EVALUERING AV OPPTAKSPRØVENE 2015 Tone Jordhus, Kvalitetskoordinator Anne Cathrine Wesnes, Opptakskoordinator Rapport: 8/2015
Innhold Evaluering av opptaksprøvene 2015 Sammendrag og vurdering... 3 1. Innledning... 4 1.1. Evalueringen... 4 1.2. Svarprosent... 4 1.3. Spørreskjemaene... 4 2. Resultater juryevalueringen... 5 3. Resultater studentevaluering... 9 4. Tilbakemelding fra akkompagnatørene... 10 5. Kommentarer fra opptakskoordinator... 11 2
Sammendrag og vurdering Evaluering av opptaksprøvene 2015 Resultatene fra juryenes tilbakemelding viser at hele 90 % av juryene har evaluert opptaksprøvene. Tilbakemeldingene fra juryene er svært gode. Juryene opplever at søkerne var bedre orientert om opptaksprøvene enn i fjor. De sier også at opptaksprøvenes form i stor grad er egnet til å vurdere søkernes nivå og til å skille ut de mest egnede søkerne. 94 % av juryene melder tilbake at de fikk tilstrekkelig informasjon. Evalueringene fra juryene inneholder enkelte forslag til forbedring. Kommentarer om repertoar og andre faglige områder må behandles i de enkelte seksjoner/ fagråd mens tilbakemeldinger på administrative områder tas med inn i opptakskontorets arbeid for neste års opptaksprøver. 51 % av studentrepresentantene svarte på det elektroniske spørreskjemaet de fikk tilsendt. Studentene rapporterer at opptaksprøvene sett fra deres ståsted stort sett har foregått på en svært god måte. Noen studenter melder fra om at enkelte juryer tar med tidligere kjennskap til søkerne inn i vurderingen og at dette oppleves som noe urettferdig. Dette fremkommer ikke som et stort problem som gjelder mange juryer, men temaet kan eventuelt diskuteres på et juryledermøte. Akkompagnatørenes tilbakemeldinger er også for det meste positive. De foreslår kun små endringer som tas til etterretning av opptakskontoret. Opptakskontoret har svært stor arbeidsmengde i forkant av opptaksprøvene, og ønsker om endringer vil derfor priori tert etter en helhetsvurdering av ressurser og kapasitet. Alt i alt viser evalueringen at opptaksprøvene ved NMH fungerer godt. Opptakskontorets systematiske arbeid med utvikling og forbedring av rutiner bidrar i stor grad til dette. Følgende tiltak foreslås for å utvikle kvaliteten på opptaksprøvene ytterligere: Studieadministrasjonen arbeider videre med å kartlegge mulighetene for en helelektronisk søknadsprosess. NMH arbeider for å innføre én søknadsfrist for innsending av både søknad og dokumentasjon. Søknadsfristen er 15. desember. Formelle språkkrav for alle studieprogram ved NMH må være avklart før det åpnes for søknader i høstsemesteret 2015. 3
1. Innledning Evaluering av opptaksprøvene 2015 Opptak til master- og bachelorgradsstudiene ved Norges musikkhøgskole (NMH) skjer gjennom opptaksprøver, henholdsvis i uke 8 og uke 11 hvert år. Prøvene skal være egnet til å velge ut de som er best kvalifisert for et studium ved NMH. Evaluering av opptaksprøvene inngår som en del av NMHs kvalitetssikringssystem (pkt.1.3). 1.1. Evalueringen Juryene, akkompagnatørene og studentobservatørene blir bedt om å evaluere opptaksprøvene. Juryene fyller ut et evalueringsskjema i løpet av opptaksuka, mens studentobservatørene får tilsendt et web-basert evalueringsskjema i etterkant av prøvene. Akkompagnatørene evaluerer opptaksprøvene muntlig i sitt fagrådsmøte, og oversender i etterkant referat til opptakskoordinator, som tar deres evaluering med i rapporten. 1.2. Svarprosent Tabellen nedenfor viser oversikt over svarprosent for 2011-2015 2011 2012 2013 2014 2015 Jury master 87 % 72 % 61 % Tall ikke 92 % Jury bachelor 58 % 47 % 67 % pålitelige 1 88 % Studentobservatører 55 % 60 % 49 % 69 % 51 % Akkompagnatører Ingen svarprosent tilgjengelig 1.3. Spørreskjemaene Både de papirbaserte og webbaserte spørreskjemaene er relativt korte, og inneholder både spørsmål der man krysser av på forhåndsgitte kategorier og spørsmål der det er mulig å komme med utdypende kommentarer. 1 Se innledning kapittel 2 4
2. Resultater juryevalueringen 36 skjema ble levert fra juryene, 22 skjema fra masteropptaket i uke 8 og 14 skjema fra opptak til kandidatstudiene i uke 11. Rutinene for utlevering av juryenes evalueringsskjema ble gjennomgått og forbedret til årets opptaksuker. Tidligere har det variert hvilken runde juryene velger å svare på skjemaet, og noen juryer har svart etter hver runde. I år ble skjemaene levert ut til juryene sammen med papirene for siste runde, noe som førte til en mye bedre oversikt over hvilke juryer som leverte evalueringsskjema. Alle fritekstkommentarene er i sin helhet videreformidlet til opptakskoordinator. I denne rapporten er kommentarene filtrert i forhold til generell interesse. Det vil for eksempel si at kommentarer som gjelder en søker kan være fjernet da det ikke er av allmenn interesse. 1. I hvilken grad mener juryen: Diagram 2.1. 2. Mener juryen prøvens innhold bør endres? Hva bør i så fall endres? Slagverk Det er et problem at noen spiller "live" og noen på DVD. Søknadspapirene bør gis juryen i god tid på forhånd - 14 dager? Master Anvendt musikkteori Folkemusikk Vi ønsker å diskutere innholdet etter denne prøverunden. Fint med stor jury. Musikkterapi Juryen evaluerte skåringsskjemaet vi nå bruker. Vi kommer til å endre to av rubrikkene, dvs slå sammen "teori" og "gehør", og legge til "stemmebruk", dette for å samstemme det vi "måler" og studieplan. Bachelor Fagott Akkordeon/ cembalo/ harpe/ kantele Fagottrepertoaret har for stor varighet Irrelevante spørsmål 1 og 2. Vi kan ikke forestille oss andre former. Tabell 2.2. 5
3. Hvor godt orientert virket søkerne om hva de skulle gjøre? Diagram 2.3.a. På en skala fra 1 til 5, der 1 er svært dårlig og 5 er svært godt kan man regne ut et gjennomsnittstall og sammenlikne dette med fjorårets resultater. Vi ser en tendens til at juryene oppfatter søkerne som bedre orientert i 2015 enn i 2014. Hvor godt orientert virket søkerne om hva de skulle gjøre? 2014-2015 2015 4,6 2014 4,1 3,8 3,9 4 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6 4,7 Diagram 2.3.b. 4. Hvis det var noe flere søkere hadde misforstått, oppgi hva de hadde misforstått: Master Instrumental Jazz utøvende Nordic master - the composing musician En del av søkerne har tydeligvis tatt for lett på å lese info på nettsiden. Noen tror studiet er et arbeidsstipend. Ikke alle har lest all info som de skulle Bachelor Akkordeon/ cembalo/ harpe/ kantele Dirigering En ukrainsk søker dukket ikke opp 2. dag uten noe varsel. Hvem fanger opp dette? Noe uklarheter knyttet til 1. runde/ hovedinstrument. Klargjøre at selv om de bare søker dirigering, er det bare repertoaret i 1. runde som skal synges/ spilles. Tabell 2.4. 6
5. Var det satt av tilstrekkelig tid til gjennomføring opptaksprøvene? Diagram 2.5. 6. Kommentar Utøving, slagverk Etter anmodning om 45 min pr søker Master Musikkterapi Hver søker har 35 min, og det er mye de testes i. Vi slet litt med å holde tiden - men prøvene var effektive. Utøvende musikkteknologi Neste år begrenset spilletid 15 Bachelor Gitar Horn/ Trompet Vi ønsker 25 minutter i fremtiden Litt mer tid til pause/ diskusjon når det er flere instrumenter etter hverandre Tabell 2.6. 7. Mottok juryen tilstrekkelig informasjon om hver søker? Diagram 2.7. Til sammenlikning svarte 91 % at de mottok tilstrekkelig informasjon i fjorårets undersøkelse. 8. Ved for lite informasjon, oppgi hvilken informasjon som manglet: Viktig at studentrepresentantene og medspillere informeres på lik linje med juryen. Juryen må gjerne få tilsendt hvert sitt eksemplar av søknadene. Hele juryen burde ha info om studentene på forhånd. Motivasjon mangler i noen mapper 7
9. Hvordan fungerte samarbeidet i juryen? Diagram 2.9. 10. Kommentarer og eventuelle forslag til endringer Dirigering Slagverk Ønsker bonger for mat! Vi er i 3 dager, bør få lunsj. Veldig bra for juryen og ha en faglig ansvarlig fra programutvalget for masterstudiet tilstede. Master Fløyte og obo Juryen bemerker at siden prøvespillet går over 7 timer burde det tilbys middag. Fagott, klarinett, saksofon Juryen er ikke tilfreds med at klar, sax, fag blir henvist til den tørre akustikken på U1018 hvert år. Blokkfløyte Administrasjonen SKAL/ MÅ sørge for at akkompagnatør har noter på obligatoriske verk. Bachelor Fiolin Flott å få mat på lange dager - hvorfor får man ikke det på master?? Tabell 2.10. 8
3. Resultater studentevaluering I alt 59 spørreskjemaer ble sendt ut. Dersom en person har vært representant under både master- og bacheloropptak har personen fått tilsendt to spørreskjema. Nedenfor er en tabell som viser svarprosent i de ulike ukene. Tabell 3.2. viser fordeling av svarene forde lt på master og bachelor. Uke Sendt ut Besvart Svarprosent Master (uke 8) 24 12 50 % Bachelor (uke 11) 25 13 52 % Samlet 59 25 51 % 1. Hvordan ble du studentobservatør? Diagram 3.1. Annet: Ble "valgt" av oss direksjonsstudenter. 2. Hvor enig/uenig er du i følgende påstander? 1 betyr at du er helt uenig og 5 betyr at du er helt enig Diagram 3.2. 9
3. Hvordan var informasjonen som du fikk i forkant av opptaksprøven? Diagram 3.3. 4. Hva savnet du informasjon om? Fem studenter svarte på dette spørsmålet. Alle nevner ulike varianter av tidspunkt. En nevner spesielt at det hadde vært bra om tid for møtet i forkant kunne vært bestemt på et tidligere tidspunkt slik at man kunne finne tid til å delta. En etterlyser informasjon om hva man skal se etter hos juryene og hvor man skal melde fra dersom man oppdager at søkere for eksempel blir forskjellsbehandlet. Alle kommentarene er for øvrig oversendt opptakskoordinator. 5. Hvis du har andre tanker rundt det å være studentobservatør i opptaksjury kan du skrive dem her. Seks studenter svarte på spørsmålet. To kommentarer gikk på at studentene syntes arbeidet som studentobservatør er givende og spennende. Tre kommentarer var av personlig karakter og er ikke interessant for allmenheten. Den siste kommentaren gjengis nedenfor: Jeg vet ikke retningslinjene deres i forhold til opptaksprøvene, men jeg opplevde at juryen vurderte kandidatene også på grunnlag at de kjente dem fra før. Det kan jo slå ut både positivt og negativt, og jeg har opplevd begge deler når jeg har sittet som studentobservatør her på NMH. Det er jo klart kjennskap mellom kandidat og jurymedlemmer ikke kan unngås, men jeg vet ikke om det er riktig av et jurymedlem å prate høyt om sine personlige erfaringer til andre i juryen som kanskje ikke kjenner kandidaten. Dette har skjedd før, og jeg synes ikke det er rettferdig. Her trenger vi kanskje noen klare retningslinjer som juryen må følge. 4. Tilbakemelding fra akkompagnatørene Akkompagnatørenes evaluering av opptaksprøvene ble gjennomført ved at seksjonsleder Gunnar Flagstad sendte ut en e-post 17. mars 2015 og ba om tilbakemelding på hva som hadde fungert godt eller dårlig ved gjennomføringen av årets opptaksprøve. Seks akkompagnatører sendte inn sine synspunkter. Hovedinntrykket er at akkompagnatørene er godt fornøyde. Det at de fikk notene i god tid, at endringer i repertoar ble drøftet/videreformidlet fortløpende og at det ble informert godt om tid og sted for prøvene trekkes fram som viktige faktorer for at det ble en vellykket gjennomføring av opptaksprøvene. Akkompagnatørens innspill til forbedring: Siste runde med prøvespill for kandidatstudiet i musikkpedagogikk må synliggjøres tidligere i prosessen slik at det kan planlegges bedre med hensyn til akkompagnement. Akkompagnatørene ønsker at søknadene distribueres med en strikk rundt hver bunke fordelt på instrument. De ønsker at hver av disse bunkene også inneholder en oversikt over alle søkere for denne instrumentgruppen, inkludert de med egen akkompagnatør. Det må synliggjøres på denne oversikten hvilke av søkerne som har egen akkompagnatør. 10
5. Kommentarer fra opptakskoordinator Opptakskontoret opplevde årets opptak som godt gjennomført, uten store problemer i avviklingen. I forkant av opptaket gikk opptaksteamet systematisk gjennom evalueringen av 2014-opptaket for å iverksette forbedringstiltak. Det har også vært gjort en grundig gjennomgang av studieinformasjonen høsten 2014, noe som har bidratt til færre ufullstendige søknader og dermed også redusert ressursbruk i administrasjonen på etterlysing av nødvendig dokumentasjon. Opptakskontoret har laget en liste med forslag til tiltak som bør gjennomgås før neste opptaksrunde i 2016. Det er tre overordnede områder som nevnes spesielt og som bør utredes nærmere med tanke på å forbedre opptaksprosessen ved NMH: Elektronisk søknad Det er mange søkere og faglig ansatte som melder tilbake at de ønsker en helelektronisk søknadsprosess. Opptakskontoret er enig i at dette kan være hensiktsmessig, og helelektroniske søknader vil sannsynligvis gjøre søknadsprosessen mer strømlinjeformet. Mulighetene for en helelektronisk søknadsprosess bør undersøkes videre, spesielt med tanke på ressursbruk og praktisk gjennomføring av opptaket. En søknadsfrist NMH har på bachelor- og masteropptaket operert med én søknadsfrist for registrering av søknad i Søknadsweb (15. desember) og én frist for innsending av dokumentasjon (31. desember). For musikkutdanninger i Norge er det avtalt en nasjonal søknadsfrist 15. desember, men frist for innsending av dokumentasjon varierer i praksis fra 20. desember til 1. februar. Det er ønskelig å innføre én søknadsfrist (15. desember) for både registrering av søknad og innsending av dokumentasjon. På den måten kan opptakskontoret komme i gang med behandling av søknader og planlegging av opptaksukene på et tidligere tidspunkt. Språkkrav Språkkrav for søkere er uklart og opptakskontoret får mange spørsmål om dette. Det framstår også som noe uklart i hvilken grad dette sjekkes i forbindelse med opptaksprøven. Det er i dag kun musikkpedagogikk og musikkterapi som har formelle språkkrav. Det bør avklares om det skal stilles formelle krav til engelsk-/norskkunnskaper på øvrige studier ved NMH. Kommentarer til innspill fra akkompagnatører, juryer og studentobservatører: Konkrete innspill fra akkompagnatører, juryer og studentobservatører tas til etterretning og opptakskontoret vil iverksette tiltak eller endring i rutinebeskrivelser der vi ser det er hensiktsmessig. Videre følger en kort kommentar til noen av innspillene: Informasjon til søkerne Det kan være en utfordring å få søkerne til å lese informasjon på nettet. Det er viktig at vi i samarbeid med kommunikasjonsavdelingen fortsetter arbeidet med å produsere god og tydelig informasjon som er lett å finne fram til på nettsidene. Vi bemerker oss imidlertid at juryene mener søkerne i år var bedre forberedt enn i fjor (diagram 2.3.b.). 11
Informasjon om søkerne til juryen Evaluering av opptaksprøvene 2015 Slik det er i dag har vi bare ett papireksemplar av søknadene og har ikke kapasitet til å distribuere søknadene til alle jurymedlemmer. Studentobservatører Enkelte studenter kommenterer at de ønsker at dato for informasjonsmøte blir bestemt på et tidligere tidspunkt. Det er Studentutvalget ved NMH som har ansvar for å skaffe studentrepresentanter til alle juryene. Dette er en relativt stor jobb, og det vil være en del studenter som blir forespurt kort tid før prøvene. Opptakskontoret ser på om det er mulig å starte denne prosessen enda tidligere ved neste års opptaksprøver slik at enda flere studentobservatører vil ha mulighet til å delta på informasjonsmøtet. Mat i uke 8 Fra og med 2016 vil de masterjuryene som arbeider utover ordinær arbeidstid få utdelt matkuponger. 12