svarkategorier, for eksempel frekvensfordeling, må det være minst fem like i hver kategori for at personvernet skal være tilstrekkelig ivaretatt. Ved bruk av bakgrunnsvariabler må det være svar fra minst 30 like i hver kategori for å produsere en rapport. Enheter defineres som lavest mulig organisatoriske nivå hvor det er én leder for en gruppe medarbeidere, som for eksempel sengeposter og poliklinikker. Fem respondenter bør benyttes som nedre grense for produksjon av en rapport. Hvis det er færre enn fem svar i en enhetsrapport, bør svarene inngå i rapport til enhet på overordnet nivå og denne bør benyttes i forbedringsarbeidet. Rapporter på ulike nivåer Rapportene bør være lettfattelige og med beskrivende grafer. Visuell utforming og tekst må være pedagogisk god slik at misforståelser unngås i størst mulig grad. Faktor betyr en gruppe av spørsmål, herunder temaene engasjement, teamarbeidsklima, arbeidsforhold, sikkerhetsklima, konflikter, opplevd lederatferd, fysisk arbeidsmiljø og oppfølging. Rapport til enheter med minimum fem besvarelser Følgende elementer inngår i en standard enhetsrapport: Antall inviterte Antall respondenter Svarprosent = (antall inviterte/antall respondenter*100) For hvert spørsmål: Gjennomsnittskår omregnet fra 1-5 til 0-100 skala Indikasjon for høyere enn normal spredning i svarene internt i enheten Referanseskår for spørsmålet basert på et referansemateriale, helst statisk gjennom hele årets undersøkelse 16
Resultat forrige år (samme organisasjonsenhet i tidligere undersøkelse) For hver faktor: Prosentandel medarbeidere som skårer 75 eller høyere for hver faktor Prosentandel medarbeidere som skåret høyt på faktoren ved forrige undersøkelse. I utviklingen av undersøkelsen fremover bør det undersøkes om bruk av median eller andre måter å få frem intern variasjon kan gi mer nyttig kunnskap enn gjennomsnittsberegning. Utviklings- og forvaltningsforumet har en viktig oppgave i å påse at rapporteringen blir så lik som mulig i de systemer som benyttes. Rapport til administrerende direktør, klinikkdirektører og mellomledere i helseforetak Overordnede ledere skal ha en egen rapport for oppfølging av undersøkelsen. Denne må vise hvordan underliggende enheter skårer, for å gjøre det enkelt å identifisere behov for særskilt oppfølging eller god praksis som kan brukes til å forbedre andre enheter. Samlerapporten må inneholde følgende for hver enhet i virksomheten, hvor tilhørende avdeling og klinikk er identifisert: Svarprosent Gjennomsnittsskår per faktor Prosentandel medarbeidere som skårer 75 eller høyere for hver faktor Andel av foretakets enheter hvor minst 60 prosent av medarbeiderne skårer 75 eller høyere for hver enkelt faktor Andel av foretakets enheter hvor minst 80 prosent av medarbeiderne skårer 75 eller høyere for hver enkelt faktor Gjennomsnittlig størrelse på enhetene i foretaket Resultater fra forrige undersøkelse Rapporten vil sikre at den interne variasjonen mellom enhetene i foretaket fremkommer i rapporteringen. All rapportering over enhetsnivå må handle om enheter og ikke individer. Rapport til regionale helseforetak og nasjonale myndigheter Det er en forutsetning at undersøkelsens resultater rapporteres til de regionale helseforetakene og nasjonale myndigheter som Helse- og omsorgsdepartmentet og Helsedirektoratet. Dette er eksterne rapporter som baseres på aggregerte resultater fra hvert enkelt foretak. Rapporter på regionalt og nasjonalt nivå identifiserer ikke enhetene. Samlerapporten beskrevet nedenunder vil dekke behovet for rapportering på dette nivået og viderefører innholdet i parameterne «modent» og «godt» sikkerhets- og teamarbeidsklima fra pasientsikkerhetskulturundersøkelsen. Følgende elementer inngår i en standard rapport fra helseforetakene: Antall utsendte skjema, antall svar og svarprosent Gjennomsnittsskår per faktor Prosentandel medarbeidere som skårer 75 eller høyere for hver faktor Andel av foretakets enheter hvor minst 60 prosent av medarbeiderne skårer 75 eller høyere for hver enkelt faktor Andel av foretakets enheter hvor minst 80 prosent av medarbeiderne skårer 75 eller høyere for hver enkelt faktor 17
Gjennomsnittlig størrelse på enhetene i foretaket Resultater fra forrige undersøkelse til sammenligning Etter første nasjonale gjennomføring av undersøkelsen kan det etableres et nasjonalt referansemateriale på basis av resultatene i alle foretak til bruk i de etterfølgende kartleggingene. Resultater som presenteres for regionale helseforetak og nasjonale myndigheter er offentlig tilgjengelig informasjon, jf. redegjørelsen i kapittel 3. Ressursbruk Rapportering av resultater fra undersøkelsen forutsetter et ytterligere utviklingsarbeid. Videreføring av dagens systemløsninger vil være både personell- og kostnadskrevende. Med et felles kartleggings- og rapporteringssystem vil et utviklingsarbeid av rapportmaler og oppsett være felles for alle regioner og dermed gi en vesentlig besparelse. 18
8. Oppfølging og forbedring Undersøkelsen ForBedring er en av flere informasjonskilder som måler arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Dette kapittelet skisserer hvordan undersøkelsen kan følges opp for å forbedre arbeidsmiljø og pasientsikkerhetskultur. Modell for oppfølging Resultatene fra ForBedring bør sammenholdes med risikovurderinger som har vært gjennomført av HMSavdelinger/bedriftshelsetjenesten og kombineres med annen informasjon, illustrert i modellen nedenfor. Aktuelle kilder er avviksmeldingssystem, vernerunder, sykefravær, evaluering av fjorårets handlingsplan, kvalitetsmålinger av ulike slag inkludert pasienttilfredshetsmålinger og økonomi/drifts-statistikk. Basert på dette utarbeides en handlingsplan med konkrete tiltak. Målsetting og indikatorer bestemmes, forbedringsarbeid startes og følges fortløpende. På denne måten kan HMS-avdelingenes risikovurdering/- styring kombineres med pasientsikkerhetsmiljøets forbedringsmetodikk. Pasientsikkerhetsvisitter er en metode der overordnet ledelse møter medarbeidere, og denne er godt egnet til å følge opp kartleggingen ForBedring. Dette innebærer også en mulighet for medarbeidere til å kommunisere sine bekymringer for sikkerheten og arbeidsmiljøet til en overordnet ledelse. 19
Lokal oppfølging av undersøkelsen Hovedregelen for den nye undersøkelsen er at medarbeidernes svar skal analyseres i den enheten der de har sin ansettelse. Opplevelsene til de som jobber sammen skal fanges i undersøkelsen, og oppfølgingen gjøres også i denne gruppen. Kartleggingen skal gi signal om hvordan status er i hver enkelt enhet og bidra til en plan for hva som eventuelt bør forbedres. Kartleggingen ForBedring skal resultere i konkrete handlinger. Det er et krav at alle medarbeiderne skal kjenne organisasjonskartet og vite hvem som er deres nærmeste leder. Felles organisering av oppfølging For å sikre en felles og effektiv oppfølging av resultater, må et formelt samarbeid mellom HR/HMS/bedriftshelsetjeneste og medarbeidere som fokuserer særlig på pasientsikkerhetsspørsmål opprettes og styrkes. Disse miljøene må møtes for å utveksle kunnskap og erfaringer, samt finne frem til felles overordnede målsettinger og felles terminologi. Fellesnevnere herunder er risikoidentifisering, risikoreduksjon og kvalitetsforbedringsarbeid. Oppfølging av funksjonelle enheter Funksjonelle enheter gjør oppfølgingsarbeidet komplisert. Nærmeste felles leder for funksjonelle enheter kan være nivå 2 eller 3 ledere, men vil ofte være administrerende direktør. Det er da behov for at toppledelsen delegerer oppgaven med å lede oppfølgingsarbeidet i slike enheter til en av nivå 2 lederne i organisasjonen. Oppgaver og myndighet for denne felles lederen må være tydelig og eksplisitt for ande ledere og for medarbeiderne. Forslag til praktisk oppfølging I forkant av undersøkelsen gis samlet informasjon om krav til risikovurderinger og handlingsplaner til ledere og verneombud/tillitsvalgte. Basert på undersøkelsens resultat skal ledere og verneombud ta stilling til behovet for utvidede undersøkelser (finkartlegginger) og i hvilken form denne kan gjennomføres. Dette må gjøres raskt for å holde tidsskjema. Presentasjon av resultat gjøres først når det samlede resultat foreligger. Hver enhetsleder henter opp resultatet av undersøkelsen, presenterer og diskuterer den med verneombud/tillitsvalgte og arbeidsmiljøutvalget. Deretter foretas presentasjon og diskusjon i medarbeidergruppen. Det er viktig at medarbeiderne er aktive i utforming av en plan for tiltak for trygging av pasienter og medarbeidere. o Utkast til handlingsplan utarbeides av et samlet medarbeidermøte eller i arbeidsgrupper før endelig plan vedtas og kommuniseres til medarbeidere, overordnet ledelse og eventuelt også til pasienter. o Planen skal være realistisk, konkret og tidsavgrenset. Det skal være tydelig hvilke problem som kan løses på aktuelle nivå og hvilke utfordringer som leder løfter til et høyere organisatorisk nivå. o Lederne prioriterer mellom aktuelle tiltak i sin enhet og fordeler ressurser. Andre indikatorer som kan brukes for å følge utvikling av trivsel og sikkerhet for pasienter og medarbeidere, må identifiseres. Medarbeiderne, arbeidsmiljøutvalg, verneombud og tillitsvalgte må delta i denne prosessen. Hvis mulig, bør indikatormålingene synliggjøres på arbeidsplassene. 20
Resultatoppnåelse diskuteres regelmessig i personalmøter og tiltakene endres for å oppnå bedre resultat der det er ønskelig. Lederne har i oppgave å lede utviklingen og å styre innsatsen. Ledere av små enheter trenger kunnskap og støtte Ledere har et stort ansvar i forbedringsarbeidet. Det er en ledelsesoppgave å sørge for trygg pasientbehandling og et godt arbeidsmiljø. «Pasientnære ledere» som arbeider tett på både pasienter og medarbeidere har gjerne en særlig krevende oppgave. De må balansere mellom krav til god kvalitet og sikkerhet, krav om effektivisering og kostnadskutt fra overordnet ledelse og pasientenes og medarbeidernes krav og ønsker. Ledere har en nøkkelrolle for at enhetene skal være leveringsdyktige når det gjelder sikkerhet og respekt for pasienter og medarbeidere, samt øvrig kvalitet og drift. Funksjonsbeskrivelser for ledere på alle nivå må beskrive lederens ansvar for gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen ForBedring. Overordnet støtte til ledere bør omfatte: Gjennomgang og diskusjon av resultater så snart de foreligger Diskusjon om behov for utvidet kartlegging Medvirkning i utarbeidelse av plan for forbedringsarbeid Aktiv evaluering av måloppnåelse av planen Hvis ønskelig, deltar overordnet leder når resultatene presenteres for medarbeiderne, verneombud og tillitsvalgte Det må settes av tilstrekkelig tid til forberedelse og oppfølging av undersøkelsen Lederne trenger godt dataverktøy, som støtteverktøy for gjennomføring av risikovurdering og utarbeidelse av handlingsplaner, samt oversiktlige rapporter. 21
9. Pilotering av undersøkelsen høsten 2016 Det nye spørreskjemaet ble testet i pilotundersøkelse høsten 2016. Totalt ble 1462 personer i alle fire regionale helseforetak invitert til å svare. Tilbakemeldingene i ettertid har vært svært positive. Organisering og gjennomføring av pilotundersøkelsen Etter at styringsgruppen for pasientsikkerhetsprogrammet vedtok pilotering av den nye undersøkelsen i 2016, ble det utpekt to pilotprosjektledere fra den nasjonale arbeidsgruppen. Prosjektlederne tok direkte kontakt med utpekte helseforetak i RHFene. Følgende foretak piloterte undersøkelsen: Helse Midt-Norge piloterte undersøkelsen ved St. Olavs Hospital. 492 ansatte ble invitert til å svare. Helse Vest piloterte undersøkelsen i Helse Førde. 374 ansatte ble invitert til å svare. Helse Sør Øst piloterte undersøkelsen ved Oslo Universitetssykehus og Sykehuset Telemark. 358 ansatte ble invitert til å svare. Helse Nord piloterte undersøkelsen ved samtlige foretak. 238 ansatte ble invitert til å svare. Pilotforetakene pekte ut en lokal gjennomføringsansvarlig som etablerte lokale arbeidsgrupper med ressurspersoner fra både kvalitet-/pasientsikkerhetsmiljøet og HR/HMS. Den ansvarlige ledet prosessen i foretaket og sørget for informasjon og forankring i pilotenhetene. De nasjonale prosjektlederne sikret at undersøkelsen ble gjennomført i henhold til gitte føringer, blant annet ved å gjøre felles informasjonsmateriell tilgjengelig for pilotforetakene, bistå med koordinering og være løpende tilgjengelig for prosjektgruppene. De lokale arbeidsgruppene har gitt tilbakemelding om at dette var en god modell for gjennomføring. Det var noen utfordringer rundt manglende føringer for rapportering. Dette ble ivaretatt ved å dele beregningsregler og rapportutforming, slik at regionenes systemene ble satt opp så likt som mulig. Mandat for pilotundersøkelsen Vedtatte rammer: Forslag til ny undersøkelse skal piloteres i alle fire regioner. Pilotundersøkelsen ledes av to prosjektledere fra arbeidsgruppen i hovedprosjektet (representanter fra HR/HMS og kvalitet/pasientsikkerhet). Pilotundersøkelsen gjennomføres i regionenes eksisterende IKT-støttesystemer. Prosjektlederne gis fullmakt til å ta direkte kontakt med helseforetak for deltakelse i piloten. Helseforetakene som deltar i pilotundersøkelsen utpeker en lokal gjennomføringsansvarlig og etablerer lokalt gjennomføringsteam med representanter fra både HR/HMS og kvalitet/pasientsikkerhet. Pilotundersøkelsen skal ferdigstilles innen 1.2.2017. Piloten skulle teste følgende områder: At spørreskjema og rapporter lar seg sette opp i foretaksgruppenes systemer for spørreundersøkelser. Hvordan lage nødvendige rapporter i foretaksgruppenes eksisterende systemer. At respondenter mottar spørreskjema og kan besvare dette (kun for definerte pilotenheter). At ledere mottar rapporter og kan laste disse ned (definerte pilotenheter). 22
Kvalitative reaksjoner på nytt spørreskjema/rapport/metoden i sin helhet. Administrative løsninger for oppfølging av deltakelse. Tekst knyttet til undersøkelsen som benyttes i administrasjonssystem for publisering, distribusjon og rapportering fra undersøkelsen. De målingstekniske egenskapene til spørreskjemaet. Undersøkelsen skulle gjennomføres i definerte organisatoriske enheter. I tillegg skulle piloten teste ut modell 2 for å få erfaring med kartlegging av forhåndsdefinerte funksjonelle enheter. Erfaringer fra pilotundersøkelsen Svartid og dropout Undersøkelsen gjennomføres normalt i løpet av 10 minutter. Respondentene dropper i liten grad ut når de først har åpnet linken til undersøkelsen. 3 prosent droppet ut fra introduksjonssiden og 1 prosent fra første side med spørsmål. Oppsett, distribusjon og innsamling av respondentdata I Helse Nord og Helse Vest er spørreskjema distribuert og svar samlet inn i arbeidsplanverktøyet GAT PULS. Deltakerne fikk spørreskjemaet via sin arbeidsplan. I Helse Midt-Norge og Helse Sør-Øst ble spørreskjema distribuert ved Questback EFS via e-post rettet til den enkelte ansatte. I Helse Midt ble det også sendt ut lenke i arbeidsplansystemet, slik at deltakerne fikk to mulige veier inn til spørreskjemaet. Rapportering og tilbakemelding For generering og distribusjon av rapporter ble det utviklet en rapporteringsfunksjonalitet knyttet til styringsportalen i Helse Nord og Helse Vest. I Helse Midt Norge og Helse Sør-Øst ble det utviklet rapporter i systemløsningen til Questback, og rapporter er distribuert per e-post til ledere. Det er mulig å integrere rapporteringsdistribusjonen til en styringsportal, men dette ble av ressurshensyn ikke testet ut i forbindelse med piloten. Det er kun utviklet rapporter til enhetsnivå, og det er behov for å videreutvikle rapporter til bruk på overordnet nivå. Konsekvenser av systemulikhet Gjennomføring av undersøkelsen i ulike systemer fører til variasjon i datagrunnlaget. Variasjoner på grunn av systemulikhet fører til utfordringer når resultater skal sammenliknes på et overordnet nivå på tvers av systemene. Det vil imidlertid ikke være et problem for det lokale forbedringsarbeidet, som er undersøkelsens formål. Kvalitative reaksjoner på det nye spørreskjemaet I etterkant av piloten ble det gjennomført 16 gruppeintervjuer med 92 personer. Ved hvert sykehus ble det gjennomført et gruppeintervju med ledere, et med ansatte, og et med verneombud og tillitsvalgte. Hensikten med intervjuene var å kartlegge opplevelsen av forbedringskonseptet og spørreskjemaet. Tilbakemeldinger på nytteverdi Over 90 prosent av de intervjuede mener den nye undersøkelsen er nyttig og relevant. Det kommenteres særlig på at undersøkelsen er kort og enkel å besvare. Enkelte ga tilbakemelding om at språket kunne forenkles noe, slik at lesbarheten ble enklere for de som strever med å lese eller som ikke behersker norsk så godt. 23
Tilgang til undersøkelsen, informasjonstekst og konfidensialitet Distribusjon via arbeidsplansystemet ga enkel tilgang til spørreskjemaet. Distribusjon via epost var også praktisk, siden det muliggjorde videresending til privat epostadresse. Distribusjon bør foregå gjennom både arbeidsplan og epost der det er mulig. Det var i liten grad tilbakemelding på informasjonsteksten om undersøkelsen. Det viktigste for respondentene var at svarene ikke blir tilgjengelig for leder eller andre i sykehuset. Bruk av bakgrunnsvariablene skapte spørsmål om konfidensialitet, og tilbakemeldinger om at disse kan føre til at ansatte modererer sitt svar eller lar være å svare. Det kom enkelte tilbakemeldinger på at bruk av arbeidsplansystemet som distribusjons- og innsamlingskanal har ført til usikkerhet vedrørende anonymitet/konfidensialitet. Tema og spørsmål i undersøkelsen Generell tilbakemelding om at temaene og spørsmålene var relevante og viktige for medarbeiderne å gi tilbakemelding på. Spørsmålenes formulering var enkel å forstå. Noen av spørsmålene ledsages av tekst i parentes som er omfattende og peker på ulike forhold som vanskeliggjør svar på spørsmålet. Ansatte som ikke jobber pasientrettet gir tilbakemelding om at noen av spørsmålene ikke oppleves relevante eller at de ikke har forutsetning for å svare på dem. Det bør derfor innføres en svarkategori for «vet ikke» eller «ikke relevant» på alle spørsmål. Det var mulig å hoppe over noen av spørsmålene, men tilbakemeldingene var at dette var ukjent. Ved usikkerhet om svaret, valgte mange svarkategoriene «verken enig eller uenig». Svaret vil da være del av vektingen og kan gi et feilaktig resultat for enheten. Ved noen pilotenheter var det ønske om mulighet for å gi utfyllende informasjon, det vil si at de ønsket et fritekstfelt for hvert tema. Det var gjennomgående tilbakemeldinger om at temaene ledelse, medarbeiderskap, vold og trusler samt mobbing, burde inngå i den nye undersøkelsen. Spørsmålene om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid var nye for ansatte i Helse Sør-Øst, Helse Midt og Helse Nord. Tilbakemeldingen i intervjuene var imidlertid at det opplevdes både relevant og nyttig å svare på disse spørsmålene. Det ble påpekt at spørsmål om psykososialt arbeidsmiljø dekker mange temaer og med fordel kan deles opp. Både ledere og verneombud/ tillitsvalgte understreket at kartleggingen kun gir en indikasjon på områder det må tas tak i. Dette må skje ved med dialog mellom ledelse og ansatte for å konkretisere utfordringer og identifisere forbedringstiltak. Pilot av undersøkelsen i funksjonelle enheter Piloten testet ut modell 2 i Helse Midt-Norge ved St. Olavs Hospital for å få erfaring med kartlegging av forhåndsdefinerte funksjonelle enheter. Ved St. Olavs Hospital ble undersøkelsen sendt ut til 4 funksjonelle enheter med totalt 76 ansatte. Alle enhetene ble foreslått og personell utvalgt av den enkelte klinikk. 24
Estimert tidsforbruk til uttrekk av funksjonelle enheter: Oppgave Timer Ansvarlig Forberede og distribuere datauttrekk for klinikkene Utvelgelse av funksjonelle enheter og ansatte Sammenslåing og rydding av data for importfiler Oversendelse av importfiler til Sykehuspartner Kontroll av funksjonelle enheter i Org.processor Kontroll av funksjonelle enheter i Org.processor Import av lenker i Min Arbeidsplan Informasjon og purringer underveis i undersøkelsen Distribusjon av rapporter (via e-post) 0,5 Gjennomføringsansvarlig sentralt 3 Gjennomføringsansvarlig klinikk 1 Gjennomføringsansvarlig sentralt 0 Gjennomføringsansvarlig sentralt 1,5 Gjennomføringsansvarlig klinikk 0,5 Gjennomføringsansvarlig sentralt 1 Gjennomføringsansvarlig sentralt og Hemit 2 Gjennomføringsansvarlig sentralt 0,5 Gjennomføringsansvarlig sentralt Sum 10 Det ble totalt brukt lite tid på å sette opp de fire funksjonelle enhetene. Dette skyldes blant annet at få klinikker deltok i pilotundersøkelsen og datagrunnlaget som forelå for de organisatoriske enhetene kunne gjenbrukes. Det var også mest effektivt å sette opp funksjonelle enheter i Excel. Informasjon og distribusjon Ledere og ansatte ble i forkant informert av gjennomføringsansvarlig om forskjellen mellom organisatorisk og funksjonell enhet, og at noen ville måtte svare to ganger. I e-postinvitasjonen for undersøkelsen ble det skrevet spesifikt om dette gjaldt organisatorisk eller funksjonell enhet (navn på enhet stod ikke). Underveis i undersøkelsen sendte man to ganger grafer med foreløpige svarprosenter til de enkelte lederne, slik at de internt kunne følge opp enhetene sine og minne ansatte på undersøkelsen. Klinikkene definerte selv de funksjonelle enhetene. Hvorvidt de ansatte følte seg hjemmehørende i en slik funksjonell enhet, var nok litt ulik fra klinikk til klinikk. Tilbakemeldinger Mange opplyste at det opplevdes forvirrende å få to lenker (to spørreskjema) og to steder man skulle svare for. Formålet med å kartlegge den funksjonelle enheten kom ikke tydelig nok fram. 25
Vedlegg Vedlegg 1: Grupper som står bak undersøkelsen Arbeidsgruppe Ellen Deilkås, seniorforsker ved Ahus og seniorrådgiver i programmets sekretariat Christer Mortensen, spesialrådgiver HR, Helse Sør-Øst Kjersti Mevik, doktorgradsstipendiat og rådgiver ved Nordlandssykehuset Ole-Martin Andersen, rådgiver, Universitetssykehuset Nord-Norge Merete Blokkum, kvalitetssjef og lokal programleder, St. Olavs Hospital Hilde-Kristin Bech, HR-rådgiver, Helse Midt-Norge Leif Johnsen, konsernhovedverneombud, Helse Vest Anne Grimstvedt Kvalvik, forhenværende regional programleder, Helse Vest Rita von der Fehr, konserntillitsvalgt, Helse Sør-Øst Inger Karin Skjæveland, avdelingssjef, Stavanger universitetssjukehus Referansegruppe Gro Sævil Haldorsen, regional programleder, Helse Sør-Øst Hanne Juritzen, lokal programleder, Vestre Viken Lena Bjerknes Larsen, lokal programleder, Ahus Martin Veel Svendsen, seniorkonsulent, Sykehuset Telemark Grete Birgithe Åsvang, regional programleder, Helse Nord Mette Fredheim, pasientsikkerhetskoordinator, UNN Anita Mentzoni-Einarsen, HR-rådgiver, Helse Nord Randulf Søberg, konserntillitsvalgt, Helse Midt-Norge Jon Olav Berdal, konsernverneombud, Helse Midt-Norge Erling Svensen, rådgiver/psykolog, Helse Bergen Øystein Winje, leder av brukerutvalget, Helse Sør-Øst Terje Flotve, HR-direktør, Haraldsplass Diakonale Sykehus Prosjektgruppe Barthold Vonen, direktør SKDE, professor UiT (prosjektleder) Kaia Tetlie, rådgiver i programmets sekretariat Carol Perez Romay, rådgiver i programmets sekretariat (frem til juni 2016) Maria Melfald Tveten, rådgiver i programmets sekretariat (frem til desember 2015) 26
Vedlegg 2: Anbefalt spørreskjema (justert mars 2017) Justert etter erfaringer fra piloten og tilbakemeldinger fra helseforetakene. Rød tekst indikerer spørsmål som må snus i rapportene for å få lik retning på alle rapportelementene. Følgende, lik svarskala for alle spørsmål: Helt uenig Litt uenig Verken enig eller uenig Litt enig Helt enig Vet ikke/ikke relevant NR TEMA SPØRSMÅL 1. Engasjement Arbeidsoppgavene mine engasjerer meg 2. Jeg sier til mine venner at dette er et godt sted å jobbe 3. Jeg får utvikle meg gjennom jobben 4. Jeg får tilstrekkelig opplæring og veiledning til å kunne gjøre en god jobb 5. Jeg får konstruktive tilbakemeldinger på arbeidet jeg utfører 6. Samlet sett er jeg godt fornøyd med å jobbe her 7. Teamarbeidsklima Forskjellige yrkesgrupper samarbeider godt her 8. Samarbeid med andre enheter fungerer godt 9. Jeg får støtte og hjelp fra mine arbeidskolleger når jeg trenger det 10. Her er det lett å spørre når det er noe jeg ikke forstår 11. Det er lett å si fra om problemer i pasientbehandlingen her 12. Arbeids- Jeg må noen ganger utføre arbeidsoppgaver uten tilstrekkelig med ressurser forhold eller hjelpemidler til å fullføre dem 13. Arbeidsbelastningen min er for stor (antall oppgaver, arbeidstempo eller krav til å gjøre flere ting samtidig) 14. Jeg rekker sjelden å ta pause eller spise i løpet av en arbeidsdag/vakt 15. Sikkerhets- Jeg melder fra om avvik og hendelser som kan føre til skade eller feil klima 16. Det er trygt å si i fra om kritikkverdige forhold her 17. Vi diskuterer åpent de feil og hendelser som oppstår for å lære av dem 18. Mine kolleger oppmuntrer meg til å si fra om jeg er bekymret for sikkerheten 19. Her blir medisinske feil (behandlingsrelaterte forhold som gir/kunne gitt negativt utfall for pasient) håndtert riktig 20. Jeg ville føle meg trygg hvis jeg var pasient her 27
21. Konflikter Jeg vil bli godt ivaretatt om jeg skulle bli utsatt for trusler eller vold her 22. Her blir ingen utsatt for mobbing eller trakassering 23. Her blir ingen utsatt for diskriminering 24. 25. Opplevd lederatferd Når konflikter oppstår her blir de håndtert på en god måte Min nærmeste leder har tydelige forventninger til mitt arbeid 26. Min nærmeste leder er tilgjengelig for meg når jeg har behov for det 27. 28. 29. Fysisk miljø Min nærmeste leder følger opp uønskede hendelser og forbedringsforslag Min nærmeste leder oppmuntrer meg til å si ifra når jeg har en annen mening Det er et godt fysisk arbeidsmiljø her (luft, lys, støy, støv, vibrasjoner, og lignende) 30. Her arbeides det godt med brannvern 31. Her tilrettelegges arbeidet slik at muskel- og skjelettplager forebygges 32. Her blir alle godt beskyttet mot skadelige kjemikalier og biologiske farer 33. Her arbeides det godt med smittevern 34. Her arbeides det godt med strålevern 35. 36. Her er sikkerheten ved bruk av maskiner, tekniske hjelpemidler eller utstyr, godt ivaretatt Her arbeides det godt med å unngå negativ påvirkning på det ytre miljøet 37. Oppfølging Her arbeides det systematisk med å forbedre arbeidsmiljøet og pasientsikkerheten 38. Jeg har vært involvert i oppfølgingen av den forrige ForBedringkartleggingen* * Fra og med andre gjennomføring. 28
Vedlegg 3: Pilotert spørreskjema (datert juni 2016) BLÅ FARGE PÅ SPØRSMÅL INDIKERER POSITIV ORIENTERT SVARRETNING (HØY SKÅRE ER ØNSKELIG), RØD FARGE INDIKERER NEGATIV FORMULERT SVAR (LAV SKÅRE ER ØNSKET, SKALA MÅ SNUS I RAPPORT) Spørsmål er endret til påstander for å kunne benytte en lik skala gjennomgående i det meste av spørreskjemaet (på HMS brukes risikovurdering 1-3). Anbefalt skale er 1-5, fra helt uenig til helt enig, samt mulighet til å hoppe over spørsmål fremfor som løsning for «ikke relevant» som svarkategori NR SPØRSMÅL TEMA (akse) 1 Arbeidet mitt er utfordrende på en positiv måte 2 Arbeidsoppgavene mine engasjerer meg 3 4 Samlet sett er jeg godt fornøyd med den jobben jeg har nå Jeg sier til mine venner at dette er et godt sted å jobbe 5 Jeg får utvikle meg faglig gjennom jobben 6 7 Jeg får tilstrekkelig undervisning og veiledning til å kunne gjøre en god jobb (inkl. fagprosedyrer, tekniske hjelpemidler, administrative systemer, og lignende.) Jeg får konstruktive tilbakemeldinger på arbeidet jeg utfører 8 Forskjellige yrkesgrupper samarbeider godt her 9 10 11 12 13 14 15 16 Jeg får støtte og hjelp fra mine arbeidskolleger når jeg trenger det Her er det lett å spørre når det er noe jeg ikke forstår Det er lett å si fra om problemer i pasientbehandlingen her Når konflikter oppstår her blir de håndtert på en god måte Jeg må noen ganger utføre arbeidsoppgaver jeg ikke behersker Jeg må noen ganger utføre arbeidsoppgaver jeg mener vi burde løst annerledes Jeg må noen ganger utføre arbeidsoppgaver uten tilstrekkelig med ressurser eller hjelpemidler til å fullføre dem Arbeidsbelastningen min er for stor (antall oppgaver, arbeidstempo eller krav til å gjøre flere Engasjement Engasjement Engasjement Engasjement Engasjement Engasjement Engasjement Teamarbeidsklima Teamarbeidsklima Teamarbeidsklima Teamarbeidsklima Teamarbeidsklima Arbeidsforhold Arbeidsforhold Arbeidsforhold Arbeidsforhold 29
ting samtidig) 17 18 19 Jeg må ofte sløyfe lunsj eller pauser for å få jobben gjort Jobbrelaterte forhold har vært medvirkende til sykefravær jeg har hatt i løpet av de siste 12 måneder Jeg melder fra om avvik og hendelser som kan føre til skade eller feil Arbeidsforhold Arbeidsforhold Sikkerhetsklima 20 Det er trygt å si i fra om kritikkverdige forhold her 21 22 23 Vi diskuterer åpent de feil og hendelser som oppstår for å lære av dem Mine kolleger oppmuntrer meg til å si fra om enhver sikkerhetsbekymring jeg måtte ha Her blir medisinske feil (behandlingsrelaterte forhold som gir/kunne gitt negativt utfall for pasient) håndtert riktig. Sikkerhetsklima Sikkerhetsklima Sikkerhetsklima Sikkerhetsklima 24 Jeg ville føle meg trygg hvis jeg var pasient her 25 Jeg har vært involvert i oppfølgingen av forrige NN undersøkelse? Sikkerhetsklima Oppfølging 26 27 28 HMS GROVKARTLEGGING I hvilken grad blir psykososiale risikofaktorer forebygget, håndtert og fulgt opp der du jobber? Med dette menes hendelser i arbeidshverdagen som kan være belastende for den enkelte medarbeider eller arbeidsmiljøet som helhet, med konsekvenser for helse, yteevne eller jobbtrivsel. Dette inkluderer som for eksempel, trusler, vold, konflikter, mobbing, trakassering, diskriminering, og liknende. I hvilken grad er smittevern og vern mot biologiske farer godt ivaretatt der du arbeider? Smittevern innebærer å forebygge at arbeidstakere, pasienter og besøkende blir utsatt for sykdomsframkallende biologiske faktorer (bakterier, virus, sopp m.m.). I hvilken grad er vern mot brann godt ivaretatt ved din enhet? Brannvern handler om å forebygge og begrense brann. Å forebygge brann vil si å finne og fjerne brannkilder. Å begrense brann vil si å gjøre tiltak for at konsekvensene blir minst mulig dersom brann skulle bryte ut. HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging 30
29 30 31 32 33 34 35 I hvilken grad er vern mot stråling godt ivaretatt på din arbeidsplass? Strålevern er å forebygge skadelige virkninger av stråling på mennesker og miljø. I hvilken grad er håndtering av kjemikalier godt ivaretatt der du arbeider? Kjemikaliehåndtering omfatter vurdering av risiko ved bruk av kjemikalier, bruk av stoffkartotek (registrering av kjemikalier), opplæring, bruk og lagring av kjemikalier. I hvilken grad er de ergonomiske forholdene godt ivaretatt der du arbeider? Ergonomi innebærer å tilpasse arbeidet og fysiske forhold arbeidsplassen slik at du unngår muskel- og skjelettplager I hvilken grad er sikkerheten ved bruk av maskiner, teknisk og medisinsk utstyr, ivaretatt der du arbeider? Arbeidstakere som skal bruke maskiner, teknisk og medisinsk utstyr skal ha opplæring i sikker bruk samt farene som bruken kan medføre. I hvilken grad er det fysiske arbeidsmiljøet godt ivaretatt der du arbeider? Dette omfatter arbeidsmiljøfaktorer som orden og ryddighet, inneklima, lysforhold, støy, støv, temperatur, vibrasjoner, o.l. I hvilken grad er det ytre miljøet godt ivaretatt der du arbeider? Med ytre miljø mener vi omgivelsene og naturen som påvirkes av sykehusdriften. Dette kan være utslipp til jord, vann og luft, valg av produkter, transport, avfallshåndtering. I hvilken grad er det systematiske forbedringsarbeidet godt ivaretatt der du jobber? Med systematisk forbedringsarbeid menes at alle ledere og medarbeidere i fellesskap kartlegger risikoforhold og uønskede hendelser (arbeidsmiljø og pasientrelaterte der det er aktuelt), utarbeider konkrete handlingsplaner, gjennomfører tiltakene i planen, og evaluerer om ønsket tilstand er oppnådd HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging HMS-grovkartlegging 31
Vedlegg 4: Medarbeiderundersøkelsen NR. TEMA SPØRSMÅL 1 Mål Enhetens mål er godt kjent for alle ansatte 2 Jeg vet godt hvordan jeg kan bidra til at enheten når sine mål 3 Vi evaluerer jevnlig hvordan vi ligger an i forhold til enhetens mål 4 Forbedring I min enhet er vi flinke til å melde og følge opp avvik 5 I vår enhet er det trygt å varsle om kritikkverdige forhold 6 Vi diskuterer åpent de feil og hendelser som oppstår for å lære av dem 7 Vi oppmuntrer hverandre til å tenke ut måter å gjøre tingene bedre i min enhet 8 Verdier, Kvalitet I min enhet samarbeider forskjellige yrkesgrupper godt 9 I min enhet arbeider vi effektivt 10 I min enhet ivaretas høy faglig kvalitet 11 Verdier, Trygghet I min enhet lytter vi til pasientenes/servicemottakernes synspunkter 12 I min enhet er vi lett tilgjengelige for pasientene/servicemottakerne 13 I min enhet gir vi tilstrekkelig informasjon til pasienter/serivecemottakerne Verdier, Respekt I min enhet tar vi hensyn til pasientenes/servicemottakerens livssyn og 14 kulturelle bakgrunn 15 I min enhet overholder vi de avtaler som blir gjort 16 I min enhet blir ting sagt på en tydelig og forståelig måte 17 Motivasjon Er arbeidet ditt utfordrende på en positiv måte? 18 Arbeidsoppgavene min engasjerer meg 19 Jobben er så interessant at den i seg selv er sterkt motiverende 20 Arbeidsglede Gleder du deg til å gå på jobben? 21 Hvor ofte fører misnøye med jobben til at du ønsker å bytte arbeidsgiver? 22 Hvor fornøyd er du samlet sett med den jobben du har nå? 23 Tilhørighet Jeg sier til mine venner at dette er en god arbeidsplass å jobbe på 24 Denne arbeidsplassen inspirerer meg virkelig til å yte mitt beste 25 Jeg er stolt av min arbeidsplass 26 Faglig utvikling Jeg får utvikle meg faglig gjennom jobben 27 Jeg får tilstrekkelig undervisning og veiledning til å kunne gjøre en god jobb 28 Legges det til rette for at du kan få utvikle dine ferdigheter? 29 Får du konstruktive tilbakemeldinger på arbeidet du utfører? 30 Medvirkning Oppmuntres du til å delta i viktige avgjørelser? 31 Oppmuntres du til å si i fra når du har en annen mening? 32 Rolleklarhet Vet du hva som er ditt ansvarsområde? 33 Vet du nøyaktig hva som forventes av deg i jobben? 34 Sosialt samspill Er det sosiale klimaet i din enhet preget av medansvar og lagånd? Om du trenger det, kan du få støtte og hjelp i ditt arbeid fra dine 35 arbeidskolleger? 36 Opplever du at samarbeidet i enheten fungerer godt? Konflikter og mobbing Har du lagt merke til om noen er blitt utsatt for mobbing eller trakassering i din 37 enhet i løpet av de siste seks måneder? 38 Har du lagt merke til forstyrrende konflikter i din enhet? 39 Når konflikter oppstår i din enhet, blir de håndtert på en god måte? 40 Arbeidsbelastning Er den fysiske arbeidsbelastningen for stor i arbeidet ditt? 41 Er arbeidstempoet ditt belastende? 32
42 Er arbeidsmengden din belastende? 43 Må du utføre arbeidsoppgaver du opplever at du ikke behersker? 44 Egenkontroll Kan du påvirke mengden arbeid som blir tildelt deg? 45 Kan du selv bestemme ditt arbeidstempo? 46 Rollekonflikt Må du gjøre ting som du mener burde vært gjort annerledes? 47 Får du oppgaver uten tilstrekkelig hjelpemidler og ressurser til å fullføre dem? 48 Mottar du motstridende forespørsler fra to eller flere personer? 49 Vold og trusler Jeg har vært utsatt for vold eller trusler på jobb siste 12 måneder Sykefravær Jobbrelaterte forhold har vært medvirkende til sykefravær jeg har hatt (de siste 50 12 måneder) 51 Opplevd lederatferd Min nærmeste leder er tilgjengelig for meg når jeg har behov for det 52 Min nærmeste leder er flink til å informere om det som skjer i vår virksomhet 53 Min nærmeste leder stiller tydelige krav til mine arbeidsprestasjoner 54 Min nærmeste leder følger opp det vi blir enige om Dersom jeg ble utsatt for vold eller trusler, ville jeg få god oppfølging fra 55 nærmeste leder Dersom jeg ble syk over en lengre periode, ville jeg få god oppfølging av 56 nærmeste leder Systematisk oppfølging av Har du vært involvert i oppfølgingen av forrige medarbeiderundersøkelse? 57 medarbeidere Har du hatt medarbeidersamtale/utviklingssamtale med din nærmeste leder i 58 løpet av de siste 12 månedene? Resultater av utviklings- Hjalp utviklings-/medarbeidersamtalen med å klargjøre målene for ditt arbeid? 59 /medarbeidersamtalen Hjalp utviklings-/medarbeidersamtalen deg til å finne frem til forbedringer for 60 hvordan du utfører ditt arbeid? Fikk du gitt de tilbakemeldingene du hadde behov for i løpet av utviklings- 61 /medarbeidersamtalen Resulterte utviklings-/medarbeidersamtalen i en skriftlig 62 kompetanseutviklingsplan 63 Kompetanseutviklingsplan Har du en kompetanseutviklingsplan? Oppfølging av Har tiltakene i kompetanseutviklingsplanen blitt gjennomført som planlagt? 64 kompetanseutviklingsplanen 65 Pasientsikkerhetskultur Jeg ville føle meg trygg hvis jeg var pasient her Her blir medisinske feil (behandlingsrelaterte forhold som gir/kunne gitt 66 negativt utfall for pasient) håndtert riktig Bakgrunnsvariabler Kjønn Alder Yrkesgruppe (basert på NPSS) Ansettelsesforhold 33
Vedlegg 5: Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen (SAQ-N) NR. TEMA SPØRSMÅL 1 Teamarbeidsklima Sykepleierinnspill blir godt mottatt her (Bytt sykepleier ut med bioingeniør eller radiograf, på laboratorier der det er mer relevant) 2 Her er det vanskelig å si fra om jeg oppdager et problem i pasientbehandlingen Her blir uenighet håndtert riktig (dvs. ikke ut fra hvem som har rett, men ut fra 3 hva som er best for pasienten) Jeg får den støtte jeg trenger fra andre sykehusansatte for å ta meg av 4 pasientene 5 Her er det lett for ansatte å spørre når det er noe de ikke forstår Legene og sykepleierne her samarbeider som et velkoordinert team (Bytt sykepleier ut med bioingeniør eller radiograf, på laboratorier der det er mer 6 relevant) 7 Sikkerhetsklima Jeg ville føle meg trygg hvis jeg var pasient her 8 Her blir medisinske feil håndtert riktig Jeg vet hvilke kanaler jeg skal bruke for å stille spørsmål om pasientsikkerhet 9 her Jeg får passende tilbakemelding om arbeidet mitt (korrekt, tilstrekkelig og fra 10 rett person) 11 Det er vanskelig å diskutere feil her Kolleger oppmuntrer meg til å si fra om enhver sikkerhetsbekymring som jeg 12 måtte ha 13 Kulturen her gjør det lett å lære av andres feil 14 Mine forslag om sikkerhet ville bli behandlet om jeg la dem fram for ledelsen 15 Jobbtilfredshet Jeg liker jobben min 16 Å arbeide her er som å være del av en stor familie 17 Dette er et godt stede å arbeide 18 Jeg er stolt av å arbeide her 19 Innsatsviljen er stor her 20 Anerkjennelse av stress Når arbeidsbelastningen min blir for stor, arbeider jeg dårligere 21 Jeg er mindre effektiv når jeg er sliten 22 Det er mer sannsynlig at jeg gjør feil når situasjonen blir anspent eller fiendtlig Jeg arbeider dårligere i krisesituasjoner (som resuscitering, anfall o.l.) når jeg er 23 sliten Ledelsens fokus på Ledelsen her i enheten legger forholdene til rette for mitt daglige arbeid 24 pasientsikkerhet 25 Sykehusledelsen legger forholdene til rette for mitt daglige arbeid Ledelsen her i enheten gjør aldri noe som de vet kan gå ut over 26 pasientsikkerheten 27 Sykehusledelsen gjør aldri noe som de vet kan gå ut over pasientsikkerheten 28 Ledelsen her i enheten gjør en god jobb 29 Sykehusledelsen gjør en god jobb 30 Ledelsen her i enheten behandler problemmedarbeidere konstruktivt 31 Arbeidsforhold Sykehusledelsen behandler problemmedarbeidere konstruktivt Ledelsen her i enheten gir meg adekvat informasjon, i rett tid, om hendelser 32 som kan ha betydning for mitt arbeid Sykehusledelsen gir meg adekvat informasjon, i rett tid, om hendelser som kan 33 ha betydning for mitt arbeid 34
Bemanningsnivået her er tilstrekkelig til at vi kan ta oss av det antall pasienter 34 vi har 35 Dette sykehuset gjør en god jobb med å lære opp nyansatte All den informasjon som jeg trenger til diagnostiske og terapeutiske 36 beslutninger er rutinemessig tilgjengelig for meg 37 De som er under opplæring på mitt fagfelt, får tilstrekkelig supervisjon 38 Samarbeidet med sykepleierne er godt i denne enheten 39 Samarbeidet med legene er godt i denne enheten 40 Samarbeidet med farmasøytene er godt i denne enheten Kommunikasjonssvikt som fører til forsinkelser i pasientbehandlingen er 41 vanlige Bakgrunnsinformasjon Stilling Kjønn Kvinne Mann Hvor lenge har du arbeidet i enheten/fagområdet? 35
Vedlegg 6: Grovkartlegging av HMS i Helse Vest RHF 36
37