Referat styremøte 01/2017 Sted: Comfort Hotel Runway, Gardermoen Tid: Onsdag 1 februar 2017 kl 17:00 Tilstede: Harald Rolfsen, Linda Bye Kristiansen, Anahita Panjwani, Elise Nilseng, Knut Roger Tangnes, Eirik Lundemo (Skype), Thomas Vesteraas (referent) AGENDA: Sak 1: Sak 2: Sak 3: Godkjenne sakslisten og andre saker som ønskes vedtaksbehandlet Godkjent og underskrevet Gjennomgang, godkjenne og underskrive protokoll fra styremøte 23 november Godkjent og underskrevet Økonomi o Gjennomgang regnskap pr 31.12.2016 o Økonomirapporten pr desember 2016 ble mottatt dagen før styremøte og ble derfor ikke presentert. o Eirik og GS tar en gjennomgang på regnskapsrapport for 2016 og legger denne frem for styret på neste styremøte Sak 4: Virksomhetsplan 2017-2019 Gjennomgang av forslag fra arbeidsgruppen Jobben med Virksomhetsplan 2017-2019 er i sluttfasen. Linda og Anahita jobber videre med denne og legger den frem for styret i mars 2017. Målet er å sende denne ut på høring hos klubbene medio mars med påfølgende styrebehandling på styremøte i april. Sak 5: Rent særforbund GS redegjorde for Rent Særforbund prosjektet til Antidoping Norge. Lillehammer akeklubb er allerede knyttet opp mot prosjektet gjennom Ren klubb. Vedtak: Styret synes dette er et godt prosjekt og gir GS tillatelse til å sette i gang jobben med en implementering før sesongen 2017/2018.
Sak 6: Kjøregodtgjørelser 2017 GS redegjorde for praksis fra andre særforbund samt anbefalinger fra IRK. Vedtak for regnskapsåret 2017: Brukes egen bil gis det km-godtgjørelse etter Statens satser inntil Skattedirektoratets trekkfrie forskuddssatser som for tiden er kr 3,50 per km. Passasjertillegg per person og km er kr 1,-. Bompenger og parkeringsutgifter dekkes av NABSF. Parkeringsbøter dekkes ikke. Regler for reiser og utgifter betalt av NABSF ligger vedlagt til dette dokumentet og vil bli publisert på NABSFs hjemmesider. Sak 7: Forbundsting 2017 GS orienterte styret om lover og regler rundt innkalling og saksliste i forkant av forbundsting. Innkalling til forbundsting ligger vedlagt til dette dokumentet og vil bli utsendt i uke 7. Styret vil sondere litt etter dirigenter til tinget. GS sjekker dirigent kurs hos NIF. Styremøte for å fastsette agenda 3 april kl 17:00 Sak 8: Sak 9: Sportssjef aking/skeleton/bob Dagens ordning fungerer ikke. Hva er styrets forslag til løsning? Harald og GS orienterte om dagens løsning som ikke fungerer. Etter at sportssjefer i aking og skeleton har trukket seg sitter styret i dag med dette ansvaret. Styret ga innspill på dagens løsning og fremtidige løsninger. Dagens løsning fungerer ikke, men det er heller ikke ideelt at styret sitter på denne posisjonen. GS og President vil jobbe videre med denne saken for å finne mulige løsninger som skal legges frem for styremøtet den 4 mars. Beredskapsplan NABSF Viktigheten av at NABSF har en beredskapsplan har blitt tydelig med vinterens hendelser både i egne rekker samt hva som har skjedd i andre idretter. GS redegjorde for utarbeidet beredskapsplan. Vedtak: Styret godkjente beredskapsplan og denne vil bli implementert foran sesongen 2017/2018. Styret påpekte viktigheten av at denne må vedlikeholdes årlig.
Sak 10: Informasjon fra GS og President Nasjonalt og internasjonalt arbeid o President redegjorde for hva som er gjort av nasjonalt og internasjonalt politisk arbeid. o President og GS sitter i arbeidsgruppe for fremtidig finansiering av LOS. Rekrutteringsprosjekter o Det har vært få rekrutteringstiltak fra NABSF denne vinteren. Parasport har hatt en god økning. Det blir bobskole 18-19 februar hvor en ny klubb har meldt seg på. Det jobbes også med en idrettsskole som ønsker å komme denne helgen. NTG o Søknadsfristen for skoleåret 2017/2018 er 1 mars. Uten nye søkere vil det bli vanskelig å drifte dette tilbudet slik det ligger i dag videre. o NIF har gitt støtte også for skoleåret 2016/2017 som tidligere lovd. Internasjonale arrangement 2017/2018 o WC aking? Norge er tildelt WC i aking uke 3/2018. Dette er ikke den perioden vi har søkt arrangement og vi vil ikke ta på oss arrangementet i denne perioden. GS holder kontakt med FIL o VM parasport 2018 Etter et vellykket WC arrangement januar 2017 ble NABSF utfordret av IBSF om å søke VM i 2018. Vedtak: NABSF søker VM for parasport vinteren 2018. Det forutsettes at et arrangement kan drives økonomisk forsvarlig. GS bes jobbe med potensielle bidragsytere til et slikt arrangement. Alexander Hestengen o Styret ble orientert om ulykken med Alexander Hestengen i Altenberg o Det ble gitt tillatelse til bruk av advokat i denne saken. Sak 10: Eventuelt Ingen saker
Regler for reiser/utgifter betalt av Norges Ake-, Bob- og Skeletonforbund Generelt ved reiser/utgifter. Alle reiser/utgifter skal godkjennes av styret, sportssjef eller generalsekretær. NABSF benytter som hovedregel reise etter regning. NABSF dekker generelt rimeligste reisemåte. Det oppfordres til å holde kostnadene så lave som mulig. Reiseregning Det skal fylles ut reiseregning for hver reise. NABSFs skjema for reiseoppgjør skal benyttes. Alle kvitteringer vedlegges reiseregningen. Husk å påføre formål med reisen/utgiften. Reiseregningen sammen med originale kvitteringer sendes NABSF innen 30 dager etter at reisen er avsluttet. Senere innsendte reiseregninger kan ikke påregnes dekket. Alle bilag nummereres og spesifiseres ved nummer i kolonnen Bilag nr.: Skjema og kvitteringer kan scannes og sendes til abs@nabsf.no Flyreiser Flybilletter som bestilles av den reisende selv og som NABSF skal refundere, dekkes inntil idrettspris eller andre tilsvarende rabatt-tilbud. Flybilletter er som regel billigst via internett og må da bestilles og betales av den enkelte.
Overnatting Bestilling av hotell gjøres gjennom NABSFs kontor slik at vi kan benytte oss av vår gjeldende barteravtale. Dersom man ikke får/kan benytte barter-rom, kan den reisende bestille hotell selv og få refundert utlegget. Vi oppfordrer til bruk av vår samarbeidspartner (Choice) såfremt det ikke finnes rimeligere eller mer hensiktsmessige alternativ. Rabattkoden på Choice er 60273960 Kjøregodtgjørelse Brukes egen bil gis det km-godtgjørelse etter Statens satser inntil Skattedirektoratets trekkfrie forskuddssatser som for tiden er kr 3,50 per km. Passasjertillegg per person og km er kr 1,-. Bompenger og parkeringsutgifter dekkes av NABSF. Parkeringsbøter dekkes ikke. Ektefelle med på reisen Ektefelle må selv betale for reise, opphold og utgifter il mat. Det skal fremgå av regningen at dette er trukket ifra. Ektefelle betaler mellomlegg enkelt/dobbeltrom osv. Anmodning om utbetaling av forskudd For utgifter som ikke bestiller selv kan forskuttere kan skjema for anmodning om utbetaling av forskudd benyttes. Dette må sendes abs@nabsf.no normal utbetalingstid er ca 1 uke.
Beredskapsplan for NABSF
1. Overordnede perspektiver Krisescenarier Følgende scenarier anses å være mest aktuelle for NABSF å håndtere: Ulykker i idrettsanslegg med alvorlig skade, eventuelt med døden til følge, der medlemmer, ansatte eller leietakere er involvert. Alvorlige økonomiske misligheter eller andre strafferettslige forhold hvor politiet er koblet inn, og hvor media er eller vil kunne bli informert. Alvorlige personskader eller hendelser i forbindelse med NABSF s aktivitets- og utdanningstiltak. Brudd på antidoping regler. Prinsipper for krisehåndtering Kriseberedskapsplanen omfatter tillitsvalgte og ansatte i NABSF. Planen skal være kjent for alle i organisasjonen, noe som krever en gjennomgang både politisk og administrativt. Det forutsettes at planen inngår som en del av arrangementsstrategien ved alle arrangementer i regi av NABSF, enten det er i Lillehammer olympiske bob og akebane eller andre steder. Organisering av krisehåndtering skal primært følge den administrative linjen. Den politiske ledelsen inngår i varslingslister og kriseteam. Kriseteamet ledes på øverste administrative nivå. Varslingslisten skal alltid følges. På den måten ivaretas informasjonsflyten både oppover og nedover i organisasjonen
2. Når en krise inntreffer Redde og sikre menneskeliv Ivareta pårørende Sikre intern og ekstern informasjon Sikre materielle verdier Varslingsliste 110 Brann -og redningsetaten 112 Politiets operasjonssentraler 113 Medisinsk nødhjelp Ved alvorlig personskade skal medisinsk nødtelefon -113- kontaktes umiddelbart. Ved brann må det varsles på nødtelefon 110. Forøvrig skal politiet varsles ved alvorlige hendelser. Politiet vurderer situasjonen og iverksetter samarbeid mellom politi, helsetjeneste og annet hjelpepersonell. I krisesituasjoner skal informasjonsstrømmen internt i NABSF ivaretas i henhold til en vedlagt varslingsliste. Organisering av krisearbeidet Kriseberedskapsgruppe NABSF har nedsatt en kriseberedskapsgruppe bestående av fire personer (leder, nestleder, sportssjef og generalsekretær). Beredskapsgruppen skal alltid informeres når en krise inntreffer. Beredskapsgruppen skal til enhver tid ha oversikt over situasjonen, vurdere alvorlighetsgraden, mulige konsekvenser og behovet for å
iverksette ulike tiltak. Beredskapsgruppens arbeider iht. egne retningslinjer for oppfølging av involverte og deres pårørende. Kriseinformasjonsgruppe Beredskapsgruppen ved styreleder og nestleder er ansvarlig for informasjon og intern/ ekstern kommunikasjon, eventuelt med bistand fra andre. Dette skal sikre enhetlig, ryddig og korrekt informasjon og forhindre kilder til misforståelse. Krisesenter Avhengig av krisens natur og omfang må det i samråd med politiet vurderes hvorvidt det er skal etableres et krisesenter for pårørende. Formålet er å ivareta de pårørende gjennom best mulig hjelp, støtte og informasjon. Det bør være profesjonelt krisepersonell som tar seg av henvendelser fra pårørende. Alle samtaler skal loggføres med navn, tidspunkt og hva/hvem samtalen gjelder. Det er viktig at alle fagfolk bærer navneskilt eller annet som viser hvem de er. Dersom det er dødsulykke, skal dødsbudskapet gis av politi eller profesjonelt krisepersonell. Politi bestemmer når navn og bilde kan frigis for bruk i media. Dette skjer tidligst når nærmeste pårørende er underrettet. Informasjonsarbeid Kriseinformasjonsgruppen ved styreleder og nestleder foretar ansvarsfordeling mellom intern og ekstern kommunikasjon. Tillitsvalgte og ansatte skal føle seg til strekkelig informert og ivaretatt med møteplasser for informasjonsutveksling og samtaler. Prinsipper All informasjon skal være korrekt og sannferdig Gi fortløpende oppdatert informasjon til involverte og til pressen
Etterstrebe alltid å være første kilde, spill på lag med mediene uansett sak, og legg forholdene til rette slik at de kan gjøre sin jobb. Kommunikasjonskanaler Bruk av telefon og direkte kontakt med berørte er viktig. Nettsidene skal holdes oppdatert, slik at disse kan fungere som en førstehånds informasjonskilde for både pressen og andre involverte. Facebook og eventuelt andre etablerte kanaler i sosiale medier kan også benyttes. Gode råd i møte med media Kjøp deg tid til å forberede deg. Tenk igjennom hvilke hovedpunkter du vil formidle og hvilket inntrykk du ønsker at publikum skal sitte igjen med. Ikke la journalisten villede deg bort fra det egentlige innholdet i saken. Vis sympati og empati, behold roen. Ikke si noe du ikke er sikker på. 3. Debrifing og etterarbeid Psykososial hjelpetjeneste Den første tiden etter en alvorlig hendelse preges ofte avhjelpeløshet og sterke følelser. Konsekvensen er at de ansatte ofte på eget initiativ kontakter kompetente fagfolk og samtidig takker ja til tilfeldige tilbud, uavhengig av politiets råd og vurderinger. Politiet bør alltid involveres i arbeidet med å oppsøke kompetente fagfolk. Debrifingen bør ledes av profesjonelle og gjennomføres 1-2 døgn etter hendelsen. Dette skal være et samlingsted for pårørende og
involverte. Debrifingen er frivillig og åpner for samtale rundt de tanker og følelser som knytter seg til hendelsen. NABSFs administrasjon, kan i samarbeid med politiet, bistå med å finne aktuelle aktører til å gjennomføre debrifingen. Profesjonelle aktører har den erfaring som en slik situasjon krever, samt et våkent blikk for hvem av de involverte som eventuelt trenger videre oppfølging. Det bør også gis informasjon om hvor det er hjelp å få, om det skulle være behov for videre oppfølging. Det er viktig at NABSFs ledelse er til stedet for arrangør og pårørende. Evaluering og revisjon av kriseberedskapsplanen All aktivitet og alle vedtak i forbindelse med krisehåndteringsarbeidet skal loggføres på en slik måte at det kan dokumenteres og arkiveres. Tidspunkt, melding/vedtaksinnhold og iverksatte tiltak skal fremgå. I etterkant av krisen skal krisehåndteringsarbeidet evalueres. Resultatene av evalueringen legges frem i en rapport for styret. Den nye erfaringen man har tilegnet seg gjennom håndteringen av den oppståtte situasjonen skal så brukestil eventuell oppdatering av gjeldene kriseberedskapsplan. 4. Beredskapsgruppe - varslingsliste Harald Rolfsen Leder 951 63 549 Linda Bye Kristiansen Nestleder 952 00 930 Thomas Vesteraas Generalsekretær 400 34 733 Tom Tvedt Idrettspresident NIF