MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/17 Dato: 07.03.17, kl. 08.15 11.45. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Idar Tronstad, nestleder Hege Lønning, medlem Siril Follerås Engedal, medlem Rune Engeset, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Ordfører Alf Erik Andersen Administrasjonen v/ Irene Lunde, Hallfrid Os m/medarbeidere, Wenke Nome, Erik Tronstad Kommunerevisjonen v/ Irene Loka, Lene Rugland. Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: SAKSLISTE: Orientering fra rådmannen: Kl. 09.30 Handlingsplan Mobbing og krenkende atferd. SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 29.11.16 SAK 02/17 FORVALTNINGSREVISJON - STYRING INVESTERINGSPROSJEKTER SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2016 SAK 04/17 FORVALTNINGSREVISJON PROBLEMSTILLING FOR PROSJEKT HELSE OG OMSORG, REALISTISK BUDSJETTERING ENHET FOR INSTITUSJON OG FOREBYGGENDE TJENESTER FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT Varslingssak. Unntatt offentlighet jf. Forvaltningsloven 13 nr. 1, Kommuneloven 31 nr. 2 og 3 REFERATER Ref. 01/17 Revisjonen, brev vedr. prosess ny revisjonsenhet Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
ORIENTERINGER Orientering fra rådmannen: Forvaltningsrevisjonsrapport Skjult og digital mobbing oppfølging av rapportens anbefalinger. Handlingsplan Mobbing og krenkende atferd. Rådmann v/ kommunalsjef orienterte om oppfølgingen som har skjedd etter bystyrets behandling av rapporten. svarte på spørsmål med utgangspunkt i bestilt tema. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en nyttig orientering. SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 29.11.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra 29.11.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte 29.11.16 Forslag til møtebok fra 29.11.16 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra 29.11.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 02/17 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER Revisjonssjef presenterte hovedtrekkene i rapporten og svarte på spørsmål fra utvalget. Rådmannen ved enhetsleder Hallfrid Os kommenterte rapporten og svarte på spørsmål. 2
Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Bystyret takker for en grundig og nyttig rapport som avdekker betydelige svakheter på undersøkt område, men som også kommer med anbefalinger for hvordan man kan få på plass tilfredsstillende rutiner for styring av investeringsprosjekter. 2. Bystyret ber om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger med nødvendige tiltak for å sikre en tilfredsstillende styring av investeringsprosjekter i fremtiden. 3. Rådmannen bes om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om oppfølging av rapporten innen 01.03.18, herunder presentasjon av ny modell for prosjektstyring samt om mulig også erfaringer med den nye modellen. 4. Kontrollutvalget rapporterer videre om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten til bystyret i løpet av 1. halvår 2018. Kommunerevisjonen Vest, forvaltningsrevisjonsrapport Styring av investeringsprosjekter datert 27.02.17 Denne forvaltningsrevisjonen dreier seg om styring av investeringsprosjekter. Bakgrunnen for valg av tematikk er vedtak i mars 2016 hvor bystyret med utgangspunkt i en tilleggsbevilgning til opprustning av Mottaksskolen, ba kontrollutvalget gjennomgå prosjektstyringen i Mandal kommune. Følgende problemstilling ligger til grunn for denne forvaltningsrevisjonen: Har Mandal kommune et tilfredsstillende system for styring av investeringsprosjekter? Herunder: Har kommunen retningslinjer og rutiner for planlegging og gjennomføring av prosjekt? Er det etablert retningslinjer for beslutningspunkter og tilhørende beslutningsunderlag? Har kommunen etablert rutiner for kvalitetssikring av prosjektplanlegging og gjennomføring? Er det etablert rutiner for å gjennomføre risikoanalyser av prosjekt, og sikres det at denne gjennomføres? Er det etablert rutiner for utarbeidelse av kostnadsoverslag og oppfølging av prosjektets kostnader? Har kommunen strategier for kontrahering, herunder valg av kontrakts- og entrepriseform? Er det etablert rutiner for rapportering, og blir rapporteringsrutinene etterlevd? Har kommunen systemer for endrings- og avvikshåndtering? Problemstillingen for forvaltningsrevisjonen ble godkjent av kontrollutvalget i møte den 07.06.2016. 3
Formålet med forvaltningsrevisjon er, i tillegg til å være en kontrollfunksjon, at den også skal bidra til læring og forbedringer i forvaltningen. Revisjonen har derfor lagt vekt på å gi en omfattende beskrivelse av temaer innen prosjektstyring i rapporten. Revisors konklusjon er: Gjennomgangen av kommunens skriftlige rutiner for prosjektgjennomføring og vedlegg knyttet til disse, er etter revisors vurdering ikke tilfredsstillende for styring av investeringsprosjekter. Rutinen synes å være lite oversiktlig og mangler krav om utarbeidelse av viktige styringsdokumenter. Anbefalinger. Basert på underspørsmålene til hovedproblemstillingen kommer revisjonen med følgende anbefalinger: Delområde/underspørsmål Retningslinjer, beslutningspunkt, beslutningsunderlag og kvalitetssikring i prosjekt Risikoanalyser Kostnadsoverslag Kontraktsstrategi Rapportering Håndteringer av endringer i prosjekt Anbefaling Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider retningslinjer og krav til gjennomføring av kommunens prosjekter som en prosjektmodell. Hovedfaser i prosjektet bør synliggjøres med fokus på viktige beslutningspunkter, samt krav til beslutningsunderlag og utarbeidelse av styringsdokumentasjon. Krav om kvalitetskontroll bør medtas i retningslinjene. Revisjonen anbefaler at det i retningslinjene stilles tydelig krav til gjennomføring av usikkerhetsanalyser og utarbeidelse av risikoplan i prosjekter. Det bør også være krav til oppfølging av risikoplanen samt rapportering om risiko sammen med fremdriftsvurderingene. Revisjonen anbefaler at kommunens retningslinjer har tydelige krav om utarbeidelse av kostnadsestimater og at det skal tas hensyn til og inneholde alle prosjektkostnader og at betydelige usikkerheter skal identifiseres og vurderes. Retningslinjene bør også ha krav til kostnadsoppfølging og hvordan denne skal dokumenteres. Revisjonen mener det bør tydeliggjøres at vurdering og valg av gjennomføringsmodell skal dokumenteres skriftlig. Revisjonen anbefaler at kommunens retningslinjer stiller krav til utarbeidelse av kommunikasjonsplan og at behovet for informasjon blir fastsatt og styrt. Rapportering bør dokumenteres skriftlig. Revisjonen anbefaler at kommunen i retningslinjene fastsetter hvordan endringer i prosjekt skal håndteres og dokumenteres. Oppsummert anbefaling: Revisjonen anbefaler kommunen å utarbeide retningslinjer og krav til gjennomføring av kommunens prosjekter, som en prosjektmodell i samsvar med beste praksis. Revisjonen mener at kommunen på denne måten bedre kan synliggjøre hovedfaser i prosjektet med fokus på viktige beslutningspunkter og krav til beslutningsunderlag, samt hvilken styringsdokumentasjon som skal utarbeides. Det bør i tilknytning til retningslinjene foreligge rutiner for viktige oppgaver. Ansvar og myndighet bør også framgå av retningslinjene. Kvalitetskontroll av beslutningsunderlag bør innlemmes i modellen. Hensikten med en prosjektmodell er å sikre måloppnåelse i investeringsprosjekter. Høringsrunde. I tråd med rutine er rapporten sendt på høring til rådmannen. I sitt høringssvar, som er gjengitt i rapporten på side 41, sier rådmannen bl.a. følgende: 4
«Arbeidet med å få på plass en ny prosjektmodell er allerede iverksatt. Endelig valg av modell ble satt på vent inntil konklusjonen fra forvaltningsrevisjonen forelå. På bakgrunn av rapporten er DIFIs prosjektmodell nå valgt som den modellen arbeidsgruppen skal arbeide videre med. Målet er å ha en ny og tilpasset prosjektmodell implementert og tatt i bruk før sommeren 2017.» Planlagt oppfølging. Etter bystyrets behandling av rapporten vil administrasjonen nødvendigvis trenge tid for å følge opp anbefalingene. Normal saksgang videre er at kontrollutvalget i løpet av ett års tid ber om å få en skriftlig tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan rapporten er fulgt opp. Kontrollutvalget skal deretter orientere bystyret om oppfølgingen. Vurderinger: Hovedhensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedringer. Den gjennomførte forvaltningsrevisjonen viser at kommunens rutiner for prosjektgjennomføring ikke er tilfredsstillende for styring av investeringsprosjekter. Rapporten bør danne et godt grunnlag for arbeidet med å forbedre rutiner og systemer for planlegging og gjennomføring av investeringsprosjekter. Administrasjonen opplyser i sitt høringssvar at de allerede er i gang med å gjennomføre tiltak som innføring av ny prosjektmodell. Forslag til innstilling: 1. Bystyret takker for en grundig og nyttig rapport som avdekker svakheter på undersøkt område, men som også kommer med anbefalinger for hvordan man kan få på plass tilfredsstillende rutiner for styring av investeringsprosjekter. 2. Bystyret ber om at rådmannen følger opp rapportens anbefalinger med nødvendige tiltak for å sikre en tilfredsstillende styring av investeringsprosjekter i fremtiden. 3. Rådmannen bes om å gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om oppfølging av rapporten innen 01.03.18, herunder presentasjon av ny modell for prosjektstyring samt om mulig også erfaringer med den nye modellen. 4. Kontrollutvalget rapporterer videre om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten til bystyret i løpet av 1. halvår 2018. SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. 5
Forslag til årsmelding for 2016 Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som er basert på tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. SAK 04/17 FORVALTNINGSREVISJON PROBLEMSTILLING FOR PROSJEKT HELSE OG OMSORG, REALISTISK BUDSJETTERING ENHET FOR INSTITUSJON OG FOREBYGGENDE TJENESTER Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget kom med innspill til problemstillinger. 2. Prosjektplan fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. Dette prosjektet er prioritert høyest i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019. I møte den 29.11.16 bestilte kontrollutvalget gjennomføring av dette prosjektet i 2017. Før arbeidet kan settes i gang, må det avklares hvilken problemstillinger prosjektet skal ta sikte på å besvare. Når problemstilling og eventuelle underspørsmål er fastsatt, vil revisjonen utarbeide prosjektplan som skal godkjennes av kontrollutvalget. Tema for prosjektet er realistisk budsjettering enhet for institusjon og forebyggende tjenester. I møtet den 07.03.17 legges det opp til drøfting og evt. fastsetting av problemstilling. Revisor vil være til stede i møtet og bidra til å utarbeide problemstilling som er egnet til å gi svar på de spørsmål som utvalget ønsker å få svar på. Forslag til vedtak: 6
FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Revisor orienterte om gjennomført foreløpig revisjon. Det er ikke avdekket forhold som krever skriftlig rapportering til kontrollutvalget. Nytt fra sekretær: EVENTUELT Varslingssak. Unntatt offentlighet jf. Forvaltningsloven 13 nr. 1, Kommuneloven 31 nr. 2 og 3 Leder orienterte om mottatt varslingssak og delte ut dokumentene til utvalgets medlemmer. Utvalget drøftet saken. Vedtak: 1. Kontrollutvalget ber rådmann og personalsjef orientere utvalget i neste møte om følgende: Rutiner for gjennomføring av skriftlig advarsel til arbeidstaker Rutiner for suspensjon av arbeidstaker Rutiner for håndtering av AKAN-saker Tidligere og nåværende rutiner for medisinhåndtering Relevante HMS-rutiner for ivaretakelse av ansatt 2. Etter orienteringen tar kontrollutvalget stilling til videre oppfølging av den konkrete varslingssaken. REFERATER Ref. 01/17 Revisjonen, brev vedr. prosess ny revisjonsenhet Konklusjon: Referatet ble tatt til etterretning. 7