1 Møteprotokoll Utvalg: Formannskap Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: 18.02.2016 Tid: 10:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Kirsten Helen Myren Leder SP John Geir Smeland Nestleder AP Tallak Bakken Medlem AP Tone Barbro Loftesnes Medlem AP Kjetil Torp Medlem KRF Marit S. Henriksen Medlem KRF Stian Mo Færsnes Medlem H Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Fra administrasjonen møtte: Navn Ole Petter Skjævestad Anne Grete Glemming Ole Tom Kroken Liv Strand Anita Stiansen Audun Tønnesøl Ryder Stilling Rådmann Kommunalsjef Økonomisjef Næringsrådgiver Enhetsleder NAV/oppfølging Byggesaksbehandler
Saksnr PS 7/16 PS 8/16 PS 9/16 PS 10/16 PS 11/16 Innhold 2 GODKJENNING AV SAKLISTE Godkjenning av protokoll fra forrige møte Kjøp av næringsareal - Sineco AS Vurdering av etablering av voksenopplæring på Vegårshei fra høsten 2016 Høringsuttalelse- Forslag om nytt inntektssystem for kommunene PS 12/16 Valg av eiendomskattenemnder for perioden 2015-2019 PS 13/16 Taksering og utskriving av eiendomsskatt i Vegårshei kommune - Kommunestyrets rammer for arbeidet PS 14/16 PS 15/16 Styrekandidater til AS der kommunen er medeier Orienteringssaker Orientering om strategisk næringsplan 15 min Arialervervelse Molandsdalen u.off. Prosess for kommunestrukturarbeidet Salg av kommunal bolig i Nedre Djuptjennhaugen PS 7/16 GODKJENNING AV SAKLISTE Ordfører opplyste at det ville bli endringer i rekkefølgen på sakene, av praktiske årsaker. VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 7/16 18.02.2016 Innkalling og saksliste godkjennes med merknad. PS 8/16 Godkjenning av protokoll fra forrige møte VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 8/16 18.02.2016 Protokoll fra møte 19.1.16 godkjennes. PS 9/16 Kjøp av næringsareal - Sineco AS RÅDMANNENS INNSTILLING, ALTERNATIV 1: Sineco AS v/øystein Stebekk, Lyngstadveien 16, 4985 Vegårshei, får tilbud om å kjøpe næringsareal BFOK 03 eller BFOK 04 i Reguleringsplan Vegårshei sentrum på følgende vilkår: BFOK 03: Området BFOK 03, ca. 800 m 2 beliggende i Esso-området. (g.nr. 42/b.nr. 139). I henhold til Retningslinjer for prisfastsetting av næringsarealer tilbys arealet til en pris av kr. 143,-/m 2. I tillegg til kvadratmeterprisen påplusses en boligverdi på kr. 75.000,-.
3 Vegårshei kommune tar kostnadene med å flytte et fordelingsskap for el innenfor tomtegrensene. BFOK 04: Området gjelder den sørligste delen av arealet, ca. 800-1.000 m 2 (g.nr. 42, b.nr. 139 og 290). I henhold til Retningslinjer for prisfastsetting av næringsarealer tilbys arealet til en pris av kr. 143,-/m 2. I tillegg til kvadratmeterprisen påplusses en boligverdi på mellom kr. 75.000,- og kr. 93.000,-, avhengig av endelig tomtestørrelse. Vegårshei kommune tar kostnadene med å legge om en privat avløpsløsning som berører området. For begge arealene gjelder: Kommunen håndterer det administrative arbeidet i forbindelse med eiendomsoverdragelsen (deling, oppmåling, tinglysning o.s.v..), mens kjøper dekker alle omkostninger ved dette. Tilbudet gjelder i en måned fra vedtakstidspunktet. Byggearbeider må være igangsatt innen 24 måneder etter samme tidspunkt, om ikke dette skjer har kommunen rett til å kjøpe tilbake tomta for salgssummen. Kommunen øremerker en tilstrekkelig del av inntektene ved salget til nødvendige, kommunale utgifter i forbindelse med opparbeidelsen av valgt tomt. RÅDMANNENS INNSTILLING, ALTERNATIV 2: Vegårshei kommune ønsker ikke å selge omsøkte areal til Sineco AS v/øystein Stebekk på nåværende tidspunkt. Dette begrunnes i et ønske om å utføre nødvendige arbeider med infrastrukturen i hele området før næringstomter selges. Saken har vært til politisk behandling tidligere. Det er nå foretatt ytterligere presiseringer i saken. Næringsrådgiver Liv Strand informerte om saken og nye opplysninger. Kjetil Torp, KRF, fremmet følgende tilleggsforslag til kulepunkt 3 for BFOK 03:.. i samråd med kjøper.. Votering: Enstemmig VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 9/16 18.02.2016 Sineco AS v/øystein Stebekk, Lyngstadveien 16, 4985 Vegårshei, får tilbud om å kjøpe næringsareal BFOK 03 eller BFOK 04 i Reguleringsplan Vegårshei sentrum på følgende vilkår: BFOK 03: Området BFOK 03, ca. 800 m 2 beliggende i Esso-området. (g.nr. 42/b.nr. 139). I henhold til Retningslinjer for prisfastsetting av næringsarealer tilbys arealet til en pris av kr. 143,-/m 2. I tillegg til kvadratmeterprisen påplusses en boligverdi på kr. 75.000,-. Vegårshei kommune tar kostnadene med å flytte et fordelingsskap for el innenfor tomtegrensene i samråd med kjøper. BFOK 04: Området gjelder den sørligste delen av arealet, ca. 800-1.000 m 2 (g.nr. 42, b.nr. 139 og 290).
4 I henhold til Retningslinjer for prisfastsetting av næringsarealer tilbys arealet til en pris av kr. 143,-/m 2. I tillegg til kvadratmeterprisen påplusses en boligverdi på mellom kr. 75.000,- og kr. 93.000,-, avhengig av endelig tomtestørrelse. Vegårshei kommune tar kostnadene med å legge om en privat avløpsløsning som berører området. For begge arealene gjelder: Kommunen håndterer det administrative arbeidet i forbindelse med eiendomsoverdragelsen (deling, oppmåling, tinglysning o.s.v..), mens kjøper dekker alle omkostninger ved dette. Tilbudet gjelder i en måned fra vedtakstidspunktet. Byggearbeider må være igangsatt innen 24 måneder etter samme tidspunkt, om ikke dette skjer har kommunen rett til å kjøpe tilbake tomta for salgssummen. Kommunen øremerker en tilstrekkelig del av inntektene ved salget til nødvendige, kommunale utgifter i forbindelse med opparbeidelsen av valgt tomt. PS 10/16 Vurdering av etablering av voksenopplæring på Vegårshei fra høsten 2016 RÅDMANNENS INNSTILLING Rådmannen anbefaler ikke å etablere egen voksenopplæring på Vegårshei høsten 2016. Rådmannen og enhetsleder for Nav og oppfølgingstjenester, redegjorde kort for saken, og var disponible for spørsmål. Kjetil Torp, Krf, fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Formannskapet mener både flyktningene og kommunen på sikt vil være tjent med lokal voksenopplæring på Vegårshei. 2. En forutsetter at en under prosessen med planlegging av ny ungdomsskole vurderer lokaler for voksenopplæring. Formannskapet fremmet deretter følgende enstemmige forslag: 1. Det etableres ikke egen voksenopplæring på Vegårshei høsten 2016 2. En forutsetter at en under prosessen med planlegging av ny ungdomsskole vurderer lokaler for voksenopplæring. Votering: Enstemmig VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 10/16 18.02.2016 1. Det etableres ikke egen voksenopplæring på Vegårshei høsten 2016 2. En forutsetter at en under prosessen med planlegging av ny ungdomsskole vurderer lokaler for voksenopplæring
5 PS 11/16 Høringsuttalelse- Forslag om nytt inntektssystem for kommunene RÅDMANNENS INNSTILLING Alternativ 1 Vegårshei kommunestyre har ikke vesentlige merknader til de nye kostnadsnøklene, slik de er fremstilt i høringsforslaget. Vegårshei kommune støtter ikke forslaget om det nye strukturkriteriet, slik strukturkriteriet er beskrevet i høringsforslaget mener Vegårshei kommune at dette vil gi for store omfordelingsvirkninger mellom kommunene til fordel for de større byene. Vegårshei kommune mener det er behov for å arbeide mer med operasjonaliseringen av strukturkriteriet. Om likevel strukturkriteriet skulle bli innført vil Vegårshei kommune foreslå at reiselengden settes til 13,3 km og at de regionalpolitiske tilskuddene ikke vris mot en fordeling pr innbygger, men mer pr kommune. Hensikten med disse endringsforslagene er at de skal gi mindre omfordelingseffekt enn i høringsforslaget. Vegårshei kommune støtter heller ikke forslaget til omfordeling av småkommunetilskuddet gjennom bruk av distriktsindeksen. Dette, sammen med strukturkriteriets betydning for basistilskuddet vil bety dramatisk reduksjon av inntekt for kommuner som vår. Vegårshei kommune mener de foreslåtte endringene i realiteten betyr at kommuner som rammes hardt av endringene tvinges til sammenslåing. Kjetil Torp, Krf, fremmet forslag om følgende innledning til saken / vedtak: Kommunestyret beklager at prosessen rundt forslag til nytt inntektssystem skaper betydelig usikkerhet rundt vurdering av framtidig kommunestruktur. Votering: Enstemmig med tilleggsforslag VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 11/16 18.02.2016 Kommunestyret beklager at prosessen rundt forslag til nytt inntektssystem skaper betydelig usikkerhet rundt vurdering av framtidig kommunestruktur. Vegårshei kommunestyre har ikke vesentlige merknader til de nye kostnadsnøklene, slik de er fremstilt i høringsforslaget. Vegårshei kommune støtter ikke forslaget om det nye strukturkriteriet, slik strukturkriteriet er beskrevet i høringsforslaget mener Vegårshei kommune at dette vil gi for store omfordelingsvirkninger mellom kommunene til fordel for de større byene. Vegårshei kommune mener det er behov for å arbeide mer med operasjonaliseringen av strukturkriteriet. Om likevel strukturkriteriet skulle bli innført vil Vegårshei kommune foreslå at reiselengden settes til 13,3 km og at de regionalpolitiske tilskuddene ikke vris mot en fordeling pr innbygger, men mer pr kommune. Hensikten med disse endringsforslagene er at de skal gi mindre omfordelingseffekt enn i høringsforslaget. Vegårshei kommune støtter heller ikke forslaget til omfordeling av småkommunetilskuddet gjennom bruk av distriktsindeksen. Dette, sammen med strukturkriteriets betydning for basistilskuddet vil bety dramatisk reduksjon av inntekt for kommuner som vår. Vegårshei kommune mener de foreslåtte endringene i realiteten betyr at kommuner som rammes hardt av endringene tvinges til sammenslåing.
6 PS 12/16 Valg av eiendomskattenemnder for perioden 2015-2019 RÅDMANNENS INNSTILLING Formannskapet innstiller følgende kandidater til eiendomsskattenemndene: Sakkyndig nemnd: Faste medlemmer: Varamedlemmer:. (leder).. (nestleder)....... Klagenemnd: Faste medlemmer: Varamedlemmer:... (leder). (nestleder)... Rådmannen og prosjektmedarbeider Audun Tønnesøl Ryder informerte om hva som må gjennomføres og prosess for arbeidet med innføring av eiendomsskatt i kommunen. Kommunen har gjennom en anbudsprosess, knyttet til seg fagmiljøet i Sweco til å bistå seg i dette arbeidet. Formannskapet ønsket å jobbe videre og koordinere dette nærmere, og fremme et endelig forslag til kandidater i kommunestyret. Det ble fremmet følgende foreløpig forslag til kandidater til henholdsvis sakkyndig- og klageutvalg: Sakkyndig nemnd: Faste medlemmer: Varamedlemmer: 1. Oddvar Berli 1. Lars Simonstad 2. Jacob Hagelia 2. nn 3. Ellen Sines 3. nn 4. Knut Værland 4. nn 5. Gunstein Lindtveit 5. nn 6. Lars Espeland Klagenemnd: Faste medlemmer: Varamedlemmer: 1. Terje Flaten (leder) 1. nn 2. Bent Moland 2. nn 3. Alfhild Kristensen 3. nn 4. nn 4. nn Votering: Enstemmig
7 VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 12/16 18.02.2016 Endelig oppnevning av medlemmer til nemndene vil skje i kommunestyret 8.3.16 PS 13/16 Taksering og utskriving av eiendomsskatt i Vegårshei kommune - Kommunestyrets rammer for arbeidet RÅDMANNENS INNSTILLING I forbindelse med innføring av eiendomsskatt i Vegårshei kommune i 2016, gjør kommunestyret følgende vedtak: 1. Kommunestyret i Vegårshei kommune vedtar fremlagt forslag til eiendomsskattevedtekter. 2. I henhold til vedtektene velger kommunestyret i Vegårshei kommune medlemmer til sakkyndig nemnd og klagenemnd, samt leder og nestleder for hver nemnd. Dette gjøres på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Denne saken må sees i sammenheng med PS 13/16. Rådmannen og prosjektmedarbeider Audun Tønnesøl Ryder informerte om hva som må gjennomføres og prosess for arbeidet med innføring av eiendomsskatt i kommunen. Kommunen har gjennom en anbudsprosess, knyttet til seg fagmiljøet i Sweco til å bistå seg i dette arbeidet. Formannskapet ønsker at kommunestyret skal vedta retningslinjene, men at sjablonger kan utarbeides, slik at arbeidet med befaring kan starte. Forslag til vedtak i formannskapet: Formannskapet gir rådmannen og ordfører fullmakt til å utarbeide forslag til innretning av eiendomsskatten før endelig behandling i kommunestyret 8.3.16. Votering: Enstemmig VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 13/16 18.02.2016 Formannskapet gir rådmannen og ordfører fullmakt til å utarbeide forslag til innretning av eiendomsskatten før endelig behandling i kommunestyret 8.3.16. PS 14/16 Styrekandidater til AS der kommunen er medeier RÅDMANNENS INNSTILLING Følgende representanter fra Vegårshei kommune velges i inneværende valgperiode til styret i aksjeselskap der kommunen er medeier slik: Masis Eiendom AS: Varamedlem: Ubergsmoen Industribygg AS: Varamedlem:
Varamedlem: 8 Våje Industribygg AS: Varamedlem: Lisand Industrier AS: Varamedlem: Risør og Tvedestrand avfallsanlegg AS (RTA): Varamedlem: BEHANDLING I KOMMUNESTYRE - 02.02.2016 Ordfører fremmet forslag om å utsette saken. Dette fordi representanter til Lisand AS og RTA AS må samordnes med øvrige eierkommuner. Ordfører foreslo videre at oppnevning av styrekandidater kan foretas av formannskapet som valgnemd. Votering for utsettelse av saken: Enstemmig Vedtatt i kommunestyre PS 9/16 02.02.2016 Saken ble utsatt, og behandles i formannskapet som valgnemnd, i et senere møte. BEHANDLING I FORMANNASKAP - 18.02.2016 Det ble presisert at det denne saken nå kun gjaldt oppnevning av styrekandidater til: Masis Eiendom AS Våje Industribygg AS Ubergsmoen Industribygg AS Ordfører viste i tillegg til delegasjonsreglementet ifht oppnevnelse av representanter til AS der kommunen er eier. Stian Mo Færsnes, H, ønsket informasjon om bakgrunnen for hvorfor kommunen har eierskap i disse firmaene, og evt. når kan det være naturlig å trekke seg ut. Dette må fortløpende vurderes, samt tas opp i eiermøtene. Det ble fremmet følgende kandidater: Masis Eiendom AS: Onar Baarøy Varamedlem: Lars Simonstad Ubergsmoen Industribygg AS: Kjetil Neset Per Arnt Nes Varamedlem: Nils Mjåvatn Varamedlem: Venke Anny Nes
Våje Industribygg AS: Liv Fossing Varamedlem: Jan Terje Lindtveit 9 Votering: Enstemmig VEDTAK I FORMANNSKAP (VALGNEMD) I PS 14/16 18.02.2016 Styrekandidater til AS der kommunene er eier: Masis Eiendom AS: Onar Baarøy Varamedlem: Lars Simonstad Ubergsmoen Industribygg AS: Kjetil Neset Per Arnt Nes Varamedlem: Nils Mjåvatn Varamedlem: Venke Anny Nes Våje Industribygg AS: Liv Fossing Varamedlem: Jan Terje Lindtveit PS 15/16 Orienteringssaker Det ble orientert om følgende saker: 1. Orientering om strategisk næringsplan Næringsrådgiver Liv Strand informerte om interkommunalt samarbeid innen næringsutvikling, herunder utarbeidelse av regional strategisk næringsplan, og hva dette faktisk innebærer for kommunene: Samarbeidserklæring Felles etablerertjeneste jobbes mot dette Et felles næringsfond på sikt (foreløpig for mange ulikheter og hindringer) Lokalt næringsnettverk o Felles næringsutvikling o Prosjekter å fokusere på o Ansatt felles prosjektleder Gevinster ved samarbeid Kommentarer fra formannskapet til næringsplanen: Savner fokus på grønn vekst > skog- og landbrukskommuner Stiller spørsmål om kommunene skal drive etableretjeneste 2. Arealervervelse Molandsdalen u.off. Møtet ble lukket under denne orienteringen. Kjetil Torp, Krf, ble erklært inhabil jfr. F.vl. 6 e Stian Mo Færsnes, H, ble erklært inhabil jfr. F.vl. 6 e Disse forlot møtet. Ordfører og rådmannen orienterte om status for saken, etter kommunestyrets behandling av saken høsten 2015. Ordfører ønsket formannskapets råd og innspill i saken.
10 3. Prosess for kommunestrukturarbeidet Ordfører informerte om den videre prosessen etter at kommunestyret fattet sitt vedtak. Det legges opp til et felles forhandlingsmøte med øvrige kommuner i starten av mars o Det foreligger foreløpig ikke en konkret tidsplan, siden dette involverer mange kommuner o Det foreligger en anbefaling om at Vegårshei reduserer sin delegasjon til tre personer slik de øvrige kommunene har o Samtaler og drøfting som skal føre frem til et utkast til intensjonsavtale o Det er denne avtalen kommunestyret skal ta endelig stilling til i juni I tillegg bør det planlegges folkemøter for involvering før kommunestyret fatter endelig vedtak: o Informasjonsmøte før påske (7.3.16??) o Deretter et høringsmøte når det foreligger forslag/utkast til intensjonsavtale Formannskapet er enige om at dette er en av de viktigste sakene som kommunestyret skal behandle i denne perioden. Derfor er det ønske om at kommunen er representert med alle partiene. Det var også enighet om viktigheten av å avholde folkemøter. 4. Salg av kommunal bolig i Nedre Djuptjennhaugen (u.off.) Møtet ble lukket ved orientering om denne saken av hensyn til personvern. Rådmannen informerte om behandlingen av saken. 5. Ny ungdomsskole På forespørsel informerte rådmannen kort om det er som er foretatt ifht arbeidet med bygging av ny ungdomsskole. Rådmannen opplyste at det skal oppnevnes et politisk utvalg, men at foreløpig er gjort lite grunnet manglende kapasitet. 6. Regnskap 2015 Økonomisjefen orienterte kort om foreløpig regnskapstall for 2015. Regnskapet viser et noe mer positivt resultat enn tidligere prognoser tilsa. 7. Mellomfinansiering i VSA Ordfører tok opp denne saken, for å avklare hvordan mellomfinansieringen var ment da formannskapets vedtak ble foretatt 5.5.15 (PS 29/15.) Det ble avklart at kommunen kan mellomfinansiere når spillemiddelsøknad har status «godkjent prosjektsøknad», altså når søknad er innvilget men utbetaling gjenstår. 8. Asylmottak Rådmannen informerte om sin kontakt med fylkesmannen og UDI. Siden informasjon er noe som mange kommuner har behov for, blir det arrangert et felles infomøte i Kristiansand 2.3.16. Ordfører og rådmann deltar, men det er åpent for flere hvis ønskelig. 9. Forslag/innspill til kandidater til RTA AS og Lisand AS Ordfører ønsket innspill til kandidater til styrekandidater for RTA AS og Lisand AS: Formannskapet fremmet følgende forslag til aktuelle kandidater: Lisand AS: Kjersti Fossing (styremedlem) Marit Henriksen (styremedlem) Ingunn Rønningen (varamedlem)
11 RTA AS: Aud Bente Nord-Varhaug (styremedlem) Tallak Bakken (styremedlem) Camilla Saga (varamedlem) VEDTAK I FORMANNSKAP I PS 15/16 18.02.2016 Orienteringene tas til orientering.