Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Møterom 157 Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: 23.02.2017 Tidspunkt: 10:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ola Dale Leiar H Bergfrid Norheim Nestleiar AP Lin Cathrin Anthun Medlem H Arild Heggland Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Richard Markhus Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Haldor Tuft Richard Markhus SP Merknader Kari Gåsemyr frå Deloitte AS gjekk kl. 10:30 Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Kari Gåsemyr Bjarne Ryland Elisabeth Farstad Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Forvaltningsrevisor Deloitte AS Partner Deloitte AS Konst. Rådmann (Til PS 5/17) Ola Dale utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/17 Møteplan for kontrollutvalet i Fusa kommune 2017 2015/102 PS 4/17 Deloitte AS presenterar interimsrevisjonsrapport for Fusa kommune 2016 2015/99 PS 5/17 Orientering frå rådmann, budsjett for kontrollutvalet 2017 2015/98 PS 6/17 Prosjektplan forvaltningsrevisjon, Sjukefråvær, vikarbruk og HMT-system i Fusa kommune 2017/11 PS 7/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/101 PS 8/17 Referatsaker RS 1/17 Vedtak kst Plan for selskapskontroll Fusa kommune 2015/97 PS 9/17 Eventuelt PS 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 2/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 01.12.2016 Protokoll frå møte 01.12.2016 vart godkjent.
PS 3/17 Møteplan for kontrollutvalet i Fusa kommune 2017 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2017: Fusa Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Kommunestyre 22 Formannskap (Rekneskap) 31 Kontrollutval 23 18 31 26 14 vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2017: Fusa Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Kommunestyre 22 Formannskap (Rekneskap) 31 Kontrollutval 23 18 31 26 14 PS 4/17 Deloitte AS presenterar interimsrevisjonsrapport for Fusa kommune 2016 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. Bjarne Ryland frå Deloitte AS orienterte og presenterte funn i interimsrevisjonen. Revisor orienterte og kort om at årsrekneskap for Fusa kommune også i år er forseinka. Det kom spørsmål frå utvalet kring eigedomsskatt og endring i verdi/takstgrunnlag og rutinar for dette. Revisor vil sjekke dette til neste møte i utvalet. Av funn i interimsrevisjonen vart desse områda påpeika spesielt: Husleieinntekter indeksreguleres ikke jevnlig. I praksis mangler det ettersporbare nøkkelkontroller for brukerbetalinger. Manglende arbeidsdeling i nettbank. Vi følger opp dette i årsoppgjøret. vart samrøystes vedteke.
Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. PS 5/17 Orientering frå rådmann, budsjett for kontrollutvalet 2017 Informasjonen vert teken til orientering. Konstituert rådmann Elisabeth Farstad orienterte utvalet. Budsjettet som kontrollutvalet føreslo er vedteke. Men dette kjem ikkje fram i oversikten som vart sendt utvalet på førehand.. Budsjettet til kontrollutvalet er fordelt to stader i Fusa kommune, men dette har ingen praktisk konsekvens for kontrollutvalet. Informasjonen vert teken til orientering. PS 6/17 Prosjektplan forvaltningsrevisjon, Sjukefråvær, vikarbruk og HMTsystem i Fusa kommune 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær, vikarbruk og HMT-system i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og eventuelle innspel som kjem fram i møtet. 2. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan 03.04.2017 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte 26.10.2017
Etter sams drøfting i utvalet vart HMT delen (del 4) teke ut av prosjektet og erstatta med tilsettingar i Fusa kommune. Deloitte utarbeider nytt forslag til punkt 4 i prosjektplanen. Metodekapittelet vert ståande som beskrive i prosjektplanen. med ei endring vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær, vikarbruk og tilsettingar i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og innspel som kom fram i møtet. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan 03.04.2017 2. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 3. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte 26.10.2017 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Sjukefråvær, vikarbruk og tilsettingar i Fusa kommune, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og innspel som kom fram i møtet. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan 03.04.2017 2. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 3. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte 26.10.2017 PS 7/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet oppfattar at innkalling/sakspapir til politiske utval i Fusa kommune er uoversiktlege. vart samrøystes vedteke.
Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 8/17 Referatsaker Referatsaka vart teken til orientering Referatsaka vart teken til orientering. RS 1/17 Vedtak kst Plan for selskapskontroll Fusa kommune PS 9/17 Eventuelt Utvalsleiar Ola Dale meldte to saker til eventuelt. 1. Rutinar for varsling i Fusa kommune. - I siste kommunestyre i Fusa vart det reist spørsmål frå ordførar om rutinar for varsling i Fusa kommune. - Varslingsrutinar finst ikkje i dag. - Rådmannen: Har starta opp arbeidet med å utarbeide rutine for varsling i Fusa kommune. - Administrasjonen var på kurs om varsling i desember. - Kontrollutvalet ber revisor oversende lov og forskrift gjeldande varsling til sekretariatet slik at dette kan ligge til grunn for diskusjon i neste møte. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vil invitere rådmannen til neste møte for å orientere om arbeidet med å få rutinar for varsling på plass i Fusa kommune. 2. Henvending. Til denne saka vart møtet lukka etter kommunelova 31.2 jfr. Forvaltningsloven 13b pkt. 4 Utvalsleiar orienterte utvalet. Ingen vedtak vart gjort. 1. Rutinar for varsling i Fusa kommune.
Kontrollutvalet vil invitere rådmannen til neste møte for å orientere om arbeidet med å få rutinar for varsling på plass i Fusa kommune.