Anskaffelse av felles skoleadministrativt system Tilbudskonferanse
Innhold Side 1 Introduksjon 4 2 Anskaffelsen 5 3 Gjennomgang av prekvalifiseringsgrunnlag og de beskrivende dokumenter 8 4 Fremdriftsplan 13 5 Spørsmål og svar 22 2
Introduksjon Formålet med tilbudskonferansen er å gjennomgå kunngjøringen og de beskrivende dokumentene, samt redegjøre for behov, mål og gjennomføring av konkurransen. Alle leverandører som stiller på tilbudskonferansen har mulighet å stille spørsmål. Denne presentasjonen og møtereferat vil publiseres på Doffin i etterkant av konferansen. Om det er avvik mellom svar på spørsmål og konkurransegrunnlaget, er det konkurransegrunnlaget som vil være gjeldene. Er det behov for presiseringer til konkurransegrunnlaget vil ny versjon av konkurransegrunnlaget bli publisert på Doffin i etterkant av tilbudskonferansen. 3
Innhold 1 Introduksjon 2 Anskaffelsen 3 Gjennomgang av prekvalifiseringsgrunnlag og de beskrivende dokumenter 4 Fremdriftsplan 5 Spørsmål og svar 4
Anskaffelsen er et resultat av en forstudie og et forprosjekt som er gjennomført i perioden desember 2009 oktober 2011 ANSKAFFELSEN Gjennomført arbeid Pågående arbeid 2009 4. kv 2010 1. kv. 2. kv. 3. kv. 4. kv. 2011 1. kv. 2. kv. 3. kv. 4. kv. 2012 1. kv. 4. kv 2013 1. kv 2. kv 3. kv 1. Forstudie Politisk vedtak 1 3. Forprosjekt 2 3. Anskaffelse 3 Formålet med forstudien Formålet med forprosjektet Formålet med anskaffelsen Analysere muligheten for, og potensialet knyttet Detaljere kravspesifikasjonen fra forstudien og Anskaffe nytt felles skoleadministrativt system til, å etablere ett felles nasjonalt skoleadministrativtsystem på tvers av hele grunnutdanningen. Anbefale realiseringsstrategi/driftsmodell og forankre denne i alle fylkeskommuner. Kravspesifikasjonen ble tilpasset en hyllevareanskaffelse Inngå rammeavtale med én leverandør som skal både implementere ny løsning og ta ansvaret for drift, vedlikehold og support utarbeide deler av grunnlaget for en eventuell anskaffelse Sikre at drift skal kunne konkurranseutsettes etter driftsavtalens utløp Beslutning 1 Beslutning 2 Beslutning 3 Det skal anskaffes en felles fylkeskommunal hyllevareløsning som implementeres i alle videregående skoler Det skal iverksettes et forprosjekt for å detaljere kravspesifikasjonen og gjennomføringen av anskaffelsesfasen Beslutning om anskaffelse av nytt felles skoleadministrativt system. Valg av leverandør og inngåelse av rammeavtale for innføring av nytt skoleadministrativt system i alle fylkeskommuner i Norge 5
Fylkeskommunene skal effektivisere og forbedre kvaliteten på skoledministrative prosesser gjennom anskaffelsen av nytt SAS ANSKAFFELSEN Overordnet mål Effektområder Effektmål Effektivisere ressursutnyttelsen i skoleadministrasjon Redusere tidsbruk på manuelle aktiviteter gjennom økt automatisering Utnytte SAS-funksjonalitet bedre gjennom forenkling Effektivisere og forbedre kvaliteten på skoleadministrasjon Øke kvaliteten i skoleadministrative prosesser Sikre tilfredsstillende sikkerhet og etterlevelse av lover og regler Sikre god og lett tilgjengelig styringsinformasjon Standardisere skoleadministrative prosesser og anvendelsen av skoleadministrative systemer for å skape en mer ensartet praksis på tvers av skoler i fylket Forbedre kommunikasjon mellom skoleadministrasjon, elever, foresatte og lærere Differensiere tilgangsrettigheter i SAS slik at de er i samsvar med brukerens pålagte arbeidsoppgaver Sikre at brukerne får tilgang kun til egne data Sikre ensartet praksis med hensyn til behandling av sensitive data, datautveksling og arkivering Sikre entydig dataeierskap Standardisere kodeverk Bedre utnyttelsen av rapporteringsfunksjonalitet i SAS Effektivisere forvaltning, drift og videreutvikling av SAS Redusere IT-forvaltnings-og driftskostnader gjennom sentralisering og standardisering Kilde: Forstudie Alternativanalyse 6
Generelt om anskaffelsen ANSKAFFELSEN Det skal inngås en rammeavtale med én leverandør som omfatter ny løsning, implementering av løsningen, samt drift, vedlikehold og support Hvilken kontraktsstruktur og hvilke kontraktsstandarder som skal gjelde vil diskuteres i dialogen 7
Det funksjonelle målbildet viser at fremtidens SAS skal ha et webbasert brukergrensesnitt og understøtte ulike typer opplæring ANSKAFFELSEN Anskaffelsens planlagte omfang isering Autenti Portal SAS brukerportal (webbasert grensesnitt) Videregående opplæring Grunnskolen SAS applikasjon Voksen- opplæring Fagskolen Fellestjenester (timeplanlegging, rapportering, arkivering osv.) Fellessystemer (f.eks. Vigo, NVB, GSI, PAS/PGS, LMS, DSF, GREP, NIR m.fl.) Aktivitetsskolen Integrasjonsplattform Økonomi-og HR-systemer Saks-og arkivsystemer Privatist Systemadminis strasjon og Drift Timeplanleggingssystemer Diverse andre systemer Kommentarer Nytt SAS skal inkludere funksjonell støtte til fem ulike typer opplæring: 1. Videregående opplæring 2. Voksenopplæring 3. Fagskoleopplæring 4. Privatistadministrasjon 5. Grunnskoleopplæring inkl. aktivitetsskolen Det er viktig med modulbasert system slik at fylkeskommunene kan velge hva de ønsker å ta i bruk (gjøre avrop på) Nytt SAS skal ha et webbasert brukergrensesnitt for alle operasjoner i løsningen Timeplanlegging ønskes inkludert i SAS, men enkelte fylkeskommuner har også behov for å kunne integrere SAS med andre timeplanleggingssystemer som GP Untis og Novaschem. 8
Innhold 1 Introduksjon 2 Anskaffelsen 3 Gjennomgang av prekvalifiseringsgrunnlag og de beskrivende dokumenter 4 Fremdriftsplan 5 Spørsmål og svar 9
Prekvalifiseringsdokumentet beskriver formålet med anskaffelsen, og de foreløpige kravspesifikasjonene bygger på beskrivelser av fremtidens skoleadministrative prosesser GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER Prekvalifisering med overordnede føringer for anskaffelsen Prosessbeskrivelser (inkludert notat for fagskolen) viser hvordan fremtidens skoleadministrative prosesser er tenkt Foreløpige kravspesifikasjoner 10
De beskrivende dokumenter (vedlegg 8-11) legges til grunn for dialogen og er sendt ut nå for å gi leverandørene en oversikt over anskaffelsens omfang og behov GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER Prekvalifiseringsgrunnlag De beskrivende dokumenter (inkluderer også prosessbeskrivelsene og notatet for fagskolen) Beskrivelse av anskaffelsen Ikke-funksjonelle krav* Funksjonelle krav Tekniske krav Krav til drift og vedlikehold Bakgrunn Myndighetskrav Funksjonell krav til: IKT-arkitektur Drift av løsning Formålet med anskaffelsen Overordnede mål for anskaffelsen Overordnede føringer Nøkkeltall med skoler, elever og skoletyper Fremdriftsplan Beskrivelse av dagens og fremtidens SAS Kontrakter, varighet og opsjoner Leverandørs løsningsbeskrivelse Fremtidige utviklingsplaner Prosjektgjennomføring Systemutvikling Godkjenning Integrasjon Konvertering Opplæring Dokumentasjon *Ikke fullstendig liste over innholdet Videregående opplæring Voksenopplæring inkl. norsk opplæring og spesialundervisning Privatistadministrasjon Aktivitetsskolen Fagskoleopplæring Grunnskoleopplæring Applikasjon Teknisk sikkerhet Integrasjoner Konvertering (tekniske aspekter) Support og vedlikehold SLA-krav 11
Kvalifikasjonskrav (1/5) GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER HMS og ansattes rettigheter Krav Leverandør skal ha et fungerende HMS-system. Prinsipper og ansattes rettigheter. Dokumentasjonskrav HMS-egenerklæring. Se vedlegg 1. Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138. Se vedlegg 2. Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor Leverandør er etablert. 12
Kvalifikasjonskrav (2/5) GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandør skal ha økonomiske forutsetninger til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandør skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de to siste år. Skatteattest ikke eldre enn seks måneder. Merverdiavgiftsattest ikke eldre enn seks måneder. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor Leverandør har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epslanguage=no) Utenlandske Leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 13
Kvalifikasjonskrav (3/5) GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandør skal ha erfaring fra: Den norske skolemodellen Integrasjonsplattform/integrasjoner mot andre 3. parts løsninger Informasjonssikkerhetsarbeid og etterlevelse av personopplysnings loven Innføring av komplekse IT-systemer Det er viktig at innføringen av SAS gjennomføres i henhold til avtalt tid, kostnad og kvalitet. Dette forutsetter god prosjektkompetanse og erfaring fra lignende implementerings prosjekter. Leverandør skal dokumentere at man har erfaring og kompetanse som dekker de ovennevnte områdene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørs mest relevante oppdrag i forhold til nevnte områder. Beskrivelsen må inkludere Angivelse av oppdragets størrelse i antall timer Beskrivelse av oppdraget Kort beskrivelse av teknisk løsning Tidspunkt og navn på offentlige eller private mottakere, inkludert telefon og e-post Navn på de viktigste ressurspersonene som leverte prosjektet Leverandører uten erfaring fra sammenlignbare oppdrag innen skole må redegjøre for at de har tilgang til personell med relevant erfaring fra skole og kjennskap til bransjen. I tillegg må leverandøren ha levert sammenlignbare oppdrag, men disse kan da være fra andre bransjer. Oppdragsgiver vil kontakte minst en referanse for hver innleverte søknad. Det kan bli aktuelt at det foretas referansebesøk hos angitte referanser. 14
Kvalifikasjonskrav (4/5) GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER Leverandørs organisatoriske kapasitet Krav Leverandøren må ha en organisasjon som kan håndtere et prosjekt, drift og vedlikehold av en løsning på størrelse med denne anskaffelsen. Dokumentasjonskrav Kort beskrivelse av leverandørens organisatoriske, tekniske og faglige kapasitet, herunder oversikt over hvor mange ansatte i selskapet som kan knyttes til drift, support, utvikling og innføring av systemer/prosjektgjennomføring. Det skal skilles på egen kapasitet, kapasitet fra eventuelle underleverandører, samt kapasitet nasjonalt og eventuelt internasjonalt. Oversikten skal vise historikk minst tre år tilbake i tid. Leverandørs kapasitet på teknisk infrastruktur Krav Leverandør skal ha en teknisk infrastruktur som kan håndtere drift og transaksjonsvolumet som løsningen vil generere om alle fylkeskommunene tar løsningen i bruk. Dokumentasjonskrav Kort beskrivelse av leverandørens tekniske infrastruktur, og hvilken kapasitet leverandøren har på drift av tilsvarende løsninger. Har ikke leverandøren tilstrekkelig infrastruktur skal det legges ved en plan som viser hvordan denne kan etableres. 15
Kvalifikasjonskrav (5/5) GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER Konkurranseutsetting av drift Krav Driften av løsningen må kunne konkurranseutsettes etter at driftsavtalen utløper. Dokumentasjonskrav Leverandøren må bekrefte at driften av løsningen kan konkurranseutsettes til 3. part. 16
Gjennomføring av dialogen GJENNOMGANG AV PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG OG DE BESKRIVENDE DOKUMENTER Foreløpige beskrivelser av arbeidsprosesser og kravspesifikasjoner Oppdateringer Løsningsbeskrivelse (leverandørens besvarelse) Oppdateringer Forberedelser av dialog Grunnlag for invitasjon til å levere inn endelig tilbud Utarbeidelse og utsendelse av møtereferat Det er planlagt 4 dialoger per leverandør i anskaffelsen Utsendelse av agenda og temaliste Dialogmøte med leverandører 17
Innhold 1 Introduksjon 2 Anskaffelsen 3 Gjennomgang av prekvalifiseringsgrunnlag og de beskrivende dokumenter 4 Fremdriftsplan 5 Spørsmål og svar 18
Fremdriftsplan Fase Dato Aktivitet Invitasjon 02.11.2012 Kunngjøring, inkludert beskrivende dokumenter (jf. vedlegg 3-11), om kvalifisering til deltakelse i konkurransepreget dialog om nytt felles skoleadministrativt system. Publiseres i Doffin og TED. 0 Tilbudskonferanse 30.11.2012 Frist for leverandørene til å stille spørsmål til kunngjøringen og tilhørende dokumenter 07.12.2012 kl 10:00 Innlevering av søknad om å bli kvalifisert som leverandør Desember 2012 Evaluering av søknader til kvalifiseringen 07.01.2013 Invitasjon til dialogfasen sendes ut til kvalifiserte leverandører 11.01.2013 Klagefrist for prekvalifiseringen Dialog 16.01.2013 Fellesmøte med kvalifiserte leverandører (tilbyderkonferanse) 26.02.2013 Frist for innlevering av initielt løsningsforslag og innspill til Oppdragsgivers beskrivende dokumenter (prosessbeskrivelser og foreløpige kravspesifikasjoner) som skal legges til grunn i dialogen 18.03.2013 Oppstart Dialogfase 07.06.2013 Dialogfase avsluttet Anbud 26.06.2013 Invitasjon til å levere inn endelig tilbud med frist for levering 12.08.2013 kl 10:00 Frist innlevering av endelig tilbud 10.09.2013 Kunngjøring av valgt leverandør 25.09.2013 Klagefrist for tildeling av kontrakt 26.09.2013 Inngåelse av kontrakt 19
Innhold 1 Introduksjon 2 Anskaffelsen 3 Gjennomgang av prekvalifiseringsgrunnlag og de beskrivende dokumenter 4 Fremdriftsplan 5 Spørsmål og svar 20
Spørsmål og svar Spørsmål 1. Utelukker kvalifikasjonskravet erfaring med den norske skolemodellen utenlandske leverandører? 2. Hvordan er finansiering av prosjektet tenkt ligger det sentrale føringer for fylkeskommunene med hensyn til budsjett og forpliktelser til å gjennomføre avrop? Svar Nei, den utelukker ikke utenlandske leverandører. Leverandøren må kunne vise til erfaring med den norske skolemodellen. Man må kunne vise at man har forutsetninger for å kunne tilpasse en eventuell utenlandsk SAS-løsning til den norske skolemodellen. Alle fylkeskommunene må anskaffe et nytt SAS og har forpliktet seg til å gjennomføre dette som en felles anskaffelse. Vigo IKS er opprettet for å gjøre det mulig å inngå en rammeavtale alle fylkeskommuner skal kunne gjøre avrop på. Vigo IKS eies av alle fylkeskommuner og det er en enighet blant fylkeskommunene om at fremtidens skoleadministrative systemer skal forvaltes og videreutvikles gjennom Vigo IKS (jf. også kapittel 6.7.2. i prekvalifiseringsgrunnlaget). Siden alle fylkeskommuner må anskaffe et nytt SAS, har alle en intensjon om å gjøre et avrop på en løsning som gjør det mulig å erstatte dagens SAS. Rammeavtalens varighet er satt til 4 år + en opsjon på 2 år, for å sikre at alle fylkeskommuner rekker å gjøre avrop før rammeavtalens utløp. Omfang og tidspunkt for avrop bestemmes av hvilken implementeringsstrategi som blir valgt. Mulige tilnærminger knyttet til dette skal diskuteres i dialogen. Finansieringen av implementeringen vil håndteres gjennom fylkeskommunenes årlige budsjettprosesser. Kostnadsestimater for implementeringen vil være basert på leverandørenes tilbud og vil legges til grunn for fylkeskommunenes budsjettprosess. 21
Spørsmål og svar Spørsmål 3. Hvorfor er fristen for å levere inn endelig tilbud satt til rett etter sommerferien? 4. Hvor langt utviklingsløp legges det opp til fra kontraktssignering til første utrulling? 5. Skal leverandøren håndtere hele implementeringen eller skal fylkeskommunene sette av ressurser til dette? Svar Alle leverandører som blir invitert til dialogen skal levere ferdigutfylte foreløpige kravspesifikasjoner med kommentar innen 26.2.2013. Fristen for å levere inn endelig tilbud vil revurderes i dialogen og målet er at leverandørene skal få anledning til å avvikle en normal sommerferie. Utviklingsløpet vil være avhengig av behovet for tilpasninger av nytt SAS for å tilfredsstille endelig kravspesifikasjon, og hvilken implementeringsstrategisom blir valgt. Vi ønsker derfor ikke å gå ut med estimater på dette tidspunktet. Forskjellige løsningsforslag og hvordan behovet kan tilfredsstilles skal diskuteres i dialogen. Utviklingsløpets lengde avhenger derfor av den valgte løsningens tilpasningsbehov og hvilke deler av den endelige kravspesifikasjonen som må tilfredsstilles for at de første fylkeskommunene skal kunne ta i bruk nytt SAS. Nytt SAS må som minimum ha funksjonalitet som gjør det mulig å fase ut dagens SAS. Implementeringen er ikke planlagt i detalj, men intensjonen er at det skal etableres et mottaksapparat delvis sentralt i regi av Vigo IKS og delvis i den enkelte fylkeskommune. Omfanget av dette mottaksapparatet avhenger blant annet av hvor omfattende tilpasninger som må til for å tilfredsstille kravspesifikasjonen og hvilken utrullingstakt det legges opp til. 6. Hvor lenge varer hver dialog? En dialogrunde er planlagt gjennomført i løpet av 2-3 uker avhengig av hvilke temaer som skal behandles. En dialogrunde er planlagt inkludert ett arbeidsmøte (estimert til 1-1,5 dag) med alle prekvalifiserte leverandører. Dialogrunden skal inkludere forberedelser til arbeidsmøtet, gjennomføring av arbeidsmøte, samt utarbeidelse og utsendelse av møtereferat. 22
Spørsmål og svar Spørsmål 7. Er det mulig å få tilgang til en liste som viser hvem som har deltatt på tilbudskonferansen for å se om det finnes potensielle samarbeidspartnere? Svar Alle leverandører som deltar på en tilbudskonferanse kan velge å opptre anonymt. Vi kan derfor ikke sende ut en liste over hvem som har deltatt på tilbudskonferansen. 23