Følgenotat Dato: 18.01.2016 Saksnr./arkivnr.: 9/2015 Til: Fakultet for samfunnsfag, seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering Saksbehandler: Liv Gjestrum og Anniken Bakke 67235000, postmottak@hioa.no GODKJENNING AV ENDRINGER I PROGRAMPLAN FOR BACHELORSTUDIUM I ARKIV- OG DOKUMENTBEHANDLING STUDIEÅRET 2015-2016 Innledning Forslag til endringer i vedlagte programplan er utarbeidet av koordinator for arkivstudiet i samarbeid med faglærerne. Endringene baserer seg dels på faglæreres vurderinger, dels på tilbakemeldinger fra studentene. Studentenes synspunkter er framkommet gjennom emneevalueringer og på kontaktutvalgsmøter mellom studenter, faglig koordinator, studieadministrativt ansvarlig og instituttleder. Instituttleder bifaller forslagene til endring i programplanen. De viktigste foreslåtte endringene i denne programplanen er: 1. Navnet på programmet er foreslått endret fra Bachelor i arkiv- og dokumentbehandling til Bachelor i arkivvitenskap. 2. Bacheloroppgaven legges til 6. semester istedenfor 4. semester. 3. Det blir 10 obligatoriske emner framfor 8, det vil si at 150 studiepoeng er obligatoriske og 30 studiepoeng er valgfrie emner 4. Ett av de ti obligatoriske emnene er nytt f.o.m 2015-16, - «Dokumentasjon av saksbehandling og forretningsprosesser». 5. Arkivformidling, som før var valgfritt, foreslås nå å inngå i obligatoriske emnene. 6. Endring av arbeidskrav: I emnene ARK1301 og ARK3900 er antall arbeidskrav endret. 7. Endring av vurderingsform: I emnet ARK1301 er vurderingsformen endret. I emnene ARK1201 og ARK2200 er innholdet i vurderingsformen endret men ikke selve vurderingsformen. 10. Endring i regler for studieprogresjon: Det foreslås endring i studieprogresjonskrav som følge av endringen i studiets oppbygging, dvs at bacheloroppgaven flyttes fra 4. semester til 6. semester. 11. Endring av undervisningsspråk i Digital arkivdanning og -bevaring I og Digital arkivdanning og bevaring II I mange emneplaner er det også mindre endringer i læringsutbyttebeskrivelsene. Felles for disse endringene er at de går fra en spesifikk til en mer generell beskrivelse, f eks at man skal kjenne relevante IKT- og arkivstandarder i stedet for å oppgi konkrete standarder. Vi nevner ikke alle disse små
justeringene spesielt i denne kappen, da de ikke endrer innholdet i læringsutbyttebeskrivelsene på noen vesentlig måte. Endring i navn på studier/emner Navnet på programmet foreslås endret fra «Bachelorstudium i arkiv og dokumentbehandling» til «Bachelorstudium i arkivvitenskap». Den engelske benevnelsen blir da «Bachelor s Programme in Archival Science». Arkivvitenskap er en internasjonal anerkjent akademisk fagdisiplin og vedtatt benevnelse på tilsvarende studieprogram i mange andre land. Da betegnelsen "Arkiv og dokumentbehandling" ble gitt studiet i 2003, var den dekkende for tilbudet som da var begrenset til en årsenhet. I dag er studiet et bachelorprogram, og mange nye emner har kommet til. Betegnelsen "Arkivvitenskap" gir et mer dekkende bilde av det nåværende studieprogrammets innhold og formål. Betegnelsen vil også være i tråd med instituttets andre bachelorprogram, programmet i «Bibliotek- og informasjonsvitenskap». Begge kvalifiserer for fortsatte studier på master- og doktorsgradnivå. Nye emner i eksisterende studieprogram Instituttet foreslår å opprette ett nytt emne fra og med studieåret 2015/2016, ARK2nnn_Dokumentasjon av saksbehandling og forretningsprosesser. Emnet vil ha et omfang på 15 studiepoeng, er obligatorisk og tilbys i vårsemestret 2.år. Begrunnelse for det nye emnet: Flere av emnene i bachelorprogrammet Arkiv og dokumentbehandling omhandler arkivdanning («records management»). Deler av undervisningen dreier seg om arkivdanning generelt, altså uavhengig av om det gjelder offentlig eller privat virksomhet. Et felt som i liten grad dekkes i de nåværende emnene er dokumentenes form og innhold, med utgangspunkt i de forvaltningsprosessene eller forretningsprosessene som arkivdokumentene oppstår i. Eksempelvis vil innholdet i et brev fra Nav om innvilget alderspensjon være basert på regler og kriterier i medhold av folketrygdloven, i tillegg til at det må overholde forvaltningslovens krav til meddelelsesformer, innhold i begrunnelser, og svarfrister. Innholdet i en pasientjournal styres av andre rettsregler og faglige normer, som regulerer hva helsepersonell har plikt til å dokumentere og hvordan. I næringslivet er det i utgangspunktet færre regler som styrer arkivdokumentenes innhold, men det forekommer i noen grad eksempelvis i form av krav til regnskap eller dokumentasjon for refusjon av utgifter og lignende. Studentene bør få kunnskap om likheter og forskjeller i ulike typer virksomheters dokumentasjonsbehov. Det nye emnet omfatter overordnede prinsipper for forvaltningens oppgaveløsning, grunnleggende fellestrekk ved ulike dokumentasjonsplikter, sammenhengene mellom plikter og rettigheter, saksbehandlings- og forretningsprosesser, og IT-systemer. Emnet omfatter også metoder for å analysere og beskrive dokumentasjonsplikter og dokumentasjonsbehov. Kunnskapen om dokumentasjon av prosesser omfatter både form og innhold, herunder sjangertrekk med videre. Det primære målet med det nye emnet er å gi studentene et kunnskapsgrunnlag for å delta i utvikling eller anskaffelse av egnede fagsystemer til bruk i arkivdanningen. Sekundært vil emnet styrke og gi større bredde til studentenes generelle forståelse av verdi- og rettsgrunnlaget for forvaltningens virksomhet. En måte å beskrive hvor det nye emnet hører inn i en arkivfaglig sammenheng på, er å plassere det innenfor det prosessløpet for å utarbeide arkivdanningssystemer («records management systems») som er angitt i den toneangivende internasjonale standarden ISO 15489. Trinn nummer 2 og 3 (av til sammen 8 prosessetrinn) omhandler henholdsvis «analyse av forretningsvirksomheten» og å «identifisere kravene til dokumentasjon». Den norske arkivstandarden Noark, som er godt dekket i andre emner i bachelorprogrammet, dekker hovedsakelig prosesstrinnene fra nummer 3 til 7. Det er ingen andre emner ved høgskolen som dekker vesentlige deler av innholdet i dette emnet. En relativt beskjeden andel av emnet, ovenfor omtalt som «de overordnede prinsippene for forvaltningens oppgaveløsning», vil ha noe til felles med forvaltningspolitikkemnet i bachelorprogrammet i administrasjon og ledelse. I vårt emne vil hovedvekten av dette ligge på overordnet IT-politikk, som en del av den generelle forvaltningspolitikken. Omfanget av en eventuell overlapping er neppe så stort at det
er hensiktsmessig å samordne det på noe vis. En annen del av det nye emnet, ovenfor omtalt som «sammenhengene mellom plikter og rettigheter, saksbehandlings- og forretningsprosesser, og IT-systemer» har visse fellestrekk med faget forvaltningsinformatikk, som undervises på Universitetet i Oslo. Tilsvarende emne finnes ikke ved HiOA. Endring av obligatorisk nærvær / arbeidskrav ARK1301 Arkivplanlegging I følge endring av vurderingsform (se nedenfor) vil arbeidskravene endres fra to individuelle oppgaver til en gruppeoppgave i form av et prosjektarbeid. Arbeidskravene endres såles fra «Studentene skal levere to individuelle, obligatoriske arbeidskrav: 1.En oppgave på 5 7 sider (11.500 16.000 tegn inkludert mellomrom) om et oppgitt emne. Dersom oppgaven ikke blir godkjent, skal studenten få anledning til å levere en ny versjon. 2.Skriftlige kommentarer til tekstene til to medstudenter. Kommentarene skal ha et omfang på 1 1,5 sider (2.000 3.000 tegn inkludert mellomrom). Dersom oppgaven ikke blir godkjent, skal studenten få anledning til å levere en ny versjon.» til «Studentene skal levere en prosjektoppgave på 10-12 sider (23.000-27.500 tegn inkludert mellomrom) om et gitt tema. Prosjektoppgaven skal løses gruppevis, og studentene blir delt i grupper på 3-4. Hver gruppe har krav på en veiledningstime. Til veiledningstimen skal gruppen ha laget et foreløpig utkast av besvarelsen som tar for seg problemstilling, avgrensninger og metode, samt gi en disposisjon for teksten.» ARK3900 Bacheloroppgave Arbeidskravene utvides fra ett til tre. Tidligere arbeidskrav beholdes uforandret ;- 1.Registrering av tema og foreløpig problemstilling. Tema og foreløpig problemstilling samt ønske om veileder meldes til administrasjonen innen 15. desember. Studenter som ikke overholder denne fristen, har ikke krav på veiledning. Etter en faglig godkjenning av tema og foreløpig problemstilling, vil studenten få tildelt en veileder. Den enkelte student vil få tildelt inntil 10 timer til veiledning, inkludert veileders forberedelsestid. To ytterligere tilkommer: 2.) En skriftlig plan for arbeidet (2-3 sider) som skal leveres til veileder. 3.) En muntlig presentasjon av pågående arbeid ved et midtveisseminar. Begrunnelsen for de nye arbeidskravene er pedagogisk. De vil føre til en mer strukturert fremgangsmåte og være et komplement til veiledningen, hvilket øker sannsynligheten for at studentene sluttfører oppgaven. Endringer i studiets oppbygning Når det gjelder en økning i antall obligatoriske emner fra 8 til 10, har denne utvidelsen sin bakgrunn i at vi pr i dag ikke har et fullt treårig studietilbud i arkivfag, og studentene har måttet innpasse andre arkivrelevante emner tilsvarende 60 studiepoeng for å få tildelt bachelorgraden i arkiv og dokumentbehandling. Fom studieåret 2015/16 har vi utvidet studietilbudet til 150 stp. Alle blir obligatoriske, og studenten innpasser arkivrelevante emner fra andre studieprogrammer tilsvarende 30 studiepoeng. Instituttet vil sørge for å ha overgangsordninger for de studenter som har begynt på bachelorstudiet i arkiv- og dokumentbehandling etter gammel ordning. Det vil si at studenter med opptak
til studiet fra høsten 2015 og tidligere vil kunne følge «gammel» programplan. Studentene vil ha en overgangsperiode på fire år fra og med opptak. Begrunnelsen for å legge bacheloroppgaven til 3. studieår, 6. semester er at oppgaven utgjør dels en vurdering av det samlede læringsutbyttet studenten har oppnådd etter tre år er, dels trenger studentene en fordypet faglig og metodisk kunnskap før å gjennomføre oppgaven. I ARK3900 Bacheloroppgave er det Når det gjelder en økning i antall obligatoriske emner fra 8 til 10, har denne utvidelsen sin bakgrunn i at vi pr i dag ikke har et fullt treårig studietilbud i arkivfag, og studentene har måttet innpasse andre arkivrelevante emner tilsvarende 60 studiepoeng for å få tildelt bachelorgraden i arkiv og dokumentbehandling. Fom studieåret 2015/16 har vi utvidet studietilbudet til 90 stp. Alle blir obligatoriske, og studenten innpasser arkivrelevante emner fra andre studieprogrammer tilsvarende 30 studiepoeng. Instituttet vil sørge for å ha overgangsordninger for de studenter som har begynt på bachelorstudiet i arkiv- og dokumentbehandling etter gammel ordning. Forslag til ny tekst: «Studenter som begynner på bachelorstudiet i arkiv og dokumentbehandling senest høst 2015, kan søke om innpass av valgfag på inntil 60 studiepoeng i 3. studieår. Søknad om innpassing av emner tilsvarende 60 studiepoeng må være fakultetet i hende innen 30. juni 2018» Begrunnelsen for å legge bacheloroppgaven til 3. studieår, 6. semester er at oppgaven utgjør dels en vurdering av det samlede læringsutbyttet studenten har oppnådd etter tre år er, dels trenger studentene en fordypet faglig og metodisk kunnskap før å gjennomføre oppgaven. Endring i regler for studieprogresjon Det foreslås endring i studieprogresjonskrav som følge av endringen i studiets oppbygging, dvs at bacheloroppgaven flyttes fra 4. semester til 6. semester. Endringen som er foreslått lyder slik, fra «Det er progresjonskrav mellom første og andre studieår. Alle eksamener må være bestått ved ordinær eksamen eller ved ny/utsatt prøve før kandidaten kan fortsette på trinnet over. Etter søknad kan Bacheloroppgaven flyttes til tredje studieår. Minst 90 studiepoeng må være fullført og bestått før studenten kan starte arbeidet med bacheloroppgaven» til «For å begynne i 2. studieår kan studenten - etter ny/utsatt eksamen -maksimalt mangle ett emne fra 1. studieår. Tilsvarende kan man maksimalt mangle ett emne fra de to første årene for å få begynne i 3. år. Men minst 120 studiepoeng må være fullført og bestått før studenten kan starte arbeidet med bacheloroppgaven.» Endring i vurderingsformer (eksamen) ARK1301 Arkivplanlegging Vurderingsformen vil endres fra et en gruppeoppgave i form av et prosjektarbeid til en individuell, skriftlig semesteroppgave. Endringen er motivert av at siden studentene gis karakter individuelt, så er en individuell vurderingsform mest rettvisende. ARK2200 Digital arkivdanning og -bevaring II Vurderingsformen er endret fra en skriftlig mappe bestående av en teoretisk orientert artikkel og tre praktisk orienterte arbeider, til to artikler og to praktisk orienterte arbeider. Endringen er motivert av at fordelingen i to teoretiske og to praktisk orienterte oppgaver er mer pedagogisk i forhold til emnets innhold og medfører en jevnere arbeidsinnsats. Endring av undervisningsspråk ARK2100 Digital arkivdanning og bevaring I og ARK2200 Digital arkivdanning og bevaring II
Instituttet ønsker å tilby Digital arkivdanning og bevaring I og Digital arkivdanning og -bevaring II på engelsk fra og med høstsemesteret 2015. Studenten kan selv velge om han eller hun vil besvare arbeidskrav og eksamen på norsk eller engelsk. Begrunnelse I tråd med HiOAs mål for internasjonalisering, ønsker arkivutdanningen å tilby et semesters undervisning på engelsk som en del av sitt bachelorprogram. Dette tilbudet skal omfatte både våre egne studenter og utenlandsstudenter som kommer på utveksling. Digital arkivdanning og bevaring I og Digital arkivdanning og -bevaring II er emner som egner seg godt til å bli undervist på engelsk. De er ikke tett knyttet opp til en norsk kontekst, og mesteparten av pensumlitteraturen foreligger på engelsk. Forslag til vedtak Studieutvalget ved Fakultet for samfunnsfag gir sin tilslutning til endringene i programplanen for bachelorstudiet i arkiv og dokumentbehandling med de kommentarene som fremkom i møtet. Planen gjelder fra og med studieåret 2015/2016. Marja Lundell Fakultetsdirektør Ken Henry Hyttemoen seksjonssjef