spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 spesifikasjon Ny CM - Lenvik kommune ide 1 av 11 November 2014
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 spesifikasjon for CM Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Generell info... 3 1.2 Forklaring til utfylling av kravmatrisene... 3 2 Hovedkrav... 4 3 pesifiserte krav... 4 4 Funksjonelle krav... 5 4.1 Tilgjengelighet... 5 4.2 Artikkelredigering... 6 4.3 For innbyggeren/brukeren... 7 4.4 Integrasjon... 7 4.5 Kalender... 8 4.6 økefunksjon... 8 4.7 økemotoroptimalisering... 9 5 til opplæring, support og prosjektgjennomføring... 9 6 Teknisk... 9 7 Filarkiv... 10 8 Grafisk design og interaksjonsdesign... 10 ide 2 av 11
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 1 Innledning 1.1 Generell info Lenvik kommune etterspør et brukervennlig CM-system for nettstedet www.lenvik.kommune.no og intranett. Det nye nettstedet skal være responsivt, godt visuelt, brukervennlig og tjenesteorientert. Lenvik kommunes nye nettsted skal ha et design som legger til rette for en god brukeropplevelse og designet skal bygge opp under Lenvik kommunes grafiske profil, og inneholde elementer av omdømmeprosjektet arnebyens profil. Designet skal legge til rette for en god opplevelse for brukerne våre, uavhengig av hvilken plattform de oppsøker nettstedet på. Vi vil også ha et velfungerende søk, og at nettstedet er søkemotoroptimalisert. Til statistikk over nettrafikk og deling på e-post og til sosiale medier bruker vi Google Analytics. Det er viktig at tilbyderne synliggjør hvordan de vil sikre høy kvalitet både i produktet og i leveransen. Vi vil gjerne se referanser til nettsider med løsningene som tilbys. Der vi ber om beskrivelser, ønsker vi at de er korte, og at det går tydelig frem hvis noe i kravet ikke kan tilbys. Testing ønsker vi å samarbeide med leverandør om. Vi forventer å kunne se løsningen underveis og få jevnlige orienteringer om framdrift. Data om ansatte oppdateres i ActiveDirectory, og vi ønsker å integrere utvalgt info fra denne basen på våre nye nettsider. Vi vil også kunne integrere multimediefiler, som ligger på andre nettsteder, på en smidig måte. I tillegg må vi importere data (tekst, tjenestebeskrivelser, bilder og filer) fra våre gamle nettsider til de nye, om enn ikke i komplett omfang. 1.2 Forklaring til utfylling av kravmatrisene Alle punkt i kravmatrisene må fylles ut av tilbyder. Kolonnene betyr som følger: til leverandør: Oppdragsgivers krav til leverandør/leveransen. var : Dersom leverandør kan oppfylle kravet, besvares kravet med J for JA, i motsatt fall med N for NEI. Alle krav skal besvares med enten J eller N i tilhørende rubrikk. : Når det er merket i kolonnen for, må leverandør gi en kort beskrivelse av sitt løsningsforslag til det tilhørende kravet. : Her angis hvor i tilbudet en er gitt, for eksempel sidetall, punkt, vedlegg. type (Koder) - leverandøren skal levere dette - leverandøren bør levere dette K - leverandøren kan levere dette Dersom krav må tilpasses eller utvikles, skal leverandør angi estimert utviklingstid og kostnad. ide 3 av 11
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 Eksempel på utfylling av kravmatrisen (Tilbyderens utfylling merket med rødt): Nr til leverandør var 2.1.1 Leverandøren skal kort beskrive sin erfaring og kompetanse med verktøy som inngår i løsningen (CM, søkeverktøy etc.) J eskrivelse i vedlegg 1 til bilag 2, punkt 1.1. type 2 Hovedkrav Nr til leverandør var 2.1 Nettstedet skal oppfylle alle obligatoriske og anbefalte forvaltningsstandarder i gjeldende versjon av Referansekatalogen for ITstandarder i offentlig sektor og forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning. http://www.standard.difi.no/forvaltningsstand arder Når obligatoriske og anbefalte forvaltningsstandarder endres, skal nettstedet oppdateres, slik at kriteriene oppfylles. 2.2 Nettstedet skal oppfylle minst 35 av suksesskriteriene i Retningslinjer for tilgjengelig webinnhold (WCAG) 2.0. http://uu.difi.no/veiledning/nettsider/krav-tilnettlosninger/krav-wcag Når krav til universell utforming endres, skal nettstedet oppdateres, slik at kriteriene oppfylles. 3 pesifiserte krav Nr til leverandør var 3.1 pråk/koding Innhold skal presenteres i HTML 5.0 og C3. Idet leverandøren avviker fra dette, skal leverandør redegjør for avvik og samtidig opplyse hvilken konsekvens dette vil få i forhold til universell utforming 3.2 Tegnsett For å sikre korrekt koding av nettsidene må dette ivaretas i henhold til gjeldende norske standarder. 3.3 Multimediainnhold Multimediainnhold skal publiseres i samsvar med WCAG 2.0 http://wcag.difi.no/ å langt det er mulig skal adressen direkte til lydfiler, videofiler og -strømmer gjøres enkelt synlig i nettleseren, slik at brukere selv kan velge alternative avspillere. ide 4 av 11
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 3.4 kalerbar grafikk Grafikk skal være skalerbar ved bruk av VG 1.1 (W3C januar 2003). 3.5 ilder Alle de vanligste bildeformatene skal kunne brukes, inkl. format for infografikk. 4 Funksjonelle krav 4.1 Tilgjengelighet Nr til leverandør var 4.1.2 Norsk alfabet skal følges (æ, ø, å/aa til slutt i lister), CET tidsregning 24t norsk tidssone, ukestart mandag. 4.1.3 Det må være mulig å opprette, endre, slette og flytte menypunkter, og å prioritere rekkefølge på menypunkter. 4.1.4 Alt innhold må være søkbart for innlogget redaktør, inkludert upublisert innhold. 4.1.5 Administrasjonsgrensesnittet bør også være responsivt. 4.1.6 Publisering må kunne gjennomføres uten at skribentene har kjennskap til HTML. 4.1.7 Det skal være mulig å slette feilpubliserte artikler. 4.1.8 Før sletting av elementer bør systemet gi en oversikt over elementets relasjoner til andre elementer, slik at det blir tydelig hvilke konsekvenser slettingen vil gi. Løsningen bør ha mulighet for gjenoppretting av slettede objekter. 4.1.9 HTML-koden må være tilgjengelig og redigerbar. 4.1.10 Det skal kunne opprettes det antall menypunkter og nivåer i strukturen som oppdragsgiver selv ønsker, uten begrensninger i systemet. Menypunkter skal kunne legges til, fjernes og flyttes enkelt av administrator. 4.1.11 Det skal være enkelt å tidsstyre artikler, både når de skal legges ut og når de ikke lenger skal ligge tilgjengelig. 4.1.12 Eldre versjoner av artikler og andre objekter bør kunne lagres og versjoner kunne håndteres. 4.1.13 Det skal være enkelt å flytte en artikkels plassering i strukturen. Leverandør bes beskrive hvordan flytting av artikler og annet innhold vil fungere. 4.1.14 Lenker skal markeres likt og det skal komme tydelig frem at det er lenker. ide 5 av 11
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 4.1.15 Alt som opprettes skal ha en eier. Andre skal kunne redigere publisert innhold selv om de ikke står som eier. Eier skal ikke være synlig for publikum. 4.1.16 Det skal være mulig å legge alternativ tekst på bilder. 4.1.17 amme bilde må kunne brukes i flere sammenhenger med ulik bildetekst. ildeteksten må knyttes til artikkelen/ sammenhengen den opptrer i. 4.1.18 ilder skal kunne skaleres etter definerte størrelser som samsvarer med maler og kriterier for responsivt design. 4.1.19 ilder bør kunne vises i en bildekarusell. Leverandør bes beskrive hvordan dette vil fungere, og hvilke begrensninger og muligheter som finnes. Leverandør skal også vise referanse til bildekarusell som fungerer som tilbudt løsning. 4.1.20 ilder bør kunne vises i stor versjon når brukeren klikker på det. 4.1.21 For å fjerne særtegn (æ, ø, å) bør filnavn kunne gis nytt navn når bilder lastes opp. 4.1.22 All funksjonalitet på nettstedets skal kunne betjenes via tastaturet. 4.1.23 tørrelsen på startsiden skal være mindre enn 300k. 4.2 Artikkelredigering Nr til leverandør var 4.2.2 Det skal være enkelt å gi beskrivende sidetitler og adresser. Eks: http://www.lenvik.kommune.no/eskatt 4.2.3 Den som skriver et innlegg, bør kunne legge inn ønske om å motta varsel om at siden bør kontrolleres/oppdateres innen en viss tid, 1 mnd, halvt år, ett år eks. 4.2.4 Det skal være mulig å benytte de vanligste nettleserne ved redigering av siden. 4.2.5 iden skal kunne redigeres via mobile enheter. 4.2.6 Administratorrettigheter må være på flere nivå, og det må være mulig å styre adminrettigheter til undersider. 4.2.7 Løsningen bør ha støtte for enkel arbeidsflyt, der en produserer en artikkel og en administrator godkjenner. 4.2.8 Det skal være mulig å laste opp filer og bilder til egendefinert mappestruktur. 4.2.9 Publiseringsverktøyet må inneholde de vanligste tekstredigeringsfunksjonene, (min. klipp ut, kopier, lim inn,, I, punktlister, nummererte lister, lenke og overskrifter). 4.2.10 ystemet må støtte forhåndsvisning før publisering. ide 6 av 11
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 4.2.11 ilder, filmer, grafikkelementer og filer må kunne legges ved artiklene. 4.2.12 Når tekst limes inn skal tekstformateringer kunne fjernes (eks. koder fra Word). 4.3 For innbyggeren/brukeren Nr til leverandør var 4.3.2 Nettstedet skal ha nettstedskart. Det skal være lett å finne frem på nettstedet. 4.3.3 Det skal legges til rette for utskrift av innhold. 4.3.4 Det skal være mulig å abonnere på nyhetsstrøm fra nettstedet gjennom R, og det må være tilrettelagt for enkel deling av innhold via for eksempel e-post og utvalgte sosiale medier. 4.3.5 Kontaktinformasjon bør være godt synlig og plassert på samme sted på alle sider. 4.3.6 Det skal være mulig å publisere data i et åpent, maskinlesbart format for eksempel CV, ML eller JON. 4.3.7 Lag og foreninger skal selv kunne endre kontaktopplysninger på nettstedet. 4.4 Integrasjon Nr til leverandør var 4.4.2 Det skal være mulig å legge til nye funksjoner og integrasjoner i ettertid. 4.4.3 Nettstedet skal levere/tilrettelegge/inkludere en løsning for publisering av innkalling, saksdokumenter og referat/protokoll fra politiske møter. Det skal være mulig å laste ned dokumentene. Lenvik kommune benytter i dag EA 8 som saks- og arkivsystem, og Jupiter Innsyn. 4.4.4 Nettstedet skal levere/tilrettelegge/inkludere en løsning for publisering av postjournal i html med fulltekstpublisering av alle inngående og utgående dokumenter Nettstedet skal ha postjournal i html med dokumentbestilling i html-skjema Lenvik kommune benytter i dag EA 8 som saks- og arkivsystem, og Jupiter Innsyn. Det skal være mulig for å logge inn via IDporten. 4.4.5 Elektroniske søknadsskjema skal kunne benyttes og integreres opp mot andre fagsystemer som EA8, Visma og andre relevante systemer. 4.4.6 Data om ansatte må kunne integreres fra oppdragsgivers Active Directory-server. ide 7 av 11
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 Disse må designmessig se ut som en naturlig del av nettstedet. Det må kunne settes opp en rutine for jevnlig oppdatering, minst en gang per døgn, og det må være mulig å kjøre rutinen manuelt ved behov. 4.4.7 Nettstedet skal ha en funksjon for henvendelser/meldinger/kontakt oss til kommunen (bruk av skjema)med direkte innsending fra nettstedet til kommunens postmottak. 4.4.8 ilder og videoklipp fra andre nettsteder, som eksempelvis filmer fra YouTube, må enkelt kunne settes inn på eget nettsted. 4.5 Kalender Nr til leverandør var 4.5.2 Kalenderen skal ha mulighet for å velge kategori, for eksempel idrettsarrangement, kultur mm. 4.5.3 Kalenderen skal være enkel å redigere og administrere, også via mobile enheter. 4.5.4 Andre nettsteder bør også kunne vise kalenderen med valgt kategori. 4.5.5 Kalenderen bør også kunne presenteres i listeform. 4.5.6 Eksterne skal kunne legge inn arrangement i kalenderen uten godkjenning fra administrator ved hjelp av en kode eller lignende. K 4.6 økefunksjon Nr til leverandør var 4.6.2 økemotoren skal støtte avanserte søk, tilsvarende Googlesøk, på norsk og engelsk. 4.6.3 Det skal være mulig å avgrense søkeresultater. ide 8 av 11 4.6.4 økeord skal markeres i søkeresultatet 4.6.5 Internt søk bør kunne spores av Google Analytics. 4.6.6 Ved søk med to ord bør søkeresultatet først vise sider som har begge søkeordene. 4.6.7 økefunksjonen skal være lett å finne og være plassert på samme plass på alle sider. 4.6.8 økefunksjonen bør være stor nok til at brukerne kan skrive inn lengre ord eller korte fraser og fremdeles se det som er skrevet inn. Minimum 20 tegn skal være synlig samtidig. 4.6.9 Det bør være mulig å autofullføre søkeord. K
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 4.7 økemotoroptimalisering Nr til leverandør var 4.7.2 Publiseringssystemet skal leveres med søkemotoroptimaliserte maler som standard. 4.7.3 Løsningen bør ha mulighet for metadata for description og keywords på alle sider, og disse skal kunne genereres automatisk. 4.7.4 Publiseringsverktøyet bør varsle når interne lenker er brutte eller døde. 4.7.5 Løsningen må støtte Open Graph Protocol ved deling på sosiale medier. http://ogp.me/ 5 til opplæring, support og prosjektgjennomføring Nr til leverandør var 5.1 Leverandør skal ha en prosjektleder som er den kommunen forholder seg til fra kontraktsinngåelsen og frem til systemet er i drift. 5.2 Leverandør må tilby vedlikehold og brukerstøtte til oppdragsgiver, herunder feilretting på løsningen. rukerstøtte skal ytes i form av telefonsupport, e-post eller via en nettside, med kort responstid. 5.3 Leverandøren skal levere elektroniske brukerhåndbøker for løsningen på norsk. 5.4 Leverandør bes redegjøre kort for sitt tilbud innen brukerstøtte og support, herunder spesifiserte kostnader, inkludert og ikke inkludert i leveransen. 6 Teknisk Nr til leverandør var 6.1 Løsningen kan både leveres som AP og løsning på vår server. Det skal komme frem av tilbudet om løsningen skal/kan installeres på kommunens egen server. Dersom tilbudet leveres med lokal installasjon, må anbefalt maskinvare og programvare beskrives. Dersom AP må leverandøren beskrive sin støtte til oppsett av sertifikater/vpn, som sikrer kommunikasjon mellom kommunens interne systemer og publiserings-løsningen. ide 9 av 11 6.2 Datalageret skal være underlagt norsk
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 lovgivning og være lagret i Norge. 6.3 Hvis AP skal leverandør oppgi linjehastighet mot Internett, samt redundansløsninger og backuprutiner, og kostnader forbundet med dette. 6.4 Leverandør skal tilby avtaler som sikrer løpende forvaltning, kontinuerlig oppgradering, og forsikring av løsningens levetid. 6.5 Driftsdokumentasjon. Det skal medfølge nødvendig dokumentasjon for teknisk drift av løsningen. Denne kan være som separat dokumentasjon eller inngå som en del av system-dokumentasjon. 6.6 Menyen og søkefunksjon bør ikke benytte Javascript eller Flash. 6.7 Kontrastverdiene skal være minst 4,5:1 på normal tekst (opp til 18 pt) og minst 3:1 for stor tekst (over 18 punkt). 6.8 Det skal være mulig å hoppe over statisk innhold ved hjelp av «hopp til»-lenke. 6.9 Nettstedet bør kunne skille mellom form og innhold ved bruk av C (cascading style sheets) til både formatering og layout. 6.10 Nettstedet skal ha korrekt deklarering av både hovedspråk og eventuelle andre språk i HTML-element og HTML skal være korrekt kodet. 6.11 Nettstedet skal kunne oppnå graderingen A i tilpasset test med Yslow. 7 Filarkiv Nr til leverandør var 7.1 De som publiserer bør ha mulighet til å søke i alle bilder og filer, både på filnavn og nøkkelord som er lagt til. 7.2 Det bør være mulig å oppdatere filer og bilder og beholde eksisterende lenker 7.3 Det bør finnes en oversikt over hvor enkelte bilder og filer er brukt på nettstedet, og en oversikt over relasjoner mellom artikler og sider. K 8 Grafisk design og interaksjonsdesign Nr til Leverandør var 8.1 Leverandør skal tilby løsning for utforming av nettstedets design i et tett samarbeid med kommunen. 8.2 Nettstedet skal gjenspeile Lenvik kommunes grafiske profil, og være rent og enkelt også på undersider. type ide 10 av 11
spesifikasjon Lenvik kommune Nov 2014 8.3 Leverandør bes beskrive hvordan oppgaven vil løses, inkludert hvilke verktøy og eventuelle rammeverk som vil bli brukt, særlig med tanke på god responsiv-funksjon. 8.4 Malene skal inneholde låste designelementer som skrifttyper og størrelser på overskrift, underoverskrift, ingress og brødtekst. 8.5 Det bør være mulig å automatisk tilpasse bildestørrelsen på ingressbilder slik at de følger en fastsatt bildebredde. 8.6 Det skal være mulig for kommunen å endre designelement og maler selv. 8.7 Enkel redigering i stilsettet (C) bør kunne gjøres av webmaster. 8.8 Interaksjonsdesign skal utformes som klikkbare skisser for tidlig testing. 8.9 Malspråk bør være basert på åpne standarder. 8.10 Maler skal kunne opprettes, endres og slettes uten hjelp fra leverandør. 8.11 Endringer i malverk bør kunne testes og forhåndsvises. 8.12 Det tillates kun en diskret henvisning på nettstedet til hvem som har levert løsningen. ide 11 av 11