Møtebok: Mellombels fellesnemnd (22.03.2017) Mellombels fellesnemnd Dato: 03.22.2017 Sted: Park Hotel Vossevangen Notat:
Saksliste Godkjenning av innkalling Informasjon 1/17 Informasjon til møte 22.03.2017 3 Saker til handsaming 1/17 Konstituering av mellombels fellesnemnd med val av leiar og nestleiar 10 2/17 Organisering av prosjektet med arbeidsutval og partsamansett utval 19 3/17 Styringsdokument og prosjektplan 21 4/17 Prinsipp for samarbeid, samordning og gevinstrealisering fram til 2020 35 5/17 Møtegodtgjersle 38 6/17 Prosjektleiing - drøftingssak 39 7/17 Møteplan 40 8/17 Informasjonstiltak/Nyheitsbrev 41
Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00516-9 Einar Hauge/Trude Letnes Saksgang Mellombels fellesnemnd Møtedato INFORMASJON TIL MØTE 22.03.2017 Innkalling til konstituerande møte i mellombels fellesnemnd 22.03.2017 kl. 09.0012.00 på Park Hotel Vossevangen. Saklista blei drøfta i møte mellom ordførarane og rådmennene. Det er denne gruppa som kjem med framlegg til vedtak. Til informasjon og drøfting Kommunane er invitert til å delta på eit felles opplæringsprogram i samband med kommunesamanslåing «Fornyelse og utvikling av lokaldemoktratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing».kommunane kan samla sende 7 representantar. Sjå vedlagt invitasjon frå KMD. Vedlegg: vedlegg diskusjonssak Invitasjon til å delta i prosjektet Fornyelse og utvikling.pdf Sakliste: Sak 01/17 Sak 02/17 Sak 03/17 Sak 04/17 Sak 05/17 Sak 06/17 Sak 07/17 Sak 08/17 Konstituering av mellombels fellesnemnd med val av leiar og nestleiar. Organisering av prosjektet med arbeidsutval og partsamansett utval Styringsdokument og prosjektplan. Prinsipp for samarbeid, samordning og gevinstrealisering fram til 2020. Møtegodtgjersle Prosjektleiing drøftingssak Møteplan Informasjonstiltak/Nyheitsbrev 1
Statsråden Til ordførere og rådmenn Deres ref Vår ref Dato 15/4921-5 30.01.2017 Invitasjon til å delta i prosjektet: Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil med dette invitere kommunene som arbeider med sammenslåing, til å delta i et nytt toårig prosjekt for å utvikle lokaldemokratiet. Invitasjonen går både til kommuner som har gjensidige vedtak om å slå seg sammen i hovedløpet i reformen, og til kommuner som allerede er vedtatt sammenslått ved kongelig resolusjon. Også andre kommuner der det eventuelt blir fattet vedtak om sammenslutning senere i vår, vil bli invitert til å delta i prosjektet. Departementet vil i prosjektet legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene på flere måter: Arrangere samlinger for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet Tilby verktøy for å undersøke tilstanden for lokaldemokratiet i sammenslåingskommunene (jf. egen invitasjon fra KS) Underveisevalueringer for bl.a. å vurdere løsningsalternativer og overføringsverdien til prosjektkommunene Tilskudd inntil 100 000 kroner per "nye kommune" til å arbeide med lokaldemokratiet fra det andre prosjektåret, 2018. (med forbehold om at Stortinget godkjenner dette). Hovedtema på samlingene I prosjektet ønsker vi å legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene som handler om: Hvilket lokaldemokrati kommunene ønsker å utvikle for sine nye kommuner Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: 22 24 68 00 Telefaks: 22 24 27 40 Org. nr.: 972 417 858
Hvordan organisere og utforme den politiske styringen i de nye kommunene slik at de folkevalgte blir satt best mulig i stand til å ivareta mandatet velgerne har gitt dem Hvordan organisere et best mulig samspill mellom kommunen og innbyggerne i utforming og iverksetting av politiske tiltak. I dette prosjektet ønsker vi å trekke frem både kommuner i Norge og i andre land, som er foregangskommuner når det gjelder å utvikle lokaldemokratiet, og som har gjennomført tiltak for å styrke lokaldemokratiet sitt. Svarfrist om å delta i prosjektet Dersom kommunen vil delta i dette prosjektet, ønsker departementet at svarbrevet skal være behandlet i alle kommunestyrene som skal bli en ny kommune, og i Fellesnemnda for de som formelt har opprettet en (gjelder kommuner fra første pulje). Det er også ønskelig, men ikke et krav, at dere i svarbrevet til departementet, skriver kort om hvilke tema dere er særlig interessert i skal bli tatt opp på samlingene (eks. arbeids- og organisasjonsformer på politisk nivå, måter å involvere innbyggerne på, digitale løsninger, etc.) Ta gjerne også med egne ideer eller planer for lokaldemokratiet i den nye kommunen dere er i gang med å bygge. Svarfrist for om dere ønsker å delta er senest fredag 7. april d.å. til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Oppstartsamlingen i juni 2017. Det vil senere bli sendt ut et eget invitasjonsbrev med påmeldingsfrist til oppstartsamlingen. Det vil ikke være deltakeravgift. Overnatting blir også dekket. Reisekostnader må kommunen selv dekke. Målgruppen er politikere og representant(er) fra administrasjonen i kommunen med ansvar for lokaldemokratiarbeidet. Kommunen kan også invitere med seg representanter fra sivilsamfunnet. Hver nye kommunekonstellasjon kan delta med til sammen 7 personer. Det vil i tillegg bli arrangert prosjektledersamlinger for ansvarlige fra administrasjonen. Det vil bli avholdt en politikersamling og en prosjektledersamling hvert år. Et verktøy for å sjekke lokaldemokratiet tilbud om KS lokaldemokratiundersøkelse 2017 Et sterkt og ansvarlig lokaldemokrati er en fornuftig investering for innbyggernes beste. Det kommer ikke av seg selv. Når den nye kommunen skal utformes, kan det være en fin anledning til å sjekke ut sterke og svake sider ved dagens lokaldemokrati. Hva trengs å jobbes med når dere skal utforme lokaldemokratiet i den nye kommunen? Og hva kan det bygges videre på? KS har allerede invitert dere til å delta i Lokaldemokratiundersøkelse 2017: Invitasjon KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 Påmelding skjer til KS, som har ansvar for Side 2
gjennomføringen. Kommunene kan altså allerede nå søke om å delta. Undersøkelsen kan være et godt verktøy, og gi et nyttig grunnlag for å arbeide med å utvikle lokaldemokratiet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil, i samarbeid med KS, presentere oppsummeringer av resultatene fra denne undersøkelsen/behovsanalysen på samlingen vi skal arrangere, slik at dere kan dele erfaringer og kunnskap med andre kommuner og se dette i sammenheng med aktuelle løsningsalternativer (politiske organisasjonsformer og arbeidsmåter, medvirkningsordninger, digitale løsninger, m.m.). Vi vil samtidig understreke at dere vil ha stor nytte av å delta i prosjektet vi her inviterer til, uten å benytte dere av dette verktøyet/ gjennomføre KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017. Vi håper dere vil delta i prosjektet "Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing" og - på eget initiativ arbeide for å utvikle lokaldemokratiet i den nye kommunen. Videre håper vi dette toårige prosjektet vil være til hjelp og støtte, og til inspirasjon for diskusjoner og beslutninger lokalt. Kontaktperson er: Kommunal- og moderniseringsdepartementet ved Anne-Karin Ødegård AnneKarin.odegard@kmd.dep.no Med hilsen Jan Tore Sanner Side 3
Adresseliste Agdenes kommune Asker kommune Askim kommune Audnedal kommune Aurskog-Høland kommune Ballangen kommune Bø kommune Drammen kommune Eid kommune Eide kommune Finnøy kommune Fjell kommune Forsand kommune Fosnes kommune Fræna kommune Fusa kommune Førde kommune Rådhuset Postboks 353 Postboks 2003 Rådhuset Rådhusveien 3 Postboks 44 Postboks 83 Engene 1 Rådhusvegen 11 Rådhuset Postboks 184 Kommunehuset Servicekontoret Rådhuset Postboks 24 Postboks 338 Gaular kommune Granvin herad Halsa kommune Hammerfest kommune Hemne kommune Hitra kommune Hobøl kommune Hof kommune Holmestrand kommune Hornindal kommune Hurum kommune Jondal kommune Jølster kommune Klæbu kommune Kvalsund kommune Lardal kommune Larvik kommune Leksvik kommune Lenvik kommune Lindås kommune Lyngdal kommune Meland kommune Meldal kommune Midsund kommune Side 4 7316 1372 1802 4525 1940 8546 3833 3008 6770 6490 4160 5342 4110 7856 6440 5649 6802 5733 6683 9616 7200 7240 1827 3090 3081 6761 3475 5627 6843 7541 9620 3275 3255 7120 9306 LENSVIK ASKER ASKIM KONSMO BJØRKELANGEN BALLANGEN BØ I TELEMARK DRAMMEN NORDFJORDEID EIDE FINNØY STRAUME FORSAND JØA ELNESVÅGEN EIKELANDSOSEN FØRDE SANDE I SUNNFJORD GRANVIN VÅGLAND HAMMERFEST KYRKSÆTERØRA HITRA HOBØL HOF HOLMESTRAND HORNINDAL SÆTRE JONDAL SKEI I JØLSTER KLÆBU KVALSUND SVARSTAD LARVIK LEKSVIK FINNSNES 5914 ISDALSTØ 4577 5906 7336 6475 LYNGDAL FREKHAUG MELDAL MIDSUND 6973 Postboks 13 Liabø Postboks 1224 Trondheimsveien 1 Rådhuset Elvestadveien 1000 Hofslundveien 5 Postboks 318 Postboks 24 Nordre Sætrevei 1 Kommunehuset Kommunehuset Postboks 200 Rådhusv. 18 Svarstadtunet 15 Postboks 2020 Kommunehuset Postboks 602 Felles postmottak Kvernhusmyrane 20 Postboks 353 Postboks 79 Kvamsveien 2 Midsund
Adresseliste Molde kommune Moss kommune Namdalseid kommune Namsos kommune Narvik kommune Naustdal kommune Nedre Eiker kommune Rådhusplassen 1 Postboks 175 Gløttvegen 2 Postboks 333 Sentrum Postmottak Postboks 43 Postboks C 6413 1501 7750 7801 8512 6806 3051 Nesset kommune Kommunehuset 6460 Norddal kommune Nøtterøy kommune Odda kommune Oppegård kommune Orkdal kommune Os kommune Radøy kommune Re kommune Rennesøy kommune Rissa kommune Roan kommune Rygge kommune Rømskog kommune Røyken kommune Sande kommune Sandefjord kommune Sandnes kommune Sandøy kommune Sauherad kommune Selje kommune Ski kommune Skodje kommune Skånland kommune Snillfjord kommune Stavanger kommune Steinkjer kommune Stordal kommune Sund kommune Svelvik kommune Tjeldsund kommune Tjøme kommune Tranøy kommune Trondheim kommune Tysfjord kommune Tønsberg kommune Postboks 144 Postboks 250 Borgheim Opheimsgata 31 Postboks 510 Postboks 83 Postboks 84 Radøyvegen 1690 Postboks 123 Postboks 24 Rådhusveien 13 6211 3163 5750 1411 7301 5202 5936 3164 4159 7100 7180 1570 1950 3440 3071 3202 4305 6487 3812 6740 1402 6260 9439 7257 4068 7729 6250 5371 3061 9444 3145 9304 7004 8591 3104 Side 5 Larkollveien 9 Kommunehuset Katrineåsveien 20 Postboks 300 Postboks 2025 Postboks 583 Harneshaug Idunsvoll 3 Postboks 3010 Rådhuset Postboks 240 Krokstadøra Postboks 8001 Postboks 2530 Kommunehuset Postboks 23 P.b. 40 Rådhuset Rødsgata 36 Kommunehuset Postboks 2300 Sluppen Postboks 104 Postboks 2410 MOLDE MOSS NAMDALSEID NAMSOS NARVIK NAUSTDAL MJØNDALEN EIDSVÅG I ROMSDAL VALLDAL BORGHEIM ODDA KOLBOTN ORKANGER OS MANGER REVETAL RENNESØY RISSA ROAN DILLING RØMSKOG RØYKEN SANDE I VESTFOLD SANDEFJORD SANDNES HARØY AKKERHAUGEN SELJE SKI SKODJE EVENSKJER SNILLFJORD STAVANGER STEINKJER STORDAL SKOGSVÅG SVELVIK HOL I TJELDSUND TJØME VANGSVIK TRONDHEIM KJØPSVIK TØNSBERG
Adresseliste Ullensvang herad Verran kommune Volda kommune Voss kommune Ørskog kommune Øygarden kommune Åfjord kommune Ålesund kommune Side 6 Liavegen 1 Stormyra 2 Postboks 145 Rådhuset Øygarden rådhus Øvre Årnes 7 Postboks 1521 5780 7790 6100 5701 6240 5337 7170 6025 KINSARVIK MALM VOLDA VOSS ØRSKOG RONG ÅFJORD ÅLESUND
Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00516-1 Einar Hauge/Trude Letnes Saksgang Mellombels fellesnemnd Møtedato KONSTITUERING AV MELLOMBELS FELLESNEMND MED VAL AV LEIAR OG NESTLEIAR Administrasjonen si innstilling: 1. Mellombels fellesnemnd for samanslåing mellom Granvin herad og Voss kommune blir konstituert med dei medlemmene og varamdlemmen kommunane har peika ut. 2. Som leiar for nemnda blir Hans Erik Ringkjøb vald. 3. Som nestleiar for nemnda blir Ingebjørg Winjum vald. 4. Ein tillitsvald frå kvar kommune får møte og talerett i mellombels fellesnemnd. Vedlegg: Kommunestruktur - diskusjonsnotat til felles formannskapsmøte 2 2 17.docx Samandrag av saka: Fakta om saka: Voss kommunestyret (sak 02/17) og Granvin heradsstyret (07/17) har vedtatt å etablera ei mellombels fellesnemnd for å førebu samanslåing av dei to kommunane. Sams mandat til nemnda blei vedtatt i desse sakene. I Intensjonsavtala om samanslåing mellom Granvin og Voss står det fylgjande: Fellesnemnda består av kommunestyrepolitikarar frå kvar kommune; 3 frå Granvin og 5 frå Voss der Voss har leiar i nemnda. Det skal veljast varamedlemar frå kvar kommune til fellesnemnda. I møte 15.2.17 gjorde Granvin heradsstyre fylgjande vedtak i sak 07/17: Førebuande fellesnemnd blir samansett slik: 1. Ingebjørg Winjum, V 1
2. Hans Jakob Mæland, H 3. Annlaug Haugse Såkvitne, SP Nummererte vara for Ingebjørg Winjum, V og Hans Jakob Mæland, H: 1. Lars Brekke, AP 2. Marianne Espeland, SV 3. Atle Seim, V Nummererte vara for Annlaug Haugse Såkvitne, SP: 1. Knut Endre Folkedal, SP 2. Martin Hamre, SP 3. Erling Bruvik, SP Granvin heradsstyre tilrår å imøtekoma ynskje frå organisasjonane om 2 tillitsvalde frå kvar av kommunane i partsamansett utval. Innspel til fellesnemnda: Heile fellesnemnda sit i partsamansett utval, og at hovudverneombodet også er representert i utvalet. 2 hovudtillitsvalde får obervatørroller fellesnemnda. I møte 16.2.17 gjorde Voss kommunestyre fylgjande vedtak i sak 02/17: Voss kommune vel fylgjande representantar til mellombels fellesnemnd: Representantar 1. Hans Erik Ringkjøb 2. Sigbjørn Hauge 3. Bjørg Djukastein 4. Jorunn Ytrefjord 5. Knut Kvissel Varaliste 1. Arne Mosefinn 2. Anita Jordalen 3. Sveinung Klyve 4. Iril Schau Johansen 5. Daniel Mossefinn Voss kommunestyre er positive til innspela frå dei tillitsvalde om deltaking i samanslåingsprosessen og tek dei med seg vidare i arbeidet for samanslåing i fellesnemnda. Administrasjonen si vurdering: 2
Felles formannskapsmøte 2.2.17 Mål med møtet: Bli kjent. Gjennomgang av status, og politiske prosess framover. Mandat og oppgåver. Framdrift og organisering av arbeidet. Granvin herad, bakgrunn Granvin herad har frå starten av kommunereforma i 2014 vore positiv til samanslåing med nabokommunane. Ein innsåg tidleg at Granvin herad ikkje lenger hadde storleiken til å ha ein solid og brei tenesteproduksjon som kunne sikra Granvin sine innbyggjarar likeverdige tenestester i høve innbyggjarar i større kommunar. Det vart tidleg klart at ein ynskte å halda fast ved tilknytinga til Hardanger, og det vart gjorde vedtak om utgreiing av samanslåing med Eidfjord, Ulvik og Ullensvang. Etter kvart som prosessen skred fram såg ein at ein i tillegg måtte starta samtalar med Voss. Årsaka til dette var todelt. For det fyrste viste det seg at det var ein stor opinion i Granvin som ynskte ei samanslåing med Voss, og for det andre var det naudsynt å sikra ei avtala då det blei klart at det kvilte ei stor usikkerheit om utfallet av folkerøystinga i Eidfjord. I folkerøystinga i mai 2016 fordelte stemmene i Granvin seg slik: Hardangeralternativet Voss Kvam 58 % 41 % 1% 323 stemmer 225 stemmer 6 stemmer På bakgrunn av folkerøystinga gjorde heradsstyret i fylgjande vedtak 16. juni 2016: 1. 2. Granvin herad ynskjer å slå seg saman med minst to av kommunane Eidfjord, Ullensvang og Ulvik. Om handsaminga av den nasjonale kommunereforma ikkje fører til at Granvin herad vert slått saman med minst to av kommunane nemnt i punkt 1, ynskjer Granvin herad å slå seg saman med Voss kommune. Utover hausten 2016 blei det gjort nytt forsøk på å realisera punkt 1 i vedtaket, men etter ein ekstra runde med Ulvik og Eidfjord blei forsøket avslutta i november, og ordføraren i Granvin sende brev til Voss kommune 24. november 2016 og bad om samtalar med tanke på samanslåing mellom Voss kommune og Granvin herad frå 1.1.2020. Voss kommune, bakgrunn Voss kommune inngjekk i samband med kommunereforma to intensjonsavtaler; ein med Aurland, Vik og Voss ( jan. 2016) og ein med Granvin og Voss ( april 2016). Før kommunestyret tok stilling til desse vart det i mai-16 gjennomført meiningsmåling på Voss og rådgjevande folkerøysting i Aurland, Vik og Granvin. Resultatet i Voss var at 70% var 1
positive til ei samanslåing med ein eller fleire av kommunane Vik, Aurland og Granvin medan 22% var imot. I Vik røysta 65,78 % nei til kommunesamanslåing og 31,57% ja til samanslåing med Aurland og Voss. I Aurland røysta 84.1% nei til kommunesamanslåing og 15,6% for samanslåing med Vik og Voss. Kommunestyret vedtok i juni-16 med 39 mot 3 røyster at: Voss kommunestyre stiller seg positiv til samanslåing med ein eller fleire av kommunane Aurland, Vik og Granvin. Dei politiske vedtaka i Vik og Aurland i juni-16 avklarte at det ikkje var grunnlag for ei kommunesamanslåing med Voss, i alle fall ikkje på kort sikt. Samanslåing med Granvin blei avklara i desember- 16. Den nasjonale prosessen og inndelingslova Fylkesmannen har tilrådd samanslåing mellom Voss og Granvin. Samanslåinga inngår i den nasjonale kommunereforma sitt hovudløp (Løp 2). Det vil sei at det skulle gjerast lokale vedtak innan 1.7.16, men at endeleg stadfesting skjer som ein del av stortinget sin handsaming av KMD sin proposisjon om ny kommunestruktur seinast i juni 2017. Ein kommunesamanslåing blir regulert gjennom Lov om fastsetjing og endring av kommuneog fylkesgrenser (inndelingslova 1): Formålet med denne lova er å leggje til rette for ei kommune- og fylkesinndeling som innanfor ramma av det nasjonale fellesskap kan sikre eit funksjonsdyktig lokalt folkestyre og ei effektiv lokalforvaltning. Endringar i kommune- eller fylkesinndelinga bør medverke til å skape formålstenlege einingar som kan gi innbyggjarane og næringslivet tilfredsstillande tenester og forvaltning. Verksemda etter denne lova skal byggje på prinsippet om lokal medverknad og initiativrett til grenseendringar. Etter handsaminga på Stortinget i 2017, vil Fylkesmannen etter lova ( 25) kalla inn kommunestyra til eit felles møte. På dette møtet skal fylgjande saker vedtakast: a. b. c. d. e. forslag til namn på den nye kommunen eller det nye fylket talet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova val av revisor for verksemda i fellesnemnda oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga. Formelt vil ein altså ikkje koma vidare i prosessen før dette møtet er avhalde, men erfaring viser at samanslåingsprosessar er krevjande, og det er difor ein føremonn om ein kan koma i gang med arbeidet så raskt som mogleg. Det blir lagt opp til at ein no etablerer ei midlertidig fellesnemnd som kan fungera fram til den formelle fellesnemnda er sett ned. Den midlertidige fellesnemnda bør ha same oppgåver og mynde som den faste fellesnemnda så langt det er rettsleg mogleg. Fordi inndelingslova ikkje regulerer midlertidig fellesnemnda må denne byggje på alminnelege reglar for interkommunalt samarbeid. 2
Figuren under er henta frå KS- FOU rapport «Arbeidsgiverpolitikk i kommunesammenslåinger - Kunnskapsbaserte innspill til gode prosesser». Den syner døme på overordna tidsplan med milepæler. Dette er berre eit døme og må tilpassast utviklingsløpet ein legg opp til i dei einskilde kommunesamanslåingane. Men figuren kan i alle fall bidra til å synleggjere dei sentrale milepælane i ein slik prosess. Fellesnemnda og mellombels fellesnemnd Fellesnemnda er eit lovpålagt organ for førebuing av kommunesamanslåing (Jf.Inndelingslova). Den har både eit sjølvstendig juridisk ansvar for den nye kommunen, men av omsyn til gjennomføringskapasitet må den samstundes arbeider under delegasjon frå kommunestyra. Det er fellesnemnda som formelt leier samanslåingsprosessen. Denne skal etter lova ( 26) bestå av kommunestyrepolitikarar frå dei kommunane som slår seg saman. I intensjonsavtala mellom Granvin og Voss pk. 14 står det Det overordna målet for fellesnemnda er å førebu, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og byggje den nye kommunen. Fellesnemnda består av kommunestyrepolitikarar frå kvar kommune; 3 frå Granvin og 5 frå Voss der Voss har leiar i nemnda. Det skal veljast varamedlemar frå kvar kommune til fellesnemnda. Det er elles kommunelova sine reglar for val og sakshandsaming som gjeld. Det er ikkje avklart om det skal vere personlege varamedlemmer eller ei numeriske varaliste frå kvar av kommunane. Det er gode argument for begge variantane. Dei personlege varamedlemmene tek fyrst og fremst i vare dei partipolitiske omsyna, medan ei numerisk liste på ein betre måte vil sikra kontinuiteten i nemnda. Administrasjonen meiner ei numerisk liste er den beste løysinga då fellesnemnda i seg sjølv er lita og skifte av ulike varamedlemmer vil kunne påverka kontinuiteten. Ved å ha separate numeriske varalister frå begge kommunane vil ein likevel ivareta den einskilde kommunen sine særinteresser. 3
Så langt det er mogleg vil mandat og delegering bli utforma likt for fellesnemnd og mellombels fellesnemnd, men det vil vere skilnadar som fylgje av at ein ikkje kan delegere formell avgjerdsmynde til den mellombelse fellesnemnda. Framlegg til arbeidsoppgåver og mandat (sjå under) vil saman med framlegg til mellombels fellesnemnd, bli handsama av kommunestyra i begge kommunane i løpet av februar 2017. Inndelingslova ( 26) opnar for at fellesnemnda kan setja ned eit arbeidsutval og delegere mynde til denne. Dette blir gjort i dei fleste samanslåingsprosessar og er føremålstenleg med tanke på framdrift og effektivitet i prosessen. Det blir gjort framlegg om at ordførarane utgjer arbeidsutvalet med rådmenna som sekretariat. Prosjektorganisasjonen vil kunne sjå slik ut: Medverknad frå tillitsvalde/verneteneste og tilsette Det er viktig å forankra prosessen internt i organisasjonane, og dei tilsette har etter Arbeidsmiljølova rett til medverknad i prosessar som gjeld arbeidstilhøva deira. I intensjonsavtala pk. 14 står det at det skal etablerast eit partssamansett utval (PSU). Administrasjonen tilrår at ein og set ned dette utvalet som eit mellombels utval samstundes som ein opprett mellombels fellesnemnd. Breidda og omfanget av oppgåver vil bli klarlagt etter kvart som prosessen skrider fram, men allereie no er det klart at samanslåinga er eit omfattande arbeid, og det vil måtte involvera tilsette i ulike avdelingar og med ulik kompetanse. Det blir derfor lagt opp til at i tillegg til PSU blir det etablert eit fast administrativt fora for medverknad for tillitsvalde og verneteneste. 4
Fellesnemnd, arbeidsoppgåver og mandat Fellesnemnda er «kommunestyret» i prosessen. Arbeidsoppgåver til nemnda blir regulert både i inndelingslova og i intensjonsavtala, og kan summerast opp slik: 1. Fellesnemnda si oppgåve er å førebu, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og byggje «nye» Voss kommune. Dette inneber: a. Vere prosjekteigar for samanslåingsprosjektet. Vedta prosjektplan, prosjektorganisasjon, framdriftsplan og prosjektbudsjett. b. Ta avgjersler i val av politisk hovudmodell i den nye kommunen. Vedta reglement for nye politiske organ og reglement for arbeidsvilkår for kommunen sine politikarar. c. Vedta kommunevåpen. d. Tilsett rådmann og revisor i ny kommune. e. Inngå avtalar på vegne av den nye kommunen. 2. Førebu arbeid med økonomiplan, arealplanlegging og budsjett for det første driftsåret etter kommunesamanslåinga. 3. Nemnda har ansvar for å utarbeide visjon, verdiar og symbol. Fellesnemnda skal etterspørje og fylgje opp juridiske og prinsipielle tilhøve knytt til samanslåingsprosessen, og etterspørja og kontrollera at avtalar og reglar i høve tilsette sin rett til medverknad blir ivareteke. 4. Utarbeida plan for informasjon og involvering, og oppfylging av denne. 5. Utarbeide plan for kulturbygging. 6. Dersom einskilde saker som vedkjem samanslåingsprosessen er av ein slik art at dei må handsamast i ein eller begge kommunestyra/heradsstyra har fellesnemnda innstillingsrett til begge. 7. Fellesnemnda kan gje politiske arbeidsutval og administrasjonen fullmakter til å gjere vedtak i einskildsaker eller i saker av ikkje prinsipiell karakter. 8. Rådmennene/prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. 9. Til grunn for fellesnemndas arbeid ligger Intensjonsavtalen mellom Granvin og Voss fra 2016. Mellombels fellesnemnd vil ikkje kunne gjere bindande vedtak på vegne av den nye kommunen eller dei gamle kommunane, men skal førebu og leggje til rette for vedtak fram til fast fellesnemnd er oppretta hausten 2017. Mellombels fellesnemnd må førebu møte med Fylkesmannen etter vedtak i Stortinget og klargjera dei spørsmål som skal avgjerast i dette møtet. 5
Det ligg ikkje til fellesnemnda å styra den daglege drifta i dei to kommunane fram til samanslåingstidspunktet. Arbeidsutval Med tanke på ein effektiv framdrift i samanslåingsprosessen vert det foreslått å opprette eit arbeidsutval beståande av ordførarane med varaordførar som personleg vara. Oppgåver: Ha ansvar for kontakt mot fellesnemndaog partsamansett utval Oppfølging av prosjektleiar og administrativ styringsgruppe. Førebu prosjektbudsjett for vedtak i fellesnemnda. Partssamansett utval: Utvalet skal etterspørja og kontrollera at avtalar og reglar i høve tilsette sin rett til medverknad blir ivareteke. Administrativ styringsgruppe Saksførebu saker som skal til fellesnemnd, og kommunestyre som har påverknad på den nye kommunen. Ansvar for dagleg drift av prosjektet Etablera administrative arbeidsgrupper etter trong. Disponere tilsette i samband med planleggings- og kartleggingsarbeid (arbeidsgrupper /prosjektgrupper mv) frå kommunane. Prosjektleiar I Veileder nr. 2 frå KMD står det: Erfaring tilsier at det er lurt å ha en prosjektleder som kan planlegge, administrere og drive fram sammenslåingsprosessen. Deloitte (2015) viser i sin gjennomgang at det er en fordel om prosjektleder har bred erfaring fra kommunal sektor og større omstillingsprosesser. I noen prosesser er det lagt vekt på å rekruttere prosjektleder utenfra, mens andre har brukt kompetanse i egen organisasjon (s.6) Det er naturleg at den mellombelse fellesnemnda vurderer om det skal tilsetjast prosjektleiar før det er gjort vedtak i Stortinget våren 2017. Andre tilhøve Kommuneplanarbeide: For å vera best muleg rusta til ei samanslåinga bør det være tenleg å allereie no starte opp ei felles kommuneplanlegging som kan sikre at overgangen til ein ny kommune blir mest muleg samordna, effektiv og framtidsretta. Dette bør i første rekke skje gjennom å utarbeida ein 6
felles samfunnsdel til kommuneplan og å samordna arealdelen. Ut frå dette vil ein søke Fylkesmannen om skjønsmidlar til opprette ei prosjektstilling for koordinering av felles kommuneplan. Politisk prosess Ordførarane og rådmennene er samde om at det blir utarbeidd ein felles sak til kommunestyra om oppretting mellombels organisering og tilhøyrande mandat. Denne utgreiinga dannar grunnlag for saka med dei innspela som kjem fram i møtet. Saka vil verte lagt direkte fram for kommunestyra. Etter vedtak i kommunestyra vil mellombels fellesnemnd konstituera seg sjølv og sette møteplan fram til sommaren 2017. Til slutt må kommunestyra ta stilling til kva godtgjersle som skal gjelde for medlemmene. Det kan vere aktuelt å til dømes leggje til grunn ein av kommunane sine godtgjerslevilkår for sitt formannskap. Det kan vere naturleg å bruke reglementet til den Voss Det er politikarane sjølve som fastset godtgjersle for medlemmene i politiske utval, så rådmannen legg til grunn at kommunestyret tek stilling til dette under handsaming av saka. 7
Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00516-2 Einar Hauge/Trude Letnes Saksgang Mellombels fellesnemnd Møtedato ORGANISERING AV PROSJEKTET MED ARBEIDSUTVAL OG PARTSAMANSETT UTVAL Administrasjonen si innstilling: 1. Arbeidsutval for mellombels fellesnemnd blir sett ned med fylgjande medlemmer: a. Ordførar Hans Erik Ringkjøb, leiar b. Ordførar Ingebjørn Winjum, nestleiar c. Rådmann Einar Hauge d. Rådmann Trude Letnes 2. Partssamansett utval skal ha 10 medlemmer. 3 politiske representantar frå kvar kommune og 2 tillitsvalde frå kvar kommune. Utvalet blir sett ned med fylgjande medlemmer: Frå Voss: 1. Hans Erik Ringkjøb, leiar 2. Sigbjørn Hauge 3... 1..(vara) 2...(vara) 3...(vara) Frå Granvin 1. Ingebjørn Winjum, nestleiar 2. Hans Jacob Mæland 1. Lars Brekke (vara) 2. Marianne Espeland (vara) 3. Atle Seim (vara) 3. Annlaug H. Såkvitne 1. Knut Endre Folkedal (vara) 2. Martin Hamre (vara) 3. Erling Bruvik (vara) Frå dei tilsette 1
1. 2. 3. 4. HTV Voss HTV Voss HTV Granvin HTV Granvin Vedlegg: Samandrag av saka: Fakta om saka: For fakta i saka blir det vist til vedlegg i sak 03/17 om Styringsdokument og prosjektplan. Samanslåing av kommunane Granvin og Voss blir organisert som eit prosjekt med fellesnemnda som prosjekteigar og med eit arbeidsutval og eit partssamansett utval. Detaljane i den administrative organiseringa vil me måtte koma tilbake til når fellesnemnda har tatt stilling til prosjektleiing. Ordførar/rådmannsgruppa kjem med eit framlegg som ein meiner vil vere effektivt og tilpassa våre organisasjonar. Ein har forsøkt å halde talet på medlemmer lågt, og samstundes ta i vare dei tilsette sin rett til medverknad. Det blir lagt opp til at fellesnemnda sitt arbeidsutval består av ordførarane og rådmennene. Når det gjeld partssamansett utval har man ynske om å likestille kommunane både i høve politisk representasjon og i høve dei tilsette sin representasjon. Framlegget er difor at PSU blir sett ned med tre politiske representantar frå kvar kommune og to tilsette representantar frå kvar kommune. Mandat til utvala kjem i eigen sak på eit seinare møte. Administrasjonen si vurdering: 2
Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00516-3 Einar Hauge/Trude Letnes Saksgang Mellombels fellesnemnd Møtedato STYRINGSDOKUMENT OG PROSJEKTPLAN Administrasjonen si innstilling: 1. Styringsdokument og prosjektplan av 10.3.17 blir vedtatt. 2. Fellesnemnda ber administrasjonane utarbeide eit utkast til risikofaktorar og suksesskriterier for samanslåingsprosjektet. 3. Fellesnemnda ber administrasjonane utarbeida framlegg til delegering til arbeidsutval og partssamansett utval. Vedlegg: Vedlegg sak 3 Styringsdokument og prosjektplan.pdf Samandrag av saka: Fakta om saka: Ein kommunesamanslåing er eit omfattande arbeid som bør organiserast som eit prosjekt med tydeleg rolleavklaringar, mandat, framdriftsplan og milepæler. Vedlagt er eit fyrste arbeidsdokument som er gjennomgått av ordførar/rådmannsgruppa. Det er også gjennomgått av leiargruppene. Dokumentet er eit arbeidsreiskap som må endrast i takt med framdrifta i prosjektet. Det er nokre tema som ikkje er utgreidd men berre peika på. Det gjeld risikofaktorar, suksesskriterier, budsjett og delegering. Desse tema kan administrasjonen leggja fram på eit seinare tidspunkt. Når det gjeld budsjett blir det løyvd noko reformstøtte som bør disponerast av fellesnemnda. I samband med dette skal fellesnemnda nemne opp revisor for si verksemd. Dette vil me koma tilbake til. Administrasjonen si vurdering: 1
NYE VOSS Foto: Avisa Hordaland 10.03.2017 Styringsdokument og prosjektplan Dette dokumentet legg rammene for prosjektarbeidet fram mot etablering av Nye Voss 2020. Dokumentet er forma som ein prosjektplan og skal gje mål og retning til prosessen. Dokumentet er ikkje uttømmande og vil bli oppdatert gjennom prosessen.
Nye Voss INNHALD 1 INNLEIING 2 1.1 RISIKOANALYSE 1.2 SUKSESSKRITERIER 2 2 2 JUDGE ME BY MY SIZE, DO YOU? HM? 3 3 PROSJEKTORGANISERING 3 3.1 MÅL 3.2 RAMMER 3 3 4 ROLLER OG PRINSIPP FOR ORGANISERING 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4 4 5 5 ORGANISASJONSKART POLITISK PROSJEKTORGANISASJON PROSJEKTLEIAR/PROSJEKTLEIING ADMINISTRATIV PROSJEKTORGANISASJON 5 FASAR OG FRAMDRIFT 6 5.1 FRAMDRIFTSPLAN 5.2 AVGJERDSPUNKT OG MILEPÆLSPLAN 6 7 6 AKTIVITETAR 7 6.1 PLANAR 6.2 POLITISKE ARBEIDSGRUPPER 6.3 ADMINISTRATIVE ARBEIDSGRUPPER. 7 8 8 7 PROSJEKTBUDSJETT 10 8 OPPDATERINGSLOGG 11 9 VEDLEGG 12 9.1 9.2 9.3 9.4 12 12 12 12 MANDAT MELLOMBELS FELLESNEMND MANDAT ARBEIDSUTVAL MANDAT PARTSSAMANSETT UTVAL MANDAT PROSJEKTLEIAR Side 1
Nye Voss Nye Voss STYRINGSDOKUMENT OG PROSJEKTPLAN Ein livskraftig bu- og arbeidsmarknadsregion i verdas vakraste reisemål. 1 INNLEIING Nabokommunane Granvin og Voss utgjer ein felles bu- og arbeidsregion og har samarbeid på fleire område over mange år. Som del av den nasjonale kommunereforma vedtok Voss kommune og Granvin herad i juni 2016 å slå seg saman frå 1.1.2020. Den nye kommunen skal heita Voss men skal fram til samanslåingstidspunktet omtalast som «Nye Voss». Til grunn for samanslåingsvedtaka ligg intensjonsavtala som blei vedteken i begge kommunestyra april/mai 2016. Intensjonsavtala lyfter fram fylgjande prinsipp for samanslåinga: Kommunane Granvin og Voss er ulike, men likevel likeverdige. Ein ny kommune skal etablerast, driftast og vidareutviklast med utgangspunkt i kommunane sine styrker og særpreg. Samarbeidet om å byggja ein ny og framtidsretta kommune skal vere prega av likeverd, rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad Dette styringsdokumentet skal gje føringar og retning for arbeidet med kommunesamanslåinga mellom Granvin og Voss. Dokumentet skal vere eit levande arbeidsdokument som skal justerast og oppdaterast etter kvart som ny informasjon og styringssignal ligg føre. Dette styringsdokumentet må lesast i lys av Intensjonsavtala og skal supplerast med Informasjons-/kommunikasjonsplan Omstillingsdokument Samla oversikt over arbeidsgruppene med mandat og prosessomtale. 1.1 R ISIKOANA LYSE 1.2 S UKSESSKRITERIER Side 2
Nye Voss 2 JUDGE ME BY MY SIZE, DO YOU? HM? ( Yoda til Luke, Star Wars) I Voss er det 14 500 innbyggjarar og Voss kommune har 1200 tilsette. Granvin har 930 innbyggjarar og 130 tilsette. Ein samanslåing mellom to så ulike kommunar kan difor vera utfordrande sjølv når målet er at samanslåinga skal pregast av likeverd og rausheit. Det er viktig å lyfta fram problemstillingane og adressera dei. Ein kommunesamanslåing mellom ein stor og ein lite kommune er ikkje det same som næringslivet vil kalla eit oppkjøp. Uavhengig av storleik er det to likeverdige partar når det gjeld offentleg ansvar og mynde som her skal slåast saman. Dette gjer at prosjektet sin oppgåveportefølje vil vere nær lik om kommunane er små eller store. Samanslåinga vil likevel ha større tyding for innbyggjarar og tilsette i Granvin enn i Voss. Dette fordi fleire tilsette vil få ny arbeidsplass og nokre kommunale tenester vil bli flytta til Voss. Men for begge kommunane vil det skje at nokon får nye arbeidsoppgåver og nokon får nye sjefar. For å skapa ein god prosess er det viktig at den vedtekne rause haldninga får eit innhald. Det er viktig at Voss kommune ikkje ser på samanslåinga som at Granvin skal leggjast inn under Voss, men at ein saman skal skapa noko nytt. Dette inneber at også Voss kommune vil sjå annleis ut etter samanslåinga. På den andre sida er det viktig at tilsette i Granvin ser at dette prosjektet ikkje rører ved dei tilsette på Voss på same måte som det vil røre ved gravensarane, og dei difor må ha forståing for at engasjementet for prosjektet kan variera mellom dei to kommunane. Det er også naudsynt for gravensarane å vera realistar i forhold til at mykje av den strukturen som ligg i organisasjonen på Voss vil vere rasjonelt å vidareføre. Det vil vere både den politiske og den administrative leiinga sitt ansvar å leggja til rette for at honnørorda får eit faktisk innhald og at ein ikkje definerer kvarandre etter storleik! 3 PROSJEKTORGANISERING 3.1 M ÅL Kommunesamanslåinga skal organiserast som eit prosjekt der det overordna målet er at Nye Voss skal vera i drift 1.1.2020. I tillegg er det mål om at prosessen skal gjennomførast med Politisk styring Openheit Forankring i organisasjonane Forankring hjå innbyggjarane minimere driftsforstyrringar i kommunane. 3.2 R AMMER Prosjektet er forankra i Intensjonsavtala, Inndelingslova, Kommunelova og Arbeidsmiljølova. Prosjektet skal gjennomførast parallelt med at dei to kommunane skal driftast utan vesentlege ulemper. Begge kommunane må likevel rekne med å måtte avstå ressursar, både økonomisk og tilsette, inn i prosjektorganisasjonen. Prosjektets hovudmål er å leggja til rette for at Nye Voss er operativ 1.1.2020. Prosjektet kan leggja til rette for organisatorisk utviklingsarbeid som vil kunne styrka den nye kommunen. Side 3
Nye Voss Prosjektet starter våren 2017, men vil få sin formelle forankring i Inndelingslova etter kongelig resolusjon hausten 2017. 4 ROLLER OG PRINSIPP FOR ORGANISERING 4.1 O RGANISASJONSKART For at prosessen med kommunesamanslåinga skal opplevast som god, er rolleavklaringa viktig. Det må vere klart kva for oppgåver, ansvar og mynde som blir lagt til dei ulike funksjonane/organa i prosjektorganisasjonen. Det er mellombels fellesnemnd og fellesnemnda som blir sett ned etter kongelig res. hausten 2017, som har det overordna ansvaret for samanslåinga og leier arbeidet mot etablering av Nye Voss. Dei skal styra prosessen slik at ein når måla for Nye Voss slik dei kjem fram i Intensjonsavtala. 4.2 P OLITISK Side 4 PROSJEKTORGA NISASJON Mellombels fellesnemnd/fellesnemnda er prosjekteigar. Mellombels fellesnemnd arbeider etter og utøver mynde på grunnlag av delegering frå kommunestyra. Fellesnemnda (etter kongelig res.) er eit politisk organ i samsvar med Inndelingslova fram til kommunestyre for Nye Voss er konstituert. Det skal etablerast eit arbeidsutval for fellesnemnda. Fellesnemnda utarbeider delegeringsreglement til arbeidsutvalet.
Nye Voss Det skal etablerast eit partssamansett utval. Fellesnemnda utarbeider delegeringsreglement til utvalet. Fellesnemnda kan etablera politiske arbeidsgrupper. Tema for arbeidsgruppene kan vere; politisk struktur, symbol (kommunevåpen, ordførarkjede oa), innbyggjarinvolvering og førebu kommunevalet i 2019. Administrasjonen stiller sekretariat- og utgreiingsressursar til rådvelde for fellesnemnda og arbeidsgruppene. Fellesnemnda har ansvar for å involvera og orientera kommunestyra og partigruppene. Fellesnemnda har innstillingsrett til kommunestyret/heradsstyret. 4.3 P ROSJEKTLEIAR / PROSJEKTLEIING I fylgje Inndelingslova kan fellesnemnda tilsetja prosjektleiar. Dette kan delegerast til PSU. Erfaring frå tidlegare kommunesamanslåingar viser at det bør tilsetjast ein prosjektleiar så tidleg som mogleg. Det er ulike måtar å løyse dette på. Nokon legg vekt på kjennskapen til organisasjonane og vel ein av rådmennene til prosjektleiar (Inderøy, Asker), andre vel ein prosjektleiar for sjølve prosjektet og seinare i prosessen tilset dei rådmann (Vindafjord), medan andre tilset prosjektleiar som skal bli den nye kommunen sin rådmann (Sandefjord). Uansett kva form ein vel, vil rådmennene i kommunane ha ein sentral rolle i gjennomføringa av prosjektet. Som del av styringsgruppa har dei ansvar for at naudsynt informasjon og saksutgreiingar er på plass før avgjersler skal takast. Dei skal vidare vere med definera og tildela oppgåver til arbeidsgruppene, koordinera arbeidet, og leggje til rette for god politisk sakshandsaming. Prosjektleiar har innstillingsrett til fellesnemnda, PSU og til dei politiske arbeidsgruppene. 4.4 A DMINISTRATIV PROSJEK TORGANISASJON Det skal etablerast ei administrativ styringsgruppe. Fram til permanent prosjektleiing er etablert vert prosjektet leia av rådmennene. Det skal vere eit fast forum for informasjon og drøfting med tillitsvalde og verneombod med heimel i AML og HTA. Storleiken på forumet vil variere etter sak. Det skal etablerast arbeidsgrupper for å sikra kompetente løysingar på ulike fagområde. Arbeidsgruppene skal også ivareta behov for forankring og involvering av organisasjonane. Alle oppgåver/tenesteområde skal vere delt av ei arbeidsgrupper. Ei arbeidsgruppe kan difor ha fleire oppgåver/ansvarsområde som kan utgreiast til ulik tid. Alle arbeidsgruppene skal ha eige mandat og ein leiar som rapporterer til prosjektleiar. Det er ikkje nødvendigvis dei eksisterande kommunane sin organisatoriske struktur som skal leggja rammene for arbeidsgruppene. Føringane i Intensjonsavtala ligg til grunn, og kompleksiteten i dei ulike teneste-/oppgåveområda må vere styrande for prosjektorganiseringa. Ei arbeidsgruppe bør ikkje ha meir enn 4-6 medlemmer, men kan supplerast ved behov. Ei arbeidsgruppe kan også setja ned underutval som kan utgreia spesifikke problemstillingar. Arbeidsgruppene for omstilling, administrativ organisering og arbeidsgjevarpolitikk bør ha med ein tillitsvald frå kvar kommune. Tillitsvalde og vernetenesta si deltaking i andre arbeidsgrupper blir vurdert etter trong. Side 5
Nye Voss 5 FASAR OG FRAMDRIFT Prosjektet vil ha fire hovudfasar. Dei to fyrste fasane går fram til fellesnemnda er sett ned etter kongelig res. hausten 2017. Dette fordi det er fyrst etter dette fellesnemnda får mynde til å gjera bindande vedtak på vegne av den nye kommunen. 1. 2. 3. 4. Prosjektetablering/planlegging Kartlegging Utvikle og gjennomføring Avslutte 5.1 F RAMDRIFTSPLAN Fase Tidsrom (frå-til) Hovudoppgåver i fasen Dokument/Leveransar Prosjektetablering 1.3.17-1.8.17 Mellombels fellesnemnd (mfn) konstituerast. Prosjektorganisasjon med styringsgruppe og arbeidsgrupper etablerast. Styringsdokument med framdriftsplan blir vedteke i mfn. Arbeidsgruppene startar kartlegging av tenesteområda. Kartleggingsdokument Planlegging Kartlegging 1.5.17 1.8.18 Styringsdokument/ Prosjektplan Detaljert framdriftsplan Mandat med delegering til prosjektorgan. Mandat til arbeidsgrupper Kartlegging og gjennomføring av ulike oppgåver vil overlappe kvarandre. Utvikle og gjennomføre Avslutte Side 6 Innan 31.12.17 Alle avtalar og interkommunale samarbeid blir kartlagt, og avtalar med eit års oppseiingstid blir sagt opp. Innan 31.12.17 Fellesnemnd konstituerer seg. 1.1.18 1.8.19 Arbeidsgruppene kjem med framlegg til framtidig organisering av tenesteområda. Innan 1.1.19 Ny administrativ organisering blir vedteken. Prosjektleiar tilset leiargruppe. Nytt delegeringsreglement. 1.8.1931.12.19 Kommuneval Fellesnemnda blir oppløyst og nytt kommunestyre konstituerer seg. Organisasjonskart Bemanningsplanar med oppgåve/ delegasjonsoversyn. Nye interne og eksterne avtalar. Reglement for nytt kommunestyre
Nye Voss Førebu implementering som ikkje kan gjennomførast før 1.1.2020. 1.1.2020 5.2 Budsjett og økonomiplan for Nye Voss Begge kommunane er avslutta og oppgåver og tilsette er overført til Nye Voss. AVGJERDSPUNKT OG MIL EPÆLSPLAN MP Dato Tema Kriteriet Avgjerdsorgan MP1 22.3.17 Mellombels fellesnemnd Konstituering Mfn MP2 1.5.17 Prosjektplan med framdriftsplan Grunnlagsdokument ferdig Mfn MP3 1.8.17 Arbeidsgrupper Alle grupper etablert MP4 31.1.18 Prosjektleiing/Rådmann Tilsett Fellesnemnd MP5 1.4.18 Omstillingsplan Ferdig til vedtak Fellesnemnda MP5 1.8.18 Organisasjonsstruktur Administrativ og politisk organisasjon vedteke FN/prosjektleiar? MP6 1.8.18 Arbeidsgrupper Kartlegging med framlegg til organisering. MP 1.1.19 Leiing Leiargruppa tilsett Rådmann MP 1.1.2020 Ny kommune Alle områder er ferdig utgreidd og etablert. Nytt kommunestyre 6 AKTIVITETAR 6.1 P LANAR Det skal utarbeidast ulike planar for prosjektperioden og for den nye kommunen. 1. Kommuneplan Det skal utarbeidast ny samfunnsdel til kommuneplanen, og delvis ny/delvis samordning av arealdel. Det er søkt skjønsmidlar for å tilsetta ein eigen prosjektleiar til dette. Nytt kommunestyre skal vedta planen. Side 7
Nye Voss 2. Omstillingsplan Overordna personalpolitiske retningslinjer for å sikra overgangen frå gamal til ny kommune. Tema for planen vil mellom anna vere prinsipp for medverknad, mal for kartleggingssamtale, organisasjonskart og bemanningsplanar, kriteria for utveljing av overtalige, prosedyre for innplassering. Skal utarbeidast av eigen administrativ og politisk arbeidsgruppe i fyrste fase av prosjektet. Det blir oppnemnd eigen administrativ ansvarleg for tilrettelegging. Psu skal handsama planen og fellesnemnda skal vedta. 3. Informasjonsplan Skal rette seg mot tilsette og innbyggjarar. Blir utarbeida av informasjonsmedarbeidar (Voss) i dialog med politisk arbeidsutval, med vedtak i fellesnemnda. 4. Gevinstrealiseringsplan Denne planen kjem som resultat av arbeidet i dei administrative arbeidsgruppene. 5. Økonomi Det må utarbeidast eit prinsippdokument om dei økonomiske konsekvensane av prosjektet. Her må det lyftast fram eventuell kompensasjon for arbeidsinnsats i prosjektet. Korleis ein skal rekneskapsføre utgifter som ikkje inngår i fellesnemnda si styringslinje men som ligg i grenselandet til prosjektets arbeid, og for frikjøp av tillitsvalde. Det må utarbeidast budsjett for prosjektet si verksemd. Det skal utarbeidast budsjett- og økonomiplan for 1. driftsår av Nye Voss. Økonomisjefane i samarbeid med rådmennene får ansvar for å førebu saka for fellesnemnda. 6.2 P OLITISKE ARBEIDSGRUP PER Politiske arbeidsgrupper kan etablerast etter behov og i ulike fasar av prosjektet. Moglege tema for arbeidsgrupper kan vere Innbyggjarinvolvering Politiske hovudstruktur Symbol; kommunevåpen, ordførarkjede Førebu kommunevalet 2019 Utarbeide delegeringsreglement for Nye Voss. Utarbeide politisk reglement med prinsipp for godtgjersle for Nye Voss 6.3 A DMINISTRATIVE ARBEID SGRUPPER. For å sikra ein heilskapleg og samordna utvikling av dei ulike oppgåve- og tenesteområde blir det etablerast ein struktur med hovudgrupper der denne skal ha fokus på samordning og gevinstrealisering. For å få fram eit godt grunnlag for utvikling blir det etablera mindre undergrupper som kan utgreie spesifikke områder/ problemstillingar. Kvar gruppe arbeider på eige mandat, med ein leiar som rapporterer til prosjektleiaren etter eit fastsett rapproteringssystem. Overordna mål for arbeidsgruppene Side 8
Nye Voss Sikra gode tenester til innbyggjarane. Samordna fag- og tenesteområder. Finne gode-, innovative og effektive driftsformer. Fokus på digitale løysingar der det er mogleg. Grp nr. 1 Hovudgruppe Arkiv/IKT Undergruppe Område Arkiv Arkiv Informasjon/tenestetorg Kommunikasjon IKT/fagsystem Leiar Ferdigs. dato Informasjon Avtalar 2 3 4 Personal Helsestasjon Skule/Sfo Barnehage Barnevern Aldersomsorg Førebygging og rehabilitering Legetenester Tiltak for folk med nedsett funksjonsevne. Oppvekst Helse/Omsorg Rus og psykiatri NAV 5 6 Idrett/folkehelse Kulturhus/bibliotek Ungdomsarbeid Kulturskule Kultur Teknisk Kommunal linje, statleg linje og oppgåveportefølje i NAV? Bygg, eigedom, oppmåling, matrikkel Vann, avløp Bruk/etterbruk av bygningsmasse. Næring/landbruk Brannvern 7 Plan 8 Interkommunalt samarbeid og eigarskap Økonomi 9 Samordning av planar. Førebu ny planstrategi Ny kommuneplan Plan for samkøyring av budsjettog rekneskapssystem. Rutinar/reglement og internkontroll. Anskaffelser og innkjøp. Skatt og fordringar. Side 9
Nye Voss 10 ROS og beredskap 7 PROSJEKTBUDSJETT Side 10
Nye Voss 8 OPPDATERINGSLOGG Ved større endringar i styringsdokumentet som krev godkjenning frå prosjekteigar/fellesnemnda, skal prosjektleiaren oppdatere endringsloggen. Her skal det gjere greie for kva for endringar som er gjort, kven som har gjort endringane, og kven som har godkjent dei. Som et minimum skal styringsdokumentet oppdaterast i samband med kvar faseovergang. Versjon 1 Dato Endring Produsent Godkjent 10.3.17 Sendt fellesnemnd til vedtak Rådmennene Mfn Side 11
Nye Voss 9 VEDLEGG 9.1 M ANDAT M ELLOMBELS FELLESNEMND Mandatet er vedteke i Granvin heradsstyre 14.2.17, og Voss kommunestyre 15.2.17. Fellesnemnda er «kommunestyret» i prosessen. Arbeidsoppgåver til nemnda blir regulert både i inndelingslova og i intensjonsavtala: 1. Mellombels fellesnemnd sin funksjonstid er fram til fellesnemnd etter Inndelingslova 26 blir sett ned. 2. Mellombels fellesnemnd får fylgjande mandat. 1. Mellombels fellesnemnd si oppgåve er å førebu, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og byggje «nye» Voss kommune. Dette inneber: i. Vere prosjekteigar for samanslåingsprosjektet. Vedta prosjektplan, prosjektorganisasjon, framdriftsplan og prosjektbudsjett. ii. Førebu tilsetting av prosjektleiar/prosjektmedarbeidar. iii. Førebu arbeid med økonomiplan, arealplanlegging og budsjett for det første driftsåret etter kommunesamanslåinga. 2. Nemnda har ansvar for å utarbeide visjon, verdiar og symbol. Fellesnemnda skal etterspørje og fylgje opp juridiske og prinsipielle tilhøve knytt til samanslåingsprosessen, og etterspørja og kontrollera at avtalar og reglar i høve tilsette sin rett til medverknad blir ivareteke. 3. Utarbeida plan for informasjon og involvering, og oppfylging av denne. 4. Utarbeide plan for kulturbygging. 5. Dersom einskilde saker som vedkjem samanslåingsprosessen er av ein slik art at dei må handsamast i ein eller begge kommunestyra/heradsstyra har fellesnemnda innstillingsrett til begge. 6. Fellesnemnda kan gje politiske arbeidsutval og administrasjonen fullmakter til å gjere vedtak i einskildsaker eller i saker av ikkje prinsipiell karakter. 7. Rådmennene/prosjektleiar har møte og talerett i fellesnemnda. 8. Til grunn for fellesnemndas arbeid ligger Intensjonsavtalen mellom Granvin og Voss frå 2016. 9.2 M ANDAT ARBEIDSUTVAL Vedtatt av fellesnemnd 9.3 M ANDAT PARTSSAMA NSETT UTVAL Vedtatt av fellesnemnd 9.4 M ANDAT PROSJEKTLEIAR Vedtatt av fellesnemnd.. Side 12
Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/00516-4 Einar Hauge/Trude Letnes Saksgang Mellombels fellesnemnd Møtedato PRINSIPP FOR SAMARBEID, SAMORDNING OG GEVINSTREALISERING FRAM TIL 2020 Administrasjonen si innstilling: Prinsipp for samarbeid, samordning og gevinstrealisering fram mot 2020 blir vedtatt slik dei kjem fram dokument av 10.3.17. Vedlegg: Vedlegg sak 4 Prinsipp for samarbeid samordning og gevistrealisering fram til 2020 (2).pdf Samandrag av saka: Fakta om saka: Samarbeidet mellom dei to kommunane Granvin og Voss vil bli sterkt prega av at dei skal slåast saman. I perioden fram til samanslåing 1.1.2020 vil dette vere bakteppe for mykje av planlegginga og drifta av dei to kommunane. Det vedlagte dokumentet skisserer opp dei prinsippa som dette samarbeidet må styrast etter i åra som kjem. Administrasjonen si vurdering: 1
Nye Voss 2020 PRINSIPP FOR SAMARBEID, SAMORDNING OG GEVINSTREALISERING FRAM MOT 2020 Bakgrunn Granvin herad og Voss kommune skal slå seg samen 1.1.2020. Fram til den nye kommunen er etablert vil dei to kommunane vere sjølvstendige rettssubjekt med ansvar for drift av tenester til sine innbyggjarar. Prosessen rundt samanslåinga set likevel begge administrasjonane og tenesteproduksjonen i bevegelse noko som krev at ein formaliserar samdrifta fram mot samanslåingstidspunktet. Det er eit mål at ein så raskt som mogleg startar å harmonisera organisasjonane slik at overgangen blir så lett som mogleg. Det er også eit mål å kunne ta ut gevinstar før samanslåinga der det er mogleg. Samarbeid Ein kommunesamanslåing er eit positivt løft for medarbeidarane og det opnar opp for nye moglegheiter til å vurdera eigen organisasjon og til å bli kjent med nye medarbeidarar. Det er viktig at ein legg til rette for formell og uformell kontakt og samarbeid mellom leiarar og mellom medarbeidarane i dei to kommunane. Dette vil påverka harmoniseringa, og gjera samanslåinga lettare. Det er eit mål at ein skal drøfta tiltak, driftsomleggingar, innkjøp oa med den andre kommunen før ein set slikt i verk. Ledige stillingar Det er naturleg nok fleir ledige stillingar på Voss enn i Granvin. Dette kan medføra at Granvin i overgangstida tappast for kompetanse og arbeidskraft. For å hindra at dette går ut over tenesteproduksjonen, må ein leggja til rette for samarbeid og forpliktingar på tvers av kommunegrensene. Kommunane skal særskilt informera kvarandre om ledige stillingsheimlar. Ein skal vurdera å nytta kompetanse på tvers av kommunane. Slikt samarbeid må formaliserast via regelverket i kommunelova (vertskommune, interkommunalt samarbeid). Samarbeidsdokumenta må synleggjera korleis ein tek i vare tenestene i den andre kommunen. Dersom ein etter utlysing får søkjarar frå den andre kommunen vil dei stille på lik linje med eksterne søkjarar. Der omplassering/samordning av tenester er aktuelt, skal PSU gje uttale til ordninga.