KONKURRANSEGRUNNLAG for Rammeavtale HOTELLTJENESTER - Overnattinger og kurs/konferanse 1
INNHOLD INNHOLD... 2 1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER... 3 2. TILBYDER PLIKTER Å GÅ GJENNOM KONKURRANSEGRUNNLAGET... 3 3. LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD... 4 4. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER... 4 5. ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØRER... 4 6. KUNNGJØRING... 4 7. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 7.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 7.2. KONKURRANSEDOKUMENTENE... 5 7.3. ALTERNATIVE TILBUD... 5 7.4. TILBYDER KAN STILLE SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEDOKUMENTENE OG ANSKAFFELSEN... 5 7.5. SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 7.6. INNLEVERING AV TILBUD... 6 7.7. TILBUDSFRIST... 7 7.8. OFFENTLIGHET OG TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER... 7 7.9. VEDSTÅELSESFRIST... 7 7.10. TILBUDSÅPNING... 7 7.11. SPRÅKKRAV... 7 7.12. FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET... 7 8. KVALIFIKASJONSKRAV... 8 8.1. GENERELT... 8 8.2. SKATTEMESSIGE FORHOLD... 8 8.3. HMS-EGENERKLÆRING... 9 8.4. JURIDISK STATUS... 9 8.5. ØKONOMISKE OG FINANSIELLE FORHOLD... 9 9. TILDELINGSKRITERIER... 10 9.1. OVERNATTING... 10 9.2. KURS OG KONFERANSE... 11 9.3. FASILITETER... 11 9.4. MILJØ... 11 10. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING... 11 11. KONTRAKTSBESTEMMELSER... 12 12. KRAV OM ELEKTRONISK FAKTURA/KREDITNOTA PÅ EHF-FORMAT... 12 2
Vedlegg: Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prismatrise (Bilag 2a og 2b) Vedlegg 3: Miljøerklæring hotell- og konferansetjenester Vedlegg 4: Universell utforming Vedlegg 5: Leverandøropplysninger 1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER Luftfartstilsynet (LT) er et uavhengig forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet, med myndighetsansvar innenfor norsk sivil luftfart. Hovedoppgaven er å bidra til økt sikkerhet i Luftfarten gjennom tilsyn med flyselskaper, verksteder, flyskoler, luftfartøyer, sertifikatinnehavere, lufthavner samt private fly- og helikopterplasser. LT fastsetter regler, utøver adgangskontroll og fører virksomhetstilsyn. Etaten har ca. 190 ansatte. Hovedkontoret ligger i Bodø, med to avdelinger i Oslo (Rådhusgata og Blindern). Gjennomføringen av ovennevnte tilsyn krever i de fleste tilfeller overnattinger. LT har blant annet av den grunn behov for å inngå hotellavtaler for LTs ansatte. I tillegg arrangerer LT jevnlige kurs og konferanser og har behov for å gjøre avtaler med hoteller og/eller konferansevirksomheter til dette formålet. Se punkt 9 Tildelingskriterier og Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, for nærmere beskrivelse av kriteriene for anskaffelsen. For at LT skal få dekket alle kriteriene, kan LT velge å inngå avtale med flere virksomheter/leverandører. Vi ønsker å inngå en toårig rammeavtale med mulighet for forlengelse i ett pluss ett år (2+1+1). Krav om prisforhandling etter to år er ikke akseptabelt. Pris eller prisregulering i % for år 3 og år 4 må gjøres kjent i tilbudet. Basert på erfaringstall fra tidligere år anslås samlede utgifter til overnatting og kurs/konferanse til ca. kr 3 4 millioner kroner pr år. 2. TILBYDER PLIKTER Å GÅ GJENNOM KONKURRANSEGRUNNLAGET Tilbyder plikter å gjennomgå dette konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, og leveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Luftfartstilsynet for feil eller unnlatelser fra leverandørens side. Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransedokumentene, skal tilbyder uten opphold opplyse Luftfartstilsynet om dette. 3
3. LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandørens ledelse har ansvaret for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Leverandøren skal på forespørsel fremlegge dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen inntil det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal tilsvare ca. to ganger innsparingen for arbeidsgiveren. 4. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 5. ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØRER Dersom leverandøren skal bruke underleverandør, skal denne tilfredsstille de samme kvalitetskrav som leverandøren. Leverandøren står ansvarlig for arbeid som utføres av underleverandør på samme måte som for egne ansatte. 6. KUNNGJØRING Konkurransen er kunngjort på Doffin og TED. 7. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. 4
Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Tilbyderne må således gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp da det etter tilbudsfristen ikke er lov å endre tilbudene. Tilbyderne er også ansvarlig for at tilbudet ikke inneholder uklarheter og forhold som kan medføre avvisning. 7.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 7.3. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert i form av avvik fra de minstekrav som er satt. Ulike løsninger innenfor disse minstekravene vil bli vurdert. 7.4. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6 dager før tilbudsfristens utløp, klokken 12:00 Spørsmål skal stilles skriftlig til e-post: bre@caa.no Henvendelsene skal merkes med 15/00274 Rammeavtale - Hotelltjenester. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 7.5. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta 5
hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser mv., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting mv., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 7.6. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Luftfartstilsynet Postboks 243 8001 Bodø Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Luftfartstilsynet Sjøgata 45-47 8006 Bodø Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: 15/00274 Rammeavtale - Hotelltjenester Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbudet skal også legges med på cd eller minnebrikke og sladdet for evt. bedriftshemmeligheter slik at tilbudet kan sendes ut ved krav om innsyn. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 6
7.7. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: Onsdag 18. mars 2015 klokken 12:00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. 7.8. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. Det understrekes likevel at oppdragsgiver må gjøre en selvstendig vurdering av hva som er å anses som forretningshemmeligheter. 7.9. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 7.10. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 7.11. Språkkrav Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 7.12. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. 7
Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 8. KVALIFIKASJONSKRAV 8.1. Generelt Kvalifikasjonskrav er krav som skal sikre at leverandøren har tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner samt finansiell og økonomisk stilling til å kunne gjennomføre kontrakten. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Det gjøres også oppmerksom på at dersom en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må leverandøren overfor oppdragsgiver dokumentere at han har rådighet over de nødvendige ressursene for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra de aktuelle foretakene. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 8.2. Skattemessige forhold Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdi avgiftsinnbetaling. Dokumentasjon Skatteattest og attest for MVA som ikke er eldre enn 6 måneder skal vedlegges. Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. 8
8.3. HMS-egenerklæring Krav Leverandøren skal levere HMS erklæring. Dokumentasjon Egenerklæring vedrørende HMS skal vedlegges Utenlandsk leverandør bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredsstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat. 8.4. Juridisk status Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest som beskriver juridisk status skal vedlegges. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 8.5. Økonomiske og finansielle forhold Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomi til å gjennomføre oppdraget på en god måte. Dokumentasjon Det skal fremlegges regnskap for de tre siste regnskapsår. 9
9. TILDELINGSKRITERIER Det kan gis tilbud på ett eller begge alternativene i pkt. 9.1 Overnatting. I tillegg skal hvert tilbud i pkt. 9.1 også oppfylle kravene i pkt. 9.2 Kurs og konferanse, 9.3 Fasiliteter, og 9.4 Miljø. Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil vektingen bli som følger: 9.1. Overnatting - Alternativ A Kriterie Døgnpris pr. overnatting for én person i standard enkelt- og dobbeltrom Beskrivelse Faste priser for et flyplassnært hotell for følgende lufthavn Oslo Lufthavn, Gardermoen Beliggenhet; skal ha gangavstand fra lufthavna Vekting: 60 % Dersom tilbyder tilbyr dynamiske priser for virksomhetenes hoteller i Norge, vil opplysningene om prisreduksjon oppgitt i % og oppgitt gjennomsnittlig årspris, danne grunnlaget for vår vurdering og sammenligning av tilbudene. - Alternativ B Kriterie Døgnpris pr. overnatting for én person i standard enkelt- og dobbeltrom Beskrivelse Faste priser for virksomhetenes/ tilbydernes landsdekkende hoteller i Norge Landsdekkende hoteller/hotellkjeder Vekting: 60 % Dersom tilbyder tilbyr dynamiske priser for virksomhetenes hoteller i Norge, vil opplysningene om prisreduksjon oppgitt i % og oppgitt gjennomsnittlig årspris, danne grunnlaget for vår vurdering og sammenligning av tilbudene. For at LT skal få dekket alle kriteriene, kan LT velge å inngå avtale med flere virksomheter/leverandører. 10
9.2. Kurs og konferanse Kriterie Kurs og konferanse Vekting: 10 % Beskrivelse Fast pris for dagpakke og fullpensjon pr døgn ved arrangementer av kurs/konferanser Kostnadene for leie av kurs/konferanselokalene skal inkluderes i denne prisen 9.3. Fasiliteter Kriterie Fasiliteter Vekting: 20 % Beskrivelse Oppfyllelse av kravspesifikasjonen, jf. Vedlegg 1 (internett, grupperom/møterom, utsjekking/innsjekking, romtype, møtefasiliteter inkl. AV-utstyr og oppfølging/markedsføring) 9.4. Miljø Kriterie Miljø Beskrivelse Ivaretakelse av miljøhensyn, herunder miljøsertifisering Vekting: 10 % 10. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse 11
- Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se punkt 7.12. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 11. KONTRAKTSBESTEMMELSER Ved kontraktsinngåelse benytter Luftfartstilsynet Statens standardavtaler. Kontrakt vil ikke bli inngått før 14 dager etter at skriftlig tildeling har funnet sted. 12. KRAV OM ELEKTRONISK FAKTURA/KREDITNOTA PÅ EHF-FORMAT Statlige virksomheter er pålagt å kreve elektronisk faktura og kreditnota i EHF-format for alle kjøp av varer og tjenester etter 1.7.2012, og uansett størrelse på leveransen. 12