Brukerveiledning for rapportering av særavgifter Dokumentsansvarlig: Skatteetaten 1
Innhold 1 INFORMASJON OM BRUKERMANUALEN... 3 2 NAVIGERING I OG UTFYLLING AV ELEKTRONISK SKJEMA... 3 2.1 INNLOGGING... 3 2.2 NETTLESERE SOM STØTTES... 3 2.3 NAVIGERING PÅ SIDENE... 4 2.3.1 Bruk av hurtigtaster... 4 2.4 HJELPETEKSTER... 4 3 STARTSIDEN... 5 3.1 ENDRE HVILKEN VIRKSOMHET MAN REPRESENTERER... 5 3.2 STARTSIDENS INNHOLD... 6 4 REGISTRERE NY SÆRAVGIFTSMELDING... 7 4.1 MULIGE OPPSTARTSVARIANTER VED UTFYLLING... 7 4.2 MANUELL UTFYLLING AV MELDINGEN... 8 4.2.1 Registrere melding... 8 4.2.2 Oppsummering... 9 4.2.3 Send inn... 10 4.2.4 Feilmeldinger... 11 4.3 LASTE OPP FRA FIL... 11 4.3.1 Last opp fil... 11 4.3.2 Format på filen... 12 4.3.3 Feil i filen... 13 4.4 TILBAKEMELDING PÅ SKJERM... 14 4.4.1 Tilbake til startsiden... 15 5 SE TIDLIGERE INNSENDTE MELDINGER OG TILBAKEMELDINGER... 17 5.1 OVERSIKT OVER INNSENDTE MELDINGER - "LEVERTE MELDINGER"... 17 5.2 UTSKRIFT AV LEVERT SÆRAVGIFTSMELDING... 17 6 ENDRE EN INNSENDT MELDING... 20 7 RELATERTE LENKER... 22 2
1 Informasjon om brukermanualen Velkommen til brukerveiledning for ny løsning for elektronisk innrapportering av særavgiftsmeldinger. Denne manualen gir utdypende hjelp og forklaring til løsningen. Det elektroniske skjemaet skal benyttes hvis du skal: Registrere og sende inn ny særavgiftsmelding Endre en særavgiftsmelding Oppdatert brukermanual kan alltid lastes ned fra startsiden i løsningen. 2 Navigering i og utfylling av elektronisk skjema 2.1 Innlogging Du starter rapportering ved å følge lenken https://skatt.skatteetaten.no/web/elsaer/. Innloggingsbildet (ID-porten) vises. Dette er Difis1 felles innloggingsløsning til offentlige tjenester og støtter innloggingsmetodene MinID, BankID, Buypass og Commfides når du har logget inn kommer du direkte videre til særavgifter. Dersom du allerede er logget inn i Altinn bruker du også lenken over, og kommer direkte til særavgifter uten ny innlogging. I pilotperioden vises ikke den nye løsningen for særavgifter i skjemakatalogen. 2.2 Nettlesere som støttes Du kan bruke følgende nettlesere: Internet Explorer (fra og med versjon 11) Chrome Firefox Opera Safari Hvis du bruker en nettleser vi ikke støtter eller en gammel versjon, vil du få et varsel om dette når du logger inn. Avhengig av hvilke nettleser / versjon du bruker vil du oppleve et av tre scenarier: Scenarie Nettleseren støttes Nettleseren støttes i utgangspunktet ikke Hva skjer? Du kommer til startsiden og kan starte registrering. Etter innlogging får du en advarsel om at nettleseren ikke støttes, men kan fungere. Du kan velge å ignorere denne advarselen, eller klikke på et av nettleser-ikonene for å oppgradere din nettleser. 3
Scenarie Nettleseren støttes ikke Hva skjer? Etter innlogging får du advarsel om at nettleseren ikke støttes, og ikke vil fungere. Du må enten velge å logge ut, lukke nettleseren, eller oppgradere til en annen nettleser (klikk på nettleser-ikon). 2.3 Navigering på sidene 2.3.1 Bruk av hurtigtaster Hurtigtast TAB Shift + TAB Beskrivelse Flytter markøren til neste felt Flytter markøren til forrige felt 2.4 Hjelpetekster Noen av feltene i løsningen har tilhørende hjelpetekster. For å se på disse hjelpetekstene klikker på du spørsmålstegnet ved siden av feltet, se ikonet merket A i skjermbildet under. Ønsker du å skjule hjelpeteksten igjen, klikker du enten på spørsmålstegnet en gang til (se B) eller på krysset (se C). 4
3 Startsiden 3.1 Endre hvilken virksomhet man representerer På startsiden finner du en nedtrekksmeny for hvilke virksomhet du representerer. I listen vil du finne alle virksomheter du har en tilknyttet rolle til i Altinn, samt deg selv som privatperson. Klikk på nedtrekksmenyen i feltet, og liste over navn vil vises. Klikk på den virksomheten eller personen du ønsker å representere. Innholdet på startsiden blir tilpasset ut i fra hva du har rettigheter til å gjøre. Under ser du en liste over mulige begrensinger du kan møte, og hva som eventuelt er årsaken: Startsiden viser Årsak Hva må du gjøre En tekst som sier at særavgifter rapporteres for bedrifter. Du har valgt å representere en privatperson. Privatpersoner rapporterer ikke særavgifter. Bytt til en virksomhet. Listen "Leverte meldinger" er tom. Virksomheten har ikke levert noen særavgiftsmeldinger enda. Meldingene som er sendt inn i den gamle løsningen, må ses på i den gamle løsningen. Mener du at du har sendt inn meldinger i den nye løsningen, og at disse burde vises i listen, må du kontakte Skatteetaten. Boks for neste innrapporteringsperiode vises, men du kan ikke starte rapportering. Du kan ikke starte rapportering før perioden er avsluttet. Sjekk på nytt den første i måneden etter periodens slutt Jeg ser leverte meldinger, men boksen for å starte rapportering er ikke tilgjengelig. Jeg ser leverte meldinger, men boksen for å starte rapportering er ikke lenger hvit. Virksomheten er ikke lenger registrert for rapportering av særavgifter Fristen for å levere inn særavgiftsmeldingen har passert. Du kan gjøre endringer på tidligere innleverte meldinger (inntil 3 år tilbake i tid). Hvis virksomheten fortsatt skal rapportere inn for en særavgiftstype må du søke om å bli registrert igjen. Send inn særavgiftsmeldingen så snart som mulig. Etter frist påløper det renter. 5
3.2 Startsidens innhold Startsiden er den første siden du møter når du logger inn i ELSÆR. I dette skjermbildet kan du: Velge hvilken virksomhet du representerer (A) Starte rapportering av særavgifter, evt. fortsette på et eksisterende utkast (B) Starte rapportering av EL-avgift, evt. fortsette på et eksisterende utkast (C) Starte rapportering av NOx-avgift, evt. fortsette på et eksisterende utkast (D) Se liste over tidligere leverte særavgiftsmeldinger (E) Laste ned PDF av tilbakemeldinger på tidligere levert særavgiftsmelding (F) Starte endring av tidligere levert særavgiftsmelding (G) Laste ned siste versjon av brukerveiledningen (dette dokumentet) (H) Logge ut (I) 6
4 Registrere ny særavgiftsmelding 4.1 Mulige oppstartsvarianter ved utfylling Når du vil starte utfylling av en ny særavgiftsmelding klikker du på knappen "Start rapportering". Du vil da få opp flere valg: Valg 1 Utgangspunkt i forrige termin Forklaring Registreringsbildet vil være preufylt med det du rapporterte i forrige termin utenom antall. Har du rapportert retur (tilleggskode 50 eller 51) vil heller ikke uttakstermin være preutfylt. Første gang virksomheten rapporterer vises ikke dette valget. 2 Blank melding Du starter med en tom oppgave 3 Ikke noe å rapportere Velg dette når du ikke har noe å rapportere for en periode. Du slipper å fylle ut særavgiftsmeldingen og kan sende inn umiddelbart. 4 Last opp fil Fyll ut særavgiftsmeldingen ved å laste opp en fil, se kapittel "Laste opp fra fil" 7
4.2 Manuell utfylling av meldingen 4.2.1 Registrere melding Når du kommer inn i registreringsskjermbildet for perioden, starter du å fylle ut en avgiftsgruppe. Du må fylle ut følgende for en avgiftsgruppe: Feltnavn Beskrivelse Krav til feltet Avgiftsgruppe Velg avgiftsgruppe fra nedtrekksmenyen Avgiftsgruppe må i utgangspunkt alltid velges. Styrke Skriv inn styrke (volumprosent) Godtar 0 og positive tall. Kreves av noen grupper under avgiftstypene BV og OL. Mengde Skriv inn mengde Godtar 0 og positive tall. Tilleggskode Tilleggskode velges bare når det er noe spesielt med avgiftslinjen. Eksempler er retur, tilintetgjøring eller avgiftsfritt salg. Mer om tilleggskodene finner du i Skattedirektoratets kommentarer til avgiften i det aktuelle avgiftsrundskrivet Uttakstermin Velg uttakstermin fra nedtrekksmenyen. Tilleggskode er ikke obligatorisk. Vises kun når tilleggskode som krever denne informasjonen er valgt. Må fylles ut. 8
Feltnavn Beskrivelse Krav til feltet Sats Viser satsen som systemet bruker. Du kan ikke skrive i feltet. Sats vises ut i fra hvilke avgiftsgruppe og tilleggskode som er valgt. Beløp NOK Viser beløp som systemet har beregnet. Du kan ikke skrive i feltet. Beløp beregnes ut i fra antall og sats. Legg til nye linjer ved å trykke på + LEGG TIL AVGIFTSGRUPPE. Systemet godtar at du sender en helt tom linje. Hvis du sender inn en melding med bare tom linje, vil dette bli registreres som en nulloppgave. Legg til avgiftstyper ved å trykke på '+LEGG TIL AVIFTSTYPE'. Du kan kun legge til avgiftstyper som du har tillatelse til å rapportere for. Når du har fylt ut alle felt for avgiftsgruppen kan du velge å fortsette rapporteringen, se på oppsummering, returnere til startsiden (utkast lagres), eller å sende inn. Systemet godtar at du sender en helt tom linje. Hvis du sender inn en melding med bare tom linje, vil dette bli registreres som en nulloppgave. Systemet har ikke en egen knapp for å lagre endringer. I stedet mellomlagrer systemet automatisk alle endringer du foretar deg i skjermbildet. Nederst i skjermbildet vil du kunne se når utkastet ditt sist ble lagret, se eksempel under. 4.2.2 Oppsummering Du kan velge å se en oppsummering av meldingen før du sender inn. Klikk på "Vis oppsummering". Hvis meldingen ikke er riktig utfylt, vil du få beskjed om å rette eventuelle feil før du kan se oppsummeringsskjermbildet, se kapittel "Feilmeldinger". Fra oppsummeringsskjermbildet kan du velge å fortsette å redigere meldingen dersom du har behov for å endre på innholdet, eller du kan velge å sende inn direkte fra oppsummeringssiden hvis meldingen er ferdig utfylt. 9
4.2.3 Send inn Når du er ferdig med å fylle ut meldingen og ønsker å sende inn, klikker du på knappen "Send inn" Hvis meldingen inneholder feil vil du bli værende i registreringsskjermbildet, og du må korrigere feilene før du kan forsøke å sende inn på nytt, se kapitlet "Feilmeldinger". 10
Hvis meldingen ikke inneholder feil vil meldingen bli sendt, og du sendes videre til kvitteringssiden. Se kapitlet "Tilbakemelding på skjerm". 4.2.4 Feilmeldinger Feil i meldingen markeres med rødt når du klikker på "Send inn". Feil Hva er feil? Hva må du gjøre? Avgiftsgruppe er rød Antall er rød Uttakstermin er rød Hvis avgiftsgruppen er rød, betyr det at du ikke har valgt en avgiftsgruppe fra nedtekksmenyen. Hvis antall er rød, betyr det at du har lagt inn en verdi som systemet ikke godtar. Hvis uttakstermin er rød betyr det at uttakstermin ikke er valgt når tilleggskoden krever det. Velg avgiftsgruppe fra nedtrekksmenyen. Skriv inn en gyldig verdi i feltet. Gyldig verdi må være et tall, være positivt eller 0. Desimaltall godtas. Velg en periode i nedtrekksmenyen. 4.3 Laste opp fra fil 4.3.1 Last opp fil 11
Hvordan du går frem for å laste opp en fil er beskrevet trinn for trinn i tabellen under: Trinn 1) Velge "Last opp fil" Beskrivelse Fra forsiden velger du "Last opp fil" under "Start rapportering" 2) Velg fil til å laste opp Velg fil du ønsker å laste opp ved å klikke på forstørrelsesglasset. Du får da opp standard verktøy for å velge fil fra din datamaskin. Hvis filen er på et format som godtas blir knappen "Last opp" aktiv, og du kan gå videre. Hvis filen er på et format som ikke godtas, vil du få beskjed om dette i skjermbildet. Du må da korrigere filen og forsøke på nytt, eventuelt velge en annen fil. 3) Klikk på last opp Hvis filen er på et format som godtas kan du klikke på "Last opp" for å gå videre 4) Se særavgiftsmelding Forutsatt at filen ikke inneholder feil, kommer du direkte til oppsummeringsbildet, se kapittel "Oppsummering". Særavgiftsmeldingen er da ferdig utfylt med innhold fra fil. OBS: kommentarer vises ikke. Hvis du oppdager at det var feil i filen etter at du har lastet den opp, men før du har sendt inn kan du rette dette på to alternative måter: Alternativ 1: klikk på rediger for å komme til registreringsskjermbildet. Du kan da endre på det som er feil før du sender inn. Dette er det enkleste hvis du kun har små rettelser. Alternativ 2: returner til forsiden og slett utkastet du har opprettet. Korriger filen din, og start på nytt med trinn 1. 5) Send inn Klikk på "Send inn" for å sende inn særavgiftsmeldingen. 4.3.2 Format på filen Opplasting av en særavgifsmelding fra fil kan kun utføres ved å benytte følgende format på filen. Filen er av typen.csv hvor alle felter er separert med semikolon. Det er formatet i kolonnen "Innhold" som skal benyttes, kolonnen "Linje" angir linjenummer i filen og hvor mange ganger den linjen kan forekomme. Systemet har ingen føringer på navngiving av filen som lastes opp. Linje Innhold 1 O;Organisasjonsnummer; 2-X L;Linjenummer;avgiftstype;avgiftsgruppe;tilleggskode;periode;antall;antall2; X+1 (siste linje) K;Kommentar; Presisering til filformatet: 1. Første linje i filen må inneholde den store bokstaven O etterfulgt av et semikolon (;) og organisasjonsnummeret. Organisasjonsnummeret kan være etterfulgt av flere semikolon. 12
2. Alle linjer som starter med L må ha 8 semikolon (;), men kan håndtere 7 hvis antall2 ikke er aktuelt. Da vil siste kolonne tolkes til å være tom. Hvis et felt ikke har verdi, legg kun inn det avsluttende semikolonnet. Se eksempler på linjer under: Eksempel L;1;SJ;200;;2015/12;150;; L;1;BV;516;50;2015/10;200;12; Kommentar Denne linjen representerer linjenummer 1 for avgiftstype SJ og avgiftsgruppe 200, perioden er desember 2015 og antall er 150. Denne linjen representerer linjenummer 1 for avgiftsype BV og avgiftsgruppe 516, tilleggskoden er 50 med tilhørende uttaksperiode oktober 2015, antall er 200 og antall2 er 12. 3. Det er ikke nødvendig med ledende nuller i noen felt. 4. Tilleggskode: hvis ikke dette feltet er aktuelt, skriv kun semikolon (;). 5. Periode: angis på følgende format: yyyy/mm. Periode er bare obligatorisk dersom tilleggskode er valgt. Hvis tilleggskode ikke er valgt, godtas både inneværende periode og tomt felt. 6. Antall og antall2 skal oppgis med en nøyaktighet på 4 desimaler og med punktum eller komma som desimalskilletegn. Det er ikke nødvendig å oppgi ".0000" eller alle 4 desimalene hvis tallet er nøyaktig med færre desimaler. Hvis antall2-feltet ikke er aktuelt, skriv semikolon (;) eller ingenting. 7. Siste linje kan inneholde en kommentar. Denne linjen må starte med K etterfulgt av semikolon. Kommentaren kan være etterfulgt av flere semikolon. Eksempl på komplett opplastingsfil: O;910130994; L;1;SJ;100;50;2016/01;1;; L;2;SJ;100;;;200,5;; L;3;BV;516;;;300.5;12; K;Merknad til særavgiftsmeldingen;;;;; 4.3.3 Feil i filen Hvis filen inneholder feil vil du få beskjed om dette i skjermbildet, se eksempel under. Du kommer ikke videre med opplastingen hvis filen inneholder feil, og du må derfor rette filen og forsøke på nytt. 13
4.4 Tilbakemelding på skjerm Når innsending av meldingen er vellykket vil du få en tilbakemelding i skjermbildet, se eksemplet under. Tilbakemeldingen er en kvittering på at du har sendt inn, og du kan skrive ut en PDF-versjon av denne fra startsiden, se kapittel "Utskrift av levert særavgiftsmelding." Tilbakemeldingen vil inneholde følgende elementer: 14
Element Førstegangs innsending Endringsmelding (se også kapittel 'Endre en innsendt melding') Innsendingstidspunkt Informasjon om når meldingen ble sendt inn. Eksempel: "Meldingen er sendt inn 17. juni 2016 12:11" I tillegg får du informasjon om hvilken melding innsendingen erstatter. Eksempel: "Erstatter melding sendt 11. juni 2016 10:28" Beløp Viser totalt avgiftsbeløp Viser totalt avgiftsbeløp, avgiftsbeløp i forrige innsending og differansen mellom disse. I tillegg inneholder tilbakemeldingen nødvendig betalingsinformasjon: Beløp Beløp å betale Hva sier betalingsinformasjonen Betalingsinformasjonen viser: Beløp å betale Skatteetatens kontonummer KID-nummer Frist for betaling Beløp til gode Betalingsinformasjonen viser: Beløp til utbetaling Kontonummer beløpet utbetales til Siste frist for utbetaling av beløpet Hvis særavgiftsmeldingen er sendt inn etter frist vil du i tillegg få en egen tekst om eventuelle renter. 4.4.1 Tilbake til startsiden Hvis du ønsker å returnere til startsiden, kan du klikke på knappen "Til startsiden". Systemet lagrer automatisk alle endringer du gjør i meldingen, og du kan derfor trygt returnere til startsiden. Utkastet til meldingen vil være tilgjengelig fra startsiden slik at du når som helst kan fortsette utfyllingen. Ønsker du ikke å beholde utkastet kan du også velge å slette det. Dette gjøres også fra startsiden. 15
16
5 Se tidligere innsendte meldinger og tilbakemeldinger 5.1 Oversikt over innsendte meldinger - "Leverte meldinger" På startsiden kan du se alle tidligere innsendte meldinger under "Leverte meldinger." Beskrivelse av elementer i listen: Element Beskrivelse Merknad A B C Hvis navnet på meldingen er skrevet i svart, finnes det bare én versjon av meldingen. Kan ikke klikkes på. Hvis navn på melding er skrevet med blått, finnes det flere versjoner av meldingen. Viser innsendingstidspunkt for meldingen. Kan ikke klikkes på Kan klikkes på for å utvide eller lukke listen. Klikk på tekst eller pil. D PDF-symbol for å se eller laste ned PDF av særavgiftsmeldingen med betalingsinformasjon. Klikk på ikonet for å åpne eller laste ned PDFen. E 'ENDRE'-knapp for å starte en endringsmelding. Klikk på knappen og velg hvordan du vil starte opp endringsmeldingen. (se kapittel 'Endre en innsendt melding') 5.2 Utskrift av levert særavgiftsmelding Fra 'Leverte meldinger' kan du skrive ut en PDF av særavgiftsmeldingen med betalingsinformasjon. PDF'en er en kvittering på at du har sendt inn. 17
PDFen inneholder: En oppsummering av meldingen Betalingsinformasjon Du kan velge å lagre PDFen som en fil. Hvordan dette gjøres avhenger av hvordan innstillingene på nettleseren din er satt opp. En variant er at du får spørsmål om du vil åpne eller lagre fil kort etter du klikker på PDFikonet. En annen variant er at PDFen legger seg som en fil nederst i venstre hjørne etter at du 18
har klikket på PDF-ikonet. Du må da klikke på fil for å åpne den, og den vil åpne seg i en egen arkfane i nettleseren. For å få opp valget for å laste ned filen, må du flytte musen opp like under adresse-linjen i nettleseren. Du får da opp en egen meny som normalt inneholder følgende tre valg: Roter med klokken Last ned Skriv ut Velg "Last ned" for å laste ned PDFen på din pc. 19
6 Endre en innsendt melding I henhold til loven kan du ved behov endre særavgiftsmeldinger inntil 3 år tilbake i tid. Du kan kun endre på de meldingene som er sendt inn via den nye rapportingsløsningen. Skal du endre på en melding som er sendt inn via den gamle rapporteringsløsningen, så må du fremdeles logge inn i den gamle løsningen for å gjøre dette. For å starte endring av en innsendt melding går du til listen "Leverte meldinger" på startsiden, se skjermbildet under: Slik gjør du: Steg: 1. Velg perioden du skal endre Beskrivelse: Når du har valgt periode, klikker du på "Endre". Valget finnes ikke for: Allerede erstattede versjoner av meldingen. Har du sendt inn flere endringer, kan du kun endre på den siste innsendte meldingen. Perioder mer enn 3 år tilbake i tid. 2. Start endringsmelding Du kan starte endring på følgende måter: Med utgangspunkt i rapporterte tall Last opp fil 3. Fylle ut meldingen Å fylle ut en endringsmelding fungerer på samme måte som ordinære meldinger. Du vil imidlertid se forrige avgiftsbeløp for avgiftsgruppen og totalt for hele meldingen, se eksempel under 4. Send inn Gjøres på samme måte som for ordinær innsending. 20
I den gamle rapporteringsløsningen skilte man på omberegning og korrigering. Dette gjør man ikke i det nye systemet hvor omberegning og korrigering begge anses som endring. 21
7 Relaterte lenker Lovtekster: Lov om særavgifter (særavgiftsloven) Forskrift om særavgifter Lenke: https://lovdata.no/dokument/nl/lov/1933-05-19-11?q=s%c3%a6ravgift https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2001-12-11-1451 Skatteetatens område for særavgifter http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/avgifter/saravgifter/ 22